Anda di halaman 1dari 36

1.

3 Interpretación del
manual de
procedimientos
de la organización

I. El Auditor y la Organización
Contenido
• Definición de procedimiento
administrativo
• Componentes principales de un
manual de procedimientos
administrativos
• Elementos complementarios de un
manual de procedimientos
Definición de procedimiento
administrativo
• El procedimiento administrativo es
un método de trabajo que establece
una sucesión cronológica de
operaciones relacionadas entre si.
• Estas operaciones tienen como
propósito la realización de una
actividad o tarea específica dentro de
un ámbito predeterminado de
aplicación para la obtención de un
resultado concreto.
Definición de procedimiento
administrativo (2)
• El procedimiento determina, de
manera específica y detallada, el
cómo se realizan las actividades de
transformación de insumos en
productos.
• El procedimiento debe indicar a las
personas, tareas, recursos y flujos de
información que se emplean en el
desarrollo del trabajo administrativo.
Manual de procedimientos
• Los procedimientos documentados se
agrupan en una carpeta llamada
Manual de procedimientos, en la cual
es un documento independiente del
Manual de calidad, pero que se
complementan.
Componentes del manual de
procedimientos
• Presentación
• Objetivo General
• Identificación e integración de
procesos
• Relación de procesos y
procedimientos
• Descripción de los procedimientos
• Simbología
• Registro de ediciones
• Distribución
• Validación
Presentación
• Deberá contener una explicación de
lo que es el documento, cuáles son
sus propósitos, a quienes se dirigen y
su ámbito de aplicación.
• La presentación no deberá exceder
de dos cuartillas y su redacción
deberá ser clara y sencilla. Ver el
siguiente ejemplo:
Objetivo general
• Deberá establecer qué se pretende
lograr con la integración y aplicación
del manual de procedimientos. Por
ejemplo:
¿Qué es un proceso?
• Un proceso es un conjunto de
actividades que reciben uno o más
insumos y que crea un bien o servicio
de valor para los usuarios.
• El proceso tiene un carácter genérico
y de él se derivan tantos
procedimientos como sean
necesarios
Identificación de procesos
• En este apartado se representarán de
manera gráfica y en forma general,
los procesos clave identificados que
formarán parte del manual,
• Así como las interacciones o
relaciones de interdependencia que
existen entre cada uno de ellos.
Identificación de procesos (2)
• Para la identificación de procesos es
necesario determinar la actividad por
la que inician, la cual generalmente
es una solicitud o demanda (estado
inicial del proceso), así como el
resultado de valor para el usuario
interno o externo, que puede ser un
bien, servicio, información o
documentos (estado final del
proceso). Por ejemplo:
Identificación de procesos (3)
• Por medio del llenado de la siguiente
tabla
Identificación de procesos (4)
• La redacción de los procesos
identificados deberá tener la
estructura siguiente:
NOMBRE DEL PROCESO : ESTADO
INICIAL->ESTADO FINAL

•Ejemplo:
– Inscripción de alumnos: De la captación
de solicitudes de admisión a la
matriculación del alumno.
Proceso v.s Procedimiento
Proceso v.s Procedimiento..
• Proceso comprende los insumos, el
“mecanismo de transformación” y los
resultados de valor
• Procedimiento es un método de
trabajo diseñado para transformar
los insumos en resultados, como se
observa en la Fig.
Proceso v.s. Procedimiento
Relación de procesos y
procedimientos
• Una vez identificados los procesos se
deberán precisar los procedimientos
que se derivan de cada uno de ellos,
los cuales serán documentados en el
manual de procedimientos.
• Establecer el flujo del proceso global
de principio a fin, estableciendo los
procedimientos que conforman al
proceso.
Relación de procesos y
procedimientos (2)
Relación de procesos y
procedimientos (3)
• Proceso:
– Integración de manuales de organización:
De la solicitud de elaboración o
actualización a la entrega del manual de
organización publicado.
• Procedimientos:
– Asesoría técnica para la elaboración de
manuales de organización
– Revisión de proyectos de manuales
– Validación de manuales de organización
– Gestión de publicación de manuales de
organización
Descripción de los procedimientos
• Los procedimientos constituyen la parte medular
del manual
Nombre del procedimiento
• La denominación del procedimiento
deberá orientarse por el resultado
que se pretende obtener, de acuerdo
a la sintaxis siguiente:

• Sustantivo derivado de un verbo que


actúa
• O verbo + Sujeto u objeto
Nombre del procedimiento (2)
• Ejemplos:
– Asesoría técnica + para la elaboración de
manuales de procedimientos
– Expedición + de certificados y títulos
profesionales
– Emisión + de la licencia de chofer para
conducir vehículos automotores
– Autorización + de concesiones para el
servicio público de transporte de
pasajeros
Objetivo
• Se deberá describir, de manera clara
y precisa, el resultado que se desea
alcanzar con cada procedimiento.
• La redacción del objetivo debe
considerar las mismas condiciones
que se especificaron para el objetivo
general del manual, de acuerdo a las
siguientes recomendaciones:
Objetivo (2)
• Iniciar la descripción del objetivo con
un verbo en infinitivo que implique,
inherentemente, alguna medición,
por ejemplo: incrementar, reducir,
disminuir, aumentar, mejorar,
mantener, ampliar, etc.
• Especificar con claridad qué se
pretende con la ejecución del
procedimiento, así como las acciones
que se llevarán a cabo para lograr el
resultado esperado
Objetivo (3)
• Ejemplo
Alcance
• El alcance permite definir y describir
las fronteras lógicas internas y
externas del procedimiento, por lo
que indica qué actividades, personas
y áreas afecta.
– En caso de haber exclusiones, deberán
señalarse.
Alcance (2)
• Ejemplo:
Procedimiento: Asesoría técnica para la elaboración de
manuales de procedimientos.
Personas que afecta: Servidores Públicos
Áreas que afecta: dependencias, organismos
auxiliares y fideicomisos del poder ejecutivo estatal.
Actividades que afecta: Elaboración o actualización de
manuales de procedimientos.
Exclusión: Servidores públicos de los Poderes Legislativo y
Judicial, así como de los ayuntamientos.
Otros elementos del manual
• Portada
• Portada interior
• Formato de hoja
• Índice
Ejemplo de un manual de
procedimientos
• Ver documento
Resumen
• El procedimiento determina, de
manera específica y detallada, el
cómo se realizan las actividades de
transformación de insumos en
productos.
• En consecuencia, en el procedimiento
se deben identificar las personas,
tareas, recursos y flujos de
información que se emplean en el
desarrollo del trabajo administrativo.
Tarea
• Identificar los procesos clave de la
Coordinación para la Prevención de
Delitos Electrónicos de la División
Científica de la Policía Federal o mejor
conocida como “policía cibernética”

• Y luego redactarlas conforme a la


estructura vista en clase.
(Redacción de los procesos)
Tarea..
• Ahora tres procedimientos de la Policía
cibernética sujeta a integración de su
manual de procedimientos
Más tarea
• Describir el objetivo de uno de los
procedimientos definidos en la
práctica anterior.
– Nombre del procedimiento:
________________
– Objetivo:
Más tarea..
• Señalar el alcance del procedimiento al
que se
definió su objetivo (práctica anterior).
Procedimiento: __________________
Personas que afecta: _____________________
Áreas que afecta: ______________________
Actividades que afecta:
____________________
Exclusión: _____________________
Redacción del Alcance:
_________________________________________
________________________________________
Referencias

• Modelo de policía cibernética


– https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/18918
9/Modelo_homologado_unidades_policia_cibernetica.pdf
• Secretaría de Seguridad Pública
– https://www.gob.mx/ciberseguridad
• Noticia
– http://www.eluniversal.com.mx/cartera/economia/ciberse
guridad-el-mayor-desafio-de-hoy
• Artículo
– http://www.seguridadenamerica.com.mx/seguridad-en-la-
informacion/noticia-2434-%C2%BFquien-cuida-de-la-
ciberseguridad-en-mexico