ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS QUE EXISTEN EN EL MERCADO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Ing. Rafael Iván Castro

INDICE

TEMAS PÁGINA

GLOSARIO DE TERMINOS 2

INTRODUCCION 3

CLASIFICACION 4

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN DE

PROYECTOS 7

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ONLINE 11

CONCLUSION 14

FUENTES 15

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GLOSARIO DE TERMINOS

Gestión De Proyectos:
Es la Disciplina que guía e integra los procesos de
Planificación, Capacitación, Captación y Organización, dinamización y
Administración de Recursos con la finalidad de lograr la culminación de todo el
trabajo, organización y requerimientos que demanda un proyecto dentro de los
límites pre establecidos de tiempo, costos y calidad.

Software de Administración de Proyectos:

Este es el término utilizado en la Ingeniería
de Programación Informática para los programas utilizados para la Planificación de
Proyectos, Manejo y Control de Presupuestos, Asignación de Recursos para la
colaboración, manejo de calidad y documentación o administración de sistemas
utilizados para el manejo de la complejidad de uno o varios proyectos.

Herramientas Informáticas:
Las herramientas informáticas son programas,
aplicaciones o simplemente instrucciones usadas para efectuar otras tareas de
modo más sencillo a través del computador.

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INTRODUCCION

En el complejo mundo moderno, donde los cambios se producen a una velocidad

vertiginosa, resulta necesario disponer de un conjunto de datos, informaciones y
antecedentes que aseguren una inversión realizada o por realizar, de manera que
sea asentada en la toma de decisiones que hagan posible disminuir el riesgo de
equivocarse a la hora de tomar decisiones en la ejecución de un determinado
proyecto.
El mundo de los Proyectos abarca una infinidad de ítems, tipos y características y
la industria de la construcción es uno de estos. La misma depende de una
eficiente y bien ejecutada administración que garantice la inversión y la adecuada
eficiencia de los recursos, etapas, equipos, materiales, así como la calidad de los
mismos; por lo que la aparición de Herramientas Informáticas han facilitado y
evolucionado la dirección de estos Proyectos debido a que las mismas han venido
a simplificar en gran medida, todas las actividades que requiere la Gestión de un
Proyecto de construcción.
Estos softwares han agilizado el proceso administrativo y de control al ayudar en
gran manera a optimizar los recursos de los proyectos, haciendo posible un control
y una visión más completa y detallada de los avances alcanzados durante la
ejecución de un Proyecto.
En la Actualidad existen herramientas informáticas que pueden adaptarse a
cualquier proyecto sin importar las características y necesidades de los
proyectistas.
En las siguientes páginas daremos un vistazo general a los diferentes softwares y
herramientas que existen en el mercado enfocados en el desarrollo y ejecución de
la gestión de proyectos.

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CLASIFICACION

De primera intención vamos a proceder a enumerar, de forma general, las

clasificaciones que, según su uso, se les puede dar a las distintas Herramientas
informáticas utilizadas para la gestión de Proyectos.
Dependiendo el enfoque que necesitemos darle o la parte del proyecto que nos
toque gestionar será el tipo de herramienta que deberemos utilizar. Estas
características son las que ubican a una herramienta en uno de los siguientes
renglones:

 Herramientas de Planificación de Proyectos

 Herramientas Generales de Gestión de Proyectos
 Herramientas Corporativas de Gestión de Proyectos
 Herramientas de Intranet de Gestión de Proyectos
 Herramientas de Apoyo a la Gestión de Proyectos
 Herramientas de gestión de la calidad en Proyectos.

Las Herramientas De Planificación

Estas son metodologías usadas en las organizaciones para planificar la forma de

gestionar procesos o proyectos.
Estas herramientas pueden servir para dos cosas:
- Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos,
actividades y tareas.
- Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos
y funciones previstas en el futuro.

Las Herramientas Generales De Gestión De Proyectos

Estas permiten realizar:

1. Planificación temporal del proyecto
2. Generación de diagramas temporales

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3. Asignación de recursos
4. Cálculo de costes
5. Control del seguimiento del proyecto
6. Generación de documentación

Herramientas Corporativas de Gestión de Proyectos

Existen diferentes herramientas en el mercado para la dirección de proyectos y

administración de carteras a nivel corporativo. Dos de las mejores que existen en
el mercado y que se consideran como las que cubren las necesidades de
cualquier tipo de organización son:
 Clarity PPM de Computer Associates
y
 Project Server de Microsoft
Clarity PPM: permite a cualquier organización integrar la gestión de los servicios,
los proyectos, las personas y los aspectos financieros en una misma aplicación
web. De esta manera, esta herramienta, impulsa la mejora en el desarrollo de
proyectos, la gestión más eficiente de la demanda con recursos limitados, mitiga el
riesgo en los proyectos y posibilita una mejor alineación entre los activos
tecnológicos y los objetivos estratégicos de la organización.
Project Server de Microsoft: Esta solución, también conocida como Enterprise
Project Management (EPM) es un entorno de proyecto completo de colaboración y
carteras. La misma ayuda a la organización a obtener más visibilidad, información
detallada y control en todos los trabajos, a mejorar la toma de decisiones, la
sintonía con la estrategia empresarial, a maximizar el uso de los recursos, así
como a medir y ayudar a incrementar la eficacia operacional.

Herramientas de Intranet de Gestión de Proyectos

Estas son herramienta de comunicación donde los miembros de una empresa,

pueden contribuir y acceder a información de interés común como noticias,
documentos compartidos, foros de discusión, etc., independientemente de la
plataforma desde la que accedan.

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Herramientas de Apoyo a la Gestión de Proyectos

La calidad en el desarrollo de proyectos, depende intrínsecamente de la

organización, planeación y el control de los procesos. Esto hace que sea
particularmente importante que las compañías dispongan de herramientas y
técnicas apropiadas para el seguimiento y la estimación; de forma que se pueda
garantizar la obtención de productos o servicios cada vez con una mayor calidad y
dentro de los tiempos establecidos.

Herramientas de gestión de la calidad en Proyectos

La ruta que nos lleva hacia la Calidad Total crea una nueva forma de hacer las
cosas, establece y mantiene un liderazgo, desarrolla al personal y lo hace trabajar
en equipo, enfocar los esfuerzos de calidad total hacia el cliente y a planificar cada
uno de los pasos para lograr la excelencia en sus operaciones. El hacer esto exige
vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino. Estos
obstáculos, traducidos en problemas, se deben resolver conforme se presentan.
Para esto es necesario basarse en hechos, en el sentido común, en la experiencia
o la audacia. De allí surge la necesidad de aplicar herramientas de medición,
análisis y resolución de problemas y de grupo o creatividad de fácil comprensión.

Para analizar las herramientas de gestión de calidad se han dividido en tres

grupos:

1. Herramientas de medición y control.

2. Análisis y resolución de problemas y
3. De grupo y ayuda a la creatividad

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HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS

Las herramientas más conocidas para la gestión de proyectos son el MS Project y

el Primavera, las que han logrado mantener un mercado cautivo a pesar de su
elevado costo.
También existen alternativas basadas en web, que tienen un costo mucho más
reducido.
Por ultimo están los proveedores que alquilan el acceso al programa para el uso
de un proyecto específico y a un número de usuarios, con lo cual la empresa no
tiene la necesidad de comprar el programa.

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos de construcción e ingeniería, tanto en la rama mecánica,

civil, minera como en la de petróleo; en general, tiene algunas características
comunes:

 El proyecto se realiza en varios lugares a la vez,

 Hay trabajos en el asentamiento propios del proyecto,
 Hay trabajos de ingeniería en oficinas, la oficina principal de la empresa, la
empresa del cliente,
 Hay trabajos en el local de fabricación.

Todo esto crea necesidades específicas de comunicación y coordinación.

Hoy en día, es necesario el procesamiento de todos los datos recolectados en
cada una de estas locaciones, con el objeto de informar a los involucrados, y de
generar pronósticos de rendimientos, tiempos y costos.
Para cumplir con estos requerimientos y necesidades, es de práctica común la
utilización de programas ofimáticos o herramientas de control de proyectos y el
uso de tecnologías como el correo electrónico y la telefonía celular.
En los últimos años han surgido varios conceptos y programas informáticos que
dan a la gestión de proyectos nuevas herramientas para cumplir con sus
necesidades.

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A continuación se presentan breves descripciones de algunos de los paquetes de

programas de computación para la administración de proyectos de usos más
generalizados.

CA-Súper Project
Es un paquete muy popular entre los que administran una red de proyectos de una
empresa, los que trabajan en un ambiente Unix o Windows y los que necesitan
características avanzadas.
Este paquete respalda hasta 16000 tareas por proyectos y muchos revisores lo
clasifican como excelente para proyectos tanto de gran como de pequeña escala.
Pero su interfaces con el usuario no es tan fácil de utilizar como en otros
paquetes.

Microsoft Project
Esta herramienta controla gran parte del mercado de los paquetes de programas
de computación para la administración de proyectos.
Presenta características similares a los productos Microsoft tales como Access,
Excel, Power Point y Word; la barra menú es idéntica y las barras de herramientas
a la medida trabajan de la misma forma lo que le da mucha ventaja frente a otras.
Con esta Herramienta se puede mover con facilidad información de un lado a otro
como la información sobre los costos que se pueden mover de una tabla de
recursos Excel a Microsoft Project y una gráfica de gantt en Microsoft Project se
puede mover a un documento en Word, mediante el procedimiento de arrastrar y
dejar caer o vincularlo.
También el sistema interactivo de calendarios es muy poderoso a igual que el
correo electrónico y los medios de distribución.
Las debilidades de Microsoft Project son su manejo de la ruta crítica (que no es
fácil de ver) y su incapacidad de manejar proyectos y subproyectos múltiples
también como lo hacen otros paquetes.

Superproyect:
Esta herramienta resulta ideal para todo tipo de proyectos gracias a su facilidad de
uso, y a que nunca se le quedará pequeño, puesto que dispone de la precisión,
flexibilidad y capacidad de comunicación de una herramienta de este estilo.

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Este software permite, entre otras cosas:

 Vista Exclusivas de los Proyectos
 Ver Diagramas Gantt e Histogramas
 Diagramas PERT

Project Scheduler:
Es un paquete de programa de computación para la administración de proyectos
fácil de usar con base en Windows. Proporciona todas las características
tradicionales de la administración de proyectos con una interfas grafica bien
diseñada. Las características de presentación de información son fuentes así
como lo son sus graficas. Por ejemplo: la grafica de Gantt utiliza varios colores
para distinguir las tareas criticas, la holgura positiva y la negativa, las tareas
terminadas y las que están en proceso. Los vínculos entre varias tareas se pueden
añadir con facilidad en forma graficas, así como las modificaciones a las
duraciones de tareas.
Sus debilidades son su limitada ayuda y documentación en línea, así como sus
características de correo electrónico.

Primavera:
Es una herramienta muy habitual para la gestión de proyectos de gran
envergadura, este parte de una filosofía de trabajo similar a la planteada en
Superproyect y Microsoft Project, y que aunque presenta una menor expansión
ofrece opciones avanzadas.
Este tipo de aplicativo es muy usado y demandado a nivel de proyectos de
ingeniería, desde el ámbito de la obra civil hasta la aeronáutica. En concreto su
uso está muy extendido en la Agencia Espacial Europea – en sus diversos
proyectos y sedes – así como también es la herramienta de planificación
empleada en el proyecto ITER de fusión nuclear desarrollado en la localidad de
Caradache (Francia).
Es una herramienta bastante intuitiva a la hora de comenzar a trabajar con ella,
pero que requiere de un conocimiento adecuado a la hora de establecer las
prelaciones entre las actividades, así como la correcta asignación de los recursos,
los cuales deben ser caracterizados según su tipo, disponibilidad y demás
características que marcan el modo en que las actividades se van a completar.
Lógicamente todo ello marca de manera evidente el proceso de programación de
las actividades así como la obtención del plan maestro, que como sabemos es la
línea de referencia para el cumplimiento de los plazos previstos del proyecto, pues

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cualquier contingencia en la ejecución de alguna de las actividades que lo

configuran conlleva o bien retrasos o bien la necesidad de reprogramar
nuevamente el proyecto para eliminar esta incidencia.

Sure Trak Project Manager

Sure Trak Project Manager es de primavera Systems, Inc.., que también fabrica un
paquete de programas de computación para administración de proyecto de altos
propósitos denominados Project Planner. Sure Trak. Está orientado hacia lo visual
y proporciona excelentes características de acercamiento, comprensión, arrastres
y colocación. Sus características sobre la estructura de división del trabajo (EDT)
son excelentes y fáciles de usar, las actividades repetitivas se pueden manejar
con facilidad y lasa graficas de red de las actividades se pueden dividir en
secciones, guardarlas en el disco y cargarlas a o otro programa .
Sus debilidades afecta su ayuda y documentación en línea.
Time Line
Aunque en ocasiones es un poco difícil de usar para los principiantes, time Line es
de la primera clase para los gerentes de proyectos experimentados. Sus medios
de presentación de informes son excelentes, así como lo son sus vínculos con la
base de datos SQL, sus calendarios, características de correo electrónico,
capacidades de clasificación, depuración y manejo de múltiples proyectos también
están bien diseñadas. Además, contienen una característica denominada CoPilot,
que es un medio efectivo de ayuda de apariciones inesperada.
Su debilidad consite en que a pesar que la interface con el usuario es bueno y
bastante fácil de usar, muchos revisores creen que este paquete es más
apropiado para grandes programas de y/o múltiples proyectos y no es fácil su uso
para principiantes como algunos de los otros paquetes.

High- End Project Management Software

Estos sistemas que incluyen Artemio de Lucas Management Systems. Open Plan
de Welcom Software Technology, Project Planner de Primavera y Project/2 de
PSDI puede compartir información de una ambiente de base de datos distribuidos
; manejar con facilidad múltiples proyectos ; proporciona vínculos con otros
sistemas de información de negocios , como sistemas de contabilidad , compras,
adquisición y con frecuencia contienen algoritmos altamente sofisticados para la
programación y asignación de recursos.
Debilidades: Su Altísimo costo. Estos sistemas pueden costar desde varios miles
de dólares hasta 75,000 dólares.

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HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS ONLINE

En la actualidad, el mundo empresarial tiene una tendencia creciente al trabajo

con equipos remotos, muchos de ellos freelance. Cuando trabajas con equipos
remotos online, el email no es una herramienta adecuada. Los principales motivos
son:

 No te permite o no facilita mantener el nivel necesario de información

y comunicación.
 Se pierde la trazabilidad de las discusiones, comentarios, etc.
 No permite una asignación y seguimiento de tareas.
 No puedes gestionar plazos, hitos y recursos.
 No puedes compartir documentos online.
 No puedes seguir el avance de las tareas o la dedicación de
esfuerzos.
De lo anterior se deriva el auge de herramientas para trabajar online de forma
colaborativa, que aportan comunicación instantánea y permiten trabajar en un
entorno de información compartida y actualizada.
Las principales funcionalidades que aportan estas herramientas son:
 Intercambio de ficheros en tiempo real o no
 Notificaciones
 Seguimiento de plazos
 Seguimiento de costes
 Gestión de la relación con clientes CRM
 Facturación
 Wiki y gestión de versiones de un desarrollo: Git y/o SubVersion
 Chat, conferencias en tiempo real

Entre estas herramientas Online podemos citar las siguientes:

ACTIVE COLLAB
ActiveCollab es una herramienta muy fácil e intuitiva. De forma muy ágil, el gestor
del proyecto crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo. A partir de
ahí se pueden mantener comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros
cómodamente. Además, permite escribir y responder desde tu correo sin haber
entrado en el sistema.

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ASSEMBLA
Assembla es una herramienta ideal si hablamos de gestión de proyectos de
desarrollo. El elemento clave es el sistema de tickets que son asignados a cada
miembro del equipo. Cada ticket incorpora información detallada como el nivel de
complejidad y las horas de trabajo. Destaca por sus funcionalidades de Reporting,
que incluyen informes muy útiles para gestionar plazos y recursos. Al principio no
es tan intuitivo como otros —requiere un tiempo inicial de formación—, pero
dispone de muchos tutoriales. Es muy bueno para trabajar siguiendo metodologías
de desarrollo ágil tipo Scrum.

BASECAMP
Basecamp es seguramente la más sencilla e intuitiva. Tiene un diseño impecable,
su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros.
Incluye también un time-line y un calendario. Es posible responder a las
discusiones desde el email (sin haber accedido al sistema).
CENTRAL DESKTOP
Central Desktop es una buena herramienta de trabajo en la nube. Su principal
ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece
mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en
tiempo real.

CONFLUENCE
Confluence es una herramienta ideada para facilitar el intercambio de
documentación, información y archivos. Aporta un alto nivel de organización para
grandes proyectos u organizaciones. Destaca también por su integración con
Microsoft Office.

KAPOST
Kapost es un software de gestión editorial perfecto para los bloggers y escritores
que trabajan en colaboración. Se trata de una sala de publicación virtual donde los
usuarios pueden presentar un concepto para que lo apruebe un editor. Hay tres
tipos de usuarios: editores, colaboradores y suscriptores. Los editores pueden
aprobar, asignar y rechazar las ideas presentadas.

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Kapost también tiene una característica incorporada en los pagos por correo, muy
interesante sobre todo cuando se trabaja con un equipo muy diverso y con un
sistema de pago basado en los resultados.
Lo que aporta Kapost es que hace que sus usuarios se centren más en los
conceptos, en aumentar la calidad de los contenidos. Es como una sala de
noticias reales donde las personas participan en una tormenta de ideas.

PRODUCTEEV
Producteev funciona como una lista de tareas online que avisa en tiempo real de
lo que está pasando a través del correo, mensajería instantánea o iPhone. Los
jefes de equipo pueden crear un espacio de trabajo virtual, invitar a colaboradores,
crear tareas y asignarlas a las personas, añadir los plazos y generar el informe de
productividad.

TEAMBOX
Teambox es, al igual que BaseCamp, una de las herramientas más fáciles e
intuitivas de usar.
Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Te ayuda a gestionar muy
fácilmente la importancia y prioridad de las tareas., y permite que los usuarios
envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.

TEAMLAB
TeamLab es una plataforma de gestión gratuita para las empresas de pequeño y
mediano tamaño. Trabajar con TeamLab es como tener una red social en la
empresa: puede crear entradas de blog que toda la empresa puede ver. Tiene
además otras características sociales, como anuncios, encuestas para recabar la
opinión pública, y muchas otras. Los miembros pueden incluso iniciar sus propios
debates en los foros, y cualquier miembro de la empresa puede seguir las
actividades o temas que le interesan. Otra característica notable es su chat
interno.

TIMEDOCTOR
Time Doctor es una herramienta centrada en el control de tiempos. Incluye una
pantalla opcional para supervisar a los empleados remotos, genera de manera
automática informes diarios, lleva un registro de los sitios web y las aplicaciones
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que se utilizan. En definitiva, te permite seguir y supervisar las acciones del

usuario en su ordenador. Para los más estrictos con cada euro que se paga, Time
Doctor es su herramienta.

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CONCLUSION

Dado que existen una enorme variedad de soluciones de software para la gestión
de proyectos, podemos concluir diciendo que a la hora de decidirnos por un
software o Herramienta Informática para la Gestión de Proyectos, el problema no
radica en encontrar una herramienta de estas, sino que el dilema seria identificar
cuáles son las necesidades y requerimientos propios del proyecto que deseamos
desarrollar, para así poder elegir la herramienta informática que mejor se adapte a
dichos requerimientos.

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FUENTES

On Line:

http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_project_management_software
http://online-project-management-review.toptenreviews.com/
http://www.projectmanagement.com/tools/toolMain.cfm#redirect
http://project-management.com/

Bibliográficas:

“Herramientas corporativas de gestión de proyectos: Una visión integral”

Martín Santos D., Isaac A. Parra R., Saraí Gallardo V. y José W. Ingram R.
“Herramientas informáticas para la Herramientas informáticas para la
gestión de proyectos gestión de proyectos”.
Aguilar Esteso, Jorge Díaz Corcobado, Tomás

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