Ver la pantalla
Utilizar la Cinta de Opciones
Lección 1: Aprender a utilizar la Cinta de
opciones
En este ejercicio, iniciará Excel y accederá a algunas de las herramientas para ver cómo
funcionan.
1. Cambiar la vista de la pantalla
1 Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage de Office.
Desde aquí, puede elegir abrir un libro existente o crear uno nuevo usando una plantilla de libro.
2 Haga clic en Nuevo y luego en Libro en blanco para crear un libro en blanco.
La vista Backstage de Office se utiliza para realizar funciones de administración del archivo como imprimir,
compartir, exportar o cambiar opciones de Excel.
5 Haga clic en la pestaña Vista para activarla. Note como el texto de la pestaña Vista es ahora de un
color diferente.
6 Señale sobre Diseño de página en el grupo de Vistas del libro y note como el color de fondo del
botón cambia.
7 Haga clic en el botón Diseño de página para ver cómo cambia la hoja de cálculo.
8 En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para regresar a la vista
predeterminada.
1 Mueva el cursor del deslizador de zoom en la parte inferior derecha de la pantalla. Haga clic y arrastre
el deslizador a la derecha hasta que vea que el porcentaje de zoom cambia a aproximadamente a
200%.
2 En el extremo derecho de la Cinta de opciones, haga clic en el botón Contraer cinta de opciones.
Note como ahora puede observar algunas filas más en la pantalla. Para ver una pestaña de la Cinta de
opciones nuevamente de forma temporal, simplemente haga clic en cualquiera de las pestañas.
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3 Haga clic en la pestaña Inicio, luego haga clic en la pestaña Formulas.
4 Haga clic en un área vacía de la barra de título de Excel para ocultar la Cinta de opciones nuevamente.
5 Haga clic y arrastre el deslizador al otro lado de forma que el porcentaje cambie a 50%, luego arrastre
el deslizador para regresar el zoom a 100%.
6 Haga clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones, luego haga clic Mostrar
pestañas y comandos para volver a mostrar toda la Cinta de opciones.
7 Ahora mueva el cursor a la parte superior de la pantalla y haga clic en algunas pestañas para ver cómo
se categorizan y agrupan los comandos en las pestañas.
Observe que las teclas aún se ven en la pestaña, de forma que puede continuar usando el teclado para
elegir otro comando.
5 Presione ESC dos veces más hasta que los métodos abreviados de teclado ya no aparezcan.
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Introducir datos en una hoja de calculo
Introducir texto
Lección 1: Aprender a introducir datos de texto
Este ejercicio muestra cómo introducir datos de texto en una celda de la hoja de cálculo, lo que
servirá como etiqueta o título para otras celdas que contengan datos numéricos.
1. Usar Intro para moverse a otra celda
1 Haga clic en Archivo, Nuevo, Libro en blanco para crear un nuevo libro en blanco y luego haga clic
en la celda A2.
Note que la celda activa actual es ahora A3. Cuando presione Intro, Excel completará la entrada de
datos en la celda actual, luego moverá el puntero de la celda a la siguiente celda hacia abajo.
3 Presione Intro dos veces para moverse dos filas hacia abajo.
Nota: Si introdujo el valor equivocado en una celda, simplemente seleccione la celda y teclee toda la
entrada nuevamente para reemplazar el valor incorrecto.
3. Usar Autocompletar
Ahora pruebe una herramienta llamada Autocompletar, en la cual Excel determina si está repitiendo el
mismo texto de las celdas anteriores y las completa por usted. Si es el texto que desea, simplemente
presione Intro para aceptarlo.
Note que Excel le ofrece automáticamente una etiqueta de texto, basada en su entrada anterior. Puede
ahora presionar la tecla Intro o continuar tecleando el valor que desee.
9 Ignore la etiqueta sugerida y continúe tecleando el resto del texto: recios de vuelos y presione Intro.
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Note que el texto se extiende más allá del ancho predeterminado de la columna para esta entrada de
texto. Si introduce datos en la siguiente columna, la parte de esta nueva etiqueta que se desborda a la
siguiente columna se recortará.
Note esta vez que la herramienta Autocompletar no se activó. Esto se debe a las celdas vacías (A10 y
A11) que están evitando que Excel “busque” un valor similar previo en esta columna.
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Introducir números
Note en la celda A9 que la parte de la entrada de texto que se desbordó en la celda B9 ahora está
escondida debido al valor que se ingresó en la celda B9. Sin embargo, la barra de fórmulas muestra
que los datos en la celda A9 no han cambiado.
Excel interpreta los valores introducidos como numéricos y los alinea a la derecha en sus celdas. Sin
embargo, si introduce algún carácter no reconocible o inserta comas o puntos decimales en la posición
equivocada, Excel tratará a todo el contenido de esa celda como texto y lo alineará al lado izquierdo de
la celda.
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Note que Excel alineó los datos al lado izquierdo de la celda. Puesto que introdujo una coma en lugar
de un punto, Excel asume que la entrada de la celda es un valor de texto.
3 Regrese a la celda D9 y teclee: 2.2% para reemplazar el contenido incorrecto de esa celda.
1. Introducir fechas
El valor de la fecha para esta celda también aparece en la barra de fórmulas. La secuencia del valor de
la fecha corresponde a la configuración del Panel de control de Windows.
Debido a que no ha incluido un año en este valor de fecha, Excel asume que es el año actual y lo
agrega por usted. Si desea un año diferente, debe introducirlo como parte de la fecha.
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Trabajar con libros
Guardar libros
1. Guardar el libro
La vista Backstage aparece y el comando Guardar como está seleccionado. Aunque hizo clic en
Guardar, Excel automáticamente abrirá la ventana Guardar como para cualquier libro nuevo que nunca
fue guardado con anterioridad. El comando Guardar guardará el libro actual en el disco duro utilizando
el mismo nombre del libro y la ubicación de almacenamiento. El comando Guardar como le solicitará
que asigne el nombre del libro y la ubicación de almacenamiento.
El cuadro de diálogo aparece con el contenido de la carpeta Mis documentos. De lo contrario, haga clic
en botón Examinar si la carpeta deseada no aparece debajo de los encabezados de Carpetas recientes
o Carpeta actual.
Note que Excel ha ingresado el título actual del libro como sugerencia para el nombre del archivo.
Puede usar este nombre o reemplazarlo con un nombre de su elección.
Cuando el texto está resaltado en un cuadro ( ), puede comenzar a teclear para reemplazar el texto
existente en lugar de eliminar primero los caracteres y luego teclear el nuevo nombre.
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4 Haga clic en el campo Nombre del archivo y teclee: Cotización 0630.
El 0630 en el nombre del libro ayuda a diferenciar este archivo de los muchos otros de cotizaciones
que este usuario pueda tener almacenados en la misma unidad.
Observe que la barra de título ahora tiene el nuevo nombre del archivo como confirmación visual de
que el archivo ahora está guardado.
Nota: También puede presionar Intro después de ingresar el nombre del archivo para guardar el archivo.
1 Presione CTRL+U.
Ahora debería tener un libro nuevo en blanco titulado como Libro2 en pantalla, el cual aparecerá sobre
cualquier otro libro que esté abierto actualmente.
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2 Si la ventana de Excel está maximizada a pantalla completa, haga clic en el botón (Minimiz.
tamaño) para cambiarla a una ventana.
Observe que la barra de tareas de Windows muestra dos libros que están abiertos en este momento.
1 Haga clic en Archivo para ver el Backstage de Office y luego haga clic en Nuevo.
2 Desplácese por la pantalla, haga clic en Lista de tareas pendientes y luego haga clic en Crear en la
siguiente ventana emergente.
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Este es un ejemplo de cómo las plantillas pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo al crear un libro. Muchos
de los elementos que observa en este documento se cubren más a detalle posteriormente en este
curso.
También puede seleccionar de entre sus propias plantillas, desde el sitio web de Microsoft u otros sitios de
Internet. Para usar plantillas desde el sitio web de Microsoft, utilice la herramienta de búsqueda.
Aparecerán todas las plantillas disponibles en el sitio web que estén relacionadas con su clave de
búsqueda. Un vistazo rápido a la barra de desplazamiento vertical indica que hay muchas plantillas
disponibles relacionadas con la palabra presupuestos. Puede utilizar el panel Categoría de la derecha
como filtro para encontrar las plantillas que se adecuen mejor a lo que está buscando.
4 Haga clic en Presupuesto para viaje de negocios y luego haga clic en Crear en la siguiente ventana
emergente.
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Cambiar entre libros
Cerrar un libro
Con Libro2, Estimado de precio 0630, Gastos de viaje calculadorar1 y Elementos de vacaciones
listaverificación1 abiertos.
Asuma que está satisfecho de ver el contenido de este libro y ya no necesita verlo.
El archivo Recorridos populares ya no está en la pantalla. Ahora cierre otro libro utilizando el botón
cerrar.
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6 En la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar ventanas.
9 Si aparece un cuadro de mensaje emergente con esta pregunta: “Desea guardar los cambios
efectuados en Lista de tareas pendientes1?”, haga clic en No guardar.
Cierre otro libro de trabajo, pero esta vez utilice el botón Cerrar en la vista previa de la barra de tareas.
1 Apunte al botón de Excel en la barra de tareas, luego apunte al libro Presupuesto de viaje de negicios1 y
haga clic en el botón Cerrar de ese libro. Haga clic en No guardar en el cuadro de mensaje emergente
si este aparece.
2 Apunte al botón de Excel en la barra de tareas, luego haga clic en el libro Libro2 para activarlo y
presione CTRL+R. Haga clic en No guardar en el cuadro de mensaje emergente si este aparece.
3 Haga clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha del último libro Estimado de precio 0630.
Haga clic en No guardar en el cuadro de mensaje emergente si este aparece.
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Trabajar con el Modo de compatibilidad
2 En la pantalla de inicio de Excel, haga clic en el campo Buscar plantillas en línea y teclee: planificador
de vacaciones y presione Intro. Cuando aparezcan los resultados, haga clic en Planificador de
vacaciones para crear un nuevo libro utilizando esta plantilla, luego en la ventana emergente que
aparece a continuación, haga clic en Crear.
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Un vistazo rápido al tamaño del botón de elevación con relación al tamaño de la barra de desplazamiento
vertical le indica cuantos problemas de compatibilidad existirán cuando intente guardar el libro en un
formato anterior. Así también, esta ventana muestra las repeticiones que tiene cada problema.
Para lograr el objetivo de este ejercicio, procederá a guardar este libro en el formato anterior, aunque
habrá problemas de compatibilidad sin resolver.
3 En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en la flecha de la lista Tipo de Guardar como y luego
haga clic en Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
El cuadro Guardar como muestra todos los libros existentes del mismo tipo. No hay otros en esta
carpeta.
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Este mensaje describe algunos de los problemas que puede tener usando la versión antigua de Excel.
El cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad le proporciona detalles de las diferencias.
Puesto que se refiere a una advertencia estándar para cualquier libro con fórmulas, estos problemas
pueden no aplicar para este libro.
7 Cierre el libro.
8 Inicie Excel, navegue a la carpeta de los archivos del estudiante, seleccione el libro Mi planificador de
vacaciones y haga clic en Abrir.
El nombre del libro en la barra de título ahora muestra la etiqueta [Modo de compatibilidad] al lado de
él. Esto indica que este libro utiliza el formato de archivo de una versión antigua de Excel.
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Seleccionar celdas
3 Seleccione un rango de celdas manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón en la celda A9,
arrastre el ratón a la celda C5 y luego libere el botón del ratón.
1 Seleccione una columna completa haciendo clic en el encabezado de la columna E en la parte superior
de la hoja de cálculo.
2 Seleccione toda una fila haciendo clic en el encabezado de la fila 14 del lado izquierdo de la hoja de
cálculo.
3 Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en Seleccionar todo en la esquina superior izquierda
de la hoja de cálculo (el triángulo gris a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del
encabezado de la fila 1).
3 Continúe manteniendo presionado CTRL y seleccione las celdas de F2 a D3. Libere la tecla CTRL.
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4. Usar el teclado para seleccionar un rango de celdas
2 Mientras mantiene presionada la tecla SHIFT, presione las teclas de dirección apropiadas para extender
el rango hasta la celda C5. Libere la tecla SHIFT.
Ahora trate de seleccionar otro rango de celdas usando un método diferente con el teclado.
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