PANDUAN PELAPORAN INSTALASI FARMASI

No. Dokumen No. Revisi

YANMED/IF/PAN/003 0

PANDUAN Tanggal Terbit Ditetapkan

KERJA

dr.Yogi Triatmakusuma

Direktur

BAB I
DEFINISI

1. Pencatatan dan pelaporan merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka penata

usahaan obat-obatan, Bahan Habis Pakai Medis (BHP) dan non medis secara
tertib, baik obat-obatan, BHP medis dan non medis, yang diterima, disimpan,
didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan di Rumah Sakit.
2. Pencatatan dan pelaporan harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan
untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.
3. Laporan Bulanan adalah laporan yang dibuat dan dilaporkan sebulan sekali.
4. Laporan Narkotika adalah laporan penggunaan Narkotika yang dibuat sebulan
sekali dan dilaporkan setiap bulan secara online.
5. Laporan jumlah resep merupakan laporan produksi resep dibuat setiap bulan dan
dilaporkan setiap tahun berupa rekapitulasi produksi resep per bulan.
6. Laporan indikator mutu farmasi adalah laporan yang dibuat berdasarkan waktu
tunggu pelayanan resep, kepuasan pasien terhadap pelayanan farmasi, penulisan
resep sesuai dengan Formularium dan kesalahan dispensing obat oleh farmasi.
7. Laporan kepatuhan formularium adalah laporan evaluasi dan tindak lanjut
penulisan resep sesuai dengan formularium yang dituliskan oleh dokter.
8. Laporan waktu tunggu pelayanan resep adalah laporan yang dibuat berdasarkan
perhitungan waktu tunggu pelayanan resep mulai dari resep diberi harga hingga
penyerahan obat kepada pasien.
9. Laporan kepuasan pasien adalah laporan yang dibuat berdasarkan hasil survey
kepuasan pasien terhadap pelayanan Instalasi farmasi Rumah Sakit untuk
mengetahui tingkat kepuasan pasien beserta evaluasi dan tindak lanjutnya.
10. Laporan fasilitas sarana dan prasarana merupakan laporan permintaan sarana dan
prasarana guna mendukung kegiatan farmasi di Instalasi Farmasi baik pengadaan
barang maupun perbaikan alat.
11. Laporan Insiden keselamatan Pasien adalah laporan yang dibuat setelah terjadi
insiden yang menyangkut keselamatan pasien, potensial terjadi ataupun yang
nyaris terjadi dan segera dilakukan tindak lanjut.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pelaporan pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Surya Medika PKU
Muhammadiyah Sumawa meliputi:
1. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Obat Dan BHP Medis
2. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan BHP Non Medis
3. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Obat Narkotika dan Psikotropika
4. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Inventaris Ruangan
5. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Pemakain vaksin
6. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Evaluasi Stok
7. Penatalaksanaan Pelaporan Stok Opname
8. Penatalaksaan Pelaporan Kesalahan Penggunaan Obat
9. Penatalaksanaan Pelaporan Pemakaian Obat Khusus (Obat Program)
 BAB III
LANDASAN HUKUM

1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2. Undang-Undang RI Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika.
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 11 tahun 2017 tentang Keselamatan
Pasien.
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197 tahun 2004, tentang Standar
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
5. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129 tahun 2008, tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
 BAB IV
TATA LAKSANA

4.1. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Obat Dan BHP Medis

a. Petugas melakukan penginputan di dalam sistem atau form obat dan BHP
medis nomor: YANMED/IF/FORM/004 sesuai resep obat dan amprahan
BHP medis permintaan unit setiap hari
b. rekapan bulanan bedasarkan jumlah penggunaan obat dan amprahan BHP
medis sesuai dengan resep per hari
c. BHP medis yang tersedia di unit tertentu seperti, Instalasi Rawat Inap,
Instalasi Rawat Jalan akan di cek oleh petugas apakah sesuai degan jumlah
stok awal, jika tidak sesuai maka unit terkait harus menggantikan barang
tersebut
d. Pelaporan diserahkan ke Kaur Umum dan Keuangan dan di ajukan ke
Direkur
4.2. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan BHP Non Medis
a. Petugas melakukan penginputan di dalam sistem atau form BHP non medis
nomor : YANMED/IF/FORM/005 sesuai permintaan amprahan BHP non
medis permintaan unit setiap hari
b. rekapan bulanan bedasarkan jumlah penggunaan amprahan BHP non
medis sesuai dengan resep per hari
e. Pelaporan diserahkan ke Kaur Umum dan Keuangan dan di ajukan ke
Direkur
4.3. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Obat Narkotika, Psikotropika
a. Petugas memisahkan resep narkotika dan psikotropika dengan resep obat
lain, dan di bandel sesuai dengan kelompok (bandel resep sesuai denga
tanggal , bulan, tahun resep)
b. Petugas melakukan penginputan di dalam sistem atau form penggunaan
obat narkotika nomor : YANMED/IF/FORM/010 dan form obat psikotropika
nomor : YANMED/IF/FORM/019 sesuai dengan resep obat narkotika dan
psikotropika
c. Rekapan bulanan berdasarkan jumlah penggunaan obat narkotika setiap hari
 d. Pelaporan dan pengisian form surat pengantar laporan penggunaan obat
narkotika dan psikotropika sesuai dengan form nomor :
YANMED/IF/FORM/020 di buat oleh Apoteker
e. Laporan dan surat pengantar di tujukan ke Kepala Dinas Kesehatan
Sumbawa, Direktur dan Arsip
f. Pelaporan obat narkotika dan psikotropika dilakukan petugas ke Dinas
Kesehatan menggunakan form pelaporan obat narkotika nomor :
YANMED/IF/FORM/010 dan form pelaporan obat psikotropika nomor :
YANMED/IF/FORM/019
g. Pelaporan di lakukan secara online ke link sipnap.kemkes.go.id/, dengan
cara login menggunakan akun yang telah di tetapkan kemudian mengikuti
langkah selanjutnya jika ingin melaporkan penggunaan obat narkotika dan
psikotropika

4.4. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Inventaris Ruangan

a. Petugas mengecek invetaris ruangan setiap harinya oleh petugas atau
penanggung jawab ruangan sesuai dengan form inventaris medis nomor:
KES/FORM/002 dan form inventaris non medis nomor : KES/FORM/003
b. Jika inventaris ruangan terjadi kerusakan atau kehilangan, petugas
membuat mengisi berita acara kerusakan barang yang di tujukan ke Kepala
Urusan Kesekretariatan di disposisikan ke Direktur
c. Pelaporan bulanan di ajukan ke Kepala Urusan Kesekretariatan

4.5. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Pemakain vaksin

a. Rumah sakit Surya Medika mengadakan perjanjian kerja sama dengan Dinas
Kesehatan wilayah Sumbawa untuk pengambilan dan pelaporan pemakaian
vaksin Hepatitis B dan HBIg
b. Petugas penaggung jawab mengambil vaksin yang di butuhan ke Dinas
Kesehatan untuk selanjutnya di ambil ke gudang Farmasi wilayah Sumbawa
c. Penanggung jawab mengambil sejumlah vaksin sesuai dengan kebutuhan
untuk di simpan di Instalasi Farmasi RS Surya Medika PKU Muhammadiyah
Sumbawa sesuai dengan jumlah stok yang di tetapkan
 d. Penanggung jawab vaksin mengisi kartu stok vaksin untuk memudahkan
dalam pengecekan jumlah vaksin yang telah di ambil atau di pakai
e. Pelaporan penggunaan vaksin di laporkan oleh bagian penanggung jawab
vaksin Kamar Bersalin koordinasi dengan penanggung jawab vaksin setiap
bulannya sesuai dengan pemakaian dan di serahkan ke Kepala Urusan
Pelayanan sesuai dengan form pelaporan vaksin nomor :
YANMED/IF/FORM/012
f. Jika di dapatkan pasien dengan hepatitis postif (HbsAg positif) petugas
kamar bersalin berkoordinasi dengan petugas apotek untuk pengambilan
dan pelaporan vaksin ke Dinas Kesehatan wilayah Sumbawa dengan
melampirkan berkas yang sudah di tetapkan serta mengisi form pelaporan
g. Pelaporan khusus untuk pengambilan dan pemakaian vaksin HBIg di
laporkan saat itu juga oleh petugas saat di temukan pasien dengan kasus
tersebut

4.6. Penatalaksanaan Pelaporan Rekapan Evaluasi Stok

a. Petugas mengecek stok setiap harinya
b. Jika stok habis atau, petugas membuat pengajuan untuk menambahkan
stok barang yang di tujukan ke Kepala Urusan Kesekretariatan di
disposisikan ke Direktur sesuai dengan panduan manajemen stok gudang
nomor : YANMED/IF/PAN/001
c. Pelaporan rekapan evaluasi stok menggunakan form pelaporan rekapan
stok obat dan bhp medis nomor : YANMED/IF/FORM/004 dan form
pelaporan rekapan bhp non medis nomor : YANMED/IF/FORM/005.
Pelaporan tresebut di lakukan setiap bulan di ajukan ke Kepala Urusan
Umum dan Keuangan.

4.7. Penatalaksanaan Pelaporan Stok Opname

a. Petugas mengecek di sistem stok, tanggal kadaluarsa dan apakah barang
tersebut sesuai dengan barang yang diterima sesuai dengan panduan
manajemen stok gudang nomor : YANMED/IF/PAN/001
 b. Jika stok habis, petugas membuat pengajuan untuk menambahkan stok
barang yang di tujukan ke Kepala Urusan Umum dan Keuangan di
disposisikan ke Direktur
f. Pelaporan rekapan evaluasi stok di lakukan per 3 bulan menggunakan form
: YANMED/IF/FORM/014 diserahkan ke Kaur Umum dan Keuangan dan di
ajukan ke Direkur

4.8. Penatalaksaan Pelaporan Kesalahan Penggunaan Obat

a. Petugas mengevaluasi dari unit terkait untuk kesalahan penggunaan obat
setiap harinya jika di dapatkan dalam instalasi tersebut dengan
menggunakan form laporan kesalahan peggunaan obat nomor :
YANMED/IF/FORM/015
b. Pelaporan kesalahan penggunaan obat di lakukan perbulan dalam evaluasi
per hari
c. Pelaporan rekapan diserahkan ke Kaur Umum dan Keuangan dan di ajukan ke
Direkur

4.9. Penatalaksanaan Pelaporan Pemakaian Obat Khusus (Obat Program)

a. Rumah sakit Surya Medika mengadakan perjanjian kerja sama dengan
Dinas Kesehatan wilayah Sumbawa untuk pemberian obat khusus
(program) sesuai dengan jenis penyakit antara lain : Tuberkolosis, Malaria,
Kusta, dll
b. Dokter penaggung jawab pelayanan atau DPJP dari masing-masing Unit
tempat pasien berobat memberikan pilihan kepada pasien untuk berobat
di Rumah Sakit Surya Medika PKU Muhammadiyah Sumbawa atau berobat
di Puskesmas wilayah tempat tingal pasien
c. Jika pasien memilih untuk berobat di RS Surya Medika PKU
Muhammadiyah Sumbawa, maka petugas memberikan lembar persetujuan
tindakan nomor : YANMED/FORM/001
d. Petugas melaporkan ke Dinas Kesehatan sesuai dengan diagnosa pasien
dan resep dari DPJP untuk pengambilan obat khusus tersebut (program)
e. Petugas apotek melakukan pengambilan obat khusus (program) dengan
menyertakan berkas sesuai dengan ketentuan
f. Petugas apotek melakukan koordinasi dengan petugas dari unit terkait
untuk pelaporan penggunaan obat khusus (program) setiap bulan sesuai
dengan form pelaporan pemakaian obat khusus (program) nomor :
YANMED/IF/FORM/011
 BAB V
DOKUMENTASI

Pencatatan, Pelaporan Dan Evaluasi Kegiatan dalam pelayanan di Instalasi Farmasi RS

Surya Medika PKU Muhammadiyah Sumbawa Dilakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan
secara berkala sesuai dengan pelaporan dan evaluasi unit terkait dengan jadwal yang
sudah ditentukan.