Fases del proceso de auditoría

Escrito por Chad Buleen

Una auditoría puede ser una sorpresa desagradable, o puede ser una buena
oportunidad para obtener los asuntos de tu organización en orden. Mientras que
algunas auditorías -como las realizadas por el IRS- vienen como una sorpresa,
algunas empresas contratan auditores externos independientes para llevar a cabo
una auditoría planificada. Sin importar el tipo de auditoría en el que participa una
empresa, el auditor es probable que utilice las mismas cuatro fases para llevar a
cabo la auditoría.
Planificación
En la fase de planificación, el auditor hace un esfuerzo para entender qué tipo de
documentación se necesita, recoge documentos de auditorías anteriores y recoge
las declaraciones preliminares de las partes involucradas. Durante la fase de
planificación, el auditor también comienza a planificar el alcance de la auditoría y a
determinar cuál es el objetivo de la auditoría. En algunos casos no sensibles, se
envía una carta al comité de auditoría de la organización interna para que el grupo
sepa que una auditoría es inminente.
Revisión preliminar
El auditor comienza a evaluar la forma en que opera la empresa y tiene en cuenta
los procesos internos de la organización. Si alguno de estos procesos no permiten
al auditor realizar la auditoría como estaba planeada, puede adaptarse para dar
cabida a las diferencias entre sus supuestos y la forma en que la organización
realmente funciona. Por ejemplo, si un auditor llega con la suposición de que sólo
unos pocos empleados seleccionados tienen acceso al software de contabilidad de
la organización, cuando en realidad muchos empleados tienen acceso, es posible
que tenga que revaluar la forma en que planea realizar la auditoría. El auditor tiene
una conferencia de entrada con la organización que está siendo auditada e
incorporará las recomendaciones formuladas por la organización, en su caso.
Algunos de los procesos que pueden ser tratados incluyen cómo un contador interno
aprueba compras con dinero para gastos menores, como un empleado recibe
acceso a una tarjeta de crédito de la compañía y cómo se reembolsa el millaje.
Trabajo de campo
El auditor comienza a entrevistar a los empleados en las diferentes áreas de la
organización para entender sus prácticas generales y procesos. El auditor a menudo
lleva a cabo esta labor en el establecimiento. El auditor comienza a ser capaz de
determinar, durante esta fase, si las operaciones de la organización y los procesos
están funcionando tan eficazmente como deberían. Asimismo, el auditor identifica
claramente las áreas que no cumplen o que son menos eficaces de lo que necesitan
ser. Por ejemplo, se puede observar que una organización no mantiene registros o
presentan documentos como los mandatos de la ley federal o local.
Informe de Auditoría
Todo el trabajo realizado durante las tres primeras fases culmina en la producción
y entrega del informe de auditoría. Además de identificar las áreas que necesitan
mejora, el informe de auditoría también incluye recomendaciones que enumeran los
procesos que la organización puede seguir para mejorar la forma en que opera. Por
ejemplo, un auditor puede recomendar que una organización añada una capa extra
de aprobaciones antes de que un supervisor pueda realizar compras. Una
conferencia final se celebrará entre el auditor y la alta gerencia para discutir los
resultados de la auditoría.