LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR : 061/7083/SJ
TANGGAL : 30 Desember 2015

ym

0
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang
mengamanatkan bahwa penyelenggaraan penataan ruang dilaksanakan secara hierarkis
dan komplementaris, mulai dari tingkat nasional hingga tingkat daerah. Untuk
mewujudkan hal tersebut, maka koordinasi lintas sektor, lintas wilayah, dan lintas
pemangku kepentingan dalam penyelenggaraan penataan ruang menjadi sangat penting.
Mengingat pentingnya masalah koordinasi, maka terkait dengan upaya peningkatan
kualitas penyelenggaraan penataan ruang daerah, Peraturan Menteri Dalam Negeri
(Permendagri) Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang
Daerah telah mengamanatkan pembentukan Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah
(BKPRD).
BKPRD merupakan badan yang bersifat ad hoc, dibentuk untuk mendukung
pelaksanaan Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang di provinsi
dan kabupaten/kota. Badan ini mempunyai fungsi membantu pelaksanaan tugas
Gubernur dan Bupati/Walikota dalam koordinasi penataan ruang di daerah. Dengan kata
lain, keberadaan BKPRD sangat diperlukan untuk optimalisasi koordinasi
penyelenggaraan pemerintahan di bidang penataan ruang.
Namun demikian, dalam kurun waktu kurang lebih 5 (lima) tahun sejak
dikeluarkannya Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 hingga saat ini, berdasarkan laporan
daerah dan evaluasi yang dilakukan oleh Kementerian Dalam Negeri, BKPRD masih
sering dihadapkan pada persoalan kurang efektif dan efisiennya hubungan kerja antar
organ BKPRD. Hal ini disebabkan antara lain belum adanya standar dan tata kerja baku
yang secara rinci mengatur hubungan kerja tersebut. Akibatnya mekanisme kerja BKPRD
kurang berjalan optimal, yang diindikasikan dengan kurang cepatnya penanganan
konflik/masalah dan proses pengambilan keputusan. Di samping itu, beberapa fungsi
keorganisasian BKPRD dinilai kurang berjalan dengan optimal, seperti fungsi
dokumentasi, fungsi informasi, serta fungsi perencanaan.
Untuk itu dalam upaya meningkatkan kualitas dan efektivitas kinerja BKPRD dan
untuk memenuhi tuntutan akan peran dan fungsinya yang lebih besar, daerah perlu
didorong untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD.
Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar
Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota
disebutkan bahwa SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai
proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Untuk itulah Pedoman
Penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD ini disusun dengan harapan dapat dijadikan
sebagai panduan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD masing-
masing.

1.1 Tujuan dan Sasaran

1.2.1 Tujuan
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan
BKPRD ini ditujukan sebagai acuan bagi daerah dalam penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.

1.2.2 Sasaran
Sasaran dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Kesekretariatan BKPRD ini adalah:
a. Tersedianya panduan/acuan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan
BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota; dan
b. Tersusunnya SOP Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota berupa
standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat
administratif dengan bentuk penuangan SOP berupa uraian dan diagram alur.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Kesekretariatan BKPRD ini meliputi pengaturan tata kerja BKPRD, khususnya terkait
dengan fungsi administrasi dan pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan BKPRD serta
contoh penyusunan SOP.
 BAB II
STRUKTUR ORGANISASI BKPRD

Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi

Penataan Ruang Daerah. Susunan keanggotaan BKPRD Provinsi terdiri atas:
a. Penanggung jawab : Gubernur dan Wakil Gubernur;
b. Ketua : Sekretaris Daerah Provinsi;
c. Sekretaris : Kepala Bappeda Provinsi;
d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan daerah.

Susunan keanggotaan BKPRD Kabupaten/Kota terdiri atas:

a. Penanggung jawab : Bupati dan Wakil Bupati/Walikota dan Wakil Walikota;
b. Ketua : Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota;
c. Sekretaris : Kepala Bappeda Kabupaten/Kota;
d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan daerah.

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, secara operasional BKPRD dibantu oleh:
a. Sekretariat BKPRD, yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada
Sekretaris BKPRD.
b. Kelompok Kerja (Pokja), yang terdiri dari:
(1) Pokja Perencanaan Tata Ruang
Kelompok Kerja Perencanaan Tata Ruang diketuai oleh Kepala Bidang pada
Bappeda yang membidangi penataan ruang.
(2) Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang
Kelompok Kerja pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang diketuai oleh
Kepala Bidang atau Kepala Sub Dinas pada Dinas yang membidangi penataan
ruang.
Dalam pelaksanaan tugasnya, kedua kelompok kerja ini bertanggung jawab kepada
Ketua BKPRD.
c. Untuk menangani penyelesaian masalah-masalah yang bersifat khusus, BKPRD
dapat menggunakan tenaga ahli yang diperlukan, serta dapat membentuk tim teknis
sesuai dengan kebutuhan daerah.
Adapun struktur organisasi BKPRD dapat dilihat pada Gambar 1.
 PENANGGUNG JAWAB
BKPRD

KETUA BKPRD

SEKRETARIS

SEKRETARIAT

ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA

KETUA POKJA KETUA POKJA

I II
WAKIL KETUA WAKIL KETUA
SEKRETARIS SEKRETARIS
POKJA POKJA

ANGGOTA ANGGOTA
POKJA POKJA

Keterangan:
: Garis komando dan tanggung jawab
: Garis koordinasi
Pokja I : Pokja Perencanaan Tata Ruang
Pokja II : Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang

Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD

 BAB III
TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD

Tata kerja adalah cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil
guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal, sedangkan kesekretariatan
adalah segala pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Tata kerja
kesekretariatan BKPRD merupakan serangkaian petunjuk tertulis mengenai proses
penyelenggaraan tugas yang dilakukan oleh Sekretariat BKPRD.
Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi
Penataan Ruang Daerah disebutkan bahwa Sekretariat BKPRD secara umum
mempunyai tugas sebagai berikut:
a. menyiapkan bahan dalam rangka kelancaran tugas BKPRD;
b. menyusun jadwal dan agenda kerja BKPRD;
c. melakukan fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD;
d. mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD;
e. mengolah data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD;
f. menyiapkan dan mengembangkan informasi tata ruang;
g. menyiapkan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang; dan
h. menerima pengaduan dari masyarakat berkaitan dengan terjadinya pelanggaran
dalam penyelenggaraan penataan ruang.
Terkait dengan pelaksanaan tugas sekretariat sebagaimana tersebut di atas,
terdapat norma dan/atau prosedur yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan tugas
tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien yaitu naskah dinas dan tata persuratan;
forum-forum pertemuan; penyusunan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang
daerah; dokumentasi dan informasi.

3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan

Pemahaman seluruh anggota sekretariat terhadap Naskah Dinas dan Tata
Persuratan sangat diperlukan untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas-tugas
sekretariat.

3.1.1. Naskah Dinas

Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam
rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Naskah dinas dalam lingkup BKPRD terdiri dari:
1. Surat masuk, surat keluar, dan surat internal BKPRD
a. Surat masuk: surat yang dikirimkan para pemangku kepentingan (stakeholder) di
luar struktur organisasi BKPRD kepada pihak-pihak yang termasuk dalam
struktur organisasi BKPRD, dengan perihal yang berkaitan dengan koordinasi
penataan ruang daerah.
b. Surat keluar: surat yang dikirimkan oleh pihak yang termasuk dalam struktur
organisasi BKPRD ke semua pihak diluar struktur organisasi BKPRD dengan
perihal yang berkaitan erat dengan koordinasi penataan ruang.
c. Surat internal/surat dinas: surat yang dikirimkan oleh pihak-pihak yang termasuk
dalam struktur organisasi BKPRD kepada salah satu atau semua pihak yang
termasuk dalam struktur organisasi BKPRD.
2. Laporan BKPRD
Laporan BKPRD merupakan rekaman/kompilasi hasil pelaksanaan penataan ruang
daerah, yang disampaikan secara periodik dan berjenjang, dari Bupati/Walikota
kepada Gubernur, dan dari Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri. Secara rinci
mengenai laporan BKPRD akan diuraikan pada subbab 3.5.

3.1.2. Tata Cara Persuratan

Tujuan dari pengaturan tata cara persuratan adalah untuk mewujudkan tertib
administrasi persuratan dalam lingkup BKPRD sesuai dengan kaidah administrasi
persuratan yang berlaku.
Surat yang ditanggapi dan dianggap perlu untuk dibahas dalam forum/rapat
BKPRD merupakan surat yang substansinya memiliki dampak yang penting dan strategis
terhadap pencapaian tujuan penataan ruang, serta memiliki dampak besar dan penting
bagi daerah. Dalam hal surat yang disampaikan sudah sesuai dengan tujuan penataan
ruang daerah dan sesuai dengan kewenangan dari anggota BKPRD, maka sesuai
dengan asas subsidiarity (pengambilan keputusan dilakukan pada tingkatan terendah),
anggota BKPRD dimaksud dapat langsung menindaklanjuti.
Mekanisme dalam tata cara persuratan BKPRD adalah sebagai berikut:
a. Surat Masuk
Surat masuk ditindaklanjuti dengan proses sebagai berikut:
1) Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD
didisposisikan kepada Sekretaris BKPRD. Setelah memperoleh disposisi dari
Kepala Daerah atau Ketua BKPRD, Sekretaris menelaah surat dimaksud. Dalam
hal tanggapan atas surat dimaksud tidak dipandang perlu untuk dibahas melalui
proses pengambilan keputusan (forum/rapat BKPRD), maka Sekretaris Bappeda
 mendistribusikan surat masuk kepada anggota BKPRD dan/atau Ketua Pokja
sesuai dengan keperluan/substansi surat dimaksud untuk diproses lebih lanjut.

2) Dalam hal tanggapan atas substansi surat sebagaimana dimaksud pada angka ‘1’
di atas dianggap perlu dibahas melalui proses pengambilan keputusan
(forum/rapat BKPRD), Sekretaris BKPRD mengagendakan forum pertemuan,
menyusun surat undangan, dan mendistribusikannya kepada anggota BKPRD
dengan tembusan Ketua BKPRD.
3) Dalam hal surat yang didisposisikan kepada pokja dianggap perlu dibahas pada
level Pokja, maka Ketua Pokja dapat melaksanakan rapat/pertemuan dan hasilnya
dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD.
Alur selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.

SURAT
MASUK
PENANGGU
NGJAWAB
Disposisi
BKPRD

SURAT
MASUK
KETUA
BKPRD
Disposisi Disposisi

Ya Mengagendakan Mendistribusi
rapat dan kan surat Pelaks.
menyiapkan surat undangan kpd rapat
Menerima dan undangan Pokja dan
menelaah Perlu Anggota
SEKRETARI Rapat BKPRD
substansi surat
S BKPRD Mendisposisika
Tidak n surat kepada Arsip Tindak
Pokja/anggota
BKPRD sesuai
Lanjut

Perlu Ya Pelaksanaan
Rapat Rapat
POKJA
BKPRD
Tidak

Pelaksanaan
Tindak Lanjut

Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada

Penanggungjawab, Ketua, dan/atau Sekretaris BKPRD
 4) Dalam hal surat masuk hanya ditujukan kepada anggota BKPRD dan tidak
ditembuskan kepada Sekretaris BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud
meneruskan surat kepada Sekretaris BKPRD selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
kerja terhitung dari tanggal diterimanya surat. Guna menanggapi surat masuk
tersebut, anggota BKPRD yang bersangkutan dapat melakukan langkah-langkah,
sebagai berikut:
(a) Apabila substansi surat memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap
pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam
forum/rapat BKPRD, anggota BKPRD dapat menyampaikan permohonan
kepada Sekretaris BKPRD untuk mengagendakan pelaksanaan forum/rapat
BKPRD guna membahas substansi atas surat dimaksud.
(b) Apabila substansi surat tidak memiliki dampak yang penting dan strategis
terhadap pencapaian tujuan penataan ruang dan telah sesuai dengan
kewenangan dari anggota BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud dapat
langsung menyusun surat tanggapan dengan tembusan kepada Ketua dan
Sekretaris BKPRD.

Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada anggota BKPRD dapat dilihat
pada Gambar 3.

SEKRETARIS Menerima dan

BKPRD menelaah surat Tindak lanjut

a
b
Menerima dan Tindak Lanjut
ANGGOTA menelaah surat
BKPRD

SURAT MASUK

Keterangan:
a : menyampaikan permohonan kepada Sekretaris BKPRD untuk
mengagendakan forum/rapat BKPRD
b : surat langsung ditanggapi oleh Anggota BKPRD

Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD
b. Surat keluar
1) Surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku Ketua BKPRD
ditembuskan kepada Penanggungjawab BKPRD dan anggota BKPRD terkait
dengan menggunakan kop pemerintah daerah, dengan mencantumkan jabatan
struktural dan kedudukan pengirim surat dalam BKPRD yang muatannya terkait
dengan rekomendasi penyelenggaraan penataan ruang.
2) Surat keluar yang ditandatangani oleh anggota BKPRD ditembuskan kepada
Ketua BKPRD dan Sekretaris BKPRD dengan menggunakan Kop SKPD/Dinas
yang muatannya terkait dengan tugas dan fungsi SKPD.
3) Dalam hal surat keluar ditandatangani oleh Kepala Bappeda atas nama Ketua
BKPRD, menggunakan Kop Bappeda.
Alur surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.

Arsip KETUA BKPRD PIHAK YANG DITUJU

tembusan kepada BKPRD

Penanggung Jawab BKPRD

ATAU

Arsip ANGGOTA BKPRD PIHAK YANG DITUJU

BKPRD
tembusan kepada Ketua BKPRD
dan Sekretaris BKPRD

Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar

c. Surat Internal
Surat internal merupakan surat yang berasal dari anggota BKPRD yang ditujukan
kepada anggota BKPRD lainnya. Surat internal menggunakan kop surat masing-
masing instansi dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim
surat dalam BKPRD, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua BKPRD.

d. Pengarsipan
Semua surat masuk dan surat keluar BKPRD diarsip oleh Sekretariat BKPRD dan
anggota BKPRD yang menerima/terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat

Penyampaian pengaduan masyarakat merupakan salah satu bentuk pelaksanaan
peran masyarakat, sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 68
Tahun 2010 tentang Bentuk dan Tata Cara Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang.
Lingkup masyarakat yang dimaksud adalah orang perseorangan, kelompok orang
termasuk masyarakat adat, korporasi, dan/atau pemangku kepentingan non pemerintah
lain dalam penataan ruang.
Adapun bentuk penyampaian pengaduan dapat dilakukan melalui media
komunikasi dan pengaduan secara langsung. Media komunikasi yang dapat digunakan
terdiri dari media cetak (antara lain: surat kabar, tabloid, majalah, selebaran, brosur, dan
pamflet), media elektronik (antara lain: siaran radio, siaran televisi, dan website), dan
media komunikasi lainnya (antara lain: sms, hotline, kotak pos).
Penyampaian pengaduan secara langsung dapat dilakukan oleh masyarakat
dengan datang secara langsung dan menyampaikan pengaduan kepada unsur BKPRD.
Pengaduan masyarakat yang perlu mendapat tanggapan/ditindaklanjuti adalah
pengaduan yang disampaikan dengan dilengkapi identitas diri yang jelas, dan disertai
dengan bukti-bukti, baik berupa berkas (hardcopy), maupun softcopy yang dapat
dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Pengaduan masyarakat secara langsung, ditangani dengan mekanisme sebagai
berikut:
a. Pengaduan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD, ditanggapi secara
langsung oleh Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD. Sekretaris BKPRD mencatat/
mendokumentasikan pengaduan tersebut dalam bentuk Notulensi dan/atau Berita
Acara, beserta dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pengaduan kepada SKPD atau anggota BKPRD, ditanggapi secara langsung oleh
anggota BKPRD yang bersangkutan serta dicatat/didokumentasikan beserta dengan
bukti-bukti pendukungnya.
c. Dalam hal pengaduan memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap
pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam
forum/rapat BKPRD, hasil dokumentasi pengaduan beserta bukti pendukung
sebagaimana dimaksud pada huruf ‘a’ dan b’ di atas, dikelola oleh Sekretaris BKPRD
sebagai bahan pembahasan dalam rapat rutin atau rapat mendesak BKPRD.

Adapun pengaduan masyarakat yang disampaikan melalui surat, penanganannya

sama dengan tata cara penanganan surat masuk pada subbab 3.1.2 huruf ‘a’. Alur
penanganan pengaduan masyarakat dapat dilihat pada Gambar 5.
 Arsip
Pengaduan Menanggapi Perlu Laporan
Laporan
/dok
Masuk rapat
Tidak
KEPALA
DAERAH Ya

Disposisi

Arsip
Pengaduan Menanggapi Perlu
Masuk
/dok Laporan
rapat
Tidak
KETUA
BKPRD Ya

Disposisi

SEKRETARIS
Menerima & Mengelola Menyiapkan
BKPRD Menelaah Rapat surat tanggapan

Ya
Pengaduan Menanggapi Perlu Laporan
POKJA/ Masuk rapat

ANGGOTA
Tidak
BKPRD
Arsip
/dok

Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat

3.3. Forum Pertemuan

Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi koordinasi, BKPRD memerlukan
pertemuan-pertemuan sebagai forum untuk pengambilan keputusan, antara lain berupa:
a) Rapat Rutin; b) Rapat Khusus; dan c) Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.
3.3.1. Rapat Rutin BKPRD
Rapat Rutin adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris
BKPRD dan dihadiri oleh unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD,
Ketua dan anggota Pokja, dan Kepala Sekretariat BKPRD. Rapat Rutin dilaksanakan
minimal satu kali dalam 3 (tiga) bulan, untuk menghasilkan rekomendasi alternatif
kebijakan penataan ruang.
Mekanisme pelaksanaan rapat rutin adalah sebagai berikut:
a. Menentukan agenda yang akan dibahas, antara lain:
1) Penyusunan program dan kegiatan;
2) Percepatan pencapaian target;
3) Implementasi pemanfaatan dan penegakan pengendalian pemanfaatan ruang;
4) Penanganan permasalahan penataan ruang;
5) Evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan; dan
b. Bahan rapat disiapkan oleh Sekretaris BKPRD. Bahan rapat harus tersedia paling
lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum penyelenggaraan rapat untuk digandakan dan
didistribusikan bersama undangan rapat.
c. Sekretaris BKPRD menyiapkan undangan paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum
hari pelaksanaan rapat.
d. Undangan ditandatangani oleh Ketua BKPRD. Apabila ketua BKPRD tidak ada di
tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris BKPRD
dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.
e. Undangan dan bahan rapat didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD paling lambat
3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat.
f. Seluruh anggota BKPRD menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang
diagendakan untuk dibahas di dalam rapat.
g. Rapat dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD.
h. Rapat rutin menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat
pelaksanaan rapat.
i. Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD melalui Ketua BKPRD melaporkan hasil Rapat
kepada Penanggung Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah
pelaksanaan Rapat.
j. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat BKPRD kepada seluruh
anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti
hasil Rapat sesuai dengan tugas dan fungsinya. Surat penyampaian hasil Rapat
diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat.
k. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD.

Alur pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD dapat dilihat pada Gambar 6.

 Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD

Secara lebih rinci mengenai uraian prosedur, pelaksana, persyaratan, waktu dan
output dari kegiatan Rapat Rutin BKPRD dituangkan dalam Contoh Matriks Alur Rapat
Rutin sebagaimana dimaksud dalam Lampiran II.

3.3.2. Rapat Khusus BKPRD

Rapat khusus adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD dan dihadiri oleh
unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD, Ketua dan anggota
Pokja, Kepala Sekretariat BKPRD, dan pihak-pihak luar yang terkait, guna membahas
permasalahan tertentu yang membutuhkan penyelesaian yang dipandang mendesak
untuk dilakukan penanganan. Rapat khusus dapat dilaksanakan atas permintaan SKPD
atau atas permintaan pihak-pihak diluar BKPRD kepada unsur BKPRD.
Tujuan pelaksanaan rapat khusus antara lain sebagai berikut:
a. Mengkaji permasalahan mendesak dan memerlukan penanganan cepat terkait dengan
penyelenggaraan penataan ruang;
b. Membahas materi penyelenggaraan penataan ruang dan isu-isu strategis penataan
ruang lain yang berada dalam lingkup tugas dan fungsi BKPRD.
Mekanisme pelaksanaan Rapat Khusus adalah sebagai berikut:
a. Bahan disiapkan dan digandakan oleh unsur SKPD pemrakarsa tanpa harus melalui
pembahasan pada Rapat Sekretariat BKPRD. Penggandaan bahan untuk Rapat
Khusus BKPRD dilakukan oleh SKPD pemrakarsa rapat sesuai dengan isu yang
akan dibahas.
b. Undangan untuk Rapat Khusus BKPRD disiapkan oleh Sekretariat BKPRD dan
ditandatangani oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD. Apabila ketua BKPRD
tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris
BKPRD dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.
c. Undangan dan bahan Rapat Khusus BKPRD didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD.
d. Seluruh peserta rapat menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan
untuk dibahas di dalam Rapat Khusus BKPRD.
e. Rapat Khusus BKPRD dipimpin oleh Ketua BKPRD.
f. Rapat khusus menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat
pelaksanaan rapat.
g. Ketua BKPRD menyampaikan rumusan hasil Rapat Khusus kepada Penanggung
Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat Khusus.
h. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat Khusus BKPRD kepada
seluruh anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk
menindaklanjuti hasil Rapat Khusus sesuai dengan tupoksinya, yang dikoordinasikan
oleh Sekretaris BKPRD. Surat penyampaian hasil Rapat Khusus diterbitkan paling
lambat 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya hasil Rapat Khusus dari Ketua atau
Sekretaris BKPRD.
i. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD.

Alur Rapat Khusus BKPRD dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD

3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD
Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) BKPRD terdiri dari Rakorda BKPRD Provinsi
dan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota. Rakorda BKPRD Provinsi adalah forum penataan
ruang tingkat daerah yang melibatkan unsur BKPRD Provinsi dan BKPRD Kabupaten/
Kota di wilayahnya. Sedangkan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota diselenggarakan
dengan melibatkan unsur BKPRD Kabupaten/Kota. Penyelenggaraan Rakorda BKPRD
dilakukan untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang daerah.
Mekanisme Rakorda BKPRD adalah sebagai berikut:
a. Dilaksanakan 1 (satu) kali setiap 1 (satu) tahun.
b. Diselenggarakan oleh Sekretariat BKPRD. Hal ini termasuk dalam menetapkan
panitia penyelenggaraan rapat untuk mengkoordinasikan pemilihan tema, tempat dan
waktu, penetapan susunan acara, penentuan narasumber, penyusunan dan distribusi
undangan, dan penyiapan kelengkapan administrasi lainnya.
c. Dibuka oleh Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, atas permohonan Sekretaris
Daerah selaku Ketua BKPRD dan ditutup oleh pejabat yang ditentukan.
d. Rakorda BKPRD Provinsi dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Provinsi, Ketua dan
Sekretaris BKPRD Kabupaten/Kota di wilayahnya, Ketua DPRD Provinsi, dan pihak-
pihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi,
Lembaga Swadaya Masyarakat).
e. Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Kabupaten/
Kota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota, dan pihak-pihak lain sesuai kebutuhan (antara
lain: Camat, tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya
Masyarakat).
f. Dalam hal diperlukan, baik Rakorda BKPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota dapat
mengundang unsur BKPRN.
Bahan-Bahan Rakorda BKPRD terdiri dari:
a. Rancangan isu-isu strategis penataan ruang yang disusun berdasarkan hasil
evaluasi tahun sebelumnya, aspirasi daerah, dan berdasarkan isu-isu aktual yang
berkembang di masyarakat.
b. Rancangan rencana kerja yang disusun untuk mengatasi isu-isu strategis di atas.
Acara Rakorda BKPRD meliputi sidang pleno dan sidang komisi dengan ketentuan
masing-masing sebagai berikut:
a. Sidang pleno I: penyampaian arahan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dan
paparan para Kepala SKPD serta narasumber lain untuk penajaman isu-isu strategis
penataan ruang yang perlu diselesaikan.
b. Sidang komisi: penjabaran isu strategis ke dalam rencana tindak lanjut dalam satu
tahun kedepan.
c. Sidang pleno II: memaparkan hasil kesepakatan sidang komisi untuk ditetapkan
menjadi hasil kesepakatan Rakorda BKPRD.

Keluaran yang dihasilkan Rakorda BKPRD adalah kesepakatan program dan

agenda kerja serta rencana tindak lanjut mengenai:
a. Perencanaan tata ruang;
b. Pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang;
c. Kelembagaan dan penyelenggaraan penataan ruang; dan
d. Isu dan permasalahan strategis yang perlu diusulkan untuk dibahas dalam forum
Rakorda BKPRD Provinsi untuk hasil Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota, dan forum
Rakornas BKPRD untuk hasil Rakorda BKPRD Provinsi.

Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD

3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN

Penyelenggaraan Rakor BKPRD sebagai salah satu forum pertemuan di daerah
secara berkala setiap tahun, perlu dilakukan secara harmonis dengan penyelenggaraan
forum pertemuan di tingkat pusat berupa Rakornas BKPRD, Rakerreg BKPRN, dan
Rakernas BKPRN. Penyelenggaraan Rakor BKPRD diharapkan dapat diselenggarakan
lebih awal dengan tujuan bahwa output Rakor BKPRD dapat menjadi input dalam
penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat, yang sejalan dengan pendekatan
bottom up dan top down.
Rangkaian kegiatan diawali dengan penyusunan agenda kerja BKPRD
Kabupaten/Kota melalui penyelenggaraan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota yang
membahas isu-isu strategis dan solusi terhadap permasalahan penataan ruang
kabupaten/kota, yang akan menjadi rekomendasi Bupati/Walikota dalam pengambilan
kebijakan. Isu-isu dan permasalahan penataan ruang tersebut dapat menjadi masukan
bagi BKPRD Provinsi dalam merumuskan agenda kerja BKPRD Provinsi di samping
permasalahan penataan ruang yang dihadapi oleh pemerintah provinsi itu sendiri melalui
penyelenggaraan Rakorda BKPRD Provinsi.
Hasil dari rapat koordinasi BKPRD Provinsi yang dipandang perlu disampaikan ke
tingkat nasional untuk menjadi perhatian dan dibahas dalam agenda Rapat Koordinasi
Nasional (Rakornas) BKPRD, Rapat Kerja Regional Badan Koordinasi Penataan Ruang
Nasional (Rakerreg BKPRN), dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas BKPRN). Hasil
penyelenggaraan Rapat Koordinasi di tingkat Nasional tersebut, menjadi program/agenda
kerja Kementerian/Lembaga terkait BKPRN sesuai dengan tugas, fungsi dan
kewenangannya untuk dapat ditindaklanjuti menjadi rencana, kegiatan, dan program
strategis yang dapat diimplementasikan ke daerah. Hal inilah yang menjadi perwujudan
rangkaian siklus penyelenggaraan penataan ruang pusat dan daerah sebagaimana
disebutkan di atas.
Alur keterkaitan antara Rakor BKPRD, Rakornas BKPRD dan Rakernas BKPRN
sebagaimana dimaksud pada Gambar 9 berikut.
 4a
BKPRD Kab/Kota BKPRD Prov Raker
Regional
BKPRN
Rekomendasi Rekomendasi
2
1 Program dan agenda Program dan agenda Rakornas
BKPRD Kab/Kota BKPRD Prov BKPRD

Input/masukan 4b
3
Rakor BKPRD Rakor BKPRD
Input/ Raker Regional
masukan BKPRN
4c

Isu Strategis
Feedback
Rakernas BKPRN
Output

5
Program
Kerja

6 Tindak Lanjut
Kementerian/Lembaga

Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas BKPRN

18
Keterangan:
1. BKPRD Kabupaten/Kota melakukan penyusunan program dan agenda kerja, yang
menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Kabupaten/Kota dan dilaporkan
kepada BKPRD Provinsi.
2. BKPRD Provinsi menyusun program dan agenda kerja dengan mempertimbangkan/
mengakomodir program dan agenda kerja BKPRD Kabupaten/Kota, untuk
selanjutnya menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Provinsi.
3. Kompilasi program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota,
selanjutnya menjadi masukan bagi pelaksanaan Rakornas BKPRD.
4. a dan b  Rumusan hasil Rakornas BKPRD menjadi bahan pembahasan pada
Raker Regional BKPRN, dan selanjutnya dibahas pada Rakernas BKPRN.
c  Dalam hal Raker Regional BKPRN tidak dilaksanakan, bahan pembahasan
pembahasan pada Rakernas BKPRN menggunakan Rumusan hasil
Rakornas BKPRD pada tahun tersebut.
5. Rakernas BKPRN menghasilkan isu-isu strategis penataan ruang dan program kerja
BKPRN.
6. Hasil Rakernas BKPRN selanjutnya dilaksanakan oleh masing-masing Kementerian/
Lembaga terkait, serta menjadi bahan umpan balik/feedback bagi penyusunan
program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.

3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dalam BKPRD pada prinsipnya sedapat mungkin
dilakukan di tingkat terbawah (asas subsidiarity). Keputusan diambil dengan
mendahulukan musyawarah dan mufakat dan dilakukan secara berjenjang dari tingkatan
terendah (bottom up), yaitu dari tingkat pokja BKPRD, hingga tingkat Penanggungjawab
BKPRD sesuai dengan lingkup keputusan yang diambil.
Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat dalam Gambar 10 berikut.

Tingkat Penanggung
jawab BKPRD

Tingkat Ketua
BKPRD

Tingkat Pokja
BKPRD

Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD

19
3.4.1. Pengambilan Keputusan Tingkat Pokja
a. Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema atau isu yang sama maksimal
dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali.
b. Setiap keputusan yang diambil wajib dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui
Sekretaris BKPRD.
c. Dalam hal tidak dapat dicapai keputusan, Ketua Pokja melaporkan secara tertulis dan
meminta arahan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD, untuk dibahas di
tingkat BKPRD.

3.4.2. Pengambilan Keputusan Tingkat BKPRD

Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema/isu yang sama dilakukan maksimal
sebanyak 2 (dua) kali. Alur pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat pada Gambar
11.
 RAPAT
TINGKAT PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
PENANGGUNG
JAWAB BKPRD
Tidak

Tercapai
Kpts
Ya
Tidak
TINGKAT
KETUA RAPAT Tidak RAPAT
PENGAMBILAN Tercapai PENGAMBILAN
BKPRD KPTS I Kpts KPTS II

Ya

TINGKAT Tidak
RAPAT Tidak RAPAT
POKJA Tercapai Tercapai
PENGAMBILAN PENGAMBILAN
BKPRD KPTS I
Kpts
KPTS II Kpts

Ya Ya

KEPUTUSAN

Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD

21
 3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah
3.5.1. Tujuan Penyusunan Laporan BKPRD
Tujuan penyusunan laporan BKPRD adalah sebagai kompilasi hasil pelaksanaan
tugas-tugas di bidang koordinasi penyelenggaraan penataan ruang daerah yang telah
dilaksanakan oleh BKPRD, serta sebagai uraian rekomendasi terkait penyelenggaraan
penataan ruang daerah yang dipandang perlu untuk diputuskan dan menjadi perhatian di
tingkat yang lebih tinggi. Laporan-laporan dalam lingkup BKPRD terdiri dari:
a. Laporan BKPRD Provinsi
Berdasarkan ketentuan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman
Koordinasi Penataan Ruang Daerah, laporan BKPRD Provinsi disampaikan oleh
Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri c.q. Ditjen Bina Pembangunan Daerah untuk
melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang provinsi dan pembinaan
penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1
(satu) tahun pada bulan Mei dan September.
b. Laporan BKPRD Kabupaten/Kota
Laporan BKPRD Kabupaten/Kota disampaikan oleh Bupati/Walikota kepada
Gubernur dengan tembusan Menteri Dalam Negeri untuk melaporkan pelaksanaan
koordinasi penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua)
kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan April dan Agustus.
Adapun bagan yang memuat jadwal penyampaian laporan BKPRD dapat dilihat pada
Gambar 12.

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NO DES
V

Penyampaian Laporan Penyampaian Laporan Penyampaian Laporan Penyampaian Laporan

BKPRD Kab/Kota BKPRD Provinsi BKPRD Kab/Kota BKPRD Provinsi

Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD

3.5.2. Mekanisme Penyusunan Laporan BKPRD

Penyusunan laporan BKPRD dilakukan oleh Sekretariat BKPRD. Bahan laporan
BKPRD adalah laporan pokja, laporan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus bagi BKPRD
Provinsi), dan bahan lainnya dari anggota BKPRD yang dianggap relevan. Sekretaris
BKPRD menyusun laporan BKPRD dengan mekanisme sebagai berikut:
(1) Penyiapan kerangka laporan;
(2) Pengumpulan bahan laporan Pokja;

22
(3) Penyusunan laporan dan konfirmasi kepada setiap anggota BKPRD dan/atau Pokja
terkait;
(4) Finalisasi/penyempurnaan laporan sesuai hasil konfimasi;
(5) Penyampaian draft laporan kepada Ketua BKPRD;
(6) Perbaikan laporan (jika ada) sesuai arahan dari Ketua BKPRD paling lambat 7 (tujuh)
hari kerja setelah tanggal diterimanya arahan perbaikan; dan
(7) Penyampaian laporan BKPRD dari Ketua BKPRD kepada Mendagri (untuk BKPRD
Provinsi), atau kepada Gubernur (untuk BKPRD Kabupaten/Kota) dengan tembusan
kepada Sekretaris dan seluruh anggota BKPRD.
Alur penyusunan laporan BKPRD dapat dilihat pada Gambar 13 berikut.
 Penerimaan
MENDAGRI Laporan BKPRD
BKPRD

Disposisi Lap
BKPRD
PENANGGUNG
Kab/Kota
JAWAB BKPRD Penyampaian
Laporan
PROVINSI

KETUA Disposisi Lap

Penyampaian
BKPRD
BKPRD Laporan
Kab/Kota

Disposisi Lap Penyusunan

kerangka lap Penyusunan draft lap
SEKRETARIS BKPRD
BKPRD Kab/Kota
Koord
penyusunan
Lap BKPRD

ANGGOTA DAN KONFIRMASI &

PERSETUJUAN
POKJA BKPRD

Penyampaian lap
PENANGGUNG BKPRD Kab/Kota
JAWAB BKPRD kepada Gubernur

Penyampaian
KETUA BKPRD
KAB/KOTA

laporan

SEKRETARIAT
Pengumpulan bahan2 laporan
BKPRD
(hasil Rakor BKPRD, agenda Penyusunan draft lap
kerja BKPRD, dll),

ANGGOTA DAN Tidak Ya

Bahan Lap KONFIRMASI &
POKJA BKPRD PERSETUJUAN

24
Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota
3.5.3. Muatan Laporan BKPRD
Muatan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah sekurang-
kurangnya meliputi:
1. Latar Belakang
2. Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang
a. Permasalahan/Kendala
1) Permasalahan/Kendala Proses Perencanaan Tata Ruang
2) Permasalahan/Kendala Proses Pemanfaatan Ruang
3) Permasalahan/Kendala Proses Pengendalian Pemanfaatan Ruang
b. Upaya penyelesaian permasalahan/kendala
1) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses perencanaan tata
ruang;
2) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pemanfaatan ruang
3) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pengendalian
pemanfaatan ruang
c. Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang
3. Pelaksanaan Tugas BKPRD, pada tahap:
a. Perencanaan tata Ruang;
b. Pemanfaatan Ruang; dan
c. Pengendalian Pemanfaatan Ruang.
4. Pembinaan Penataaan Ruang Kabupaten/Kota (Khusus diisi oleh Provinsi)
5. Jadwal dan Agenda Kerja BKPRD
6. Rekomendasi
7. Kesimpulan

3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD

Menyikapi banyaknya tugas yang diemban oleh Sekretariat BKPRD, kiranya perlu
diformulasikan mengenai jenis dan pelaksanaan kegiatan BKPRD yang dituangkan
kedalam agenda kerja oleh Sekretariat BKPRD dalam siklus 1 (satu) tahun. Secara rinci,
contoh agenda kerja Sekretariat BKPRD dapat digambarkan dalam Gambar 14 di bawah
ini.

25
 Rapat Rutin

Rapat Rutin

SIKLUS
PELAKSANAAN
Rakorda KEGIATAN Pelaporan
Semester I (untuk
BKPRD kabupaten/kota)

Rapat Rutin
Pelaporan
Semester I (untuk
Pelaporan provinsi)
Semester II
(untuk provinsi)

Pelaporan Rapat Rutin

Semester II (untuk
kabupaten/kota)

Rapat Khusus
(dilaksanakan sesuai
kebutuhan)

Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD

3.7. Dokumentasi dan Informasi

Kegiatan yang diatur dalam dokumentasi dan informasi BKPRD mencakup:
a. Pengarsipan dokumen;
b. Penyebarluasan informasi melalui Website BKPRD (e-BKPRD); dan
c. Penyusunan media sosialisasi tentang BKPRD.
Tujuan dari pengaturan dokumentasi dan informasi adalah untuk
mengkoordinasikan dan menertibkan pengarsipan dan penyebarluasan informasi bidang
penataan ruang yang terkait.

3.7.1. Mekanisme Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen dilakukan oleh Sekretariat BKPRD untuk dokumentasi
terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas BKPRD. Dokumentasi dapat berupa hasil rapat,
(notulensi, berita acara, bahan rapat, laporan tertulis), surat masuk, surat keluar, foto
dokumentasi dan sebagainya, baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Sekretariat
BKPRD mengunggah (upload) dokumentasi ke dalam situs e-BKPRD, paling lambat 7
(tujuh) hari kerja setelah tanggal pelaksanaan rapat, penerimaan surat dan/atau
penerbitan surat.
3.7.2. Pengembangan Sistem Informasi Melalui e-BKPRD
Pengembangan sistem informasi e-BKPRD merupakan sistem informasi tata
ruang berbasis internet yang dikelola oleh Sekretariat BKPRD dan dapat diakses dengan
mudah oleh seluruh anggota BKPRD. Fungsi e-BKPRD adalah:
a. Media kerja elektronik (e-office) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja
BKPRD;
b. Media penyebarluasan informasi (e-public relation) kepada publik;
c. Media kerja elektronik; dan
d. Media berbagi (shared folder) informasi dan dokumentasi antarorgan BKPRD.
Muatan e-BKPRD antara lain:
a. Dokumentasi agenda dan hasil rapat rutin, rapat khusus, maupun Rakor BKPRD
yang telah diolah dan dipilah untuk konsumsi publik.
b. Buletin Tata Ruang;
c. Peraturan perundang-undangan terkait tata ruang;
d. Dokumentasi agenda dan hasil kegiatan BKPRD;
e. Mekanisme dan tata persuratan bagi penyelesaian konflik sebagai informasi bagi
daerah;
f. Perkembangan penyusunan Perda tentang RUTR maupun RRTR;
g. Peta struktur ruang dan pola ruang;
h. Ruang diskusi terkait penyelenggaran penataan ruang, termasuk kotak saran/
pengaduan masyarakat;
i. Bahan lain terkait penataan ruang.
Sekretariat BKPRD bertugas memilah dan memilih informasi yang layak
dikonsumsi oleh publik setelah berkonsultasi dengan anggota BKPRD terkait. Di samping
mengelola sistem informasi e-BKPRD, Sekretariat juga bertanggung jawab untuk
menyusun media sosialisasi seperti pamflet, newsletter, kalender, dan poster.
 Informasi &
dokumentasi
BKPRD
Swasta

Share Perguruan Tinggi

Proses
d
Pemilahan
Folder
Informasi & LSM
dokumentasi
BKPRD

Masyarakat
Anggota Anggota
Pokja Pokja

e-Office e-Public Relation

Gambar 15. Bagan e-BKPRD dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR)
 BAB IV
PEMBIAYAAN BKPRD

Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal, BKPRD perlu
didukung dengan anggaran yang memadai yang bersumber dari Anggaran Pendapatan
dan Belanja Daerah (APBD). Namun demikian mengingat bahwa BKPRD merupakan
badan yang bersifat ad-hoc atau non struktural maka tidak bisa nenperoleh anggaran
secara langsung dari APBD untuk membiayai pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Mengingat mekanisme penganggaran di daerah hanya dapat dilakukan melalui
pengajuan anggaran oleh instansi struktural daerah, maka anggaran yang akan
dialokasikan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi BKPRD dapat diajukan melalui
perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang penataan ruang.
Mekanisme tersebut perlu dilakukan mengingat bahwa seluruh kegiatan BKPRD secara
umum dilaksanakan oleh Sekretariat BKPRD dan kedudukan Sekretariat BKPRD ada di
perangkat daerah. Adapun nomenklatur program yang dapat digunakan untuk memayungi
rencana kegiatan BKPRD adalah program Koordinasi Penyelenggaraan Penataan Ruang
Daerah.
Penyusunan rencana kegiatan tahunan BKPRD perlu disusun secara bersama-
sama oleh seluruh unsure BKPRD, dengan demikian diharapkan bahwa program dan
kegiatan dari masing-masing unsur BKPRD tersebut dapat disinkronkan dan
diorientasikan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan BKPRD. Adapun rincian rencana
kegiatan tahunan BKPRD yang perlu diajukan anggarannya sekurang-kurangnya meliputi:
1. Pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD.
2. Pelaksanaan Rapat Khusus BKPRD.
3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.
4. Partisipasi Rapat Koordinasi Nasional BKPRD.
5. Pelaksanaan Rapat-rapat Pokja BKPRD.
6. Pembinaan dan Pengawasan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus Provinsi).
7. Konsultasi ke BKPRN.
8. Menggunakan tenaga ahli sesuai dengan kebutuhan.
9. Penyusunan laporan.
10. Pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan.
11. Kegiatan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi daerah.
 BAB V
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar
Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota
disebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk
tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah
Daerah. Secara umum, penyusunan SOP dilakukan dengan berlandaskan pada prinsip-
prinsip sebagai berikut:
a. Efisiensi dan efektifitas
SOP yang disusun dapat dilakukan secara singkat dan cepat dalam mencapai target
pekerjaan serta memerlukan sumberdaya yang paling sedikit.
b. Berorientasi pada pengguna
SOP yang disusun dapat memenuhi kebutuhan seluruh anggota BKPRD.
c. Kejelasan dan kemudahan
SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan.
d. Keselarasan
SOP BKPRD yang disusun harus selaras dengan SOP lain yang terkait.
e. Keterukuran
SOP yang disusun memuat hasil, waktu dan proses pencapaian target pekerjaan
serta dapat diukur secara kualitatif maupun kuantitatif.
f. Dinamis
SOP yang disusun dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan.
g. Kepatuhan hukum
SOP yang disusun dapat menjamin prosedur yang distandarkan telah sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
h. Kepastian hukum
SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi
pelaksana dan baku mutu.
Berdasarkan sifatnya, SOP dibedakan menjadi SOP Administratif dan SOP Teknis.
SOP Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan
yang bersifat administratif. Sedangkan SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat
rinci dan bersifat teknis. Adapun kegiatan yang memerlukan SOP adalah kegiatan yang
memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang;
2. Menghasilkan output tertentu; dan
3. Kegiatannya sekurang-kurangnya melibatkan 2 (dua) orang/pihak.
Terkait dengan kriteria dimaksud maka beberapa tugas kesekretariatan yang
kiranya perlu disusun SOP-nya adalah fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD
khususnya terkait dengan penyelenggaraan forum-forum pertemuan; koordinasi
pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD; tata persuratan; pengolahan
data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD; dan penyiapan
laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang.
Tahapan penyusunan SOP secara lengkap telah diatur dalam Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011. Adapun contoh penulisan SOP untuk matrik alur
kegiatan rapat rutin dalam rangka penyusunan jadwal dan agenda kerja BKPRD dan
evaluasi Raperda tentang RTRW Provinsi/Kabupaten/Kota adalah sebagaimana diuraikan
pada Lampiran II dan Lampiran III.
 BAB VI
PENUTUP

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini

sedapat mungkin telah mempertimbangkan alur kerja atau mekanisme yang telah
berlangsung selama ini. Namun demikian, dengan pertimbangan untuk memperbaiki
ketatalaksanaan BKPRD diperlukan beberapa perubahan tata kerja baik yang berupa
penyesuaian dari tata kerja sebelumnya ataupun penerapan mekanisme yang benar-
benar baru.
Agar pedoman ini dapat diimplementasikan secara konsisten, maka diperlukan
pemahaman yang memadai pada semua organ BKPRD. Untuk membangun pemahaman
tersebut, perlu dilakukan sosialisasi secara terus menerus agar setiap unit kerja terkait
menjadi terbiasa (familiar) dengan mekanisme yang ada. di samping itu, dukungan sistem
informasi dan komunikasi dalam bentuk e-BKPRD, yang menjadi bagian dari sistem
informasi BKPRD, akan lebih memudahkan penerapan pedoman ini.
Komitmen dan semangat untuk terus menata dan meningkatkan kualitas
koordinasi tentunya menjadi prasyarat kunci efektivitas implementasi Standar Operasional
Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD yang telah disusun dan disepakati bersama ini.
 LAMPIRAN II SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :
Contoh Matrik Alur Kegiatan : Rapat Rutin Dalam Rangka Penyusunan Jadwal Dan Agenda Kerja BKPRD

Pelaksana Mutu Baku Ket

Uraian Prosedur
Kepala Ketua Sekretaris Kelompok Anggota
Kelengkapan Waktu Output
Daerah BKPRD BKPRD Kerja (Pokja) BKPRD
1 Menyiapkan draft jadwal - Komputer/ Paling lambat Konsep
dan agenda kerja Mulai Laptop 3 hari kerja bahan rapat
sebagai bahan rapat - Printer sebelum
- Kertas pelaksanaan
- Data-data rapat

2 Menyusun draft - Komputer/ Paling lambat Konsep

undangan rapat Laptop 6 hari kerja undangan
- Printer sebelum
- Kertas pelaksanaan
3 Penandatanganan Konsep rapat Undangan
undangan dan lampiran undangan yang sudah
oleh Sekretaris ditandatanga-
ni
4 Penyiapan tanggapan - Isu masing- Paling lambat Bahan rapat
terhadap isu terkait draft masing 3 hari kerja yang sudah
jadwal dan agenda kerja kelompok sebelum memperoleh
oleh Pokja kerja pelaksanaan tanggapan
- Dokumen rapat dari Pokja
pendukung
5 Penggandaan bahan - Bahan Paling lambat Bahan rapat
rapat oleh Sekretariat rapat 3 hari kerja
- Mesin sebelum
fotocopy pelaksanaan
1 - Kertas rapat

33
 Pelaksana Mutu Baku Ket
Uraian Prosedur
Kepala Ketua Sekretaris Kelompok Anggota
Kelengkapan Waktu Output
Daerah BKPRD BKPRD Kerja (Pokja) BKPRD
6 Penyampaian undangan - Undangan Paling lambat Undangan
1
dan bahan rapat - Bahan 3 hari kerja dan bahan
rapat sebelum rapat diterima
pelaksanaan peserta rapat
rapat
7 Pelaksanaan rapat Rutin Bahan rapat : 1 hari kerja Rumusan
Konsep hasil rapat :
Jadwal dan Jadwal dan
Agenda Kerja Agenda Kerja
BKPRD yang telah
8 Perumusan Hasil Rapat - Komputer/ disepakati
laptop peserta rapat
- Kertas
9 Penyampaian hasil rapat Konsep surat Paling lambat Konsep surat
ke Kepala Daerah hasil rapat 3 hari kerja hasil rapat
sebagai Penanggung setelah
Jawab pelaksanaan
rapat
10 Ketua BKPRD Konsep surat Paling lambat Surat hasil
mengeluarkan Surat hasil rapat 3 hari kerja rapat yang
penyampaian hasil rutin setelah telah di
Rapat diterimanya tandatangani
surat dari
2 Ketua BKPRD
 Pelaksana Mutu Baku Ket
Uraian Prosedur
Kepala Ketua Sekretaris Kelompok Anggota
Kelengkapan Waktu Output
Daerah BKPRD BKPRD Kerja (Pokja) BKPRD
11 Sekretariat - Surat hasil Paling lambat Surat hasil
menyampaikan surat
2 rapat rutin 3 hari kerja rapat rutin
hasil rapat rutin - Mesin Foto setelah
copy diterbitkannya
surat hasil
rapat rutin

12 Pelaksanaan hasil Rapat Surat hasil

Rutin sesuai tupoksi Selesai rapat
anggota BKPRD
 LAMPIRAN III SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :

Contoh Matriks Alur Kegiatan: Evaluasi Raperda RTRW Kabupaten/Kota

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur Ket

Ketua Sekretaris Kepala Pokja Pokja Anggota Kelengkapan Waktu Output
Gubenur
BKPRD BKPRD Sekretariat I II BKPRD

1. Menerima, menelaah - Ranperda 30 - Disposisi

Ranperda RUTR dan/atau mulai - Dokumen menit
RRTR kabupaten/kota dan Kelengkapan
memberi arahan kepada
Ketua BKPRD.

2. Menerima, menelaah - Ranperda 20 - Disposisi

Ranperda tentang RUTR - Dokumen menit
dan/atau RRTR kabupaten/ Kelengkapan
kota dan menyampaikan - Lembar
kepada Sekretaris BKPRD. disposisi

3. Menerima, menelaah - Ranperda 1 hari - Disposisi

Ranperda tentang RUTR dan/ - Dokumen
atau RRTR kabupaten/ kota Kelengkapan
serta memberi arahan kepada - Lembar
Kepala Sekretariat untuk disposisi
melakukan verifikasi Ranperda
beserta kelengkapannya dan
membuat konsep surat 1
undangan forum evaluasi.
4. Menerima, menelaah, - Ranperda 2 hari - Laporan
melakukan verfikasi indikator- 1 - Dokumen - Konsep
kerja
indikator pelaksanaan Kelengkapan surat
evaluasi ranperda RUTR - Lembar undangan
dan/atau RRTR kabupaten/ disposisi
kota bersama Kepala - Konsep surat
undangan
Sekretariat dan membuat
laporan kelengkapan
indikator-indikator tsb serta
membuat konsep surat
undangan forum evaluasi dan
melaporkan kepada Sekretaris
BKPRD.
5. Menerima, menelaah laporan - Ranperda 20 - Laporan
kelengkapan indikator- - Dokumen - Konsep
menit
indikator tsb serta memaraf Kelengkapan surat
konsep surat undangan forum - Laporan undangan
evaluasi dan menyampaikan - Konsep surat
undangan
kepada Ketua BKPRD.

6. Menerima, menelaah dan - Konsep surat 20 - Surat

menandatangani konsep surat undangan undangan
menit
undangan forum evaluasi - Laporan
untuk kemudian di-
distribusikan oleh Kepala
Sekretariat. 2
7. Kepala Sekretariat menerima, - Ranperda 1 hari - Tanda
2
menggandakan, - Dokumen terima
mengarsipkan dan Kelengkapan
mengirimkan surat undangan - surat
forum evaluasi. undangan

8. Ketua BKPRD dan Biro - Ranperda 1 hari - Ranperda

Hukum bersama Pemda - Dokumen - Notulensi
Kabupaten/Kota melakukan Kelengkapan - BA
evaluasi Ranperda RUTR - Laporan - Laporan
dan/atau RRTR kabupaten/ - Dokumen
kota Kelengkap
an

9. Menyusun Draf Keputusan - Ranperda 3 hari - Draf Kep

Gubernur tentang Hasil - Dokumen Gubernur
Evaluasi Ranperda tentang Kelengkapan
RUTR dan/atau RRTR - Laporan
kabupaten/kota bersama - Notulensi
Kepala Sekretariat dan - BA
menyiapkan konsep nota
dinas pengantar serta
melaporkan kepada Ketua
3
BKPRD.
10. Menerima, menelaah, - Draf Kep 1 jam - Nota dinas
menandatangani konsep nota 3 Gubernur pengantar
dinas pengantar, memaraf - Konsep nota - Draf
draf Keputusan Gubernur dan dinas Keputusan
Gubernur
menyampaikan kepada pengantar
Gubernur. - Konsep surat
pengantar

11. Menerima dan - Draf Kep 1 jam - Keputusan

menandatangani draf Gubernur Gubernur
Keputusan Gubernur tentang
evaluasi ranperda dan
menyampaikan kepada Ketua
BKPRD.

12. Menerima dan menyampaikan - Kep 1 hari - Nota dinas

Keputusan Gubernur tentang Gubernur pengantar
evaluasi ranperda kepada
Ketua BKPRD.

13. Menerima Keputusan - Kep 20 - Konsep

Gubernur dan menyiapkan Gubernur surat
menit
serta menyusun konsep surat pengantar
pengantar Keputusan
Gubernur yang akan
disampaikan kepada Ketua
BKPRD. 4
14. Menerima dan menanda- - Konsep surat 30 - Surat
tangani konsep surat 4 pengantar pengantar
menit
pengantar Keputusan
Gubernur tentang Hasil
Evaluasi dan Menyerahkan
kepada Sekretaris BKPRD.

15. Menerima Surat Keputusan - Surat 1 hari - Tanda

Gubernur dan menyampaikan pengantar terima
Surat Keputusan Gubernur
serta memberikan arahan
kepada Kepala Sekretariat
BKPRD.
16. Menerima, menggandakan, - Kep 1 hari - Tanda
mengarsipkan dan Gubernur terima
mengirimkan Surat Keputusan - Surat
Gubernur kepada Bupati/ pengantar
Walikota.

selesai
 LAMPIRAN IV IIISURAT
: EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :

FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

1. Halaman Judul

PEMERINTAH DAERAH
Identitas Instansi
SKPD

Judul Standar Operasional

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
Prosedur dari Identifikasi
PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
kebutuhan

2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan

Nomor Standar ......................

Operasional Prosedur
Logo
SATUAN KERJA Tgl Pembuatan ......................
Pemerintah PERANGKAT DAERAH
Daerah
Tgl Revisi ......................

Tgl Pengesahan ......................

Disahkan Oleh ......................

Nama Standar ......................

Operasional Prosedur

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. ……………..
2. ……………..
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
………………... 1. ......................
2. ......................
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. .........................
2. .........................

41
 Cara Pengisian:

(1) Nomor Standar Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu
Operasional Prosedur (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar
Operasional Prosedur)
(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional
Prosedur
(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di
revisi
(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku
(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang
mengesahkan
(6) Nama Standar Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan
Operasional Prosedur
(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang
menjadi dasar disusunnya Standar Operasional
Prosedur
(8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada
prosedur yang distandarkan
(9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur
yang distandarkan dengan prosedur lain yang
distandarkan
(10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan
(11) Peringatan Diisi dengan:
- Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan
resiko yang akan timbul ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
- Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada
diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin
ditimbulkan.
- Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.
(12) Pencatatan dan Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang
pendataan perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai
yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah
distandarkan
(13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari
prosedur yang distandarkan
(14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu
proses/aktivitas
(15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan
(16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam
melakukan suatu proses/kegiatan
(17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan
(18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala SKPD
3. Matriks Alur Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Ket

Uraian Prosedur

Pelaks 1 Pelaks 2 Pelaks 3 Persyr/ Waktu Output

Klkpn
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
2
3

 Cara Pengisian:

(1) Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan
sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan
untuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit
organisasi yang bersangkutan.
(2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai
dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah
(fungsional umum/staf).
(3) Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan,
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan
output pada setiap aktivitas yang dilakukan.

4. Simbol – Simbol

Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah

pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan
masing-masing unit organisasi.

Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut:

SIMBOL Sebutan DEFINISI

Terminator Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan awal/mulai dan
akhir suatu bagan alir.

Proses Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses
pelaksanaan kegiatan.

Pengambilan Simbol ini digunakan untuk

Keputusan menggambarkan keputusan yang
harus dibuat dalam proses
pelaksanaan kegiatan.
SIMBOL Sebutan DEFINISI
Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis
dokumen sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan.

Penggandaan Simbol ini digunakan untuk

Dokumen menggambarkan penggandaan
dari semua jenis dokumen.

Arsip Manual Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis
pengarsipan dokumen dalam
bentuk kertas/manual.

File Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan semua jenis
penyimpanan dalam bentuk
data/file.
Konektor Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan perpindahan
aktivitas dalam satu halaman.

Konektor Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan perpindahan
aktivitas dalam halaman yang
berbeda.

Garis alir Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan arah proses
pelaksanaan kegiatan.
 LAMPIRAN V SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR :
TANGGAL :

BERITA ACARA RAPAT KOORDINASI

TENTANG
..........................................................................

HARI/TANGGAL : ............................................................
TEMPAT : ............................................................

I. PEMIMPIN RAPAT
...................................., ................................................

II. PESERTA RAPAT

NAMA INSTANSI
1. ...................................., ................................................
2. ...................................., ................................................
3. ...................................., ................................................ (dst)

III. SUBSTANSI
..................................................................................................................

IV. NOTULENSI
1. Pemimpin Rapat
.....................................................................................
2. ................................
.....................................................................................
3. ................................
..................................................................................... (dst)

V. KESIMPULAN RAPAT
1. ..........................................................................................
2. ..........................................................................................
3. .......................................................................................... (dst)

PEMIMPIN RAPAT

tanda tangan

(...........................)
Demikian Berita Acara Rapat ini kami buat dengan penuh rasa tanggung jawab untuk
dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

MENGETAHUI
NO NAMA INSTANSI TANDA TANGAN
1. 1. ......................
2. 2. .......................
3. 3. ......................
4. (dst) 4. .......................
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.1 Tujuan dan Sasaran .................................................................................. 2
1.2.1 Tujuan ............................................................................................ 2

1.2.2 Sasaran .......................................................................................... 2

1.2 Ruang Lingkup .......................................................................................... 2

BAB II STRUKTUR ORGANISASI BKPRD............................................... 3
BAB III TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD .............................. 5
3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan........................................................... 5
3.1.1. Naskah Dinas ............................................................................................ 5
3.1.2. Tata Cara Persuratan ................................................................................ 6
3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat ....................................... 9
3.3. Forum Pertemuan ................................................................................... 11
3.3.1. Rapat Rutin BKPRD ..................................................................... 11

3.3.2. Rapat Khusus BKPRD .................................................................. 13

3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ................................................ 15

3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN .................. 16

3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan......................................................... 19

3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah 22
3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD ............................................................... 25
3.7. Dokumentasi dan Informasi ..................................................................... 26
BAB IV PEMBIAYAAN BKPRD .............................................................. 29
BAB V PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ......... 30
BAB VI PENUTUP ................................................................................... 32
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD ........................................................................... 4

Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Penanggungjawab, Ketua,
dan/atau Sekretaris BKPRD.............................................................................................. 7
Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD .............. 8
Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar ................................................................... 9
Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat .....................................................11
Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD ...............................................................................13
Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD ...........................................................................14
Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ..........................................................16
Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas
BKPRN ............................................................................................................................18
Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD ..............................................19
Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD ..........................................................21
Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD..............................................22
Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota ...............24
Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD.............................................26
Gambar 15. Bagan e-BKPRD dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR) .....................28