EURO

Handbuch
Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können jederzeit und ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
Die in den Beispielen enthaltenen Namen und Daten sind frei erfunden. Das in diesem Heft enthaltene Programmaterial ist mit
keiner Verpflichtung oder Garantie verbunden. Der Autor übernimmt infolgedessen keine Verantwortung und wird keine daraus
folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmaterials oder Teilen
davon entsteht.

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© Bits&Paper GmbH, Januar 2002

Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne
Zustimmung des Autors unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen,
Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

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Allgemein
WinOffice Pro ist die Weiterentwicklung von WinOffice plus, das als Büroanwendungsprogramm bereits
vielfach ausgezeichnet wurde. Unzählige Kundenwünsche und jahrelange eigene Erfahrungen sind hier zu
einem Programm vereint worden, mit dem Ziel, so einfach wie möglich fast alle Bereiche des Büroalltags in
den Griff zu bekommen. WinOffice Pro ist deshalb auch für weite Anwenderkreise ideal geeignet. Egal ob
Sie als Kleinstunternehmer nur drei Rechnungen und zwei Briefe im Monat schreiben, oder Hunderte
Angebote und Rechnungen und ebenso viele Briefe erstellen, WinOffice Pro ist dafür bestens geeignet. Nie
verliert man den Überblick, alle Daten sind gespeichert, der gesamte Schriftverkehr ist nachvollziehbar und
alle täglichen Routinearbeiten sind schnell und einfach zu erledigen. Die Datenbankstruktur ist so aufgebaut,
daß die Suchgeschwindigkeit auch bei 30.000 Adressen, Artikeln, Rechnungen und Briefen kaum
beeinträchtigt wird.

Installation

Win95/98/NT/Win2000/Win Me/Win XP:

Legen Sie die WinOffice CD in Ihr CD Laufwerk ein. Nach dem Schließen des Laufwerks wird automatisch
ein Startmenü gestartet, von dem aus Sie die Installation aufrufen können.

Win3.1:
Die Installation erfolgt vom Programm-Manager aus mit: Datei ausführen (Laufwerk): INSTALL oder vom
Datei-Manager mit Doppelklick auf die INSTALL.EXE

Falls noch nicht vorhanden, wird eine "WinOffice" Programmgruppe angelegt. Dort finden Sie das Start-Icon
für WinOffice Pro und die Icons zum Datenbank reparieren und komprimieren.

Update-Installation für Anwender einer niedrigeren Version 4.xx auf die aktuelle WinOffice Pro Version:
Installieren Sie die CD oder Updatediskette nach der gleichen Vorgehensweise wie bei der Vollversion. Bitte
beachten Sie, daß WinOffice nur einmal auf Ihrem Rechner installiert sein darf. Bitte stellen Sie vor dem
Update sicher, daß sich auf Ihrem Rechner nur eine Datendatei mit dem Namen WO4DAT.MDB (bis Version
4.21.002) oder WO4DAT.LW (ab Version 4.21.003) befindet. Sollten sich mehrere auf Ihrem Rechner
befinden (eventuell Sicherungsdateien von Ihnen) sollten Sie diese vor dem Update umbenennen.

Update-Installation für Anwender der Vorgängerversionen WinOffice Plus 2.0 und 3.1:
Verfahren Sie genauso, wie bei einer Neuinstallation. Es wird automatisch ein neues Verzeichnis WOPRO
angelegt. Installieren Sie nicht in ein vorhandenes OFFIPLUS Verzeichnis. Löschen Sie (vorerst) nicht die
Vorgängerversion, sie kann auch unabhängig weiter benützt werden. Nach der Installation können die Daten
(Adressen, Artikel und Bankverbindungen) mit dem Menüpunkt "Grundeinstellungen - Daten aus altem
WinOffice importieren" in das neue Programm eingelesen werden. Den Artikeln und Adressen wird die
Gruppe "Import" zugewiesen. Änderungen der Artikel und Adressen mitsamt den Gruppen sind im neuen
WinOffice Pro einfach möglich. Wir empfehlen nach dem Datenimport die Adressen und Artikel zu
bearbeiten und sie in neuen Gruppierungen nach Ihren Erfordernissen abzulegen.

Netzwerkinstallation
Überlegen Sie welcher Rechner der Hauptrechner sein soll. (Auf diesem Rechner liegt die Datendatei).
• Installieren Sie WinOffice auf diesem Rechner.
• Wählen Sie bei der Installation die Option „Einzelplatz / Rechner mit der gemeinsamen Datendatei“.
• Starten Sie WinOffice. -> WinOffice bindet die Tabellen ein.
• Beenden Sie WinOffice.
• Geben Sie das Laufwerk auf dem die Datendatei von WinOffice liegt (normalerweise C:\WOPRO)
für den Zugriff aus dem Netzwerk frei.
• Beachten Sie bitte, dass der Lese-/Schreibzugriff gewährleistet ist.

Installieren Sie WinOffice wie folgt auf dem Arbeitsplatz.

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 • Erstellen Sie ein Netzwerklaufwerk, das mit dem Laufwerk verbunden ist, auf dem die Datendatei
auf dem Hauptrechner liegt. (Windows Handbuch).
• Starten Sie die Installation von WinOffice.
• Wählen Sie bei der Installation die Option „Arbeitsplatzinstallation (Netzwerk)“ aus.
• Falls Sie die Option „in gesamtem Netzwerk suchen“ auswählen, kann es sein, dass die Installation
sehr lange suchen muss.
• Starten Sie WinOffice auf Ihrem Arbeitsplatzrechner.
• WinOffice ist jetzt auch im Netz einsatzbereit.

P.S.: Bitte beachten Sie bei einem Update von WinOffice, dass die neue Version auf allen eingesetzten
Rechnern installiert werden muss.

Hardwareanforderungen
WinOffice Pro ist eine Microsoft ACCESS 2.0 Anwendung. Alle Angaben und Änderungen werden sofort in
der Datenbank gespeichert. Um schnellen Zugriff zu den Daten zu haben, ist in erster Linie der verfügbare
Hauptspeicher RAM (nicht zu verwechseln mit dem Festplattenspeicher) verantwortlich. Wenn Sie mit
Windows 3.1 oder 3.11 arbeiten, sind mind. 16 MB RAM-Speicher erforderlich. Wenn Sie ständig mehrere
Programme geöffnet haben, sind 32 MB empfehlenswert. Als Drucker ist ein Tintenstrahldrucker oder
Laserdrucker empfehlenswert.

Datensicherung
Alle gespeicherten Daten sind in den Dateien WO4DAT.MDB (bis Version 4.21.002) oder WO4DAT.LW (ab
Version 4.21.003) gespeichert. Diese Dateien nehmen im Laufe der Zeit ständig an Umfang zu und haben
bald eine Größe von mehreren MB erreicht. Sie können deshalb nicht mehr direkt auf Disketten kopiert
werden. Verwenden Sie ein Komprimierungsprogramm (z.B.: WinZip oder ähnliches) um die Dateien zu
komprimieren und dann anschließend auf Diskette zu sichern. Sie können ebenfalls das Microsoft Backup-
Programm verwenden. Sehr gut geeignet sind auch Wechselfestplatten oder Zip-Laufwerke, auf die Sie die
Dateien zur Sicherung kopieren können. Bitte beachten Sie, falls Sie die Sicherungsdateien auf Ihrem
Rechner haben, daß die Sicherungsdateien einen anderen Namen als WO4DAT.MDB oder WO4DAT.LW
haben sollten. Falls Sie WinOffice im Netzwerk verwenden müssen Sie die entsprechende Datendatei auf
dem Serverrechner sichern.
Wenn Sie eine Datensicherung auf eine CD-R brennen und wieder einspielen, achten Sie bitte darauf, dass
die Dateien auf der CD automatisch schreibgeschützt (außer bei Win XP) werden. Nach dem
Zurückkopieren müssen Sie den Schreibschutz der Dateien wieder aufheben.

Datenbank reparieren
Im Programmverzeichnis sind außer dem Start Icon noch je 2 weitere Icons zum Reparieren und
Komprimieren der beiden Datenbanken. Sollte es zu Datenbankfehlermeldungen innerhalb des Programmes
kommen, sind diese beiden Funktionen sehr wichtig. Fast immer kann damit eine beschädigte Datenbank
repariert und anschließend komprimiert (d.h. reorganisiert) werden.

Netzwerkbetrieb
WinOffice Pro eignet sich zum Betrieb in kleinen Büronetzwerken bis zu 3 Arbeitsplätzen. Vor einem Betrieb
von WinOffice mit mehr als 3 Arbeitsplätzen raten wir ab. Die normale Version ist eine Serverlizenz mit 3
Arbeitsplatzlizenzen.

Daten exportieren
Ab der Version 4.3.001 können Sie fast alle Listenberichte in eine Microsoft EXCEL 5.0 Datei exportieren. In
den entsprechenden Anwendungen finden Sie ein Markierungsfeld „Druckabfrage in Exceldatei“. Wenn Sie
nun Drucken, werden Sie aufgefordert einen Dateinamen festzulegen und zu bestimmen, wohin die Datei
gespeichert werden soll. Beachten Sie hierbei, dass der Dateiname nur 8 Zeichen lang sein darf. Mit
Microsoft Excel können Sie dort die Datei öffnen und weiterbearbeiten um z.B. die Listenausgabe in der
Darstellung zu optimieren oder entsprechende Umsatzgrafiken oder ähnliches zu erzeugen. Ein Import der
Excel-Daten in WinOfficePro ist jedoch nicht möglich.

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Kurzanleitung: Eine Rechnung erstellen
Zur Einarbeitung in WinOffice Pro empfehlen wir, erst mal eine Rechnung mit vorhandenen
Musteranschriften und Musterartikeln zu erstellen. Auf die einzelnen Menüpunkte wird in der Anleitung noch
detailliert eingegangen.
• Starten Sie vom Menü aus unter „Auftrag“ die „Rechnung“. Entscheiden Sie schon hier, ob diese
Rechnung in EURO oder in der Stammwährung ausgestellt werden soll.
• Sie befinden sich nun im „Adresse suchen“ Fenster. Dort können Sie entweder eine Anschrift aus der
Datenbank auswählen, oder gezielt über Gruppenzuordnung oder Kundennummer etc. eine Adresse
suchen. Wählen Sie bitte durch Mausklick eine Musteradresse aus und „Übernehmen“ Sie diese
Adresse in den Anschriftenbereich der Rechnung.
• Im Anschriftenfeld der Rechnung ist nun rechts unten der Schalter „Weiter“ aktiviert: Klicken Sie bitte
darauf und der Kopfteil der Rechnung erscheint.
• Im Kopfteil der Rechnung befinden sich übliche Beschreibungen in Auswahlboxen. Bitte beachten: Den
Inhalt der Auswahlboxen können Sie in den Grundeinstellungen festlegen. Jede Auswahlbox hat auch
eine Vorgabe „leer“. Ist „leer“ ausgewählt, wird dieses Feld nicht gedruckt. Mehr dazu später.
Entscheiden Sie bitte an dieser Stelle, ob Sie eine Rechnung mit „Einzelpreise brutto“ oder „Einzelpreise
netto“ erstellen möchten. Übergehen Sie nun den Kopfteil mit „Weiter“.
• Sie befinden sich nun im Mittelteil der Rechnung. Grundsätzlich haben Sie hier zwei Möglichkeiten um
eine Rechnung mit Daten zu füllen. Sie können direkt in die Tabelle schreiben, oder gespeicherte Artikel
aus der Datenbank auswählen. Mit dem Schalter „Suchen“ öffnen Sie die Artikeldatenbank. Die
Artikeldatenbank wird nun geöffnet, wählen Sie „alle“ und aus der Auflistung der Musterartikel einen
beliebigen Datensatz. Mit „übernehmen“ wird der ausgewählte Artikel in die Rechnung übernommen,
dort geben Sie nur noch die Menge ein und bestätigen mit mehrfachen Betätigen der Entertaste
(Eingabetaste) die aktuelle Eintragung. Wenn die Eingabezeile bestätigt ist springt der Cursor
automatisch auf die nächste Zeile. Nun können Sie dort weitere Eingaben entweder direkt oder wieder
mit „Suchen“ über die Datenbank vornehmen.
Stören Sie sich bitte nicht an der Darstellung der Spalten. Die Spalten können individuell eingestellt
werden. Sehen Sie bitte dazu bei der Beschreibung der Grundeinstellungen nach. Wiederholen Sie nun
die Artikeleingabe ein paar mal mit der Auswahl aus der Datenbank und auch durch direkte Eingabe.
Möchten Sie die Reihenfolge der eingegebenen Artikel ändern? Kein Problem. Markieren Sie per
Mausklick einen Artikel und verschieben ihn mit den kleinen Pfeiltasten nach oben oder unten. Mit
„Weiter“ kommen Sie zu dem unteren Teil der Rechnung.

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• Hier können Sie das Zahlungsziel ändern, pauschale Prozentabzüge vornehmen und Bemerkungen
hinzufügen.
• Drucken: Erst hier wird durch ihre Auswahl entschieden, welche Rechnungsnummer vergeben wird,
wieviel Kopien gedruckt werden sollen, ob ein Lieferschein gedruckt wird. Mit „Schließen“ kommen Sie
wieder zurück zum Menü. Die von Ihnen gedruckte Testrechnung ist nun an zwei Stellen wieder
auffindbar. Sie wurde in der Buchhaltung unter „offene Posten“ gespeichert und unter „Aufträge
bearbeiten / verwalten“ abgelegt.

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Diese erste Testrechnung sollte Ihnen nur mal einen Einstieg ermöglichen und noch nicht so sehr ins Detail
gehen. In den nachfolgenden Beschreibungen wird auf die weiteren Möglichkeiten eingegangen.

Ausdruck mit Standardeinstellungen

Die Kopfangaben werden von den eigenen Daten übernommen. Unter dem Menüpunkt Grundeinstellungen -
Briefpapier Kopf/Fuß ist "nur Standarddaten" eingestellt. Die Einstellungen unter Grundeinstellungen
Ausdruck Auftrag Netto wurden nicht verändert. Die Spaltenbreiten und die Spaltenüberschriften
entsprechen der Vorgabe.

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Ausdruck mit geänderten Grundeinstellungen

Bei den eigenen Daten ist ein entsprechendes Firmenlogo eingefügt. Unter dem Menüpunkt
Grundeinstellungen - Briefpapier Kopf/Fuß ist "nur Logo" eingestellt. Die Einstellungen unter
Grundeinstellungen Ausdruck Auftrag Netto wurden verändert: Die Anz., MWSt. und ArtikelNr. wurde mit
Breite 0 angegeben, die Spaltenüberschriften wurden entfernt.
Die Spalte "Bezeichnung" wurde verbreitert und in "Gegenstand" umbenannt. Die Spalte "Netto" wurde in
"EP" umbenannt.

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Menü
Das Menü ist die Schaltzentrale von WinOffice Pro. Alle Anwendungsteile werden von hier aus gestartet.
Unabhängig davon gibt es einige logische Zwischenverbindungen. Ein Beispiel: Der Anwender will eine
Rechnung schreiben, hat jedoch die Adresse noch nicht in der Datenbank gespeichert, und der Artikel, den
er berechnen möchte, ist in der Datenbank noch nicht gespeichert. In diesem Fall muss der Anwender nicht
zwischen den einzelnen Programmteilen hin und her schalten, sondern alle zur Rechnung gehörenden
Funktionen sind in der Rechnung enthalten. Selbstverständlich sind die Daten, wo immer sie auch
eingegeben werden, in allen Teilbereichen der verschiedenen Anwendungen sofort verfügbar.

Mit den linken Schaltern wählen Sie unter den Hauptfunktionsgruppen, deren Einzelfunktionen im rechten
Teil dargestellt werden. Durch Doppelklick auf die Einzelfunktion starten Sie den entsprechenden
Anwendungsteil.

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Menü Grundeinstellungen

Eigene Daten
Überschreiben Sie im Adressdatenfenster den Musterdatensatz mit Ihren eigenen Angaben. Klicken Sie auf
„Brief/Auftrag“ und geben Sie auch hier Ihre Daten ein. Wenn Sie vorhaben, LaserWare Bankformulare zu
bedrucken, klicken Sie auf „Konten“ und geben auch hier Ihre Daten ein. Mit dem Schalter „Logo“ können
Sie eine eigene Grafik einfügen.

Firmenlogos, Grafiken oder spezielle Schriftzüge haben in den Ausdrucken einen fest fixierten Platz oben
rechts und die Größe 8 cm Breite und 6 cm Höhe. Sollten Sie eine Grafik in anderen Proportionen
verwenden wollen, so müssen Sie einen Designerbericht erstellen und dort die Grafik einfügen (siehe
Berichtsdesigner (nur Version incl. Berichtsdesigner)).
Aus einem beliebigen Grafikprogramm, mit markieren und kopieren, legen Sie eine Grafik in die Windows
Zwischenablage. Wechseln Sie dann zu WinOffice Pro und klicken Sie auf "Aus Zwischenablage einfügen".
Dadurch wird die Grafik übernommen und mit OK gespeichert.
Es können alle gängigen Grafikformate kopiert werden. Im Zweifelsfall kopieren Sie es erst in das Windows
eigene Paint-Programm und von dort aus weiter in WinOffice Pro.

Kleinere Grafiken werden beim Einfügen immer linksbündig gesetzt und vergrößert. Damit dies verhindert
werden kann, muß im Grafikprogramm ein kleiner Trick angewandt werden, um die Grafik auf 8 x 6 cm zu
vergrößern. Ziehen Sie um die Grafik ein Rechteck in der Größe 8 x 6 cm und plazieren Sie die Grafik
innerhalb dieses Rahmens an die gewünschte Stelle. Danach weisen Sie dem Rahmen die Farbe weiß zu.
Der Rahmen wird nun unsichtbar. Wenn Sie nun den Rahmen mit Inhalt in die Zwischenablage kopieren,
sehen Sie beim Einfügen in WinOffice Pro die Veränderung deutlich. Größere Grafiken werden beim
Einfügen automatisch verkleinert.
Sehen Sie sich einen Testdruck an und verändern Sie evtl. die Originalgrafik im Grafikprogramm. Weiter
Möglichkeiten bietet der WinOfficePro Designer, den Sie vom Menü unter „Grundeinstellungen“ und
„Bereichte anpassen“ öffnen können. Bitte lesen Sie dazu jedoch vorher die entsprechende Anleitung.

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Anderen eigenen Datensatz wählen

WinOffice Pro soll nicht nur für die Firma alleine zum Einsatz kommen, sondern auch für Ihre privaten
Belange. Deshalb wurde die Möglichkeit geschaffen, beliebig eigene Daten mit völlig unterschiedlichen
Angaben oder Logos zu verwenden. Sie können z.B. die Grunddaten für Ihre Firma, für Ihren Verein, für Sie
Privat oder für die Familie individuell anlegen und abspeichern.
Bitte beachten: Das Programm ist nicht mandantenfähig!
Es wird also nicht unterschieden, ob Sie die Rechnung für Ihre Firma oder für Sie Privat ausgestellt haben.
Die zuletzt ausgewählten eigenen Daten sind durchgängig in allen Anwendungsteilen gleich, d.h. wenn Sie
zuletzt einen Privatbrief schreiben und nicht wieder auf die Firmendaten umschalten, werden z.B. bei den
Zahlungserinnerungen Ihre privaten Absenderdaten eingetragen.

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Auftragsgrundeinstellungen

In diesem Fenster legen Sie fest, mit welche Einträgen, die Sie unter „Auswahlboxeninhalte“ eingegeben
haben, die Auswahlboxen im Auftrag beim Neuanlegen gefüllt sind. Dies erspart Ihnen bei Ihren Aufträgen,
die ja meist gleicher Art sind, die ständig neue Auswahl der Grundwerte.

Auftragstypen

Die Bezeichnungen für Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung sind zusammen mit den
dazugehörigen Kopftexten frei zu benennen. Dadurch hat jeder Anwender die Möglichkeit, mehrsprachige
Bezeichnungen oder andere branchenübliche Bezeichnungen selbst einzugeben.

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Im Programm werden nicht die Bezeichnungen verwaltet, sondern Kennummern, auf die der Anwender
keinen Einfluss hat.
Je nach Branche kann es vorkommen, dass oben genannte Begriffe nicht branchenüblich sind. Bei
WinOffice Pro können Sie selbst bestimmen, was auf dem Ausdruck stehen soll. Auch eine zweisprachige
Bezeichnung ist dadurch möglich. In allen nachfolgenden Beschreibungen werden jedoch ausschließlich die
Grundbezeichnungen genannt um bestmögliche Übersicht zu halten. Mit AUFTRAG ist immer der
Sammelbegriff für Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein und Barverkauf gemeint.
Jedem Vorgang kann ein beliebiger Kopftext zugeordnet werden.

Auswahlboxinhalte

WinOffice Pro ist bei den Funktionen für die Auftragsbearbeitung sehr variabel. Alle Auswahlboxeninhalte,
die in Auftrag (Angebot, Rechnung usw.) zur Verfügung stehen, können individuell eingegeben werden. Es
kann auch ein leerer Eintrag erfolgen. Leere Einträge werden sowohl vom Titel als auch vom Inhalt nicht
ausgedruckt, denn nicht jeder Anwender möchte auf seiner Rechnung "Abzug in %" mit der Angabe 0
gedruckt haben.

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Briefpapier Kopf / Fuß

Die nach außen gehenden Drucke (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Barverkauf, Brief
und Fax) können auf firmeneigenes Briefpapier oder auf ein leeres Blatt gedruckt werden. Bei dem Druck
auf ein leeres Blatt gibt es die Unterscheidung, entweder mit den Standard "eigenen Daten" oder mit einer
eingebundenen Grafik als Firmenlogo oder Schriftzug zu drucken. Die Fußzeilen (drei Zeilen) sind
unabhängig von den oben genannten Möglichkeiten wahlweise zu drucken.

Berichte anpassen
Lesen Sie bitte hierzu unter Berichtsdesigner weiter unten nach.

Ausdruck Auftrag Netto/Brutto/Lieferschein

Im Auftragsfenster kann ausgewählt werden, ob die Rechnung Brutto (inkl. MWSt.) oder Netto (plus MWSt.)
dargestellt und gedruckt werden soll. Ebenso kann der Lieferschein gedruckt werden. Alle drei
Druckvorlagen können individuell beschriftet werden. Die Spaltenüberschriften und Spaltenbreiten können
frei konfiguriert werden.

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Sie können wahlweise auf der Rechnung eine Informationszeile ausgeben auf der der jeweils umgerechnete
Währungsbetrag in der parallelen Währung ausgewiesen wird.
Alle Textvorgaben im Auftrag können hier eingestellt werden. Je nach Anwendungszweck kann der Benutzer
die Spaltenbeschriftung und die Druckbreite beim Auftrag selbst vornehmen. Wird eine Spaltenbreite auf
Null gesetzt, wird sie auch nicht gedruckt. Wenn kleine Spaltenbreiten festgelegt werden, ist zu beachten,
daß die Spaltenüberschriften entsprechend abgekürzt werden müssen. Ferner ist zu beachten, daß die
Spalte "Gesamt" immer die Summe der Berechnung "Anzahl" mal "Netto" darstellt.
Die Summe der Spaltenbreiten sollte zwischen 16 und 17,2 cm liegen.

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Auch die restlichen Feldbeschriftungen sind individuell zu beschreiben.

Einstellen der Spaltenbreitendarstellung am Monitor

Alle Tabellendarstellungen können in der Breite geändert werden. Unmittelbar im Anwendungsfenster legen
Sie fest, mit welcher Spaltenbreite die Listendarstellung des Auftrags am Monitor angezeigt werden soll. So
ist z.B. eine größere Darstellung der Artikelbezeichnungen sinnvoll.
Wenn Sie mit der Maus langsam über die Spalten fahren, sehen Sie die Veränderung des Mauspfeils. Mit
gedrückter linker Maustaste können Sie nun die Spaltenbreiten verändern. Spaltenbreiten können auch auf
Null zusammengeschoben werden. Die eingestellten Spaltenbreiten werden automatisch gespeichert und
stehen beim Wiederaufruf zur Verfügung. Mit Klick auf den kleinen Schalter werden alle Grundwerte wieder
hergestellt.

Diese Einstellungen sind nur für die Darstellung am Monitor. Welche Spaltenbreiten und
Spaltenüberschriften gedruckt werden sollen, können Sie unter "Ausdruck Auftrag Netto" oder "Ausdruck
Auftrag Brutto" einstellen.

Praxisbeispiele:
Darstellung soll Nettopreise ausweisen und die MWSt. wird dazugerechnet.

Darstellung soll Bruttopreise ausweisen und die MWSt. nicht berücksichtigen.

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Auftrag Schriftgröße einstellen

Beim Ausdruck von Auftrag/Rechnung kann nun die Schriftgröße zwischen 8Pt, 9Pt und 10Pt gewählt
werden. Bitte beachten Sie, daß bei der 10Pt Schrift evtl. eine Änderung der Grundeinstellung Vorgabewerte
Ausdruck erforderlich sein kann. Hier ist z.B. als Vorgabe für den Betrag 2,0cm Breite eingestellt. Hohe
Beträge (100.000,00DM) könnten hier eine Einstellung mit 2,5cm oder mehr erfordern.

Druckränder einstellen

Hiermit kann eine grundsätzliche Verschiebung des Ausdrucks vorgenommen werden. Insbesondere für
Anwender mit eigenem Briefpapier und Tintenstrahldruckern kann diese Einstellmöglichkeit wichtig sein.
Manche Tintendrucker haben unten bis zu 17mm Rand. Wenn die drei Fußzeilen nur teilweise gedruckt
werden kann hiermit der Rand eingestellt werden.
Beachten Sie, wenn Sie den linken Druckrand zu breit wählen, kann es vorkommen, daß rechts teilweise der
Druck abgeschnitten wird.

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Kundennummer

Hier besteht die Möglichkeit die Kundennummer automatisch zu vergeben oder die Vorgabe auszuschalten.
Eine Kundennummer kann frei vergeben werden, ist aber nicht zwingend erforderlich, da sich als
Suchkriterium die PLZ und der Name meist besser eignet. Bei der automatischen Vergabe kann eine
Startnummer mit einem drei Zeichen Vorspann (Präfix) zugeteilt werden. Ferner kann festgelegt werden, ob
die Kundennummer im Adressfeld gedruckt werden soll.

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Vorgangsnummer

Rechnungs- /Auftragsnummern können in drei verschiedenen Varianten vergeben werden:

1. RechnungsNr. mit Datumskodierung
2. Fortlaufende RechnungsNr. Diese Vorgabe kann am Anfang 3 Zeichen (Präfix) haben und danach eine
Zählernummer.
3. Wird keine automatische Nummernvergabe gewählt, kann entweder ganz ohne Nummer, oder mit
beliebigen Nummerneintrag gearbeitet werden.

Artikelgruppen

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In diesem Fenster können Sie neue Artikelgruppen anlegen und vorhandene Artikelgruppen löschen. Wenn
Sie Artikelgruppen löschen, wird nur der Gruppenname gelöscht. Die darin enthaltenen Artikel erhalten
dabei automatisch die Artikelgruppe „- ohne -“ und sind nach wie vor im Bestand enthalten. Bitte lesen Sie
unter der Artikelbeschreibung über die Verwendung der Artikelgruppen nach.

Kundengruppen

Sinngemäß den Artikelgruppen können auch die Kundenanschriften in Gruppen verwaltet werden. Dies ist
besonders praktisch zum Wiederzufinden von bestimmten Adressen.

Mehrwertsteuergruppen

Mit WinOffice Pro können beliebig freie MWSt.-Sätze voreingestellt werden. Es kann auch der MWSt.-Satz 0
(Null) eingeben werden. Dies ist insbesondere für Anwender wichtig, die keine MWSt. berechnen möchten.
Neu angelegte MWSt.-Gruppen können nicht gelöscht werden, da hier eine feste Verknüpfung mit den
Artikeln besteht. Jedoch kann der MWSt.-Satz geändert werden.

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Ländereinstellung & Währung

WinOffice Pro kann auch in Österreich und in der Schweiz eingesetzt werden. In den Grundeinstellungen
kann unter dem Menüpunkt „Ländereinstellung“ die Währung in Schilling oder Franken gewählt werden. Für
die Schweiz kann zusätzlich der Druck auf die rechtsseitigen Fensterbrief Kuverts fixiert werden. Alle
Vorgaben der Mehrwertsteuer können geändert werden. Ebenso können die Textangaben (Auftrag Brutto,
Auftrag Netto, Lieferschein) frei festgelegt werden. Siehe auch unter Grundeinstellungen MWSt.-Gruppen.
Unabhängig von der Ländereinstellung besteht die Möglichkeit ein beliebiges Währungsformat in den
Rechnungen zu verwenden. Es ist also möglich auch mal schnell eine Rechnung in US-Dollar zu erstellen.
Bitte auch hier beachten: Es erfolgt keine automatische Währungsumrechnung. Nach der Deaktivierung der
Sonderwährung sind alle Rechnungsbeträge wieder in der normalen Landeswährung aufgeführt. Dies ist
insbesondere zu beachten, wenn Sie Umsatzberichte auswerten möchten.
WinOffice kann jetzt auch komplett auf EURO umgestellt werden. Stellen Sie dazu bei EURO auf „Ja“. Nicht
mehr benötigte Menüeinträge wie z.B. Rechnung in DM werden ausgeblendet. Diese Einträge können Sie
aber im Bedarfsfall unter Menü Grundeinstellungen „Menüeinträge umsortieren“ wieder einblenden.
Hinweis: Die Zahlungsverkehrsvordrucke gelten nur in Deutschland.

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Kassenbucheinträge

In WinOffice gibt es zusätzlich zu dem bisherigen Kassenbuch in der Stammwährung ein EURO
Kassenbuch. In dem obigen Fenster können Sie auswählen ob und in welches Kassenbuch die Beträge aus
den Bar - Rechnungen verbucht werden sollen.

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Kopien Drucken

Bei manchen Tintenstrahldruckern kann es vorkommen, daß trotz Vorgabe entsprechend Kopien zu drucken
nur ein Druck erfolgt. Mit der Auswahl "abgesicherter Kopiendruck" wird der Druckauftrag mehrfach
wiederholt. Damit ist sichergestellt, daß mit allen Tintendruckern die entsprechend eingestellten Kopien
gedruckt werden.

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Menüeinträge sortieren

In der Regel werden Sie verschiedene Menüpunkte unterschiedlich häufig benutzen. Aus diesem Grund
können Sie mit Hilfe dieses Fensters Menüpunkte in Ihrer Reihenfolge umsortieren oder komplett
ausblenden. Mit der Auswahlbox „Hauptmenü“ können Sie sich die Einträge eines bestimmten Hauptmenüs
von WinOffice auflisten lassen. Mit den beiden Pfeiltasten können Sie den ausgewählten Menüpunkt in der
Reihenfolge nach oben oder unten verschieben. Wenn Sie das Häkchen vor einem Menüeintrag entfernen
wird dieser Menüeintrag nicht mehr im Menü angezeigt.

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Menü Auftrag

Angebot oder Auftragsbestätigung

Angebot und Auftragsbestätigung unterscheiden sich nur im Titel des Formulars. Das Erstellen eines
Angebots oder einer Auftragsbestätigung ist identisch mit dem bereits beschriebenen Erzeugen einer
Rechnung. In der Auftragsverwaltung werden die Vorgänge jedoch unter "Angebot" und
"Auftragsbestätigung" verwaltet. Dadurch ist es möglich, sofort zu erkennen, welche Vorgänge noch nicht
bearbeitet wurden bzw. zur Rechnung umgewandelt werden sollen.

Lieferschein
Zum Erstellen eines Lieferscheins gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten:
• Ein Lieferschein wird ohne Rechnung erstellt, da es sich z.B. um eine Vorablieferung oder um
Musterwaren handelt. Dazu wird der Lieferschein ganz normal als ein Vorgang, ähnlich dem Angebot
oder der Auftragsbestätigung, erstellt. Dieser Lieferschein kann nun jederzeit zur Rechnung
umgewandelt werden. Er wird auch in der Auftragsverwaltung als Lieferschein mitaufgeführt, solange bis
er entweder zur Rechnung gewandelt wurde oder gelöscht wird.
• Ein Lieferschein soll als Anlage zur Rechnung verwendet werden. Bei diesem "normalen" Weg braucht
nur beim Druckfenster der Rechnung die Anzahl der zu druckenden Lieferscheine auf ungleich Null
eingestellt werden. Dadurch wird zusätzlich zur Rechnung ein Lieferschein ohne Preisangaben
gedruckt. Dieser Lieferschein wird nicht in der Auftragsverwaltung aufgeführt.

Rechnung (Barverkauf)
Wird beim Erstellen einer Rechnung die Zahlungsart "Bar" ausgewählt und die Rechnung gedruckt,
erscheint die Rechnung nicht in der offenen Posten Verwaltung, sondern die Rechnungsnummer wird mit
dem Betrag automatisch im aktuellen Kassenbuch eingetragen. Ist für den laufenden Monat noch kein
Kassenbuch vorhanden, wird dies automatisch erstellt. Da WinOfficePro unterschiedliche MWSt.-Sätze
innerhalb einer Rechnung verwalten kann, wird im Kassenbucheintrag der MWSt.-Satz nicht ausgefüllt. Er
ist manuell nachzutragen. Beim Erstellen einer Rechnung als Barverkauf ist es auch nicht zwingend
notwendig, eine Kundenadresse anzugeben.
Hinweis für Anwender, die sehr viele Barverkäufe tätigen:
In den Grundeinstellungen Auftrag kann die Voreinstellung Zahlungsart "Bar" gewählt werden. Wenn keine
Adresse notwendig ist, kann beim Öffnen der Rechnung in das Feld Kundennummer (auf dem der Cursor
steht) ein Leerzeichen (Leertaste) eingegeben werden. Dadurch wird die „Weiter“ Schaltfläche aktiviert und
man gelangt schnell zum eigentlichen Rechnungsteil.

Rechnung
Bereits am Anfang dieser Anleitung wurde der Vorgang der Rechnungserstellung kurz erklärt.
Hier soll nun auf die besonderen Funktionen hingewiesen werden.

EURO
• Vorgänge (Rechnungen, Bestellungen...) können jeweils für die Stammwährung oder für EURO
angelegt werden. Bei der Artikelauswahl und der manuellen Eingabe der Artikel und Artikelgruppen wird
der jeweilige Preis eingelesen.
• Bestehende oder aktuell erzeugte Vorgänge in der Stammwährung können später noch in EURO
gedruckt werden. Für diesen Fall gibt es im Druckdialog eine Auswahl Stammwährung - EURO.

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Lieferanschrift

Die Lieferanschrift wird, sofern bei der Kundenadresse nichts anderes gespeichert ist, immer gleich der
Kundenanschrift sein. Mit dem Schalter „Ändern“ kann die Lieferanschrift geändert werden, dabei ist es
möglich, die Anschrift nur für diesen Auftrag zu ändern, oder fest in den Kundenstammdaten abzuspeichern.

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Kopftext

Im Kopftext der Rechnung werden für die verschiedenen Vorgänge die in den Grundeinstellungen unter
Auftragstypen vergebenen Texte eingetragen. Zusätzlich dazu können Sie weitere Kopftexteinträge für die
Auswahlbox in den Grundeinstellungen unter Auswahlboxinhalte eingeben.

Auf bestehenden Vorgang beziehen

Ein Klick auf diesen Schalter öffnet die Auftragsverwaltung mit den aktuellen bestehenden Vorgängen zu
diesem Kunden. Wird z.B. eine Rechnung erstellt, werden (sofern vorhanden) alle bisherigen Angebote,
Lieferscheine und Auftragsbestätigungen angezeigt, die noch nicht zur Rechnung umgewandelt wurden.
Durch diese Funktion kann schnell auf ein bestehendes Angebot zurückgegriffen werden, um nun eine
Rechnung zu schreiben. Das Vorgängerformular wird damit zur Rechnung. Mit dem Druck der Rechnung
wird das Vorgängerformular gelöscht und es erscheint nicht mehr in der Auftragsverwaltung.

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Artikeleingabe

Sie können im Auftrag mit F3 eine Artikelschnellsuche durchführen. Das Suchkriterium ist dabei die
"ArtikelNr". Zum Suchen muss sich der Cursor in einer Positionszeile des Artikeleingabegitters befinden

Bei der Suche mit F3 gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• eine eindeutige ArtikelNr wird eingegeben: die Artikelposition wird direkt aus der Datenbank
übernommen.
• eine mehrdeutige ArtikelNr wird eingegeben: das Suchfenster wird mit einer Auswahl geladen, die durch
den eingegebenen Suchbegriff bestimmt wird.
• keine ArtikelNr wird eingegeben: das Suchfenster wird mit allen/keinem Artikel geladen. Falls nur ein
Artikel vorhanden ist wird dieser eingelesen.

Sie können die ArtikelNr wie folgt eingeben:

• exakte ArtikelNr: Artikel wird eingelesen.
• ein * an einer Stelle der ArtikelNr repräsentiert beliebig viele Zeichen, z.B. steht A2* für A210, A2200, ...
• ein ? steht für einen beliebiges Zeichen, z.B. steht A2? für A21, A22, ...

* und ? können an jeder Stelle der ArtikelNr eingefügt werden.

Prozentuale Abzüge pro Artikel

In der Tabelleneingabemaske finden Sie ganz rechts eine Spalte „Abzug“ mit der Vorgabe 0,00.
Wenn Sie hier eine Prozenteintragung vornehmen (z.B.: 15%) wird der Artikelpreis um diesen Faktor
reduziert. Diese individuellen Prozentabzüge werden jedoch nicht Artikel- oder Kundenbezogen (wie die
Preisgruppen) gespeichert. Die Eingabe muß jedesmal auf Neue erfolgen. Wenn Sie in Ihrem
Berechnungssystem diese Funktion nicht benötigen, entfernen Sie diese Spalte bei den
>Grundeinstellungen >Auftrag Brutto / Netto und legen die Breiten der restlichen Spalten neu fest.

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Summendaten am Ende einer Rechnung

Der untere Bereich der Rechnung bietet folgende Möglichkeiten:

• Das Zahlungsziel kann aus der Auswahlbox, deren Vorgaben einstellbar sind, ausgewählt werden.
• Die Angabe von "Frist" ist intern zur Verwaltung der offenen Posten.
• Abzüge können in % Angaben vorgenommen werden.
Wenn kein Eintrag vorhanden ist, wird auch die Bezeichnung nicht gedruckt. Abzüge, Gutschriften können
auch innerhalb der Rechnung als Artikel mit einem Minus - Vorzeichen beim Preis eingegeben werden.

Bemerkungen am Ende einer Rechnung

Eintragungen im Bemerkungsfeld können wahlweise mit auf den Auftrag gedruckt werden. Diese
Bemerkungen sind gut geeignet um z.B. folgende Eintragungen aufzunehmen:
• "Wir danken für Ihre Bestellung"
• "Ihre Auftragsnummer ..."
• "Bestellt über Außendienst Herrn ..."
• "Kostenlose Ersatzlieferung wegen..."
• "Neu in unserem Lieferprogramm..."
usw. .

Die Inhalte der Bemerkungen können frei geschrieben oder aus der Auswahlliste entnommen werden.
Einträge in der Auswahlliste können in den Grundeinstellungen unter Auswahlboxinhalte vorgegeben
werden.
Die Bemerkungen können auch für interne Notizen zum Auftrag verwendet werden. Wenn Sie das
Aktivierungskreuz durch Anklicken entfernen, werden die Bemerkungen nicht gedruckt.

29
Anzahlungen oder Abschlagszahlungen am Ende der Rechnung abziehen

Ein Klick auf den Schalter „Gesamtabzug“ öffnet vier frei beschreibbare Rechenfelder in denen Sie
Abschlagszahlungen berücksichtigen können. Es wird deshalb bei den offenen Posten, Mahnungen usw.
zwischen einem Rechnungsbetrag und einem Zahlungsbetrag unterschieden.

Auftrag bearbeiten / verwalten

Die Auftragsverwaltung ist die Schalt- und Suchzentrale für alle erledigten und unerledigten Vorgänge. Die
Such- und Abfragefunktionen ermöglichen einen guten Überblick. Es können z.B. alle Umsätze
(Rechnungen) in einer bestimmten Stadt oder von einem Auftraggeber aufgelistet werden. Die
Suchfunktionen sind so aufgebaut, daß Anwender mit wenigen Vorgängen einen schnellen Überblick haben.
Sind jedoch z.B. 20.000 Vorgänge abgelegt, ist die detaillierte Suche eine große Hilfe.

30
Die Suche/Auswahl kann verschieden detailliert erfolgen.

Wenn Sie z.B. wissen möchten, wie hoch der Umsatz mit dem Kunden XY in dem Zeitraum von ... bis ...
war, können Sie hier schnell zu einer Auflistung aller Rechnungen kommen.

Im Suchergebnis ist in Kurzform der Inhalt des Vorgangs zu sehen. Mit "Öffnen" wird der Vorgang nochmals
komplett bereitgestellt (selbst wenn er schon gebucht ist). Der gebuchte Vorgang kann hier nochmals
gedruckt werden (z.B. nachträglich wird eine Rechnungskopie benötigt), oder er kann geändert werden.
Diese Änderungen werden jedoch nicht als neuer Auftrag erfaßt und sind somit auch nicht in den offenen
Posten. Alle Vorgänge (insbesondere Testaufträge) können von hier aus auch gelöscht werden.

Bei jedem einzelnen Vorgang sehen Sie den gesamten Rechnungsbetrag in der Spalte Betrag. Im Feld
„Vorgänge [STAMM] (brutto):“ (entsprechend für Vorgänge die in EURO ausgestellt wurden „Vorgänge
[EUR] (brutto)“) sehen Sie die Summe der angezeigten Vorgänge.

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Von besonderer Bedeutung ist hier der Schalter „Kopie“. Damit wird ein bestehender Vorgang als Kopie
geladen. Dadurch besteht die Möglichkeit, sich immer wiederkehrende Vorgänge (Rechnungen, Angebote)
als Vorlage für eine neue Rechnung zu laden. Diese geladene Kopie kann beliebig geändert werden und
wird beim Drucken als neue Rechnung automatisch abgespeichert.

Letzten Auftrag laden

Hiermit wird der letzte Auftrag (Rechnung, Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung) wieder geladen. Zu
dieser Funktion ein Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung. Nun klingelt das Telefon und ein Kunde will mit
Ihnen über den letzten zugesandten Brief sprechen. Klicken Sie dazu auf den Schalter "schließen". Eine
Abfrage erinnert Sie daran den Vorgang zu speichern. Es wird beim Speichern keine Rechnungsnummer
vergeben, sondern unter NEU gespeichert, da die Rechnung noch nicht gedruckt ist. Nun können Sie über
das Menü Schriftverkehr / Briefwechsel die Anruferadresse suchen und die verschiedenen Schreiben
durchlesen. Wenn Sie danach wieder in Ihrer Rechnung weiterarbeiten möchten, klicken Sie auf "letzten
Vorgang laden" und die halbfertige Rechnung wird geladen.
Wenn Sie aber nun nicht gleich weiterarbeiten können, weil ein dringendes Angebot geschrieben werden
muß, ist auch das kein Problem. Erstellen Sie ganz normal Ihr Angebot (das Angebot ist nun der letzte
Vorgang) und danach rufen Sie über die Auftragsverwaltung (Auswahl "Heute") die halbfertige Rechnung
(steht dort unter NEU) auf und arbeiten weiter.
Lesen Sie dazu bitte auch die Beschreibung der Auftragsverwaltung.

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Menü Adressen

Neue Kundenadresse

Zu einer Adresse können außer den Grunddaten folgende Zusatzdaten gespeichert werden:
Kundengruppe (Adressengruppe), Lieferanschrift, Preisgruppe für Rechnungen, Kundennummer, Vertreter
(Bearbeiter), individuelle Anrede und unbegrenzt lange Bemerkungen mit Suchnotizen. Alle Adressen
stehen in allen Anwendungsteilen (außer Zahlungsverkehr) zur Verfügung. Die Gruppierung und die
Bemerkungen sind ein wichtiges Arbeitsmittel zum Suchen und Finden von Adressen und
Zusatzinformationen.

Grundsätzlich werden Adressen in drei Hauptgruppen aufgeteilt:

Kunden, Lieferanten und Vertreter (Bearbeiter). Anschriften, die unter „neue Kundenadresse“ angelegt
werden sind automatisch der Hauptgruppe Kunden zugeordnet. Unabhängig davon kann jeder Adresse eine
frei definierbare Gruppe zugewiesen werden. Möchten Sie gezielt eine neue Lieferantenadresse oder
Vertreteradresse aufnehmen, starten Sie die Lieferanten- oder Vertreterverwaltung und geben dort mit „Neu“
die Anschrift ein.

In dem Feld "Bemerkung" sehen Sie Anmerkungen, die Sie zu dieser Adresse abgespeichert haben. Eine
neue "Bemerkung" geben Sie durch den Klick auf den kleinen Button mit den drei Punkten ein. In dem
Fenster "Bemerkungen", das sich nun öffnet, haben Sie sehr interessante Möglichkeiten. Zunächst können
Sie einen beliebig langen Text als Anmerkung dort abspeichern und auch wieder verändern. Dieser
Bemerkungstext kann durch markieren mit der Maus und Strg+C in die Windows Zwischenablage kopiert
werden und von dort in jedes andere Windows Programm (Textverarbeitung usw.) durch "Bearbeiten" und
"Einfügen" oder Strg+V übernommen werden. Jeder Bemerkung kann eine Suchnotiz zugeordnet werden.
Mit diesen Suchnotizen kann der Anwender ein Ordnungssystem aufbauen, das äußerst hilfreich zur
Erledigung vieler Aufgaben ist. Lesen Sie dazu bitte mehr bei „Bemerkungen verwalten“.

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Mit dem Schalter „Lieferadresse“ können Sie eine unabhängige Lieferanschrift zu der Adresse anlegen.

Über den Schalter „Kundenzusätze“ kommen Sie zu einem Eingabefenster für weitere Daten.

Eine Kundennummer kann völlig frei vergeben werden. Die Eingabe ist aber nicht erforderlich.

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Eine Kundengruppe (Adreßgruppe) kann hier ausgewählt oder neu angelegt werden.

Wenn Sie bei den Artikeln mit unterschiedlichen Preisgruppen arbeiten, können Sie der Kundenadresse eine
Preisgruppe zuordnen, die normalerweise in einer Rechnung an diesen Kunden berechnet wird.

Jeder Kundenadresse kann ein Vertreter oder Sachbearbeiter zugewiesen werden. Mit diesem Schalter
öffnen Sie ein Auswahl- und Eingabefenster. Unter Vertreterverwaltung (erreichbar vom Menü) finden Sie
alle Kunden eines Vertreters oder Bearbeiters wieder.

Kunden verwalten

Die Kundenverwaltung (Adressenverwaltung) bietet einen optimalen Überblick über alle vorhandenen
Adressen an. Durch "Auswahl" können gezielt Adressen gesucht, oder in Gruppen aufgezeigt werden.
Adressen können von hier aus neu eingegeben, bearbeitet (geändert) oder gelöscht werden.

Lieferanten verwalten
Neue Lieferantenadressen können Sie mit „Neu“ eingeben. Wenn Sie Artikel anlegen (mehr dazu unter
Artikel) haben Sie die Möglichkeit, zusammen mit dem Artikel eine Lieferantenanschrift abzuspeichern.
Durch "Auswahl" können gezielt Adressen gesucht, oder in Gruppen aufgezeigt werden. Interessant ist hier
auch die Funktion „Artikel“, die alle Artikel eines Lieferanten auflistet.

Vertreter verwalten
Sinngemäß der Lieferantenadressen sind auch die Vertreteradressen aufgebaut. Hier können z.B. alle
Kunden eines Vertreters (Bearbeiters) aufgelistet werden.

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Adressstammdatenblatt

Das Stammdatenblatt ist die konzentrierte Darstellung aller wichtigen Daten und Informationen, die zu einer
Adresse gehören. Es ist in erster Linie dazu gedacht, um es in ausgedruckter Form als Karteiblatt (z.B. im
Außendienst) zu verwenden. Die Druckausgabe ist deshalb auf ein halbes DIN A4 Blatt beschränkt. Nur
wenn sehr umfangreiche Bemerkungen eingegeben wurden, ist der Druck entsprechend größer.
Im Adressstammdatenblatt Fenster können mit „Neu“ auch neue Adressen angelegt werden. Da bei dieser
Eingabe noch unklar ist, ob die Adresse zu einem Kunden, Lieferanten oder Vertreter gehört, wird der
Anwender in einem Auswahlfenster danach gefragt.
Alle Adressen können von hier aus auch gelöscht oder geändert werden.

Adressstammdaten Seriendruck
Diese Funktion ist vor allem für Außendienstler und Handelsvertreter interessant, die sich zu der geplanten
Reiseroute Datenblätter mit Informationen zu den Kunden ausdrucken lassen möchten.
Dabei ist es von Vorteil, wenn die „Bemerkungen“ und die „Suchnotizen“ gut angelegt sind. Mehr dazu unter
„Adressen > Bemerkungen verwalten“.
Die Auswahl- und Druckfunktionen werden unter „Serienbrief“ näher beschrieben.

36
Bemerkungen verwalten

Bemerkungen zu Adressen können in beliebiger Länge eingegeben werden. Sie sind eine wichtige
Informationsquelle. In dem Feld Suchnotiz können ganz allgemein oder zu den Bemerkungen Kurzbegriffe
abgelegt werden. Um bestimmte Anmerkungen, Berichte, Geburtstage oder Wiederbesuchstermine zu
finden, können Sie Feld "Suchnotiz" ein Ordnungssystem aufbauen. Das Feld Suchnotiz verwaltet bis zu
255 Zeichen lange Einträge, die bei jeder Adresse unterschiedlich sein können. Grundsätzlich gilt: Jedes
Wort (oder Zahl), das ohne Abstand notiert wird, ist eine Suchnotiz. Gesucht werden können bis zu drei
Suchnotizen mit "und" Verknüpfung.

Beispiele, wie Sie sich mit den Suchnotizen einen schnellen Überblick verschaffen können:
Für einen Außendienstmitarbeiter kann es wichtig sein, Wiederbesuchstermine, Geburtstage der
Geschäftsführer und Mitarbeiter, und Sondervereinbarungen in den Suchnotizen zu fixieren:
WB0108 GB05 Sonder1
Erklärung: WB0108 könnte für Wiederbesuchstermin August 2001 stehen, GB05 verweist auf einen
wichtigen Geburtstag im Mai, Sonder1 könnte als Hinweis für spezielle Vereinbarungen stehen.
Für einen Computerfachhändler könnten folgende Suchnotizen interessant sein:
Netz5 HPL Termin102000 WIN98 Pent3 Info
Erklärung: Der Kunde hat ein Netzwerk mit 5 Rechnern unter Windows 98 mit HP-Druckern. Er sollte mal im
Okt. 2000 angerufen werden und möchte immer Inforundschreiben erhalten.

Für einen Rechtsanwalt ist vorstellbar:

AG BGB§23 Termin112000
Erklärung: AG für Amtsgericht, BGB§23 verweist auf den Rechtshintergrund und Termin 11.2000 könnte als
Frist verwaltet werden.

Das Fenster „Bemerkungen verwalten“ bietet die Möglichkeit, sich gezielt über die Suchnotizen alle
Bemerkungen aufzulisten und zu bearbeiten. Zum Beispiel: Ein Handelsvertreter hatte WB09 (für
Wiederbesuch Sept.) bei verschiedenen Adressen abgelegt. Nach Beendigung seiner Reise kann er sich
nun alle WB09 anzeigen lassen, kann Notizen in die Bemerkungen einfügen und kann unter Suchnotiz den
neuen Wiederbesuchstermin z.B. auf WB11 festlegen.

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Menü Artikel

Neuer Artikel
Grundsätzlich: Ein Artikel ist der Sammelbegriff für Artikel, Gegenstand, Dienstleistung und Beschreibung.
Alles was Sie immer wieder mal in Ihren Angeboten / Rechnungen benötigen, sollte als Artikel gespeichert
werden. Sehen Sie sich dazu auch die Beispielartikel an.

Bezeichnung (Artikelbezeichnung)
In dem Feld "Bezeichnung" geben Sie den Namen des Artikels ein. Sie haben dazu einen Bereich von 255
Zeichen zur Verfügung. Beim späteren Ausdruck des Artikels wird der Artikeltext auf Spaltenbreite
umgebrochen. Mit Strg+Eingabetaste können Sie gezielt einen Zeilenumbruch festlegen. Jeder Artikel, der
in eine Rechnung übernommen wird, kann dort noch editiert werden. Lesen Sie jedoch dazu den Hinweis
unter „Artikelbestand“.
Es können auch Beschreibungen als Artikel ohne Preis aufgenommen werden. Diese „Artikel Texte“ können
noch ergänzt werden. Maximal sind 255 Zeichen möglich.

Nummer (Artikelnummer)
Die Artikelnummer ist nicht zwingend notwendig. Sie können beliebige Kurzzeichen mit Zahlen und
Buchstaben eingeben. Programmintern werden die Daten nicht nach der Artikelnummer verwaltet, sondern
nach internen Referenznummern, auf die der Anwender keinen Einfluß hat. Daher ist es auch ohne weiteres
möglich einen Artikel oder eine Artikelnummer zweimal oder öfter zu speichern.

Gewicht
Die Angabe von Gewichten ist nur eine interne Angabe, die in der derzeitigen Version nicht ausgewertet
wird.

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Gruppe (Artikelgruppe)
Sie können jedem Artikel eine Gruppe zuordnen. In der Auswahlliste finden Sie Ihre Gruppen mit einem
Klick. Neue Gruppen können Sie durch diesen Schalter anlegen. Für Kunden, die viele Artikel haben, ist die
Gruppierung eine wesentliche Hilfe zum Verwalten und Wiederauffinden der Artikel. Deshalb sollte eine
Logik der Gruppierung im Vorfeld wohl überlegt sein. Auch beim Ausdruck einer Preisliste kann nach
Gruppierungen gewählt werden. Lesen Sie bitte dazu unter "Beispiele zu Gruppierungen" nach.

Bestand (Artikelbestand)
Der Artikelbestand ist je nach Einsatz von WinOffice Pro und Art des Artikels von unterschiedlicher
Wichtigkeit. Wird ein Bestand eingegeben, läßt sich damit eine einfache Lagerverwaltung führen. Mit jeder
Anzahl des betreffenden Artikels, die in einer Rechnung (nicht im Angebot) aufgeführt ist, verringert sich der
Lagerbestand. Er zählt rückwärts und läuft, wenn kein Bestand mehr vorhanden ist, ins Minus. Wenn der
Artikel wieder nachgeliefert oder hergestellt ist, kann der Bestand wieder angeglichen werden. In der
Artikelverwaltung läßt sich unter anderem nach bestimmten Artikelmengen suchen. Auch wenn Sie bei Ihren
Artikeln (die ja auch Dienstleistungen sein können) nie einen Bestand eingeben, könnte es doch von
Interesse sein, sich am Jahresende mal alle Bestände (in diesem Fall Minus Bestände) anzusehen. Daran
sieht man z.B., wie viele Arbeitsstunden, Anfahrtspauschalen, Beratungen usw. berechnet wurden. Danach
stellt man den Bestand wieder auf Null und die Rückrechnung fängt wieder von vorne an. Wie schon
erwähnt, ist die Bestandsanzeige kein Warenwirtschaftssystem und hat auch keine weiteren
Abfragemöglichkeiten. Die Bestandswerte werden auch nicht in die Inventurliste übernommen. Und trotzdem
ist für den Anwender, der die Bestände genau erfaßt, durch Ausdruck einer Liste der Artikelverwaltung
immer ein genauer Überblick der Lagerbestände möglich.

Beachten Sie bitte: Wenn Artikel aus der Datenbank in den Auftrag eingelesen werden und die
Artikelbezeichnung oder Artikelnummer geändert wird, erfolgt keine Artikelbestandsveränderung, da dieser
geänderte Artikel nicht mehr mit dem Artikel in der Datenbank übereinstimmt. Wenn Sie jedoch nur den
Preis mal schnell ändern, hat dies keinen Einfluß. Der Artikel ist nach wie vor der gleiche.

Artikelgruppe
Für Kunden, die viele Artikel führen, ist die Gruppierung eine wesentliche Hilfe zum Verwalten und
Wiederauffinden der Artikel. Deshalb sollte eine Logik der Gruppierung im Vorfeld wohl überlegt sein.
Durch Gruppieren von Artikeln ist es auch ohne weiteres möglich, Artikel zu speichern, die man nur zum
internen Preisvergleich aufnimmt. In der Artikelverwaltung können die einzelnen Artikelgruppen aufgelistet
und gedruckt werden.

Beispiele zu den Gruppierungen:

Ein Hersteller hat Packungsgrößen von 10, 50 und 100 Stück und liefert über Speditionen aus. Für Ihn liegt
die Gruppierung „10“, „50“, „100“ und „Versand“ nahe.
Ein Handwerker (Elektrofach) hat unzählige Artikel von verschiedenen Lieferanten und diverse
Dienstleistungen und Angebotstexte zu verwalten. Vorstellbar sind z.B. folgende Gruppierungen:
Installationsmaterial, Kabel, Verteilerkästen, Arbeitskosten, Fahrtkosten, Angebote an Privat, Angebote an
Firmen, Ausschreibungen usw. .

MWSt.
Ähnlich wie bei Artikelgruppe kann der Prozentsatz der MWSt. ausgewählt werden oder es können neue
Steuersätze in die Auswahlbox aufgenommen werden. Beschreibungstexten soll der MWSt.-Satz Null
zugeordnet werden.

Lieferant
Durch Anklicken des Schalters wird ein "Lieferanten Suchen - und Eingabefenster" geöffnet. Dort wählen Sie
den Lieferanten des Artikels aus und "Übernehmen" ihn. Lieferantenangaben können hier auch bearbeitet
und neu eingespeichert werden. Die Zuordnung eines Lieferanten zu einem Artikel ist nicht zwingend
notwendig. Wenn man selbst Hersteller ist, oder eigene Dienstleistungen anbietet, kann man sich selbst als
Lieferant eintragen. Durch die Verbindung von Artikel zu Lieferanten ergibt sich eine weitere
Hauptgruppierung, da sich in der Lieferantenverwaltung alle Artikel eines Lieferanten anzeigen und drucken
lassen.

Preisdaten
Auch hier zeigt sich wieder, wie flexibel WinOffice Pro ist. Der eine Anwender hat immer nur einen Preis für
einen Artikel, der andere Benutzer benötigt unterschiedliche Preise mit verschiedenen Kalkulationen.

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Besonders wichtig ist, daß der "Preis1" immer der Ausgangspreis für alle Berechnungen ist. Er wird auch in
der Preisliste und im Artikelbestand aufgeführt. Von diesem "Preis1" aus erfolgen alle weiteren
Berechnungen. Sie können wahlweise Preise in der Stammwährung oder in EURO eingeben. WinOffice
berechnet automatisch die dazugehörigen Preisdaten der anderen Währung.

Preis Kalkulation

Der Preis1 ist der Eckwert für alle Preisberechnungen. Der Anwender von WinOffice Pro kann mit
"Berechnung aktualisieren..." von Preis1 aus die Kalkulation automatisch prozentual berechnen. In den
Feldern Preisstufung ist die freie Eingabe von Prozentwerten möglich. Der Preis1 ist dabei immer 100%.
Sehen Sie sich bitte dazu die Musterdaten an und ändern Sie zum Testen die Berechnungen. Unabhängig
von der automatischen Preisstufenberechnung nach Ihren Vorgabewerten ist ein individueller Eintrag in jede
der 5 Preisgruppen möglich.
Die Vorgabeprozentwerte, die Sie eintragen, sind bei einem Neuaufruf wieder vorhanden und stehen für den
neuen Artikel zur Verfügung. Die Kalkulation wird jedoch erst durch den Schalter "Berechnung Aktualisieren"
ausgelöst. Die Preisstufung nach den Prozentwerten wird nicht zusammen mit dem Artikel abgespeichert,
sondern nur die Ergebnisse dieser Berechnung werden mit "Übernehmen" gespeichert. Eine Änderung der
Prozentwerte wirkt sich also nur auf diesen einen und nicht auf alle Artikel dieser Preisgruppe aus.
Ein Einkaufspreis wird nicht verwaltet. Sie können jedoch eine Preisgruppe (Beispiel Gruppe 5) als
Einkaufspreis angeben und von dort aus Ihre Kalkulation aufbauen. Dazu ist jedoch erforderlich, dass Sie
darauf achten, dass Sie keinem Kunden die Preisgruppe 5 als Verkaufspreis zuweisen.

Letzten Artikel übernehmen

Wenn Sie mehrere ähnliche Artikel eingeben, ist diese Funktion nützlich. Der letzte gespeicherte Artikel wird
angezeigt und kann nun gering geändert und als neuer Artikel gespeichert werden.

Weiterer Artikel / OK
Speichert den eingegebenen Artikel ohne das Fenster zu schließen. OK speichert den Artikel und schließt
das Eingabefenster.

40
Artikelkombinationen verwalten
Dieser Menüpunkt führt Sie zu einer besonders komfortablen Lösung zur Eingabe von gleichen Artikeln oder
Artikelkombinationen. In jeder Branche kommt es vor, daß die Rechnungen immer wieder die gleichen oder
ähnlichen Inhalte über mehrere Artikel haben. Ferner kommen oft pauschale Zuschläge wie Versandkosten,
Schreibgebühren oder Telefonkosten zur Rechnung hinzu.
Mit den Artikelkombinationen können Sie sich aus Ihrem vorhandenen Artikelstamm die wichtigsten fünf
Zusammenstellungen unmittelbar auf die 5 Schalter (unten im Auftragsfenster) legen. Mit einem Klick haben
Sie nun z.B. ein ganzes Computersystem mit allem Standardzubehör in Ihrem Auftrag. Die vorgegebenen
Preise oder die Anzahl können Sie dann beliebig ändern.

Zum Erstellen Ihrer Artikelkombinationen gehen Sie bitte so vor:

1.) Klicken Sie auf „Neu...“
2.) Geben Sie eine interne Bezeichnung ein.
3.) Klicken Sie auf „Bearbeiten“. Die Artikeldatenbank wird nun geöffnet.
4.) Stellen Sie Ihre Artikel ganz normal, wie in einer Rechnung, zusammen. Mit OK kommen Sie wieder zu
dem Verwaltungsfenster zurück.
5.) Legen Sie mit Klick auf den Kurzwahlschalter 1, 2, 3, 4, oder 5 die Kurzwahl für die Zusammenstellung
fest.
Natürlich können Sie auch mehr wie fünf Kombinationen festlegen. Im Rechnungsfenster finden Sie neben
den fünf Kurzwahlschaltern auch einen „Suchen“ Schalter der Ihnen schnell die Auswahl der restlichen
Kombinationen mit der Bezeichnung „Ohne“ öffnet.

41
Artikelverwaltung

Die Artikelverwaltung ermöglicht einen optimalen Überblick über alle Artikel und Preise.
Öffnen Sie das "Suchen" Fenster und geben Sie die entsprechenden Auswahlkriterien in die Suchmaske
ein. Auch hierbei helfen zur Übersicht die verschiedenen Gruppierungen von Artikeln.
In dem Auswahlfenster "Sortierung" ist die Tabellendarstellung nach Name (Artikelname),
Nummer (Artikelnummer), Gruppe (Artikelgruppe) und Lieferant möglich.
Mit Hilfe des Artikelauswahlfensters ist eine weitere Detailsuche nach Artikeln möglich. Bei den Feldern
Nummer, Name und Nettopreis (Preis1) sind entweder genaue Angaben oder die Anfangsbezeichnungen
erforderlich.

42
Beispiel: Der Sucheintrag Name: S und Nummer: 1 zeigt alle Artikel an, deren Namen mit S beginnen und
deren erste Stelle der Artikelnummer die Zahl 1 enthält. Der Sucheintrag Name: S und Preis 167,67 zeigt
alle Artikel an, deren Name mit S beginnt und deren Nettopreis 167,67 beträgt. Im Feld Bestand ist eine
Suchselektion möglich. Je nachdem in welches Bestandsfeld Sie Ihre Abfragezahl eingeben, wird entweder
dieser Bestandswert gesucht, oder der Bestand "Größer ist gleich" oder "Kleiner ist gleich" gesucht.

Preisliste
Es kann eine Preisliste mit unterschiedlichen Preisen gedruckt werden. Beachten Sie dazu die Hinweise
unter Daten exportieren in Excel.

Artikelliste
Ähnlich der Preisliste, nur das hier der Artikelbestand mit aufgeführt wird. Beachten Sie dazu die Hinweise
unter Daten exportieren in Excel.

Bestandsliste
Hier kann eine Lagerbestandsliste mit Summen aller Preise ausgedruckt werden. Beachten Sie dazu die
Hinweise unter Daten exportieren in Excel.

Artikel eines Lieferanten

Hier können Sie jeweils alle Artikel sehen, die einem bestimmten Lieferanten zugeordnet sind.

43
Menü Schriftverkehr

Brief
WinOffice Pro hat eine ausgeklügelte und praxisgerechte Textverwaltung. Jeder Brief, jedes Fax an jeden
Empfänger wird automatisch gespeichert. Alle Schreiben an einem bestimmten Empfänger sind wieder
auffindbar. Jeder Text kann als Vorlage für Serienbrief oder zur Wiederverwendung gespeichert werden.
Der Hauptvorteil der "Textverwaltung" liegt in der Speicherung aller Schreiben, die dem Empfänger
zugeordnet sind. Dadurch hat man optimale Informationen wer wann welches Schreiben erhalten hat. Es
können keine Formatierungen vorgenommen werden.
Wählen Sie zuerst den Briefempfänger aus. Klicken Sie dazu auf "Empfänger" und das "Adresse suchen"
Fenster wird geöffnet. Dort können Sie entweder alle Adressen auflisten oder gezielt nach der PLZ,
Nachnamen und Ort suchen. In der Listendarstellung wählen Sie die gesuchte Anschrift aus und mit
"Übernehmen" wird der Datensatz in den Brief übernommen.
Durch Klick auf "Neu" wird das bereits bekannte Fenster der Adressen geöffnet.

Mit dem Schalter „Br. Text“ kommen Sie zu der eigentlichen Texteingabe.
Hier schreiben Sie Ihren Text. Die Zeilen werden automatisch umgebrochen. Mit der ENTER - Taste setzen
Sie einen neuen Absatz. Bitte beachten Sie, daß die Bildschirmdarstellung nicht 100% identisch mit dem
Ausdruck ist. Vermeiden Sie deshalb den Versuch Zahlenreihen genau untereinander zu schreiben.
Alle geschriebenen Texte können jedoch mit der Maus markiert werden und mit Strg+C in die Windows -
Zwischenablage kopiert werden. In diversen Windows - Textverarbeitungen können Sie mit Strg+V den Text
wieder einfügen und weiterverarbeiten oder formatieren.

Schalter „als Standardbrief speichern“

Jede geschriebene Information kann als Standardbrief gespeichert werden. Diesem Standardbrief können
Suchkriterien zugeordnet werden, die das Wiederauffinden erleichtern.

44
Schalter „Standardbrief suchen“
Jedem Brief, den Sie als Standardbrief speichern, können Sie mehrere Suchbegriffe zuordnen, die als
Schlüsselwörter abgespeichert werden. Durch Eingabe von Schlüsselwörtern finden Sie den oder die
passenden Antwortschreiben schnell und zuverlässig wieder. Dies ist in der Büroalltagspraxis eine ganz
wesentliche Erleichterung, die bald keiner mehr vermissen mag.

Schalter „letzter Brief an Empfänger“

Hier finden Sie schnell das letzte Schreiben an den ausgewählten Empfänger und Sie können nachsehen,
worum es im letzten Schreiben ging, bevor Sie einen neuen Brief schreiben. In der Praxis ist diese Funktion
auch nützlich, wenn Sie z.B. Bestellungen bei Lieferanten aufgeben, die meist alle ähnlich sind. Der
geladene Text kann nun editiert werden und fertig ist die neue Bestellung, die nun wieder automatisch als
"letzter Brief an Empfänger" abgespeichert wird.

Schalter „letzter Inhalt“

Angenommen Sie möchten einigen wenigen Empfängern ein Rundschreiben zusenden. Dazu brauchen Sie
nicht extra die erweiterten Suchkriterien der Serienbrieffunktion aufrufen. Wählen Sie den neuen Empfänger
aus und klicken Sie einfach auf letzter Inhalt und übernehmen Sie den Text.
Ferner lässt sich hier durch zuletzt geschriebenen Briefe zurückblättern.

Schalter „Briefe an Empfänger“

Zeigt Ihnen den gesamten Schriftverkehr mit diesem Empfänger an. Die Abkürzungen B, F und K stehen für
Brief, Fax und Kurzbrief. In den gespeicherten Texten kann kein Änderung mehr vorgenommen werden. Sie
können jedoch mit gedrückter Maustaste die Texte markieren und mit Strg+C den alten Text kopieren.
Möchten Sie einen alten Text nochmals verwenden, können Sie ihn mit Strg+V wieder einfügen und
editieren.

Schalter „Unterschrift“

Hiermit setzen Sie die Standardfloskel, deren Vorgabe in den Grundeinstellungen „eigene Daten“ individuell
eingestellt werden kann.

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Kurzbrief
Bei der Funktion Kurzbrief stehen ebenfalls alle Adressen der Datenbank zur Verfügung. Sehr praktisch sind
die Markierungsfelder zur Verwendung des Kurzbriefes. Die zulässige Textlänge beträgt 255 Zeichen, da
der Platz sehr beengt ist. Vermeiden Sie hier Zeilenumbrüche. Ein Kurzbrief wird doppelt auf ein Blatt
gedruckt. Das Blatt wird getrennt, der obere Teil versandt und der untere Teil ist eine Kopie für die eigenen
Unterlagen. Im Kurzbrief werden als Absender nur die eigenen Standarddaten gedruckt. Eine
Grafikeinbindung ist aus Platzgründen nicht möglich.

Fax
Ein Fax ist in WinOffice Pro vom Prinzip genau gleich wie ein Brief. Das Fax wird genau so erstellt und hat
auch die gleichen Speichermöglichkeiten. Der wesentliche Unterschied liegt im Ausdruck. Dort wird bei Fax
der Hinweis TELEFAX mit gedruckt.

Wie Sie sicher schon gesehen haben wird mit jedem Druckbefehl ein Druckdialogfenster geöffnet. Dort
haben Sie nicht nur die Möglichkeit Ihren Druck in der Vorschau anzusehen, sondern Sie können hier auch
den Druckertreiber wechseln. Anwender, die ein Faxmodem angeschlossen haben, können unter diesem
Menüpunkt den Druckertreiber für die Faxsoftware auswählen. Wenn Sie vorher mit Strg+C die Faxnummer
kopiert haben, können Sie nun im Faxfenster mit Strg+V die Faxnummer einfügen und den Faxvorgang
starten. Während des Sendebetriebs kann meist mit Alt+Tab wieder zu WinOffice Pro zurückgeschaltet und
weitergearbeitet werden.
Bitte beachten Sie: Durch die Vielzahl am Markt befindlichen Faxprogramme können wir leider keine
Hotline Fragen zum Thema Faxversand beantworten.

Briefwechsel
Welche Schreiben hat ein Empfänger erhalten? Was wurde vereinbart? Wo findet man die Vereinbarungen?
Mit WinOffice Pro sind diese Fragen schnell gelöst. Um den Überblick zu behalten, ist das
Verwaltungsfenster "Briefwechsel" sehr gut geeignet. Von hier aus können auch Schreiben gelöscht werden.

Öffnen Sie das "Auswahl" Fenster und geben Sie die entsprechenden Auswahlkriterien in die Suchmaske
ein. Auch hierbei helfen zur Übersicht die verschieden Gruppierungen von Adressen.

Neuer Standardbrief
Wie schon unter "neuer Brief" beschrieben, können alle Schreiben als Standardbrief abgespeichert werden.
Besondere Bedeutung kommt hierbei den Schlüsselwörtern zu. Sie ermöglichen das schnelle Wiederfinden.
Die Schlüsselwörterzeile speichert max.. 255 Zeichen.
Beispiel: Haus4 Gemeinschaft Antenne Müller

Standardbrief bearbeiten
Mit den Schlüsselwörtern suchen Sie die entsprechenden Standardschreiben, die bearbeitet (geändert oder
gelöscht) werden sollen.
Beispiel: „Haus4“ sucht alle Schreiben, die Haus 4 betreffen.
„Haus4 Müller“ sucht alle Schreiben, die Haus4 und Müller betreffen.

Serienbrief
Wenn Sie als Anwender von WinOffice Pro einem größeren Kundenkreis einen Serienbrief schreiben
möchten, ist diese Arbeit mit wenigen Mausklicks erledigt.
Öffnen Sie das "Suchen" Fenster und geben Sie die entsprechenden Auswahlkriterien in die Suchmaske
ein. Auch hierbei helfen zur Übersicht die verschieden Gruppierungen von Adressen.

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Die "Druckbestätigung" können Sie anklicken und wahlweise ausschalten, wenn in Ihrem Suchergebnis
Anschriften aufgeführt sind, denen Sie nun doch keinen Serienbrief senden möchten.

Bevor Sie nun mit "Drucken" die Serienbriefe oder Rundschreiben starten, klicken Sie auf Brieftext. Damit
kommen Sie auf das normale Texteingabefenster, das hier noch die zusätzliche Möglichkeit "Standardbrief
suchen" bereitstellt.

Tagesadressdruckliste
In diese Liste werden alle Adressen von den ausgedruckten Vorgängen eines Tages geschrieben. Von dort
aus können dann direkt Adress- oder Versandetiketten gedruckt werden.

Adressetiketten drucken

Mit einem ähnlichen Auswahl- und Druckfenster kann WinOffice Pro auch LaserWare Etikettenbogen oder
andere Marken im DIN A4 Format (21 Einzeletiketten 70,0 x 41,0 mm) bedrucken. Auch hier stehen die
Auswahl- und Mehrfachsuchfunktionen zur Verfügung. Nur werden an Stelle des Serienbriefes die
Etikettenbogen bedruckt.

47
Versandetiketten drucken
Hier können Etikettenbogen im DIN A4 Format mit 4 Einzeletiketten 105 x 148 mm bedruckt werden.
Zusätzlich kann noch ein Versandhinweis eingegeben oder ausgewählt werden.

48
Menü Buchhaltung

Kassenbuch

Alle Eintragungen im Kassenbuch werden in der Datenbank gespeichert. Vom Prinzip ist das Kassenbuch
dahingehend konzipiert, daß für jeden Monat eine neue Seite angelegt werden kann. Die Seite ist jedoch
unbegrenzt in der Länge, d.h. der Anwender kann beliebig viele Einträge vornehmen. Mit "Neu" wird ein
neuer Monat angelegt.
Der Kassenbestand des Vormonats wird automatisch übernommen, sofern ein Vormonat vorhanden war.
Wenn Sie Änderungen in alten Monaten vornehmen, müssen Sie auch den Anfangsbestand im nächsten
Monat ändern. Wählen Sie in Abhängigkeit Ihrer Buchhaltungswährung aus ob Sie ein EUR oder ein
Kassenbuch in der Stammwährung benutzen wollen. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang bitte auch
die Kassenbuch – Grundeinstellungen unter Menü Kassenbucheinträge vorzunehmen.

49
Eintragungen vornehmen:

Geben Sie das Datum ein. Auf die Datumsreihenfolge brauchen Sie nicht zu achten, da mit "Neu Sortieren"
dies auch nachträglich geschehen kann. Die Belegnummer kann gleich, oder nach dem Sortieren
eingetragen werden. Achtung: geben Sie als erste Belegnummern nicht „1“, „2“ usw. an, sondern „01“, „02“
usw., da sonst die Sortierung durcheinander kommen kann. Bei der Beschreibung der Kassenbewegung hilft
Ihnen die Auswahlbox. Pro Zeile kann nur eine Ausgabe oder eine Einnahme stehen. Alle Einnahme- oder
Ausgabebeträge sind Brutto (inkl. MWSt.) einzutragen. Unter der Rubrik "MWSt." geben Sie, falls
vorhanden, den MWSt.-Satz an, der aus den Bruttobeträgen nun herausgerechnet und in den
Summenspalten addiert aufgelistet steht. In die Spalte Konto können Sie, wenn Sie Ihrem Steuerberater die
Arbeit erleichtern wollen, das Buchungskonto eintragen.
Alle Eintragungen, die Sie vornehmen, können auch nachträglich geändert werden.

Zusatzkassenbuch
Ähnlich dem normalen Kassenbuch können beliebig viele weitere Kassenbücher angelegt werden. Ob es
nun zur Verwaltung der Kaffeekasse oder als privates Kassenbuch eingesetzt wird, bleibt dem Anwender
überlassen. Folgender Unterschied ist zwischen den beiden Arten der Kassenbücher: Im normalen
Kassenbuch ist mit "Neu" immer nur ein Kassenbuch des aktuellen Monats zu erstellen. In dieses
Kassenbuch werden auch bei Barrechnung die Beträge automatisch eingetragen. Ein Zusatzkassenbuch ist
zeitlich ohne Begrenzung und kann beliebig benannt werden. Zu beachten ist, daß beim Ausdruck beider
Kassenbücher die eigenen Daten oben im Kopfbereich stehen.

Offene Posten
Jede Rechnung (außer einer Barrechnung) wird beim Drucken als offener Posten in die Übersichtsliste
aufgenommen und bleibt dort so lange erhalten, bis der Anwender mit dem Klick auf "Gebucht" mit einem
Häkchen den Vorgang als abgeschlossen betrachtet.

50
X = Diese Rechnung wurde heute bezahlt. Beim nächsten Aufruf der offenen Posten erscheint der Vorgang
nicht mehr.
> = Diese Rechnung ist markiert und kann nun gemahnt werden.

Wenn der einzelne Vorgang markiert ist und auf "Mahnung" geklickt wird, erscheint ein Druckdialog, in dem
die Mahnstufe ausgewählt werden kann. Dort wird ausgewählt welche Mahnung gedruckt werden soll. In
dem oberen Listeneintrag ist nach dem Drucken die Mahnstufe eingetragen. Es können nicht mehrere
Mahnungen gleichzeitig veranlaßt werden. Die Texte für die einzelnen Mahnstufen können vom Anwender
selbst festgelegt werden.

Wenn Sie versehendlich eine Buchung als bezahlt markiert haben, können Sie dies auch wieder rückgängig
machen: Unter „Buchhaltung“ und „Mahnungen eines Auftrags“ suchen Sie mit „Suche starten“ die
Auftragsnummer. Unter „Details“ finden Sie den Schalter „Buchung rückgängig machen“.

Mahnungstexte

Von den offenen Posten aus können Sie Ihre säumigen Zahler in vier Stufen zur Zahlung auffordern. Die
Mahnungsschreiben werden von den offenen Posten zum Druck veranlaßt. Die Vorgabetexte für die
einzelnen Mahnstufen können Sie hier selbst festlegen. Ein Mahnschreiben besteht immer aus drei
einzelnen Bereichen:

• Der obere Textblock ist die Einleitung

• Der Mittelteil übernimmt automatisch die Rechnungsangaben
• Der untere Textblock fordert zur Zahlung auf.

Mit der Auswahlbox wählen Sie die vier verschiedenen Schreiben, die Sie bearbeiten möchten, aus. Mit
"OK" werden Ihre geänderten Texte gespeichert. Wählen Sie danach den nächsten Text aus und speichern
Sie die Änderungen wieder.
Falls Sie als Stammwährung noch keinen EURO eingetragen haben können Sie mit dem Schalter „bisherige
Währung >>“ die Texte der unteren und oberen Textblöcke ändern. Bei einem Druck einer Mahnung aus
den „offenen Posten“ wählt WinOffice automatisch den richtigen (EURO oder Stammwährung)
Mahnungstext aus.

51
Mahnungen eines Auftrags
Hier kann über die Auftrags-/Rechnungsnummer gezielt eine einzelne Rechnung gesucht werden.
Bei notorischen Spätzahlern kann an dieser Stelle auch eine Anmerkung in die Kundenbemerkungen
geschrieben werden. Auch eine bereits als bezahlt markierte Rechnung kann wieder zurück in die offenen
Posten genommen werden.

Umsatzlisten

Hier kann der eigene Gesamtumsatz nach verschiedenen Zeitbereichen abgefragt werden. Zusätzlich
können Sie sich die jeweiligen Umsätze anzeigen lassen, die Sie mit Rechnungen in EURO oder
Rechnungen in der Stammwährung erzielt haben.
Möchten Sie jedoch einen bestimmten Kundenumsatz abfragen, sollten Sie dies unter „Auftrag > Auftrag
bearbeiten / verwalten“ durchführen.

52
Inventurlisten

Alle Eintragungen in den Inventurlisten werden in der Datenbank gespeichert. Es können beliebig viele,
voneinander unabhängige Listen angelegt werden. In der Inventurliste können über den Schalter "Alle Artikel
einlesen" alle Artikel aus der Datenbank in die Inventurliste übernommen werden. Bei jedem weiteren Klick
auf "Alle Artikel einlesen" werden die Artikel immer wieder an die bestehenden Artikel in der Inventurliste
angehängt!.
Mit dem Schalter "Alle Artikel mit Bestand <= 0 löschen" besteht eine einfache Möglichkeit die Artikel, deren
Bestand <= 0 ist, auf einmal zu löschen. Falls Sie alte Inventurlisten nochmals öffnen wollen, können Sie
sich mit Hilfe der Schaltfläche „EUR Preise neu berechnen“ die Artikel – EURO Preise auf der Grundlage der
Stammwährungspreise von WinOffice berechnen lassen.

53
Menü Zahlungsverkehr

Allgemein
Bitte beachten Sie, dass ab Januar 2002 nur noch Zahlungsvorgänge in EURO ausgeführt werden dürfen.
Für diese Zahlungen gibt es auch spezielle Vordrucke. Sie können unter Menü Zahlungsverkehr „EURO
Druckberichte wählen“ auf diese neuen Vordrucke umschalten.

WinOffice Pro hat komfortable Funktionen zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Die
Zahlungsverkehrsvordrucke können (außer Nachnahme) in der Stammwährung oder EURO gedruckt
werden. Nachfolgende LaserWare DIN A4 Zahlungsverkehrsvordrucke werden mit Tintenstrahl- oder
Laserdruckern bedruckt:

• Überweisungsformular
• V-Scheck
• Scheckeinreicher
• Postnachnahme

In der Tagesüberweisungsliste werden die Datensätze aus den jeweiligen Vorgängen gespeichert. Die
ausgestellten Überweisungen und VSchecks werden nach Währung getrennt verwaltet. Nach dem
Bedrucken werden die Zahlungsverkehrsvordrucke an den Mikroperforationslinien getrennt. Ein Abschnitt
kann auf den Rechnungsvorgang als "Durchschrift" bzw. Kopie für die Buchhaltung geheftet werden.

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Überweisung

Das Überweisungsformular ist ein sog. institutsneutraler Zahlschein, wie er auch manchmal Rechnungen
beigelegt wird, die Sie erhalten. Der LaserWare Zahlschein für Überweisungen entspricht den neuesten
Richtlinien für bankneutrale Zahlungsverkehrsvordrucke.

Eigenes Konto
Wählen Sie hiermit Ihr Absenderkonto aus. Unter "Eigenen Daten" können Sie beliebig viele
Absenderkonten anlegen.

Empfänger
Mit Suchen öffnen Sie das Zahlungsempfänger Fenster. Durch Eintrag der ersten Buchstaben finden Sie mit
"Suchen" den gewünschten Zahlungsempfänger. Oder scrollen Sie durch die Liste und klicken auf OK.

Verwendungszweck:
Der Verwendungszweck darf pro Zeile bis zu 50 Zeichen betragen.

Eigenüberweisung
Die "Eigenüberweisung" ist das normale LaserWare Überweisungsformular, das jedoch mit dieser Funktion
einen anderen Aufdruck erhält. Bei der Eigenüberweisung sind Sie selbst der Zahlungsempfänger. Die
Eigenüberweisung können Sie Ihrer Rechnung beilegen. Es besteht auch die Möglichkeit das Formular nur
mit Ihrer Bankverbindung mehrfach vorzudrucken und den Betrag und Verwendungszweck bei Bedarf per
Hand nachzutragen.

Tages-Eigenüberweisungsliste
Sinn diese Funktion wird vor allen von den Anwendern benötigt, die Ihrer Rechnung eine ausgefülltes
Überweisungsformular (Zahlschein) beilegen möchten.

55
V-Scheck

WinOffice Pro bedruckt zunächst die V-Schecks mit einem zusätzlichen MUSTER - Aufdruck. Drucken Sie
bitte einen Musterscheck zusammen mit der Haftungsfreistellungserklärung aus (sie entspricht den
Richtlinien für Herstellung und Verwendung bankneutraler Zahlungsverkehrsvordrucke) und legen Sie Ihrer
Hausbank die Unterlagen zur Freigabe vor. Eine Kopie der unterzeichneten Haftungsfreistellungserklärung
senden oder faxen Sie an die Bits&Paper GmbH. Sie erhalten, meist noch am gleichen Tag, eine
Freischaltcodenummer kostenlos zurück. Diesen Code tragen Sie zu Ihrem entsprechendes Konto bei den
"eigenen Daten" ein. Damit wird der Musteraufdruck entfernt und Sie können die V-Schecks einsetzen. Die
Kreditinstitute fordern die Unterzeichnung der Haftungsfreistellungserklärung. Die Bedienung ist ähnlich der
„Überweisung“. Skontoabzüge geben Sie bitte in Prozentwerten an. Gutschriftbeträge schreiben Sie mit
Minuszeichen. Bis zu sechs Verwendungszwecke haben auf dem Formular Platz.

56
Scheckeinreicher

Das Formular Scheckeinreicher ist nicht genormt. Verschiedene, jedoch ähnliche Hausformulare, werden
von den Banken verwendet. Die bisherige Erfahrung hat jedoch gezeigt, daß über 90% aller Banken das
LaserWare Scheckeinreichformular akzeptieren. Zu beachten ist, daß die Textschlüsselzahl meist 70, bei
einzelnen Kreditinstituten aber auch 80 lauten kann. Bei den "eigenen Daten" können Sie die
Vorgabenummer von 70 auf 80 abändern. Einfach und übersichtlich ist die Eingabemaske für
Scheckeinreicher. Als Besonderheit, die auf banküblichen Scheckeinreichern nicht vorgesehen ist, wird hier
der Verwendungszweck angegeben. In dem Teil des gedruckten Formulars, das Sie behalten und an die
Rechnungen heften können, finden Sie die Verwendungszwecke wieder. Ferner werden noch bis zu sechs
kleine Einzelnachweise für Ihre Buchhaltungsunterlagen gedruckt.
Bits&Paper hat auf Grund der Erfahrung mit Volksbanken, Raiffeisenbanken und einigen Sparkassen ein
weiteres Scheckeinreichformular entwickelt, dass den Vorschriften dieser Institute entspricht. Bei Bedarf
können Sie kostenlose Muster anfordern.

Postnachnahme
Das Nachnahmeformular ist ideal für den Brief Nachnahmeversand (Maxibrief bis 1kg) geeignet. Beim
normalen Postpaket Versand kann nur der Zahlungsbelegteil verwendet werden. Anwender mit erhöhtem
Paketaufkommen können als "Paketselbstbucher" auch den Anschriftsteil verwenden. Die neuen
Paketscheine der Post können nicht bedruckt werden.

Ausgestellte Überweisungen / V-Schecks

Alle Zahlungen werden mit dem Druck gespeichert. In der Listendarstellung von "Ausgestellte
Überweisungen" und "Ausgestellte V-Schecks" finden Sie die Zahlungsvorgänge wieder. Dort wird mit
"Suchen" ein Suchfenster mit übersichtlichen Eingabefeldern bereitgestellt. Das Ergebnis dieser
Datenbankabfrage wird in der Liste dargestellt, die auch gedruckt werden kann. Durch diese Suchfunktionen
kann man schnell feststellen, wer wann welche Beträge von welchen Konto empfangen hat.

Druckposition verstellen
Beim Bedrucken von Bankformularen ist es besonders wichtig, daß der Druck exakt in die dafür
vorgesehenen Felder erfolgt. Bitte prüfen Sie die Musterausdrucke. Sollte eine Verstellung erforderlich sein,
kann sie in diesem Fenster für jedes Bankformular einzeln vorgenommen werden.

57
Wenn Sie ein erhöhtes Zahlungsaufkommen haben, empfehlen wir unser Programm WinBankformular. Dort
haben Sie noch mehr Komfort und Suchfunktionen. Ferner werden Orderschecks bedruckt und Lastschriften
für Bankeinzug können ausgestellt werden.

58
Menü Sonstiges

Telefon – Faxverzeichnis

Alle Adressen, die Sie gespeichert haben, werden in Kurzform mit Telefon- und Faxnummer in diesem
Fenster aufgelistet. Die Gruppierungsfunktionen helfen Ihnen bei der Übersicht. Weitere Suchfunktionen
stehen mit "Suchen" zur Verfügung.

Der besondere Clou ist jedoch der Ausdruck der Listen. Die Angaben werden im Fotoformat 9 x 13 cm in
Listenform gedruckt und haben Schneidemarkierungen. Sie können damit eine kleine Fotoklappmappe
bestücken und haben unabhängig im Büro oder auf Reisen ein praktisches Telefon- und Faxregister zur
Hand.

Ordnerrücken bedrucken
Nach der Eingabe in das erste Feld gehen Sie mit der Enter - Taste zum nächsten Bereich. Möchten Sie im
Mittelbereich mit der Beschriftung nicht ganz oben anfangen, halten Sie bitte die Strg - Taste und betätigen
die Enter - Taste. Damit setzen Sie Ihren Eintrag tiefer, bzw. erzeugen eine Leerzeile.

Mit der Taste "vom ersten Ordner übernehmen" beschriften Sie alle Rückenaufkleber gleich.

Die Schriften können in diesem Programm nicht verändert oder gedreht werden. Für höhere Ansprüche
empfehlen wir unser Programm WinVisit&Label. Dort können auch Grafiken importiert werden.

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Freie Berechnungsliste
Die freie Berechnungsliste ist ein vielfältig einsetzbares und einfaches Tabellenblatt, dessen Eintragungen in
der Datenbank gespeichert werden. Es können beliebig viele einzelne Listen angelegt werden, die keine
Längenbeschränkung haben. Empfehlenswert ist jedoch eine Untergliederung in einzelne Bereiche oder zu
einzelnen Aufträgen, da hier mehr Übersicht geboten wird und z.B. das Löschen der alten Listen vereinfacht
wird.
Jede einzeln abgespeicherte Liste kann eine andere Berechnungsart und Benennung der Spalten haben.
Sehen Sie sich dazu die Beispiele an und probieren Sie verschiedene Möglichkeiten aus. Alle Listen können
gedruckt und z.B. als Anlage zu einer Rechnung beigelegt werden.

Einsatzbeispiele:
Zur Erfassung von Stunden und Kosten für verschiedene Vorhaben.

Als Wareneingangsliste. Ein Steuersatzfaktor kann hinzu gerechnet werden.

Als Rechenliste für Flächen und Volumen.

60
Info

Hier finden Sie die Versionsnummer des Programms, sowie Angaben, welche Programm- und Datendatei
aktuell verwendet wird. Diese Angeben sind bei Hotlineanfragen besonders wichtig.

61
Berichtsdesigner (nur WinOffice Profiversion)

Allgemein
Bitte beachten Sie, dass der Berichtsdesigner nur in der WinOffice Profiversion enthalten ist.
Auf vielfachen Anwenderwunsch haben wir in WinOffice Pro einen Berichtsdesigner integriert, der es dem
geübten Anwender ermöglicht, eigene Druckberichte zu erstellen. Der Berichtsdesigner hat sehr vielfältige
Möglichkeiten und Funktionen und ist daher nicht immer einfach zu bedienen. Dem ungeübten Anwender
empfehlen wir daher keine Änderungen vorzunehmen. In den nachfolgenden Beispielen zeigen wir dem
etwas geübteren Anwender Möglichkeiten auf, Berichte zu verändern. Wir weisen jedoch darauf hin, dass
wir für den Designer keine Hotline anbieten können. Für die Anwender, die unbedingt individuelle
Einstellungen (Auftrag/Rechnung) benötigen und selbst nicht damit zurecht kommen, besteht die
Möglichkeit, dass die Fa. Bits&Paper GmbH die Änderung gegen Berechnung übernimmt. Im Programmkern
von WinOffice Pro sind alle Designervorlagen fest gespeichert und können nicht überschrieben oder
gelöscht werden. Falls der von Ihnen erzeugte Bericht nicht Ihren Vorstellungen entspricht können Sie
diesen Bericht löschen und mit „Neu“ einen neuen Bericht auf der Grundlage der Originalvorlage erzeugen.
Die Designervorlagen können völlig unabhängig von den von Ihnen eingestellten Grundeinstellungen in
WinOffice Pro verwendet werden. Sie enthalten alle Datenbankinformationen, die für diesen Druckbericht
möglich sind.

Designer starten
Von Hauptmenü unter „Grundeinstellungen“ und „Berichte anpassen“ kommen Sie zu dem Auswahlfenster
der Druckberichte.

Wählen Sie z.B. die Detailgruppe „Versandetikett“ aus, um damit erste Versuche bei der Erstellung eines
eigenen Berichtes durchzuführen. Mit „Neu“ erzeugen Sie eine Kopie der in WinOffice Pro integrierten
Designervorlage. Benennen Sie diesen Bericht nach Ihren Namensvorstellungen.

62
In der Darstellung sehen Sie ein Versandetikett mit Datenfeldern (Datenfelder sind Felder die bei dem
eigentlichen Druck mit Daten aus der Datenbank gefüllt werden). In der Vorschau erkennen Sie, dass dieses
Etikett auf einen DIN A4 Bogen im Querformat vier mal ausgedruckt wird. In dem nachfolgenden Beispiel
wollen Sie den Rand des einzelnen Etikettes entfernen, (Ihr Tintendrucker würde den Rand nicht bis unten
drucken) ein Logo einfügen, sowie den Text und die Schrift der Absenderadresse verändern.

Markieren, verschieben und entfernen

Klicken Sie mit der Maus auf den Rahmen. Der Rahmen erscheint jetzt markiert und kann bearbeitet oder
gelöscht werden. Löschen Sie mit der „Entf.-Taste“ den Rahmen. Unter dem Menüpunkt „Bearbeiten“ und
„Rückgängig“ können Sie im Falle, dass Sie das falsches Objekt entfernt haben die Aktion wieder
rückgängig machen.
Klicken Sie nun auf den Objektbereich „Absender“. Sie sehen in der Mitte der Markierung ein Rechteck,
dass Sie mit der Maus anfassen und verschieben können. Kleinere Verschiebungen von Objekten können
Sie mit Hilfe der Cursortasten durchführen (Sollte das Objekt auf die Cursortasten nicht reagieren, speichern
Sie den Bericht zuerst).

63
Schriftgröße und Schriftart
Durch Doppelklick oder rechte Maustaste „Eigenschaften“ auf einen markierten Bereich öffnen Sie ein „Text
Eigenschaften“ Fenster, dass Ihnen weitere Optionen ermöglicht.

64
Hier können Sie mit X (Siehe Bild) die Beschreibungszeile „Absender“ löschen, oder der markierten Zeile
eine andere Schrift, Schriftgröße, Ausrichtung oder Orientierung zuweisen. Normaler Text muss immer in
Hochkommata stehen, damit der Berichts – Designer erkennen kann, dass es sich um Text handelt. Testen
Sie die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten um einen Eindruck der Funktionalität zu bekommen.

Grafik einfügen
Am linken Bildschirmrand sehen Sie eine „Objektleiste“, aus der Sie auswählen können, welche Art Objekt
(z.B. Zeichnung, Text...) Sie in den Bericht einfügen wollen. Wählen Sie „Zeichnung“ aus und ziehen Sie mit
gedrückter Maustaste einen Rahmen auf, der etwa Ihrer gewünschten Grafikgröße entspricht. Wählen Sie
aus der Objektleiste das Objekt „Selektieren“. Markieren Sie das eingefügte Zeichnungsobjekt indem Sie es
mit der Maus anklicken. Mit Doppelklick oder rechter Maustaste und „Eigenschaften“ auf das markierte
Objekt öffnen Sie das „Zeichnung Eigenschaften“ Fenster (Siehe Bild).

Markieren Sie bei den Einstellungen das Kästchen „Erhalte Proportionen“, da sonst Ihre Grafik nicht im
originalen Größenverhältnis dargestellt wird.
Mit der Schaltfläche „Wählen...“ können Sie eine Bilddatei auswählen die angezeigt werden soll. Die
gängigen Grafikformaten WMF, BMP, PCX, TIF, JPG oder PCD können eingelesen werden. Sollte Ihr Logo
noch nicht in einem dieser Formate vorliegen, müssen Sie es mit Ihrem Ursprungsgrafikprogramm in einem
der o.g. Formate erzeugen. Der Designer von WinOffice Pro ist kein Grafikprogramm zum Erzeugen von
Logos. Er kann lediglich vorhandene Grafiken und Datenbankeinträge übernehmen und beliebig anordnen.
Möchten Sie nur mal zur Übung eine Grafik einfügen, finden Sie im WINDOWS Verzeichnis auf Ihrem
Rechner diverse BMP oder WMF Bilder, darunter auch das Windows-Logo SETUP.BMP.

65
Mit OK übernehmen Sie die Grafik und in der Vorschau sehen Sie sofort das Ergebnis der bisherigen
Veränderungen.

In diesem Beispiel haben wir eine sehr markante Schrift für den Absender gewählt, damit die
Veränderungen deutlich zu erkennen sind. Das eingefügte Logo sehen Sie ebenfalls.

Text einfügen
Am linken Bildschirmrand sehen Sie die „Objektleiste“. Wählen Sie das Objekt „Text/Variablen Inhalt“ aus
und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste einen Rahmen auf, der in etwa der Größe Ihres gewünschten
Textfeldes entspricht. Wählen Sie wieder das Objekt „Selektieren“ aus der Objektliste am linken
Bildschirmrand. Markieren Sie wieder mit der Maus das neue Objekt. Mit Doppelklick oder rechter Maustaste
und „Eigenschaften“ öffnen Sie das „Text Eigenschaft Fenster“, dass noch nicht gefüllt ist. Durch einen
Doppelklick auf den leeren Textbalken öffnen Sie das „Text bearbeiten Fenster“. Dort wählen Sie den TAB-
Reiter TEXT und geben Ihren Text ein. Mit „Einfügen“ und OK übernehmen Sie den Text.

66
Im Text Eigenschaften Fenster können Sie danach die Schriftart, Größe und Ausrichtung einstellen.

Gruppierte Elemente verändern

Insbesondere bei der RECHNUNG von WinOffice Pro sind die Gestaltungswünsche der Anwender sehr
unterschiedlich.
In einem Beispiel wollen wir den Fall vorstellen, bei dem ein bedrucktes Briefpapier zum Einsatz kommt,
dass an der rechten Seite eine Grafik über die ganze Längsseite hat. Es muss also im Designer der rechte
Rand größer gestellt werden. Ferner wird gewünscht, die Überschrift RECHNUNG an anderer Stelle zu
platzieren, die Schrift des Artikeltextes fett zu drucken, und die Spalten POS und ABZUG zu entfernen.
Dieses Beispiel finden Sie unter „Druckberichte anpassen“, „Auftrag netto“ unter „Muster Rechnung“.

An dieser Stelle weisen wir nochmals darauf hin, dass die Darstellung im Designer nicht mit den von Ihnen
geänderten Grundeinstellungen bei „Ausdruck Auftrag“ im normalen Druckbericht identisch ist. Im Designer
sind zunächst alle Elemente enthalten, die Stück für Stück geändert bzw. entfernt werden müssen.

67
So stellt sich die unveränderte RECHNUNG im Designer dar. Rechts oben sehen Sie den Bereich für die
eigenen Daten und den Standardbereich für ein eingefügtes Logo. Beide Bereiche liegen übereinander und
werden in unserem Beispiel nicht benötigt, da eigenes Briefpapier vorhanden ist. Klicken Sie mit der Maus in
diese Bereiche und entfernen Sie diese Bereiche. Gehen Sie ebenso mit den unteren drei Fußzeilen vor. Die
beiden kleinen Faltmarken auf der linken Seite können Sie ebenfalls entfernen.
Den roten Bereich oben links sollten Sie jedoch nicht entfernen da er als Platzhalter für den
unterschiedlichen Druck der ersten und der folgenden Seiten dient.

68
Konzentrieren wir uns nun auf den Mittelteil, die eigentliche Basis, der Rechnung. Damit Sie am Monitor eine
übersichtlichere Darstellung haben, empfehlen wir im Fenster „Ebenen“ die restlichen Bereiche
auszublenden (Siehe Bild).

In der Kopfzeile finden Sie den

Infotext. Es ist der Text, den Sie bei
der Rechnung als Kopftext
eingeben.
In der Datenzeile sehen Sie alle
In der Kopfzeile (Zeile2) finden Sie
Datenbankfelder, die übernommen
die Spaltenüberschriften.
werden können.

Dieser Mittelteil der Rechnung kann

In der Fußzeile sehen Sie 16 Zeilen,
sich je nach Anzahl der Artikel über
die bei Bedarf gedruckt werden.
mehrere Seiten erstrecken.

69
Entfernen Sie zunächst die Spaltenüberschriften und Datenbankfelder, die Sie nicht drucken möchten.

Entfernen Sie in der Datenzeile den entsprechenden Eintrag.

70
Bei dieser Gelegenheit können Sie die Schrift der Artikelbezeichnung gleich etwas größer und fett
auswählen.

In der Fußzeile können Sie alle Eintragungen auf einmal verschieben. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger
langsam über die Spalten und achten Sie auf die Veränderung des Mauszeigers. Betätigen Sie jetzt die
Maustaste und markieren Sie damit die links liegenden Bereiche, die Sie nun in einem Stück verkleinern
können (Siehe Bild unten). Der „einfachere Weg“ den ganzen Rahmen zusammen zu schieben ist leider
nicht möglich, da die verschiedenen Datenspalten feste Positionen haben.

71
Nun müssen Sie noch die restlichen Daten verschieben. Ein Probeausdruck oder die Vorschau hilft Ihnen
bei der Orientierung.

Einzelne Teilbereiche, die nicht zusammen verschoben werden können, müssen noch manuell eingerichtet
werden.

72
Nachdem Sie den Basisteil der Rechnung nach Ihren Vorstellungen geändert haben, können Sie noch
weitere Änderungen im oberen Teil der Rechnung vornehmen. Blenden Sie dazu im „Ebenen-Fenster“ die
nicht benötigten Ebenen aus.

Datenbankinhalte verbinden
Für geübte Anwender stellt es kein Problem dar, vorhandene Daten, die sich in unterschiedlichen Bereichen
befinden zu verbinden um sie in einer Zeile zu drucken. In der „Muster-Rechnung“ haben wir die Zeile
Vorgangsart mit der Rechnungsnummer und dem Datum verbunden und dazwischen Leerstellen und den
Text „vom“ eingefügt.

73
Die restlichen Rechnungskopfangaben „Kundennr.“, „Bestellart“ und „Versandart“ haben wir entfernt. Die
oben dargestellte Zeile zeigt den Inhalt der Zeilen „Vorgangsart“, „Auftragsnummer“ und „Datum“ an.
Ziehen Sie dazu ein neues Feld „Text/Variableninhalt“ auf eine freie Stelle in der Monitordarstellung. Durch
Doppelklick öffnen Sie das „Text Eigenschaften“ Fenster.

74
Wählen Sie im oberen Teil erst die „Vorgangsart“ (mit Einfügen nach unten übernehmen), dann „Auftragsnr“
und „Datum“. Diese Zusammenfassung der Datenbankeinträge würde jedoch im Druck als ein Block, ohne
Abstände gedruckt werden.

VORGANGSART + AUFTRAGSNR + DATUM

Durch Einfügen von Leerstellen, zwischen zwei “ “ Zeichen und Text „vom“ wird die Zeile leserlich
ausgegeben. Sollten Sie hierbei unzulässige Angaben eingeben wird ein Syntaxfehler gemeldet.

VORGANGSART + " " + AUFTRAGSNR + " " + "vom" + " " + DATUM

Designervorlage als Standard verwenden

Nach der Erstellung Ihrer individuellen Druckseite können Sie diese als Standardseite zum Druck in
WinOffice Pro markieren.

Designervorlage „Rechnung“ als „Angebot“ verwenden

Im Prinzip muss jeder Druckbericht extra angepasst werden. Wenn Sie sich nun die Mühe gemacht haben
und z.B. die Rechnung geändert haben, möchten Sie sicher auch die restlichen Drucke „Angebot“,
„Auftragsbestätigung“ usw. in dem gleichen Design verwenden.

75
Drücken Sie dazu den Schalter „Kopie“ und wählen Sie die Vorgangsart aus, die Sie im gleichen Design wie
Ihre Designer-Rechnung verwenden möchten. Bestätigen Sie mit OK und geben Sie dem Bericht einen
neuen Namen.

Bitte beachten Sie dabei jedoch folgendes: Diese Funktion ist nur sinnvoll innerhalb einer Berichtsgruppe.
Verwenden Sie für den Netto-Bereich einen Vorgang aus dem Netto- und für den Brutto-Bereich einen
Vorgang aus dem Brutto-Bereich.

Schaltflächen Import, Export und Freigabecode im „Druckberichte anpassen“

Fenster
Mit Hilfe der Schaltfläche Import und Export können Sie Designerberichte importieren oder exportieren.
Diese Berichte können auch von anderen WinOffice Nutzern oder von Bits&Paper eingelesen werden. Falls
Sie bei der Erstellung Ihres Designerberichtes nicht mehr weiterwissen können wir anhand eines von Ihnen
zugesendeten Berichtes eine Hilfestellung geben.
Die Schaltflächen Freigabecode benötigen Sie ausschließlich für kostenpflichtige Designerberichte die von
uns erstellt worden sind. Bitte folgen Sie der entsprechenden Anleitung, die der Berichtsdiskette mitgeliefert
wird.

76
Beantwortung häufiger Hotlineanfragen

Wir verwenden eigenes Briefpapier. Die zweite Seite entspricht der ersten Seite. Wie kann ich einstellen,
daß der Druck bei den Standardberichten tiefer beginnt?
Ab der Versionsnummer 4.1x ist es möglich bei den Anwendungen "Rechnung" und "Brief" den oberen
Druckrand deutlich zu verstellen. Wenn Sie vom Menü aus über "Grundeinstellungen" und "Briefpapier
Kopf/Fuß" den Punkt "ohne eigene Daten" auswählen gehen wir davon aus, daß Sie eigenes Briefpapier
verwenden. Wenn Sie das Auswahlkästchen „Kein freier oberer Bereich“ ankreuzen wird der obere Bereich
minimiert.

Unsere eingefügte WinWord Grafik/Logo ist nicht auf Größe 8x6 cm darstellbar?
Das Problem, daß eine WinWord-Grafik in diversen anderen Anwendungen verkleinert dargestellt wird liegt
am internen Grafikformat von WinWord. Sie können nur über einen Umweg die Grafik vergrößern. Kopieren
Sie dies Grafik erst mal in ein Grafikprogramm (z.B. CorelDraw). Dort vergrößern Sie die Grafik auf ca. 8cm
Breite und 6cm Höhe. Diese Grafik können Sie nun über die Zwischenablage (alles markieren und kopieren)
in WinOffice Pro bei den eigenen Daten einfügen.

Die Zahleneingaben bei Auftrag sind völlig falsch, die MWSt. wird viel zu hoch berechnet?
Meist ist die Ursache auf eine falsche Ländereinstellung in der Windows-Systemsteuerung zurückzuführen.
Bitte öffnen Sie die Systemsteuerung >Ländereinstellung (muß Deutschland sein) >Zahlen. Dort ist als
Standard vorgegeben:
Dezimaltrennzeichen: , (=Komma)
Anzahl der Dezimalstellen: 2
Symbol für Zifferngruppierung: . (=Punkt)
Negatives Vorzeichen: - (=Minus)
Bitte stellen Sie diese Werte auf oben genannte Grundeinstellungen zurück und starten Sie Windows neu.

Wie kann ich Daten aus anderen Programmen ins WinOffice Pro bekommen?
Eine unmittelbare Möglichkeit des Imports von fremden Daten aus anderen Datenbanken besteht nicht.
WinOffice Pro ist eine Access-Datenbankanwendung und wird mit der Runtimeversion von Access 2.0
weitergegeben. Anwender, die MS Access 2.0 von Microsoft haben, können jedoch die Datenbanktabellen
und die Druckreports öffnen, da wir diesen Programmteil bewußt ungeschützt weitergeben. Wenn Sie mit
MS Access 2.0 eine neue Datenbanktabelle erzeugen, können Sie Daten fast jeder Datenbank einlesen.
Diese Daten werden dann in Access 2 Format umgewandelt und können in unsere Tabellen kopiert werden.
Achten Sie dabei darauf, daß die Daten in die richtigen Tabellen gespeichert werden. Am Besten legen Sie
unter WinOffice Pro erst mal einen eindeutigen Musterdatensatz (Adressen, Artikel, Preise) an, damit die
Einträge in den Tabellen finden können.
Wir empfehlen jedoch nur geübten MS Access Anwendern, diese Aktionen auszuführen, da wir für MS
Access keine Hotline durchführen können.
Bitte beachten Sie, dass Sie beim Öffnen der Datenbankdateien mit einer höheren Access Version
diese auf keinen Fall konvertieren. Danach funktioniert das Programm nicht mehr!

Seit der Installation von WinOffice Pro kann ich mein WinWord und Excel nicht mehr starten?
Die Ursache für das von Ihnen gemeldete Problem lag daran, daß bei der Installation von WinOffice Pro der
Officemanager von den o.g. Microsoft-Programmen noch geöffnet war. Dadurch konnten zwei OLE-DLL
Dateien nicht erneuert werden.
Abhilfe: Schließen Sie alle Programme im Hintergrund, vor allem den MS-Office-Manager.
Installieren Sie nun unser WinOffice Pro nochmals (Sie brauchen es vorher nicht zu löschen).
Dabei werden die beiden DLL-Dateien ausgetauscht und die MS-Programme und unser WinOffice Pro
funktionieren ganz normal.

Probleme mit dem Datenbankzugriff (nur Windows 3.1)?

Bitte ergänzen Sie in Ihrer AUTOEXEC.BAT Datei eine Zeile, sollte der Grundeintrag mit SHARE noch nicht
vorhanden sein tragen Sie ihn bitte in die erste Zeile ein:
C:\DOS\share.exe /L:500 /f:5100

77
Achten Sie bitte auf die genaue Schreibweise: nach ...exe und ...500 ist jeweils eine Leerstelle. Die
Änderung können Sie z.B. mit dem Programm SYSEDIT (Start vom Programm-Manager aus mit "Datei" und
"ausführen" durch Eingabe von SYSEDIT) vornehmen. Nach dem Eintrag speichern Sie die Änderungen.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Betriebssystem nicht im DOS Verzeichnis installiert haben, müßte statt DOS die
entsprechende Pfadangabe geschrieben werden.

Teilbereiche werden beim Druck schwarz hinterlegt. Warum?

Das Problem ist mit großer Wahrscheinlichkeit auf den Druckertreiber zurückzuführen. Bitte besorgen Sie
sich bei Ihrem Fachhändler einen aktuellen Treiber.

Tipps zur Tastaturbedienung

• Strg+C kopiert einen markierten Bereich in die Zwischenablage (Texte aus dem Programm
rauskopieren)
• Strg+V fügt einen Text aus der Zwischenablage ein (Text aus anderer Textverarbeitung einfügen)
• Strg+X entfernt einen markierten Feldinhalt und legt ihn in die Zwischenablage. Praktisches Beispiel: Sie
haben im Adressenfeld den Namen in die falsche Zeile geschrieben. Markieren Sie den Eintrag, mit
Strg+X entfernen Sie ihn, gehen auf das richtige Feld und fügen mit Strg+V den Eintrag ein.
• Strg+# kopiert in der Tabellendarstellung der Rechnung den Text oder Wert der genau darüber steht in
die aktive Zeile. Diese Funktion ist sehr praktisch wenn Sie z.B. immer den gleichen MWSt-Satz oder
Prozentabzug haben.
• Mit den Cursortasten können Sie innerhalb der Tabelle (Auftrag) alle Felder erreichen.
• Alt+Cursor nach unten öffnet die Inhalte der Auswahllisten. Mit der Cursortaste können Sie auswählen
und mit Eingabe-Taste den Wert übernehmen.

Ich habe eine Sicherung von CD auf die Festplatte zurückkopiert. Das Programm funktioniert aber nicht.
Die Ursache an dem "Fehler" liegt daran, dass Sie den Schreibschutz der zurückkopierten Datei nicht
aufgehoben haben. Alles was Sie auf CD kopieren und von dort wieder zurück, ist automatisch
schreibgeschützt. Den Schreibschutz können Sie nach dem zurückkopieren wie folgt aufheben:
• Öffnen Sie den Explorer und suchen Sie in dem Verzeichnis die entsprechende Datei.
• Markieren Sie die Datei mit der Maus und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Auswahlmenü.
• Wählen Sie "Eigenschaften" und "Allgemein"
• Bei den Dateiattributen setzen Sie die Markierung von "Schreibgeschützt" auf "Archiv".
Damit kann in diese Datei wieder geschrieben werden.

Ich möchte Sonderzeichen wie © oder Ø eingeben. Wie geht das?

Die Software verwendet zur Monitordarstellung und zum Drucken den Windows Standardfont ARIAL. Wie
bei allen Windowsschriften gibt es auch hier die Möglichkeit, diverse Sonderzeichen einzugeben.
Zur Eingabe geben Sie mit gedrückter "Alt" Taste am rechten Ziffernblock (erst "Num" einschalten) den
Zifferncode des Zeichens ein.
‰ Alt+0137, © Alt+0169, ® Alt+0174, • Alt+0149, Ø Alt+0216, ¼ ½ ¾ Alt+0188/89/90
Wenn Sie wissen möchten, welche weiteren Sonderzeichen mit dem jeweiligen Font möglich sind gehen Sie
so vor:
Bei Windows 3.11 wurde mit der Standardinstallation auch eine "Zeichentabelle" (Datei CHARMAP.EXE) mit
installiert. Bei Windows 95/98 ist diese Datei ebenfalls auf der CD enthalten, nur wird sie bei der
Normalinstallation nicht installiert. Bitte installieren Sie in diesem Fall die Datei nachträglich. Vorgang: >Start
>Einstellungen >Systemsteuerung >Software >Windows-Setup >Zubehör Doppelklick >Zeichentabelle (ganz
unten) markieren und O.K. Windows fordert Sie nun auf die CD einzulegen und installiert sich diese
Zeichentabelle automatisch.
Über den Dateimanager oder Explorer können Sie nun diese CHARMAP.EXE Datei suchen und starten.
Wählen Sie dort den ARIAL Font aus und Sie sehen alle Zeichen, die mit dieser Schrift möglich sind. Wenn
Sie mit der Maus auf ein Zeichen klicken wird es vergrößert und gleichzeitig wird Ihnen die
Tastenkombination angezeigt, wie Sie das Zeichen erreichen.

In Rechnungsausdruck ist die Darstellung in der Spalte Anzahl verkehrt bzw. komisch.
wenn eine Spalte zu klein eingestellt ist, kann es vorkommen, dass z.B. folgendes gedruckt wird:
statt 20170 Stück wird 2E+04 gedruckt oder statt 37,87 Stück wird 37,8 gedruckt.

78
Abhilfe: Unter >Grundeinstellungen >Ausdruck Auftrag Netto (oder Brutto) finden Sie die Auflistung und
Texte der Spalten. Ändern Sie dort die Spalte Anzahl auf 2,0 oder 2,5 cm breite und reduzieren Sie die
Spalte Bezeichnung um 1 bis 1,5 cm.
Bitte achten Sie jedoch darauf, dass die Summe aller Spaltenbreiten bei 17,2 cm liegt.

Ich bekomme an unterschiedlichen Stellen immer wieder Schutzverletzungen.

Ein Schutzverletzung signalisiert allgemein, dass falsche Speicherbereiche angesprochen werden oder
sonstige unvorhergesehene Probleme mit der Windows Umgebung eingetreten sind.
Dafür kann es viele Ursachen geben. Starten Sie zuerst Windows im abgesicherten Modus. Wenn Sie den
Fehler jetzt nicht reproduzieren können, liegt der Fehler in Ihrer Windows Konfiguration. Hier einige mögliche
Abhilfen:
• Windows neu installieren, jedoch vorher nichts löschen. Einfach noch mal "drüber" installieren. Alle
Anwendungen bleiben erhalten.
• Hardwarebeschleunigung der Grafikkarte reduzieren bzw. Grafikkarte im Standard VGA Modus
betreiben (eventuell neuesten Grafikkarten - Treiber besorgen).
• Neuesten Druckertreiber besorgen.
Allgemein ist noch festzustellen: WinOffice Pro ist eine reine Microsoft Access 2.0 Anwendung, die mit den
von Microsoft vorgeschriebenen "Arbeitsdateien" weitergegeben wird.

Ich will die offenen Posten öffnen. Der Rechner „friert“ dabei ein und reagiert nicht mehr
Das Darstellungsproblem (Rechner reagiert nicht mehr!) aller Fenster ,bei denen ein Ankreuzkästchen in
einem Datengitter verwendet, wird, wie z.B. bei dem Fenster "Offene Posten" oder dem "Serienbrief", durch
einen fehlerhaften Grafikkartentreiber verursacht. Bitte prüfen Sie, welche Grafikkarte in Ihrem Computer
verwendet wird. Bei ATI Grafikkarten hilft ein neuer Treiber, den Sie sich von der ATI Homepage
www.atitech.com laden können.
Mit der Treiberversionen ab 4.12.6269 ist der Fehler behoben.
Ihre Treiberversion können Sie wie folgt feststellen:
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop.
• Wählen Sie "Eigenschaften".
• Wählen Sie die Karteikarte "Einstellungen".
• Wählen Sie die Schaltfläche "Weitere Optionen...".
• Wählen Sie die Karteikarte "Optionen".
Hier können Sie Ihre aktuelle Treiberversion ablesen.
Sollte der Fehler bei einer anderen Grafikkarte auftreten, gehen Sie bitte sinngemäß wie bei der ATI
Grafikkarte vor.
Sollte es noch keinen aktualisierten Treiber geben, hilft auf alle Fälle eine Reduzierung der
Hardwarebeschleunigung:
WIN98:
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop.
• Wählen Sie das Menü "Eigenschaften" aus.
• Wählen Sie den Tabreiter "Einstellungen" aus.
• Wählen Sie den Schalter "Weitere Optionen...".
• Wählen Sie den Tabreiter "Leistungsmerkmale" aus.
• Stellen Sie hier die Hardwarebeschleunigung auf 0 zurück.
• Prüfen Sie, ob WinOffice jetzt funktioniert.

WIN95:
• Öffnen Sie die Systemsteuerung.
• Wählen Sie das Systemicon.
• Wählen Sie die Leistungsmerkmale.
• Wählen Sie den Schalter "Grafik".
• Stellen Sie hier die Hardwarebeschleunigung auf 0 zurück.
• Prüfen Sie, ob WinOffice jetzt funktioniert.

Wenn ich von Brutto auf Netto Darstellung in der Rechnung umschalte, ändert sich der Gesamtbetrag.
Warum?
Der Unterschied um ein paar Pfennige zwischen der Brutto-Rechnung und Nettorechnung ist kein Fehler,
sondern ein unvermeidlicher Rundungsvorgang, der sich in der Menge summiert. Er entsteht hauptsächlich

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dadurch, dass Brutto und Netto Preise sich durch den aktuellen MWSt Satz nicht ohne Rundungsdifferenzen
umrechnen lassen.
Vorgehensweise der Berechnung:
Bei der Bruttorechnung werden die Einzelbruttopreise addiert. Danach wird aus den einzelnen Preisen die
enthaltene MWSt berechnet.
Bei der Nettorechnung werden die Nettopreise addiert. Danach wird aus den einzelnen Nettopreisen die
MWSt berechnet und auf Nettopreis addiert.
Durch dieses Vorgehen können Rundungsunterschiede auftreten.
Diese Differenzen stellen jedoch kein Problem dar, da ein Auftrag normalerweise entweder ein Brutto- oder
ein Nettoauftrag ist.
An nachfolgendem Beispiel zeigen wir Ihnen den Unterschied mit MWSt.-Satz 16% auf:
Ein Artikel zum Preis von 1,00 DM Brutto kostet ohne MWSt. rechnerisch genau 0,8620689 DM
Dieser Preis wird gerundet auf 0,86 DM.
Beispiel Berechnung bei Rechnung Netto + MWSt.:
100 Stück a. 0,86 DM = 86,00 DM + 16% MWSt. 13,76 = Gesamt inkl. MWSt. 99,76 DM
Beispiel Berechnung bei Rechnung Brutto inkl. MWSt.:
100 Stück a. 1,00 DM = 100,00 DM. Darin enthaltene MWSt. = 13,79 DM

Mögliche Abhilfen:
Wenn Sie z.B. immer Nettorechnungen schreiben und die Artikel aus der Datenbank entnehmen, geben Sie
in der Artikeldatenbank beim Artikelpreis auch den Nettopreis zuerst ein.
Sie überschreiben den Preis, der am Monitor richtig dargestellt wird (intern aber ein gerundeter Preis ist) mit
dem "richtigen Preis".
Wenn Sie ständig Artikel mit hohen Stückzahlen und niedrigen Preisen (Schauben, Muttern, Fotokopien
usw.) verkaufen, ist es sinnvoll, sich Preise pro/100 oder pro/1000 zu hinterlegen und bei der "Einheit" dies
in den >Grundeinstellungen >Auswahlboxeninhalte >Einheit abzuspeichern.

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Installierte Dateien
Folgende Dateien werden während der Installation auf Ihren PC kopiert:

Programmverzeichnis

WO4PRG.LW Die Programmdatei. In dieser Datei sind alle Bildschirmformulare

gespeichert.
WO4DAT.LW Die Datendatei. In dieser Datei sind alle eingegebenen Daten gespeichert.
Diese Datei sollten Sie regelmäßig sichern.
NEU.TXT In dieser Datei finden Sie eine kurze Beschreibung, welche wesentlichen
Neuerungen es gegenüber der vorherigen Version gibt.
WO4Buch.pdf Das Handbuch als pdf Datei
MSARN200.EXE MS Access 2.0 Runtime Dateien
MSAIN200.DLL
MSAJU200.DLL
MSAOLE20.DLL
MSAFIN.DLL
SOA200.DLL
UTILITY.MDA
SYSTEM.MDA

LWRegWiz.EXE Anwednung zum Registrieren von WinOffice

Bestell.EXE Bestellsoftware

Windowsverzeichnis

WO4.INI Einstellungsdatei: In dieser Datei sind verschiedene allgemeine

Einstellungen zum Programm gespeichert. Sie sollten an dieser Datei
nichts verändern.
WO4_R.INI Einstellungsdatei: In dieser Datei sind verschiedene Einstellungen zu den
Standardberichten gespeichert. Bei einer Netzwerkinstallation sollte diese
Datei manuell auf alle Arbeitsplatzrechner kopiert werden, so dass alle
Berichte gleich dargestellt werden.
WO4_M.INI Einstellungsdatei: In dieser Datei wird eine veränderte Sortierreihenfolge
und der Anzeigemodus der Menüeinträge gespeichert.

Systemverzeichnis

WO4.DLL WinOffice Funktionsbibliothek: Hier befindet sich z.B. die Funktionalität der
Druckdialoge.
MSJETINT.DLL Weitere MS Access 2.0 Runtime Dateien.
MSABC200.DLL
DAO2016.DLL
MSAJT200.DLL
MSAEXP20.DLL

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MSJETERR.DLL
XBS200.DLL
MSTOOLBR.DLL OLE 2 Dateien
STORAGE.DLL
OLE2.DLL
COMPOBJ.DLL
OLE2NLS.DLL
OLE2PROX.DLL
OLE2CONV.DLL
STDOLE.TLB
TYPELIB.DLL
OLE2.REG
OLE2DISP.DLL

CMBTL600.hlp Systemdateien des Berichtsdesigners

CMBTL6.DLL
CMBTUT4.DLL
CMBTCT6.DLL
CMBTCR3.DLL
CMBTDW4.DLL
CMBTL600.LNG

Fontverzeichnis

LW_OCR.TTF Die Schriftart für die Kodierzahlen im VScheck. Achtung: Dies ist kein
kompletter Font. Er enthält nur die für Vschecks notwendigen Zeichen.

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Hotline
Bei Fragen und technischen Problemen steht Ihnen unsere Hotline gerne zur Verfügung.
Sollten Fehlermeldungen erscheinen, empfehlen wir, erst mal Windows neu zu starten und evtl. die
Datenbank zu reparieren und danach zu reorganisieren (In der Programmgruppe finden Sie das Start-Icon
dafür). Bei sonstigen technischen Problemen bitten wir Sie um genaue Angaben der Versionsnummer
(Menü / Sonstiges / Info), Rechnerkonfiguration, verfügbarer Hauptspeicher, Betriebssystem (Windows 3.11
oder Windows 95/98, Windows Me, Windows 2000) und verwendeter Drucker.

Bei allen Druckproblemen bitten wir um Zusendung eines Musterdrucks.

Bei Fragen zur Bedienung der einzelnen Funktionen bitten wir Sie, erst nochmals im Handbuch
nachzulesen. Meist hat sich die Frage dadurch erledigt. Spezielle Fragen zur Einbindung von Firmenlogos
können nur beantwortet werden, wenn Vorlagen der Grafik zugesandt werden.

Grundsätzlich empfehlen wir, Ihre Hotlineanfrage per Fax an uns zu senden, da wir zu fast allen Fragen eine
fertige Erklärungen in unserer Datenbank (übrigens gleiches Prinzip wie bei WinOffice Pro Schriftverkehr)
abgespeichert haben. Wir senden Ihnen die Antwort normalerweise am gleichen Tag zurück und Sie können
in Ruhe versuchen, das Problem zu lösen.

Beachten Sie auch unsere Internetseite: www.bitspaper.de

Dort finden Sie alle aktuell lieferbaren Softwareprodukte, Demoversionen, LaserWare Spezialpapiere und
verfügbaren Updates- oder Bugfix-Versionen.

Ihr Bits&Paper Team

Tel.: 089-31597439
Fax: 089-3153345
E-Mail: wopro@BitsPaper.de

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