Pengorganisasian Rekam Medis

A. Organisasi Unit Rekam Medis

Pelayanan Rekam Medis merupakan bagian dari pelayanan rumah sakit (institusi
pelayanan
kesehatan), dan untuk melaksanakan pengelolaan rekam medis secara efektif dan efisien,
maka
perlu adanya suatu manajemen dan administrasi yang baik. Salah satunya dengan adanya
pengorganisasian untuk pengelolaan rekam medis.

Pengorganisasian rekam medis pada suatu rumah sakit akan berbeda - beda tergantung
pada
Tipe, Kelas dan Struktur Organisasi serta Tata Kerja Rumah Sakit tersebut.

Keberadaan Organisasi / Unit / Departemen Rekam Medis di Rumah Sakit sudah

menjadi
keharusan seperti pada instrumen akreditasi versi 2002 mengharuskan pengelolaan rekam
medis
tersebut ada dalam unit kerja, serta berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
983/MENKES.SK/XI/1992 tentang pedoman organisasi Rumah Sakit Umum (RSU),
sesuai
dengan klasifikasi Kelas A, B, C, D.
 Dari semua Struktur organisasi sesuai dengan klasifikasi kelas A, B, C, D, menunjakkan
adanya
 kontak organisasi yang disebut Bagian dan Sub Bagian atau Seksi atau urusan rekam
medis,
disitulah posisi pengelolaan rekam medis.

Dengan adanya organisasi atau unit kerja dari rekam medis, maka ada beberapa hal
yang
diperlukan diantaranya yaitu :

1. Adanya pernyataan tentang Tugas Pokok dan Fungsi

2. Adanya bagan / struktur organisasi, yang menggambarkan garis komando, tanggung

jawab,
dan hubungan kerja dengan unit lain

3. Adanya uraian kerja dan kewajiban kerja yang tertulis, yang diberikan kepada
setiap
pegawai yang meliputi :
a. Klasifikasi pemegang jabatan
b. Garis kewenangan / perintah
c. Fungsi dan tanggung jawab
d. Uraian kerja
e. Frekuensi dan evaluasi staf
f. Kondisi kerja

Ketentuan tenaga yang diperlukan di unit rekam medis

1) Pimpinan / Kepala Unit Rekam Medis
Berdasarkan pedoman akreditasi rumah sakit bahwa syarat kepala unit rekam medik
minimal
pendidikan D3 Rekam Medis
2) Untuk RSU Kelas A :
a) 4 orang S1 dan Rekam Medis
b) 6 orang DIII Rekam Medis
c) Semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal
200 jam
3) Untuk RSU Kelas B dan RS setara :
a) 2 orang S1 dan Rekam Medis
b) 4 orang DIII Rekam Medis
c) Semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal
200 jam
4) Untuk RSU Kelas C dan RS setara :
a) 2 orang DIII Rekam Medis
b) Semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal
200 jam
5) Untuk RSU Kelas D dan RS setara (Puskesmas, Perbidanan dll) :
 semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal 200
jam

4. Adanya Kegiatan Rekam Medis

Kegiatan Rekam Medis Berdasarkan SK Dirjen Yanmed No. YM.00.03.2.2.1296 tahun
1996,
yaitu :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengelolaan data medis
4. Penyimpanan rekam medis
5. Pengambilan kembali (retrival)

Sedangkan berdasarkan Pedoman Akreditasi RS tahun 2002, yaitu :

1. Penerimaan pasien (Pencatatan data sosial pasien)
2. Pencatatan data - data pelayanan (RJ, RI, IGD)
3. Pengelolaan data (Coding, Indexing)
4. Pelaporan
5. Penyimpanan / Pengambilan kembali

B. Komite Medis
Komite Medis adalah "Wadah profesional medis yang keanggotaannya berasal dari
ketua
kelompok staf medis atau yang mewakili" (SK Menkes RI No.
631/MENKES/SK/IV/2005).
Komite medis mempunyai otoritas tertinggi di dalam pengorganisasian staf medis.
Didalam
struktur organisasi rumah sakit pemerintah komite medis berada di bawah Direktur rumah
sakit,
sedangkan di dalam struktur organisasi rumah sakit swasta, komite medis berada di bawah
Direktur rumah sakit atau bisa berada di bawah pemilik dan sejajar dengan direktur rumah
sakit.

Komite Medis Mempunyai Tugas (SK Menkes RI No.631/MENKES/SK/IV/2005) :

1. Membantu Direktur menyusun standar, pelayanan dan memantau pelaksanaanya
2. Melaksanakan pembinaan etika profesi, disiplin profesi dan mutu profesi
3. Mengatur kewenangan profesi antar kelompok staf medis
4. Membantu Direktur rumah sakit menyusun kegiatan dan prosedur yang terkait dengan
mediko
legal
5. Membantu Direktur rumah sakit menyusun kegiatan dan prosedur yang terkait dengan
etika
legal
6. Melakukan koordinasi dengan Direktur medis dalam melaksanakan pemantauan dan
pembinaan
pelaksanaan tugas kelompok staf medis
7. Melakukan monitoring dan evaluasi mutu pelayanan medis antara lain melalui
monitoring dan
evaluasi kasus bedah, penggunaan obat (drug use), farmasi dan terapi, ketepatan,
kelengkapan
dan keakuratan rekam medis, tissue review, mortalitas dan morbiditas,medical care
review /
peer review / audit medis melalui pembentukan sub komite - sub komite.
8. Memberikan laporan kegiatan kepada Direktur rumah sakit dan atau pemilik Rumah
Sakit

Susunan Komite Medis terdiri dari :

1. Ketua
2. Wakil Ketua
3. Sekretaris
4. Anggota
5. Sub Komite Peningkatan Mutu Profesi Medis
6. Sub Komite Krudensial Peningkatan Mutu Profesi Medis
7. Sub Komite Etika dan Profesi
8. Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu oleh panitian yang anggotanya
terdiri
dari staf medis fungsional dan tenaga profesional salah satu penitia itu adalah Penitia
Rekam
Medis.

C. Panitia Rekam Medis

Dalam rangka menjaga dan meningkatkan kualitas dari rekam medis maka perlu
disusun suatu
kelompok kerja atau tim / panitia yang menyusun, mengawasi dan meningkatkan kualitas
rekam
medis.
Jadi Panitia Rekam Medis adalah "Kelompok kerja yang terdiri dari tenaga kesehatan
yang
terlibat di dalam pelayanan kesehatan, dalam rangka membantu komite medis agar
penyelenggaraan rekam medis bermutu".
Dari penjelasan di atas dapat dijelaskan bahwa panitian rekam medis dibentuk oleh
Komite
Medis.

Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis

1) Memberikan saran - saran dan pertimbangan - pertimbangan dalam hal penyimpanan
rekam
medis dan menjamin bahwa semua informasi di catat sebaik - baiknya dan menjamin
 tersedianya data yang diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada
seorang
pasien.
2) Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks,
penyimpanan
rekam medis dan tersedianya rekam medis dari semua pasien
3) Mengajukan usul - usul kepada Direktur RS tentang perubahan dari isi dan ukuran /
format
rekam medis
4) Membuka kerjasama dengan penasehat hukum dalam hal hubungan - hubungan
keluaran dan
pengeluaran daa / keterangan untuk badan - badan di luar rumah sakit.

Tata Kerja Panitia Rekam Medis

1) Mengadakan pertemuan satu kali dalam sebulan (bila perlu)
2) Harus mempelajari rekam medis dengan fokus perhatian pada mutu, terutama pada
untuk
pasien yang telah keluar dari rumah sakit dalam sebulan terakhir
3) Menilai kasus - kasus tanpa diagnosa, perbedaan pendapat tentang diagnosa dan sebab -
sebab
kematian
4) Penitia juga dapat menilai kasus pasien yang di rawat inap, rawat jalan serta secara
rutin pada
pasien IGD dan secara khusus melakukan penilaian pada pasien yang meninggal dalam
waktu
24 jam setelah masuk rumah sakit di IGD
5) Semua lembar rekam medis harus diperiksa untuk mencegah duplikasi
6) Melakukan penyeragaman bentuk dan ukuran / format rekam medis dan mengurangi
lembar
rekam medis yang dianggap tidak perlu
7) Penilaian dapat dilakukan dengan sampling random
8) Dibuat jadwal rutin penilaian
9) Petugas rekam medis dapat menyerahkan rekam medis yang tidak memenuhi syarat
pada
panitia rekam medis

Wewenang
1) Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisian data klinis
2) Menolak rekam medis tidak memenuhi standar
3) Menerapkan tindakan - tindakan ke arah perbaikan rekam medis yang tidak memuaskan
4) Merekomendasikan untuk memberi sanksi bagi tenaga kesehatan yang berkewajiban
melengkapi rekam medis, tetapi menolak untuk melengkapi (Contoh sanksi : Penurunan
DP3
untuk RS Pemerintah)
 Tugas Panitia Rekam Medis
Panitia Rekam Medis menurut Depkes (1999) mempunyai tugas :
1) Menentukan standar dan kebijakan pelayanan
2) Mengusulkan bentuk formulir rekam medis
3) Mengusulkan upaya yang perlu dalam penanggulangan pelayanan rekam medis
4) Menganalisis tingakt kualitas informasi dan rekam medis di rumah sakit
5) Menentukan jadwal dan materi rapat rutin panitia rekam medis

Hubungan Kerja
1) Unit Rekam Medis, Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Unit Gawat Darurat dan unit
lain yang
terkait, bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan rekam medis sesuai dengan
batas
wewenang dan tanggung jawabnya.
2) Dalam melaksanakan tugasnya, Ka. Unit Rekam Medis Berkewajiban menerapkan
koordinasi,
integritas dan sinkronisasi baik dalam lingkungan intern unit dengan unit - unit lain
yang
terkait, sesuai dengan tugas masing - masing
3) Ka. Unit Rekam Medis dan unit - unit yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam
medis,
bertanggung jawab dan mengkoordinasikan bawahannya masing - masing serta
memberikan
petunjuk bagi pelaksanaan bagi petugas bawahannya
4) Ka. Unit Rekam Medis dan unit - unit lain yang terkait dengan pelaksanaaan kegiatan
rekam
medis, wajib mengikuti dan memebuhi petunjuk dan tanggung jawab kepada atasan
masing -
masing dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
5) Dalam melaksanakan tugasnya Ka. Unit Rekam Medis dan unit - unit lain yang terkait
dengan
pelaksanaan kegiatan rekam medis, dalam rangka pembinaan dan pemberian bimbingan
wajib
mengadakan rapat berkala baik antar petugas rekam medis, maupun antar pimpinan unit
rekam
medis dengan unit - unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di
Rumah
Sakit
6) Unit Rekam Medis mempunyai hubungan koordinatif dengan unit - unit lain pada
bagian
Sekretariat, unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, unit penunjang dan
instansi
 yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan - kegiatan rekam medis di Rumah Sakit.

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis I (PSRM), Politeknik Piksi
Ganesha Bandung, 2008, Bandung