PANDUAN PELATIHAN

PENGGUNAAN APLIKASI SIMPEG

SECARA ONLINE

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH DAN

PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KOTA MEDAN
2017
A. CARA MENGAKSES APLIKASI SIMPEG

- Halaman Login
Yang pertama kali dilakukan yaitu masuk ke website http://bkd.pemkomedan.go.id/simpeg/
saat masuk kedalam sistem login, akan muncul form login sebagai berikut :

Untuk nama pengguna dapat dilihat pada alamat : http://bkd.pemkomedan.go.id/informasi/

- Setelah login akan masuk ke jendela baru seperti gambar berikut :

A. MUTASI DAN KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Untuk menu dan sub menu Mutasi dan Kesejahteraan Pegawai dapat dilihat dengan memilih
menu Kepangkatan.
1. Usulan Kenaikan Gaji Berkala
a. Saat memilih sub-menu USULAN KENAIKAN GAJI BERKALA, akan muncul daftar
usulan kenaikan gaji berkala seperti pada gambar berikut :

b. Untuk menambahkan surat usulan dapat dilakukakan dengan memilih tombol TAMBAH
SURAT USULAN, lalu akan masuk kehalaman baru sebagai berikut :

c. Lengkapi Nomor Usulan dan Tanggal Ususlan pada form yang kosong, lalu klik tombol
Tambah.

d. Jika ingin menambah kan data pegawai klik tombol Tambah Pegawai seperti gambar
berikut.

e. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search seperti gambar berikut ini :
f. Lalu akan muncul tampilan auto search pegawai, setelah itu klik tombol filter seperti
gambar berikut :

g. Maka akan muncul daftar data pegawai, lalu pilih satu data pegawai dan klik tombol
panah hijau seperti gambar berikut :

h. Setelah itu klik tombol kirim seperti gambar berikut :

i. Maka akan muncul detail (tambah pegawai yang diusulkan) lalu klik tombol tambah
seperti berikut :

j. Lalu klik tombol Proses dan Kirim ke BKDPSDM seperti berikut.

2. Usulan Pindah Tugas Keluar Daerah
a. Saat mengakses sub menu Usulan Pindah Tugas Keluar Daerah maka yang mucul adalah
halaman seperti berikut:

b. Untuk menambahkan surat usulan dapat dilakukakan dengan memilih tombol Buat surat
pindah keluar, lalu akan masuk kehalaman baru sebagai berikut :

c. Lengkapilah form tersebut, lalu klik Simpan

 d. Jika ingin mengupload berkas silahkan klik Upload Berkas

e. Isilah form data dengan file yang berformat PDF. Lalu klik Upload Berkas

3. Usulan Tenaga Titipan Keluar Daerah

a. Saat mengakses sub menu Usulan Tenaga Titipan Keluar Daerah maka yang mucul
adalah halaman seperti berikut:

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Tenaga
Titipan. Lalu akan muncul halaman baru seperti berikut:

c. Lengkapilah form yang kosong, lalu klik Simpan dan OK

4. Usulan Satya Lancana

a. Saat mengakses sub menu Usulan Satya Lancana maka yang mucul adalah halaman
seperti berikut:

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Surat
Usulan. Lalu akan muncul halaman baru seperti berikut:

c. Isi from, lalu klik tombol Tambah dan OK

d. Jika ingin menambah data pegawai klik Data pegawai yang diusulkan
 e. Maka akan muncul halaman baru lalu carilah pegawai yang akan ditambahkan dengan
klik tombol Search (cara pencarian sama dengan menu sebelumnya) , isilah form yang
lalu klik Tambah seperti berikut.

f. Halaman baru klik Upload seperti berikut.

g. Isilah berkas dengan file yang berformat PDF, lalu klik Upload Berkas.

h. Setelah selesai dan ingin melanjutkan mengirim usulan ke BKDPSDM dapat dilakukan
dengan memilih tombol Lanjutkan. Dan klik OK

5. Usulan Ijin Cuti

a. Saat memilih sub menu Usulan Ijin Cuti, akan masuk ke jendela usulan ijin cuti sebagai
berikut:
b. Untuk menambah usulan cuti, klik tombol Tambah Usulan Cuti

c. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search seperti menu sebelumnya.

d. Isilah form sesuai data, lalu klik tambah seperti gambar berikut.

e. Untuk menyimpan usulan isilah data No Surat, Tanggal dan Pejabat Penandatangan Surat
Usulan. Lalu klik Simpan Usulan Cuti.

f. Klik Lanjutkan untuk mengirimkan usulan.

B. PENGEMBANGAN SDM
1. Usulan Peningkatan Pendidikan
a. Saat masuk ke sub menu Usulan Peningkatan Pendidikan maka halaman pertama yang
muncul adalah sebagai berikut:

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Usulan,
maka akan muncul halaman baru.
c. Lalu lengkapilah form, jika sudah klik Tambah dan OK seperti gambar berikut.

d. Untuk menambahkan data pegawai Klik Data pegawai

e. lalu klik search untuk mencari pegawai, lalu klik Kirim seperti gambar berikut.

f. Maka akan muncul detail (data utama pegawai untuk diusulkan) lalu klik tombol tambah
seperti berikut :
2. Usulan Ijin Belajar
a. Pilih sub menu Usulan Ijin Belajar

b. Untuk menambahkan surat usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah
Usulan Ijin Belajar.

c. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search seperti gambar berikut ini :

d. Isilah form yang kosong, lalu klik tombol Tambah seperti gambar berikut.

e. Lalu klik tombol Upload seperti gambar berikut.

f. Isilah form file yang berformat PDF, setelah selesai klik Upload.

g. Setelah itu isilah form yang kosong, lalu klik tombol Simpan dan OK

h. Jika ingin melihat usulan yang ditolak dapat tekan tombol Lihat Usulan Yang Ditolak,
lalu Klik tombol Catatan.

i. Setelah selesai dan ingin melanjutkan ke BKDPSDM dapat dilakukan dengan memilih
tombol Lanjutkan. Dan klik OK
3. Usulan Tugas Belajar
a. Saat mengakses sub menu Usulan Tugas Belajar, halaman yang muncul adalah sebagai
berikut.

b. Untuk menambah usulan , dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Usulan
Tugas Belajar lalu akan masuk kehalaman berikut.

c. Cari PNS yang akan diusulkan dengan cara mengklik tombol search dan klik tombol
Tambah, seperti gambar berikut.

d. Lalu untuk mengupload berkas usulan silahkan klik tombol Upload seperti gambar
berikut.
 e. Isilah form file yang berformat PDF, setelah selesai klik Upload seperti gambar berikut.

f. Isi form, lalu klik tombol simpan dan OK seperti gambar berikut.

g. Setelah selesai dan ingin melanjutkan ke BKDPSDM dapat dilakukan dengan memilih
tombol Lanjutkan. Dan klik OK.

C. PENGEMBANGAN KARIER
1. Usulan Pindah jabatan fungsional Tertentu
a. Pilihlah sub menu Permohonan Ijin Perceraian
 b. Untuk menambah usulan perceraian klik tombol tambah usulan.

c. Isi data Nomor Usulan dan Tanggal Usulan.

d. Lalu tambahkan pegawai yang diusulkan dengan klik Search dan isi data yang sesuai :

e. Setelah itu klik Kembali dan untuk memproses usulan silahkan klik Proses Data.

2. Usulan Pindah Jabatan Fungsional Umum

a. Pilihlah sub menu Usulan Pindah Jabatan Fungsional Umum pada menu
Pengembangan Karier.

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Usulan.
c. Isilah form dengan data yang sesuai lalu pilih tombol Tambah.
 d. Untuk menambah pegawai untuk diusulkan dapat dilakukan dengan memilih tombol
hijau di sebelah kanan tombol edit.

e. Lengkapi form sesuai data pendukung, lalu pilih tombol Tambah.

f. Setelah pegawai ditambahkan, silahkan klik Kembali dan untuk memproses silahkan klik
Proses Data

3. Usulan Penunjukan Pelaksana Tugas

a. Pilihlah sub menu Usulan Penunjukan Pelaksana Tugas pada menu Pengembangan
Karier.

b. Untuk menambah usulan pelaksana tugas yang pernah dibuat dapat dilakukan dengan
memilih tombol Tambah Usulan.

c. Isilah form yang kosong lalu pilih tombol Tambah.

 d. Setelah pegawai ditambahkan, silahkan isikan form Surat Usulan dan klik Simpan

e. Untuk mengirim usulan, silahkan klik Lanjutkan

4. Usulan Pengangkatan Jabatan Fungsional Tertentu

a. Pilihlah sub menu Usulan Pengangkatan Jabatan Funsional Tertentu pada menu
Pengembangan Karier.

b. Untuk menambah usulan pengangkatan jabatan fungsional tertentu dapat dilakukan

dengan memilih tombol Tambah Usulan.
 c. Isilah form yang kosong lalu pilih tombol Tambah.

5. Usulan Ijin Perceraian

a. Untuk memulai usulan Ijin Perceraian silahkan pilih sub menu Permohonan Ijin
Perceraian

b. Untuk menambah usulan percerain dapat dilakukan dengan memilih tombol tambah
usulan cerai.

c. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search

d. Isi form yang masih kosong, Lalu klik Tambah dan OK

6. Laporan Hukuman Disiplin Ringan
a. Pilih sub menu Hukuman Disiplin Ringan

b. Untuk menambahkan pegawai yang dikenai hukuman disipllin ringan dapat dilakukan
dengan memilih tombol Tambah Pegawai Yang Dikenai Hukuman Disiplin Ringan.

c. Cari NIP pegawai dengan tombol search

d. Pilih Jenis Hukuman Disiplin dan isilah from, lalu klik Simpan Data

e. Untuk mengedit silahkan klik Edit seperti gambar berikut:

 f. Lalu klik Simpan Data dan klik Oke

g. Klik Lanjutkan untuk mengirim usulan dan Klik OK

7. Usulan Hukuman Disiplin Sedang dan Berat

a. Saat mengakses sub menu Hukuman Disiplin Sedan dan Berat maka halaman yang
muncul adalah sebagai berikut:

b. Untuk menambah pegawai dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Pegawai
Yang Dikenai Hukuman Disiplin Sedang dan Berat.

c. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search menggunakan cara seperti
sebelumnya:
 d. Lalu isilah form yang masih kosong dan jangan lupa untuk memilih jenis hukuman
disiplin. Jika sudah diisi klik tombol Simpan Data, Selanjutnya tekan tombol OK.

e. Jika ingin mengedit klik tombol Edit, lalu edit sesuai kebutuhan, setelah selesai klik
tombol Tambah.
f. Setelah selesai dan ingin melanjutkan ke BKDPSDM dapat dilakukan dengan memilih
tombol Lanjutkan dan klik OK.

D. Pengadaan dan Data Pegawai

1. Usulan Perbaikan KPE
a. Saat mengakses sub menu Usulan Perbaikan KPE maka halaman yang muncul adalah
sebagai berikut.

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Usulan
Kartu Pegawai, maka akan muncul halaman baru. Isilah form berikut.

c. Scroll kebawah dan isilah form data surat usulan, lalu klik tombol Simpan dan klik OK.
 d. Maka akan muncul halaman seperti gambar berikut.

e. Untuk mengirim usulan, silahkan klik Lanjutkan

2. Usulan Pensiun
a. Saat mengakses sub menu Usulan Pensiun, dan untuk menambah usulan silahkan klik
Tambah Usulan Pensiun

b. Lalu isilah form data pegawai yang diusulkan

c. Lalu klik tombol Upload seperti gambar berikut.

 d. Isilah form file yang berformat PDF, setelah selesai klik Upload seperti gambar berikut.

e. Scroll kebawah dan isilah form kosong yang ada, lalu klik tombol Simpan dan klik OK.

3. Penggantian CK CPNS dan PNS

a. Saat mengakses sub menu Penggantian CK CPNS dan PNS maka halaman yang
muncul adalah sebagai berikut.

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Usulan
Pensiun, maka akan muncul halaman baru.
 c. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search, lengkapilah form yang kosong,
lalu klik Tambah

d. Lalu klik Lanjutkan untuk melanjutkan usulan ke BKDPSDM dan klik OK.

4. Perbaikan CK CPNS dan PNS

a. Saat mengakses sub menu Usulan Pensiun maka halaman yang muncul adalah sebagai
berikut.

b. Untuk menambah usulan dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambah Usulan
Pensiun seperti gambar berikut.

c. Cari NIP pegawai dengan cara mengklik tombol search dan Isilah form yang kosong
seperti gambar berikut.
 d. Untuk melanjutkan usulan ini ke BKDPSDM klik Lanjutkan lalu Ok seperti gambar
berikut.

E. Data Kepegawaian
Cara Mengakses ke Aplikasi Simpeg
Halaman Login
Yang pertama kali dilakukan saat masuk ke dalam sebuah sistem adalah login, akan muncul
form login seperti gambar berikut, lalu isi dengan username dan password akun anda (sama
seperti yang digunakan pada aplikasi SKP Online) :

Setelah login, akan masuk ke jendela baru seperti gambar berikut. Perhatikan menu Data
Pegawai.

PERHATIAN !
Untuk menu Data Kepegawaian, dokumen yang diupload akan digunakan sebagai
pembanding pada saat verifikasi data. Apabila tidak mengupload berkas pendukung
makan Admin Simpeg akan menolak perbaikan data.
1. Data Pribadi Pegawai
a. Untuk menu dan sub menu Data Pegawai dapat dilihat dengan memilih menu Data
Pegawai, seperti gambar berikut.

b. Saat memilih sub menu Data Pribadi, akan muncul Edit Data Pegawai, seperti gambar
yang ada di bawah ini.

c. Editlah data yang tertera, jika sudah selesai klik tombol Simpan.
d. Data akan langsung tersimpan di Admin, maka akan muncul tulisan “Data Sedang
Diverifikasi Oleh Admin”.

e. Data yang sudah ditambahkan dan diedit akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.
f. Di bawah pengeditan / penambahan data, ada berkas pendukung data pegawai. Untuk
mengupload pasfoto berwarna dapat dilakukan dengan memilih tombol upload.

g. Setelah itu akan muncul gambar seperti di bawah ini.

 h. Pilih Choose File, selanjutnya anda akan dibawa pada dokumen atau folder di mana
tempat anda menyimpan file yang akan diupload. File yang akan diupload harus
berformat PDF.
i. Cari folder di mana file anda berada, kemudian klik pada file.
j. Selanjutnya klik open pada bagian bawah

k. Lalu klik tombol upload.

l. Untuk mengupload dokumen lain dapat dilakukan dengan cara yang sama.

2. Data Keluarga Pegawai

a. Pilihlah sub menu Data Keluarga Pegawai pada menu Data Pegawai.

b. Lengkapilah data keluarga pegawai dengan mengisi form kosong, lalu klik tombol
Simpan.

c. Setelah tersimpan, akan muncul gambar seperti di bawah ini.

d. Data yang sudah ditambahkan dan disimpan akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.
 e. Untuk menambahkan data anak dapat dilakukan dengan memilih tombol Tambahkan
Data Anak.

f. Lalu akan muncul tampilan seperti ini. Lengkapilah data anak dengan mengisi form yang
kosong. Setelah selesai, klik tombol Tambahkan.

g. Data yang sudah dimasukkan akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.

h. Untuk mengupload data pendukung seperti surat nikah dapat dilakukan dengan memilih
tombol Upload Surat Nikah dengan cara yang sama seperti pada menu sebelumnya.

i. Untuk Upload dokumen pendukung lain dapat dilakukan dengan cara yang sama.

3. Data Pengangkatan CPNS

a. Pilihlah sub menu Data Pengangkatan CPNS pada menu Data Pegawai.
 b. Setelah itu akan muncul form dan lengkapilah data yang akan diisi.

c. Klik tombol Simpan, lalu akan muncul gambar seperti di bawah ini, setelah itu klik OK.
d. Data yang sudah dimasukkan akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.
e. Untuk mengupload Scan kartu pegawai negeri sipil atau pegawai elektronik (KPE) dapat
dilakukan dengan memilih tombol Upload SK CPNS.

4. Data Pengangkatan PNS

a. Pilihlah sub menu Data Pengangkatan PNS pada menu Data Pegawai.

b. Lengkapi data pegawai dengan mengisi form yang kosong lalu klik tombol Simpan.
 c. Setelah klik tombol Simpan, Lalu klik OK.
d. Data yang sudah disimpan akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.
e. Untuk mengupload dapat dilakukan dengan memilih tombol Upload SK PNS.

5. Riwayat Pendidikan
a. Pilihlah sub menu Riwayat Pendidikan pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambah Riwayat Pendidikan, klik tombol Tambah Data Riwayat

Pendidikan.

c. Lengkapilah Riwayat Pendidikan dengan mengisi form yang kosong, lalu klik tombol
Simpan.

d. Data yang sudah disimpan akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.

 e. Untuk mengupload scan ijazah dapat dilakukan dengan memilih tombol “Upload”
berwarna biru.

6. Riwayat Gaji Berkala

a. Pilihlah sub menu Riwayat Gaji Berkala pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambah Riwayat Kenaikan Gaji Berkala, klik tombol Tambah Data Riwayat
Kenaikan Gaji Berkala.

c. Lengkapilah Riwayat Gaji dengan mengisi form yang kosong, lalu klik tombol Simpan.

d. Setelah klik tombol Simpan, akan muncul tombol form upload. Silahkan upload
dokumen pendukung untuk verifikasi data.
7. Riwayat Pangkat
a. Pilihlah sub menu Riwayat Pangkat pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambahkan Data Riwayat Pangkat, klik tombol Tambah Data Riwayat
Pangkat.

c. Lengkapilah Riwayat Pangkat dengan mengisi form yang kosong, lalu klik tombol
Simpan.

d. Lalu akan muncul tombol upload. Silahkan upload dokumen pendukung perbaikan data
sebagai pembanding pada proses verifikasi data.
8. Riwayat Jabatan
a. Pilihlah sub menu Riwayat Jabatan pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambahkan Data Riwayat Jabatan, klik tombol Tambah Data Riwayat
Jabatan.

c. Lengkapilah Riwayat Jabatan dengan mengisi form yang kosong, lalu klik tombol
Simpan.

d. Lalu akan muncul tombol upload. Silahkan upload dokumen pendukung perbaikan data
sebagai pembanding pada proses verifikasi data.
 e. Data yang baru disimpan, akan diverifikasi oleh admin SIMPEG.

9. Riwayat PMK (Penyesuaian Masa Kerja)

a. Pilihlah sub menu Riwayat PMK pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambahkan Data Riwayat PMK, klik tombol Tambah Data Riwayat
Penyesuaian Masa Kerja.

c. Lengkapilah Riwayat Penyesuaian Masa Kerja dengan mengisi form yang kosong, lalu
klik tombol Simpan.

d. Lalu akan muncul tombol upload. Silahkan upload dokumen pendukung perbaikan data
sebagai pembanding pada proses verifikasi data.
10. Riwayat Diklat
a. Pilihlah sub menu Riwayat Diklat pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambahkan Riwayat Diklat, klik tombol Tambah Data Riwayat Diklat.

c. Lengkapilah Riwayat Diklat dengan mengisi form yang kosong, lalu klik tombol
Simpan.

d. Data akan diverifikasi oleh Admin SIMPEG. Data yang sudah diverifikasi oleh admin
SIMPEG akan berbentuk centang.

e. Untuk mengupload scan riwayat diklat dapat dilakukan dengan memilih tombol
“Upload” berwarna biru.

f. Setelah itu akan muncul gambar seperti di bawah ini.

11. Riwayat Penyesuaian Ijazah
a. Pilihlah sub menu Riwayat Penyesuaian Ijazah pada menu Data Pegawai.

b. Untuk menambahkan Data Riwayat Penyesuaian Ijazah, klik tombol Tambah Data
Riwayat Penyesuaian Ijazah.

c. Lengkapilah Riwayat Penyesuaian Ijazah dengan mengisi form yang kosong, lalu klik
tombol Simpan.

d. Data yang baru disimpan akan berbentuk silang tandanya belum diverifikasi oleh admin
SIMPEG, sedangkan data sudah diverifikasi oleh admin SIMPEG akan berbentuk
centang.

e. Untuk mengupload scan riwayat penyesuaian ijazah dapat dilakukan dengan memilih
tombol “Upload” berwarna biru.