TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS FONDOS DE COMERCIO JUSTO (CAMPAÑA ANUAL)

Generalidades:

Este movimiento especifico deviene del reconocimiento y pago de subsidios contraídos por los
clientes del exterior (compradores de café exportación) a través de convenios especiales por la
calidad del café producido y embarcado (evaluado por medio de controles internacionales) que
se adjuntan a los contratos de venta del mismo producto, con el objeto que dichos fondos sean
transferidos directa o indirectamente a los propios socios productores de café para elevar la
calidad del producto desde la fase de producción hasta su conformidad en almacenes de los
compradores.

A efectos de tener una racional distribución de los fondos de comercio justo, los funcionarios de
las cooperativas en correlación con los concejos de administración y vigilancia, alcanza
propuestas cuantificadas por cada rubro para su aprobación en la asamblea general de socios.

Los principales rubros que a los que deben priorizar son:

 Capacitación técnica en la producción de café mediante abono naturales

principalmente.
 Erradicar totalmente el uso de agroquímicos en dicha producción.
 Asesoría técnica para elevar la producción y productividad en calidad y cantidad.
 Realizar el uso sostenible de los recursos naturales y del medio ambiente en donde
realiza sus actividades agrarias.
 Realizar y propender a la ocupación laboral en condiciones normales no a menores ni
adolescentes.
 Capacitación educativa mediante el comité de educación en aspectos productivos,
administrativos, laborales, financieros, tributarios y sectoriales.
 Aplicar en campañas de prevención contra plagas y enfermedades agropecuarias en
general.
 Procurar la asistencia médica básica de los habitantes de la zona de producción.
 Apoyo económico a los directivos y consejos (gastos de representación)
 Cubrir gastos de marketing y promociones nacionales e internacionales.
 Solventar fondos destinados al pago de sobre precio de acopio en casos contingencia
les.
 Inversiones en bienes tangibles e intangibles.
 Promoción de actividades productivas (para las madres y mujeres de la zona).
 Otros acordes a las necesidades de la organización.

Formalidades contractuales:

 A través de los convenios específicos entre los productores y los compradores del
exterior.
 Pueden ir insertos también en los contratos de venta de café exportación, así mismo en
las nominadas “confirmación de ventas”.

FORMALIDADES ADMINISTRATIVAS – CONTABLES:

La empresa productora debe cumplir las siguientes condiciones:

a. PIA aprobado por la asamblea general de socios.

b. Presentar constancia de vigencia de poder de gerente y directivos vigentes.
 c. Apertura de una cuenta corriente bancaria para las transacciones financieras.
d. Fijación domiciliaria y de telefonía en general del centro administrativo y contable, así
como los responsables de cada unidad ejecutora.

Condiciones de información económica- financiera:

a) Información contable:
Libros obligatorios:
- Caja general
- Bancos cts. Corrientes
- Registro de ingresos
- Registro de acopio
- Registro de adquisición (Bienes de Inversión)
- Comprobantes sustentarías
- SDP ventas: facturas (INVIOSES)
- SDP de adquisiciones de bienes de inversión
- Liquidación de compras (compras de terceros)
- Comprobantes de operaciones (acopio de socios)
- Guías de remisión (nacionales)
- Conocimiento de embarque (exportaciones)
- Comp. de caja (ingresos- egresos)
- Otros formales.
b) Información financiera:
- Estados presupuestarios (inicial, intermedio y final)
- Estados financiero : estados de gestión y balance general
- Notas y anexos a los EE.PP. y EE.FF.
c) Evaluación y controles previo, concurrentes y posteriores:
- Auditoria de trazabilidad (contables, administrativa, societaria, producción,
ambiental, etc.)
- Auditoria a los EE.FF (anual o por campaña )
- Auditoria y fiscalización tributaria
- Evaluación y exámenes especiales concurrentes (inopinados).