Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek

Belajar Ilmu Teknik Sipil | Tutorial Software dan Cara menulis Skripsi Teknik Sipil

Home / Manajemen Proyek / Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek

Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek

Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek
Pada pembahasan sebelumnya kita telah membahas tentang Sistematika dan Format Study
Kelayakan Proyek dan setelah study kelayakan proyek dilakukan maka langkah selanjutnya
adalah membuat perencanaan. untuk itulah saat ini kita akan membahas tentang Fungsi dan
Tujuan Perencanaan Proyek.

Fungsi Perencanaan Proyek

Salah satu lingkup perencanaan adalah mengambil keputusan karena hal ini diperlukan dalam
proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang. Suatu perencanaan yang tepat yang
disusun secara sistematis dan memperhatikan faktor objektif akan dapat berfungsi sebagai
berikut:

1. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek.

2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
3. Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari
pentingnya unsur waktu.
4. Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian. Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak
tepat, tidak sistematis dan tidak logis akan segera diikuti oleh adanya himpang tindih dan
kebingungan pengimplementasian.

Selain itu, fungsi pengendalian bermaksud untuk memantau dan mengkaji-bila perlu
mengadakan koreksi-agar langkah di atas terbimbing ke arah tujuan yang telah direncanakan.
Terlihat di sini adanya hubungan antara fungsi pengendalian dan perencanaan. Lebih-lebih bagi
proyek dengan siklus yang relatif pendek dengan jenis dan intensitas kegiatan yang cepat
berubah, keterkaitan erat antara dua fungsi tersebut amat diperlukan

Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai pegangan bagi
pelaksana mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan, sedangkan pengendalian
berarti memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan patokan yang telah
digariskan secara efektif dan efisien.

Dengan demikian, perencanaan dan pengendalian berlangsung hampir sepanjang proyek dan
merupakan bagian dari siklus perencanaan pelaksanaan -pengendalian- koreksi.
Proses dan Perencanaan Proyek

Sering dikatakan bahwa proses perencanaan lebih penting daripada perencanaan itu sendiri,
karena pada proses perencanaan para pimpinan dan pelaksana "dipaksa" untuk ikut berpikir aktif
dan bersuara mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan yang menjadi tanggung jawabnya. Pada
saat itu, mereka mulai melihat ke depan untuk mengantisipasi persoalan yang mungkin timbul
pada taraf implementasi dan bagaimana mengatasinya.

Penyusunan suatu perencanaan yang lengkap sekurang-kurangnya meliputi :

Penentuan Tujuan

Tujuan ( goal ) organisasi atau perusahaan dapat diartikan sebagai sesuatu yang memberikan
arah gerak segala kegiatan yang hendak dilakukan. Misalnya, tujuan perusahaan adalah
meningkatkan nilai saham perusahaan di pasaran.

Penentuan Sasaran

Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut ingin memenuhi
tujuannya. Dalam konteks di atas, kegiatan proyek dapat digolongkan sebagai kegiatan dengan
sasaran yang telah ditentukan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Misalnya, tujuan perusahaan ialah menaikkan pemasukan neto per tahun. Tujuan tersebut
diusahakan dengan membangun fasilitas produksi baru. Agar perusahaan dapat mencapai
tujuannya, maka terlebih dahulu dicapai sa·saran proyek yang terdiri dari lingkup, biaya, jadwal
dan mutu.

Pengkajian Posisi Awal Terhadap Tujuan

Pengkajian posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran bertujuan untuk mengetahui
sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi saat awal terhadap sasaran, misalnya berapa besar
sumber daya yang tersedia dalam bentuk dana, peralatan, dan tenaga.

Hanya, setelah mengetahui posisi awal terhadap jarak" sasaran, dapat mulai diidentifikasi
hambatan dan kemudahan. Meskipun merupakan hal yang sulit, antisipasi terhadap situasi di
masa depan mengenai persoalan, kesempatan maupun peluang merupakan hal-hal yang perlu
digali, dikaji dan dipertirnbangkan untuk memperoleh suatu perencanaan yang realistis.

Pemilihan Alternatif

Dalam usaha meraih tujuan dan sasaran tersedia berbagai pilihan tindakan atau cara. Umumnya
ditempuh pilihan yang menjanjikan cara yang paling efisien dan ekonomis dari segi biaya.
Pengkajian dilakukan dengan mencoba menjawab pertanyaan sebagai berikut :
  Apakah altematif yang dipilih memiliki cukup keluwesan untuk menghadapi perubahan
keadaan yang mungkin timbul.
 Apakah itu merupakan altematif terbaik untuk memenuhi tuntutan proyek akan jadwal,
biaya, dan mutu.
 Apakah altematif yang dipilih telah mempertimbangkan tersedianya sumber daya pada
saat diperlukan.
 Apakah telah dipikirkan penggunaan teknologi baru. Bila jawaban pertanyaan di atas
memuaskan, maka dilanjutkan langkah berikutnya.
 Penyusunan Rangkaian Langkah untuk Mencapai Tujuan Proses ini terdiri dari
menetapkan langkah yang terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah
memperhatikan berbagai batasan. Kemudian menyusunnya menjadi urutan dan rangkaian
menuju suatu sasaran. Sistematika proses perencanaan terlihat pada Gambar dibawah ini.

Proses Perencanaan

Hierarki Perencanaan

Di samping segi proses dan sistematika, suatu perencanaan dapat ditinjau dari hierarki yang
menerangkan urutan jenjang dan kegunaannya. Hierarki perencanaan proyek yang terkait
dengan perencanaan perusahaan terlihat pada Gambar dibawah dengan keterangan sebagai
berikut :
Misi Perusahaan

Suatu perencanaan diawali dengan adanya "visi" perusahaan yang jelas. Visi tersebut sekurang-
kurangnya harus dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar seperti apa jenis dan ke mana
arah usaha (business) yang akan dimasuki oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Tujuan dan Sasaran Perusahaan

Tujuan perusahaan dapat diartikan sebagai hasil penting yang harus dicapai oleh perusahaan
dalam rangka memenuhi misi di atas, misalnya membuat proyek untuk menambah pendapatan
dan menaikkan nilai (saham) perusahaan. Sedangkan sasaran adalah "target spesifik" untuk
mendukung tujuan di atas. Misalnya, agar berhasil dengan baik, proyek harus mernenuhi sasaran
lingkup, biaya, jadwal, dan mutu

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah perencanaan yang meliputi pengambilan keputusan tentng

kebijaksanaan (policy) untuk mencapai sasaran dalam usaha memenuhi tujuan perusahaan.
Perencanaan macam ini berurusan dengan masalah-masalah kegiatan organisasi yang bersifat
mendasar, berdampak jauh, dan mernberikan kerangka bagi perencanaan operasi pelaksanaan.

Perencanaan strategis disusun setelah mengadakan evaluasi menyeluruh mengenai kekuatan dan
kelemahan perusahaan serta risiko kegiatan yang bersangkutan.

Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional proyek adalah perencanaan terinci yang dimaksud untuk

menjabarkan segala sesuatu yang telah digariskan dalam perencanaan strategis menjadi suatu
action plan dan performance measurement baseline kegiatan pengendalian Demikianlah sekilas
Materi tentang Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek. Anda bisa Ikuti Updetan Materi
berikut melalui Facebook yang akan dibahas tentang Kelanjutan dari Materi ini yakni
Perencanaan Strategi Proyek.