Sop Leg 02 Sept 2015 PDF
Sop Leg 02 Sept 2015 PDF
Hal.
Daftar Isi I
Riwalat Dokumen t
Definisi 3
Ruang Litrgkup ....... 5
Tujuan ...,.,......,.... 5
Metode.,....,..,.,,.... 5
Dokumentasi 13
ti
Riwayat Dokumen SOP
Komunikasi dan Pcmberian
Informasi
No. Alasan Rev. Tgl. Rev. Hal Edisil
Rev Rev.
Uraian
0
Perubahan iudul SoP
Penyempumaan SOP Perubahan Ruang Lingkup SOP
25 N{aret
1 Komu.iikasi dan denqan Pemberian Informasi
2013
Pemberian Inforrtasi Inforrnasi Rahasia
Pembaharuall kete1ltuan
Edisi,Rev Staleholdet Meeti g
Pembahaauatr 25 0l /01 pada ketentuan angka
2 ketentuan Angka Desember meojadi 4.2.5.3 Te tang
12 51 2t'14 Edisi Rev Komunikasi dan Pemberian
0I/02 Informasi Dua Pihak
(Internal dan Ekstemal)
Pembahamar ketentuan
mengenai pembahaauan,/rpddle
Edisi/Rev
Dafr^r Stakehalder
Pembahanan 0y02
3 ketentuan Angka
I Juli menjadi
pada ketentran angka
2015 ,1 2.5.3 Tentang
4253 Edisi Rev
KomLlnikasi dan Pemberian
01/03
Informasi Dua Pihak
(lnternal dan Eksteroal)
Edisr',&ev
I 01/03 Penarnbahan Klausril Angka 6.
Penambahan Klausul
1 September menjadi Telrtang Kerahasiaan Pemberi
Aogka 6.
2015 EdisirRev Infotfl asi I Wh i s t I e b I ov e r
0t /04
tQ Standar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4Nt
l. Definisi
1.1. Komunikasi
Komunikasi adalah serargkaian kegiatan ya[g dilahftan untuk menyampaikan
pesa! dadatau infomasi denga.n suatu proses/cara telteffu, yatg melibatkal dua
orang atau lebih pada suatu konteks tertentu. mempunyai pengaruh tertentu, serta
memiliki kesempatan untuk melakukan .espon balik.
1.2. Inlormasi
Irfoimasi adalah segala be[tuk data ya[g berliubulgan de[gan Petusaluarl ta[pa
terkecuali" temasuk namun tidak terbatas pada data lisai dar/atau teftilis dalarn
beltuk dokumo hadratpy d,al,lata.u sorcopl. aplikasi dariatao sofn,are yaji'g
lerkait detrgal kegiatan operasional Perxsahaan, yang dapat disampsikan kepada
Karyawan atau pihak ketiga lairmya:
/t
tc Statrdar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4ryJ
l.l0 Stukeholder
Stakeholdq adalah setiap individu dan/atau kelompok yang berada didalam
darL/atau diluar Perusahaan yarg mempunyai peran dan pengaruh dalam
keberlangsungan dan perkembangan Perusahaa[.
ft
I //
I C standar operrsiotral Prosedur
Afri komunikasi dan Pemberian loformasi
2. Ruadg l-ingkup
Ruang lingkup Prosedur ini adalah meliputi seluruh kegiatan kolnMikasi dan pemberian
infolmasi yang teiadi dalam kegiatan operasiolral Pemsahaan, tanpa terkecuali, baik yallg
sil'atnya rahasia atau umum, yang dilakukan darl/atau diberitahukan dalam tuang lingkup
intelnal Penisahaatr ma,tpul kepada pihak ketiga lainoya diluar lhgkup pamsahaan,
termasuk namun tidak terbatas pada informasi lisan dan/atau tulisan dalam bentuk
dolunen da[/atau data yaog berisi infonnasi yatrg berhubungan detrgan Perusahaan.
Ruang lingkup Prosedur ini jrga meliputi setiap karyawa, Perusahaan yang
bertanggu.igiarab dalam pemberian sejumlah infonnasi. baik )-ang sifamya raltasia
lnauplur umum, kepada karyawan manpun pihat ketiga laimya, seta karyawar
Pensahaa, dadatau pihak ketiga yang telah memperoleh iltformasi mengenai
Pel1tsahaan. SOP iri berlaku uotuk semua anak perusahaatr yang ada di Group ANJ Agrr
Tujuan
Tujufin Piosedur Komunikasi da, Pemberian lnformasi adalah untuk menetapkafl sistem
komunikasi dua amh dan menetapkan tata cara penyiunpaian dan penyaringan infonnasl
yalrg disampaikao oleh Pemsahaan. baik kepada karyawan maupun kepada piluk ketiga
lainnya. agar semua infomasi yang terkait dengan selu.uh aspek kegiatao Perusahatu.
tennasuk namrm tida& terbatas pada kegiata[ sosial kemasyaratatan, Ketenagakerjaa ,
LingkmgaD dan Kesehatan dal1 Keselamaran Kerja (K3.]. dapat diketahui oleh karya\tan.
pengunjung sefia pihak ketiga ]ainnya atau ekstemal, serta seca& simultm Pe.usahaan
memperoleh ioformasi dan laporan yang komprehemif dari karyalvan, pengunjung sefta
pihak ketiga lai lya atau ekstemal-
4. Metode
,1.1. Komurikasi dan Pemberian lnrormasi Internal
4.1.1. Umum
Perusahaan dalam pelaksa]laa! aktifitas dan operasionalnya, baik di pab.ik
maupun di kebun, akan senartiasa mengkomurrikasikar sehiruh prosedur yang
telah ditetapkan oleh Pemsahaao, rermasuk namun tidak te$atas pada
prosedur mengenai sosial kemasyaulatan, ketenagakerjaan, lingkungan serta
K3, dimana prosedur ini dibuat untuli diterapkan serta diinfomasikal kepada
selumh karyawan Perusahaau sehingga dalam pelaksalaaiuya akarr menjadi
efektif.
Secara langsmg, Karyawa, juga memperoleh sa&na unttik meryampaikan
informasi dan laporannya kepada Perusaltaan.
it
\(llrHDokmcn !sOP-l&-o1
Standar Operasional Prosedur Edisi/ Rtvisi al lu
Komunikasi dan Pemberian lnformasi j"r. L6,aru
4.1.2 Pengembangan
4.1.2.1 Komunitasi da Pembe an Infornasi lntemal bersifat dua arah. terbuka
dan jujur dalam segala hal, serta pelyediaan infonnasiiya dilakukan
secma berkesinambungan dan tetap disesuaikan dengan aktifitas
Perusahaan.
4.1.J Penerapan
4.1,3,1 Komunikasi dan Pemberi!tr Informasi Perusahaatr kepada
Krrrawan:
4.1.3,1,1 Komunikasi dan Pembedan hformasi Intemal Perusahaan kepada
Karya$u dapat dilakukal dalam beberapa cara sepeni:
o Penyediaan MSDS, kebijakan yang terkait dengan aspek
kegiatan Perusahaa!. tenlasuk namun tidak terbatas pada
kebijakao lingkungan dan K3 yang te.parnpangjelas pada aleal
/t
I O t Standar operasiotral Prosedur
Afri Komunikasi tlan Pemberian lnformasi
1.1.3.t.2 File MSDS teredia dan dipelihara oleh EHS officer. Setiap
kar],awao yal1g berhubungan dengao MSDS j.,ga
be.tanggungjawab untuk memperbaharui dao mendistribusikan
MSDS tersebut di arca yang dibutuhkan. N4SDS tersedia rmtuk
karyarvan pada area kerjanya.
t//
Ci
I Standar operasional Prosedur
Afi i xomuniuasi dan Pemberian Informasi
/i
tQ Sta odar Operasiooal
Proredur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4NJ
4.2.11 Komutrikasi dan Pemberian lnformasi dengan Pihak Luar (Eksternal)
,1.2.,1.1 Komunikasi denga[ berbagai pihal teitang kegiatan (-b," Management
,Sliler7 mempNyai dampak yarg penting terlMdap citra Perusaha.n dal1
dapat meningkatkan bisnis Pensahaan di nasyarakat.
4.2.4.2 Komunikasi dua amh yang terbuka danjqjur dengan pihak lua.lDempakan
kebijakan Perusahaan, tetutama untuk mempromosikan citra Petusahaar
tefiadap kebtakan Perusahaan, temasuk namuo tidak terbatas pada
kebijarkan sosial kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, lingtungan dan K3.
Hubungan yang baik delgan pihak luar perlu dipeliham.
4.2.5 Penerapan
4.2.5.1 Komunikasi dan Pemberian Informasi Perusahaan kepada Pihak
Eksternal
Komunikasi dan Pemberian lBionnasi Perusa.luan densan Pihak Ekstemal
ddpardi Iakrkan dalam beberapa cara.epefli:
. Penyediaan kebijakan Pemsaluan yang te$ampang jelas pada areal
umum;
. lnfomasi tefiulis melalui: brosur, poster, spanduk dll.
tr
IC standar operasional Prosedur
,1.2.5.2.4 Dalam hal tamu dari luar atau peneriffah akan menyampaikan
infonnasi terkait deDgan ketenagakerjaan. Daka H
ak Reso'tlrces
Olrcer akan bersama-sama dengan lixtefiltll AflAt Olicet dalalrj.
menenma dan membedka infonnasi yang berkaitan dengan
kobijakan Pcrusahaal:
/77
'{o Sla ndar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4Nl
Iixtemdl Atfab O/icer betanggungjarvab untuk meng.lioordinasikan
pelaksanaa[ Stakcholder Meeting. Stdkehaldet Meel,r€ akad diadakan
paihg sedikit 2 (dua) kali dalam pedode 1 (satu) tahn kalerder.
I ,1,
to Slandar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4!lJ
Te*ait ,{anaa Re,\olrces Officet ata\ f:xtefial A/J.tit
dengan infomasi rahasia ini,
frlcel berkewajiban untuk mengkomunikasikan seluruh informasi terkait )ang
diperoleh baik dari Intemal firaupun Ekstemal kepadl Getlelal Ma ager tr,asiag-
masing wilayah operasional.
5,2,1 Tertulis
Genelal l\,Idnailer. setelah me dapatkm konfinnasi dari Top MandEenent.
akan segem menyampaikan lnformasi Rahasia melalui e-mail dan surat tertulis
kepada pribadi (karyawan) yang ditujrl kemudiar ditembuskan kepada Top
Matulgefie /'.
5.2.2 Lisan
Generul Managet. setelah mendapatkan koDfirmasi dari Top ldndgefient,
akarr segera menyampaikan Infomtasi Rahasia secara lisan, yang dilakukan
dengan berhadapan langsung dengan pribadi (karlawan) yang dituju;
5.3.1 Tertulis
(ienerul Manager, setelah mendapatkan konfintasi dad Top M.nagement,
akan segera menyampailan lntbmasi Rahasia melahi e-mail dan surat tertuiis
kepada pihak Ekstemal, kemudian ditembuskT\kepadaZbp Ma dgentetlt;
5.3.2 Lisan
General Manager, setelah raendapatkan konfiamasi dad 7bp Ma dgement,
akan segera menyampaikafl Infonnasi Rahasia secara lisan, yang dilakulian
/w
dengan berhadapan lang$mg dengan pihak Ekstemal;
'//
tQ Statrdar Operasional Prosedtrr ELli,i, R.r,i
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4ryJ
6. Kerahasiaan Pembei lnlofinrasil Whittlehlottet
7. Dokumentasi
7,1. Daftar hadir dan notulen rapat (metggunakan ram yang telah ditentukan oleh
masiog-masing Penlsahaan.).
7,2. Materi preseltasi atau diskusi (materi presentasi dan diskusi sesuai dengafl
kebutuha[).
7.3. Foto kegiafan (dalarJ]. format I'tuinit1g Rep.r/t yang telall tersedia).
7.,1. Buku log Komunitasi dan Pemberian Infomasi Ekstemal. (Lampiran 2)
7.5. Buku log Komudkasi dalt Pemberian lnfonnasi Intemal (Lampiran 3)
8. Tindak lanjut
8.1. Hasil notulen rapat disampaikal kepada pesefia, dalam bentuk lisan, tu]isan (poster.
seleba&n.) ataupun media lain.
Exlemdl Reldtion Olrcer- membuatkan laporan dan rencana keda untrk
menindaklanjuti hasil dari petemuan dan kmjulgaD da.i Pihak Ekstemal. Dalao
hal terdapat proposal datr atau pe.mohonaa keikutsertaan Perusaluan yang diperoieh
dari Pihat Ekstemal, $'Laka Extefiol Relation Olli.pr dalam waktu ssla$bat-
lambahya 3 (tiga) hari sejak Proposal da]r atau Pemohonal teBebut diterima, harus
telah menindaklanjutinya dengan menyampaikan informasi tersebut kepada Geneml
Manager dan rrlelra1 Relalio Mandget ya g membawahi masing-masing wilayah
operasioral;
//f
,]
I
4Nt
Slaodar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informrsi
8.4. Human Resources Oficer membuatkafl laporar dan reocana keda untuk
menhdaklanjuti hasil dari laporal maupun irfofinasi Iltemal yang diterimanya dari
karyawan Perusahaat. Terhadap hal-hal dan/aJau laporan yang membutuhkan
kontramasi dari maDagement, $aka Ht dn Resoulees C)frcel dalam waktu
selambat lanbataya 3 (tiga) hari sejak Lagya]1 t6rsebr{ diteima, harus telah
morindakla[jutin]" dengEn menyampaikan infomasi tersebut kepada Gel1e1"l
Manager dan Human Resource s Manager yang membawahi masing-masing wila]"h
operasional;
"t/
.i
I4Nt
Form Komunikasi
dan Pemberian Itrformasi Internal
FRM - SOP lEA 02 - 01
Dari:
i. Nama
2. JzbatE:,(ettel
3. Wilayah Kerja
i<epada:
PT
Disampaikan oteh,
//
Lamp. 2. Buku log Komunikasi dan Pemberian lnfomasi Ekstemal
Buku Log
Komllnikasi dan Pemberian Informasi Eksternal
Mohat dxMEriko,, apakah Perh'intm tl ft/dtat Pembedo h{or 6i DiNet jui ota T tah Disetujti
Lamp. 3. Buku log Komudkasi dan Pelnt erian lnformasi Internal
Buku Log
Komunikasi dan Pemberian Informisi Internal
ru
Mohot, disa,rqdkoa apakoh Penni adtt lan/ar.u Pe lefian Infonutl DisetljBi otw Ttda* Dise, jul
La$p. 4. Daftat' Stakeholdet
tQ PT
Daftlr Stakeholdet
i/