Poniendo en marcha Microsoft Access 2007

Para ingresar a Access 2007 siga los siguientes pasos:

1. Clic en Inicio
2. Programas o Todos los programas
3. Microsoft Office
4. Clic en Microsoft Office Access 2007

1
Creando una base de datos

Cuando seleccionamos abrir Microsoft Access 2007, se muestra la ventana mostrada en la

figura, desde la cual podremos crear, abrir (y otras cosas) nuestra base de datos. A
continuación se explican los pasos para crear una base de datos.

1. Clic en el botón de Office

2. Clic en Nuevo

3. Ingrese en
Nombre de
archivo
aquí el
nombre
que desea
para su
base de
datos.
Luego
Enter.

2
 4. Luego de lo cual se mostrará el entorno de bases de datos de Access 2007.

 Para crear una nueva base de datos cuando ya estamos dentro de Access,
simplemente hacemos clic en el botón de Office y seleccionamos, con un clic, la
opción Nuevo.

Generalmente una base de datos inicia por medio de una tabla, en virtud de que para
crear consultas, se necesitan de al menos una tabla. Así en todos los casos tenemos que
tomar como base alguna tabla existente en nuestra base datos.

Antes de entrar de lleno a la creación de nuestra primera tabla, es importante

conocer algunos aspectos esenciales como tipos y tamaños de campos, esto con el fin de
facilitar la comprensión del procedimiento.

Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como

dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
máxima de 255 caracteres.

3
Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones.
Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.
Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año
9999.
Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o
número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden
actualizar.
Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos
binarios).
Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como
texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de
hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un
campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft
Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en
él.

4
Cerrando una base datos

Para cerrar la base de datos actual (es decir en la que estamos trabajando), procedemos
asÍ:

1. Clic en el botón de Office

2. Clic en Cerrar base de datos.

3. Luego de lo
cual se
mostrará la
ventana de
inicio de Access
2007.

En este punto, tenemos la base para crear nuestra primera base de datos con una tabla.

5
Ejemplo: Cree una base de datos de nombre COLEGIO2008 y una tabla llamada Alumnos
con la siguiente estructura:

Código Texto
Nombre Texto
Dirección Texto
Telefono Texto
Edad Número
Alergico Sí/No

Empecemos.

1. Clic en botón de Office

2. Ingrese el nombre de la base de datos, en este caso: COLEGIO2008

3. presione Enter ( o clic en Crear )

6
Para definir la estructura de la tabla de nuestra base de datos, hacemos lo siguiente:

9. Clic en el botón Ver

10. Ingrese el nombre de la tabla

11. Clic en Aceptar

12. Luego se mostrará la ventana de diseño de tabla, en la cual podremos establecer

los campos que contendrá.
Aquí la tabla está
en vista diseño

5. Seleccione el campo Codigo y haga clic en

el icono Clave principal

7
 6. Una vez definida la estructura de la tabla, procedemos a cerrar la ventana
de diseño, haciendo clic en la X indicada.

La llave que acompaña a

Codigo, garantiza que no
se permitirán códigos
repetidos.

7. Clic en Sí para guardar el diseño de la tabla.

8. Al cerrarse la ventana
de diseño de tabla, se
mostrará en el panel
izquierdo el nombre de
la(s) tabla(s) creada(s).

8
 9. Para
ingresar
registros a
la tabla,
haga
doble clic
en el
nombre
de la
tabla.

Note que el campo Alergico por

10. Ingrese los registros mostrados el hecho de haber sido
declarado como tipo Sí/No
permite ser llenado con un
simple clic, donde el cheque
significa Sí.

Este mensaje de error se debe a que hemos repetido dos veces el mismo código. Presione
Aceptar y ponga un código que no exista.
Intencionalmente he repetido el código 1-2008. ¿Recuerda que al diseñar la tabla, al
campo Codigo lo acompañaba una llave?

9
 Pues esto, como se indicó, nos aseguraba que si cometíamos el error de ingresar dos
veces el mismo código, Access no nos lo permitiría. Código en este caso se dice que es una
CLAVE PRINCIPAL.

10
MOTRANDO COLUMNA DE TOTALES EN HOJA VISTA DE DATOS

Muchas veces necesitamos hacer cálculos elementales sobre algún campo de una tabla
como por ejemplo sumar una columna de precios, calcular promedios, hacer conteos, etc.
Access 2007 incorpora función pudiendo realizarse en una tabla cuando esta se encuentra
en hoja vista de datos. Para agregar una fila de totales, haga lo siguiente:

Cree una base de datos y una tabla de nombre Productos con la siguiente estructura:

1. Abra una tabla en la vista Hoja de datos. Para ello puede proceder de dos
formas:

Forma 1

Haga doble clic en el nombre de la tabla a abrir

11
Forma 2

a. Si su tabla está en vista diseño, presione el botón Ver

b. Clic en Vista Hoja de datos

Estando su tabla en Vista hoja de datos, si por ejemplo, deseamos calcular el total
de la columna precio, procedemos así:

1. Verifique que la ficha Inicio esté seleccionada

2. Clic en Totales

12
 3. Luego de lo cual se mostrará la fila Total

En este ejemplo, calcularemos el total del campo (columna) precio y para ello procedemos
así:

1. Hacemos clic en la fila Total y columna precio

2. Clic en el cuadro combinado

13
 3. Luego de lo cual se mostrará una serie de
opciones de las cuales seleccionamos, con un
clic, la que deseamos (en este caso Suma)

4. Al hacerlo se verá la suma de la columna precio en la fila Total

Podemos, si deseamos, cambiar los colores con que se muestra nuestra tabla en vista hoja
de datos, para ello haga lo siguiente:

14
 1. Presione la flecha que acompaña al botón Color de fondo o
relleno alternativo

2. Seleccione el color
que desee

3. Luego de lo cual, su tabla lucirá diferente

Ejercicio

Utilizando la tabla del ejemplo anterior, calcule la suma y el promedio de la

columna existencia.

15
Conceptos Fundamentales
¿Qué es Access?
Access es una herramienta útil para administrar información, la cual quedará almacenada
y debidamente organizada dentro de las bases de datos. Access es una base datos
relacional, porque puede relacionar información por medio de tablas que tengan
información común.
Una de las ventajas que ofrece Access es que evita que la información se encuentre
duplicada dentro de la base de datos (siempre y cuando se tenga cuidado con el diseño) y
de esta forma no tendrá que ingresar dos o más veces los mismos datos. Esto se logra a
través de las relaciones de tablas contenidas en la base de datos.
Al conocer Access usted será capaz de dividir los datos en contenedores de
almacenamiento separados denominados tablas, donde podrá ver, agregar y actualizar
los datos tanto en tablas o mediante formularios creando pantallas especiales. También
podrá buscar y recuperar solamente la información que necesite por medio de consultas.
Si lo desea puede imprimir los datos con el esquema deseado utilizando los informes.

Base de datos
Una base de datos es una colección de información relacionada y organizada con un
mismo fin. Toda persona está capacitada para la organización de datos. Usted puede
crear una lista de productos que comprara en un supermercado, o bien una lista de
invitados par una fiesta; pues a estas listas tan sencillas puede agregarle más información,
como precios y direcciones respectivamente. Es entonces preciso conocer cuales son los
requerimientos que necesitamos para administrar nuestra información, con qué tipo de
de datos contamos, etc.

Una base de datos pude contener tablas, consultas, formularios, páginas de acceso
a datos, informes, macros y módulos. A estos se les llama Objetos de base de datos.

Dentro de los procedimientos que podemos realizar en una base de datos, están
los procesos de cálculo, formatos numéricos, aplicación de efectos como tipos y tamaños
de letra, cambiar el color de los caracteres y aplicar autoformatos. La base de datos está
organizada por medio de campos y registros.

Campo
Un campo es la sección de la base de datos en la cual se almacenará la
información. Un campo se caracteriza por el nombre, tipo y tamaño que el usuario asigne.
Aunque vale la pena aclarar que el tamaño mínimo y máximo de los campos varía
dependiendo del tipo.

16
 El nombre de los campos lo determina el usuario y para ejemplificar podría mencionar los
siguientes:

Nombre Producto Alumno Cliente

Puesto Precio Edad Vendedor
Sueldo Subtotal Grado Compras
En una base de datos creada en Access podemos decir, que los campos están ubicados en
columnas y los registros en filas.

Campos
Registros

Registro
Un conjunto de datos acerca de un evento o algún otro elemento. Un registro se
representa como una fila en una tabla, consulta o formulario. Ejemplo:
M-10 Jacobo Arbenz Cirujano dentista Q5600.00

Tabla
Una tabla se define como un conjunto de datos que se refiere a un tema
específico. Está formada por columnas (campos) y filas (registros), las cuales permiten el
ingreso de información. En el punto en que se realiza la inserción entre una columna y una
fila (celda) es el lugar exacto donde usted ingresa el dato.

Una base de datos puede contener una, dos o más tabla, las cuales pueden relacionarse,
para evitar la duplicación de información.

17
Consulta
Por medio de las consultas podemos obtener únicamente la información que nos
interesa. Dado que una base de datos puede contener dos o más tablas, por medio de las
consultas podemos listar los campos que nos interesan, aunque estos pertenezcan a
tablas distintas.
También podemos utilizar las consultas como un medio para realizar
procedimientos de cálculo; tomando en cuenta que los valores que estarán involucrados
pertenecer a tablas distintas, pero que tengan alguna relación.
Una de las principales ventajas que ofrece Access es la facilidad con que se
encuentra la información.

Formulario
Por medio de los formularios podemos ingresar la información que conformará los
registros. Estos se visualizan en la pantalla en forma individual y pueden crearse pantallas
espaciales con formatos atractivos para una mejor presentación.

Cuando por medio del formulario hemos creado la pantalla de ingreso de datos, debemos
proceder a escribir cada uno de los registros a través del teclado.

Informe
Por medio de los informes podemos presentar los datos en papel. Algo muy
importante es que puede resumir la información. En un informe se puede incluir la
información.

18
Los informes nos permiten obtener nuestros reportes impresos, con una excelente
presentación.

Pagina de acceso a datos

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página web diseñada para
poder trabajar bases de datos desde Internet o bien desde una Intranet.
Las páginas de acceso a datos se almacenan fuera de Access en un archivo
independiente, sin embargo se crea un acceso directo con el archivo en la ventana Base de
datos. El diseño de páginas de acceso a datos es similar al diseño de formularios e
informes; se pueden utilizar elementos tales como una lista de campos. El cuadro de
herramientas, controles, el cuadro de diálogo ordenar y agrupar, etc. Sin embargo, hay
algunas diferencias importantes en el modo de diseñar e interactuar con páginas de
acceso a datos en contraposición con formularios e informes. Usted podrá ver su página
de acceso a datos directamente en Internet Explorer.

Macro
Una macro es una acción o conjunto de acciones que pueden utilizarse para
automatizar tareas. Una acción es un bloque fundamental para la construcción de una
macro; una instrucción que se puede combinar con otras acciones para automatizar su
tarea.
Las macros se ejecutan automáticamente, realizando una o varias tareas, como por
ejemplo cerrar o abrir formularios, buscar registros, minimizar ventanas, etc. Es en el
momento que creamos la macro cuando elegimos entre una lista de opciones, cual es la
que deseamos asignar.

La clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este
campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán

19
introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave
principal.

Suponga que tiene que diseñar una tabla para almacenar datos de los Pacientes de un
hospital. Se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo nombre, pero
el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían
repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para cada
paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Código del
paciente y se elige el tipo de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access
genere un número único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro
que el campo no tendrá ningún registro repetido.

Para establecer el campo CodigoPaciente como

clave principal se hace clic sobre él

y en la barra de Herramientas presionamos Clave Principal.

20
MODIFICAR TABLAS DE DATOS
Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición
de una tabla como los datos introducidos en ella.
Modificar el diseño de una tabla
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)
tendremos que realizar una modificación en su diseño.

Agregar campos a una tabla.

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que

no lo estuviera.

2. Haga doble clic sobre la tabla a la que desee modificar su diseño.

3. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.

21
 4. Aparecerá la tabla en vista diseño

5. Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias,

o ir al final de la tabla para añadir otro campo. Por ejemplo, a
la estructura de esta tabla le agregaremos el campo
Nacionalidad.

22
6. Cierre la tabla, haciendo clic en el botón Cerrar

7. Confirme que Sí desea guardar los cambios

8. Luego de lo cual, al abrir la tabla modificada, incluirá el campo agregado.

23
Eliminar campos de una tabla
Para eliminar un campo de una tabla, realice lo siguiente:
1. Abra la tabla a modificar y presione el botón Ver como se explicó
anteriormente.

2. Haga clic derecho sobre el campo a eliminar. En este ejemplo eliminaremos el

campo Nacionalidad.

3. Luego clic en Eliminar filas

4. Confirme que sí desea eliminar los cambios (de lo contrario seleccione No)

24
 5. Luego de lo cual, el campo seleccionado habrá desaparecido

Insertar un campo arriba de otro campo

Para realizar este tipo de inserción hacemos lo siguiente:

1. Abrimos la tabla a modificar, en vista diseño (el procedimiento ya ha sido

explicado).

2. Clic derecho en el
campo sobre el cual
deseamos insertar uno
nuevo.

3. Clic en Insertar filas.

25
4. Luego se mostrará una fila en blanco.

5. Digite el nombre del nuevo campo y su tipo de dato. Por ejemplo: Teléfono tipo
Número.

26
Mover un campo

Muchas veces, al establecer la estructura de una tabla, nos damos cuenta que los campos
no los hemos digitado en el orden correcto y para ello será necesario moverlos.

1. Para mover el campo (debemos estar en vista diseño), primero se debe seleccionar
haciendo clic sostenido (en el área indicada) sobre él. Por ejemplo, en el campo
PagoEfectivo

2. Sin soltar el botón del mouse, arrastre el campo hacia su nueva ubicación y luego
suelte el botón.

3. El campo se mostrará en
su nueva posición

27
Modificar datos de una tabla
Para modificar el contenido de una columna, haga clic en la celda correspondiente y borre
o cambie su contenido.

Eliminar un registro de una tabla

Para eliminar un registro, haga lo siguiente:
1. Clic derecho sobre el registro a eliminar

2. Clic en Eliminar registro

28
3. Confirme que desea eliminar el registro.

4. Luego de lo cual, el registro ha sido eliminado.

29
Eliminar varios registros
Para eliminar más de un registro de una tabla, realice lo siguiente:
1. Seleccione, en esta área, con clic sostenido, los registros que desee eliminar

2. Oprima la tecla Supr o presione el botón Eliminar

30
3. Confirme que Sí desea eliminar los registros seleccionados (en caso contrario
presione No)

31
Búsqueda de información en tablas

Explicamos el proceso de búsqueda mediante el siguiente ejemplo:

Suponga la Tabla DirectorioTelefonico con la siguiente estructura:

Ingrese los siguientes registros

32
Suponga que deseamos localizar a la primer persona de nuestra tabla con apellido
Sanchez. Para ello:

1. Estando su tabla en Vista hoja de datos, seleccione, con

clic derecho, el campo donde hará la búsqueda (en este
caso sobre el campo Apellidos)

2. Clic en Buscar

3. En la opción Buscar: ingrese el dato que desea encontrar (en este caso Sanchez) .

4. Clic en Buscar siguiente

5. Al hacerlo se mostrará seleccionado el primer dato encontrado (si hubiesen más

apellidos Sanchez, podría localizarlos presionando el botón Buscar Siguiente tantas
veces como fuere necesario hasta recorrer todos los registros de la tabla)

33
Uso de comodines en búsquedas

Un comodín es un carácter que se sustituye por uno o más caracteres en una búsqueda.
En Access los comodines utilizados en búsquedas son: "?" y "*".

El primero "?", reemplaza el carácter del que ocupe la posición. Por ejemplo: "J?an". Nos
encontrará tanto a Juan, como a Joan.. Es un comodín bastante útil en casos como este.

El otro carácter "*" reemplaza a varios caracteres. Por ejemplo "J*" nos mostrara tanto a
Juan, a Joan, a Jorge, etc... Inténtelo.

34
Reemplazos

En la ventana "Buscar", la opción "Buscar siguiente" Access busca la siguiente ocurrencia

del texto y sitúa el cursor en el siguiente registro que cumpla los requisitos. Sin embargo
en la venta "Reemplazar", la opción "Buscar siguiente" Access busca el texto y si lo
encuentra se activa el botón "Reemplazar". Por ejemplo si deseamos cambiar todos los
nombres que tengan (en ese orden) las letras j_an por Juan, haga lo siguiente:

6.

Pulsando el botón "Reemplazar" Access sustituye la ocurrencia que encontrada y en caso

de que pulsemos "reemplazar todos" se sustituyen todas las apariciones sin pedir
confirmación.

En el mismo cuadro de dialogo de buscar vemos una pestaña titulada "Reemplazar".

35
CREAR UNA BASE DE DATOS CON MÁS DE UNA TABLA

1. Clic en la ficha Crear

2. Clic en Diseño de tabla

3. Luego de lo cual se mostrará la ventana de Vista diseño donde podrá establecer la

estructura de la nueva tabla.

36
37
RELACIONES ENTRE TABLAS

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que
pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Aquí se darán algunos conceptos
básicos para entender las relaciones.

Diferencia de una base de datos relacional

La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana
consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las
relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera.
Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará
en todas las demás tablas. De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en
los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que
estemos.

Tipos de relaciones

Existen tres tipos de relaciones, que se explican a continuación. Más adelante se verá
cómo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access.

Relación uno a uno

Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro
de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A.

Tabla A Tabla B
Registro 1 Registro 1

Registro 2 Registro 2

Registro 3

Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra

tabla con la que mantiene la relación.

38
Relación uno a varios

Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada
registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A.

Una relación de este tipo se daría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que el
mismo médico se hará cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de médicos
se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes.

Médicos Pacientes

Médico 1 Paciente 1

Médico 2 Paciente 2

Médico 3 Paciente 3

Pero un registro de la tabla de pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla

médicos.

Relación varios a varios

Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y
cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A.

Si existiera una base de datos con dos tablas: médicos y pacientes, con una relación
directa entre ellos, un médico atendería muchos pacientes y un mismo paciente podría ser
atendido por varios médicos. Varios registros de la tabla de médicos se relacionarían con
varios registros de la tabla de pacientes.
Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los
identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la
fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc. A esta tabla se le denomina
TABLA DE ENLACE.

39
 Médicos Pacientes

Médico 1 Paciente 1

Médico 2 Paciente 2

Médico 3 Paciente 3

Implementar una relación varios a varios como se ve en la figura anterior, es imposible.

Para poder hacerlo, como ya se explicó, es necesario hacer uso de una tercera tabla: Tabla
de Enlace, que una a las tablas cuya relación es de varios a varios. En el entendido de que
un Médico puede atender a varios Pacientes y un Paciente puede ser atendido por varios
Médicos, podemos establecer el esquema Entidad – Relación de la siguiente manera:

Médicos Pacientes

Médico 1 Paciente 1

Médico 2 Paciente 2

Médico 3 Paciente 3

Consultas

Consulta 1

Consulta 2
Tabla de enlace
Consulta 3

40
Crear la primera relación
Para crear relaciones en Access2000 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones,
para ello crearemos una base de datos llamada Colegio, la cual constará de 2 tablas:
Alumnos

Pagos

Estructura de la tabla Alumnos:

CodigoAlumno Autonumérico
NombreAlumno Texto
ApellidosAlumno Texto
Direccion Texto
FechaNacimiento Fecha/hora

Estructura de la tabla Pagos:

IdPago Autonumérico
CodigoAlumno Número
FechaPago Fecha/Hora
MesquePaga Texto
Valor Moneda

Relación uno a varios

Tome en cuenta, que un alumno puede realizar varios pagos, por lo que la tabla
secundaria Pagos tiene como clave foránea el campo llave de la tabla Alumnos. Las claves
foráneas sirven para enlazar tablas, es decir para establecer relaciones.
Una vez establecidas las estructuras de las tablas procedemos a relacionarlas. Para ello,
haga lo siguiente.
1. Cierre sus tablas de la Vista hoja de
datos y luego seleccione con un clic la
ficha Herramientas de datos

2. Clic en
Relaciones

41
3. En la ventana Mostrar tabla, seleccione ,con clic sostenido, las tablas que desee
relacionar,

O bien hacer clic sobre el

nombre de cada tabla y
luego presionar el botón
Agregar.

4. Clic en Agregar
5. Clic en Cerrar
6. Luego de lo cual, las tablas seleccionadas se mostrarán en el panel de relaciones.

Como la tabla Alumnos es la tabla principal, debemos empezar por ella el

establecimiento de la relación. Para ello:

42
7. Seleccione, con clic sostenido, el campo clave principal de la tabla, en este caso
CodigoAlumno y arrástrelo al campo clave foránea, es decir CodigoAlumno en la
tabla Pagos.

8. En esta ventana marque, con un clic, la casilla Exigir integridad referencial.

9. Clic en Crear

Access detecta el tipo de

relación a establecer de
acuerdo a sus claves
primaria y foranea

43
9. Luego de lo cual se mostrará la ventana Relaciones con el Modelo Entidad-Relación
y el tipo de relación establecido.

10. Cierre la ventana de Relaciones, haciendo clic en la X indicada

11. Luego confirme que Sí desea guardar los cambios y con ello las relaciones estarán
almacenadas.

44
Modificar o borrar una relación

Si hemos cometido un error al establecer una relación, o si por algún motivo necesita
modificarla, realice lo siguiente:

1. Estando en la base de datos que contiene las relaciones a modificar, active la ficha
Herramientas de base de datos.

2. Clic en Relaciones

45
3. Clic derecho en medio de la línea de la relación a modificar o borrar.

4. Clic sobre la acción que desee realizar.

4. Si, por ejemplo, ha olvidado establecer la Integridad referencial, puede hacerlo en

la ventana que se muestra.

5. Clic en Aceptar

6. Cierre la ventana de relaciones y guarde los cambios.

46
AGREGAR UNA TABLA A LA VENTANA RELACIONES

Suele suceder que cuando agregamos tablas a la ventana de relaciones, cerramos la

ventana Mostrar tabla y al darnos cuenta nos hace falta una o mas tablas para establecer
las relaciones. En estos casos haga lo siguiente:

1. Estando en la ventana Relaciones, Presione el botón

Mostrar Tabla

2. Seleccione, con un clic, la tabla que

desea agregar (en este caso: Notas)

3. Clic en Agregar

47
4. Luego de lo cual se mostrará la ventana agregada en el panel de relaciones

48
EJERCICIO 1: FACTURACIÓN
Especificación

Se desea crear una base de datos de facturación con las siguientes

especificaciones:

Se emitirán facturas a los clientes correspondientes a los artículos que

necesiten.

Los artículos los suministrarán los proveedores.

Al precio de venta del artículo se le agregará un porcentaje de ganancia que

puede ser distinto en cada factura.

Ingrese 15 registros a cada tabla.

Creación de tablas, con sus claves principales y las relaciones entre las mismas.

Tabla Cliente Tabla Proveedor

49
Tabla Articulo

Para establecer esta llave compuesta,

seleccione ambos campos y luego presione la
llave de Clave principal.

Tabla Factura Tabla DetalleFactura

50
Modelo Entidad-Relación

Relación: Tabla Cliente - Tabla Factura

Un Cliente puede aparecer en muchas Facturas.

Relación: Tabla Factura - Tabla DetalleFactura

Una Factura puede tener muchas líneas (Detalles) de Factura

Relación: Tabla Proveedor - Tabla Artículo

Un proveedor puede abastecer de muchos Artículos.

Relación: Tabla Artículo - Tabla DetalleFactura

Un artículo puede aparecer en muchas líneas (detalles) de Factura.

51
EL TIPO DE DATO ASISTENTE PARA BÚSQUEDA

Dentro de los tipos de datos soportados por Microsoft Access, existe otra posibilidad que
es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al
hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente,
Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

Ejemplo:

Cree una base de datos llamada Membresía y una tabla llamada Clientes con la siguiente
estructura:

Para el campo Departamento

seleccione el tipo de dato Asistente
para búsquedas..

52
 Se mostrará la ventana Asistente para búsquedas, en la cual seleccionará la opción
Escribiré los valores que desee. Esto nos permitirá ingresar los valores permitidos
para este campo. En este caso ingresaremos lo nombre de los 22 departamentos
de Guatemala.

Clic en Siguiente >

Deje el número de columnas en 1
1. Sacatepéquez
2. Guatemala
3. Chimaltenango
4. Sololá
5. Totonicapan
6. Quetzaltenango
7. San Marcos
8. Retalhuleu
9. Suchitepéquez
10. Escuintla
11. Santa Rosa
12. Jutiapa
13. Jalapa
14. Chiquimula
15. Zacapa
16. El Progreso
17. Baja Verapaz
18. Quiché
19. Huehuetenango
20. Alta Verapaz
21. Izabal
22. Petén
Ingrese las opciones para
búsqueda.En este caso: los nombres de los
22 departamentos de Guatemala.
Clic en Siguiente>

53
Aquí deberá mostrarse el nombre del campo a llenar con el
asistente.

Clic en Finalizar

Como los datos

ingresados para la
búsqueda son de tipo
texto, Access lo ha
detectado y pone
automáticamente el
tipo de datos
correspondiente. En
este caso: Texto

54
Ingrese los registros correspondientes y note que al llegar al campo Departamento,
este muestra un cuadro combinado del cual usted podrá seleccionar el valor
adecuado.

55
ELIMINAR EL TIPO DE DATO ASISTENTE PARA BÚSQUEDA

Para eliminar este tipo de dato, aplicado a un campo, haga lo siguiente:

1. Abra la tabla que correspondiente en vista diseño

Si está en vista hoja de datos, puede presionar el botón Vista diseño.

Si la tabla no está abierta, haga clic derecho sobre el nombre y presione Vista
Diseño.

56
2. Seleccione el campo al cual le desactivará el Asistente para búsquedas. En este
caso: Departamento.

3. Seleccione la ficha Búsqueda

4. Elija la opción Cuadro de texto

57
 5. Salga de la Vista Diseño y confirme que Sí desea guardar los cambios hechos a la
estructura de la tabla.

Ingrese un registro más a la tabla y al llegar al campo Departamento notará que ya no

existe el asistente de búsqueda. Ahora tendrá que digitar usted el contenido para esta
columna.

58
Máscaras de entrada

Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto
y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar
algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está
formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que
separan los espacios en blanco para rellenar. La configuración de la propiedad Máscara de
entrada (InputMask) está formada por caracteres literales junto con caracteres especiales
que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa
posición. Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de
Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda.

Caracteres válidos de máscaras de entrada

Microsoft Access interpreta los caracteres de la primera sección de la definición de la

propiedad Máscara de entrada (InputMask) tal como se muestra en la tabla siguiente.
Para definir un carácter literal deberá introducirse cualquier otro carácter no incluido en la
tabla, incluidos espacios y símbolos. Para definir uno de los siguientes caracteres
como un carácter literal, deberá anteponer a dicho carácter una barra diagonal inversa
(\).

Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria; signos más [+] y menos [-] no permitidos).

9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria; signos más y menos no

permitidos).

# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se

convierten en espacios; se permiten los signos más y menos).

L Letra (A-Z, entrada obligatoria).

? Letra (A-Z, entrada opcional).

A Letra o dígito (entrada obligatoria).

a Letra o dígito (entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

59
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora. (El
carácter utilizado dependerá de lo establecido al hacer doble clic en
Configuración regional en el Panel de control de Windows).
< Convierte a minúsculas todos los caracteres que siguen.

> Convierte a mayúsculas todos los caracteres que siguen.

! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en

lugar de hacerlo de izquierda a derecha. Los caracteres escritos en la
máscara siempre la rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo
de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.

\ Hace que el carácter que viene a continuación se muestre como carácter

literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres detallados en
esta tabla como caracteres literales (por ejemplo, \A se muestra
sencillamente como A).

Contraseña Al establecer la propiedad Máscara de entrada (InputMask) a la palabra

Contraseña, se crea un cuadro de texto de entrada de contraseña. Cualquier
carácter escrito en este cuadro de texto se almacena como tal, pero se
muestra como un asterisco (*).

Ejemplos de máscaras de entrada

La tabla siguiente muestra algunas definiciones de máscara de entrada útiles y ejemplos

de valores que pueden introducirse en ellos.

Máscara de entrada Ejemplos de valores

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999! (206) 555-0248
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

#999 -20
2000

>L????L?000L0 GREENGR339M3
MAY R 452B7

>L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115-

60
 98115-3007

>L<?????????????? Elena
Manuel

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7

ISBN 0-13-964262-5
>LL00000-0000 DB51392-0493

Ejemplo

Cree una base de datos

con una tabla llamada
Clientes, con la
siguiente estructura:

Con un clic seleccione el campo Telefono y aplíquele una máscara de entrada (con
todos los dígitos obligatorios) 0000\-0000, esto para que al ingresar el número
telefónico nos muestre ____-_____.

61
REGLAS DE VALIDACIÓN

Una Regla de validación es una condición que debe cumplir el dato introducido para que
sea aceptado. Por ejemplo, para un campo Edad se puede forzar a que el valor introducido
esté comprendido entre 18 y 65 años con una expresión como >=18 y <=65. Cuando
establecemos una regla de validación es importante indicarle al usuario, mediante un
texto, los valores validos para el campo en cuestión. A dicho texto se le conoce como
Texto de validación.

Un texto de validación es Un mensaje que Access mostrará al usuario cuando intente

introducir un valor no permitido por una regla de validación. Para el ejemplo anterior
podría ser algo como "La edad debe estar comprendida entre 18 y 65 años.".

Estableciendo una regla y texto de validación

Para establecer una regla de validación a un campo, haga lo siguiente:

1. Seleccione, con un clic, el campo a validar. En este caso: Edad.

2. Clic a la derecha de la opción Regla de validación (de la ficha General). Aquí

ingrese la condición que deberán cumplir los datos válidos ingresados en este

62
 campo. Para este ejemplo se requiere que los estudiantes tengan al menos 7 años
Y que no excedan de 18.

3. Ingrese el texto de validación, en este caso: La edad

deber ser mayor o igual a 7 años y menor que 18
años.

4. Guarde el diseño de su tabla.

5. Cuando usted ingrese un dato no válido para el campo validado, se mostrará una
ventana de error con el mensaje que se introdujo en el texto de validación. Veinte
no es una edad válida.

63
CONSULTAS

En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de registros de
tablas creadas con Access2007.

Tipos de consultas.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla
o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen condiciones específicas.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran únicamente los datos que le especificamos.
Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se
podrá hacer según la consulta).

Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temática por ser las que
más se utilizan.

Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros en una sola operación. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas.

Crear consultas de selección.

Para crear una consulta de selección, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Para ejemplificar

usaremos una tabla llamada Alumnos, la cual tiene la siguiente estructura:

64
y los siguientes registros:

2. Clic en la lista Crear

3. Clic en Diseño de consultas

65
4. En la ventana Mostrar tabla, seleccione la tabla o tablas que desea consultar

5. Clic en Agregar

6. Clic en Cerrar

66
 7. Luego estará dentro del entorno de consultas de Access

Aquí se muestran las tablas

agregadas para la consulta.

8. Seleccione y
arrastre, hacia
la fila Campo,
los campos de
la tabla que
desea mostrar
en la consulta.
En este caso
arrastraremos
todos los
campos de la
tabla.

67
 Estas casillas nos permiten
mostrar u ocultar los campos en
una consulta.

9. Suponga que deseamos una consulta que solo muestre los registros de los alumnos
de Tercero Básico. Para ello establecemos la condición (las condicione en Access se
conocen como Criterios) en el campo o campos donde corresponda, es decir en la
columna Grado. La condición será =Tercero Básico (sin comillas).

10. Luego de establecer el o los criterios, ejecutamos la consulta presionando el

botón ejecutar.

68
 11. Al hacerlo se mostrará la tabla consultada con los registros que cumplen el criterio
establecido.

La consulta muestra solo los

registros de los alumnos de Tercero
Básico.

Volver a la vista Diseño de consulta

Si luego de ejecutar una consulta, deseamos hacerle una modificación, podemos

presionar el botón Ver.

69
 Al hacerlo se mostrará la consulta en vista diseño con lo cual podrá hacerle las
modificaciones que considere necesarias.

Siempre que diseñe o ejecute

consultas, verifique que se encuentra
en la cinta Diseño.

Cerrar y guardar una consulta

Para realizar las dos acciones a la vez, presione el botón Cerrar de la ventana de
consultas

70
Clic en Sí para guardar la consulta

Ingrese el nombre que desea para la consulta y luego presione Aceptar

Al hacerlo, se mostrará el nombre de su consulta en esta ubicación

Si no se muestra su
consulta, presione aquí

71
Operadores Relacionales

Estos operadores son necesarios para construir las consultas (criterios) que deberán
cumplir los registros que deseamos consultar. Dichos operadores se listan a continuación:

> mayor que

< menor que
>= mayor o igual que
<= menor o igual que
<> diferente que
= igual que
Entre

Ejemplo 2

Tomando como referencia la tabla del ejemplo anterior: Alumnos, crearemos una consulta
que nos muestre los alumnos cuya edad es mayo de 17 años (> 17). La condición
corresponde establecerla en la fila Criterios, columna Edad.

Puede borrar y
agregar criterios
tantas veces
como desee.

72
Consultas con más de una condición

Cuando deseamos consultar registros de una tabla que cumplan con más de una
condición, debemos tener cuidado de identificar si las condiciones estarán conectadas con
Y o con O.

Uso de condiciones Y

Suponga que deseamos consultar nuestra tabla Alumnos de tal manera que se muestren
únicamente los registros de alumnos de Tercero Básico cuya edad sea menor que 18. En
este caso deben cumplirse ambas condiciones:

Grado = Tercero Básico Y Edad < 18

Microsoft Access identifica las condiciones tipo Y, cuando todas (las condiciones) están
colocadas en la fila Criterios.

 En una base de datos puede haber tantas consultas como sea necesario

73
 Ejecute la consulta y note que se mostrarán solo los registros de la tabla que cumplen
ambas condiciones.

Uso de condiciones O

Podemos utilizar este tipo de condiciones cuando deseamos una consulta que muestre los
registros que cumplan cualquiera de las condiciones (no necesariamente todas). Para
establecer condiciones O, utilizamos a partir de la fila O del diseño de consultas. Cada
criterio O debe digitarse en una Fila distinta.

Ejemplo. Deseamos una consulta que muestre los alumnos mayores de 16 años O que
sean de Segundo Básico.

Las condiciones O, para distintos

campos, siempre van en una fila
distinta.

Filas O

74
Al ejecutar la consulta se mostrarán los registros que cumplen una u otra condición.

Consultas de acción.

Como se dijo, este tipo de consultas se utilizan para realizar cambios a los registros en
una sola operación. Existen varios tipos de consultas de acción:

De eliminación
De actualización
De datos anexados y de creación de tablas.

Consulta de eliminación

Como su nombre lo indica, este tipo de consultas nos permiten la eliminación de los
registros de una tabla que cumplen con ciertas condiciones.

Ejemplo: Se desea una consulta para eliminar de la tabla Alumnos, a todos aquellos
estudiantes que retiraron su papelería del colegio. La estructura de la tabla es la siguiente:

75
La tabla tiene los siguientes registros:

Entre al entorno de consultas como se explicó anteriormente

1. Seleccione o
arrastre el o los
campos que
determinaran la
eliminación de
registros (en este
caso: Reinscrito)
Note que cada columna de
la fila Campo le permite
seleccionar los campos de
su tabla sin necesidad de
arrastrarlos.

76
2. Seleccione, con un clic, la opción Eliminar

3. Establezca el criterio que

considere. Para este
ejemplo, como deseamos
eliminar los registros
cuyos campos Reinscrito
estén vacíos, lo
indicaremos
estableciendo la condición
=0 (igual a cero). Para
Access un campo de tipo
Sí/No puede tomar sólo
uno de dos valores a la
vez: -1 indica Sí y 0 indica
No.

77
 4. Luego ejecutamos la consulta, haciendo clic en…

5. Si sus criterios de eliminación están correctos, se mostrará la ventana de

confirmación para borrar los registros que cumplan la condición establecida.
Presione Sí, para dar de baja a los registros.

78
 6. Abra su tabla, y como podrá verificar, los registros de los alumnos que no estaban
reinscritos, fueron eliminados.

Consulta de actualización

Este tipo de consultas nos permiten modificar los registros cuyos campos cumplan con los
criterios establecidos. Veamos esto con un ejemplo.

Suponga la tabla Supermercado con la siguiente estructura:

Y estos registros:

79
Asuma que por alza al combustible, es necesario incrementar los precios de todos los
productos en un 20%. Para ello, realice lo siguiente:

1. Ingrese al entorno de diseño de consultas.

2. Agregue la tabla a consultar (en este caso: Supermercado)

Cuando una expresión involucra el nombre

de un campo de una tabla, este se encierra
entre corchetes.

3. Seleccione el campo a modificar: Para este ejemplo Precio.

4. Ingrese la expresión que incrementará el precio en la fila Actualizar a:

[Precio] * 1.2

80
Note que como el aumento se hará a todos los productos sin distinción alguna, no hemos
establecido ningún criterio.

Si observa este mensaje de advertencia, presione el botón Opciones…

De lo contrario haga clic en Ejecutar

81
Al hacerlo, se mostrará esta ventana. Seleccione la opción Habilitar este contenido

Clic en Aceptar

Haga clic en Sí para guardar la consulta.

Ahora ejecútela,
haciendo doble
clic en el nombre
de la consulta

82
Al hacerlo se mostrará un mensaje indicando que la ejecución de la consulta
modificará los registros de la tabla sobre la cual se basa la consulta. Haga clic en Sí
para que la consulta actualice los datos.

Al mostrarse este aviso, haga clic en Sí

Abra su tabla en vista hoja de datos, haciendo doble clic sobre el nombre de su
tabla

83
 Note que los precios ahora se han incrementado en un 20%

Tenga cuidado de no ejecutar más de una vez una consulta de

actualización. Cada vez que lo haga se modificarán los datos de la tabla.

Consulta de actualización con criterio

En el ejemplo anterior se necesitaba una consulta que incrementara los precios de todos
los productos y por ello no se utilizó ninguna condición para excluir a algún producto.
Suponga que, ahora, necesitamos hacer un descuento del 10% a todos los productos
cuyos precios son mayores que Q10.00 y menores que Q20.00. Usaremos, nuevamente, la
tabla Supermercado.

84
 1. Entre al entorno de diseño de consultas

2. En Actualizar a:
digite la expresión
cuyo cálculo
sustiuirá los datos
del campo indicado
(en este caso
Precio). La expresión
es:
[Precio] – [Precio] * 0.10

Las condiciones que debe cumplir Precio es que: Sea mayo que Q10.00 y menor que
Q20.00, o sea una dos condiciones conectadas por Y.

Si no se muestra el mensaje:

85
3. Haga clic en Ejecutar

4. Clic en Sí

5. Cierre la ventana de diseño de consultas.

6. Abra su tabla en vista hoja de datos,

haciendo doble clic sobre el nombre de la
misma.

86
 7. Y como podrá observar, el 10% de descuento sólo se aplicó, en este caso, a los tres
productos cuyos precios cumplieron la condición compuesta de ser mayores que
Q10.00 y menores que Q20.00

Antes de aplicar el 10% de descuento

Después de ejecutar la consulta del descuento (solo estos tres pecios cumplieron con las
condiciones impuestas)

87
Consulta de tablas de referencias cruzadas

Una consulta de referencias cruzadas es aquella que nos permite visualizar los datos en
filas y en columnas, estilo tabla, por ejemplo:

Si tenemos una tabla de productos y otra tabla de pedidos, podemos visualizar el total
de productos pedidos por año para un artículo determinado. Veamos esto:

Suponga las tablas:

Relacionadas de esta manera (uno a varios ---un vendedor puede hacer varias ventas--):

88
Y estos datos:

Si queremos saber el total ventas por mes de cada vendedor, creamos una consulta de
tabla de referencia cruzada. Para ello, haga lo siguiente:

1. Cree una consulta en vista diseño

2. Seleccione, con clic sostenido, las

tablas que servirán para crear la
consulta (en este caso las dos
tablas de la base de datos)

3. Clic en Agregar

4. Luego, clic en Cerrar

89
5. Se mostrarán sus tablas relacionadas en el entorno de consultas.

6. Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas, presionamos General

7. Al hacerlo se mostrarán estas filas en

la parte inferior del entorno de
consultas.

90
Tome en cuenta que para crear este tipo de consultas debe especificar uno o más
encabezados de fila, un encabezado de columna y un valor.

8. Deseamos que se muestre el código de vendedor y el nombre (estos

serán los encabezados de fila). Seleccione la opción encabezado de
fila de la fila Tab ref cruz:

9. Deseamos el total de ventas por Mes

(este será el encabezado de columna)

10. ValorVenta será el campo valor que deseamos sumar

91
11. Ejecute la consulta, presionando el botón Ejecutar

12. Luego de lo cual se mostrará la consulta, mostrando el total de ventas

por mes por cada vendedor.

92
Abrir una consulta en vista diseño

Si usted desea abrir una consulta, previamente creada, haga lo siguiente:

1. clic derecho en el nombre de la consulta.

2. Clic en Vista Diseño

3. Luego de lo cual se mostrará su consulta en Vista Diseño en la cual si lo desea

podrá modificarla.

93
Campos calculados en consultas

Un campo calculado es aquel que, mediante una expresión aritmética, lógica o de

texto, toma su valor de otros campos de una tabla. . Un campo calculado, además
de una expresión que le dé un valor, necesita un encabezado con el cual mostrarse
en la consulta. La forma de escribir correctamente un campo calculado es:

Encabezado: expresión

Por ejemplo: Considere las tablas:

Relacionadas de esta manera (Uno a varios –un empleado puede recibir varios pagos--)

94
Y con esta información

Cree una consulta en vista diseño que incluya las dos tablas

Incluya en la consulta los campos, de cada tabla, que considere necesarios (en este
caso: NombreEmpleado, ApellidoEmpleados, Mes, HorasLaboradas, SueldoHora

95
Deseamos calcular el Sueldo Líquido el cual se obtiene del producto entre
HorasLaboradas y SueldoHora. Así:

Sueldo Líquido: HorasLaboradas * SueldoHora

Encabezado Expresión

Los campos calculados, al igual que el resto

de campos, deben ir en la fila campo

Ejecute la consulta

96
 Al hacerlo se mostrarán los campos seleccionados incluyendo el campo calculado
con su correspondiente encabezado.

Cambiar los encabezados de las consultas

Si los nombre de los campos de una o más tablas no son lo suficientemente descriptivos
para mostrar los encabezados de una tabla, podemos reescribirlos (sin que esto signifique
que se alterarán los nombre originales de los campos de las tablas).

Por ejemplo: si considera que el campo SueldoHora debe mostrarse con un encabezado
más adecuado, procedemos así:

En la fila Campo de la columna que corresponda al campo cuyo encabezado modficaremos

(en este caso SueldoHora), digitamos :

Primero en encabezado (incluyendo espacios) luego : y por último el campo que

proporcionará el dato.

Sueldo Por Hora: SueldoHora

97
Ejecute la consulta y note que el encabezado que muestra el campo SueldoHora es
Sueldo Por Hora

98
Consultas parametricas

Una consulta de este tipo es aquella en la que al momento de ejecutarla se nos pide el
ingreso de un dato, necesario para la consulta.

Ejemplo:

Creamos una consulta sobre la tabla Supermercado del ejemplo anterior la cual nos
permitirá ver los productos cuyas fechas de vencimiento sean mayores que la fecha
ingresada.

Estando dentro del entorno de consultas (Vista diseño), establezca la variable de

parámetro (el nombre de esta variable queda a su criterio) en la fila Criterios y la
columna del campo que corresponda. En este caso el criterio es que el campo
FechaVencimiento > [fecha]

No olvide que la variable del

parámetro se encierra entre
corchetes.

99
Al ejecutar la consulta se mostrará una pequeña ventana solicitando el valor del
parámetro (en este caso será una fecha)

Ingrese el dato requerido (en este caso una fecha) y presione Aceptar

La consulta mostrará los datos de los productos cuya fecha de vencimiento es

mayor que 12/12/2008

100
Formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros de una
tabla o consulta.
Aquí veremos cómo crear un formulario y manejarlo para la edición de registros de tablas
creadas con Access2007. Para ilustrar los pasos para la creación de formularios
retomaremos las tablas Supermercado y Ventas, cuyas estructuras se muestran a
continuación:

Entre la tabla Supermercado y la tabla Ventas hay una relación uno a varios

101
Para crear un formulario:

1. Seleccione, con un clic, la tabla a la cual le creará el formulario ( en este caso,

Supermercado)

2. Seleccione la lista Crear

3. Clic en Formulario

102
 4. Luego se mostrará el formulario de la tabla seleccionada. En este ejemplo, Access
ha detectado que la tabla Supermercado está relacionada con la tabla Ventas y por
ello la ha incluido como sección de detalle.

Sección de
Encabezado (tabla
principal)

Sección de detalle
(tabla secundaria)

Observación: Un formulario presenta una sección de encabezado y una de detalle

cuando hay tablas relacionadas.

Toda información que usted ingrese en un formulario, se traslada de inmediato a las

tablas correspondientes.

103
Cambiando el aspecto de un formulario

1. Podemos cambiar el aspecto de nuestro formulario, presionando el botón de

Autoformato.

2. Se mostrarán varios diseños, de lo cuales elegirá, con un clic, el que sea de su

agrado.

104
3. Al hacerlo, el formulario tomará otro aspecto.

4. Si lo desea, ingrese datos en su formulario y al terminar de usarlo ciérrelo,

haciendo clic en X

5. Confirme que Sí desea guardar los cambios, asigne un

nombre para su formulario. Y estará almacenado.

105
Informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se
puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su
diseño una vez creado.

Veamos un ejemplo:

Suponga la tabla Ventas con la siguiente estructura:

Y estos datos

106
Crearemos un informe siguiendo estos pasos:

1. Clic en la ficha Crear

2. Clic en Asistente para

informes

3. Seleccione la tabla (o tablas) de la cual se obtendrán los datos para el informe (en
este caso Ventas)

107
4. Clic en este botón >> para indicarle al asistente que deseamos que el informe
muestre todos los campos de la tabla.

Si no desea que el informe muestre

todos los campos, seleccione, uno a uno,
el que desee y luego presione este botón

5. Clic en Siguiente >

6. Si deseamos
agrupar los datas
en el informe
(como suele
suceder),
seleccione el
campo por el cual
se agrupará la
información. En
este caso por
TipoPago, por lo
que deberá
seleccionarlo con
un clic.

7. Clic en el botón > para

establece el nivel de
agrupamiento

8. Clic en Siguiente >

108
9. Deseamos que el informe esté ordenado por el campo IdVenta, por lo que
seleccionamos dicho campo.

10. Clic en Siguiente >

11. Elija la forma en que aparecerán distribuidos los datos en su informe ( si lo prefiere
deje seleccionada la opción pre-establecida)

12. Clic en Siguiente >

109
13. Si lo desea, puede seleccionar el estilo que más le guste, navegue la lista de
opciones y seleccione con un clic la que sea de su agrado.

Aquí tendrá una vista previa del

estilo seleccionado

14. Clic en Siguiente >

15. Si le parece (es opcional), puede cambiar el título de su informe. Por defecto, el
título del informe es el nombre de la tabla de la cual obtendrá los datos

16. Clic en Finalizar

110
 17. Luego de lo cual se mostrará el informe (en vista previa). Note que los datos están
agrupados por tipo de pago.

Recuerde que la realización

de un informe tiene como
finalidad IMPRIMIRLO

Palabras de despedida

Estoy absolutamente convencido de que el libro que hoy termina de leer (y poner en
práctica) le ha enseñado el manejo básico de las bases de datos en Microsoft Access 2007,
de una manera amena y sin el rigor, clásico, de los libros sobre este tema.

Siga aprendiendo, investigando, empeñándose en ser cada día una persona competente.
¡Mil gracias!
Atentamente,

Marco Antonio del Cid

111