INSTRUKSI KERJA

PEMELIHARAAN DOKUMEN
LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2015
 INSTRUKSI KERJA
PEMELIHARAAN DOKUMEN
LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : IK-LSAI-ADMIN-02

Revisi Ke-3
Tanggal : 11 Agustus 2015
Diajukan oleh : Kepala Laboratorium

Yeni Sumantri, S.Si., MT., Ph.D.

Dikendalikan oleh : Manager Representative

Arif Rahman, ST., MT.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB

Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D.

Daftar Isi ............................................................................................................................ i
I. Tujuan .......................................................................................................................... 1
II. Ruang Lingkup ............................................................................................................ 1
III. Definisi ....................................................................................................................... 1'
IV. Rujukan ........................................................................................................................1
V. Pihak yang Terkait ...................................................................................................... 1
VI. Syarat dan Ketentuan .................................................................................................. 1
VII. Prosedur Pemeliharaan Dokumen ............................................................................... 2
I. Tujuan
1. Menjelaskan Prosedur Pemeliharaan Dokumen di Laboratorium Simulasi dan Aplikasi
Industri
2. Mempermudah pengendalian pemeliharaan dokumen Laboratorium Simulasi dan
Aplikasi Industri

II. Ruang Lingkup

Mulai dari pengumpulan arsip dokumen oleh Asisten hingga penyimpanan dokumen
dokumen pada lemari penyimpanan.

III. Definisi
Pemeliharaan dokumen merupakan salah satu standar kerja yang ada di Laboratorium
Simulasi dan Aplikasi Industri sebagai salah satu sistem pengelolaan berkas atau dokumen.

IV. Rujukan
1. Buku Pedoman Pendidikan Fakultas Teknik.
2. Manual Mutu Jurusan Teknik Industri.
3. Manual Prosedur Manajemen Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

V. Pihak yang Terkait

1. Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.
2. Kepala Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.

VI. Syarat dan Ketentuan

6.1 Syarat
Syarat yang diberlakukan adalah dokumen yang akan dikelola harus memiliki
arsip secara hardcopy maupun softcopy minimal 1 kopi.

6.2 Ketentuan
Ketentuan yang diberlakukan adalah jenis dokumen yang dikelola dan dipelihara,
1. Jenis-jenis dokumen yang dikelola antara lain surat-surat, laporan praktikum,
laporan kegiatan, jurnal, pengumuman, buku, dan arsip khusus.
 2. Klasifikasi dokumen adalah sebagai berikut.
No. Kelompok Jenis dokumen/arsip
1 Surat Surat Masuk
Surat Keluar
2 Praktikum Laporan Praktikum Simulasi
Kartu Asistensi Praktikan
3 Media massa Jurnal
Pengumuman Praktikum Simulasi
Artikel
4 Buku Text Book
5 Arsip khusus Visi dan Misi Laboratorium, Proker
Laboratorium Struktur Organisasi Daftar
Calon Asisten OR Daftar Asisten dan lain-lain
3. Pengarsipan dokumen harus tertera pada Daftar Arsip Laboratorium Simulasi.
4. Pengarsipan dokumen dilakukan setiap ada dokumen yang masuk atau keluar.
5. Dokumen dimasukan pada box Arsip setiap tahun periode.

VII. Prosedur Pemeliharaan Dokumen

1. Asisten mengumpulkan arsip dengan cara mengambil dokumen atau menerima
dokumen.
2. Kepala Laboratorium menelaah dan memeriksa arsip yang akan di pindahkan ke
map folder.
3. Asisten mengklasifikasikan dokumen berdasarkan klasifikasi arsip Laboratorium
Simulasi dan Aplikasi Industri.
4. Asisten memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Laboratorium Simulasi yang
berada dalam file komputer.
5. Asisten memasukan dokumen ke dalam map gantung.
6. Asisten memindahkan arsip untuk dimasukkan ke dalam map folder.
7. Kepala Laboratorium memeriksa dan meneliti arsip apakah telah sesuai dengan
daftar arsip LSAI, asisten memasukan ke dalam map folder dan memasukan map
folder ke dalam box arsip dan memberi tahun pada Box Arsip.
8. Asisten menyimpan dan menata box arsip pada Ruang Penyimpanan Arsip sesuai
dengan tahun.
9. Penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan rincian sebagai berikut:
a. Satu tahun terakhir laporan praktikum disimpan lengkap untuk semua
 kelompok.
b. Lebih dari satu tahun tetapi kurang dari tiga tahun, penyimpanan laporan
praktikum dilakukan dengan mengambil sampel.
c. Lebih dari tiga tahun, sampel yang disimpan selama tiga tahun tersebut dapat
dimusnahkan.
10. Penyimpanan buku dilakukan dengan rincian sebagai berikut:
a. Setiap terdapat penambahan buku baru, harus dilakukan update pada daftar
buku LSAI yang terdapat pada file dalam server.
b. Pemberian label dilakukan terhadap buku baru, dengan kode label mengacu
pada aturan pelabelan buku yang berlaku.
c. Buku disimpan dalam lemari dengan susunan sesuai dengan yang tertera pada
label.

Asisten Kepala Laboratorium

Mulai

Mengumpulkan Menelaah dan

Dokumen memeriksa dokumen

Mengklasifikasikan
Dokumen

Memasukkan
dokumen ke daftar
Arsip LSAI di
komputer

Tidak Memasukkan Memeriksa dan Meneliti

Dokumen=Laporan
Praktikum?
dokumen ke Arsip sesuai dengan Daftar
Map Arsip

Ya

Menyimpan dan
Pengambilan Sampel Menata Dokumen
Laporan HardCopy pada Box Arsip
sesuai dengan Tahun

Tidak

Dokumen=Buku?

Ya

Pemberian Label
pada Buku

Selesai

Gambar 1. Flowchart Pemeliharaan Dokumen