Anda di halaman 1dari 6

PRUEBA DE CARGO Y PRUEBA DE DESCARGO

¿Qué son las Pruebas de Cargo?

La comunicación de Pruebas de Cargo de auditoría es el proceso por el cual, el


auditor jefe (o encargado) hace conocer a los funcionarios responsables de la
entidad auditada a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus
comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación
oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar información
útil y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su
momento, la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema
de control interno de la entidad.

La comunicación de Pruebas de Cargo también es conocida como


Comunicación de Observaciones. Es la que el auditor encargado, durante el
proceso de auditoría debe comunicar oportunamente indicando las
observaciones a los funcionarios y servidores de la entidad examinada
comprendidos en los hechos observados, a fin de que en un plazo perentorio
establecido presenten sus descargos sustentados documentariamente, para su
oportuna evaluación y consideración en el informe correspondiente.

Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados como resultado de


la aplicación de los procedimientos de auditoría.

Las observaciones fundamentan las conclusiones y recomendaciones del


informe, y deben cumplir los requisitos siguientes:

 Estar basadas en hechos y respalda


 Dar con evidencias.
 Ser objetivas.

Estar fundamentadas en una labor suficiente que sirva de soporte para las
conclusiones y recomendaciones.

El auditor debe desarrollar sus Observaciones que constarán en los papeles de


trabajo, debidamente referenciados y documentados.

Las Observaciones en la auditoría financiera se definen como asuntos que


llaman la atención del auditor y que, en su opinión, deben comunicarse a la
entidad ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en
forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar
información financiera confiable y consistente, en relación con las aseveraciones
efectuadas por la administración en los estados financieros.
Las Observaciones de auditoría pueden referirse a diversos aspectos de la
estructura del control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de
contabilidad o procedimientos de control.

Los atributos de la Observación a tenerse en cuenta en el Informe de Auditoría


son cuatro:

1. Condición.- Está constituida por la situación actual. “Lo que es".

2. Criterio.- Está representada por la norma o la unidad de medida que se


compara con la Condición. "Lo que debe ser". Causa.- Es la razón o razones por
la que ocurrió la Condición. "¿Por qué ocurrió?”. "¿Cuál es el origen?".

3. Efecto.- Es la consecuencia o el impacto posible, pasado, presente o futuro


(cuando sea aplicable). "¿Qué ocasiona?". "¿Cuál es el efecto?".

¿Qué son las Pruebas de Descargo?

Este documento tiene por objeto hacer de conocimiento a la entidad de las


observaciones subsistentes que dan lugar a los Descargos, después de haber
comunicado las Observaciones y haberlos validado con los cargos y comentarios
de los funcionarios de la entidad.

El Descargo tiene connotación de dar repuesta a lo cuestionado, debido al mal


uso dado a los recursos de la entidad.

Dan lugar a los Descargos, en las cuentas, la circunstancia de omitirse el


cumplimiento de cualquier disposición legal o reglamentaria que consulte
contribución, aportes o impuestos a favor del fisco u otras instituciones; o que
ordene alguna modalidad en la forma de recaudar las rentas, efectuar los
egresos o rendir las cuentas, así como en la administración de la empresa

Para enviar a los Funcionarios y empleados las pruebas de cargo el auditor tiene
que revisar lo siguiente:

DOCUMENTOS LEGALES:

 Escritura constitutiva.
 Actas de asambleas de accionistas y consejo de administración.
 Contratos celebrados.
 Contratos colectivos de trabajo.
 Leyes que afectan a la empresa.
 Situación fiscal.
 Informes dirigidos a dependencias gubernamentales.
 Informes dirigidos a Cámaras.

ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS:

 Manuales de organización.
 Políticas.
 Análisis de puestos.
 Descripción escrita y graficas de sistemas, procedimientos y métodos.
 Catálogos de formas con sus instructivos.
 Registro de firmas y autorizaciones.

REGISTROS CONTABLES:

 Manual del sistema de contabilidad general y costos.


 Descripción del sistema.
 Catalogo de cuentas e instructivo para su aplicación.
 Guía de contabilización.
 Formas, registros e informes.
 Presupuestos.
 Balance general.
 Estado de origen y aplicación de recursos.
 Estado de resultados.
 Estado de costo y de producción.
 Informe comparativo mensual y anual de ventas.
 Informe mensual y anual de ventas y costo por producto.
 Análisis comparativo mensual y anual de gastos de administración, de
ventas e indirectos.

DE GRAFICAS:

 Punto de equilibrio.
 Ventas.
 Producción.
 Compras.

GENERAL:

 Folletos de antecedentes históricos.


 Locales para oficinas, almacén, plantas, sucursales.
 Atención a clientes, empleados y proveedores.
 Forma de ejecutar una operación.
A.- INFORMACION DOCUMENTAL:

Por ejemplo reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables,


presupuestos, contratos, etc.

B.- INFORMACION SOBRE EL CAMPO DE TRABAJO:

Presentación del Auditor administrativo y sus ayudantes, pues el éxito o fracaso


de la auditoria administrativa dependerá en gran parte de la comprensión que se
logre respecto del propósito de la misma, y de la colaboración que se obtenga
de los funcionarios de la empresa en estudio. La información que podemos
obtener es organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo,
examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.
También Se aconseja visitar cada uno de los departamentos, conocer los
productos de la empresa, sus procesos productivos, sus principales mercados,
etc.

C.- ENTREVISTAS:

Es conveniente entrevistar algunas personas directamente relacionadas con la


empresa, las que deben ser seleccionadas. En ocasiones estas reuniones dan
la posibilidad de plantear problemas, descubrir definiciones en operaciones,
funciones o departamentos que están originando algunas dificultades, para que
posteriormente se ponga especial cuidado en la preparación de cuestionarios. El
estudio deberá extenderse más allá de una revisión de las políticas de la
empresa y de los procedimientos operativos que rigen la función que va a
auditarse. Deben analizarse los efectos de una nueva tecnología, sus metas y
objetivos, y la relación que tiene la función que se va a auditar en relación con
todas las operaciones de la empresa.

D.- DEFINICION DEL AREA POR INVESTIGAR.

Cuál será la materia objeto de nuestro estudio; puede ser toda la empresa o
bien, concretarse a la revisión de una función específica, un departamento o
sección. Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de
formarnos una idea más clara d los problemas desde su origen. Hay vario
criterios para determinar el “área”: existen casos en los cuales se toma como
base para la auditoria el “proceso administrativo”; en otras, la revisión se hace a
base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos, y por último,
combinaciones de los anteriores. Entre otras preguntas que conviene se formule
el auditor están:
¿Cuáles son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?
¿Porque es necesario estudiar cada uno de los mismos?

 ¿Cuándo habrá de efectuarse el estudio para que rinda resultados


óptimos?
 ¿Por dónde empezar?

E.- TRABAJO A DESARROLLAR.

El auditor administrativo necesita:

 Cuestionarios ( Quien lo hace?, Que está haciendo?, Donde se hace?,


Como se hace?, Cuando se hace?, Porque se hace?
 Comentarios y sugerencias.
 Hojas de análisis y papelería necesaria.

F.- METODOS DE ANALISIS: TECNICA APLICACIÓN

Organigramas Representar la estructura de un organismo social, se clasifican:


contenido-ámbito de aplicación-presentación. Cuadro de distribución del trabajo
Estudiar la posibilidad de reestructurar la organización con el fin de lograr más
fácilmente los objetivos Graficas de flujo Representar el flujo de las operaciones,
por ejemplo: operaciones-formas-hombres-productos, etc. Graficas de
distribución Representar el bosquejo del área física de trabajo, puede ser para:
maquinariaequipo-área de trabajo. Graficas estadísticas Resumir las relaciones
numéricas y cronológicas. Graficas de programación Planear y controlar un
conjunto complejo de actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: grafica de
Gantt, PERT-CPM. Arboles de decisiones Preparar una matriz de resultados con
valores esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un
futuro incierto. Muestreo Inferencias acerca de las características de población
con grados específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados-
muestreo de trabajo-control de inventarios auditorios. Números índice Medir con
respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen de operaciones, errores,
costos, ausencias, y otras variables, en un periodo determinado con fines de
control de operaciones- auditoria administrativa, comprobar validez y
confiabilidad de la información. Punto de equilibrio Proveer información que
ayude al control de los costos y subraye la importancia del volumen de ventas.

¿Por qué el auditor debe remitir Pruebas de Cargos?

La comunicación de Pruebas de Cargo de auditoría es el proceso por el cual, el


auditor jefe (o encargado) hace conocer a los funcionarios responsables de la
entidad auditada a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus
comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación
oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar
información útil y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite
recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las
operaciones y en el sistema de control interno de la entidad. La comunicación de
Pruebas de Cargo también es conocida como Comunicación de Observaciones.
Es la que el auditor encargado, durante el proceso de auditoría debe comunicar
oportunamente indicando las observaciones a los funcionarios y servidores de la
entidad examinada comprendidos en los hechos observados, a fin de que en un
plazo perentorio establecido presenten sus descargos sustentados
documentariamente, para su oportuna evaluación y consideración en el informe
correspondiente. Las observaciones se refieren a los hallazgos determinados
como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría.

¿Quiénes realizan las Pruebas de Descargo?

Este documento tiene por objeto dar respuesta a lo cuestionado después de


haberle validados con los cargos.

Esta prueba de descargo debe dar respuesta sustentada del mal uso dado o no
de los recursos de la empresa