Anda di halaman 1dari 5

Lampiran III.

DAFTAR TEMUAN PEMERIKSAAN


MANAGEMENT AUDIT UNTUK PT. MEGA BOTTLING

No. KONDISI AKIBAT REKOMENDASI

1. Penagihan piutang atas Kemungkinan piutang yang Setiap hasil penagihan


penjualan dilakukan oleh sudah dibayar tidak langsung dan bukti penagihan
salesman pada saat disetorkan ke bagian yang belum dilunasi harus
kunjungan rutin dilakukan. keuangan, uangnya ditahan disetor pada hari yang
dulu oleh salesman. sama ke bagian
keuangan beserta daftar
penerimaannya.

2. Salesman kurang memahami Dampak motivasi pemberian Kebijakan dan metode


cara perhitungan insentif. insentif kurang tercapai perhitungan insentif perlu
karena salesman dikomunikasikan kepada
menganggap jumlah insentif seluruh salesman
yang diterima adalah apa
adanya.

3. Untuk wilayah Bogor Waktu yang digunakan Petugas khusus untuk


salesman disamping untuk menjalani rute yang menagih piutang dengan
melakukan penjualan juga harus dikunjungi menjadi mempertimbangkan cost
merangkap sebagai penagih. berkurang dan rencana & benefitnya.
Hal ini memerlukan waktu kunjungan tidak terpenuhi.
yang lama (2-3 jam) karena
harus menunggu si pemilik
terlebih dahulu.

4. Outlet yang harus dikunjungi Ada penundaan kunjungan Sebaiknya untuk route
oleh salesman berdasarkan dan di hari berikutnya akan yang outletnya
jadwal yang telah ditentukan terjadi extra/tambahan banyak/padat jumlahnya
terlalu banyak dan jarak kunjungan. dibagi menjadi dua atau
tempuh terlalu jauh. menambah salesman
(mengkaji kembali
masalah routing).

5. Karena mengejar rute pada Produk baru tidak banyak di Ada petugas khusus yang
hari yang bersangkutan, pasaran. bertugas untuk
salesman jarang menaikkan memperkenalkan produk
atau menurunkan barang baru tersebut.
terlalu banyak. Karenanya
pengenalan untuk produk
baru juga jarang dilakukan.
Alasan salesman bila
waktunya digunakan untuk
mengenalkan produk baru,
outlet lain tidak akan
dikunjungi dihari tersebut.

6. Sistem insentif yang Penemuan outlet baru Hal-hal yang bersifat


diterapkan perusahaan jarang, pembinaan/ kualitatif (absensi, disiplin
dihitung berdasarkan faktor pelayanan pada pelanggan integritas) dimasukkan
pencapaian target per kurang diperhatikan serta dalam perhitungan
produk. Sistem tersebut factor-faktor kualitatif lain pemberian insentif.
belum mempertimbangkan untuk mendukung Perlu dipertimbangkan
faktor penambahan outlet keberhasilan perusahaan pemberian insentif atas
baru, jumlah pelanggan aktif kurang diperhatikan. unsur-unsur berikut :
dan disiplin/absensi karyawan - Penambahan
(kualitatif). outlet/pelanggan baru

7. Sistem bonus hanya Kurangnya pengendalian Sebaiknya perhitungan


didasarkan pada umur atas piutang macet, dimana insentif atas kolektibilitas
penagihan antara 14 hari mereka merasa bahwa piutang juga didasarkan
sampai dengan 21 hari. maximal penalti antara Rp. atas prosentase nilai
Pembayaran dengan cek 25.000 sampai dengan Rp. tagihan untuk periode
mundur telah dianggap 50.000 adalah cukup ringan. tersebut. Untuk
sebagai pelunasan. Sedang bagi perusahaan pembayaran dengan
resiko piutang tak tertagih cek/giro baru dianggap
sangat besar dampaknya efektif jika dananya
terhadap laba/ rugi sudah cair.
Sebagai contoh :
Bad Debt : penalty
collektif 10% dari nilai
piutang.
> 60 hari : penalti 0,5 %
dari hasil tagihan.
> 21 hari : penalti 0,1 % dari
hasil tagihan.
> 14,49 hari : 0
> 14,49 hari : bonus 0,2 %
dari hasil tagihan.
8. Struktur organisasi & Pembagian beban kerja Perlu dibuat struktur
penugasan kerja bagian tidak merata. organisasi dan job
gudang secara baku tidak description secara tertulis.
ada.
9. Untuk warehouse Cianjur Banyak waktu bagian Sebaiknya di Cianjur
setiap order barang ke pusat, gudang yang terbuang diberikan mesin facsimile.
bagian gudang harus memfax
melalui wartel.
10. Untuk warehouse Bandung Karena tidak ada dokumen Setiap order barang via
setiap kali order barang ke tertulis, jika terjadi kesalahan telepon juga disertai
pusat hanya melalui telepon. order/ pengiriman, maka dengan dokumen tertulis
tidak dapat diketahui siapa yang difaxs.
yang bertanggung jawab
atas kesalahan tersebut.
11. Tugas bagian gudang tidak Petugas gudang harus Perlu dilakukan
hanya bertanggung jawab termotivasi untuk lembur. peninjauan atas
atas barang tapi juga turut kebijakkan uang lembur.
membantu pada saat loading
dan mengerjakan bagian
administrasi. Selesai kerja
selalu di atas jam 20.00.
Bagian gudang hanya
mendapat uang lembur jika
kerja diatas jam 19.00 (Rp.
2.500) sedangkan keesokan
harinya masuk kerja jam
07.00.
12. Uraian tugas untuk petugas Salesman/Supervisor dan Pengangkatan petugas
verifikasi Account Receivable bagian lainnya kurang verifikasi accounts
belum dipahami secara jelas. membantu dalam receivable dikuatkan
Dan penunjukan petugasnya pelaksanaannya. dengan surat keputusan.
tidak dikuatkan dengan surat
keputusan (penunjukan
dalam bentuk lisan).
13. Internal Auditor belum Pemeriksaan intern yang Diharapkan dapat
berfungsi sehingga staf bagian dilakukan oleh bagian dibentuk bagian internal
accounting merangkap accounting dapat audit yang bertugas
sebagai internal auditor. menyebabkan diregukannya untuk membantu
Misalnya orang bisa bertugas kebenaran laporan yang manajemen dalam
memeriksa data, mengisi dibuat. melaksanakan tanggung
kode, mengentry data dan jawabnya dengan
membuat laporan. memberikan analisa,
penilaian, saran dan
komentar mengenai
kegiatan yang
diperiksanya.
14. Proses data belum integrated. Control untuk di bagian Sebaiknya entry data di
Hal ini menyebabkan setiap accounting kurang karena integrated.
bagian akan mengirim data hanya menerima data jadi,
jadi, yang selanjutnya akan tanpa memeriksa ke bukti
diposting oleh bagian langsung posting ke general
accounting ke general ledger. ledger. Disamping itu
menunggu data dari bagian
lain akan menambah lama
pekerjaan petugas bagian
accounting.
15. Petugas credit control hanya Tidak semua customers dapat Perlu dipertimbangkan
ditangani oleh satu orang. dikunjungi untuk konfirmasi untuk menambah
saldo, tidak pernah dibuat petugas credit control.
statement of account untuk
customer dan sulit untuk
menilai hasil kerja dari bagian
ini.
16. Penyajian laporan keuangan Tidak bisa dianalisis efektifitas Sebaiknya dibuat cost
belum menggunakan cost dari laporan keuangan untuk centre sehingga mudah
centre, budget yang ada per departemen, warehouse untuk mengevaluasi
masih minim dan belumdi atau wilayah. performance masing-
follow up. masing bagian. Selain itu
perlu dibuat
perbandingan antara
budget dengan
realisasinya.
17. Aplikasi program komputer Pemrosesan data dan Kesesuaian fasilitas
untuk penjualan dan pelaporan menjadi lambat dengan kebutuhan yang
persediaan belum dan kurang terjamin ada sebaiknya dapat
menerapkan system data- akurasinya. dipertemukan, salah satu
base, melainkan hanya contohnya adalah
program aplikasi lotus- penyediaan rencana
makro. sistem data base yang
baru untuk warehouse
Bandung dapat direalisir
secepatnya.
18. Kas bersih yang dihasilkan Tidak ada kelebihan kas 1. Investasi hanya
dari operasi perusahaan yang dapat digunakan untuk pada assets yang
sebagian besar terserap untuk mengurangi pinjaman dapat
pembayaran bunga dan meningkatkan
pengembangan assets. assets trun
over/penjualan
dan kontribusi
profit/cash flow
pada perusahaan.
2. Dalam keadaan
Tigh Money Policy
khususnya,
sebaiknya
peningkatan
penjualan
mempertimbangk
an cost &
benefitnya.
Peningkatan
penjualan
sebaiknya
meningkatkan
laba dan piutang.
perbandingan
peningkatan laba
(CONTRIBUTION
MARGIN) versus
peningkatan biaya
keuangan (bunga)
ditambah Bad Stock
Cost = Marginal Profit
vs Marginal Cost.
19. Kebutuhan modal kerja terus Hasil kas bersih dari operasi Pengelolaan kebutuhan
meningkat padahal credit perusahaan berkurang modal kerja yang lebih
term dari supplier lebih besar dengan kenaikan kebutuhan efisien seperti :
dari credit term kepada modal kerja tersebut. 1. Frekuensi order
costomers. persediaan.
2. Pengelolaan penagihan
yang insentif serta
pengelolaan insentif
penagihan.
20. Manajemen Kas. Ada loss untuk selisih bunga Perlu dipertimbangkan
Kebijaksanaan perusahaan yang seharusnya tidak terjadi oleh perusahaan untuk
menetapkan bahwa transfer setiap bulannya sebesar : menggunakan fasilitas
dari bank warehouse baru 22%/12 x Rp. 520.721.951 = Rp. LIPPOLINK dan dengan
bisa dilakukan setiap hari 9.546.569. fasilitas overdraft yang
selasa dan jum’at (2 x didesentralisasikan,
seminggu), sehingga kemudian dibagikan ke
menimbulkan saldo rata-rata masing-masing
yang menganggur setiap warehouse. Ini akan
bulan sebesar Rp. 520 juta. membantu perusahaan
untuk menghemat biaya
bunga.
21. Tidak semua pengelolaan kas Pengendalian kas kecil Diseragamkan
kecil ware house kurang efektif, efisien (idle penggunaan imprest fund
menggunakan sistem imprest cash) dan kekurangan kas pada semua kas kecil
fund. untuk transaksi (berfluktuasi). warehouse.