PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : /SOP/UKP/BKH/2017

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 26 JANUARI 2017
Halaman : 1/2

Puskesmas dr. Adnani

Buket Hagu NIP.198401142014091001

1. Pengertian Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam medis yang aktif
menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun
terhitung kunjungan terakhir pasien.
2. Tujuan Sebagai acuanadalah
Pemusnahan dalamproses
melakukan penyimpanan
memusnahkan statusrekam medis
rekam medisdalam
yang rangka
sudah
menjaga
memenuhikerahasiaan
syarat yaitudan keamanan
2 tahun informasi
disimpan dan mengurangi
setelah masa retensi. jumlah arsip
3. Kebijakan rekam medisPuskesmas
SK Kepala yang semakin
No. bertambah.
/SK/BKH/2017 tentang pelayanan penunjang
klinis pengelolaan obat, pelayanan radiodiagnostik, manajemen informasi,
manajemen lingkungan dan prasarana, manajemen peralatan, manajemen
sumber daya manusia (SDM) klinis
4. Referensi Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 1997.Pedoman Pengelolaan Rekam
Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi 1. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Permenkes RI No 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.
5. Prosedur 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
(puskesmas) wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka waktu 2
(dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.
A. Prosedur retensi status rekam medis
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien tidak
berkunjung ke puskesmas, berkas diambil dari rekam medis yang
masih aktif ,kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
3. Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan Desember.
B. Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari kunjungan
terakhir pasien , berkas dipisahkan di ruang lain / terpisah dari status
rekam medis aktif kemudian catat dalam buku catatan rekam medis
inaktif.
3. Status rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
berkunjungan.
 C. Prosedur Pemusnahan
1. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada kepala puskesmas.
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang pemusnahan status
rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan status rekam medis.
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha
dengan SK kepala puskesmas.
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditanda tangani
ketua dan sekretaris dan diketahui kepala puskesmas.
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di
puskesmas.
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak / tidak dapat dibaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat dalam buku
catatan pemusnahan.
7. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan pihak ketiga
dan tim pemusnah.
6. Unit Ruang Pendaftaran , BP Umum, Ruang Tindakan , BP Gigi , KIA , Ruang Obat,
terkait Laboratorium ,Gizi, Sanitasi.
7. Rekaman
Historis
No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai diberlakukan