LAPORAN HASIL ORIENTASI LAPANGAN

PELATIHAN AKREDITASI PUSKESMAS

ANGKATAN XL TAHUN 2017

KELOMPOK :

ADMEN

UPT PELATIHAN KESEHATAN MASYARAKAT MURNAJATI

LAWANG - MALANG
2017
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Puskesmas merupakan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
(FKTP) milik pemerintah yang menyelenggarakan upaya kesehatan
masyarakat dan upaya kesehatan perorangan dengan lebih mengutamakan
upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.
Agar Puskesmas dapat menjalankan fungsinya dengan baik, maka
perlu dikelola dengan tepat, baik kinerja pelayanan, proses pelayanan
maupun sumber daya yang digunakan. Semua itu merupakan bagian dari
sistem manajemen yang diharapkan untuk dapat memberikan kepuasan
pelanggan.Untuk menilai perbaikan mutu, peningkatan kinerja dan
penerapan manajemen risiko dilaksanakan secara berkesinambungan di
Puskesmas, maka perlu dilakukan penilaian oleh pihak eksternal dengan
menggunakan standar yang ditetapkan yaitu melalui mekanisme akreditasi.
Tujuan utama akreditasi Puskesmas adalah untuk pembinaan
peningkatan mutu, kinerja melalui perbaikan yang berkesinambungan
terhadap sistem manajemen, sistem manajemen mutu dan sistem
penyelenggaraan pelayanan dan program, serta penerapan manajemen
risiko, dan bukan sekedar penilaian untuk mendapatkan sertifikat akreditasi.
Unsur administrasi dan manajemen menjadi salah satu hal yang sangat
penting dalam penilaian akreditasi karena merupakan faktor utama yang
mengatur keseluruhan proses pelayanan di Puskesmas.
Pelatihan akreditasi Puskesmas menjadi sangat penting agar
Puskesmas dapat memahami dan menerapkan ketentuan yang ada di
dalam akreditasi dalam rangka mengelola Puskesmas dengan baik
berdasarkan standar akreditasi. Observasi Lapangan (OL) pada
Puskesmas yang sudah terakreditasi menjadi salah satu metode
pembelajaran langsung yang dapat di lakukan agar peserta pelatihan dapat
 melihat, merekam, menganalisis dan menilai kondisi Puskesmas yang
sudah terakreditasi dengan membandingkan standar akreditasi yang sudah
dipelajari.
Puskesmas Pakis Kecamatan Pakis Kabupaten Malang menjadi
Puskesmas yang dipilih sebagai tempat observasi lapangan (OL) karena
sudah terakreditasi utama sehingga sangat layak untuk dijadikan sebagai
bahan pembelajaran akreditasi.

B. TUJUAN
Adapun tujuan dari Observasi Lapangan (OL) oleh Kelompok
Administrasi dan manajemenadalah :
1. Tujuan Umum
Setelah melakukan Observasi Lapangan (OL), peserta diharapkan
mampu memahami sejauh mana penerapan standart akreditasi di
Puskesmas.
2. Tujuan Khusus
a. Melakukan observasi konsep akreditasi di Puskesmas
b. Mengumpulkan data tentang standart dan prosedur (SPO)
administrasi dan manajemen.
c. Mengobservasi data dan Implementasi Kegiatan Tim Audit Internal
dan Tim Mutu pada bidang administrasi dan manajemen.
d. Mempelajari dokumentasi kelengkapan standart Perencanaan
Tingkat Pertama Puskesmas (PTP) dan lokakarya mini Puskesmas.

C. SASARAN
Adapun sasaran dari kegiatan ini adalah :
1. Infrastruktur / Sarana Prasarana Puskesmas
2. Dokumentasi administrasi manajemen, termasuk Profil Puskesmas,
dokumentasi kelengkapan PTP dan lokmin
3. Sistem dan kegiatan organisasi, termasuk kegiatan Tim audit internal
dan tim mutu bidang administrasi manajemen
D. WAKTU DAN TEMPAT
Kegiatan Orientasi Lapangan (OL) dilaksanakan pada tanggal 28 Juli
2017 di Puskesmas Pakis, Kecamatan Pakis, Kabupaten Malang.
 BAB II
HASIL KEGIATAN OBSERVASI LAPANGAN

2.1 Gambaran Umum Puskesmas Pakis

Puskesmas Permata Pakis merupakan salah satu Puskesmas
terakreditasi Utama di Kabupaten Malang tahun 2016. Puskesmas
Permata Pakis merupakan Puskesmas Rawat Inap plu Poned dengan
wilayah Kerja meliputi 17 desa dengan jumlah penduduk sekitar 112.797
jiwa. Puskemas Permata Pakis telah berstatus BLUD sejak 2015, dan telah
meraih sertifikat ISO.

Tenaga Kesehatan yang berada di Puskemas ini terdiri dari 2 Dokter

Umum, 1 Dokter Gigi , Paramedis serta tenaga non kesehatan lainnya
dengan jumlah total 80 orang. Ketenagaan di Puskesmas terdiri dari PNS,
Non-PNS, dan Kontrak.Jejaring fasyankes yang ada di Puskesmas Pakis
terdiri dari 3 Puskesmas pembantu, 17 Polindes/ponkesdes.
2.2 Observasi Konsep Akreditasi di Puskesmas Pakis
1. Persiapan Menuju Akreditasi Puskemas meliputi :
a. Sosialisasi Tentang Akrediatasi
Proses sosialisasi ini bertujuan untuk memberikan pemahaman
tentang tujuan dan manfaat akreditasi sehingga tercipta komitmen
dari seluruh karyawan.
b. Penyiapan Dokumen
Proses ini melibatkan pelaksana kegiatan dibawah tanggung jawab
Bab dan dikoordinir oleh penanggung jawab pokja.
c. Pembentukan Tim Akreditasi
Terdiri dari Ketua, Sekretaris, Penanggung jawab Pokja dan dan
Penanggung jawab BAB
d. Sosialisasi dan Distribusi Dokumen
Pengendalian Dokumen dan distribusi sebagai pedoman dalam
implementasi dokumen yang sudah ditetapkan
2. Langkah Pemenuhan Dokumen
a. Pembuatan draft oleh Pelaksana
b. Analisa Dokumen disesuaikan dengan tata naskah dan referensi
yang dipergunakan
c. Finalisasi Dokumen
Apabila pada tahap ini membutuhkan revisi maka akan dilakukan
penyempurnaan dokumen tersebut
d. Dokumen di Print kemudian ditandatangani Kapus dan Stempel
Puskesmas dan Stempel Induk
e. Dokumen Digandakan
Pada proses penggadaan ini, stempel terkendali diberikan apabila
dibutuhkan
f. Distribusi Dokumen
Pada proses ini dilakukan pembedaan terhadap dokumen induk dan
dokumen terkendali. Dokumen induk akan disimpan dan dokumen
terkendali didistribusikan sesuai kebutuhan.
 3. Implementasi Manajemen Puskesmas Pakis
Pada tahapan ini dilakukan survey kebutuhan dan harapan masyarakat
yang diwujudkan dalam Survey Mawas Diri (SMD) kemudian
dilanjutkan Musyawarah Masyarakat Desa (MMD) dan dituangkan
dalam Perencanaan Tingkat Puskesmas.
4. Sinkronisasi Dokumen
Setiap kegiatan yang diselenggarakan Puskesmas memiliki dasar
kebijakan (SK) dilaksanakan dengan tujuan dan maksud selaras
dengan program pemerintah (Pedoman) , disusun dengan konsep dan
persiapan yang matang (KAK) dan prosedur (SOP) yang telah
dibakukan serta dipertanggungjawabkan dengan bukti otentik.

2.3 Pengumpulan Data Tentang Administrasi Manajemen di Puskesmas

Pakis
1. Ditinjau Dari Infrastruktur
Tinjuan infrastruktur dalam makalah ini adalah observasi terhadap
fisik,sarana dan prasarana yang ada di Puskesmas Permata Pakis.
Puskesmas ini dibangung sebelum permenkes 75/2014 dikeluarkan
sehingga belum mengikuti tata pembagian ruang terbaru namun sarana
dan prasarana didalamnya sudah sesuai dengan kebutuhan pelayanan
masyarakat.
Sarana dan prasarana juga memudahkan masyarakat untuk
mendapatkan pelayanan yang bermutu seperti :
a. Sistem antrian pendaftaran elektronik
b. Sistem pencatatan rekam medis di tiap unit pelayanan
menggunakan system eletronik/paperless
c. Terdapat petunjuk arah yang jelas
d. Terdapat layanan khusus lansia dimulai dari loket hingga poli lansia
e. IPAL dan Generator yang berfungsi dengan baik
f. Safety pasien terjaga seperti tersedianya hand rail , hand sanitizer.
Foto Pelayanan Loket

Foto IPAL
 Foto Tangga Dengan Hand Rail

Foto Petunjuk Arah Evakuasi dan Hand Sanitizer

 Foto Papan Kehadiran Pegawai

2. Ditinjau Dari Dokumen

a. Penataan Dokumen
Dilakukan sesuai dengan standar akreditasi
b. Penyimpanan Dokumen
Dokumen disimpan dalam lemari dan dibedakan antara dokumen
induk dan dokumen terkendali.DOkumen induk harus tersimpan
dalam lemari terkunci.Dokumen terkendali didistribusikan ke
masing masing unit yang membutuhkan dan disimpan rapi
didalam lemari dan dapat dimanfaatkan sewaktu waktu
dibutuhkan.

Foto lemari penyimpanan dokumen

c. Pengarsipan
Semua file kepegawaian tertata rapi dan dipilah pilah antara
PNS dan Non PNS dalam satu rak susun.

Foto Arsip Kepegawaian

3. Ditinjau Dari Sistem
1. Sistem Manajemen Puskesmas
Sistem Manajemen Puskesmas sudah berjalan dimulai dari P 1,
P2 dan P3.System tersebut diantaranya Lokmin Bulanan dan Lintas
Sektor.Lokmin Lintor melibatkan stakeholder baik tingkat desa
maupun tingkat kecamatan, dimana diagendakan setiap 3 bulan.

2. Sistem Manajemen Mutu

Puskesmas ini sudah mendapatkan sertifikat ISO.Sistem
peningkatan mutu layanan klinis dan pengguna layanan sudah
terjadwal dengan baik.

Foto Komitmen Mutu Pelayanan

Foto Pelaksanan Program Peningkatan Mutu

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 HAL POSITIF
Dari hasil observasi dan wawancara yang kami lakukan, dapat
diperoleh hal positif sebagai berikut :

a. Sistem Informasi sudah berbasis komputer.

Sistem berbasis komputer ini dimulai dari pasien datang
mengambil antrian di loket pendaftaran yang terintegrasi dengan
unit-unit pelayanan yang ada di Puskesmas dan aplikasi P-care
BPJS sehingga bisa memudahkan petugas dalam hal administrasi
dan laporan. Karena berbasis computer maka dapat menghemat
dalam pemakaian kertas (paperless).

b. Persiapan akreditasi berjalan dengan baik walaupun dalam waktu

yang singkat (1 bulan)
Hal ini dikarenakan Pokja UKM dan UKP sudah berjalan sesuai
system sebelum proses akreditasi berlangsung, sehingga
memudahkan pokja admen dalam membuat kelengkapan dokumen
pendukung dan bukti telusur walaupun dalam waktu yang cukup
singkat.

c. Dokumen induk tertata dengan baik

Dokumen induk tersimpan rapi dalam almari yang terkunci dan
tidak ada yang bias mengakses selain Kepala Tata Usaha, sehingga
dokumen asli akan tersimpan dengan aman.

d. Pegawai mejalankan tugas sesuai dengan Standar Pedoman

Operasional ( SOP )

3.2 HAMBATAN / PERMASALAHAN

Adapun hal-hal yang menjadi faktor penghambat dalam proses
akreditasi adalah :
 a. Biaya persiapan akreditasi Puskesmas Pakis sangat besar
sehingga membebani hak dari pegawai Puskesmas Pakis
b. Waktu pelaksanaan Orientasi lapangan sangat singkat sehingga
kurang mengakses semua data- data / dokumen Puskesmas
Pakis secara keseluruhan
c. Sedikit tertutup mengenai data – data Puskesmas sehingga
kurang memperoleh data - data secara lengkap
d. Data hanya didapat melalui foto
e. Tidak ada benner Komitment Akreditasi Lintas Sektor hanya ada
komitment dengan karyawan Puskesmas saja

3.3 UPAYA MENGATASI

a. Melakukan penghematan biaya seefisien mungkin
b. Menambah waktu pelaksanaan Orientasi Lapangan
c. Melakukan pendekatan kepada petugas data Puskesmas Pakis
untuk mendapatkan data yang diinginkan
d. Mengharapkan data / dokumen berupa soft copy sehingga
memudahkan untuk membuat langkah – langkah persiapan
akreditasi Puskesmas

BAB IV
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil Orientasi Lapangan (OL) yang kami lakukan di
Puskesmas Pakis Kecamatan Pakis Kabupaten Malang, dapat diperoleh
kesimpulan sebagai berikut :
1. Infrastruktur / Sarana Prasarana yang ada sudah memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan terhadap masyarakat.
2. Dokumentasi kelengkapan administrasi manajemen sudah baik, hanya
saja ada beberapa dokumen yang kami minta tetapi masih kesulitan
dalam menemukannya karena tidak tersimpan dalam satu almari buku.
Selain itu, penataan dokumen pendukung dan bukti telusur per elemen
penilaian yang tidak sesuai dengan bukti telusur yang diminta.
3. Sistem manajemen Puskesmas sudah berjalan dengan baik dan dapat
diimplementasikan dalam proses penyelenggaraan pelayanan
Puskesmas. Demikian pula dengan system manajemen mutu dan
keselamatan pasien.

4. REKOMENDASI
Berdasarkan kesimpulan diatas, rekomendasi yang dapat kami
berikan adalahuntuk penataan dokumen akreditasi harus tetap
dipertahankan sebagaimana saat penilaian akreditasi sehingga lebih
mudah dalam menemukan dokumen yang diperlukan.