I

LAS BIBLIOTECAS
UNIVERSITARIAS
D E L O S PAÍSES E N VÍAS
DE D E S A R R O L L O
por M.A. G E L F A N D

UNESC.0
 M A N U A L E S D E L A UNESCO
P A R A LAS BIBLIOTECAS - 14
LAS BIBLIOTECAS UJVIVERSITARIAS
D E LOS PAÍSES EJVVÍAS D E D E S A R R O L L O
En esta colección:
I. La formación profesional del bibliotecario
2. El servicio de extensión bibliotecaria en la biblioteca pública
3. La biblioteca pública y la edtccación de adultos
4. Función de las bibliotecas en la edwación de adultosy en la educación
fundamental: informe sobre el seminario de Malmoë
5. Desarrollo de las bibliotecas públicas en América Latina: Conferencia de
São Paulo
6. Le développement des bibliothèques publiques en Af~que:Stage d’études
d’Ibadan
Development of public libraries in Africa: the Ibadan Seminar
7. Des bibliothèques publiques pour l’Asie:Stage d’études de Delhi
Public librariesfor Asia :the Delhi Seminar
8. L a Biblioteca Pública de Delhi: un trabajo de evaluación
g. Servicios para niños en las bibliotecas públicas
IO. El edijcio de la p e q d a biblioteca pública
1 I. Tâches et problèmes des bibliothèques nationales: Colloque des bibliothèques
nationales d’Europe
National libraries, their problems and prospects :Symposium on national
libraries in Europe
12. L a biblioteca de la escuela primaria y sus servicios
I 3. Organización de la pequeña biblioteca pública
Libre acceso a las estanterías. Alumnas de medicina preparan sus lecciones
en la Biblioteca de la Universidad de Kabul (Afganistán).
 Publicado in 1968
por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación,
la Ciencia y la Cultura,place de Fontenoy, Paris 7e
Impreso por Corbaz (Montreux)

0Unesco 1968
COM.DBA.GB/IV.
141s
 P R E F A C I O

L a urgente necesidad que los paises en vías de desarrollo tienen de cientijícos,

técnicos, médicos y administradores se ha traducido tanto en un rápido
aumento del número de universidades y otras instituciones de enseñanza
superior como en la ampliación de las existentes. Paralelamente a este
proceso y ante tal necesidad, se están produciendo también cambios de
índole cualitativa en la enseñanza superior. L a jînalidad que en último
término persigue es un progreso social y económico rápido, y las universi-
dades han de producir los especialistas que permitan al país el logro de ese
fin. En la vida cotidiana de la Universidad, la biblioteca desempeña un
papel de primer orden. Innecesario es decir que la biblioteca ha de tener
en cuenta, en su organización, las necesidades presentes y futuras, y que ha
de orientarse en función de las que puedan tener los estudiantes, los profe-
soresy los investigadores del mundo moderno.
E n septiembre de 1962, en cooperación con el gobierno argentino, la
Unesco organizó en M e n d o z a (Argentina) un seminario regional sobre
el desarrollo de las bibliotecas universitarias en América Latina. Habia
entre los participantes no sólo distinguidos bibliotecarios de universidades
de los países latinoamericanos, sino también administradores y profesores
universitarios. El seminario examinó las necesidades en materia de biblio-
tecas universitarias a la luz del desarrollo presente y futuro de la enseñanza
superior en América Latina. En él se puso de manifiesto que tanto los
administradores y profesores de las universidades como los altosfuncionarios
de cada país deben atribuir mayor importancia a las bibliotecas y a los
problemas relativos a ellas. L a s bibliotecas universitarias podrían tener
así mayores facilidades para su desarrollo futuro.
El Sr. Morris A. Gelfand, distinguido bibliotecario universitario,
recibió de la Unesco el encargo de escribir un libro con la información
técnica necesaria que pudiera servir de guZa para organizar la biblioteca
de una pequeña universidad, pero que contuviera al mismo tiempo indica-
ciones generales útiles para los servicios ojîciales del país, el personal ,
administrativo de la universidady los profesores universitarios que hubiesen
de intervenir en el desarrollo futuro de la biblioteca. Esperamos que el
presente volumen, número 14 de la colección “Manuales de la Unesco
para las bibliotecas”, fruto de la vasta experiencia del Sr. Gelfand como
bibliotecario universitarioy como experto de la Unesco en varios países en
vías de dgsawollo, facilitará así la difusión de los conocimientos indispen-
sables de bibliotecología.

Lm opiniones exfipuestas en este volumen son las del autor, y no necesa-

riamente las de la Unesco.
 í N D I C E

INTRODUCCI~N. . . . . . . . . . '3
CAPiTULO I Las bibliotecas universitarias y el desarrollo
nacional . . . . . . . . I7
Características de le enseñanza superior; Des-
arrollo de las instituciones de enseñanza superior;
Factores que influyen en el desarrollo de las
bibliotecas universitarias; Las organizaciones de
investigación especializada; Grado de desen-
volvimiento de las bibliotecas de un país; Con-
diciones existentes en determinadas universi-
dades; Situación de la bibliotecología en general

CAPíTULO II Función de la biblioteca universitaria. . 27

El programa de la biblioteca; Función educativa
de la biblioteca

CAPÍTULO III Dirección e inspección de la biblioteca uni-

versitaria . . . . . . . . 32
Función del Estado; Función de los órganos de
gobierno de la Universidad; Estatutos de la
biblioteca universitaria

CAPíTULO IV Organización y administración . . . 40

Factores que influyen en la organización y admi-
nistración ; Actividades y funciones típicas de la
biblioteca; Organización y administración de
las actividades de la biblioteca; Planeamiento del
desarrollo de la biblioteca

CAPíTULO v Personal . . . . . . . . 57
Nombramiento de un director de biblioteca uni-
versitaria; Número y naturaleza del personal;
 Selección de la plantilla de personal; Formación
profesional de los bibliotecarios;Situación de los
bibliotecarios en la universidad; Perfecciona-
miento profesional del personal; Ascensos; Con-
diciones de trabajo; Auxiliares estudiantes

CAPíTuLo VI Constitución del fondo:criterios y procedi-

mientos de adquisición . . . . . 72

Formulación de los criterios de adquisición;

Factores que influyen en la selección de libros y
en los criterios de adquisición; Criterios de selec-
ción; El servicio de selección de libros; El pro-
grama de adquisiciones; EI presupuesto de com-
pras ; Adquisición de materiales de biblioteca;
Organización de las actividades de adquisición;
Tramitación de los pedidos; Supresión de las
barreras que se oponen a la libre circulación de
los libros

cAPíTuLo VII Organización de las colecciones para su

utilización . . . . . . . 89
Actividades del servicio de catalogación; Orga-
nización y administración; Normas y actividades
del servicio de catalogación; Evaluación del ser-
vicio de catalogación; Algunos problemas y
posibilidades futuras

cAPíTuLo VIII Servicios a los lectores . . . . . 108

Servicio de lectura y de préstamo; Servicio de
referencia

CAPíTuLo IX Organización de servicios auxiliares y com-

plementarios . . . . . . . "9
Conservación del fondo; Servicios fotográficos y
de copia; Proyectores de microformatos; Servi-
cios audiovisuales;Exposiciones, conciertos, con-
ferencias y representaciones teatrales; Servicios
y facilidades especiales para los estudiantes de
los cursos superiores y los eruditos

CAPíTULO x Actividades cooperativas . . . . 128

Alcance de las actividades cooperativas

CAP~TULOXI Planeamiento e instalación del edificio de la
biblioteca . . . . . . .
Función de la biblioteca ; Algunos principios
generales;Alcance y organización de las activi-
dades de planeamiento;Relaciones de espacio;
Selección del emplazamiento; El proyecto
definitivo;Equipo y mobiliario

CAPÍTULO XII Gestión económica. . . . . .

Relacionesconlasautoridadesy personal univer-
sitario;Recursosdelabiblioteca;Elpresupuesto;
Administración del presupuesto; Compras; Se-
guros; Centralizacióny descentralización

CAPfTULO XII1 Evaluación de los serviciosde la biblioteca y

fomento de su utilización . . . .

Evaluación de los servicios de biblioteca;Orga-

nización y ejecución de la evaluación;Fomento
de la utilización de los servicios de la biblioteca

APÉNDICE Algunas lecturas recomendadas . . .

 L I S T A D E I L U S T R A C I O N E S

Frontispicio. Libre acceso a las estanterías. Alumnas de medicina preparan

sus lecciones en la Biblioteca de la Universidad de Kabul (Afga-
nistán)

Entre Ins páginas 40 y 41

I Libre acceso a las estanterías: Biblioteca de la Universidad de
Ibadán (Nigeria)
II Libre acceso a las estanterías: Biblioteca de la Universidad Hebrea
(Israel)
III Libre acceso a las estanterías:L a sala de lectura de la Universidad
Libre de Berlín
IV Libre acceso a las estanterías: U n a sala de lectura de la Biblioteca
del Douglass College, Rutgers University (Estados Unidos)

Entre lar páginas 80 y 81

V Mesas individuales junto a las estanterías de la Biblioteca de la
Universidad de Ibadan (Nigeria)
VI Servicio de audición de discos en la Biblioteca Paul Klapper,
Queens College, Nueva York
VI1 Servicio de conservación de manuscritos en R a n g ú n (Birmania)
VI11 El centro de documentación de la Biblioteca Paul Klapper, Queens
College, Nueva York
IX Catálogo principal de la Biblioteca de la Universidad Libre de
Berlín
X Aparato de reproducción en micropelícula del Indian National
Scientific Documentation Centre (Insdoc)
XI Proyector de microfichas
XII Proyector de micropelículas

Entre las páginas I44y I45

XII1 Plano de la Universidad Científica de Rennes-Beaulieu (Francia)
XIV Planta principal de la Biblioteca del Douglass College, Rutgers
University (Estados Unidos)
xv Planta baja de la Biblioteca del Douglass College, Rutgers Uni-
versity (Estados Unidos)
XVI Vista del exterior de la Biblioteca del Douglas College, Rutgers
University (EstadosUnidos)
XVII Plano de la planta baja del proyecto de biblioteca del Abdullahi
Bayero College,Kano (Nigeria)
XVIII Primerpiso de la Biblioteca Paul Klapper,Queens College,Nueva
York
XIX Proyecto de biblioteca del Abdullahi Bayero College, Kano
(Nigeria), Fachada Sur
xx Biblioteca Shettima Kashim, Universidad Ahmada Bello, Zaria
(Nigeria)
 I N T R O D U C C I O N

t
L a mayor parte de los manuales de bibliotecología se han escrito
para bibliotecarios. Este libro, en cambio, se destina no sólo
a los bibliotecarios, sino también a los profesores, a las autori-
dades universitarias y a los funcionarios de la administración
en general, para que vean con mayor claridad los problemas que
se plantean en las bibliotecas, pues también ellos tienen un
interés y una responsabilidad en el desarrollo de las bibliotecas
universitarias. Si bien se ha concebido sobre todo para que sirva
de ayuda en la organización y el funcionamiento de bibliotecas
universitarias relativamente pequeñas en los “países en vías de
desarrollo”, puede tener también interés para los países m u y
desarrollados, ya que sugiere posibilidades de cooperación y
ayuda con destino a las bibliotecas.
Se decidió destinar este libro a un público más amplio por
varias consideraciones que pueden resumirse de la manera
siguiente:el ritmo acelerado de crecimiento económico es objetivo
común de todos los países en vías de desarrollo; para lograrlo,
necesitan concentrarse en la producción y el mejoramiento de
recursos humanos adicionales en todos los niveles de las activi-
dades oficiales y privadas. Las universidades han de desempeñar
un papel importante en ese proceso, y para formar personal
idóneo no sólo deberán tener un profesorado competente y
seleccionar de manera adecuada a los estudiantes,sino también
ofrecer a todos los miembros de la comunidad universitaria un
acceso directo a las fuentes de información que la sociedad ha
acumulado durante siglos de experiencia. L a biblioteca es el
mejor órgano universitario de compilación y clasificación de los
conocimientos para su uso eficaz y para proporcionar los servicios
correspondientes y las instalacionesmateriales que han de facilitar
ese uso. L a eficacia de la biblioteca se verá multiplicada si forma
parte de una red nacional o regional de bibliotecas y servicios
de información conexos.
El principio de que el desarrollo de los recursos humanos es
una de las funciones más importantes de la universidad y de la
biblioteca y su justificación, no significa que las universidades

‘3
no tengan otras funciones importantes para las cuales necesitan
las bibliotecas. La verdadera universidad debe también conservar,
divulgar y hacer progresar el saber. En algunos países tendrá ade-
más otras funciones, y así debe ser. Pero la imperiosa necesidad,
cualitativa y cuantitativa, de recursos humanos, exige de por sí
una buena universidad con una buena biblioteca.
Son los casos en que las bibliotecas universitarias y los servicios
de información de que disponen los países en vías de desarrollo
pueden considerarse como satisfactorios. Las personas a quienes
incumbe, al nivel más elevado, formular la política nacional,
y cuyas decisiones repercuten directamente sobre el desarrollo
de las universidades podrán encontrar útil este libro por las
sugestiones que contiene sobre la manera de eliminar los obstácu-
los que impiden o frenan el necesario desarrollo de los recursos
y servicios de bibliotecas en las universidades. En resumen, al
escribir este libro se han tenido en cuenta tanto los intereses
nacionales como los de la comunidad universitaria en lo que se
refiere a la enseñanza y a la investigación.

O B S T A C U L O S QUE IMPIDEN EL D E S A R R O L L O
D E LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

Entre los principales obstáculos con que tropieza el desarrollo

de las bibliotecas universitarias en algunos países, merecen
subrayarse los siguientes: u) falta de una definición clara de los
objetivos de la universidad y de la biblioteca, falta de cooperación
y de comprensión por parte de las autoridades universitarias y
del profesorado, falta de bibliotecarios capacitados y de personal
subalterno competente, falta de fondos en la universidad y en el
país en general; b) graves restricciones de importación y de
divisas; c) ayuda económica insuficiente; d) locales inadecuados;
e) falta de bibliotecario competenteen la universidad o de haberlo,
falta de la autoridad que exigen sus importantes funciones y de
la categoría que debería reconocérsele dados sus títulos y cono-
cimientos profesionales ; f) procedimientos de compra y otros
reglamentos administrativos excesivamente complicados; y g)
efecto psicológico negativo de la responsabilidad financiera per-
sonal del bibliotecario en caso de pérdidas de libros.
Evidentemente los bibliotecarios por sí solos no pueden resolver
esas dificultades ni otras análogas. El profesorado y los órganos
directivos de la universidad tienen en general autoridad para
eliminar los obstáculos internos; en cierta medida, corresponde
igualmente a los servicios oficiales el hacerlo, así como suprimir
los externos.
Podría argüirse que la falta de fondoses la dificultad principal y
más generalizada. Pero la falta de recursos económicos no es siem-
pre el principal freno del desarrollo,ni debe serlo dadas las posibili-
dades de perfeccionar las instituciones existentes y dada la
asistencia que prestan cada vez en mayor medida determinados
países, los organismos internacionales, las agrupaciones privadas
y los particulares, Es posible que el freno principal sea la falta
de información objetiva sobre los recursos de una biblioteca
universitaria moderna y sobre los servicios y facilidades que
ofrece, sobre lo que puede significar para la nación y para la
universidad, y sobre sus necesidades de material y de personal;
falta de información,repetimos,de las personas a quienesincumbe
proporcionar fondos y crear por otros medios un ambiente
favorableal desarrollo y a la eficacia de las institucionesnacionales.
El fin que principalmente persigue este libro es proporcionar esa
información.
La estructura del libro se ha adaptado a las funciones de la
biblioteca, considerando que éstas determinan su forma o su
carácter y, por consiguiente, sus necesidades. Los primeros
capítulos tratan del papel que ha de desempeñar la biblioteca,
de la importancia de definir su misión y del papel que incumbe
a las autoridades que supervisan su funcionamiento. En los
capítulos siguientes se describen la organización y el personal
de la biblioteca; la selección y la adquisición de sus fondos y la
organización de éstos para su empleo eficaz. En los capítulos
restantes se examinan los diversos servicios que pueden prestarse
a los estudiantes y al profesorado para ayudarles y estimularles
en el empleo de la biblioteca con fines educativos y de investiga-
ción, los requisitos que deben reunir los edificios,los problemas
financieros y administrativos, las actividades cooperativas y la
evaluación de los servicios de las bibliotecas y la labor de fomento
de que pueda ser objeto.
Se insiste sobre todo en la aplicación de los principios y las
técnicas de la bibliotecología a los problemas concretos de la
biblioteca universitaria que se plantean en los países con biblio-
tecas escasas y mal organizadas. Las técnicas de localización
mecánica de datos y los progresos tecnológicos conexos se men-
cionan únicamente desde el punto de vista de sus posibilidades
futuras, por considerarse que, salvo en contados casos, los ser-
vicios tradicionales son los que mejor se prestan para atender a las
necesidades actuales de las bibliotecas universitarias.
Se parte de la hipótesis de que el bibliotecario de la universidad
y SUS principales auxiliares poseen una formación profesional
adecuada y de que, por consiguiente, están familiarizados con la
terminología y los métodos bibliotecológicos. Esta hipótesis no
se extiende,naturalmente, al profano a quien se destina también
el presente libro. No se tratará así detalladamente de métodos,

'5
como los que se emplean para la catalogación,sino que se descri-
birán las actividades importantes y se examinarán los principios
y métodos aplicables a ellas.
El término “biblioteca universitaria” se utiliza aquí para
designar una biblioteca que forma parte integrante de una
institución de enseñanza superior (colegio universitario, facultad,
universidad), para ingresar en la cual es preciso haber terminado
los estudios de grado secundario, en la que se da enseñanza y se
hacen investigaciones en una o más ramas de las letras y de las
ciencias y que está facultada para expedir títulos, diplomas o
certificados. Por “biblioteca central” se entiende la biblioteca
universitaria central o más importante;las bibliotecas de departa-
mento, de facultad, de instituto, de colegio o escuela quedarán
englobadas en el concepto genera1 de biblioteca universitaria.
Se llamará “bibliotecario de la universidad” al jefe o director
de la biblioteca universitaria central y de los servicios que de ella
dependan.
Se han consultadopara la preparación de este libro m u y diversas
fuentes; demasiado mumerosas para mencionarlas todas; pero
cuando se reproducen pasajes de otras obras se indica claramente
la fuente, y en apéndice figura una lista de otras referencias. El
autor quiere hacer constar aquí su profunda gratitud a los autores
y editores de las obras que ha consultado y utilizado para la
preparación de este libro.
Igualmente,quiere agradecer la valiosa ayuda del Sr. Joseph
Groesbeck,director adjunto de la Biblioteca Dag Hammarskjdd,
y del Sr. Arthur Gagliotti,director de la Oficina de la Unesco en
Nueva York (Naciones Unidas) y de su respectivo personal.

16
 C A P Í T U L O P R I M E R O

LAS BIBLIOTECAS UNIVERS ITARIAS

Y EL DESARROLLO NACIONAL

Al constituirse muchas nuevas naciones,ante la necesidad urgente

de mejorar en ellas, como en otras que ya existían y que se
encuentran en vías de desarrollo, las condiciones económicas,
sociales y culturales,se impone la creación de nuevas instituciones
de enseñanza superior y el perfeccionamiento de las existentes.
En los últimos años las repercusiones de esas necesidades en lo
que respecta a programas, personal y financiamiento han sido
objeto de detenidos debates.
Para el desarrollo de los recursos humanos, las universidades
representan inversiones importantes. Por ese motivo, tanto si se
trata de instituciones públicas como privadas, es lógico que los
gobiernos les atribuyan suma importancia.Para que sean eficaces,
sobre todo en los países en vías de desarrollo, las universidades
deberían organizarse, desarrollarse y administrarse con arreglo
a objetivos que reflejen las necesidades y propósitos concretos
del país, a la vez que las finalidades tradicionales de una uni-
versidad.

CARACTER~STICAS
DE L A ENSEÑANZA SUPERIOR

La importancia que un país concede a las universidades da idea

de la medida en que aprecia y comprende su función. En los
países donde se reconoce el valor de las universidades como
instituciones de formación de personal altamente especializado y,
por tanto, se considera que aportan una contribución decisiva
al logro de los objetivos económicos y sociales del país, será pro-
bablemente m u y grande la ayuda y el aliento que reciban del
poder público. En algunos de los países en vías de desarrollo las
universidades no tienen todavía una función preponderante;
en otros, donde se tiene una noción cabal de la necesidad de
perfeccionar la enseñanza en todos los niveles, la universidad,
por su prestigio, ocupa la cúspide del sistema de enseñanza y su
desarrollo recibe un vigoroso impulso. En algunos paises de Asia
y Africa se ha registrado un aumento espectacular del número
de instituciones de enseñanza superior y del volumen de su
matrícula, y ciertos indicios permiten afirmar que las universi-
dades y colegios universitarios de algunos de los países de más
larga historia de América Latina y del Oriente Cercano y Medio
están entrando en un nuevo periodo de desarrollo.
Entre los factores que caracterizan la enseñanza superior en
un país, figuran los siguientes: la relación que las funciones
universitarias guardan con las necesidades nacionales; la índole
de las instituciones (es decir,si se trata de facultadesuniversitarias,
de institutos técnicos y científicos,de escuelas profesionales, etc.)
que existen en el país, las normas aplicables para el ingreso y
la expedición de títulos,la calidad del profesorado, la calidad de
la enseñanza y de la investigación en las universidades, y la
naturaleza de los recursos, servicios, instalaciones y personal en
materia de bibliotecas. Otros factores que influyen decisivamente
en la enseñanza superior son: la mayor o menor posibilidad de
que los estudiantes graduados encuentren cabida en ella; el
grado de control que ejerce o puede ejercer el Estado y el prestigio
de que gozan fuera del país los títulos, diplomas y certificados
expedidos por las instituciones de enseñanza superior de la nación.
E n algunos países en vías de desarrollo son cada vez más las
funciones que vienen a añadirse a las que tenían tradicionalmente
las universidades. En el informe de la Conferencia sobre el
Porvenir de la Enseñanza Superior en África, el papel de la
enseñanza superior se define del modo siguiente:
“Además de sus funciones y obligaciones tradicionales de
enseñar y hacer progresar el saber por medio de la investigación,
el papel de la enseñanza superior en el desarrollo social,cultural
y económico de Africa consiste en :

I. Lograr el respeto de las normas universitarias internaciqnales.

2. Crear las condiciones que permitan la unificación de Africa.
3. Favorecer el estudio y el conocimiento de la cultura y del
patrimonio africanos, y, por medio de actividades de investi-
gación y de enseñanza en materia de estubios africanos,hacer
desaparecer los conceptos erróneos sobre Africa.
4.Desarrollar al máximo los recursos humanos de África para
que pueda satisfacer sus necesidades de mano de obra.
5. Orientar la formación completa del hombre para el futuro de
la nación.
6.Estructurar, a lo largo del tiempo, un sistema de enseñanza
superior verdaderamente africano,al servicio de Africa y de su
población, pero que promueva al mismo tiempo el sentimiento
de pertenecer a la gran familia de la humanidadl.”
I. The development of higher education in Africa. Tananarive, 3-12 September 1962,
UNESCO.
p. 19.Paris, Unesco, 1963. 339 p. (Existe también en francés.)

18
En las ideas expuestas por el Sr.José Y.Tuazon,subsecretario de
Educación de la República de Filipinas, en la Conferencia de
Rectores y Vicerrectores de Universidades, celebrada en la de
Karachi en I 96I, aparece esa nueva concepción de la universidad,
que se resume bajo el epígrafe de “La responsabilidad social de
las universidades asiáticas”:
Hoy día está generalmente aceptado que la universidad actual
no puede ser una institución aparte, una isla inaccesible desde
tierra firme. Para que su rendimiento sea óptimo, la universidad
debe constituir un elemento real y funcionalmente vivo en
la sociedad que la mantiene. C o m o en tiempos pasados, debe
servir para adquirir y enriquecer un acervo de conocimientos
para uso y beneficio del pueblo[ ...I Las universidades de Asia,
en particular, para ser fieles a los ideales de la época actual,
deben ser instrumentos dinámicos de reconstrucción social, de
desarrollo de sistemas políticos verdaderamente asiáticos, para
elevar el nivel de vida y contribuir a la supervivencia y al progreso
de los pueblos a los que sirven. Del mismo modo que deben
conservar su interés por descubrir las fuentes y realizar la síntesis
de todos los conocimientos,deberían identificarse plenamente con
los diversos y cambiantes problemas de la sociedad moderna en
el plano nacional, regional e internacional1.”

D E S A R R O L L O D E L A S I N S T I T U C I O N E SD E E N S E Ñ A N Z A
SUPERIOR

Muchos años antes de que los antiguos territorios y colonias

consiguieran su independencia se había sentido la necesidad de
extender y mejorar los servicios de enseñanza superior. El Reino
Unido reconoció esta necesidad, en lo que entonces eran sus
territorios de ultramar, al instituir en 1943la Comisión Asquith,
conocida oficialmente como Comisión sobre Enseñanza Superior
en las Colonias. Esta Comisión, en su informe de 1945,reco-
mendó que se pusiera en práctica un vasto programa de desarrollo
de las universidades en virtud del cual “las universidades britá-
nicas, con ayuda financiera del gobierno del Reino Unido,
debían fomentar la evolución de las universidades en los terri-
torios, ayudando a las instituciones que en ellos existían o
creándolas donde no las hubiera. El impulso para el desarrollo
debía darlo la Gran Bretaña, y la tarea, aprobada y financiada
por el gobierno, debían alentarla las universidades británicas.
Este plan fue aprobado por el gobierno...2”
I. INTERNATIONAL ASSOCIATION
OF UNIVERSITIES, Bulletin, voi. IO, August 1962,p. 186.
2. A. M. CARR-SAUNDERS.New universiiies overseas, p. 17.London, Allen and Unwin,
1961,260 p.
 E n el libro de que se ha tomado esta cita el autor describe m u y
bien los problemas que planteó el programa de desarrollo univer-
sitario emprendido en cumplimiento de las recomendaciones de
la Comisión Asquith y la forma en que se trató de resolverlos.
E n América Latina se registra un movimiento en favor de las
universidades que podría tener profundos efectos en el desarrollo
de las bibliotecas universitarias. L a Conferencia sobre Educación
y Desarrollo Económico y Social en América Latina, celebrada
en marzo de 1962, en Santiago de Chile, recomendó “que los
países latinoamericanos hicieran todo lo posible por alcanzar una
situación merced a la cual la América Latina en su conjunto
pudiera destinar no menos del 4% de su producto bruto a la
educación y que una proporción no menor del I 5yo de los fondos
públicos disponibles de la Alianza para el Progreso fuese aplicada
a los programas de educación 1”. L a Conferencia recomendó
asimismo que, como parte del perfeccionamiento generai de los
servicios bibliotecológicos, se mejoraran los servicios de las
bibliotecas universitarias.
En relación inmediata con dicha reunión, cabe recordar el
Seminario Regional sobre el Desarrollo de las Bibliotecas Univer-
sitarias en América Latina. Organizado por la Unesco en colabo-
ración con el gobierno de la República Argentina, ese seminario
se celebró en la ciudad de Mendoza, del 24 de septiembre al
5 de octubre de 1962. Los participantes pusieron de relieve la
importancia de las bibliotecas en relación con las universidades
al declararse “profundamente convencidos de que: u) el nivel
de los países depende del grado alcanzado por su educación
superior, b) la educación superior depende de la forma de
cumplir sus fines las universidades, y c) las universidades serán
lo que sean las bibliotecas universitarias2”.
El programa del seminario abarcaba una gran variedad de
temas, empezando por un debate fundamental sobre los fines
de la enseñanza superior en América Latina y sus tendencias
actuales. Luego se examinaron las funciones de la biblioteca
universitaria considerando el probable desarrollo de la educación
superior en América Latina en los diez años próximos. EI semi-
nario tuvo gran importancia porque permitió hacer un análisis
completo y una evaluación de los recursos,servicios,instalaciones
y métodos aplicados en las bibliotecas universitarias latino-
americanas, y señalar al mismo tiempo los obstáculos que es
preciso superar para que las bibliotecas contribuyan a la ejecución
del programa global de desarrollo universitario.
I. UNESCO, Seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas universitarias en
América Latina, Boletin de lu Unesco para lus bibliotecas, vol. XVII, N.O 2 (suplemento,
marzo-abrilde 1963), p. 119.
2. Ibid., p. 129-130.

20
 Los problemas que plantea el desenvolvimiente de las universi-
dades en América Latina difieren,en varios aspectos importantes,
de los que se plantean en numerosos países en vías de desarrollo
recientemente independizados. Los países nuevos tienen que
crear en muchísimos casos universidades y bibliotecas donde
antes no existían. En esas circunstancias,la formación y organiza-
ción de nuevosfondos para lasbibliotecas,la habilitación de locales
y la designación del personal, son problemas de importancia
capital. También las bibliotecas universitarias latinoamericanas
necesitan, como todas las bibliotecas, poder disponer constante-
mente de nuevos materiales y, en muchos casos,de nuevos locales
y personal más numeroso. Sin embargo, muchas bibliotecas,
sobre todo de las universidades más antiguas, poseen fondos
abundantísirnos, aunque éstos pueden encontrarse dispersos en
las diversas facultades y no están a menudo al alcance del lector.
Por ese motivo, los bibliotecarios de las universidades latino-
americanas han insistido repetidamente en la necesidad de lograr
una mejor coordinación y una mayor cooperación en el empleo
de los recursos de las bibliotecas.
En América Latina los problemas del desarrollo de las biblio-
tecas universitarias, como los que plantea el desenvolvimiento
de las universidades en general, suelen ser más complicados y
difíciles que en los países nuevos, por tratarse de situaciones que
requieren tener en cierto modo en cuenta actitudes del profeso-
rado,métodos de enseñanza,tradiciones y normas ya arraigadas,
problemas jurídicos y cuestiones como el emplazamiento de los
locales universitarios. Sin embargo, tanto los servicios oficiales
como las autoridades universitarias y los bibliotecarios convienen
en que esos problemas deben estudiarse y resolverse.
Para precisar y resolver los problemas que plantea el desarrollo
de las universidades, estrechamente relacionado con el de las
bibliotecas, se celebró del 3 al 12 de septiembre en Tananarive
(República Malgache) la Conferencia sobre el Porvenir de la
Enseñanza Superior en África, muy importante a ese respecto.
Sus conclusiones y recomendaciones figuran en el plan del
desarrollo de la educación en Africa, 1961-198q. En ese plan se
esboza la función de la enseñanza superior en Africa, su planea-
miento, el personal necesario y la forma de financiamiento,la
selección y adaptación de los planes de estudios y el papel de la
cooperación interafricana e internacional. E n todo ese programa
se tienen particularmente en cuenta las necesidades de las naciones
del Africa Central, pero los principios formulados o implícitos y
el criterio general con que se enfocan los problemas del desarrollo
de las universidades tienen un amplio campo de aplicación1.
I. The deuelopmnt
UNESCO, of higher education in Africa ...,p. 69-81.(Existe también en
francés.)

21
 Ese programa podría m u y bien servir de base para cualquier
plan de fomento de las bibliotecas, porque en él se subraya la
necesidad de aprovechar plenamente los recursos educativos en
el plano nacional y regional, la importancia de establecer planes
con arreglo a objetivos netamente definidos, la necesidad de la
coordinación y el valor de la cooperación. En ese contexto, las
bibliotecas podrían organizarse y desarrollarse desde un principio,
no sólo como centros básicos de información de las respectivas
universidades, sino como filiales de sistemas de información
nacionales e internacionales.

FACTORES QUE INFLUYEN E N EL D E S A R R O L L O

D E LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

Las bibliotecas universitarias deben organizarse de modo que

puedan cumplir con la función que corresponde a la universidad.
Además de los obstáculos concretos de que se habló en la intro-
ducción, diversos factores internos y externos pueden influir en
el desarrollo de las bibliotecas universitarias. En interés del país
y de la universidad es preciso tenerlos en cuenta al planear el
desarrollo de las bibliotecas. Además del desenvolvimiento de las
instituciones de enseñanza superior de cada país o región y de las
características locales de la enseñanza superior,figuran entre ellos :
a) el número y tipo de las instituciones especializadas de investi-
gación; b) la situación de los servicios bibliotecológicos del país;
c) las condiciones existentes en determinadas universidades; y
d) la situación de la bibliotecología en general.

L A S O R G A N I Z A C I O N E SD E I N V E S T I G A C I ~ENS P E C I A L I Z A D A

E n todos los países se reconoce hoy que la influencia de la ciencia

y la tecnología sobre el desarrollo nacional constituye uno de los
factores determinantes de la investigación científica en todos sus
aspectos. Tanto si se lleva a cabo en las ciencias puras como en
las ciencias aplicadas, la investigación es una de las preocupa-
cionesfundamentales del Estado y de las institucionesde enseñanza
superior.
El profesor Auger establece acertadamente entre las ciencias
puras y las ciencias aplicadas una distinción que permite explicar
el papel que incumbe respectivamente a la universidad y al
Estado. “Desde este punto de vista, dice,la investigación presenta
también una dualidad, comparable a la dualidad ciencia pura-
ciencia aplicada, y que se podría describir con las palabras

22
“conocimiento” y “acción”. Con el primer vocablo reconocere-
mos la observación y la teoría, con el segundo la experiencia y
la aplicación1”. Las universidades son los centros tradicionales
de la ciencia pura, es decir,del conocimiento en términos de obser-
vación y teoría. Sin embargo, m u y a menudo intervienen en
actividades de experimentación y aplicación a fin de promover
el desarrollo económico y social. Incumbe al Estado alentar y
apoyar el desarrollo planeado y coordinado de la investigación
científica,reconociendo la relación fundamenta1 que existe entre
la ciencia pura y la ciencia aplicada; en cambio, corresponde a
la universidad organizar programas adecuados de formación e
investigación y mantener estrecho contacto con otras instituciones
de enseñanza superior y de investigación.
En los países en vías de desarrollo se ha observado un signifi-
cativo aumento del número de institutos de investigación. En un
informe presentado recientemente al Consejo Económico y Social
de lasNaciones Unidas se enumeran 45institutosde investigaciones
industriales en 36 países, 29 centros de desarrollo de la producti-
vidad y la administración en 28 países y 209 organizaciones
nacionales de investigación científica en 65 países 2.
Los institutos de investigación,pertenezcan o no a las universi-
dades, necesitan materiales y servicios de información científica.
La magnitud de estas necesidades se refleja en las estadísticas de
publicaciones científicas. En 1960,según el profesor Auger, se
publicaban unas IOO o00 revistas científicas3.
Pero las revistas no bastan por sí solas para satisfacer las
necesidades de los centros científicos. Es preciso además que
circulen continuamentelos informes inéditos,que producen anual-
mente por millares los institutos de investigación del mundo
entero, así como los libros importantes, los resúmenes analíticos,
las traducciones y otros tipos de materiales informativos a fin de
que el investigador pueda conocer por ellos todos los datos
existentes sobre el tema que le interesa,evitando así duplicaciones
inútiles. Dado el volumen de la producción de informaciones,
ni siquiera las bibliotecas más importantesde los países occidentales
pueden afirmar que tienen fondos completos en todos los sectores
y deben recurrir a diversas formas de adquisición cooperativa,
asociándosecon otras instituciones,lo cual es todavía más necesario

I. Pierre AUGER, Tendencias actuales de la investigación cientifca,p. 19, París, Unesco, 1961,
268 p.
2. NACIONES
UNIDAS, CONSEJO
ECONOMICO Y SOC,IAL,Comité Asesor sobre la Aplicación
de la Ciencia y la Tecnología al Desarrollo, primer periodo de sesiones, Comunicación
de1 Comité Administrativo de Coordinación al Comité Asesor sobre la Aplicación de la Ciencia
y la Tecnología al Desarrollo, 22 de enero de 1964,anexo IV,p. 1-30,65 p., incluidos los
anexos I-V.(Doc. E/AC.=jz/L.z).
3. Pierre AUGER, op. cit., p. 15.

23
para las bibliotecas universitarias y de investigación de los países
en vías de desarrollo.
El apoyo de las universidades y del Estado es esencial para el
progreso de las bibliotecas en el plano local, nacional y regional.
Sin ese apoyo, los bibliotecarios, por competentes que sean, no
pueden establecer planes, constituir fondos ni coordinar las
actividades ni los servicios de las bibliotecas de investigación.

G R A D O D E D E S E N V O L V I M I E N T O D E LAS BIBLIOTECAS
DE U N PAÍS

Tanto si las atribuciones de la biblioteca universitaria son amplias

como si son limitadas,su desarrollo estará influido por los factores
siguientes, que caracterizan la situación de los servicios bibliote-
cológicos de un país : a) existencia de otras bibliotecas universi-
tarias en el país o en la región; b) importancia y calidad de las
bibliotecas escolares, públicas y especializadas; c) existencia de
una biblioteca nacional o de un sistema nacional de bibliotecas ;
d) existencia de centros de documentación y de centros bibliográ-
ficos; e) financiamiento de los servicios de bibliotecas;f)restric-
ciones en materia de importaciones y de divisas; g) grado de
cooperación y coordinación entre las bibliotecas; k) existencia de
bibliotecarios competentes; I) existencia de servicios de formación
de bibliotecarios; m) situación del bibliotecario en el país y en
la universidad;y.n) influencia y calidad de las asociaciones pro-
fesionales de bibliotecarios.
Cuando el desarrollo de las bibliotecas ha contado con el debido
apoyo se suele observar que la condición profesional de los
bibliotecarios ha mejorado constantemente, que existen servicios
de formación bibliotecológica, que las asociaciones profesionales
de bibliotecarios son eficaces y están bien consideradas, y que la
existencia de las bibliotecas ha contribuido notablemente al
progreso económico, social, cultural y científico. E n tales casos,
las nuevas bibliotecas universitarias pueden aprovechar la expe-
riencia y los recursos con que cuentan, tanto en lo que respecta
a los materiales como al personal, las bibliotecas existentes y los
servicios bibliotecológicos en general. Los países escandinavos son
a ese respecto particularmente dignos de admiración.

CONDICIONES EXISTENTES E N D E T E R M I N A D A S
UNIVERSIDADES

Además de la influencia general que pueden ejercer sobre el

funcionamiento de una biblioteca los fines que fundamentalmente

24
persigue la institución a la que presta sus servicios,también puede
tener importancia el ambiente administrativo y docente de la
universidad. Entre los factores que merecen tenerse en cuenta
figuran la organización, administración y emplazamiento de las
facultades, sus métodos de enseñanza y criterios en materia de
investigación y publicaciones, el número y tipo de los estudiantes,
la extensión de los planes de estudios, el órgano o persona que
ejerce la dirección de la vida universitaria, las fuentes de finan-
ciamento, el apoyo económico con que cuenta la biblioteca,
la autoridad y situación del director de la biblioteca universitaria
y de su personal y los planes de desarrollo de la universidad.
Las condiciones que acabamos de enumerar deberán ser exami-
nadas, evaluadas y modificadas, si es preciso, a fin de que la
biblioteca pueda desempeñar eficazmente su papel. U n o de los
problemas fundamentales de su organización y dirección, que se
plantea tanto en las universidades antiguas como en las de
creación reciente, es el grado en que conviene centralizar o des-
centralizar los recursos y servicios bibliotecalógicos para atender
mejor a la universidad. En los capítuIos siguientes se estudiará
éste y otros problemas que se derivan de las condiciones en que
habrá de funcionar la biblioteca.

SITUACIOND E L A B I B L I O T E C O L O G ~ AE N G E N E R A L

Aunque las bibliotecas y la bibliotecología tienen un origen m u y

antiguo, la bibliotecología moderna como disciplina profesional
sólo apareció en el siglo XIX.A principios del siglo xx,la profesión
de bibliotecario estaba ya sólidamente arraigada. Se habían
establecido una serie de principios y métodos, se habían formado
asociaciones profesionales, editado publicaciones importantes,
creado instituciones de formación y se había definido su misión.
EI siglo xx fue testigo de nuevos progresos en lo que atañe a la
tecnología de las bibliotecas y a la formación de los bibliotecarios,
y vio acentuarse la especialización,extenderse las actividades de
cooperación en el plano nacional e internacional.Las bibliotecas
como centros de información y de enseñanza tuvieron una
importancia cada vez mejor reconocida,lo mismo que merecieron
cada vez más respeto la competencia y los servicios de los biblio-
tecarios profesionales.
Después de la segunda guerra mundial, la bibliotecología
realizó rápidos progresos, sobre todo en lo que se refiere a la
construcción de edificios funcionales,la organización de sistemas
cooperativos y centralizados de adquisición y catalogación, el
empleo de métodos mecánicos, y al desarrollo de los servicios de

25
documentación, inclusive los de resúmenes analíticos, indización
y traducción. Pero estos adelantos no podrán ser aprovechados
plenamente por las universidades ni por los diversos países mien-
tras no se superen los obstáculos con que todavía se tropieza, en
mayor o menor grado para dar una organización eficaz a las
bibliotecas.

26
 CAPÍTULO II

FUNCIÓN D E LA
BIBLI OTE CA UNIVERS ITARIA

L a función de la biblioteca y su programa de desarrollo deben

definirse con arreglo a la misión de la universidad.

E L P R O G R A M A D E L A BIBLIOTECA

Tanto si se trata de establecer una biblioteca en una universidad

de reciente creación, como de mejorar los servicios en una
universidad ya existente, el programa de la biblioteca debe refle-
jar los medios que le permitirán contribuir al logro de los obje-
tivos de la universidad.
Al formular el programa deberán tenerse en cuenta los tres
grupos de personas interesadas: los usuarios de la biblioteca, el
personal encargado de su funcionamiento, y aquéllos a quienes
corresponderá dirigir y financiar su desarrollo.Incumbe al biblio-
tecario de la universidad establecer el programa de la biblioteca,
y presentarlo a los servicios oficiales para su aprobación.
En un programa de establecimiento (o de ampliación) de una
biblioteca figurarán en primer término los elementos en que se
basa un servicio eficaz: formulación de los objetivos; personal
competente, con autoridad y atribuciones para establecer los
servicios de biblioteca; plan de organización y administración y
apoyo económico y administrativo adecuado. En segundo tér-
mino, las cuestiones de locales e instalaciones, así como de los
recursos bibliotecológicos necesarios. En tercer término, las de
conservación y desarrollo sistemáticos así como la coordinación
de los servicios de bibliotecas en la universidad y la cooperación
con las bibliotecas y otros organismos de información ajenos
a ella. Por último, habrá que hacer evaluaciones periódicas del
servicio para comprobar si la biblioteca cumple eficazmente su
misión.
F U N C I Ó N E D U C A T I V A D E L A BIBLIOTECA

El papel fundamental de la biblioteca es de carácter educativo.

L a biblioteca no debe considerarse como un simple depósito de
libros anexo a una sala de lectura,sino como un dinámico instru-
mento de educación. Debe nutrir la inteligencia del estudiante,
estimular las investigaciones de los profesores, e invitar a cuantos
franqueen sus puertas a participar plenamente en esos bienes
intelectuales y culturales. E n ese contexto, la utilización de la
biblioteca se convierte en un método de enseñanza,paralelamente
a las clases y a los grupos de discusión tradicionales. El biblio-
tecario tiene una función docente, orienta al estudiante en lo que
se refiere a los métodos de investigación,y la biblioteca atiende
activamente las necesidades de los profesores en materia de
enseñanza y de investigación.
Esta manera de enfocar el papel de la biblioteca tiene múltiples
consecuencias. El fondo, además de satisfacer las necesidades de
cada materia del plan de estudios y de cada proyecto de investi-
gación de los profesores, debe abarcar también otras materias
importantes,no comprendidas en el plan de estudios,y contener
numerosas bibliografías tanto generales como especializadas.
El fondo deberá organizarse en función de la facilidad de acceso;
los servicios de préstamos serán gratuitos y liberales; deberá
informarse a los estudiantes y a los profesores de los servicios y
recursos de la biblioteca y ésta organizará programas para
enseñar la manera de utilizar sus servicios. EI edificio de la
biblioteca deberá estar concebido de modo que permita el cum-
plimiento de esas funciones. Los bibliotecarios cooperarán en
todas las formas posibles con los profesorespara lograr los objetivos
de la universidad. Sobre todo, habrá que disponer de personal
competente que dirija esa empresa educativa y le infunda vida.

Relaciones entre los profesores y los bibliotecarios. Para que los estu-
diantes utilicen de un modo eficaz e independiente la biblioteca
será necesaria una cooperación constante entre los profesores y
los bibliotecarios, teniendo unos y otros en tales relaciones sus
funciones propias.
U n a buena enseñanza dará al estudiante la motivación básica
para utilizar eficazmente la biblioteca. Independientemente del
método - conferencia, discusión en el aula, experimento en el
laboratorio,clase tutorial -el resultado,en último término,debe
ser despertar la curiosidad intelectual del estudiante,estimular su
interés y sus facultades críticas y alentar su natural deseo de
aprender. El estudiante no tardará así en encontrar el camino de
la biblioteca, que será para él una necesidad intelectual.
Al profesor, la biblioteca puede serle sumamente Útil para la

28
enseñanza y el trabajo de investigación. Por consiguiente, deberá
familiarizarse con las obras que contiene y los servicios que
presta. Podrá dar a los estudiantes trabajos que les obliguen a
recurrir a la biblioteca, invitar a la clase a un bibliotecario para
discutir los elementos bibliográficos que puedan ser útiles a los
estudiantes. Asimismo quizá considere provechoso consultar al
director de la biblioteca acerca de la adquisición de materiales
especiales para su enseñanza o trabajos de investigación. Las
relaciones entre los profesores y los bibliotecarios pueden ser así
m u y fructuosas si son recíprocas.
El director de la biblioteca, por su parte, deberá conocer
perfectamente el plan de estudios, saber lo que interesa a los
profesores y lo que enseñan. Al mismo tiempo, deberá comuni-
carles todas las nuevas adquisiciones. Deberá ayudar a los estu-
diantes a utilizar la biblioteca prestándoles servicios bibliográficos
y de referencia adecuados, y tomando las disposiciones necesarias
para facilitar el trabajo de los estudiantes de los cursos superiores
y de los investigadores.Si las circunstanciaslo permiten,preparará
en colaboración con los profesores bibliografías especiales desti-
nadas a los estudiantes, y prestará a los profesores los servicios
bibliográficos que requieran sus trabajos de investigación o las
obras que estén escribiendo.
U n manual sobre la biblioteca destinado a los profesores será
m u y útil para informarles,y para recabar su apoyo y cooperación.
Podrá contener una descripción del fondo, subrayando las colec-
cionesde especial importancia;indicarlos serviciosde la biblioteca,
inclusive los préstamos entre bibliotecas, los de fotocopia, indi-
zación y resúmenes analíticos,los de enseñanza sobre la utilización
de la biblioteca, preparación de listas de lecturas recomendadas;
una descripción de las instalaciones, con planos de los pisos e
indicación de las salas de seminarios y servicios de investigación
para los profesores;las disposicionesadoptadaspor mutuo acuerdo,
tanto entre las bibliotecas de la universidad como con las ajenas
a ella; los estatutos, reglamentos y privilegios; las normas y
métodos de selección y adquisición de libros, y diversas otras
cuestiones pertinentes. Ese manual sobre la biblioteca destinado
a los profesores no exigirá una revisión frecuente. Su tirada
permitirá facilitar ejemplares a todos los profesores tanto a los
que trabajan a jornada completa como a jornada parcial, y a los
que puedan incorporarse al claustro durante cinco años aproxi-
madamente.

Enseñanza sobre la manera de utilizar los servicios de biblioteca. Tanto en

lospaíses m u y desarrolladoscomo en los países en vías de desarrollo,
muchos estudiantes ingresan en la universidad con una noción
más bien limitada del mundo de los libros. C o m o los profesores,
el director de la biblioteca tiene la obligación de contribuir al
desarrollo intelectual del estudiante y puede hacerlo de un modo
inmediato y personal orientándole e informándole mediante los
servicios que suelen llamarse de “referencia”. A ellos puede
añadirse,de un modo más preciso,el destinado a enseñarle cómo
utilizar la biblioteca y la preparación de un manual sobre ella
para su uso.
Esa enseñanza puede darse en diversas formas: u) visitas de
orientación para grupos de estudiantes recién ingresados; b) expli-
caciones sobre los instrumentos básicos, como los catálogos de la
biblioteca, los índices de publicaciones periódicas, y las obras de
referencia; c) conferencias y demostraciones más concretas sobre
la utilización de fuentes de información especializada; d) indi-
caciones sobre la manera de establecer bibliografías y de redactar
informes y tesis; e) proyección de películas cinematográficassobre
la utilización de los libros y las bib1iotecas;f) manuales sobre las
bibliotecas para uso de los estudiantes.
A los estudiantes recién ingresados se les enseñará la manera de
utilizar la biblioteca tan pronto como sea posible después de su
llegada a la universidad. Se estimulará así a algunos de ellos a
trabajar personalmente más allá del mínimo que exija el plan de
estudios.El joven recién ingresado deberá aprender cómo utilizar
el catálogo de la biblioteca, cómo están dispuestos los libros y
cómo puede obtenerlos.
Habrá que explicar al estudiante las normas relativas al
préstamo de libros, así como las referentes al funcionamiento de
la biblioteca, horas de apertura y los servicios especiales que
preste. Los usuarios deberán saber sobre todo a quién dirigirse
para obtener información acerca de la biblioteca.En instituciones
pequeñas, quizá sea posible organizar visitas acompañadas de
explicaciones y lecciones prácticas para grupos reducidos de
estudiantes. En las más grandes podrá ser necesario dar las
explicaciones a grupos numerosos y recurrirá a películas cinema-
tográficas o a un buen manual sobre la biblioteca.
Deberá enseñarse a los estudiantes de los cursos superiores y
a los graduados cómo utilizar los instrumentos bibliográficos
especializados así como la técnica de la investigación biblio-
tecológica.
Para ayudar e instruir a los estudiantes, puede ser muy Útil
un manual sobre la biblioteca tanto si es un pequeño folleto como
un verdadero libro. Para los estudiantes universitarios se han
publicado estos últimos años varios buenos manuales de orientación
general. Habrá que adquirir algunos de ellos, así como diversas
obras sobre metodología de la investigación en determinadas
materias con destino al fondo de la biblioteca. Pero de todos
modos hará falta una publicación concebida especialmente para
el caso, escrita en la lengua del país, para facilitar la utilización
de una biblioteca determinada por los estudiantes. Tomemos
por ejemplo, un manual extensol. Es un libro de cien páginas,
abundantemente ilustrado, con una lista de los diversos tipos de
materiales de referencia de que dispone la biblioteca. El primer
capítulo da una visión general de la biblioteca, explica cómo
están organizados los fondos, y describe las instalaciones. Hay
un diagrama del piso donde están instalados los servicios princi-
pales con indicación del lugar donde se encuentran éstos, así
como los fondos más importantes. Los capítulos siguientes tratan
de la ordenación y disposición de los libros, del sistema para
pedirlos,de los reglamentos y normas que se aplican en la biblio-
teca, y de sus colecciones y servicios especiales. Se dedica un
capítulo al catálogo en fichas y se dan instrucciones detalladas
sobre su empleo. Otro capítulo trata de las revistas, diarios y
publicaciones oficiales,su utilización y manera de obtenerlos. En
otro se describe con bastantes detalles la colección de obras de
referencia y se trata de algunas de las principales obras en función
de su utilidad para determinados fines. En un capítulo aparte se
dan al estudiante algunas indicaciones sistemáticas sobre la
manera de redactar un informe o cualquier otro trabajo escrito.

I. K.FREYER,Paul KlaHer Libray Handbook, rev. ed. ...Flushing, N.Y.,

Queens College,
1962,IOO p.

3'
 CAPÍTULO III

DIRECCIÓN E INSPECCIÓN D E LA
BIBLIOTE CA UNIVERS ITARIA

E n general, el órgano de gobierno de la universidad determina

la orientación y fija el régimen de la biblioteca universitaria.Esto
se puede hacer mediante unos estatutos,o unas leyes,ordenanzas,
decretos,reglamentos,etc.,según los usos locales,pero siemprecon
el fin de promover el desarrollo y utilización de la biblioteca.

FUNCION DEL ESTADO

El Estado tiene la facultad de crear e inspeccionar las universi-

dades,así como la obligación de dar impulso a su desenvolvimiento
en interés del país. La autoridad es a menudo ejercida por el
ministerio o el departamento de educación, especialmente en los
países en que la organización de la enseñanza está muy centra-
lizada. Es evidente que la autoridad del Estado tiene su corres-
pondencia en el grado de autonomía de que gozan las universi-
dades. Pero, independientemente de la autoridad del Estado,
determinadas funciones oficiales pueden ser objeto de las disposi-
ciones legislativas apropiadas o de actos administrativos indepen-
dientes de la universidad. Se referirán directamente a las
bibliotecas universitarias y a otros tipos de biblioteca. Pueden
ser las siguientes:
I.Establecer un sistema nacional de bibliotecas y crear una junta
o comisión asesora nacional para las bibliotecas. Ghana creó
una junta oficial para las bibliotecas en 1950. En 1962, la
junta, cuyos recursos eran sufragados casi en su totalidad por
el gobierno de Ghana, “estableció en todo el país un servicio
de bibliotecas que permite que cualquiera que necesite libros
pueda obtenerlosl. Sus fondos de libros pueden ser utilizados
por las universidades de Ghana.
2. Crear un comité universitario de subvenciones. Se trata de
“una institución exclusivamente británica que sólo tiene fuera
un equivalente aproximado en la Cancillería de la Universidad

I. E. S. A. EVANS,
Ghana and its libraries, Libri,vol. 12, 1963, p. 368.
 en Suecial”. E n el momento de su creación, en 1919,“las
atribuciones que se dieron al Comité consistían en determinar
las necesidades económicas de la enseñanza universitaria en el
Reino Unido y asesorar al gobierno acerca de toda subvención
que hubiese de votar el Parlamento para satisfacerlas”2.
Después de la segunda guerra mundial, las condiciones en las
universidades británicas cambiaron tanto materialmente que
permitieron ampliar dichas atribuciones en esta forma : “El
Comité también podrá ser llamado a participar, en consulta
con las universidades y otros organismos interesados’’-una
salvedad m u y importante-, “en la preparación y la ejecución
de los planes de desarrollo de las universidades que puedan ser
periódicamente necesarios para que respondan debidamente
a las necesidades nacionales”3. Puede crearse un comité de
subvenciones universitarias, con funciones similares a las que
se acaban de indicar, en los países en vías de desarrollo.
3. Tomar medidas para la libre circulación de libros, revistas,
microfilms y otros materiales de biblioteca y del equipo y
mobiliario de bibliotecas.
4.Estimular el desarrollo de la profesión de bibliotecario : u) reco-
nociendo los títulos profesionales y académicos de los biblio-
tecarios, tratándolos como personal profesional y no como
funcionarios administrativos; b) atribuir una condición aca-
démica a los bibliotecarios profesionales, con categorías y
sueldos comparables a los del personal docente, en las univer-
sidades que están bajo la autoridad directa del Estado;c) eximir
a los bibliotecarios universitarios de la responsabilidad eco-
nómica personal por la pérdida de libros; y d) autorizar la
formación y el funcionamiento de asociaciones de bibliotecarios
profesionales y prestarles ayuda.
En estos ejemplos se trata principalmente de actividades de
carácter externo, en el sentido de que indican lo que puede
hacer un gobierno para crear un medio favorable a la expansión
y mejoramiento progresivos de las bibliotecas universitarias, sin
intervenir directamente en la administración interna de la uni-
versidad. Pero existen además varias formas de intervención.
Esta puede consistir en dictar normas nacionales de Estado para
las bibliotecas, que habrá de aplicar la universidad para ser
oficialmente reconocida y, en algunos casos,para obtener el apoyo
económico del Estado. Pero las asociaciones privadas de universi-
dades y las asociaciones profesionales pueden también dictar
normas para las bibliotecas.No serán entonces medidas legislativas

I. A. KERR,
Universities of Europe, p. 205. Westminster, Maryland, Canterbury Press,
1962,235 P.
2. Ibid., p. 206.
3. loc. cit.

33
en sentido estricto pero podrán producir los mismos resultados
si están reconocidas por el Estado. E n los países en que el Estado
ha considerado conveniente intervenir directamente en la admi-
nistración interna de la universidad, como en la Unión Soviética,
hay normas m u y explícitas. Así las “Normas reglamentariaspara
una biblioteca de una institución de enseñanza superior” tratan
de los principales aspectos de la organización y funcionamiento
de las bibliotecas bajo los epígrafes siguientes: “Función de la
biblioteca,contenido y forma de la actividad de una biblioteca,
estructura de una biblioteca, administración de la biblioteca,
consejo de la biblioteca (destinado a coordinar el funcionamiento
de la biblioteca con el estudio y la investigación en la institución
de enseñanza superior)...” y contienen un “Cuadro modelo de
organización del personal de bibliotecas” que fija el número de
bibliotecarios de diversas categorías que puede tener una institu-
ción según la importancia de la matrícula de estudiantesl.

FUNCION DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNO

D E L A UNIVERSIDAD

Existe en la dirección de una universidad una red compleja y

diversa de relaciones sobre las que es prácticamente imposible
generalizar. L a orientación que preside la organización y admi-
nistración de una biblioteca universitaria depende,en la mayoría
de los casos,de los reglamentos,ordenanzas y disposicionesde los
órganos de gobierno de la universidad, del claustro de profesores
o de otro órgano universitario en el que la autoridad universitaria
haya delegado para formular esa política. Esto es cierto lo mismo
para los establecimientos públicos que para los establecimientos
privados 2.
Segun la autoridad y el grado de responsabilidad que se les ha
atribuido,esos órganos directivos pueden tener una gran variedad
de funciones: administración de los bienes de la universidad y
de sus recursos económicos, aprobación de los reglamentos aca-
démicos propuestos por los órganos inferiores,aprobación de todos
o parte de los nombramientos del personal docente, aprobación
del plan de estudios, autorización para crear nuevas facultades,
escuelas, colegios e institutos,colación de grados a propuesta del
personal docente, de programas formulación de desarrollo uni-

r. P.L. HORECKY, Libraries and bibliographic centers in the Soviet Union, p. 240-243,Bloom-
ington, Indiana, Indiana University, I 959, 287 p. (Indiana University publications.
Slavic and East European series, vol. 16.)
2. L.R.WILSON; M.F. TAUBER, The universi@ library; the organization, administration,and
functions qf academic libraries, 2nd ed., p. 34. New York, Columbia University Press,
1956,641 p. (Columbia University studies in library service, n.o 8.)

34
versitario y nombramiento de los funcionarios administrativos de
categoría superior.

El director de la
Funciones del director de la biblioteca universitaria.
biblioteca universitaria, que es un funcionario universitario y
no pertenece cuerpo docente, tiene amplias facultades que
forzosamente le obligan a mantener relaciones con funcionarios
dentro y fuera de la universidad. Es nombrado ordinariamente a
propuesta del jefe de la institución:rector,presidente,vicerrector,
al que ha de informar directamente.
Para desempeñar con eficacia su cometido, el director de la
biblioteca universitaria ha de estar en condiciones de participar
en el planeamiento de los nuevos programas y en el desenvolvi-
miento de la universidad. Conociendo los recursos y necesidades
de la biblioteca sabrá lo que significan las diversas propuestas
en lo que atañe a la biblioteca.
En sus relaciones con los directores de las bibliotecas de las
facultades e institutos, representará a la autoridad universitaria
con objeto de coordinar las actividades y centralizar determinados
servicios en beneficio de todos.
Debe formar parte del claustro de profesores y de la junta
universitaria, dadas sus atribuciones y su autoridad. Habrá de
formar parte de los respectivos comités de la biblioteca o estar
representado en ellos.
Los funcionarios de la universidad,con los que el director de la
biblioteca de la universidad habrá de mantener relaciones en
cuestiones de educación,de investigación y en asuntos comerciales
o administrativos, habrán de estar enterados de cuáles son sus
atribuciones y sus deberes. Estarán obligados a cooperar con la
biblioteca y a facilitar su labor, con lo cual servirán los intereses
de la universidad.
Donde exista una editorial universitaria, el director de la
biblioteca de la universidad hará gestiones para adquirir ejem-
plares de todas las publicaciones con destino a canjes de carácter
nacional o de carácter internacional.
Habrá de mantener también numerosos y variados contactos
fuera de la universidad. Por ejemplo, establecer acuerdos de cola-
boración con la biblioteca nacional, los centros bibliográficos y
de documentación, las organizaciones cooperativas de compra e
intercambio, participar en los proyectos de catálogo colectivo y
colaborar con los servicios centralizados de registro y catalogación
cooperativos,y con las organizaciones de préstamos entre biblio-
tecas,Algunos de esos organismos podrán ser de carácter regional,
de carácter nacional o de carácter local.
Para todas las actividades mencionadas, el director de la
biblioteca disfrutará de la autoridad necesaria. $obre qué bases

35
se asentará esta autoridad que en gran parte se funda en la idea
de un servicio de bibliotecas coordinado para toda la universidad?
Se asentará en una persuasión amistosa apoyada por una
legislación adecuada.
N o es fácil que el órgano directivo de una universidad antigua
se resigne voluntariamente a desprenderse del control de su biblio-
teca o a compartirlo a menos de estar persuadido de que así
servirá mejor los intereses generales. En muchos casos estará
dispuesto a conceder cierto grado de autonomía a cambio de
centralizar ciertos servicios, como las adquisiciones, las opera-
ciones de registro y la catalogación, la encuadernación y las
reparaciones,las reproducciones fotográficas,el catálogo colectivo
de todos los fondos de las bibliotecas de la universidad, las
comunicaciones rápidas, el pronto envío de libros de la biblioteca
central a sus servicios,los préstamos entre bibliotecas,los servicios
bibliográficos que requiera la investigación y las facilidades para
estudios y trabajos privados. U n a biblioteca universitaria conve-
nientemente instalada, con bibliotecarios competentes y un
personal administrativo adecuado, puede prestar esos servicios y
otros más. Las facultades e institutos no han de renunciar necesa-
riamente a tener sus bibliotecas. U n a facultad instalada a varios
kilómetros de la biblioteca universitaria central, habrá de tener
probablementeun fondo de biblioteca propio. N o ha de renunciar
tampoco al derecho de seleccionar sus libros. Pero puede, formar
parte del conjunto de bibliotecas universitarias y aprovechar los
servicios de la biblioteca central. Sus obras pueden figurar junto
con las de las demás facultades en el catálogo general centralizado
de la biblioteca de la Universidad. Mediante ese catálogo, la
facultad tendrá acceso a todo el material bibliográfico que exista
en la universidad, a condición, naturalmente, de que dé a las
otras facultades acceso a sus propios libros.
EI director de la biblioteca universitaria puede servir de cata-
lizador combinando la biblioteca de facultad con la biblioteca,
más amplia, de la universidad si cuenta con el asentimiento de
los órganos directivos y la autoridad suficiente. Para infundir
respeto, deberá poseer una sólida formación académica, una
buena preparación profesional y una experiencia administrativa
apropiada,junto con una diplomacia y una autoridad personales.
El nombramiento del director de una biblioteca universitaria
debe hacerse con el asesoramiento de la junta universitaria o del
claustro o bien de los decanos de las facultades y directores de
institutos.
ESTATUTOS D E LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

La finalidad de los estatutos bibliotecarios es servir de base para

un desarrollo coordinado de la biblioteca.

Dis@osiciones de los estatutos. Los estatutos deben contener lo esencial

de la estructura y dirección de la biblioteca universitaria: a) una
determinación de la índole de la biblioteca; b) una indicación de
lo que constituyen los recursos y servicios de la biblioteca univer-
sitaria;c) una determinación de la condiciónjurídica del director
de la biblioteca; d) una determinación de la condición jurídica
del personal profesional de la biblioteca; e) disposiciones para la
constitución de un comité consultivo de la biblioteca;f)dispo-
siciones sobre las actividades cooperativas y coordinadas dentro
y fuera de la universidad,y g) las cláusulas adicionales que puedan
requerir las condiciones locales.

Misión de la biblioteca. El alcance y la naturaleza general de los

servicios de la biblioteca se expresarán en funciones y fines con-
cretos. Los estatutos indicarán si la biblioteca prestará sus servicios
a los lectores universitarios solamente o si estará abierta al público,
si atenderá a los servicios oficiales o ejercerá las funciones de
biblioteca nacional o regional.
Pueden citarse como ejemplo los estatutos de la Rutgers
University (Estados Unidos) : “La biblioteca de la universidad
facilitará instrucción sobre bibliografía y utilización del fondo
a los estudiantes que estén debidamente autorizados por una
facultad. Facilitará hasta donde sea posible los programas de
enseñanza y de investigación de otras instituciones. Pondrá sus
servicios a disposición del público y de las industrias del Estado,
así como de los funcionarios1’’.

Recursos y servicios de la biblioteca universitaria. Debe precisarse la

naturaleza de los bienes de la biblioteca y estipular concretamente
que todos los bienes ya sean adquiridos por compra, donación o
canje, independientemente de que estén situados en la univer-
sidad, son automáticamente de su propiedad. U n ejemplo de un
estatuto nos lo da la Universidad de Illinois (Estados Unidos):
“La biblioteca comprende todos los libros, folletos, revistas,
periódicos, mapas, partituras musicales, fotografías, impresos,
manuscritos y otros materiales que figuran corrientemente en
las bibliotecas y que la universidad compra o adquiere de otra
manera para ayudar a estudiantes o investigadores2”. Tales
I. RLJTGERS UNIVERSITY, University statutes; adapted by the trustees, p. 7, New Brunswick,
N.J., Rutgers University, I July, 1955,zg p.
2. Véase WILSON Y TAUBER,op. cit., p. 35.

37
estatutos pueden tener repercusiones complejas, pero no implican
necesariamente que las facultades o los institutos deban dejar de
tener a su cargo la custodia de los materiales de biblioteca. Supo-
nen, sencillamente,que se han de considerar como bienes univer-
sitarios los de todos los elementos que integran la universidad.
Esta definición comprende los edificios, el equipo, el material y
el mobiliario, así como los libros. No comprende, desde luego,
los bienes de propiedad personal -libros, etc.- de los profesores.

El director de la biblioteca universitaria. La condición jurídica del

director de la biblioteca universitaria y la política de la universidad
en relación con el alcance del servicio de biblioteca se define así:
“El director de la biblioteca de la universidad tendrá a su cargo
la inspección general de todas las bibliotecas de la Rutgers
University. Coordinará su funcionamiento de modo que formen
un solo sistema de bibliotecas unificadas. Cuando se trate de
bibliotecas que funcionen fuera del recinto de Ja biblioteca
central, ejercerá su inspección principalmente por medio de los
directores de esas bibliotecas o de otros funcionarios competentes,
responsables ante él de las respectivas bibliotecas de los colegios
y escuelas. Los jefes de las bibliotecas filiales y los demás funcio-
narios seguirán, en lo que respecta a las bibliotecas que están
a su cargo, la política universitaria que indique el director de
la biblioteca de la universidad, que actuará en estrecha relación
con los respectivos decanos 1.
En otros estatutos de la misma universidad, se designa al
bibliotecario como un “oficial de administración”junto con el
presidente, el director y otros altos funcionarios universitarios 2 y
un miembro, por derecho propio, de la junta universitaria3.
D e ser posible, la universidad debe eximir explícitamente al
director de la biblioteca de la universidad y a su personal de toda
responsabilidad pecuniaria por la pérdida de libros. EI director
será responsable en términos generales de la buena administración
y la seguridad de las colecciones.

Condición jurídica de los bibliotecarios profesionales. La condición

jurídica del personal de biblioteca ha de ser un incentivo para los
graduados que sientan vocación por la carrera de bibliotecario.
Para ello se han de exigir al personal profesional de biblioteca
requisitos de capacitación análogos a los del personal docente y
considerar que forman parte del personal académico con cate-
gorías y sueldos equivalentes.Hay de ello numerosos precedentes,
pero no bastan para resolver el problema. U n servicio moderno de
I. RUTGERS op. cit., p.
UNIVERSITY, IO.
2. Ibid., p. ô.
3. Ibid., p. 23.
biblioteca universitaria requiere profesionales bien preparados
que posean como mínimo un diploma universitario y un año o
más de formación en bibliotecología. Exigiendo títulos de cierta
categoría y dándoles la condición y el sueldo del personal docente
con posibilidades de ascenso, la universidad estimulará a sus
mejores diplomados para que escojan la carrera de bibliotecario
y se pongan a su servicio.
Los estatutos deben indicar también las atribuciones del per-
sonal profesional y sus relaciones con el director de la biblioteca
de la universidad. Si el personal profesional de biblioteca se
equipara con el personal docente, al definir en los estatutos las
atribuciones y deberes del personal deberá incluirse también al
personal de bibliotecas.

Comité consultivo de la biblioteca de la universidad. Se crearán comités

consultivos de la biblioteca universitaria. U n comité de la junta
universitaria puede actuar para toda la universidad, pero cada
una de las facultades o departamentos puede constituir su propio
comité.El director de la biblioteca de la universidad ha de formar
parte del comité de la junta universitaria y él o alguno de los
funcionarios de más categoría prestarán servicios en los comités
de facultad o departamentales.
Los comités de biblioteca tienen carácter consultivo y no
ejecutivo y esto deberá precisarse en los estatutos. E n otro caso,
podría producirse una duplicación de funciones entre el personal
de bibliotecas y el personal docente.
Los estatutos pueden ampliar las atribuciones del director de
la biblioteca de la universidad autorizándole a ocuparse de activi-
dades cooperativas y de coordinación. Muchos de ellos vacilarán
en hacerlo si no se les dan indicaciones concretas.

39
 CAPÍTULO I V

ORGANIZAC I O N Y AD M INISTRACI O N

Toda biblioteca universitaria, grande o pequeña, tiene que estar

bien organizada y administrada para desempeñar adecuadamente
sus funciones. Por ejemplo, en una gran biblioteca que se des-
arrolla rápidamente, la función de adquirir libros exige una
numerosa plantilla de personal, lo mismo que las funciones de
catalogación y clasificación. En una biblioteca pequeña, uno o
dos bibliotecarios pueden realizar todos los trabajos de adquisición,
catalogación y clasificación. Sin embargo, los tipos de trabajo
que han de realizarse son los mismos,sea cual fuere la importancia
de la biblioteca, por lo que el director de la biblioteca de la uni-
versidad debe conocer a fondo los principales aspectos del funciona-
miento de las bibliotecas,y es evidente la utilidad de una formación
y una experiencia adecuadas.
La administración eficiente exige la previsión y el planeamiento
en relación con los objetivos de la biblioteca,la organización o la
agrupación racionales de las actividades apropiadas, el cálculo
de las necesidades de personal y material así como la selección,
el nombramiento, la formación y la supervisión del personal.
E n el planeamiento y la ejecución de las funciones de la biblio-
teca dentro de la universidad y en relación con otras bibliotecas
y organizaciones, deberán aplicarse los principios generales de
administración, presididos en todas las fases del proceso por un
espíritu constructivoy de cooperación. Los problemas relacionados
con la centralización o descentralización de los servicios exigirán
los estudios y las decisiones pertinentes. Se requirá un planea-
miento de la biblioteca tanto a largo como a corto plazo.

FACTORES QUE INFLUYEN EN L A O R G A N I Z A C I ~ N

Y ADMINISTRACION

En los capítulos anteriores se han indicado los principales factores

que influyen en el desarrollo de una biblioteca universitaria. Al
establecer el programa relativo a los recursos y serviciosdestinados
a facilitar la consecución de los objetivos que persigue la uni-
versidad, el director de la biblioteca y sus colegas necesitan
no sólo hacer una evaluación correcta de los recursos disponibles
y de las condiciones en que funciona la biblioteca,sino que deben
tener también un conocimiento concreto de los recursos admi-
nistrativos y económicos que la universidad o el Estado, si éste
se encuentra directa o indirectamenteinteresado,están dispuestos
a facilitar para el desarrollo futuro de la biblioteca. Si el personal
es reducido y su preparación insuficiente,si el fondo es inadecuado,
o está disperso entre facultades,institutos o departamentos sobre
los que el bibliotecario de la universidad no tiene autoridad,
todo programa que éste pueda establecer tendrá probablemente
escasa eficacia. Con la autoridad y los recursos adecuados,podrá
preparar y someter a la aprobación de los órganos directivos un
programa ajustado a la realidad.

ACTIVIDADES Y FUNCIONES TÍPICAS DE L A BIBLIOTECA

Las actividadesque se llevan comúnmente a cabo en las bibliotecas

universitarias pertenecen a una de las siguientes categorías:
a) servicios administrativos; b) servicios técnicos ; c) servicios de
lectura y d) servicios especiales.

Servicios administrativos. A un nivel superior, se encarga general-

mente de ellos el director de la biblioteca de la universidad, o su
adjunto, caso de que se le haya asignado uno, y en los niveles
inferiores,los jefes de departamento y de división de la biblioteca
universitaria central. Según la estructura de la biblioteca univer-
sitaria, es también posible que esos servicios sean desempeñados
por losjefes de las bibliotecas de las facultades,colegios,institutos
o departamentos.
Las actividades típicamente administrativas son las siguientes:
preparar y administrar el presupuesto ; seleccionar, formar y
dirigir al personal; planear el desarrollo de la biblioteca; esta-
blecer y aplicar normas y reglamentos; mantener las relaciones
con las autoridades universitarias; participar en las reuniones de
las facultades o de otros organismos universitarios; establecer
y supervisar los principios y procedimientos de constitución de
colecciones de obras; participar en el planeamiento y equipo de
los nuevos servicios de la biblioteca y en la modificación de los
existentes;preparar informes y notas; realizar encuestas y análisis
de servicios; clasificar los puestos de bibliotecario, llevar los
expedientes de personal, y proponer ascensos, traslados, ajustes
de sueldo y ceses; participar en conferencias relacionadas con
la biblioteca y en las actividades de la asociación profesional;
formular los pedidos de material y equipo; llevar la contabilidad

41
cuando así proceda; dar publicidad a las posibilidades y servicios
de la biblioteca1.

Servicios técnicos. Los servicios técnicos comprenden las funciones

relativas a adquisiciones,catalogación, clasificación,encuaderna-
ción, reproducción fotográfica y préstamo de libros2.
L a función de adquisición consiste en actividades relativas a la
selección de materiales de lectura para la biblioteca, y a todo
cuantose relaciona con su adquisición mediante compra,donación,
canje o depósito.
L a catalogación y clasificación son funciones asociadas a la
identificación y descripción de los fondos de la biblioteca y a su
organización,mediante la clasificación,con miras a su utilización
eficaz.
L a encuadernación va unida a otras funciones más amplias
correspondientes a la conservación de las colecciones, no sólo
mediante actividades tales como la de preparar libros desencua-
dernados, en mal estado o dañados, para su encuardernación y
la de el componer y reparar materiales de lectura, sino también
las de efectuar fumigaciones para combatir los insectos que des-
truyen los libros y aplicar agentes preventivos de la desintegración
y la deterioración.
Los servicios de reproducción fotográfica pueden incluir una
gran variedad de actividades, como las de copia de artículos,
cuadros estadísticos, diagramas, etc., de los libros y revistas,la
reproducción de fichas del catálogo, y la preparación de diapo-
sitivas y películas fijas con destino a la enseñanza.

Servicios de lectura. Los servicios de lectura,llamados con frecuencia

“servicios al público”, son los que se prestan directamente a los
usuarios de la biblioteca, por oposición a los servicios técnicos.
Los servicios de circulación son comunes a todas las clases de
bibliotecas, y tienen generalmente a su cargo las actividades
relacionadas con la utilización de los libros en la biblioteca,con
los préstamos a sus propios lectores o a otras bibliotecas, y con la
conservación y vigilancia de los sistemas de entrega y depósito
de libros.
Los servicios de referencia e información pueden prestarse
centralizados en una pequeña biblioteca, o subdivididos en
servicios generales y especializados en una gran biblioteca que
posea muchas colecciones especiales y bibliotecas de departa-
mentos y de facultades.
I. Adaptado de AMERICANLIBRARYASSOCIATION. BOARD ON SALARIES, STAFFAND
TENURE, Classificationand pay plans for libraries in institutions of higher education, 2nd ed.,
vol. III: Universities. Chicago, American Library Association, 1947,125 p.
2. M.F. TAUBER et al., Technical sentices in libraries, N e w York, Columbia University
Press, 1953,487 p. (Columbia University studies in library service, n.O 7.)

42
Servicios especiales. Según su personal, sus recursos materiales y las
funciones que se les han asignado, algunas bibliotecas universi-
tarias pueden prestar diversos servicios especiales, aparte de los
que prestan habitualmente a su clientela. H e aquí algunos
ejemplos: hacer las veces de biblioteca nacional y facilitar los
servicios técnicos y de lectura correspondientes; preparar expo-
siciones sobre determinados temas y organizar conferencias y
conciertos ; desempeñar servicios de impresión, de publicación y
de depósito; organizar conferencias sobre servicios de biblioteca,
grupos de trabajos prácticos, institutos y escuelas de biblioteco-
logia. En general, es preferible que esos servicios se organicen y
financien por separado. Algunos pueden funcionar totalmente
aparte de la biblioteca. Cada propuesta de creación de un servicio
de esa naturaleza debe estudiarse detenidamente.

O R G A N I Z A C I ~ NY ADMINISTRACION D E L A S A C T I V I D A D E S
D E L A BIBLIOTECA

Veamos ahora algunos de los problemas prácticos que plantea la

organización y administración de una biblioteca. Lo primero que
debe hacerse es formular una estructura o plan orgánico. Esto
es indispensable tanto si se trata de una biblioteca a cargo de un
solo funcionario como de una organización que necesita un
centenar de ellos.
A ese respecto dice L. Urwick, comentando acertadamente las
teorías de Henri Fayol en materia de administración “ ... los
problemas de organización deben plantearse por el orden debido.
Los ajustes de personal se efectuarán en la medida en que sean
necesarios. Sin embargo, serán menos necesarios y se apartarán
menos de lo que es lógico y sencillo si el organizador traza primero
un plan, un esquema,que aplicará si tiene el personal necesario”1,
Urwick subraya también “un importante principio subsidiario [..I
que obliga imperativamente al administrador a tener un plan.
Se trata del principio de continuidad [..I La estructura debe
facilitar las actividades inmediatamente necesarias, no sólo para
lograr losobjetivos señalados,sino tambiénpara que esas actividades
continúen durante todo el periodo de funcionamiento previsto”2.

El plan de organización. Puede comprender: a) la definición de las

actividades que se efectúan o deben efectuarse, agrupándolas en
amplias categorías de funciones; b) la agrupación de funciones
en unidades homogéneas o departamentos, si la plantilla de
personal lo permite; c) la definición precisa de las atribuciones
I. L. URYVICK, The elements of administration, p. 37, New York, Harper, s. f., 132 p.
2. Ibid., p. 39-40.

43
y deberes de cada unidad; y d) la definición de los vínculos de
autoridad y dé relación que deben existir en las unidades o
departamentos y entre ellos.U n organigrama,con una explicación
de su significado, es un instrumento Útil, y deberá tenerse al día
para que refleje exactamente la organización particular de la
biblioteca en un momento determinado.
En la hipótesis de una biblioteca en la que el único funcionario
profesional de la plantilla sea el director, sus funciones admi-
nistrativas podrían indicarse como en el diagrama I.

I. Principales funciones en una biblioteca regida por una sola

DIAGRAMA
persona
Bibliotecario de
la universidad
I
l I 1 I
Servicios Servicios Servicios Servicios
administrativos de lectura técnicos especiales

En un caso así es evidente que el bibliotecario debe realizar todas

las funciones por sí mismo, a no ser que disponga de algún auxiliar.
Por sí sólo, no tendrá prácticamente la posibilidad de prestar
un servicio adecuado a los lectores universitarios.Es probable que
se vea obligado a limitar su trabajo a ordenar y catalogar (servicios
técnicos) y que disponga de poco tiempo para atender a los
lectores y de ninguno para los servicios especiales. Sin personal
al que organizar y dirigir, sus tareas administrativas serán muy
reducidas. La adición de personal auxiliar no será suficiente para
dar eficacia a una biblioteca universitaria regida por un solo
funcionario profesional.
Cualquier biblioteca universitaria, por pequeña que sea, debe
aspirar a un mínimo de tres funcionarios profesionales secundados
por seis o más auxiliares,más el personal de conservacióny custodia
que se precise. En el diagrama II puede verse la organización
funcional de una biblioteca con una plantilla de nueve fun-
cionarios.
Con una plantilla de tres bibliotecarios, incluido el director de
la biblioteca, éste puede dividir el trabajo y asignar funciones y
atribuciones. Hará la distinción entre funciones profesionales y
auxiliares para tener la seguridad de que su pequeña plantilla
de personal profesional no estará recargada de tareas burocráticas.
Aun así,su personal sólo permitirá prestar un mínimo de servicios
especiales : cada funcionario profesional tendrá que hacer frente
a diversas tareas correspondientes a dos o más funciones. Por
ejemplo, el director de biblioteca de la universidad puede asumir
la función correspondiente a las adquisiciones y ocuparse de la
selección y de los pedidos. EI bibliotecario encargado de las

44
DIAGRAMA
II. Organización funcional de una biblioteca con una plan-
tilla de nueve funcionarios

drgano de gobierno
de la universidad

l
Director de la
biblioteca de la
universidad:
I
Conservación del
Servicios I
administrativos; Servicios de secretaría :
edìjïcio : adquisiciones pedidos,
personal de
conservación y
I contabilidad, etc.
U n secretario
custodia

I
I 1
Servicios de lectura : Seruicios técnicos :
u n bibliotecario; catalogación,
servicios de clasificación,
préstamo; servicio preparación de las
de referencia e encuadernaciones;
información. servicio fotográfico
Dos auxiliares limitado.
U n bibliotecario,
tres auxiliares.

actividades técnicas, podrá verse obligado a ayudar a la oficina

de referencias,y el bibliotecario de los servicios de lectura podrá
desempeñar funciones suplementarias en materia de catalogación.
Pero aun en una organización tan reducida, es imperativo que
las actividades relacionadas entre sí se agrupen por funciones,
y que cada cual conozca los límites precisos de sus atribuciones.
En una biblioteca con esa plantilla el director estará directamente
relacionado con casi todos los trabajos bibliotecológicos; sin
embargo, a medida que la biblioteca se desarrolle,puede delegar
progresivamente más atribuciones a fin de disponer de tiempo
para sus principales obligaciones. Si el volumen de trabajo
aumenta, llegará un momento en que cada funcionario no podrá
ya desempeñar varias tareas a la vez. El encargado de los servicios
técnicos no podrá ya dedicar tiempo a la oficina de referencias;
el encargado de los servicios de lectura no podrá abandonar sus
trabajos ordinarios para colaborar en la catalogación, etc.
Entonces será necesario hacer una nueva distribución de servicios,
y el director de la biblioteca de la universidad deberá examinar
y revisar adecuadamente su plan de organización.

45
Organizrsción por departamentos. Según Wheeler and Goldhor, la
organización de un departamento de biblioteca está justificada
cuando surge “una actividad importante, distinta, coherente y
especializada,con tareas suficientespara exigir el trabajo a jornada
completa de dos personas al menos”1. Este criterio puede consi-
derarse como una base fundamental para la organización de
departamentos. Según ya se ha dicho, toda organización de ser-
vicios debe basarse en amplias categorías de funciones y activi-
dades afines. Por ejemplo, cuando el volumen de las actividades
relativas a adquisiciones es suficientemente grande para exigir
la jornada completa de dos personas como mínimo, habrá llegado
el momento de establecer un departamento de adquisiciones.
Puede decirse a este respecto que cuando el bibliotecario de la
universidad realiza por sí mismo la labor relativa a las adquisi-
ciones y el volumen de trabajo llega a ocupar una parte indebida
de su jornada, será prudente que transfiera esa actividad a otra
persona. Las necesidades de los lectores de la biblioteca pueden
imponer el establecimiento de departamentos separados para una
materia o un grupo de materias afines.Por ejemplo,los estudiantes
de derecho pueden necesitar colecciones y servicios especiales,
y los estudiantes no graduados pueden necesitar servicios diferentes
a los propios de los graduados y de los profesores.
La situación de los edificios universitarios con respecto a la
biblioteca principal puede exigir la organización de determinados
servicios por separado. El tipo del material sirve frecuentemente
de base para la organización de departamentos. Por ejemplo,
muchas bibliotecas tienen departamentos separados para revistas,
documentos,manuscritos, etc.
L a organización por departamentos puede verse afectada por
otros factores como son el diseño del edificio de la biblioteca y
la carencia de personal, pero si se parte del supuesto de que la
biblioteca cuenta o va a contar con los locales adecuados y de que
existen o van a tomarse disposiciones apropiadas para el incre-
mento de las colecciones y del personal, podrán examinarse
algunasformas más complejasde organización. En el diagrama III
figura la organización de una biblioteca central con una plantilla
de personal compuesta de seis bibliotecarios, doce funcionarios
no profesionales,y los empleados para la conservación y custodia
necesarias.
Este diagrama presenta una organización funcional clásica por
departamentos. El director de la biblioteca de la universidad ha
transferido sus actividades en materia de adquisiciones a un
bibliotecario empleado a jornada completa secundado por un
auxiliar, y ha confiado la supervisión de los trabajos ordinarios
I. J. L. WHEELER; H.GOLDHOR, Practical administration of public lihrarks, p. 175, N e w
York, Harper and R o w , 1962,571 p.
ö
(d
de conservación del edificio al personal de su secretaría. Se ha
destinado un bibliotecario a los servicios de referencia,otro a los
servicios de lectura, y dos a los servicios de catalogación, clasifi-
cación y preparación de libros,en los que también supervisan las
operaciones de encuadernación y los servicios fotográficos. Los
jefes de los cuatro departamentos dependen directamente del
bibliotecario de la universidad, en tanto que los auxiliares y el
técnico dependen de sus respectivos jefes de departamento. L a
relación con los profesores se establece mediante un comité
consultivo universitario con el que el director de la biblioteca
de la universidad puede tratar del planeamiento del desarrollo
de la biblioteca, constitución de ias colecciones, creación de
nuevos servicios y materias conexas.

Bibliotecas de facultad de institutoy de departamento. En muchas de las

viejas universidades de Europa y América Latina las primeras
bibliotecas importantes fueron las pertenecientes a las facultades
y los colegios. Históricamente,esas organizaciones se desarrollaron
como entidades ampliamente autonómas que se bastaban a sí
mismas,establecidasen edificios separados y en ocasiones bastante
distantes unas de otras,tanto material como socialmente.Durante
el siglo pasado se fundaron institutos de investigación y de ense-
ñanza, dentro de las facultades o en relación con ellas. Agregados
a la universidad, los institutos tendieron a observassus tradiciones
con respecto a sus bibliotecas. En nuestros días muchas de las
viejas facultades profesionales siguen existiendo como escuelas o
colegios de medicina, de derecho, etc., y han conservado sus
bibliotecas. U n a de las consecuenciasde esta tradición en algunas
viejas universidades ha sido el lento crecimiento y la relativa
insuficiencia de sus bibliotecas principales. Incluso cuando se han
formado bibliotecas centrales importantes, sus actividades y
recursos no siempre están coordinados con los de las bibliotecas
de instituto y de facultad.
L a necesidad de tener acceso a un fondo de biblioteca fue
indudablemente el motivo de que las facultades constituyeran
sus propias colecciones. Con frecuencia,los únicos fondos impor-
tantes de que disponían las universidades eran los reunidos por
esas facultades o los donados a ellas. El haberse constituido así
las colecciones,contribuyó probablemente a suscitar el sentido de
posesión que muchas facultades y departamentos académicos
experimentan hoy hacia sus bibliotecas. L o cual, en cierto modo,
no deja de ser positivo, ya que estimula y mantiene entre los pro-
fesores un vivo interés por el desarrollo de la biblioteca, pero
ese sentido de posesión, unido a un alto grado de autonomía
se ha traducido frecuentemente en restricciones para el acceso
y utilización de las bibliotecas de facultad en perjuicio de personas
 que pertenecen a la universidad pero no a una facultad deter-
minada. Parece ser también que ha entorpecido la creación de
una biblioteca universitaria central.
Las bibliotecas departamentales, es decir, las colecciones de
obras mantenidas por o para los departamentos académicos dentro
de una facultad, tienen algunas de las ventajas e inconvenientes
de las bibliotecas de facultad e instituto.Las bibliotecas instaladas
en edificios departamentales pueden variar desde unos cuantos
estantes de librosa varios miìes de volúmenes. E n las universidades
que tienen buenas bibliotecas centrales, las colecciones departa-
mentales suelen seleccionarlas los profesores y con frecuencia son
adquiridas y catalogadaspor la biblioteca principal.Esas pequeñas
bibliotecas están muchas veces a cargo de los secretarios de depar-
tamento o de los profesores más jóvenes.Al igual que las bibliotecas
de facultad, es frecuente que sean prácticamente inaccesibles
para las personas ajenas al departamento. E n muchas de ellas,
ni siquiera tiene fácil acceso el propio personal del departamento
ya que la biblioteca sólo se abre durante algunas horas al día,
o los libros están encerrados en estantes cuyas llaves no se obtienen
fácilmente.
La principal ventaja y la razón de ser de las bibliotecas de
departamento y de facultad es la conveniencia del respectivo
personal. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esa
ventaja no deja de suponer algunos inconvenientes.
Desde el punto de vista administrativo, el problema consiste
en establecer una relación mutua satisfactoria entre la biblioteca
principal de la universidad y las bibliotecas de las facultades,
institutos y departamentos, una relación que facilite un amplio
acceso a la totalidad de los recursos de libros de la universidad y
que a la vez satisfaga las necesidades de las facultadesinteresadas.
Este problema puede resolverse por dos procedimientos: una
acción ejecutiva de la autoridad universitaria, encaminada a
unificar la administración de las bibliotecas en interés de la
universidad considerada en su conjunto; o una acción persuasiva
realizada por el director de la biblioteca principal y la autoridad
universitaria superior.
C o m o ya se dijo, el bibliotecario de la universidad puede hacer
mucho para inducir a las bibliotecas de instituto y de facultad
a una relación más estrecha y mutuamente provechosa con la
principal, y con otras bibliotecas universitarias. Sin embargo, al
tratar de resolver ese problema no necesita,una posición extrema
en cuanto a la centralización ni debe hacerlo.

Centralización y descentralización. En una universidad cuyos servicios

de enseñanza e investigación se encuentren dispersos, en una
ciudad, una provincia o un Estado, puede ser indispensable

49
prestar servicios de biblioteca en cada uno de esos servicios o en
la mayor parte de ellos. En tal caso, una centralización completa
o una agrupación de las bibliotecas sería a todas luces absurda.
Sin embargo, puede ser m u y conveniente centralizar algunos
servicios,como los de adquisición, catalogación, encuadernación,
fotocopia, etc. Esos servicios puede prestarlos, con las modifica-
ciones o adaptaciones necesarias, la biblioteca universitaria
principal.
E n las universidades cuyas facultades y escuelas profesionales
se hallan concentradas en una zona reducida existen diversas
posibilidades. Las colecciones y servicios pueden centralizarse en
alto grado en el edificio de la biblioteca universitaria principal.
U n fácil acceso a las colecciones aumentará la utilidad de éstas
para todos los miembros de la comunidad universitaria. N o es
preciso,sin embargo,que la centralización sea completa.Algunas
universidades han estimado conveniente, por ejemplo, reunir las
colecciones de las bibliotecas de departamento sobre materias
afines, tales como matemáticas, física, química, biología, y
geología,en una sola colección de ciencias,instalada en los locales
de la facultad de ciencias.En tales casos,la biblioteca universitaria
principal puede concentrar sus colecciones en la esfera de las
humanidades y las ciencias sociales. Otras veces, la biblioteca
principal organiza la colección completa, y sus servicios, en
amplios grupos o divisiones como las ciencias exactas y naturales,
las ciencias sociales y las humanidades,que pueden corresponder
a la organización de las facultades. En el diagrama IV,puede
verse una división por materias (o facultades) en una biblioteca
universitaria.
AI contrario de lo que sucede en las bibliotecas organizadascon
arreglo a la forma de los materiales, que tienen salas de lectura
distintas para libros,revistas, mapas, etc., una división por mate-
rias no puede tener en cuenta la forma. Habrá de reunir en un
solo lugar todas las publicaciones sobre una misma materia. Así
pues,en cada división de la biblioteca loslectores podrán consultar,
no sólo libros, sino también revistas, microformas, mapas, cartas
geográficas, folletos y fotografías,es decir todos los materiales de
lectura sobre un tema. Cada una de esas bibliotecas está general-
mente dirigida por un bibliotecario especializado en las materias
respectivas, que puede prestar servicios de referencia o servicios
bibliográficos m u y especializados y ayudar a constituir las colec-
ciones en colaboración con los profesores. Se considera que
este tipo de organización es pedagógicamente preferible a la
tradicional, pero su funcionamiento resulta más costoso. Sin
embargo, en comparación con la organización más antigua, que
supone dentro o fuera del edificio de la biblioteca principal un
gran número de bibliotecas de departamento separadas, las
DIAGRAMA
IV.División por materias (ofacultades) en una biblioteca
universitaria
Organo de
gobierno de la
universidad
(rector,
presidente,etc.)
I
I l l
Comité Director de la Secretaría de
consultivo biblioteca de la la biblioteca
universitario universidad

I I
Servicios de Servicios
lectura técnicos
I I
Departamento Departamento
de referencias central de
I
1 I
Departamento Departamento
central de I central de
generales circulación adquisiciones catalogación

bibliotecas dividas por materias son de funcionamiento menos

costoso. AI agrupar las materias afines en un mismo lugar evitan
generalmente muchas de las duplicaciones de adquisiciones antes
necesarias; por ejemplo, en bibliotecas separadas de biología y
de química habría necesidad de comprar por duplicado libros y
revistas sobre bioquímica que no sería preciso duplicar en una
biblioteca de ciencias que abarcara esas dos materias. Además,
una sola biblioteca de ciencias exigiría probablemente mucho
menos personal que varias bibliotecas de departamentoseparadas.
Para las nuevas instituciones que todavía necesiten construir sus
edificios destinados a bibliotecas puede ser de interés el concepto
de bibliotecas divididas por grupos de materias.
L a concentración de los fondos y de los servicios de la biblioteca
en un solo lugar puede ofrecer muchas ventajas para el usuario:
a) acceso a la totalidad de los fondos de la biblioteca y no sólo
a un sector limitado de ellos; b) mayores posibilidades de contar
con personal y servicios especializados; c) colecciones biblio-

5'
gráficas y catálogos de la biblioteca centralizados y refundidos;
d) mejores posibilidades para el estudio y la investigación.
Las bibliotecas de las escuelas profesionales, como las de dere-
cho,medicina e ingeniería se consideran generalmente como partes
integrantes de sus respectivas escuelas. A no ser que la biblioteca
de la universidad pueda ofrecer mayor cantidad de recursos y
mejores servicios en esas materias, no debe tratarse de modificar
tal situación. Sin embargo, esas bibliotecas deberían coordinarse
con la biblioteca central de la universidad. Sus fondos deberían
incluirse en el catálogo colectivo de ésta, y a su vez deberían ser
invitadas a utilizar los servicios de lectura y los servicios técnicos
de la biblioteca principal.

Un sistema universitario de bibliotecas. U n o de los principales objetivos

de las universidades debiera ser establecer un sistema universitario
de bibliotecas, en el que la totalidad de las publicaciones que la
universidad posee estuviera al alcance de todos y cada uno de
los miembros de la comunidad universitaria. En el diagrama V
figura una organización hipotética de tal sistema, que no debe
considerarse como una regla, ya que cada universidad puede
formular su propio plan.
En una organización de este tipo,el director de bibliotecasdepen-
derá de la autoridad universitaria,y consultará al comité de biblio-
teca del consejo de la universidad. Tendrá autoridad directa
sobre los demás bibliotecarios y poseerá atribuciones para dirigir
y coordinar sus actividades. A las órdenes del director y de su
adjunto habrá un jefe de servicios de lectura, un jefe de servicios
técnicos y los bibliotecarios jefes de las bibliotecas principales de
las facultades, escuelas e institutos. El director ejercerá además
funciones de supervisión o de consulta en relación con servicios
especiales como los de escuela de bibliotecología, biblioteca
nacional y servicio de publicaciones, caso de que alguno de ellos
se instituya en la biblioteca de la universidad o se agregue a ella.
EIjefe de los servicios de lectura se ocupará de ellos en la biblioteca
principal; supervisará las bibliotecas departamentales situadas
fuera de la biblioteca principal y mantendrá relaciones de consulta
con las bibliotecas principales de las facultades, escuelas e insti-
tutos. El jefe de los servicios técnicos facilitará dichos servicios
a la biblioteca principal, así como los que necesiten las bibliotecas
asociadas. Además, mantendrá relaciones de consulta con las
bibliotecas de las facultades.
La conveniencia de asignar a la biblioteca de la universidad
la dirección de una escuela de bibliotecología o la función de
biblioteca nacional es un problema que las autoridades universi-
tarias y nacionales deben estudiar m u y detenidamente.El desem-
peño permanente de esas atribuciones tiene consecuencias
económicas y administrativas importantes que deben someterse
a examen al nivel más elevado.

P L A N E A M I E N T O D E L D E S A R R O L L O D E L A BIBLIOTECA

E n las páginas anteriores del presente capítulo se ha subrayado la

importancia del planeamiento y ahora se examinarán algunos de
sus aspectos prácticos.

Planes a corto y a largo plazo. La preparación del presupuesto es una

función importante del director de la biblioteca de la universidad.
Las operaciones corrientes de la biblioteca se calculan de ordinario
tomando como base un año,que es un periodo relativamente corto.
La preparación de un presupuesto a largo plazo es un elemento
esencial para el planeamiento del desarrollo futuro de la biblioteca.
Al establecer planes para el porvenir, deben fijarse objetivos
concretos que puedan alcanzarse razonablemente.La construcción
de un nuevo edificio para la biblioteca en dos o tres años puede
ser un objetivo: la adición de I O O o00 libros durante un periodo
de cuatro o cinco años, puede ser otro. Hay que identificar y
preparar los recursos humanos,materiales y económicos necesarios
para alcanzar esos objetivos. La construcción de un nuevo edificio
exigirá el establecimiento de un plan de financiamiento y de
dotación de personal escalonado en varios años. El objetivo de
adquirir 100 o00 nuevos libros puede exigir no sólo los créditos
para pagar los libros, sino personal suplementario para selec-
cionarlos, encargarlos, catalogarlos, clasificarlos y prepararlos
para su utilización.
Al establecer planes a largo plazo en los países en vías de
desarrollo pueden presentarse grandes dificultades en materia de
contratación y formación de personal. Con frecuencia se recurre
a expertos extranjeros para que ayuden a preparar el plan de
desarrollo. En ocasiones se les utiliza al nivel de director de la
biblioteca universitaria, o en otros niveles, para que ayuden en
el planeamiento, asesoren sobre la selección y formación de
personal y participen en el funcionamiento de la biblioteca hasta
que puedan ser sustituidos por personal local capacitado. C o m o
la formación de personal, especialmente si se precisan estudios
en el extranjero, puede requerir dos o más años, los servicios del
experto se contratarán por un periodo de la misma duración.
U n modo de prever las necesidades de fondos y de personal
para un programa a largo plazo consiste en hacer estimaciones
para un desarrollo progresivo durante un periodo de cuatro a
cinco años. Suponiendo, por ejemplo, que una biblioteca va a
disponer en un plazo de tres años de un nuevo edificio, que va

54
a contar con los servicios de un esperto extranjero durante ese
periodo y que proyecta constituir sus colecciones y su plantilla
de personal progresivamente en un periodo de cinco años, los
cálculos detallados podrían hacerse tomando como base las
indicaciones contenidas en el cuadro que sigue.

Necesidades de personal durante un quinquenioa

Departamento y cargo
Personal er '
.
2 er
4p 5.0
existente año año 2io ano año

Administración de la
biblioteca
Director de la biblioteca
de la universidad I
Director adjunto de la
biblioteca de la
universidad
Experto extranjero
Secretario I

Servicios de lectura
Jefe I
Bibliotecario del servicio
de referencias I
Bibliotecario del servicio
de circulación I
Auxiliar 2 2

Servicios técnicos
Jefe I
Bibliotecario del servicio
de catalogación I
Auxiliar (catalogación) 2 I
Bibliotecario del servicio
de adquisiciones I
Auxiliar (adquisiciones) I I
Técnico en fotografía
Auxiliar del técnico
en fotografía
Técnico en encuader-
nación
Personal de conservación,
custodiay mensajería
- -
Total de efectivos 9 9
a. Personalexistente:9;nuevo personalprevisto: 23; o sea un totalde 32.
b. Las cifras entre paréntesesrepresentan el total del nuevo personal.

55
El plan, que se inicia con una plantilla total de nueve personas,
exige aumentos anuales que alcanzan su máximo en el tercer año,
para descender después rápidamente. En el primer año del
programa de desarrollo se nombra al experto extranjero durante
un periodo de tres años (para que ayude a planear el edificio,etc.).
En el mismo año se nombran un bibliotecario para el servicio de
referencias,otro para el de circulación,otro para el de catalogación
y otro para el de adquisiciones, así como cuatro auxiliares. Este
personal colaborará en el establecimiento de un vasto programa
de adquisiciones y catalogación. En el segundo año se nombrará
un bibliotecario más para el servicio de catalogación y un auxiliar
para atender los trabajos correspondientes a los libros que llegan.
En el tercer año, a fines del cual se espera que entre en servicio
el nuevo edificio de la biblioteca, se hacen nombramientos adi-
cionales para reforzar el servicio de adquisiciones, y crear otros
nuevos. Se nombra un director adjunto de la biblioteca. Se
contratan más empleados de conservación y de custodia. A fines
del tercer año, el experto bibliotecario extranjero llega al término
de su misión. En el cuarto y el quinto año se hacen algunos nom-
bramientos suplementarios.Al finalizar el quinquenio,la plantilla
de personal es de 32 funcionarios y puede emprenderse una nueva
etapa de planeamiento.
 Foto: Unesco / Almasy-ì’authey
I. Libre acceso a las estanterías. Biblioteca de la Universidad de
Ibadán (Nigeria).
Foto: Unesco / hlichèle Edelmann
III. Libre acceso a las estanterías. Sala de lectura de la Universidad
Libre de Berlín.

II. Libre acceso a las estanterías. L a Biblioteca de la IJniversidad

Hebrea (Israel).
IV. Libre acceso a las estanterías. U n a sala de lectura de la Douglas
College Library, Rutgers University,N e w Brunswick, N e w Jersey
(Estados Unidos de América). Arquitectos : Warner Burns Toan
Lunde Inc., Nueva York.

Foto: Cottscho-Schleisner
 CAPÍTULO v

PERSONAL

El desarrollo de las bibliotecas universitarias requiere ante todo

los servicios técnicos y profesionales de personal de ambos sexos
debidamente capacitado al efecto, es decir, de bibliotecarios espe-
cializados. Por desgracia, en los países en vías de desarrollo existe
una gran escasez de buenos bibliotecarios; incluso en algunos
países m u y desarrollados se deja sentir esa escasez. Se trata pues de
un problema de personal que han de resolver las universidades y los
gobiernos y no sólo en el plano de la profesión de bibliotecario.
Lo dicho anteriormente sobre la orientación y dirección de las
bibliotecas universitarias indica que la universidad y el Estado,
juntos o separadamente,pueden dictar normas y crear condiciones
que sirvan de estímulo a los graduados mejor calificados para que
ingresen en la profesión de bibliotecario. El presente capítulo
trata de la selección, formación, situación académica y adelanto
profesional del personal de bibliotecas y de asuntos relacionados
con ello.

N O M B R A M I E N T O D E U N DIRECTOR
D E BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

Es de importancia capital que el director de una biblioteca uni-

versitaria sea muy competente. La universidad no debe nom-
brarle si no está segura de que es perfectamente capaz de desem-
peñar el papel importante que se le asigna. Razones de oportu-
nidad, o el deseo de adquirir prestigio o de aumentarlo, pueden
llevar a nombrar a un erudito distinguido o a un hombre de
ciencia eminente. Sin embargo, no es recomendable hacerlo
“cuando la persona elegida no está familiarizada con la bibliote-
conomía moderna y en ningún sentido es un bibliotecario”1. La
universidad no debe caer tampoco en el error de considerar que
por ser pequeña no necesita una persona m u y competente. L a
I. J. P.DANTON, L a formaciónprofeswnal del bibliotecario,p. 5, Paris, Unesco, 1950. 104 p.
(Manuales de la Unesco para las bibliotecas públicas, n.o I.)

57
universidad puede ser pequeña,pero si quiere lograr un buen nivel
en la enseñanza,en la investigación y en la calidad de su personal
docente, su biblioteca tendrá seguramente cada vez mayor
importancia y complejidad.El hecho de que algunos bibliotecarios
sin un diploma oficial hayan organizado y dirigido buenas e
incluso excelentes bibliotecas, no quiere decir que sea innecesaria
una formación especializada. Es posible que esta formación en el
sentido más literal de la palabra no haya hecho falta a algunas
personas que, después de un largo aprendizaje en bibliotecas
importantes y después de muchos años de estrecha identificación
con la administración de bibliotecas, consiguieron que su expe-
riencia y sus conocimientos de bibliotecología les colocaran en
puestos de autoridad y de prestigio. Algunos de los grandes biblio-
tecarios de otros tiempos fueron eruditos sin una formación espe-
cializada en bibliotecología. Pero si consiguieron distinguirse fue
porque “estudiaron los problemas de la bibliotecología y traba-
jaron sobre la doctrina y la práctica de las bibliotecas para fomen-
tar y enriquecer la erudición en general”1.
La tradición de una formación completa en bibliotecología uni-
versitaria está fuertemente arraigada en Europa y en América del
Norte e influye cada vez más en el desarrollo de las bibliotecas
universitarias de otras partes del mundo.
Puede ser difícil hallar candidatos para la bibliotecología cuyos
estudios y títulos sean suficientemente elevados para que puedan
ingresar en las escuelas superiores de bibliotecología. Pero no es
imposible. E n todo país existen personas cuya capacidad intelec-
tual, estudios universitarios, interés en los objetivos de la univer-
sidad y facultades administrativas y de dirección permiten que se
les seleccione para que cursen estudios superiores,sean luego objeto
de una formación y adquieran por último una experiencia profe-
sional. Si en el país no está organizada la formación profesional,
será necesario enviar el candidato al extranjero. Mientras su biblio-
tecario electo perfecciona su instrucción y su capacitación,la uni-
versidad puede considerar conveniente llamar a un experto en
bibliotecas extranjero para que organice y administre la biblioteca.
En ese caso, conviene que la presencia del experto extranjero se
prolongue después que haya vuelto al país el bibliotecario de la
universidad durante un tiempo suficiente para que se efectúe
normalmente la transmisión de atribuciones y para que el biblio-
tecario de la universidad vaya adquiriendo de una manera gra-
dual y progresiva una eficacia completa en el desempeño de sus
funciones.En ciertos casos se ha considerado conveniente traer al
experto extranjero antes de proceder a seleccionar el bibliotecario
universitario.
I. L.R. WILSON; M.F. TAUBER, Columbia Universi@ Press, 1956. 641 p. (Columbia
University studies in library service, n.o 8.) op. cit., p. 272.

58
 E n algunas universidades antiguas,con bibliotecas m u y descen-
tralizadas,la selección de un candidato muy bien capacitado para
el puesto de director de la biblioteca universitaria puede no ser
tan difícil como crear las condiciones apropiadas para que pueda
trabajar con la máxima eficacia en beneficio de la universidad.
Tanto si se le nombra para dirigir la creación y funcionamiento
de una nueva biblioteca como para coordinar y mejorar el fun-
cionamiento de una biblioteca que ya existe, el director de una
biblioteca universitaria debe poseer suficiente autoridad y disponer
de un personal que le permita realizar bien su trabajo. La selec-
ción, la formación y la supervisión de ese personal figuran entre
sus principales atribuciones. Cuando no se le pueda dar plena
autoridad para escoger a los bibliotecarios de facultad o de depar-
tamento,se le deberá consultar sobre ello,puesto que estará encar-
gado de organizar el trabajo de todos y de coordinar los servicios.
En todo caso poseerá la máxima autoridad en la biblioteca uni-
versitaria principal.

NUMERO Y NATURALEZA DEL PERSONAL

El número y clase del personal dependerá del número de estu-

diantes y de profesores y del público al que la biblioteca haya de
prestar servicio, así como del tamaño y disposición de la biblioteca
principal, del carácter y condición de las colecciones de la biblio-
teca, del número de bibliotecas de facultad, instituto y departa-
mento que dependan de la biblioteca principal, de los métodos de
enseñanza y del número de horas de apertura de la biblioteca.
Hay que establecer ciertos criterios en lo que respecta al per-
sonal, en primer término para poderlo nombrar en número sufi-
ciente y para fijar una base de planeamiento y de financiamiento.
Las autoridades y el personal de bibliotecas han procurado encon-
trar fórmulas válidas y seguras aplicables a su respecto. En general
se basan en una clasificación de los diversos puestos profesionales
y no profesionales y en una determinación del número y grado de
puestos necesarios en relación con el volumen y carácter del público
al que se haya de prestar servicio. La clasificación de los puestos
basta en muchos casos para establecer planes y fijar normas rela-
tivas a los sueldos.
El Ministerio de Enseñanza Superior de la Unión Soviética, en
sus disposiciones relativas a las bibliotecas, determina la clase y
el número del personal profesional o facultativo de las bibliotecas
de las instituciones de enseñanza superior.El “Cuadro modelo de
organización”distingue cuatro categorías de bibliotecarios :direc-
tor de biblioteca,jefe de servicio,bibliotecario principal y biblio-
tecario.El número de funcionarios de cada categoría depende del

59
volumen de la matrícula. En un establecimiento con una matrí-
cula de 1001a 1500estudiantes, la biblioteca tendrá dos biblio-
tecarios principales y cinco bibliotecarios, además del director.
D e 1501a 2000 estudiantes, se puede nombrar un jefe de servicio,
un bibliotecario principal y dos bibliotecarios másl. El cuadro no
indica el número de funcionarios administrativos, técnicos, per-
sonal de conservación y demás personal no facultativo, pero
existen probablemente disposiciones que lo determinan.
En 1943,la American Library Association publicó una serie de
esquemas de clasificación y sueldos de los bibliotecarios de los
establecimientos de enseñanza superior. Eran principalmente nor-
mas de orientación para los establecimientos de tipo medio y
pequeños. Las institucionesm u y vastas se consideraban demasiado
complejas y con características demasiado peculiares para poder
aplicarles instrucciones normalizadas. Merece señalarse que en
este caso se clasifican a los bibliotecarios según la cantidad de ser-
vicio prestado, en el supuesto de que los lectores de la biblioteca
necesitarían mayor o menor cantidad de servicio según su nivel
de educación y sus funciones pedagógicas. La segunda edición de
esos “planes” o esquemas,publicada en 1947,sienta las bases para
calcular el volumen de servicio en la forma siguiente:
Por cada estudiante de primero y segundo año excepto aquellos
que tienen asignadas tareas especiales o de investigación,
I unidad.
Por cada estudiante de tercero y cuarto año, excepto aquellos
que tienen asignadas tareas especiales o de investigación,
2 unidades.
Por cada estudiante que tiene asignadas tareas especiales o de
investigación, 3 unidades.
Por cada graduado universitario, 4 unidades.
Por cada miembro del personal docente, 5 unidades2.
Suponiendo que una universidad tenga una mátricula de 500
estudiantes en los dos primeros años de su plan de estudios, 300
en los dos años siguientes, 50 superiormente calificados que tra-
bajan en condiciones especiales,50 candidatos al título M.A.y 40
profesores,la biblioteca tendría una carga total de servicio de 1650
unidades para un volumen de lectores de 940 personas. Con
arreglo a los planes, se requeriría un personal facultativo de seis
funcionarios, incluido el director de la biblioteca universitaria y
un personal administrativo de 2 a 4 personas. Los planes reco-
miendan que de un 40 a un 60% del total de horas de personal se
dedique a servicios no profesionales.
Los planes de la ALA proporcionan indicaciones Útiles para una
buena organización del personal,especialmente en lo que respecta
I. P.L. HORECKY,
Op. cit., p. 243.
2. AMERICANLIBRARY ASSOCIATION, op. cit.

60
a la descripción y clasificación de puestos, pero se han criticado
en algunos otros aspectos. Se ha dicho que el cálculo del volumen
del servicio no hasta por sí solo para determinar las necesidades
en personal. También se ha dicho que no se prevé lo debido res-
pecto del personal de oficinasy del resto del personal administra-
tivo. Las normas de la ALA relativas a una biblioteca de colegio
universitario recogen esas críticas e indican que el tamaño de la
institución es un factor importante pero no el único que debe
tenerse en cuenta y añaden que “a medida que aumente el tamaño
de la biblioteca debe aumentar la proporción de personal no
facultativo en relación con el facultativol”.A.L. McNeal reco-
mienda una proporción de dos no facultativos por un biblioteca-
rio : “Un funcionario facultativo debe poder supervisar o dirigir
a dos funcionarios administrativos”2, Los hechos confirman cada
vez más el punto de vista de McNeal. E n realidad,en las biblio-
tecas importantes se observa una tendencia a aumentar aún más
la proporción de personal no facultativo frente al facultativo.
La proporción más adecuada entre uno y otro tipo de personal
no es cuestión primordial en países donde hay una gran escasez de
bibliotecarios capacitados y relativamente un gran número de
personal de oficinas y otro de personal no facultativo.El principal
problema consiste en producir el número necesario de bibliote-
carios capacitados.Sin embargo este problema no puede separarse
de otro ligado con él que es el de la organización y formación de
un personal auxiliar de funcionarios administrativos, mecanó-
grafas, taquígrafas,contables,encuadernadores,impresores, fotó-
grafos, ordenanzas, vigilantes de las mesas de lectura y de las
estanterías,encargados de la conservación y guarda, etc. Es sabido
que en toda clase de bibliotecas una gran parte del trabajo es de
carácter administrativo y de vigilancia más que de carácter téc-
nico. U n personal no facultativo adecuado, convenientemente
dirigido, permitirá lograr una mayor eficacia y una economía en
el servicio a la vez que una mejor utilización del personal profe-
sional en interés de la enseñanza,la formación y el estudio.

D E L A P L A N T I L L A DE P E R S O N A L
SELECCI~N

Personal capacitado. Debe autorizarse al director de la biblioteca

universitaria para que seleccione al personal según las normas en
que se establezcan los requisitos indispensables para el nombra-
miento. U n a buena selección del personal es esencial para un ser-

I. ALA standards for college libraries, College and research libraries, vol. 20, julio-agosto
1959, P. 274-280.
2. A. L.MCNEAL, Financial problems of university libraries, College and research libraries,
vol. 15, octubre 1954,p. 407-410,y 420.

61
vicio bibliotecario eficaz, así como para la enseñanza y la investi-
gación. El personal superior, como los jefes de servicio y de las
grandes secciones de la biblioteca universitaria principal y los
directores de las bibliotecas de los institutos y colegios universi-
tarios deberán contar con los siguientes requisitos mínimos : a)
estudios universitarios completos; b) un título universitario en
bibliotecología o una competencia equivalente en calidad de
miembro de una asociación de bibliotecas que exija un alto nivel
de formación profesional para ser admitido en ella; c) varios años
de experiencia profesional apropiada. Puede haber además deter-
minados puestos que exijan otros requisitos. Los bibliotecarios de
menos categoría han de poseer como mínimo un título universitario
más otro en bibliotecología o una competencia equivalentesegún lo
indicado más arriba. Para todos los puestos de carácter facultativo
conviene precisar bien las tareas así como los requisitos exigidos.

Otros tipos de personal. Esta selección del personal no facultativo es

también importante. El director de la biblioteca universitaria ha
de participar pues en la selección y nombramiento de personal
técnico, como fotógrafos, encuadernadores, impresores, etc., así
como de los funcionarios administrativos. Por lo general, el per-
sonal subalterno -ordenanzas, vigilantes, personal encargado de
la limpieza- y el de conservación de los locales suelen ser selec-
cionados por un funcionario administrativo de la universidad.
También en este caso es preferible que haya descripción del
puesto y normas de nombramiento.

FORMACION PROFESIONAL DE LOS BIBLIOTECARIOS

L a escasez de bibliotecarios capacitados en los países en vías de

desarrollo exige que se organice la formación profesional del per-
sonal de bibliotecas. Para lograr una buena formación habrá que
dar al futuro bibliotecario una instrucción general completa y un
conocimiento de la función histórica y del papel actual de las
bibliotecas como centros de selección,adquisición y organización
de conocimientos para su utilización eficaz, de los principios y
prácticas de la bibliotecología y sus aplicaciones y de las distintas
concepciones,históricas y actuales,de la bibliotecología.
El bibliotecario así preparado podrá participar en las activi-
dades de enseñanza y de investigación de la biblioteca universitaria
así como en el fomento de la bibliotecología. En este sentido, los
objetivos profesionales del bibliotecario son similares a los de
otras profesiones intelectuales ya que se trata de transmitir y de
aplicar los conocimientos adquiridos y de promover el adelanto
en una materia.

62
 D e ahí que el aspirante a una capacitación en bibliotecología
deba ser una persona debidamente instruida. H a de saber
también lo más importante de la historia de su país y de su región.
H a de conocer el principal idioma y la literatura de su país y
dominar además,como mínimo, una lengua moderna, que no sea
la suya. En los países bilingües o plurilingues, el segundo idioma
del aspirante ha de ser el que se emplee con más frecuencia en la
enseñanza,en la administración y en la diplomacia.Cuanto mejor
conozca los idiomas modernos, más eficazmente podrá desempe-
ñar sus funciones. Los aspirantes que no posean esos conocimien-
tos deberán adquirirlos antes o durante su formación profesional.

Los planes de estudio de las escuelas de bibliotecarios. E n los planes de

estudio de las escuelas de bibliotecarios se suele tratar de un modo
esencial y sistemático de las siguientes materias :catalogación y
clasificación;materiales bibliográficos y de referencia; compra y
selección de libros; organización y administración de bibliotecas 1.
La catalogación y la clasificación se consideran fundamentales;
la primera trata de la identificación y descripción bibliográfica de
los libros;la segunda, del análisis de su contenido. Los materiales
bibliográficos y de referencia son asimismo materias fundamen-
tales.Los estudiantes aprenden la técnica de la descripción biblio-
gráfica y manejan las principales bibliografías. Aprenden a utilizar
las obras de referencia y a facilitar datos de referencia y biblio-
grafías.
El estudio del material bibliográfico y de referencia es de suma
importancia para todos los bibliotecarios,pero especialmente para
los de los países en vías de desarrollo. E n los países con pocos
recursos en materia de bibliotecas,las bibliografías y demás obras
de referencia son imprescindibles para identificar y localizar los
datos importantes así como las publicaciones necesarias para la
enseñanza y la investigación en cualquier rama del saber.
La selección de las obras y su adquisición se estudian desde
diversos puntos de vista. E n los países pobres es muy importante
que el bibliotecario conozca perfectamente los principios de selec-
ción y los mejores métodos para la adquisición de libros, porque
los libros pueden ser m u y difíciles de obtener dadas las condiciones
de transporte y las comunicaciones y además porque los recursos
destinados a su adquisición no suelen ser abundantes. Por consi-
guiente, es absolutamente necesario evaluar con objetividad las
necesidades en libros y seleccionar los materiales de una manera
acertada.
U n a parte del programa de preparación bibliotecológica se
referirá a la organización y administración de bibliotecas, tanto
generales como especializadas. N o todos los estudiantes ocuparán
I. op. cit., p. 16.
DANTON,
 al graduarse un puesto administrativo,pero en general se les exige
a todos que aprendan los principios básicos de la administración
de bibliotecas. Todo bibliotecario puede sacar provecho de una
buena formación a ese respecto.
En los cursos superiores del plan de estudios figurarán la teoría
de la clasificación,la documentación en información,bibliografía
erudita, manuscritos, dirección de archivos, paleografía, edificios
para bibliotecas, así la bibliografía sobre materias determinadas,
como medicina, derecho, artes o ciencias físicas y biológicas.
La duración del periodo de formación varía considerablemente
según los países, pero en general se considera indispensable un
mínimo de un año académico completo en una universidad para
la formación básica de los bibliotecarios universitarios. Varios
establecimientos docentes $e los Estados Unidos expiden el título
de doctor y la República Arabe Unida y la India organizan pro-
gramas que permiten obtener el título Muster y de Ph.D.E n fecha
reciente se han organizado nuevos programas de nivel avanzado o
se iniciarán en breve en lugares tan alejados unos de otros como
Francia, Yugoslavia, Taiwán, Reino Unido, Nigeria, Polonia y
los Países Bajosl.
Los países que inician su desarrollo y otros en que la formación
profesional en bibliotecología era prácticamente desconocida
antes de la última guerra mundial, están organizando actualmente
programas de formación y acuden menos a los establecimientos
extranjeros. Las nuevas escuelas o institutos suelen adaptar sus
cursos a las necesidades de países o regiones en que están insta-
lados.Algunos establecimientos de países en otro tiempo asociados
con el Reino Unido han orientado sus programas con la idea de
preparar a los estudiantes para los exámenes de la Library
Association.
E n los países en que las bibliotecas están poco desarrolladas es
preferible enviar a estudiar al extranjero a las personas seleccio-
nadas para ocupar puestos importantes en las bibliotecas univer-
sitarias, a fin de que reciban una buena formación y puedan
efectuar observaciones y adquirir experiencia. El trabajo en una
biblioteca bien organizada, con un buen fondo de libros y una
dirección competente, puede ser muy útil para aprender biblio-
tecología. Ai escoger a los aspirantes destinados a recibir una for-
mación en el extranjero deben aplicarse normas muy rigurosas.
Es indispensable que conozcan bien el idioma del país a donde se
les envíe, pues de otro modo tropezarán con un grave obstáculo
para sacar provecho de una estancia en el extranjero. Debe darse
también tiempo al candidato para que haga sus estudios. Por
último, debe tener una vocación decidida por la bibliotecología.
I. H.LANCOUR; J. C.HARRISON, Education for librarianship abroad in selected coun-
tries, Library trends, vol. 12, October 1963,p. 121.
SITUACION D E LOS BIBLIOTECARIOS
E N L A UNIVERSIDAD

La demanda de bibliotecarios de universidad así como la del per-

sonal universitario restante crece rápidamente debido sobre todo
al enorme aumento del número de alumnos matriculados,al con-
tinuo desenvolvimiento de la enseñanza superior y a la necesidad
cada vez mayor de personal que reune y prepara para su utiliza-
ción eficaz el conjunto de los conocimientos humanos cada vez
más vastos. Pero para los bibliotecarios existen además otras
razones. Entre ellas,el concepto moderno de la biblioteca univer-
sitaria considerada como un organismo activo de instrucción,que
está cada día más extendido y tiene como consecuencia el que
las bibliotecas actuales necesitan un mayor número de bibliote-
carios competentes que las antiguas.
En la estructura jurídica de la universidad, los bibliotecarios
deben ser considerados oficialmente como miembros del personal
de enseñanza e investigación, con categoría y títulos, sueldos y
prerrogativas análogos a los del personal docente.
El no reconocérseles tal condición es uno de los mayores obstá-
CUIOS con que se tropieza para encontrar un personal de bibliotecas
competente. Los graduados universitarios mejor calificados, que
son los que deberían orientarse hacia la bibliotecología, no se
sentirán atraídos por la profesión de bibliotecario si no ven en ella
una carrera respetable y conveniente para sus aspiraciones perso-
nales. Esta fue la principal conclusión de la sección universitaria
del Seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas en
Asia Meridional, de 1960.El seminario propuso que las autori-
dades universitarias se atuviesen al esquema siguiente1:
~ ~ ~ ~~ ~

Carácter del Atribuciones Equivalencia con las

funcionario categorías del
personal docente

Director de biblioteca Dirección Profesor de universidad

Director adjunto Facultativas en el Profesor auxiliar
grado superior
Bibliotecario auxiliar Facultativas Lector
subordinadas
Auxiliar bibliotecario Auxiliar facultativo Lector auxiliar
de una sección
Auxiliar técnico Auxiliar facultativo Lector auxiliar

I. UNESCO,Regional Seminar on Library Development in South Asia, Delhi (India)

3-14October 1960,Report of group II (Unwersity libraries), p. 5-6,22 p. (Unesco/LBA/
Sem.7/48.)
Esta es una de las diversas maneras de atribuir una condición
académica. Robert B. Downs, director de las Bibliotecas de la
Universidad de Illinois (Estados Unidos) indica otra, fruto de su
experiencia en la reorganización del personal facultativo de biblio-
tecas de su universidad cuando,en 1944,se incorporaron los fun-
cionariosadministrativosal personal facultativo de la universidad 1.
Todos los puestos facultativos se clasificaron teniendo en cuenta
las categorías del personal docente:ayudante,profesor auxiliar y
profesor agregado. Se autorizó a los bibliotecarios a que utilizaran
sus títulos académicos y se les atribuyó el sueldo correspondiente
a la categoria a que pertenecían.Adquirieron los mismos derechos
que el personal docente, en lo que respecta a la jubilación, ina-
movilidad en el cargo,licencias por enfermedad y años sabáticos.
En varios aspectos de sus actividades,se aplicaron a los bibliote-
carios las disposiciones de los reglamentos que sigen el trabajo de
los funcionarios administrativos.
Los ejemplos mencionados indican diversas maneras de atribuir
la condición académica al personal de bibliotecas; cada univer-
sidad deberá tomar las disposiciones pertinentes teniendo en cuenta
sus tradiciones, la actitud del personal docente y sus relaciones
con las autoridades oficiales.

PERFECCIONAMIENTO PROFESIONAL D E L P E R S O N A L

El hecho de equiparar al personal facultativo de bibliotecas con

el personal docente no garantiza automáticamente su eficiencia;
ésta va unida a la posibilidad de utilizar plenamente al personal
en un trabajo que requiere una formación más bien técnica que
administrativa y a los esfuerzos que se realicen para facilitar y
promover su perfeccionamiento profesional.
Por ejemplo, en el servicio de préstamos, el bibliotecario ha de
decidir la orientación que se le ha de dar y dirigir las operaciones
del préstamo. Pero la entrega material de los libros debe hacerla
el personal subalterno. EI bibliotecario se ocupará de seleccionar
los libros que se han de comprar y decidirá a qué casa se habrá
de hacer el pedido; la formulación del pedido es trabajo de meca-
nógrafa. Distraer al bibliotecario de su labor encomendándole un
trabajo que puedan realizar bien y con menos costo los auxiliares
administrativos y técnicos no sólo es absurdo y caro sino que
impide que el bibliotecario atienda como es debido a su labor per-
sonal y profesional. Le rebaja además a sus propios ojos y a los
del personal docente, que en esas condiciones puede llegar a con-
siderarle como un subalterno y no como un colega.
I. R.B. DOWNS, ed. The status of American college and universi@ librarians, p. 161.Chicago,
American Library Association, 1958. (ACRLmonographs, n.o 22.)

66
 Con la aprobación y el apoyo de la universidad,el director de
la biblioteca universitaria puede emplear varios sistemas para
mejorar la preparación profesional de su personal.

Orientación del personal. Se da por supuesto que los nuevos funciona-

rios poseen conocimientosbásicos de bibliotecología,pero es necesa-
rio facilitarlesdatos y orientación en lo que respecta a la organiza-
ción,recursos,servicios y elementos de la biblioteca en la que van
a trabajar. Esa orientación puede darse en pocos días o en varios
meses. Supone recorrer bien la biblioteca, asistir a conferencias de
los jefes de sección, conocer bien el manual de1 persona1 y otros
documentos que publica la biblioteca y realizar una serie de tra-
bajos en cada servicio de la biblioteca.

M a n u a l del personal. El manual del personal constituye un instru-

mento administrativo sumamente útil para orientar y formar al
nuevo personal y para que se apliquen de una manera uniforme
la política y los reglamentos en el conjunto de los servicios de
bibliotecas de la universidad. Algunos de los mejores manuales
son muy detallados. Contienen una descripción precisa de los
métodos y prácticas de todas las secciones y servicios de la biblio-
teca; normas y reglamentos administrativos referentes a los nom-
bramientos,sueldos,horas de trabajo, ascensos, licencias, reunio-
nes de personal, etc., normas que se observan en la biblioteca
para las adquisiciones y el préstamo de libros, servicios de refe-
rencia y servicios bibliográficos y asistencia a reuniones profesio-
nales,formularios que se utilizan en la biblioteca con instrucciones
para su empleo, lista de publicaciones de la biblioteca e indica-
ciones para prepararlas y muchos otros asuntos relacionados con
la marcha de la biblioteca. La Enoch Pratt Free Library, una
gran biblioteca pública de Baltimore, Maryland (Estados Uni-
dos)l ha editado a ese respecto dos buenas publicaciones muy
completas.Aunque están destinadas a bibliotecarios de las biblio-
tecas públicas, muestran cuál puede ser la índole y las caracte-
rísticas de los manuales destinados a una biblioteca de universidad.

Reuniones del personal. La reunión del personal es un buen medio

para establecer y mantener una comunicación eficaz entre el
director de la biblioteca y su personal y entre los funcionarios
mismos. Según el número de funcionarios y el emplazamiento de
la biblioteca universitaria y de sus sucursales, podrán asistir a las
reuniones todos los funcionarios facultativos o sólo los jefes de
sección o de servicio. Aunque el director de la biblioteca de la
universidad considere conveniente celebrar frecuentes reuniones
I. Enoch Pratt Free Library. Staff instruction book, Baltimore, Maryland, 1945.
General reference dejartmenl manual, 1950,230 p.
con el personal de categoría superior,no hay que dejar no obstante
de reunir a todo el personal,al menos una vez por semestre.
Las reuniones de carácter general son útiles para que el personal
se entere de las novedades importantes relativas a la vida y al tra-
bajo de la universidad y de la biblioteca, discuta asuntos que
atañen a la biblioteca en su conjunto,conozca los nuevos métodos
y tenga la ocasión de asistir a conferencias de bibliotecarios fun-
cionarios universitarios y profesores invitados.
Esas reuniones,bien organizadas, serán muy provechosas para
los nuevos funcionarios a los que darán la posibilidad de entrar
en contacto con el conjunto del personal y de adquirir un senti-
miento de solidaridad profesional. Si fuese imposible celebrar
reuniones o éstas no pudieran ser frecuentes, sería conveniente
publicar un boletín de noticias e informaciones para mantener
con el personal buena comunicación.

Perfeccionamiento del personal en ejercicio. E n cierto modo, el perfec-

cionamiento en ejercicio se obtiene constantemente con las rela-
ciones entre los funcionarios principales y los de menor categoría.
Pero es más eficaz cuando consiste en una serie de actividades
organizadas destinadas a dar a conocer al nuevo personal, lo
mismo al facultativo que al no facultativo, la manera de trabajar
y de mejorar el trabajo. En algunas bibliotecas puede constituir
una manera eficaz de estimular al personal a que se prepare
para exámenes que le permitan obtener un ascenso.

Actividades profesionales fuera de la universidad. Debe alentarse al per-

sonal profesional que participe en reuniones de las organizaciones
profesionales de bibliotecarios, visite otras bibliotecas, centros
bibliográficos y de documentación,en el país y fuera de él de ser
posible. D e esta manera el funcionario podrá completar sus cono-
cimientos profesionales y aumentar el valor de sus servicios para
la biblioteca de la Universidad. Siempre que sea factible,se auto-
rizará al personal a asistir a cursos superiores de bibliotecología,
y si lo hacen con éxito, se les tendrá en cuenta para un aumento
de sueldo.

Enseñanza y redacción. A los funcionarios que muestren aptitudes

para la enseñanza se les dará la posibilidad de enseñar bibliote-
cología u otras materias que les permitan aumentar su retribución,
si las condiciones lo permiten. Se procurará, sin embargo, evitar
un exceso de trabajo en lo que se refiere a la enseñanza, que
podría ser perjudicial para el bibliotecario, impidiéndole desem-
peñar bien sus funciones, con la duda asimismo de que en tales
condiciones su labor fuese provechosa para los estudiantes.
La redacción o la traducción están directamente relacionadas
con las funciones y las necesidades de la profesión de bibliotecario
por lo que deben fomentarse resueltamente, especialmente en los
países donde hay una escasez de publicaciones profesionales en la
lengua nacional. A las publicaciones eruditas no relacionadas con
la biblioteca deben aplicárseles en cambio las mismas considera-
ciones que a la enseñanza.

ASCENSOS

Las normas y condiciones para el ascenso de los bibliotecarios han

de ser análogas a las del personal docente. Los criterios que suelen
aplicárse en el ascenso de los profesores son que hayan obtenido
grados superiores y posean los diplomas correspondientesy hayan
publicado obras de carácter científico o erudito. A los biblioteca-
rios, estos criterios deben aplicarseles con flexibilidad y compren-
sión. Por lo general, los bibliotecarios no suelen tener mucho
tiempo que dedicar a publicaciones eruditas o profesionales,
aunque muchos de ellos encuentran la manera de obtener grados
académicos superiores. Por otra parte los bibliotecarios son a
menudo destinados a cargos de mayor responsabilidad dentro de
la organización de bibliotecas a medida que aumentan su expe-
riencia y su preparación.

CONDICIONES D E T R A B A J O

N o sólo debe facilitar la biblioteca condiciones de trabajo adecua-

das para el bienestar físico de todas las personas que trabajan en
su recinto, sino proporcionarles además un número razonable de
horas libres que puedan dedicar a la redacción de obras eruditas
o profesionales,a estudios avanzados,al descanso y a la recupera-
ción física,y garantizarles seguros de enfermedad y de jubilación.
E n los nuevos edificios de bibliotecas,las salas de trabajo están
bien acondicionadas, bien iluminadas y ventiladas, los muebles
y el equipo son adecuados y las salas de reposo para el personal
confortables. En las regiones tropicales se emplea cada vez más
el aire acondicionado para la comodidad de todos los que utilizan
el edificio así como para la conservación de las colecciones y del
material. Las buenas condicionesfísicas permiten realizar un tra-
bajo eficaz y crean un buen estado de ánimo. Las malas condi-
ciones producen a menudo el efecto contrario.

Horario de trabajo. El horario de trabajo varía considerablemente

según las regiones y depende de las condiciones climáticas, las
costumbres locales,los reglamentos de la universidad y las dispo-
siciones de las autoridades. Por lo general, las bibliotecas suelen
estar abiertas durante muchas horas relativamente a fin de que
los estudiantes y los profesores puedan utilizarlas para la lectura
y la investigación. La biblioteca suele igualmente estar abierta
todo el año, a diferencia de las clases de la universidad. Por ello
es necesario también que haya suficiente personal para el trabajo
de todo el año, con la salvedad de que variará según qué clases
estén abiertas o no. El trabajo de los bibliotecarios deberá ser
pues de jornada completa.

Vacacionesy otros permisos. Se darán a los bibliotecarios vacaciones

importantes, pero será necesario que se dispongan escalonada-
mente para que la biblioteca funcione de manera continua. Allí
donde haya años sabáticos,los bibliotecarios tendrán derecho a
ellos. También se concederán a los bibliotecarios licencias por
enfermedad,con sueldo,y vacación con motivo de las fiestas nacio-
nales y locales. E n todos los casos, se tomarán disposiciones para
que los servicios bibliotecarios estén siempre atendidos. La univer-
sidad deberá consignar para ello créditos suficientes.

Hospitalizacióny jubilización. En calidad de miembros del personal

facultativo,los bibliotecarios disfrutarán en io que respecta a hos-
pitalización,servicios médicos y jubilación,de los mismos derechos
que el personal docente. Tales derechos varían desde luego según
los países, pero pueden comprender servicio médico y hospitali-
zación gratuitos,servicios dentarios,seguro de enfermedad y dere-
cho a jubilación. Algunos países dan las pensiones complementa-
mente gratuitas. E n otros contribuyen conjuntamente a un fondo
de pensiones la universidad o el gobierno y el funcionario.

AUXILIARES ESTUDIANTES

Los estudiantes y los graduados pueden proporcionar una buena

asistencia suplementaria,administrativa y técnica,a la biblioteca
de la universidad. Algunas bibliotecas se valen de ellos para
muchísimas tareas. Pueden utilizarse los estudiantes para trabajos
sencillos, como la toma de los libros de las estanterías y su devo-
lución a su sitio, asistencia al servicio de préstamos, escribir a
máquina, pegar o rotular en el departamento de catalogación,
comunicación entre la biblioteca y otros edificios, trabajos sen-
cillos de arreglo y reparación de libros,manipulación de máquinas
multicopistas, etc. Por lo general se considera que la biblioteca
debe abonarles los sueldos corrientes en la universidad.
Muchos de esos estudiantes se dedican a estudiar bibliotecología
y algunos de ellos se convertirán en excelentes auxiliares adminis-
trativos. Pero por lo general no representan una fuente de asis-
tencia digna de confianza. N o pueden en todo caso constituir la
única ayuda para el personal facultativo. Este debe contar prin-
cipalmente con el personal administrativo y técnico a jornada
completa que, con la formación adecuada requiere mucha menos
vigilancia que los estudiantes y puede permanecer en la biblioteca
durante periodos de tiempo relativamente largos. Los estudiantes
pueden utilizarse más bien como fuente suplementaria de asis-
tencia.

71
 CAPÍTULO VI

CONSTITUCIÓN DEL FONDO:

CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS
D E ADQUISICIÓN

Para que su labor sea eficaz, la biblioteca debe facilitar libros y

otros documentos que sean adecuados para los trabajos de ense-
ñanza e investigación en la universidad. Este principio de adecua-
ción significa que la selección tiene que ser deliberada y reflexiva,
y estar planeada con arreglo a criterios y procedimientos bien
definidos. El director de la biblioteca de la universidad y su per-
sonal profesional son los encargados de hacer la selección. E n
efecto, “entre todas sus obligaciones profesionales, ésta es la más
importante:en la medida de sus recursos,la biblioteca debe adqui-
rir los libros y revistas más apropiados”1.Es indispensable que se
consignen fondos adecuados y que se supriman o modifiquen las
restricciones sobre importaciones y divisas, así como otros proce-
dimientos enojosos que muchas veces limitan gravemente, en
numerosos países, la adquisición de libros y otros materiales de
biblioteca. Estos son obstáculos importantes que se oponen al
desarrollo de las bibliotecas,y de cuyas graves repercusiones se ha
hablado con frecuencia estos últimos años. Pueden citarse como
ejemplo las observaciones formuladas por los bibliotecarios de
universidad que participaron en el Seminario Regional sobre el
Desarrollo de las Bibliotecas en Asia Meridional (octubrede 1960):
“Adquisición de materiales extranjeros. Los participantes manifestaron
su seria preocupación por los obstáculos que retardan o impiden
la importación de libros y revistas de países extranjeros, y entre
los más importantesseñalaron: a) la defectuosa selección de libros
debida a que las bibliotecas no pueden adquirir y utilizar biblio-
grafías; b) las restricciones en el uso de divisas extranjeras,lo cual
impide a muchas bibliotecas encargar libros a proveedores extran-
jeros; c) la dificultad de los trámites para conseguir licencias de
importación, cumplir las formalidades de aduanas y pagar el
material recibido; d) la falta de recursos suficientes en las biblio-
tecas [.I Para mejorar la situación, convendría simplificar las
formalidades, especialmente las de aduanas y de envío de dinero
al extranjero para la importación de materiales de lectura, sobre
I. J.H.P.PAFFORD, L a selección de libros en las bibliotecas universitarias, Boletín de la
Unescofiara las bibliotecas, vol. XVII,n.o I, enero-febrerode 1963,p. 13.
todo revistas y microfilms. Los gobiernos interesados deberían
estudiar la posibilidad de conceder licencias de carácter general
a las bibliotecas e instituciones de carácter educativo, fijando las
sumas de divisas extranjeras de que puedan disponer con arreglo
a los presupuestos de compra de libros de esas instituciones”1.

FORMULACION DE L O S CRITERIOS D E A D Q U I S I C I ~ N

Suponiendo que la universidad traspase a la biblioteca la respon-

sabilidad y autoridad de seleccionar los libros,la biblioteca deberá
establecer una estrecha relación de trabajo con el personal docente,
que es su aliado natural,con objeto de hacer el mayor uso posible
de sus conocimientos especializados. Conviene estimular a los lec-
tores a que presenten las recomendaciones pertinentes sobre adi-
ciones a las colecciones existentes pues, durante sus investigaciones
en la biblioteca,probablemente descubrirán deficiencias que con-
vendría señalar. Sin embargo, los profesores no siempre están
suficientemente libres de obligaciones para dedicar sistemática-
mente tiempo a la selección de materiales de biblioteca, y los lec-
tores, la mayoría de los cuales serán estudiantes, constituyen un
grupo transitorio. Por esas razones, incumbe a los bibliotecarios,
que son la secretaría permanente de la biblioteca, la obligación
de desempeñar esa actividad de una manera continua y sistemá-
tica, y de conformidad con criterios de adquisición que hayan
sido aprobadospor lasjuntas de las facultades y por las autoridades
administrativas.
Sería muy útil que,para formular los criterios y el programa de
adquisiciones, la biblioteca contara con la colaboración de un
comité asesor compuesto de personas que tengan un amplio con-
cepto, en vez de estrechos intereses especializados, sobre el des-
arrollo de la biblioteca. Esos comités podrían funcionar en todos
los niveles, desde el departamental hasta el universitario general.
Una vez establecidos los criterios y aprobado el programa de las
adquisiciones, el director de la biblioteca de la universidad las
hará con arreglo a ellos.

F A C T O R E S QUE I N F L U Y E N E N L A S E L E C C I ~ ND E L I B R O S Y
E N L O S C R I T E R I O SD E A D Q U I S I C I ~ N

En capítulos anteriores se han estudiado los factores que afectan

a la organización y la administración de las bibliotecas; esos mis-
I. UNESCO. Seminario regional sobre el desarrollo de las bibliotecas en Asia Meridional:
Informe resumido, Boletín de la Unesco pura las bibliotecas, vol. X V , n.o 2, marzo-abril
de 1961, p. 75-83.Véase p. 81-82.

73
mos factores influyen en la selección de los libros y en los criterios
de adquisición. La extensión de la universidad y la situación de
sus facultades exigirán tal vez un alto grado de duplicación,y aun
de multiplicación, en las compras de determinados artículos.Una
universidad con una gran matrícula estudiantil contará probable-
mente con un profesorado numeroso y, por consiguiente, dará
muchos cursos especializados, cada uno de los cuales tendrá sus
propias necesidades de biblioteca. C o m o es lógico, una institu-
ción reducida y con un programa más limitado tendrá menos
necesidades que una mayor, pero todas las instituciones de ense-
ñanza superior, independientemente de sus proporciones, nece-
sitan una buena colección fundamental de libros y revistas. Refi-
riéndose a las bibliotecas de las universidades africanas, ha escrito
H.Holdsworth :“Anuestrojuicio,dadas las condiciones que existen
en Africa y descontando a los estudiantes -en general en número
reducido- una biblioteca universitaria carece de verdadero
valor,en cuanto a su alcance o a su contenido, mientras no posee
por lo menos I O O ooo volúmenesl”.
L a índole de las colecciones existentes y la posibilidad de utilizar
los fondos de otras bibliotecas por medio de la cooperación mutua
influye en la selección y los criterios de adquisición. Los acuerdos
cooperativos,por su carácter bilateral, pueden exigir que la uni-
versidad adquiera materiales de una determinada especialidad
que por el momento no le interesen de modo especial, pero que
respondan a las necesidades de una universidad vecina, a cambio
de poder recibir en préstamo de ésta libros fundamentales que
traten de otros temas. EI plan de estudios y las características de
la enseñanza y de la investigación son otros factoresfundamentales.
Cada materia del plan de estudios requiere sus propios libros y
revistas y algunas exigen otros varios materiales de biblioteca.
La índole de la enseñanza y de la investigación en una institu-
ción determinada ejerce una influencia directa en las necesidades
y en la utilización de la biblioteca. Los cursos basados en confe-
rencias y en librosde texto suponen pocas demandas a la biblioteca,
a no ser que obliguen también a los estudiantes a hacer extensas
lecturas y a redactar informes. Los seminarios, los estudios diri-
gidos por tutores y otros métodos de enseñanza,que exigen de los
estudiantes mucho esfuerzo individual y trabajos por escrito,
requieren grandes colecciones de biblioteca. Los estudios de doc-
torado y las investigaciones de nivel universitario reclaman asi-
mismo vastas colecciones de fuentes de información primarias y
secundarias.
Los planes de desarrollo de la universidad pueden también afec-
I. H.HOLDSWORTH, Las bibliotecas universitarias y especiales y la enseñanza superior
en Africa. Boletín de la Unesco para las bibliotecas, voi. XV, n.o 5, septiembre-octubre
de 1961,p. 267.

74
tar directamente a la selección y la adquisición de libros.La deci-
sión de unificar facultades que previamente estaban dispersas,
reuniéndolas en un solo lugar,por ejemplo,en una ciudad univer-
sitaria,puede traducirse en un plan para reunir sus bibliotecas en
un nuevo edificio central.Esto puede tener consecuencias profun-
damente beneficiosas para la calidad de los fondos de la biblioteca
e influir, en consecuencia, sobre los futuros criterios de adquisi-
ción. U n plan destinado a la adición gradual de nuevas facultades
o escuelas durante un determinado periodo de años,con consigna-
ciones previstas para la formación de colecciones por adelantado,
daría una orientación claramente definida al programa de adqui-
siciones de la biblioteca, que tendrán así la oportunidad de hacer
selecciones y adquisiciones de manera ordenada y reflesiva.
El grado de apoyo económico que pueda prestarse es decisivo.
Los fondos que se destinen a la adquisición de libros y otros docu-
mentos deben ser suficientemente cuantiosos para atender las
necesidades de cualquier disciplina que figure en los planes de
estudios y de cualquier programa de investigación patrocinado
por la universidad. Si ésta no recibe fondos adecuados para esta
finalidad o si no puede arbitrarlos de sus propios recursos, puede
verse obligada a reducir algunas de sus actividades de enseñanza
o investigación y a aplazar la introducción de nuevos programas.

CRITERIOS DE S E L E C C I ~ N

Al hacer la selección de los libros que hayan de adquirirse, la

mayoría de las universidades tienden a dar prioridad a las nece-
sidades de instrucción sobre las de investigación. En la práctica
es imposible trazar líneas de separación claras entre las dos nece-
sidades. Puede muy bien suceder que los libros utilizados por los
estudiantes universitarios sean también manejados por los estu-
diantes graduados y por los investigadores,y que los empleados
por los profesores en sus investigaciones sirvan asimismo para la
enseñanza. N o es difícil seleccionar materiales para la instrucción
y enseñanza de nivel universitario, pero se tropieza con mayores
dificultades cuando se trata de proveer de libros a los investiga-
dores. En una pequeña universidad, con programas principal-
mente destinados a estudiantes universitarios y a modestas acti-
vidades de investigación, la biblioteca puede conocer la amplitud
de los planes de estudios y la índole de las investigaciones que se
llevan a cabo y preparar en consecuencia su programa de adqui-
siciones. En una gran universidad, en cambio, la biblioteca no
podrá obtener tan fácilmente información detallada y significativa.
A este respecto escribe Danton: “Las autoridades administrativas
de la universidad, previa consulta y asesoramiento de los grupos

75
académicos competentes, deberían facilitar a la biblioteca una
declaración oficial bastante detallada sobre los principios rectores
del programa actual de la institución en materia de enseñanza e
investigación y del programa futuro probablel”. Este género de
información es verdaderamente indispensable para todos los
aspectos del planeamiento de la biblioteca, como los relativos a
locales, personal y colecciones. Sin este requisito previo no es
posible un planeamiento a largo plazo.
Para definir los criterios de selección es menester tomar muchas
decisiones fundamentales:sobre cuál debe ser el criterio de la bi-
blioteca en relación con loslibrosextranjeros,sobrecómo sedividirán
los fondos entre materiales corrientes y antiguos, sobre si debe la
biblioteca adquirir libros de texto, libros raros y obras de divul-
gación que no guarden relación alguna con los programas de la
universidad,sobre la importancia que deba atribuirse a los mate-
riales de investigación y sobre la adquisición de materiales en
microfacsímil y formas análogas.

Libros extranjeros. Parece indudable que cualquier universidad,

independientementedel país en que radique,necesita tener acceso
a las grandes obras publicadas en una o más de las principales
lenguas modernas. E n cierto sentido,se ve obligada a ello si pre-
tende adquirir, transmitir y hacer progresar los conocimientos en
alguna de las esferas importantes de la cultura y de la investiga-
ción modernas. En consecuencia,la biblioteca tiene que seleccio-
nar y adquirir materiales relacionados con cada una de las mate-
rias que interesen a la universidad sin fijarse primordialmente en
el idioma en que estén escritos. Es lógico, sin embargo, que al
hacer su selección se deje guiar por la lengua extranjera más
comúnmente conocida en el país. El criterio aplicable a la priori-
dad de las adquisiciones de materiales en lengua extranjera debe
definirse con toda claridad después de un detenido examen de las
necesidades actuales y futuras.

Materiales corrientes y materiales antiguos. U n a pequeña universidad

con pocos programas de licenciatura dará probablemente mayor
importancia en su biblioteca a las publicaciones corrientes que a
las antiguas y adquirirá éstas únicamente cuando esté segura de
que van a ser utilizadas. Esto exige una selección basada en la
previsión de material que pueda ser necesario. La adquisición de
las publicaciones corrientes no resulta fácil para los países situados
lejos de los centros principales del mercado del libro, pero les es
más difícil aún obtener libros agotados y colecciones de revistas,
I. J. P. DANTON, Book selection and collections: a comparlron of German and American universi@
libraries, p. 133.N e w York, Columbia University Press, 1963, 188 p. (Columbia
University studies in library service, n.o 12.)
que son dos géneros de materiales “antiguos”. Las adquisiciones
cooperativas pueden ser tal vez una solución del problema de
obtener materiales antiguos. Una cooperación de este género
puede ser muy beneficiosa si al mismo tiempo se logran generosos
préstamos entre bibliotecas.
U n a universidad que tiene medios para la formación de doctores
y patrocina investigaciones después del doctorado necesita colec-
ciones amplias y muy variadas, y reunirá obras corrientes no sólo
para satisfacer las necesidades presentes sino también con miras
al futurol.Lo mismo que una biblioteca pequeña,la grande debe
evitar toda duplicación innecesaria de los fondos que ya poseen
las bibliotecas vecinas, y deberá aprovechar todas las oportuni-
dades que se le ofrezcan para la selección y compra cooperativas
pues, por grande que sea, no puede aspirar a poseer un material
igualmente completo en todas las especialidades.
El “criterio ideal para la selección de libros”de Danton,aunque
está concebido para las bibliotecas de grandes universidades con
vastos programas de enseñanza y de investigación,ofrece suges-
tiones prácticas y acertadas que pueden interesar a este respecto
a las pequeñas bibliotecas2.

Materiales de investigación. Los materiales de investigación pueden

considerarse distintos de los “materiales antiguos”,pues no siempre
lo son,sino que pueden consistir en amplias colecciones de publi-
caciones recientes. Se trata más bien de una cuestión de prioridad
relacionada con los programas concretos de investigación que se
llevan a cabo en la institución. La universidad está obligada a
suministrar los materiales que sean necesarios para los programas
que patrocina.

Libros de texto. En los países donde los libros de texto son caros y
difíciles de obtener,la biblioteca de la universidad recibirá apre-
miantes demandas para que adquiera múltiples ejemplares de
ellos. Con la mayor diplomacia posible hay que resistir esa presión,
pues una consignación de fondos importantes para ese objetivo se
traduciría en una reducción en otras materias, con el consiguiente
daño para la enseñanza y la investigación y, por consiguiente,
para los intereses bien entendidos de los estudiantes y los profe-
sores.Es más lógico que la universidad o el Estado,o tal vez orga-
nismos exteriores,presten su ayuda a los estudiantes.

Libros ‘Yopulares”. Las bibliotecas que no disponen de fondos sufi-

cientes para la adquisición de los materiales fundamentales nece-
sarios probablemente no destinarán fondos de una cierta impor-
I. DANTON, op. cit., p. 140.
2. Ibid., p. 131-140.

77
tancia a la adquisición de novelas y otras publicaciones populares,
sino que tenderán a confiar para esos materiales en las bibliotecas
públicas del distrito. Sin embargo,cuando los estudiantes no tienen
acceso a buenas bibliotecas públicas, la biblioteca de la univer-
sidad tal vez estime conveniente formar una pequeña colección de
materiales populares. U n a colección bien seleccionada podría
atraer a un mayor número de estudiantes a la biblioteca,promover
la lectura de libros que no sean estrictamente de texto y ser un
estímulo eficaz para los que desean mejorar su capacidad de
lectura. E n algunos casos,esas colecciones se financian mediante
modestas cuotas que abonan los lectores.

Libros raros y manuscritos. C o m o criterio general, hay que ser muy

prudente en la adquisición de libros raros. Son por lo común muy
caros y, si no contribuyen directamente a un curso de estudios,es
muy dudoso que deba adquirirlos la biblioteca de una pequeña
universidad. Esta es otra esfera adecuada para organizar adquisi-
ciones cooperativas entre un grupo de bibliotecas de un país.
Deben comprarse los libros raros y los manuscritos que ofrezcan
un interés específicamente local o nacional. En efecto, las biblio-
tecas tienen la obligación fundamental de reunir y conservar los
documentos culturales que representan el patrimonio nacional.N o
obstante, se trata de un servicio que requiere una actividad coor-
dinada. Cuando existe una biblioteca nacional, ésta debe ser el
principal centro encargado de reunir y conservar esos materiales,
y las demás bibliotecas, especialmente las de las universidades,
deben coordinar con ella sus esfuerzos en esta esfera. E n ausencia
de una biblioteca nacional, la biblioteca de la universidad deberá
asumir esa obligación.

Materiales en rnicrofacsímil y formas ajnes. Los grandes progresos

registrados en materia de microrreproducción permiten a las
bibliotecas de todo el mundo formar importantes colecciones de
materiales de investigación, que serían difíciles si no imposibles de
adquirir en sus formas originales. H o y día se pueden obtener en
microformato colecciones de importantes revistas especializadas,
amplias series de periódicos de interés,tesis doctorales,documentos
oficiales y de organismos internacionales,colecciones de manus-
critos y publicaciones monográficas agotadas hace tiempo. E n
muchos casos, los productores de microformatos pueden también
facilitar reproducciones de tamaño normal. Se dispone asimismo
en microformato de un número cada vez mayor de publicaciones
corrientes. En general, es preferible adquirir en microformato los
tipos de materiales que probablemente serán utilizados para fines
de investigación por un pequeño número de personas y no corno
material de lectura de uso general. En la práctica, no siempre es
posible hacer distinciones claras a este respecto. U n a biblioteca
situada lejos de otras bibliotecas y de los centros editoriales no
puede hacer fácilmente la debida selección y se verá obligada a
adquirir el material que necesite en la forma más asequible. En
cierta medida, lo mismo les pasa a los lectores. E n general,prefe-
rirían el original a la microcopia,pero si es imposibleo sumamente
difícil obtener el original utilizarán la copia. La selección de los
materiales en microformato se rige por los mismos criterios que la
de libros.
La colección de la biblioteca. Las colecciones de las bibliotecas deben
consistir en un fondo de materiales generales debidamente selec-
cionados, como libros, revistas, publicaciones oficiales, diarios,
folletos,etc.,y en materiales especiales como micropelículas, tesis
doctorales, manuscritos, mapas, grabaciones fonográficas,cintas,
fotografías, cartas,etc. debidamente descritos y organizados para
una utilización eficaz. Las colecciones deberán satisfacer todas las
necesidades de los planes de estudio,tanto de los alumnos no gra-
duados como de los graduados, y permitir que los profesores estén
al dia de los adelantos que se registren en las esferas de su respec-
tiva especialización.
Para mayor detalle, las colecciones pueden dividirse en dos
categorías.La primera y principal es una buena colección de refe-
rencia puesta al día, en la que estén debidamente representadas
las obras fundamentales de referencia, tales como enciclopedias,
diccionarios de lenguas, manuales de materias especiales, alma-
naques y compilaciones estadísticas,guías lingüísticas,diccionarios
biográficos, atlas geográficos, libros de historia, repertorios de
investigación,etc.,y bibliografías, índices,servicios de resúmenes
analíticos, catálogos de libros, listas de traducciones, etc., todo
ello relacionado con las esferas fundamentales del conocimiento y
en las principales lenguas del mundo. La colección de libros de
referencia es un epítome de los conocimientosmundiales y facilita
los medios de identificar y localizar las fuentes autorizadas de
conocimientos fuera de la universidad. Además de satisfacer las
necesidades de la comunidad universitaria, es un instrumento
sumamente eficaz para la selecciónde libros y el trabajo de adqui-
sición. Por consiguiente, la biblioteca de cualquier institución de
enseñanza superior debe poseer una nutrida colección de libros
de referencia. En los países en que una sola biblioteca no pueda
realizar este programa, convendría concertar acuerdos coopera-
tivos con objeto de que todas las bibliotecas puedan disponer por
lo menos de un ejemplar de toda obra de referencia importante,
(la biblioteca nacional, o la principal biblioteca universitaria
puede servir de centro nacional de fuentes a ese respecto).
L a segunda categoría, más amplia, es la colección general de

79
libros, revistas y otros materiales de biblioteca. Lo mismo que la
colección de referencia,no sólo debe servir para satisfacer las nece-
sidades de los planes de estudio y de las investigaciones,sino ade-
más tener un carácter universal y garantizar así que las disciplinas
importantes, aunque no relacionadas directamente con dichos
planes, están representadas por las obras corrientes.

E L S E R V I C I O D E S E L E C C I ~ ND E L I B R O S

L a selección de materiales de biblioteca es un asunto cooperativo

que exige la colaboración del personal de la biblioteca, de los pro-
fesores y, en cierto grado, como se ha dicho anteriormente,de los
mismos estudiantes. Las listas y bibliografías de material de lectura
preparadas por los profesores en relación con la enseñanza son
fuentes importantes de consulta para el bibliotecario, y debería
procurarse que se adquieran con destino a la biblioteca los mate-
riales que figuran en esas listas, aunque para formar colecciones
bien equilibradas se requiere un procedimiento más sistemático.
Hace falta un instrumento de selección, como una colección de
bibliografías fundamentales de alcance tanto general como espe-
cial, manuales bibliográficos y guías para la selección de libros,
que deben ser estudiado a fondo por las personas interesadas en
la labor de selección. Se señalarán las publicaciones deseables,y
después de someter las listas al director de la biblioteca, se esta-
blecerán definitivamente las relaciones de los materiales que se
desee adquirir, con las indicaciones bibliográficas completas.
Se dispone con ese fin de un gran número y variedad de publi-
caciones,de las que sólo pueden mencionarse aquí algunos títulos
representativos.E n primer lugar, están los repertorios y guías de
las obras de referencia. U n ejemplo es la obra de P. K. Gardel
que está ordenada por materias de conformidad con la Clasifi-
cación Decimal Universal (CDU)y enumera los títulos de los
libros de referencia publicados en dieciséis Estados asiáticos. L a
publicación de R.L. Collisonz, continuación de la obra anterior
sobre este mismo tema de L.N. Malclès 3, describe las actividades
bibliográficas de varios países y territorios así como las de un gran
grupo de organizaciones internacionales y de otra índole. Esas
publicaciones sólo son dos de los títulos de una interesante serie
de Manuales Bibliográficos de la Unesco que pueden obtenerse
fácilmente.
I. P. K.GARDE,
Directory of reference works published in Asia, Paris, Unesco, 1956,139 p.
(Unesco bibliographicalhandbooks n.o 5.) Existe también en francés.
z. R.L. COLLISON, Bibliographical services throughout the world: 1950-1959, Paris, Unesco,
1961,228 p. (Unesco bibliographicalhandbooks, 9).Existe también en francés.
3. L.N. MALCLES, Bibliographical services throughout the world: First and second annual
reports ... 1951-1952:1952-1953,Paris, Unesco, 1955,352 p. (Unesco bibliographical
handbooks, n.O 4).Existe también en francés.

.a
 Foto: Unesco / Almasy-Tauthey

v. Disposición y servicios especiales.Sección de depósito de libros de

la Biblioteca de la Universidad de Ihadán (Nigeria)dispuesta para
el estudio individual.
 Fotu: Donald Saff

VI. Instalaciones y servicios especiales.Sala para la audición de discos

en la Paul Klapper Library del Queens College, Nueva York.
Las puertas que se ven en el fondo de la sala dan acceso a cabinas
individuales de audición.
Foto: Unesco / P.A. Pittet

VIL Disposición y serviciosespeciales.Disposiciónespecialpara guardar

los manuscritos en el Museo de Rangún (Birmania).U n estudiante
examina un ((parabaikn blanco,manuscrito constituido por una
larga hoja de papel fuerte y espeso,de una sola pieza,plegado en
acordeón aproximadamente cada quince centímetros.En primer
plano pueden verse algunos manuscritos de hojas de palmera.
Foto: Donald Saff

~111. Disposición y servicios especiales. El centro de información de la

Paul Klapper Library, Queens College, Nueva York. En primer
plano los catálogos de la biblioteca y al fondo la oficina de infor-
mación.
Foto: Unesco / Gide Freund

19. Disposición y servicios especiales. El catálogo general de la Uni-

vsrsidad Libre de Berlín.
X. Disposición y servicios especiales. Cámara tomavistas en micro-
film, con un dispositivo especial ideado por un grupo de la Unesco
y construido en el Laboratorio Nacional de Física (India) para el
Centro Nacional Indio de DocumentaciSn Científica.

Foto: Unesco / Eric Schmab

XI. Disposición y servicios especiales. Aparato de lectura de micro-
fichas.

Foto: Donald SaE

 Foto: Donald Saff

XII. Disposición y servicios especiales.Aparato de proyección de micro-

films.Paul Klapper Library. Queens College. Nueva York.
 Entre las guías bien conocidas para la selección de libros de
referencia cabe citar las de Malclèsl, Sabor2, Walford3 y Win-
chell4. En ellas se enumeran las obras de referencia por tipo y
materia; en muchos casos, las obras se describen brevemente con
arreglo a su contenido y a su disposición.
Además de los repertorios y guías de carácter general existen
guías especiales relativas a las publicaciones sobre una materia
determinada o un grupo de materias conexas. Entre ellas son
buenos ejemplos las obras de Crane et aZ.5, Foronda Gómez6 y
Hawkins7.

EL P R O G R A M A D E ADQUISICIONES

El programa es el plan trazado para llevar a cabo los objetivos

de la biblioteca en lo que respecta al aumento de las colecciones.
Tiene que ser un plan de gran alcance, de carácter flexible y
sujeto periódicamente a examen y revisión. Sus objetivos y sus
métodos de aplicación deben contar con la aprobación y el apoyo
de las autoridades universitarias.Debe dársele la mayor publicidad
posible entre el personal de las facultades y de la biblioteca,
pues el éxito de su ejecución exigirá una activa cooperación por
su parte. Será conveniente prepararlo para un periodo de cinco
años o más, y consignar los créditos presupuestarios correspon-
dientes.
Lo mismo en las bibliotecas insuficientemente desarrolladas
que en las bien dotadas de libros y recursos, el programa tiene
que ser considerado como un proceso continuo de selección y
adquisición sistemáticas. Wilson y Swank lo describen como “el
análisis continuo y sistemático de los puntos débiles de las colec-
ciones de libros mediante el cotejo de las bibliografías con los
fondos de la biblioteca,la presentación a los profesores de listas
de materiales que no se poseen,la evaluación de esos títulos por el
personal docente y de la biblioteca, y por último la preparación

I. L. N. MALCLES,
Manuel de bibliographie, Paris, Presses Universitaires de France, 1963,
336 P.
2. J. E.SABOR, Manual de fuentes de información; obrar de referencia, enciclopedias, diccionarios,
bibliografías, biografías, 2.8 ed. ampliada, Buenos Aires, Kapelusz, 1967, 342 p.
3. A.J. WALFORD, Guide to reference material, London, Library Association, 1959,and
supplement, 1963,377 p., 2nd ed., vol. I, Science and technology, 1966,483.p.
4. C.M.WINCHELL, Guide to reference books, 8th ed. Chicago, American Library Asso-
ciation, 1967,informes semestrales en College and research libraries.
5. E. J. CRANE, et al., A guide to the literature of chemistry, 2nd ed., N e w York, Wiley,
1957, 397 P.
6. M. FORONDA GÓMEZ, Ensayo de una bibliografía de los ingenieros industriales, Madrid,
Estades, 1948,803 p.
7. R.R.HAWKINS, Scient& medical and technical books published in the USA, 2nd ed. Books
published to December 1956,Washington, National Research Council, 1958,I491 p.

81
de listas de las publicaciones que convendría o sería deseable
adquirir”1. Seguidamente, las listas pasan al departamento de
pedidos, donde comienza el proceso de adquisición.

EL PRESUPUESTO D E C O M P R A S

El presupuesto de compras está directamente relacionado con el

programa de adquisiciones. Si se trata de un programa a largo
plazo, el presupuesto también deberá serlo. Esto sugiere un
presupuesto especial de inversiones, lo mismo que requiere un
financiamiento por separado la construcción de nuevos locales
y su dotación de equipo. Con frecuencia, este presupuesto suele
ser completamente distinto del consignado para sufragar los
gastos ordinarios: sueldos, suministros de consumo, conservación
de locales, etc. En este contexto, la colección de libros podría
ser considerada como parte del equipo inicial del edificio de la
biblioteca.
Otra manera de financiar el programa de adquisiciones a largo
plazo consistiría en calcular la cantidad total de dinero necesaria
para un periodo determinado y dividirla por el número de años
que constituyan ese periodo. L a operación dará una cifra anual
que podría ser incorporada cada año al presupuesto de gastos
ordinarios.

DE MATERIALES DE BIBLIOTECA
ADQUISICI~N

Los materiales de biblioteca se adquieren generalmente por

compra, donación e intercambio y, en los países que designan
a la biblioteca de la universidad como depósito central,mediante
el depósito de las obras con arreglo a la ley de publicaciones o de
derecho de autor. Independientementedel método de adquisición,
todos los materiales de la biblioteca, salvo tal vez los recibidos
en depósito, deben ser adecuados para satisfacer las necesidades
de la universidad. Los materiales que no son apropiados para ese
fin, aunque sean gratuitos, a la larga resultan caros. Lo mismo
que el material adquirido por compra, este otro exige también
trabajo de rutina en los departamentos de clasificación,cataloga-
ción y preparación, además del espacio de estantería. Por esa
razón, la biblioteca debe aplicar a la selección de materiales
pertenecientes a la categoría de donaciones e intercambios los
mismos criterios que emplea para las compras. L a recepción de
los depósitos debe también ser selectiva y ajustarse a los mismos
I. L.R. WILSON;
R.C. SWANK,Report of a survey of the library of Stanford University,
Chicago, American Library Association, 1947,p. 75-76.

82
criterios,a no ser que la biblioteca esté designada como biblioteca
nacional. En este caso,deberá naturalmente recibir todo lo que se
publique en el país.

Compras: selección de proveedores. En lo que respecta a las publica-

ciones nacionales, la biblioteca puede comprarlas directamente
a los editores,los depositarios,los libreros locales o los agentes de
subscripción, según las modalidades del negocio editorial y del
comercio de libros en el país. Algunos editores no venden directa-
mente a las bibliotecas sino que prefieren distribuir sus libros
por conducto de los depositarios o los libreros.Si los editores están
dispuestos a tratar con la biblioteca, ésta deberá ver si es más
ventajoso comprar directamente a muchos editores o comprar
indirectamente a uno o más libreros. Muchas veces resultará que
es mucho más económico hacer las compras a los libreros, aún
cuando sus descuentos sean inferiores a los de los editores. Hacer
compras a muchos editores exige más correspondencia y más
trabajo de registro que cuando se compra a pocos libreros. Los
libreros locales pueden ser una buena fuente de adquisiciones.
Si están cerca de la biblioteca, ofrecen al bibliotecario la oportu-
nidad de examinar los libros antes de decidir su compra. Sin
embargo,no hay seguridad de que el librero local posea el fondo
completo de las publicaciones nacionales. Por esa razón, el
bibliotecario debe conocer perfectamente la producción de las
empresas editoriales, sociedades eruditas y organizaciones de
investigación del país, y los medios por los que distribuyen sus
publicaciones. Generalmente, las publicaciones oficiales son ven-
didas por un organismo oficial. Por lo común, las subscripciones
a revistas y diarios se hacen directamente con los editores, excepto
donde existen agentes de subscripción. Para los materiales que
estén agotados, el bibliotecario deberá tratar probablemente con
varios comerciantes, según el volumen y el carácter del mercado
de libros de segunda mano.
La adquisición de libros extranjeros por compra es uno de los
principales problemas de las bibliotecas en los países en vías de
desarrollo. Conviene repetir una vez más las dificultades princi-
pales : carencia de divisas extranjeras y formalidades de aduana
y de importación excesivamente restrictivas. Ante esas limita-
ciones, los bibliotecarios tienen muchas veces que dirigirse al
librero local para la adquisición de libros extranjeros, pues podrán
pagárselos en la moneda nacional. Este procedimiento puede
resultar m u y caro y lento. El método más apropiado es conseguir
los libros extranjeros comprándolos directamentea agentes de fuera
del país. La biblioteca debe seleccionar un librero solvente en cada
uno de los centros principales de edición. En las zonas más
importantes hay varios libreros internacionales que pueden faci-
litar una gran variedad de materiales contemporáneos y retrospec-
tivos, subscripcionesa revistas,envíos y otros servicios.El Publishers’
international yearbook publica una lista de libreros internacionales
establecidos en sesenta y dos países. Pueden pedirse más informa-
ciones y detalles sobre la selección de agentes extranjeros a los
secretarios de las principales asociaciones de bibliotecarios de
otros países. Para garantizar la adquisición continua de revistas,
anuarios, series especializadas en curso de publicación, etc.,
conviene hacer “pedidos permanentes” a los libreros o editores.
Se trata de encargos en los que se solicita el envío de las publica-
ciones a medida que vayan apareciendo, hasta que la biblioteca
indique el cese de las compras. Los libreros internacionalespueden
encargarse de la mayor parte de los pedidos, excepto en el caso
de editores tales como algunas sociedades eruditas y técnicas,
que no hacen ningún descuento a los libreros sino que venden
directamente sus publicaciones a las bibliotecas. En algunos casos,
es necessario que la biblioteca se haga miembro de una sociedad
para recibir sus publicaciones.
El principal medio de que disponen las bibliotecas para obtener
la mayor parte de sus materiales corrientes es la compra, aunque
los donativos y los intercambios pueden ser fuentes importantes
de adquisiciones.
Donativos. C o m o se ha indicado más arriba, los criterios para
solicitar y aceptar donativos deben ser los mismos que se aplican
a las compras y a los intercambios.C o m o sucede con otros métodos
de adquisición, un requisito esencial de un programa encaminado
a conseguir donativos es la preparación sistemática de listas de
materias sobre las que la biblioteca desea reunir obras y de listas
de determinados libros, revistas, etc., que desea obtener.
Los gobiernos, los organismos internacionales,las fundaciones
privadas, las organizaciones nacionales e internacionales,y hasta
determinadas personas constituyen las fuentes principales para
conseguir donativos,y el bibliotecario deberá disponer sobre ellas
las informaciones pertinentes.
Las peticiones de donativos deben ser lo más concretas que se
pueda. Las declaraciones generales tales como “deseamos libros
sobre todo género de ciencias, etc.”, no ayudan a los futuros
donantes, y en realidad pueden dar lugar a una afluencia de
donativos inútiles.

Intercambios. Como fuente de adquisiciones,los intercambios pueden

revestir gran importancia. U n a condición previa es la disponi-
bilidad de material que pueda servir para intercambios. Si la
universidad tiene un programa de publicaciones,el bibliotecario
deberá obtener ejemplares de cada publicación para ese objeto.
Tal vez le será también posible lograr varios ejemplares de las
publicaciones oficiales y de las de organizaciones eruditas y técnicas
del país para su depósito de intercambios. E n algunos casos, tal
vez le convenga comprar materiales publicados en su país para
utilizarlos en los intercambios.
El M a n u a l del canje internacional de publicaciones1 es una guía de
gran utilidad práctica para actividades de intercambio. Publicada
en una edición plurilingüe (inglés, francés, español y ruso) sus
cuatro capítulos tratan respectivamente de : los diferentes tipos
de canjes; la organización de servicios de canje nacionales e
internacionales;los convenios y acuerdos para el canje de publi-
caciones; y el transporte y las aduanas. U n apéndice contiene las
recomendaciones formuladas por las conferencias regionales sobre
canjes internacionales.

O R G A N I Z A C I ~ ND E L A S A C T I V I D A D E S D E A D Q U I S I C I ~ N

Antes de comenzar a hacer pedidos de libros, el bibliotecario de

la universidad debe organizar el proceso de selección para poder
garantizar una sucesión constante de recomendaciones de pedidos
al departamento de compras. El director de la biblioteca de la
universidad podrá establecer relaciones de trabajo con determi-
nados profesores cuya colaboración solicitará para que examinen
las bibliografías y otras fuentes de selección de libros y podrá
también invitar a algunos de los bibliotecarios que tiene a sus
órdenes a que participen en la selección. Las obras cuya selección
se recomiende deberán señalarse de una manera distintiva, indi-
cando la importancia relativa de cada una de ellas,a fin de que el
director de la biblioteca de la universidad tenga una orientación
para decidir si aprueba o desaprueba una determinada recomen-
dación. E n la selección de libros deberán utilizarse revistas y
críticas de publicaciones así como bibliografías corrientes, que
indiquen el contenido del libro, la competencia del autor y la
reputación del editor. Puede pedirse a los encargados de la
selección que presenten cada una de sus recomendaciones en un
formulario corriente de pedidos de la biblioteca, o que si hacen
sus recomendaciones en forma de lista, den sobre cada libro la
información que normalmente se pide en un formulario de pedidos
(véase figura I, formulario de pedidos).

I. UNESCO,
M a n u a l del canje internacional de publicaciones, 3.8 ed. preparada y puesta al
día por la Dra. Gisela von Busse, París, Unesco, 1964, 768 p. (Secciones,española,
francesa, inglesa y rusa en un volumen.)

85
 FIGURA.I. Formulario de pedido

Ubicación N.O DE FICHA IMPRESA (LIBRARY OF CONGRESS u OTRA BIBLIOTECA)

Autor (Apellidos) (Nombre)

Título
--
Signatura
topográfica
NO. de vols. Edición

Lugar Editor

Año Precio

Adición : Ejemplares Encuadernación

0 Ejemplar Curso(s) n.0 0 Para reserva

0 Edición Compra pedida Por

0 Volumen Dept.

0 Sustitución Fecha

DE L O S P E D I D O S
TRAMITACI~N

La tramitación de los pedidos varía mucho de unas universidades

a otras, pero sus etapas esenciales son las siguientes: las reco-
mendaciones de adquisición de nuevos libros son enviadas al
director de la biblioteca de la universidad para su aprobación;
las recomendaciones no aprobadas se devuelven a su autor y
las aprobadas pasan al departamento de pedidos para las gestiones
pertinentes. Seguidamente, el departamento de pedidos efectúa
las siguientes operaciones : verifica el nombre del autor, el título
y otras informaciones bibliográficas de cada propuesta; consulta
el catálogo de la biblioteca para ver si posee ya el artículo pedido.
Si en efecto lo posee, la recomendación la devuelve al interesado
con una explicación, y, si no lo posee, coteja las notas de los
encargos existentes, y de los libros recientemente recibidos o en
espera de entrega. Si el título no figura en esas notas elige el
editor, el depositario o el librero al que se ha de hacer el pedido;
prepara un pedido en forma de carta o en un formulario impreso
especial; deposita en el correo el pedido, aunque si se trata de

86
libros nacionales o de libros extranjeros que pueden obtenerse en
el propio país, el bibliotecario puede visitar la librería local,
seleccionar y examinar los libros y dejar el pedido correspondiente
y, por último anota en la contabilidad la obligación contraída.
En ese momento, el departamento de pedidos puede dar las
órdenes para adquirir fichas impresas de catálogo para el libro,
si es que existen. Cuando se reciben los libros, se cotejan con el
pedido. Se examinan los precios y los descuentos, y el precio neto
se inscribe en la ficha de recomendación (o de pedido) del libro,
juntamente con la fecha de su recepción. En la sección de conta-
bilidad, se registran los gastos. La ficha se archiva en el fichero
de adquisiciones,y la factura,si es correcta,se marca conveniente-
mente, y pasa para su pago a la autoridad financiera de Ia uni-
versidad. El libro se remite al departamento de catalogación con
objeto de prepararlo para su uso.
En las pequeñas bibliotecas, el bibliotecario jefe tendrá tal vez
que intervenir directamente en algunas o en todas las etapas de la
tramitación, según el personal de que disponga y la medida en
que esté dispuesto a delegar su autoridad y sus obligaciones. En
las grandes bibliotecas, el director no puede ocuparse de los
pedidos. Sin embargo, podrá reservarse para sí actividades como
las visitas a comerciantes de libros antiguos, asistencia a subastas
y viajes con motivo de compras importantes.

SUPRESI~D N E L A S B A R R E R A S QUE S E O P O N E N A L A
L I B R E C I R C U L A C I O ND E L O S L I B R O S

Se ha mencionado ya que muchas veces existen barreras impor-

tantes,tanto dentro como fuera de la universidad, que se oponen
a la libre circulación de los libros y, en consecuencia,al desarrollo
efectivo de las bibliotecas.
Dentro de la universidad, el bibliotecario principal puede estar
autorizado para dirigir y supervisar todas las actividades relativas
a la adquisición de libros, a reserva de que sus cuentas sean
examinadas periódicamente por un interventor, pero sin tener
que pasar por una larga cadena de trámites administrativos para
conseguir la aprobación de cada uno de sus actos. Sin gran
dificultad podrá establecerse una fiscalización financiera adecuada
en la oficina de adquisiciones de la universidad, y de esta suerte
el bibliotecario quedará libre de toda responsabilidad financiera,
excepto en los casos en que se descubra una irregularidad delibe-
rada. La universidad deberá hacer todo lo posible para facilitar y
acelerar una selección y adquisición de libros eficiente y económica.
El Estado podrá eximir de impuestos internos los materiales
de biblioteca sea cual fuere el género a que pertenezcan,y suprimir
el pago de derechos de aduana donde esta obligación exista,
simplificar las formalidades de aduanas y correos en todo lo
relativo a materiales de biblioteca y mejorar los sistemas de
presupuesto y contabilidad. R.E.Barker ha demostrado convin-
centemente que, suprimiendo las restricciones de importación y
los impuestos internos, el Estado pierde muy poco. Este autor
prueba con cifras que “los gastos nacionales que ocasiona la
importación de libros son siempre una proporción mínima de los
gastos totales y que, al parecer, los países que más necesidad
tienen de importar libros son los que menos lo hacen ... [y que]
los ingresos procedentes de los impuestos sobre los libros apenas
justifican su imposición”1.
El gobierno puede ratificar los acuerdos vigentes para facilitar
la importación de objetos de carácter educativo, científico y
cultural 2, y las dos convenciones recientemente aprobadas sobre
el canje de publicaciones3. Puede también reducir en cierto
grado la escasez de divisas extranjeras estimulando el empleo
de los Bonos de la Unesco y la participación en programas como
el USA International Media Guarantee Programme4, cuando
proceda,así como las actividades cooperativas de adquisición.
Dando pruebas de su deseo de suprimir esas barreras y de
facilitar la libre circulación de publicaciones,los gobiernos y las
universidades no sólo servirían sus intereses respectivos, sino que
además estimularían los ofrecimientos de ayuda personal y la
concesión de préstamos y subvenciones para el desarrollo de las
bibliotecas por parte de los organismos interesados en estas
cuestiones.

I. R.E. BARKER,Books for all; a study of international book trade, Paris, Unesco, 1956,
102 p. (Existe también en francés.)
2. UNESCO. Acuerdo para la importación de objetos de carácter educativo, cient$co o cultural:
ventajasy modalidades de aplicación. 2.B ed. Paris, Unesco, 1958, 30 p.
3. L a Convención sobre el Canje Internacional de Publicaciones y la Convención sobre
el Canje de publicaciones Oficiales y Documentos Gubernamentales entre Estados.
A m b a s fueron aprobadas por la Conferencia General de la Unesco en su IO.^ reunión
(París,3 de diciembre de 1958).Los textos íntegros de estas convencionesy los debates
sobre ellas figuran en el Manual del canje internacional de publicaciones (antes citado);
puede verse una breve exposición de Waersegger, Charles, Las convenciones multi-
laterales sobre el canje internacional de publicaciones, Boletín de la Unesco para las
bibliotecas, vol. XVII, n.o 2, marzo-abril de 1963, p. 57-66.
4. E n virtud de ese programa, los libreros locales obtienen licencias para adquirir
libros publicados en los Estados Unidos y efectúan los pagos en moneda local, mien-
tras que el gobierno de los Estados Unidos abona el equivalente en dólares al librero
norteamericano.

88
 CAPÍTULO VII

ORGANIZACIÓN D E LAS COLECCIONES

PARA SU UTILIZACIÓN

U n a vez recibidos y debidamente registrados los materiales de

biblioteca, se envían al Servicio de Catalogación, en donde se
clasifican y ordenan para que los clientes de la biblioteca puedan
utilizarlos prácticamente. Esta función, de carácter netamente
profesional, lleva consigo la catalogación (descripción de cada
título en los términos bibliográficos reglamentarios), el análisis de
materias (identificación del contenido de cada título y represen-
tación del mismo mediante guías de materias adecuadas), y la
clasificación (aplicacióna cada título de un símbolo que represente
su lugar en un plan de clasificación concebido para ordenar los
libros en las estanterías de las bibliotecas de tal manera que se
facilite su uso).
Este capítulo se limitará a las cuestiones generales de la orga-
nización de los materiales de biblioteca, dándose por supuesto que
los bibliotecarios podrán consultar muchos de los excelentes libros
y revistas que se ocupan del asunto en detalle. Únicamente se
mencionarán ciertas cuestiones importantes (teoría de la infor-
mación, documentación y automatización de los servicios de
biblioteca) ya que se da también por supuesto que las necesidades
fundamentales de las bibliotecas de los países en vías de desarrollo
consisten en constituir su fondo de biblioteca, obtener más
personal especializado y mejorar sus instalaciones y servicios
básicos.

ACTIVIDADESDEL SERVICIODE C A T A L O G A C I ~ N

Las actividades de este servicio tienen por objeto la preparación

de los ficheros o catálogos necesarios para uso del público y del
personal, la preparación de los materiales de biblioteca para su
utilización y otras actividades,como el registro de adquisiciones,
la confección de listas de nuevas adquisiciones,los inventarios,la
compilación de estadísticas y la redacción de informes.
Los registros básicos son el catálogo público, el catálogo topo-
gráfico y, en algunas bibliotecas, otros registros adicionales, por
ejemplo,catálogos oficiales,catálogos de depósito, catálogos colec-
tivos y una gran variedad de catálogos auxiliares.

Catálogo público. Es el registro más importante desde el punto de

vista del lector. Puede consistir en uno o más catálogos en forma
de libro o de fichero o en una combinación de ambas formas, lo
que depende de factores como la antigüedad, el tamaño y el tipo
de la biblioteca. El catálogo en forma de libro puede adoptar dos
formas principales: a) un catálogo en hojas impresas y encuader-
nadas de la totalidad de los fondos y de las colecciones especiales,
con suplementos o ediciones cumulativas, como los muchos que
existen en Europa continental,el Reino Unido, Estados Unidos y
en menor medida en África, Asia y América Latina. Estos catá-
logos se han producido principalmente mediante métodos de
impresión tradicionales relativamente lentos y costosos, hasta que
hace algunos años se han adoptado técnicas perfeccionadas o
nuevas de reproducción,tales como la fotografía rápida regulada,
la xerografía, la fotolitografía, las máquinas tabuladoras y las
computadoras; b) un catálogo en forma de hojas sueltas manus-
critas o mecanografiadas. El British Museum lleva su catálogo
principal pegando los asientos, manuscritos o mecanografiados,
correspondientes a los nuevos títulos en las páginas en blanco de
volúmenes encuadernados. Muchas bibliotecas de Inglaterra
utilizan un “catálogo de hojas sueltas, cada una con un solo
asiento, reunidas en carpetas, a las que se pone una etiqueta y
que se colocan en casilleros destinados al efecto’’1.
A pesar de los progresos tecnológicos que han dado un nuevo
auge al catálogo en forma de libro, el catálogo en fichas o fichero
es la forma predominante. Consta de asientos individuales,por lo
general mecanografiados, impresos o manuscritos en fichas de
7,5x 12,5 cm., que representan las existencias de la biblioteca.
Tanto los catálogos en forma de libro como los ficheros pueden
ser de las siguientes clases,según la manera en que estén ordenados
los asientos : catálogo diccionario; catálogo dividido; catálogo
clasificado o sistemático.
Catálogo diccionario. Consiste en una sola serie por orden alfa-
bético, del mismo modo que las palabras de un diccionario, de
las fichas de autor,título y materia que representan cada artículo
catalogado de la biblioteca. Los asientos se hacen según las reglas
que determinan la forma en que han de identificarse los autores
y seleccionarse las materias. E n sus respectivos lugares alfabéticos
se incluyen guías de orientación para dirigir al lector hacia los
asientos correspondientes a los libros que busca y señalar a su

I. T.LANDAU,
ed., Encyclofiediaof librarianship, 2nd ed. London, Bowes and Bowes, 1961,
397 P.
atención otros libros afines. El catálogo puede contener también
diversos asientos de información general relativos a materiales no
catalogados, por ejemplo colecciones de folletos,así como instruc-
ciones para el uso del catálogo. El catálogo diccionario es un
índice alfabético general del contenido de la biblioteca. Este tipo
de catálogo se utiliza ampliamente en los Estados Unidos, pero
mucho menos en otros países. Según Reichmannl, el sistema de
monocatálogo de las bibliotecas norteamericanas representa un
concepto que “no comparten los bibliotecarios de otros países; en
realidad,las bibliotecas europeas se caracterizan por la multipli-
cidad de catálogos”.
Catálogo dividido. E n las bibliotecas pequeñas o medianas, el
catálogo diccionario es fácil de manejar y de mantener al día,
pero a medida que las bibliotecas y sus catálogos aumentan de
volumen,surgen las complicaciones y las dificultades. D e ahí que
algunas bibliotecas hayan dividido el catálogo en dos partes : un
catálogo de autores y títulos; un catálogo de materias. Esto es lo
que generalmente se quiere decir cuando se emplea el término
catálogo dividido. E n algunos casos, los títulos se incluyen en el
catálogo de materias en la idea de que los títulos descriptivos,
especialmente en las ciencias físicas y sociales,pueden servir como
asientos o epígrafes adicionales en la clasificación por materias. El
catálogo de títulos y autores comprende generalmente los autores
individuales y colectivos, las colecciones y determinados títulos,
presentados todos ellos en una sola serie alfabética. El catálogo
de materias es una lista alfabética de los libros clasificados por
temas, con las oportunas guías de materias.
Catálogo clas$cado o sistemático. Es aquél en que los asientos están
ordenados con arreglo a un sistema de clasificación. En este
aspecto es análogo al catálogo topográfico. No obstante, se dife-
rencia de éste y se parece a la sección por materias del catálogo
dividido en que con frecuencia puede asignar varios números de
clasificación a un solo libro, que dará así lugar a diversos asientos
por materias cuando es necesario. Para orientar más eficazmente
sobrela existencia y la situación de loslibros,el catálogo clasificado
debe complementarse con un catálogo por títulos y autores,y por
una guía alfabética de materias. Los lectores a quienes interese
particularmente saber si la biblioteca posee un libro determinado
cuyo autor o cuyo título conocen podrán ir directamente al
catálogo por títulos y autores, sin entrar en las complicaciones
del sistema de clasificación. Generalmente, el sistema de clasifi-
cación necesita un índice alfabético de materias para orientar a
los lectores. Refiriéndose a las pequeñas bibliotecas técnicas,D.A.

I. F. REICHMANN,The catalog in European libraries, Library quarterb, vol. 34,January

19643 P. 35.
Redmond hace algunas observaciones que son también válidas
para las bibliotecas universitarias generales: “EI catálogo siste-
mático presenta grandes ventajas, sobre todo en un país en vías
de desarrollo donde existen varias lenguas locales, o donde éstas
no figuran entre las principales lenguas científicas. Los números
clasificadores son internacionales,y pueden disponerse por orden
alfabético en varias lenguas. E n cambio, el catálogo sistemático
tiene el inconveniente de ser demasiado complejo para que puedan
comprenderlo quienes no sean bibliotecarios”1. Puede evitarsc
este inconveniente combinando la sugestión de Redmond de
preparar indices alfabéticos de las materias del plan de clasifi-
cación con instrucciones adecuadas y asistencia a los lectores.

Catalogo topográfico. Es fundamentalmente un instrumento de

trabajo del personal de la biblioteca, pero puede servir también al
público como suplemento o parte del catálogo público. Esto es
factible en pequeñas bibliotecas y en determinadas bibliotecas de
departamento, en las que el catalogador puede tener que actuar
también como bibliotecario jefe o como asesor de los lectores.Sin
embargo, a menos que se haga un duplicado para uso público, el
catálogo topográfico se guarda por lo general en el departamento
de catalogación,donde se consulta regularmente para comprobar
que las signaturas de los libros no están duplicadas y para orientar
a los clasificadores a seleccionar la categoría más adecuada para
cada libro. Puesto que su contenido está dispuesto en el orden en
que se colocan los libros en las estanterías, el catálogo topográfico
se utiliza también con fines de inventario.

Catálogo oficial. Es otro instrumento de trabajo del personal de la

biblioteca. E n general es un solo fichero alfabético de los princi-
pales asientos de todas las existencias de la biblioteca. Por lo
común consta de asientos por autores,o por títulos en los casos en
que ésta sea la forma de ficha principal preferible (por ejemplo:
publicaciones periódicas y libros anónimos). En algunas biblio-
tecas se combina con otros ficheros y puede servir también de
catálogo colectivo de un conjunto de bibliotecas. En las bibliotecas
muy concurridas, en que la clientela consulta frecuentemente el
catálogo público, es muy útil disponer de un catálogo oficial en el
local de los servicios técnicos, donde puede utilizarse de una
manera directa y cómoda para los trabajos de ordenación y cata-
logación. En tales circunstancias es posible situar el local reservado
a los servicios técnicos en cualquier parte del edificio, mientras
que cuando no se lleva un catálogo oficial suele ser preferible

I. D.A. REDYOND, Las pequeñas bibliotecas técnicas. Boletín de la Unesco fiara las biblio-
tecas, voi. XVIII,n.0 z, marzo-abril de 1964,p. 65.
que estén cerca del catálogo público. Aunque es útil, el catálogo
oficial resulta caro de mantener. Las bibliotecas pequeñas no
podrán probablemente permitirse ese lujo.

Catálogos en depósito. En algunos países, las bibliotecas nacionales

o regionales pueden depositar en bibliotecas asociadas copias de
sus listas de existencias en forma de catálogos o de ficheros. Tales
catálogos pueden ser m u y útiles como instrumento de trabajo del
personal de la biblioteca, sobre todo si van unidos a programas
generosos de préstamos entre las bibliotecas o de catalogación o
adquisición centralizadas. Los grandes catálogos en forma de
fichas requieren un equipo costoso, mucho espacio y un trabajo
constante para tenerlos al día,lo que también es costoso.Por estas
razones la mayor parte de las bibliotecas de los Estados Unidos
que en un principio tenían en depósito catálogos en fichas de la
Library of Congress renunciaron a ellos cuando ésta puso a la
disposición del público sus catálogos en forma de libros impresos.
En los países cuyos servicios de bibliotecas están poco desarrollados,
la biblioteca universitaria puede utilizar con provecho los catálogos
en depósito u otros semejantes establecidos por los centros de
bibliografía o documentación o por la biblioteca nacional.

Catálogos colectivos. Son los que reunen las existencias de varias

bibliotecas. Son una base m u y útil para las relaciones entre las
bibliotecas y para evitar las duplicaciones en las adquisiciones.
El sitio más indicado para establecer catálogos colectivos nacio-
nales es la biblioteca nacional,la cual debe organizar a ese respecto
los oportunos servicios de relaciones entre bibliotecas.

O R G A N I Z A C I ~ NY ADMINISTRACION
Al director de la biblioteca universitaria incumbirá la responsa-
bilidad de organizar y administrar el servicio de catálogos,
coordinando sus actividades con las de los servicios técnicos
conexos. AI mismo tiempo, deberá definir y establecer las fun-
ciones, atribuciones y actividades de dicho servicio, así como sus
relaciones con los otros departamentos de la biblioteca.
En consulta con el bibliotecario encargado de los catálogos, si
éste tiene una buena formación profesional, el director de la
biblioteca de la universidad habrá de definir los objetivos del
servicio, optar por un sistema de clasificación y seleccionar las
normas de catalogación apropiadas para su trabajo, indicar los
registros principales que han de establecerse y mantenerse al día,
adquirir material y contratar personal, formular un plan de
organización,determinar los informes estadísticos y de otra índole

93
que sean necesarios y establecer las relaciones oportunas con todas
las secciones y dependencias a que haya de atender el servicio de
catalogación.

Organización interna. El trabajo del servicio puede organizarse de

diversas maneras, según las dimensiones de la biblioteca, el
volumen de sus adquisiciones, el número de bibliotecarios y su
preparación.Wilson y Tauber apuntan cuatro métodos, aplicables
principalmente a las grandes bibliotecas universitarias,aunque la
división del trabajo en que se basan puede adaptarse también,en
principio, a las pequeñas bibliotecas. Estos autores proponen que
el trabajo se organice por operaciones, por materias, por idiomas
y por formato o tipo de material. L a organización por operaciones
consiste en dividir las actividades profesionales de manera que se
asignen a personas distintas la catalogación descriptiva,la clasi-
ficación y la catalogación por materias. E n la práctica, la clasifi-
cación y la catalogación por materias están tan estrechamente
relacionadas que generalmente las realiza una misma persona. En
las bibliotecas pequeñas, las tres actividades tendrán que enco-
mendarse a un solo empleado, pero al aumentar el personal y el
volumen del trabajo, puede ser preferible una distribución de
atribuciones en la forma indicada.
La organización por materias es m u y corriente.Con un personal
compuesto de dos catalogadores,puede ser conveniente asignar a
uno las ciencias físicas y naturales y al otro las humanidades y las
ciencias sociales. Poco a poco, los catalogadores adquieren expe-
riencia en sus respectivas esferas de competencia. En este tipo de
organización,cada catalogador realiza la totalidad de las opera-
ciones necesarias. L a división del trabajo por idiomas es también
frecuente. E n tal caso, un catalogador puede ocuparse de los
materiales nacionales en los idiomas locales, mientras que otro se
ocupa de los materiales extranjeros. La división por formato o
tipo es recomendablesi la cantidad de colecciones o publicaciones
seriadas (revistas,publicaciones oficiales en serie, anuarios,etc.) es
bastante considerable para que un bibliotecario se ocupe exclu-
sivamente de esta actividad, mientras que otro se ocupa de los
libros. Otras formas o tipos de material que pueden requerir un
tratamiento especial son las micropelículas, las grabaciones y los
mapas. Probablemente será necesaria una combinación de estos
métodos1.
La organización del trabajo puede requerir que el personal
profesional esté adecuadamente secundado por personal auxiliar.
U n solo bibliotecario catalogador,ayudado por mecanógrafas y
I. L.R.WILSON; M.F. TAUBER, The university library: the organization, administration, and
functions of academic libraries, p. 184-185.2nd ed., N e w York, Columbia University
Press, 1956,641 p. (Columbia University studies in ìibrary service,n.O 8.)

94
auxiliares competentes,puede hacer un gran volumen de trabajo.
Si el director de la biblioteca universitaria dispone de un apoyo
administrativo y financiero adecuado para organizar el departa-
mento de catálogos, y si los libros se ordenan de una manera
rápida y eficaz para su uso en la biblioteca principal, ésta tendrá
la posibilidad de ofrecer servicios centralizados de catalogación a
otras secciones de la biblioteca universitaria. Si el servicio de
catalogación tiene escaso personal, será difícil que el director de
la biblioteca universitaria consiga convencer a las demás secciones
de que lo más práctico para ellas es aceptar los servicios de la
biblioteca principal.

Materiales bibliográjicos y de referencia para uso del personal. Los cata-

logadores deben tener fácil acceso a los materiales bibliográficos
y de referencia. Muchas veces se plantean problemas sobre la
manera de inscribir el nombre de un autor en el catálogo o de
seleccionar el encabezamiento adecuado para un libro en la clasi-
ficación por materias, etc. Para resolverlos, el catalogador ha de
consultar obras técnicas sobre catalogación y clasificación y otras
publicaciones. E n el local de trabajo del servicio de catalogación
debe haber una pequeña colección de libros técnicos y de los
diccionarios de lenguas extranjeras más necesarios. Respecto a
otros materiales, los catalogadores deberán tener fácil acceso a la
colección de referencia de la biblioteca. (Otra prueba de que el
edificio debe proyectarse de una manera funcional.)

N O R M A S Y A C T I V I D A D E S D E L S E R V I C I OD E C A T A L O G A C I ~ N

La uniformidad y la concordancia son dos principios fundamen-

tales de la actividad de catalogación.L a aplicación de estos prin-
cipios requiere el empleo de códigos o reglas de catalogación
normalizadas, de listas autorizadas de encabezamientos por ma-
terias y de sistemas de clasificación.

Códigos de catalogación. Las bibliotecas disponen de diversas reglas

de catalogación. Entre las más utilizadas figuran las de la Library
of Congress de los Estados Unidosl, la American Library Asso-
ciation2 y la Biblioteca Vaticana3. E n Francia, la Association
Française de Normalisation ha publicado una serie de normas de
catalogación, que han aparecido en forma abreviada y simplifi-
I. US LIBRARY OF CONGRESS,Rules for descriptive cataloging, Washington, Library of
Congress, 1949, 171 p.
2. ALA cataloging rulesfor author and title entries, 2nd ed. por C.Beetle, Chicago, American
Library Association, 1949.
3. VATICAN, BIBLIOTECA,Norme per il cataloge degli stampati, 3rd ed., Vaticano, 1939,
396 p. (Existen traducciones en varias lenguas.)

95
cadal. E n Alemania y en otros territorios de lengua alemana,las
Reglas Prusianasz tienen amplia aceptación. E n Rusia, se ha pre-
parado una serie completa de códigos de catalogación para uso
de las grandes bibliotecas, y existen versiones simplificadas de las
reglas para las pequeñas bibliotecas3. Estos códigos no existen
todavía en traducción inglesa.
Estos y otros códigos de reglas se explican y completan mediante
manuales sobre catalogación y publicaciones relativas a las indi-
caciones de autor y título en circunstancias especiales. Son bien
conocidas a este respecto la obra de S.A. Sharp4 y la de Susan
G. Akers5. Entre las diversas obras referentes a la manera de
inscribir los nombres de autor en los asientos figuran las de C.F.
Gosnell, Spanish personal names 6, María L.Monteiro, N o m e s brasi-
lieros’ y Nasser Sharify,Cataloging of Persian works a.
La elección de un código de reglas de catalogación es indispen-
sable para el funcionamiento eficaz de una biblioteca en un país,
pero tiene además una importancia más amplia. La función de
todas las bibliotecas como centros de conservación y transmisión
de conocimientos debe consistir en identificar los materiales que
poseen de la manera más favorable para la comunicación de los
conocimientos en los planes local,nacional e internacional. A este
respecto,la Conferencia Internacional de la FIAB sobre Principios
de Catalogación llegó a un acuerdo histórico en 1961al adoptar
una declaración sobre los principios de catalogación que han de
aplicarse universalmente. Su Informe9 es un documento de gran
importancia que deberían leer todos los bibliotecarios encargados
de la catalogación o interesados en ella. “Ahora que existe un
acuerdo sobre los principios aplicables a la selección y la forma
de los encabezamientos de los asientos en un catálogo de autores
y títulos, es razonable esperar que no tardará en llegarse a un
acuerdo sobre la selección, la forma y la sucesión de los datos
I. Bibliothèques, traitement, catalogage, consemation des livres et des documents, Paris, Institut
pédagogique national, 1961.
2. BIBLIOGRAPHISCHES INSTITUT, Regeln für die alphabetische I;ntalogisierung in wissenschaft-
lichen Bibliotheken. UnveränderterNachdruck der Instruktionenfür die alphabetischen Kataloge
der Preussischen Bibliotheken, Leipzig, Bibliographisches Institut, 1952. I 79 p.
3. P.L.HORECKY, Libraries and bibliographic centers in the Soviet Union, p. 46-49, Bloom-
ington, Ind., Indiana University, 1959, 287 p. (Indiana University publications,
Slavic and East European series, vol. 16.)
4. H.A. SHARP,Cataloguing; a textbookfor use in libraries, 4th ed., London, Grafton, 1948.
5. S. G.AKERS,Simple library cataloging,4th ed., Chicago, American Library Association,
‘954. 250 P.
6. C.F. GOSNELL,Spanish personal names: principles governing their formation and use, N e w
York, H . W.Wilson, 193%.
7. M.L. MONTEIRO, Nomes brasilieros: u m problma na catalogapïo, São Paulo, Escola de
Biblioteconomía, I 948.
8. N. SHARIFY, Cataloging of Persian works; including rules for transliteration, entry and des-
cription, Chicago, American Library Association, 1959, I 76 p.
g. INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARYASSOCLATIONS.International Conference on
Cataloguing Principles. Paris, 9-18 Ociober, 1961.Rejort, p. g, London, IFLA, 1963,
293 P.
 FIGURA 2. Ejemplos de asientos bibliográficos y otros datos necesarios
para la catalogación descriptiva
a. autor individual; b. autor corporativo;G. título como asiento principal.

1% Li
FE89
Clouzet, Maryse (Choisy)190%
Sigmund Freud: a new appraisal. New York, Philo-
sophical Library ,1963,
141 p. 22 cm.

1. Freud, Sigmund, 1 W l 9 3 9 .
BF153.F85C6 1963a 926.1 62-18553 $

Library of Congrew 0 151

6.
CZD
506
ES Electrochemical Society. Corrosion Dh~on.
The surface chemistry of metals and semiconductors; a
symposium sponsored by the Ofice of Naval Research and
the Electrochemical Society, Columbus, Ohio, 1959. Edited
by Harry C.Gatos, with the assistance of J. W.Faust, Jr.,
and W.J.LaFleur. New York,Wiley ,1960,
xi, 526 p. illus., dlagrs., tables. 24 cm.
“Pnpers presented at the joint symposium of
ElectronicsDivisions of the ElectrochemicalSocIety.
tp
Corrosion and
Includes blbllographies.
I. Surface chemistry. 2. MetaIs. 3. Sernleonductors. I. EI*
trochernical Society. Electronics Division. II. U. S. OWCe of Naval
Research. III. Gatos, Harry C.,ed.

QD506.E5 60-14244
Library of Congress

C. 7
Rs
153
~ 5 7 Modern drug encyclopedia and thernpeutic index. 1st-
ed. New York,193G
v. 24cm.
Title varies slightly.
Editors:1934-41, Jacob Cutman.-lMB, A. B. Gutman.-lM%
M.E.Howard.
R Three year supplement to New m o d e m drugs; B
RC presentation of the important new medicinal preparations
i53 described in the quarterly index,New modern drugs, 1935 tu
MS7 i937 inclusive,together with descriptions of additional drugs
which have not been previousIy published. By Jacob Gut-
man. New York,American Journal of Surgery, inc., 1938.
(ûonlnned on u& card)

I
O +31r49071C$
3P12823*
descriptivos necesarios para establecer esos asientos 1. (La autora
se refiere a los datos adicionales necesarios para la identificación
completa de cada publicación, tales como : título completo,
edición,lugar de publicación, nombre del editor, fecha de publi-
cación, número de páginas, ilustraciones y otros datos.) Véanse
en la figura 2 ejemplos de asientos bibliográficos y otros datos que
se requieren en la catalogación descriptiva.

Análisis de materias. Esta operación tiene por objeto identificar la

materia principal de cada libro para indicarla en el catálogo y
dar al libro su lugar adecuado en el esquema de clasificación de
la biblioteca. Combinada con la catalogación descriptiva, la
indicación de la materia permite que las colecciones de la biblio-
teca sean accesibles a los lectores.
En el catálogo alfabético por materias, tanto si se constituye
separadamente como si se combina en una sola lista con el de
autores y títulos,un libro determinado puede estar representado
por uno o más encabezamientos de materias, cada uno de los
cuales consiste en un término o un grupo de términos que repre-
sentan una materia. Para seleccionar los encabezamientos de
materias lo mejor es recurrir a una lista autorizada, con objeto
de tener la seguridad de que la terminología se utiliza de una
manera uniforme. En inglés, la lista más extensa es la de la
Library of Congress de los Estados Unidosz. Una lista m u y
utilizada en las pequeñas bibliotecas públicas y de colegios uni-
versitarios es la Sears list of subject headings3. Aunque bastante más
breve que la lista de la Library of Congress,la lista de Sears tiene
también un alcance general. Además, existen listas generales y
especializadas en muchos de los idiomas europeos. La mayor
dificultad con que tropiezan los países donde el idioma principal
es distinto del de las listas,es la de traducir y adaptar la termino-
logía a sus necesidades particulares. Sin embargo,es indispensable
una lista autorizada de términos correspondientes a las materias
que han de representarse en el catálogo. L a biblioteca puede
considerar necesario completar una lista corriente con otra esta-
blecida por ella misma. Conviene en tal caso llevar un registro de
los términos utilizados y de los casos en que la biblioteca se aparta
de los términos contenidos en la lista corriente. E n la figura 3
pueden verse ejemplos de encabezamientos por materias en fichas
de catálogo.
L a clasificación puede adoptar dos formas:una ordenación de los
libros y otros materiales de biblioteca en grupos de materias
I. M.PIGCOTT,Uniformity in descriptive cataloguing, Libri, vol. 13, 1963,p. 45.
2. US LIBRARY
OF CONGRESS,
List of su6ject headings, 6th ed., Washington, Government
Printing Office, 1957.(Suplementos mensuales y anuales.)
3. B. M.FRICK,Sears list of subject headings, 8th ed., N e w York, H.W .Wilson, 1959,
610 p.
FIGURA3. Encabezamientos por materias en fichas de catálogo

Audbo- V I S M ~ ~\ d ~ ~ q t \ o rB;bl.
i-
McClusky, Frederick Dean.
The A-Vbibliography. ,Rev.ed.] Dubuque, Iowa,W.c.
Brown Co.1‘19551
xi,218 p. 28 cm. (The Audio-vlsualseries)

Z581BV8113 1955
Library of Congress
o
1. Audio-visualeclucatlon-Bibl, I. Title.

1r.371333
(Series)

56-1796

Rome CCIty)
Chesterton, Gilbert Keith, 1874-1936.
The resurrection of Rome, by G. K.Chesterton ... New
York, Dodd,Mead &company, 1930.
4 p. I., %294 p. 21 em.

I.Rome (City) 1. Tltle.

nG808.c5 30-28208
IJbrary of Congress

adecuados, que permita el acceso directo a ellos en las estantarías,

o una lista de referencias a los libros en una bibliografía o catá-
logo. La primera forma es una clasificación topográfica y la
segunda una clasificación bibliográfica o,como dice W.C.Berwick
Sayers,una “clasificación catalográfica”1. En las bibliotecas uni-
versitarias, grandes o pequeñas, que permiten el libre acceso de los
lectores a las estanterías, es indispensable una clasificación topo-
gráfica de los libros. En las grandes bibliotecas, cuyos principales
I. W.C.B. SAYERS,An introduction to library class$cation, 6th ed., London, Grafton, 1943,
294 P.

99
depósitos de libros están cerrados a los lectores,no es tan evidente
la necesidad de una clasificación topográfica. Muchas de las
bibliotecas europeas más antiguas con dépositos cerrados ordenan
sus libros por número de entrada (que indica el orden de recep-
ción) y dan una colocación fija a cada libro, con la posible
excepción de un número relativamente reducido de obras de
referencia colocadas en estanterías de libre acceso. En tal caso,
el catálogo público es el único instrumento de localización de
que dispone el lector.
Existen muchas publicaciones sobre clasificación y se ha deba-
tido mucho sobre las ventajas respectivas de las estanterías
cerradas y las de libre acceso. La experiencia muestra que el
mejor sistema para el lector universitario es una colección clasi-
ficada en estanterías de libre acceso, supuesto en el que se basan
las consideraciones siguientes.
Los sistemas de clasificación más utilizados son la Clasificación
Decimal de Dewey, la Clasificación de la Library of Congress de
los Estados Unidos y la Clasificación Decimal Universal. La Colon
Classification de Ranganathan y la Clasificación Bibliográfica de
Bliss son muy apreciadas, pero su empleo no se ha extendido,
aunque la Última parece haber ganado nuevos adeptos en los
últimos años.
L a biblioteca universitaria deberá elegir su sistema de clasifi-
cación basándose en criterios objetivos. Sayers dice a ese respecto:
“lo que pedimos a una clasificación es que funcione. Para ello,
deberá: u) ser completa; b) ser lógica y comprensible;c) ser tan
minuciosa en la exposición como sea humanamente posible; d) ser
suficientemente flexible para dar cabida a los cambios del pensa-
miento y a la literatura que lo refleja; e) emplear una notación
sencilla que sea también flexible;f)estar provista de un índice
completo.1.
La Clasificación Dewey y la de la Library of Congress fueron
concebidas como clasificacionestopográficas. La primera se utiliza
más que la segunda, pero ello puede deberse en parte a factores
históricos: la Clasificación Dewey apareció en 1876;la de la
Library of Congress más de un cuarto de siglo después. La Clasi-
ficación de la Library of Congress se concibió para grandes biblio-
tecas,y efectivamente,se utiliza más en ellas que en las pequeñas.
Esta clasificaciónes sumamentedetallada.Cuando la Clasificación
Dewey se utiliza en bibliotecas muy grandes para clasificaciones
de gran detalle, sus números tienden a ser excesivamente largos
y complicados,mientras que las notaciones de la Clasificación de
la Library of Congress son relativamente sencillas y cortas.
Ambos sistemas se mantienen al día, y la Clasificación Decimal
Dewey se actualiza entre sus distintas ediciones mediante la publi-
I. SAYERS,op. cit., p. XIX.

I O0
FIGURA4.Símbolos de clasificaciones en fichas impresas de catálogos

Einstein, Albert, 18TI)-1955.

Iiivesti3itionson the theory of ilie iti~owiiia~1iiiot-eiiieiit.
Edited with ilotes by 12. Fiirtli. lrailslated by .î. I). Cow-
per. ,Sew York, Dorer I’iil>licatioiis ,iDX,
llD p. diagrs. 21 m.
“An unnhridged niid unnltered repiiblicntion OP the ti’niislation
Arst published in 1910.”
ßibllogruphicnl footnotes.

I. J3rowiii~iiinioveiiients.
[gclsy’ 67-0-5
Printed for Cnrd Dis.
Library of Congress

Whurton, Henry, 1664-1695.

The life of John Smith,Eiiglicli soldier. Translated ir0111
the Latin manuscript with an essay on Captain John Smith
in seventeenth-centuryliterature by Laura Polanyi Striker.
Chapel Hill,Published for the Virginia Historical Society
by the Cniversity of Korth Carolina Press ci9571
101 p. illus., ports.,faoiims. 24 cru.
Blbllographicalfootnotes.

1. Smith, John, 1580-1831. I. Striker Laura Polanyi. Captain

John Smith in seventeenth century Ilteratire. II. Virginla Hlstorical
Society.Richmond.
F229.SíW4‘
Library of Congress o 923.02
15801,
57-13884

I. Símbolo de la Clasificaciónde la Library of Congress.

2. Símbolo de la ClasificaciónDecimal de Dewey.

cación, por la Library of Congress, de unas D e w e y classijkation

additions, notes and decisions. Estos dos sistemas responden a los
criterios de Sayers y ofrecen algunas otras ventajas. Cada uno de
ellos tiene un índice alfabético completo.Los dos pueden utilizarse
juntamente con una lista corriente de encabezamientos por ma-
terias, a saber: la Clasificación Dewey con la Sears list of subject
headings y la Clasificación de la Library of Congress con la List of
subject headings, de la misma biblioteca, que contienen las respec-

IO1
tivas notaciones. Cada una de estas listas de encabezamientos por
materias sirve como índice adicional de las respectivas clasifica-
ciones. Todas las bibliotecas tienen además la posibilidad de
comprar a la Library of Congress fichas de catálogo impresas
correspondientes a los libros catalogados por ella; estas fichas
contienen a menudo tanto los números de la Clasificación Dewey
como los de la Library of Congress. La compra de fichas impresas
puede hacerse de una manera selectiva.E n la figura 4se presentan
ejemplos de fichas impresas en las que pueden verse los símbolos
de las clasificaciones.
La Clasificación Decimal Universal (CDU)presenta casi todas
las ventajas de la Clasificación Dewey y de la Clasificación de la
Library of Congress aunque no se han facilitado en la misma
medida fichas impresas con los números de la C D U , y las revi-
siones han sido menos frecuentes. La notación puede ser bastante
larga cuando se hacen subdivisiones detalladas de materias, pero
es un sistema muy flexible y existe en varios idiomas.
Las clasificaciones de Bliss y Ranganathan se concibieron pri-
mordialmente como clasificaciones bibliográficas más que topo-
gráficas. Sin embargo ambos sistemas se han utilizado con éxito
para la ordenación de bibliotecas y se han prestado muy satis-
factoriamente al tratamiento mecánico de la documentación. El
sistema Bliss ha tenido numerosos seguidores entre los bibliote-
carios de la Commonwealth Británica. E n un estudio se indica
que de cada once bibliotecas universitarias, algunas de ellas con
menos de una generación de antigüedad, en países que están o
han estados asociados a la Commonwealth, cuatro utilizan la
Clasificación Bliss,mientras que cuatro y tres utilizan respectiva-
mente las clasificaciones de la Library of Congress y de Deweyl.
El tamaño de la biblioteca, y especialmente las previsiones de
crecimiento en el futuro, constituyen un factor importante en la
elección de un sistema de clasificación. Las bibliotecas que ten-
gan probabilidades de desarrollarse considerablemente preferirán
tal vez la Clasificación de la Library of Congress y la CDU a la
Clasificación Dewey. Otro factor es la índole de la biblioteca. Si
se trata de una biblioteca científica o técnica,la Clasificación de
la Library of Congress o la CDU serán más adecuadas.
En algunas circunstancias puede ser conveniente utilizar más de
un sistema de clasificación en una biblioteca. Es concebible, por
ejemplo, que un amplio conjunto universitario que utilice la
Clasificación Dewey en su biblioteca principal prefiere la Clasifi-
cación de la Library of Congress o la CDU en una nueva biblioteca
de ingeniería o en una biblioteca de una facultad de ciencias.
Este tipo de decisiones han de tomarse únicamente después de un
I. New universities overseas, p. 164,London, Allen & Unwin,
A. M. CARR-SAUNDERS,
1961,260 p.

I02
detenido estudio,porque puede ser necesario aumentar el personal
profesional y recurrir a un sistema más complicado de registro.
U n a vez elegido el sistema, debe seguirse consecuentamente,
registrando cuidadosamente todas las decisiones que acarreen
adaptaciones o modificaciones.
Para la clasificación, lo mismo que para la catalogación y el
análisis de materias, existen buenos textos que pueden orientar al
bibliotecario. Entre ellos,merecen citarse como ejemplos las obras
de Merrilll, Sayers2 y Mann3. Los usuarios de la Clasificación
Dewey pueden disponer de la obra de la Library of Congress
Guide to the use of the Dewey decimal classijication4 y para las biblio-
tecas que utilizan la CDU,la British Standards Institution ha
publicado A guide to UDC (8.5.1000c: 1963).

Organización de las actividades de catalogación. E n general, las opera-

ciones que se realizan con una publicación se ajustan más o menos
al orden siguiente: I) se cataloga y clasifica; 2) se prepara una
sola ficha u hoja de trabajo para cada publicación, en la que se
inscribe el nombre del autor, el título, los datos adicionales nece-
sarios para su identificación y su símbolo de clasificación o loca-
lización;3) se procede a releer o revisar la ficha u hoja,cotejándola
con la publicación; 4)si no hay errores,se reproduce mecanográfi-
camente o con multicopista, haciéndose el número de copias
necesario;5) se supervisan las fichas y, si se aprueban,se colocan
en la publicación; 6) ésta puede entonces ser preparada para uso
de los lectores; 7) cuando se ha terminado la preparación, la
publicación pasa una nueva inspección para comprobar que está
marcada con el símbolo de clasificación o de localización que
corresponde; 8) si todo está en orden, las fichas se retiran y la
publicación se coloca en las estanterías; 9) las fichas se clasifican
y se cuentan con fines estadísticos, y IO) se colocan en los catálogos
correspondientes. Aunque este es el proceso fundamental, el
orden de las operaciones,su número y su naturaleza pueden variar
de una biblioteca a otra, según el volumen y la índole de los
materiales tratados, la plantilla de personal y la variedad de las
actividades confiadas al departamento de catalogación. Por ejem-
plo, cuando se dispone de fichas de catálogo impresas, se reducen
las correspondientes actividades de catalogación y clasificación de
libros; si una gran proporción de las publicaciones se encuentra
en este caso, las actividades de catalogación pueden dividirse de
I. V.S. MERRILL,Code for classifiers;principles gouerning d e consistent placing of books in a
system of classification,2nd ed., Chicago, American Library Association, 1939, 177 p.
2. W.C.B. SAYERS,op. cit., y: A manual of classiJication for librarians and bibliographers,
3rd ed. rev., London, Grafton, 1955, 346 p:
3. M.MANN, Introduction to cataloguing and classzfication of books, 2nd ed., Chicago, A m e -
rican Library Association, 1943,276 p.
4. US LIBRARY OF CONGRESS, Guide to the use of the Dew9 decimal class$cation. Lake Placids,
Forest Press, 1962, 133 p.
manera que un bibliotecario se ocupe únicamente de las publica-
ciones para las que se disponen de fichas impresas, mientras que
otro hace la catalogación y la clasificación completas,en la forma
que antes se ha descrito.
La colocación de las fichas en los catálogos se hace general-
mente según reglas establecidas con objeto de que el lector pueda
encontrar la ficha que busca en el lugar correspondiente. U n
error en la intercalación de la ficha u otra infracción de las normas
puede equivaler a un libro perdido, especialmente en las biblio-
tecas en que el catálogo es el único o el principal instrumento de
localización de los libros. Por consiguiente,la biblioteca establecerá
sus propias normas o utilizará uno de los códigos de catalogación
existentes.
La “preparación” consiste generalmente en marcar cada libro
o publicación con un símbolo de propiedad, en ponerle una eti-
queta o marcarlo con la signatura de clasificación o el símbolo de
localización para poder colocarlo en la estantería, y en insertar
en él la hoja de registro de préstamo.
En algunas bibliotecas, el servicio de catalogación se encarga
del registro de adquisiciones. Con frecuencia esta operación con-
siste hoy día en inscribir en el libro y en el boletín original de
pedido un número que representa el orden de recepción en la
biblioteca. Los boletines de pedido pueden ordenarse por número
de recepción para constituir el registro de adquisiciones. Los
registros de adquisiciones en forma de libro son cada vez menos
frecuentes, ya que obligan a escribir de nuevo los datos que
figuran en el boletín de pedido. Para registrar las obras recibidas
a título de donativo o de intercambio,puede utilizarse un boletín
de pedido modificado. Muchas bibliotecas no consideran ya
necesario llevar un registro de adquisiciones.
Las operaciones básicas aquí descritas pueden modificarse o
alterarse según que la biblioteca tenga un servicio centralizado
de catalogación o que esta actividad se haya dividido entre la
biblioteca central y las bibliotecas de facultad. También pueden
ser necesarios cambios o modificaciones en la manera de tratar
los materiales especiales, tales como publicaciones en serie,
manuscritos, microformas, grabaciones sonoras,etc.
La preparación de informes corresponde al jefe del servicio de
catalogación.Los informes estadísticos preparados periódicamente
deben reflejar la naturaleza y el volumen de las publicaciones que
se han catalogado y pueden contener también inventarios desti-
nados a mostrar el total de los fondos, con subdivisiones por
materias y tipos de publicaciones. El director de la biblioteca
puede necesitar un informe general anual que, además de contener
datos estadísticos, describa las realizaciones y los problemas
importantes y formule recomendaciones adecuadas.
 C o m o el servicio de catálogos mantiene la lista topográfica,
hace a veces los inventarios de las existencias. Esta actividad es
más apropiada para el servicio de préstamos, que generalmente
tiene la responsabilidad de los depósitos de libros. Cuando se
descubren pérdidas, se comunican al servicio de catalogación
para introducir los cambios oportunos en los registros.
Incluso en las pequeñas bibliotecas pueden ser precisas ciertas
actividades de reclasificación y recatalogación cuando el personal
de los servicios de lectura encuentre libros que hayan sido identi-
ficados o clasificados de una manera errónea o inadecuada. Sin
embargo,deberá evitarse una reclasificación total (cambio de un
sistema a otro) o, en caso de que ésta se emprenda,deberá hacerse
únicamente después de un detenido estudio de las ventajas y de
los costos previsibles.

División del trabajo. U n profano que considere esta descripción de

las actividades del servicio de catalogación comprenderá que
muchas de estas funciones pueden encomendarse a personal
auxiliar o subalterno; por ejemplo escribir a máquina, copiar
fichas, escribir y pegar etiquetas, ordenar boletines, llevar libros
de un sitio a otro y colocar las fichas en el fichero, etc. Dada la
importancia de la colocación exacta de las fichas en el fichero,se
encarga generalmente esta función a un auxiliar bajo la inspección
de un bibliotecario, pero la mayor parte de las demás funciones
no requieren una vigilancia tan precisa. Para aprovechar de una
manera económica y eficaz la capacidad profesional de los biblio-
tecarios,es preciso que cuenten con la ayuda de suficiente personal
auxiliar.

E V A L U A C I ~ ND E L S E R V I C I O D E C A T A L O G A C I ~ N

Esta es una importante función administrativa del director de la

biblioteca universitaria, que debe comprobar por sí mismo que el
trabajo está bien hecho, que no hay atrasos injustificables y que
la clasificación y la catalogación satisfacen a los lectores de la
biblioteca. Si de él dependen otras bibliotecas anexas, deberá
ocuparse igualmente de la calidad y de la eficacia de las activi-
dades de catalogación que éstas realizan o que se hacen para ellas.

A L G U N O S P R O B L E M A S Y POSIBILIDADES F U T U R A S

Muchas bibliotecas universitarias se enfrentan con graves pro-

blemas en sus esfuerzos por organizar de una manera eficaz sus
materiales. En las universidades antiguas con bibliotecas inde-
pendientes en cada facultad,puede haber tal diversidad de prác-
ticas de catalogación y clasificación que resulte muy difícil intro-
ducir una cierta centralización,o incluso una coordinación, con
objeto de que los fondos de todas las bibliotecas de la universidad
sean ampliamente conocidos y accesibles. En tales situaciones, el
bibliotecario universitario necesita no sólo autoridad para intro-
ducir las mejoras, sino también personal capacitado y recursos
económicos suficientes. Incluso si cuenta con estos apoyos,tendrá
que proceder gradualmente. Una vez que consiga establecer pro-
cedimientos eficaces de catalogación y clasificación comunes a
toda la universidad y combinarlos con una centralización de las
adquisiciones, podrá instituir otros servicios, por ejemplo, un
catálogo colectivo de los libros que se vayan adquiriendo. Con-
forme se desarrolle la organización y mejore el enlace con las
bibliotecas periféricas podrán prepararse catálogos colectivos
retrospectivos y listas colectivas de publicaciones seriadas.
La traducción y la adaptación de listas normalizadas de enca-
bezamientos por materias y de códigos de clasificación en función
de las necesidades particulares de un país pueden plantear un
grave problema. El Sr. Sheniti ha examinado detenidamente esta
cuestión en un estudio sobre “The problem of subject cataloguing
for libraries in Arab countries and the development of a classifica-
tion system and a list of subject headings suitable for their
needs...”l, y ha llegado a la conclusión de que es posible traducir
y adaptar instrumentos como los Dewey decimal classijication sche-
dules, la Sears list of subject headings y otros códigos análogos para su
uso en las bibliotecas árabes. Problemas de ese tipo se plantean
en muchas partes del mundo.
La revolución tecnológica que ha producido la máquina tabu-
ladora y la calculadora electrónica,y que ha dado lugar a enormes
progresos en la imprenta y en la fotografía, promete también
revolucionar la bibliotecología. Actualmente pueden obtenerse
numerosas copias de catálogos impresos a un precio muy econó-
mico mediante nuevos métodos, lo que permite poner la totalidad
de los recursos de la biblioteca de una gran universidad ai servicio
de toda la comunidad universitaria, independientemente de la
situación de sus locales de enseñanza u otros servicios.
La velocidad y la capacidad casi increíbles de las calculadoras
permite hacer índices m u y detallados del contenido de libros y
revistas,superando con mucho lo que pueden producir los métodos
manuales relativamente lentos que los catalogadores de bibliotecas
utilizan normalmente. Las máquinas han renovado el interés por

I. M. SHENITI,
Subject cataloguing for Arab libraries... Regional seminar on biblio-
graphy, documentation and exchange of publications in Arabic-speaking state,
(Unesco/LBA/Sem.8.3), Paris, 27 February 1962.1 2 p.+Appendix. (Existe también
en francés.)

I 06
la teoría de la clasificación y de la información que, en último
término, conducirá a nuevos sistemas de clasificación que podrán
ser utilizados internacionalmente en los trabajos de documenta-
ción 1.
Cada vez se descubren y se adoptan más aplicaciones de la
nueva tecnología mecánica a la bibliotecología,y los bibliotecarios
de todo el mundo deben estar atentos a ellas.

I. Eric de GROLIER, A stu& of general categories afifilicableto clussiJicutionand coding of dom-

mentation, Paris, Unesco, 1962,248 p. (Existe también en francés.)

107
 CAPITULO VI11

SERVICIOS A LOS LECTORES

“El criterio fundamental de la eficacia de una biblioteca univer-

sitaria es su capacidad para entregar al lector el libro que éste
desea y cuando lo desea” dice William S. Dix, director de la
Biblioteca de la Universidad de Princeton (Estados Unidos),
añadiendo “que ese es el principio fundamental del que se deriva
casi todo lo que hacemos o debíamos hacer en las bibliotecas”1.
El principio de Dix tiene dos corolarios estrechamente relacio-
nados con los servicios públicos: u) los materiales de la biblioteca
han de ser fácilmente asequibles y utilizables para todos los
miembros de la comunidad universitaria; y b) se debe prestar
ayuda a los lectores para que puedan encontrar los materiales y
utilizar la biblioteca con fines de información y de investigación.
En términos generales, son dos los servicios o locales que debe
haber a la disposición de los lectores: el servicio de préstamo de
libros y el servicio de referencia (o de ayuda a los lectores).
La organización administrativa y la disposición material de las
dependencias de la biblioteca determinan directamente la natu-
raleza de los servicios de préstamo y de referencia. E n las princi-
pales bibliotecas de la universidad, una organización funcional
por tipo o por forma de los materiales puede hacer necesaria la
instalación de salas de lectura separadas para las obras de carácter
general, las revistas y las obras de referencia. Una organización
general de los materiales y de los servicios puede comprender un
local reservado para el almacenamiento de libros, un servicio
central de entrega y préstamo de libros y una sala de lectura
Única para la consulta de libros en la propia biblioteca,que puede
incluir una sección de referencia o simplemente una sala de obras
de referencia. Una organización de los materiales por amplios
grupos de temas conexos (divisiones por materias y no por facul-
tades), independientementede su forma,requiere menos salas de
lectura separadas, ya que todos los tipos y formas de materiales
(libros, revistas, periódicos, micropelículas, etc.) se reunen por
temas en un solo sector. Con arreglo a esta forma de organización,
I. W.S. DIX,
Of the arrangement of books, College and research libraries, vol. 25, March
1964,P. 87.

I 08
los periódicos y revistas se reciben y se preparan para su utilización
en el departamento de servicios técnicos y se envían directamente
a la división pertinente. Puede dotarse a cada una de las divisiones
de la biblioteca de servicios de consulta especializados que abar-
quen todos los tipos de materiales.
Neal Harlow estima que pueden distinguirse diversos niveles en
las necesidades académicas y de investigación con respecto a los
servicios de bibliotecas de los colegios universitarios y de las
universidades y que pueden así establecerse determinados servicios
de bibliotecas para satisfacerlas”1. Su hipótesis es que “hay tres
niveles en la utilización de los servicios de biblioteca de una insti-
tución académica y de investigación:a) el nivel preparatorio: la
biblioteca en que el alumno realiza estudios de carácter general y
fundamental antes de dedicarse a una especialidad; b) el nivel
universitario: la biblioteca del estudiante ya más avanzado que
se prepara para una especialidad,y en la que se destaca un tema
o una materia determinada, y se facilita una síntesis y una intro-
ducción a la investigación;y c) el nivel de investigación:la biblio-
teca para el estudiante graduado, el profesor de la facultad y el
investigador interesados en la ampliación o la aplicación de los
conocimientos,que facilita el apoyo intelectual necesario para la
investigación”2. Neal Harlow estima que es posible determinar y
analizar esos niveles de necesidades y crear los servicios especiales
destinados a satisfacerlas3.
En consulta con el profesorado,los funcionarios competentes de
la universidad y los bibliotecarios a sus órdenes, el director de la
biblioteca universitaria, después de determinar el nivel de las
necesidades y las diversas posibilidades que se le ofrecen habida
cuenta de sus recursos, formulará las recomendaciones perti-
nentes. E n esta tarea, tendrá que resolver inevitablemente pro-
blemas de centralización y de descentralización, que se exami-
narán cuando sea pertinente en el resto del presente capítulo.

S E R V I C I ODE L E C T U R A Y P R É S T A M O

L a función principal del servicio de lectura y préstamo es facilitar

el acceso a los materiales de la biblioteca y fomentar así la máxima
utilización de la biblioteca para todos los fines de la universidad.
Esto lleva consigo la custodia material de los libros,su colocación
exacta en el lugar que les corresponde en los estantes de acuerdo
con el sistema de clasificación de la biblioteca, su devolución a las

I. N. HARLOW,
Levels of need for library service in academic institutions, College a n d
research libraries, vol. 24, September 1963, p. 359.
2. --, op. cit., p. 360.
3. Loc. cit.
estanterías después de su utilización por los lectores y la aplicación
de un sistema eficaz de préstamos y de devoluciones de confor-
midad con el reglamento establecido.
Puesto que trata directamente con casi todos los usuarios de la
biblioteca, el personal del servicio que asesora a los lectores e
inspecciona las actividades debe estar familiarizado con las colec-
ciones y los servicios de la biblioteca y tanto él como sus auxiliares
deben ser amables y atentos con los lectores.En efecto,un personal
importuno e inexperto puede desanimar a los usuarios de la
biblioteca y, en consecuencia, hacer que disminuya el número de
lectores.

Organizacióny administración. Bajo la supervisióngeneral del director

de la biblioteca, el jefe del servicio de lectura y préstamos organiza
y dirige las siguientes actividades: la identificación de los presta-
tarios; el proceso de circulación de los libros; la realización de
inventarios y la búsqueda de libros que falten; la compilación de
listas de libros de actualidad; la ayuda a los lectores en la utiliza-
ción de los catálogos; la ayuda a los estudiantes en la selección
de los libros; los préstamos entre bibliotecas; la conservación de
los depósitos de libros; la administración de una colección de
libros reservados,etc.
La identificación de los prestatarios es una actividad a la vez
fundamental y sencilla. La biblioteca debe cerciorarse de que
todos los que piden libros tienen derecho a ello y debe identifi-
carlos correctamente. D e lo contrario,no podrá cumplir su obli-
gación de conservar las colecciones. En las universidades muy
pequeñas, donde el personal de la biblioteca conoce muy bien a
todos los estudiantes y a todos los profesores, la identificación no
constituye un problema importante pero lo es, en cambio, en las
instituciones mayores y en las que tienen su biblioteca a la disposi-
ción de los funcionarios oficiales, de las personas que residen en
la misma ciudad y de otras personas ajenas a la universidad. E n
muchas universidades se expide una tarjeta de identidad tanto a
los profesores como a los alumnos; en algunas, el recibo universi-
tario oficial del pago de los derechos de matrícula sirve para
identificar al estudiante.
Préstamos. En las bibliotecas de libre acceso a las estanterías,el
lector suele tomar directamente los libros que desea y los lee en
la propia biblioteca o los pide prestados para llevárselos a su
domicilio. E n las bibliotecas en que el público no tiene acceso a
las estanterías, el lector debe consultar el catálogo de la biblio-
teca para escoger los libros y tiene que presentar un boletín de
pedido (formulario) para cada libro que desee pedir prestado. El
boletín de pedido es generalmente un formulario impreso en el
cual el prestatario tiene que indicar el autor,el título y la signatura

I IO
del libro, su nombre y su dirección así como otras informaciones
que la biblioteca pueda pedir. El prestatario presenta el boletín de
pedido en la mesa de préstamos, que lo remite al servicio de
estanterías.U n empleado de este servicio busca el libro y lo envía
junto con el boletín de pedido a la mesa de préstamos y en caso
de que el libro no se encuentre en las estanterías lo indica en el
boletín de pedido antes de devolver éste a la mesa. E n muchas
bibliotecas universitarias se utiliza el boletín de pedido que se ha
devuelto para comprobar en el fichero de préstamos pendientes
si el libro está prestado y, en tal caso, cuándo vence el plazo de
devolución. La persona que pide el libro lo reserva y encarga que
se le avise cuando se haya devuelto el libro. En tales casos, el
lector suele llenar una tarjeta postal dirigida a sí mismo, y cuyo
importe debe abonar, para que se le comunique por correo la
devolución del libro. Otro sistema consiste en reservar el libro y
presentarse personalmente el día señaIado para la devolución.
El boletín de pedido es uno de los métodos más sencillos para
registrar un préstamo. E n las bibliotecas muy pequeñas el boletín
de pedido, estampillado con la fecha en que se concede el prés-
tamo o se ha de devolver el libro,se clasifica por orden alfabético
de autor y constituye el único registro del préstamo. Se indica al
lector cuánto tiempo puede conservar el libro en su poder y el
boletin de pedido constituye el recibo. Cuando el lector devuelve
el libro tiene que esperar a que se retire el boletín de pedido del
fichero. Cuando se ha efectuado la comprobación y si no hay
retraso en la devolución, se anula el boletín de pedido y puede
ser devuelto al lector, y el libro se coloca nuevamente en las
estanterías.
Sin embargo este sencillo procedimiento no es eficaz en el caso
de una biblioteca que efectúa varios centenares de préstamos
diarios. Es demasiado lento y suele producir aglomeraciones y
esperas en la mesa de préstamos mientras se comprueba la devo-
lución. Por tanto, se ha desechado casi por completo para los
préstamos externos y se ha sustituido por otros métodos que
suprimen la necesidad de que los lectores esperen para devolverles
el recibo. Los libros no devueltos y aquéllos cuyo plazo de devo-
lución ha vencido se descubren mediante inspecciones regulares
y sistemáticas de los registros de préstamos y se envía un recor-
datorio al lector.
U n método muy corriente consiste en utilizar una ficha de
libro y una papeleta de vencimiento. Antes de salir de la sección
de catalogación se pega en todos los libros destinados a ser pres-
tados a domicilio un bolsillo en el que va una papeleta donde se
inscribirá la fecha de vencimiento del préstamo. En este bolsillo
se introduce una ficha del libro, de unos 75, centímetros por
12,5 centímetros, en la que se ha inscrito a máquina la signatura

III
t
I I t
-1
-
topográfica,el nombre del autor, el título de la obra y su número
de entrada. Esos datos figuran también en la papeleta del bolsillo
del libro. Así cada libro está provisto de su propio registro de
préstamos. Cuando se presta un libro, el lector firma la ficha del
libro o se inscribe en ella su nombre o su número de identificación
por algún sistema mecánico. Se pone un sello con la fecha de
vencimiento del préstamo en la ficha del libro así como en la
papeleta de vencimiento para servir de recordatorio. Luego se
archiva la ficha del libro por orden alfabético de autores o bien
por fecha de vencimiento de los préstamos o por signaturas topo-
gráficas, según parezca preferible en cada biblioteca. Con arreglo
a este procedimiento, la ficha del libro lleva el registro acumula-
tivo de todos los préstamos que es objeto. E n la figura 5 se repro-
duce el boletín de pedido y la ficha de registro de préstamos.
Cuando en una biblioteca se efectúan más de 2000 préstamos
diarios conviene emplear un sistema más rapido y más eficaz que
el que se acaba de describir. Para ello, se han ideado desde hace
algunos años varios nuevos sistemasl,2.
Por lo general las bibliotecas renuevan los préstamos retirando
la ficha de préstamo y volviendo a fecharla a menos que otro
lector haya reservado el libro entretanto.
Se suele cobrar una pequeña multa por cada día de retraso a
fin de estimular la devolución puntual de los libros, y se acos-
tumbra a dar un recibo del pago a los lectores. La biblioteca
conserva un doble de los recibos para la contabilidad. Por lo
general no se cobran multas al cuerpo docente.
Es conveniente llevar estadísticas de los préstamos, que entre
otras cosas permitirán apreciar la utilidad de la biblioteca desde
los puntos de vista cualitativo y cuantitativo. Las estadísticas
suelen prepararse mediante anotaciones diarias por grupos de
materias, que se hacen dos o tres veces por hora,antes de archivar
las fichas de los libros prestados.
C o m o habitualmente la sección de préstamos se ocupa del
fondo general de libros, a veces le incumbe la preparación del
inventario. Para ese fin,se utilizan las fichas del catálogo topo-
gráfico del servicio de catalogación. Cuando el inventario indica
que falta un libro en las estanterías y que éste no está registrado
en el fichero de los préstamos pendientes, se efectúa una investi-
gación suplementaria para ver si el libro ha sido desplazado por
descuido o si no se halla en la encuadernación. Si a pesar de esas
investigaciones, no se encuentra ni el libro ni indicios de él, el

I. TAUBER, et al. Technical seniices in libraries,cap. XIX,“Circulation operations: loans”,

p. 354-371.New York, Columbia University Press, 1953,487p. (ColumbjaUniversity
studies in library service, n.o 7.)
2. G.R.LYLE,The administration of the college library, 3rd ed. N e w York, H.W.Wilson,
1961,419p., cap. VI, “Circulation work”, p. 96-127.

= ‘3
 libro se declara perdido. E n algunas bibliotecas se anota que el
libro falta y se espera algunos meses antes de efectuar otras inves-
tigaciones por si entretanto reaparece. Cuando un libro se declara
definitivamente perdido es preciso indicarlo en todas la fichas y
lugares donde estaba registrado. Se sigue un procedimiento aná-
logo cuando un lector pide un libro que no se encuentra en su
lugar en las estanterías ni en el fichero de los préstamos pendientes.
Cabe hacer dos observaciones adicionales : en las grandes biblio-
tecas no deben hacerse inventarios periódicos de todo el fondo de
libros. Por lo general, los resultados obtenidos no justifican los
gastos que acarrea la ejecución de ese trabajo. Las comproba-
ciones parciales de algunas partes del fondo de libros, como por
ejemplo, la sección de referencias, pueden ser sumamente útiles
para determinar el porcentaje de pérdidas y evaluar su impor-
tancia. En el caso de obras de referencia, la comprobación es,
además, necesaria porque la pérdida de una obra importante de
ese tipo debe remediarse cuanto antes. Las autoridades universi-
tarias o el Estado no deben considerar al bibliotecario económica-
mente responsable de la pérdida de libros a menos que sea evi-
dente que esas pérdidas se deben a actos censurables. La respon-
sabilidad económica de la pérdidas es uno de los principales
factores que han conducido a los bibliotecarios de ciertos países
a no dar a los estudiantes ni al cuerpo docente suficiente libertad
de acceso a las estanterías.
La duración de los préstamos varía considerablemente de una
biblioteca a otra. Para los libros muy solicitados, como ocurre
cuando los profesores dan listas bibliográficas a los estudiantes,
puede ser necesario reducir el plazo a dos o tres horas y separar
esos libros detrás de la mesa de préstamos para regular su uso. Si
esos libros son tan numerosos que su manejo requiere la presencia
de un auxiliar empleado a jornada completa, será conveniente
instalar lo que en algunas bibliotecas se llama una sala de lectura
reservada,local especial donde se entregan y se leen ciertos libros.
Cuando se trata de libros menos solicitados, se podrán prestar
durante dos o tres semanas. Por lo general el cuerpo docente
puede conservar los libros durante más tiempo. N o obstante, se
puede reclamar los libros tanto a los estudiantes como a los pro-
fesores.
Si bien se fomentan los préstamos de materiales para su utiliza-
ción fuera de la biblioteca, la utilización de obras de referencia,
periódicos y revistas, libros y manuscritos raros y valiosos y de
un cierto número de obras corrientes, que a pesar de no ser
materiales de referencia se emplean como obras de consulta,debe
hacerse obligatoriamente dentro de la biblioteca. Todos los mate-
riales de archivo también deben consultarse en la biblioteca.
Las colecciones de obras que se dejan hojear libremente tienen
por objeto incitar a los estudiantes a venir a la biblioteca y fomen-
tar la lectura voluntaria. U n a colección cuidadosamente seleccio-
nada será, sin duda, m u y atractiva, pero debe procurarse que
toda la biblioteca lo sea para que los estudiantes acudan a ella.
No se trata solamente de las condiciones materiales. Aunque un
edificio bien construido,iluminado y ventilado y confortablemente
amueblado atraerá mayor número de lectores, la naturaleza de
sus colecciones y el grado de acceso a las mismas tienen una
importancia capital. A ese respecto,las pequeñas exposiciones de
nuevas adquisiciones importantes y de otros libros, centradas en
torno a ciertos temas de interés, pueden ser sumamente instruc-
tivas y estimulantes.
La ayuda a los estudiantes en el empleo del catálogo,la selección
de libros y la preparación de listas de lectura son actividades que
más bien corresponden a un servicio de referencia que al servicio
de préstamos. Si el bibliotecario de este servicio dispone de tiempo
y tiene la oportunidad, podrá naturalmente ayudar al lector en
ese sentido.
L a organización y la administración de las actividades de
lectura y de préstamos requiere los servicios de un bibliotecario
profesional que determine y recomiende los procedimientos y las
normas más convenientes, que forme y dirija el personal y orga-
nice el servicio, pero aparte de tales actividades,la mayor parte
de la labor es trabajo manual de rutina. Por tanto, un servicio
de préstamos requiere también personal no profesional.
Dichas actividades, como las del servicio de referencia que se
describen en los párrafos siguientes, pueden llevarse a cabo en
mayor o menor grado en todas las divisiones de una biblioteca,
independientemente de que esté centralizada o descentralizada.
En el caso de una biblioteca centralizada habrá mayor unifor-
midad en los procedimientos y normas y mayores facilidades de
acceso a los materiales. Sin embargo, las divisiones administradas
por separado,tales como las bibliotecas de las escuelas de derecho,
ingeniería y medicina, pueden tener también un amplio servicio
de lectura y préstamos. El objetivo principal es siempre el mismo,
sea cual fuere el tipo de organización: “entregar al lector el libro
que desea y cuando lo desea”.

SERVICIO D E R E F E R E N C I A

En los capítulos anteriores se han estudiado varios aspectos del

servicio de referencia.
L a finalidad del servicio de referencia es ayudar a todos los
lectores a obtener los materiales o la información requerida
sirviéndoles de guía, de intérpretey de organismo de información.

“5
EI bibliotecario de un servicio de referencia es pues un interme-
diario humano entre el lector y el libro. EI trabajo de referencia
no se limita a un solo bibliotecario ni a un solo servicio,sino que
lo hacen en cierta medida todos los bibliotecarios que están
directamente en relación con los lectores.E n las bibliotecas de las
facultades y en las divididas por materias, ese trabajo puede ser
sumamente especializado.

Organización. E n las pequeñas bibliotecas de colegios universitarios

y de universidades, el servicio de referencia y el de lectura y
préstamos pueden agruparse en un mismo departamento y estar
a cargo de un solo bibliotecario. Sin embargo,esto debe evitarse,
en la medida de lo posible, pues en tales condiciones es difícil
atender debidamente a los lectores. E n muchas bibliotecas, los
servicios de referencia y de lectura y préstamos están separados y
los jefes respectivos dependen directamente del director. E n las
bibliotecas más grandes esos servicios pueden agruparse con otros
en una división de servicios a los lectores, en cuyo caso sus jefes
dependerán del jefe de la división y éste, a su vez, del director de
la biblioteca.
L a cuestión de la centralización y de la descentralización se
aplica al servicio de referencia lo mismo que a los demás. La
pequeña universidad con una disposición compacta de los edificios
y una biblioteca central debe disponer de un servicio central de
referencia para todas las divisiones de la biblioteca, todos los
departamentos de la universidad y la totalidad de la clientela
universitaria. Si la biblioteca está dividida por materias puede ser
preferible dividir paralelamente los servicios y las colecciones de
referencia. En tal caso, el servicio central de referencia custodiará
las colecciones de bibliografías nacionales y comerciales, enciclo-
pedias generales,manuales, índices de revistas, etc. mientras que
las bibliografías, las enciclopedias y los índices especializados se
guardarán en la sección que les corresponda. En esas condiciones,
el servicio central podrá desempeñar la función de un centro de
intercambio de informaciones y de documentación para las con-
sultas y préstamos entre bibliotecas y de coordinación de todos los
servicios de referencia y bibliografía. E n las universidades donde
las divisiones de la biblioteca estén m u y dispersas, cada una
deberá tener su propio servicio de referencia. N o obstante, se
evitará en lo posible la descentralización total y se estimulará al
máximo la coordinación y la cooperación entre esas secciones y
la biblioteca principal.

Relación con los otros servicios. El servicio de referencia está estrecha-

mente rélacionado con los demás servicios de la biblioteca. Selec-
ciona los libros para la colección de referencia y,por consiguiente,

I 16
se interesa en su adquisición y preparación para la utilización.
Ayuda a los lectores en la consulta de los catálogos de biblioteca
y puede advertir así los errores o las deficiencias que es necesario
señalar al servicio de catalogación. Orienta a los estudiantes en
la selección de los libros, y, en consecuencia, debe coordinar su
labor con las actividades del servicio de préstamos. El servicio de
referencia desempeña una función clave en relación con íos demás
servicios y con las secciones exteriores de la biblioteca.

Competencia del personal encargado del servicio de referencia. Dada la

gran amplitud y diversidad de sus actividades, un servicio de
referencia debe estar a cargo de un bibliotecario sumamente
competente. Esta persona debe conocer a fondo las principales
obras de referencia, tener un espíritu vivo e indagador y poseer
la capacidad y el deseo de atender eficazmente a quienes solicitan
sus servicios.Debe conocer perfectamente los fines y los programas
de la universidad y de la biblioteca. Su preparación,su formación
y su experiencia deben permitirle aplicar métodos racionales de
trabajo, comprender la metodología de la investigación y utilizar
personalmente todos los instrumentos de investigación biblioteco-
lógica. Debe poder colaborar eficazmente con el cuerpo docente
y con los estudiantes y,como se ha indicado en el párrafo anterior,
con sus colegas de otros servicios.

Lar colecciones de referencia. Nunca se instistirá bastante sobre la

importancia fundamental de una buena colección de obras de
referencia.Cabe señalar también que un bibliotecario hábil podrá
utilizar con fines de referencia toda la biblioteca. En el desempeño
de sus actividades, el bibliotecario de un servicio de referencia
puede descubrir así en el fondo general de libros importantes
lagunas, que debe señalar a la atención del jefe de la biblio-
teca recomendando las medidas necesarias para remediarlas.Sin
embargo,su principal actividad debe ser la constitución de colec-
ciones de referencia. Además de los materiales de consulta ya
indicados, el servicio de referencia suele constituir y custodiar
archivos de materiales de carácter efímero, como recortes de
periódicos, folletos y fotografías; colecciona circulares y boletines
de información relativos a recursos de las bibliotecas locales,
nacionales y extranjeras y a los servicios de préstamo entre biblio-
tecas y puede custodiar colecciones no catalogadas de documentos
oficiales. El desarrollo y el mantenimiento de colecciones de obras
de referencia es un proceso continuo donde no sólo se adquieren
materiales sino que también se suprimen los que han quedado
anticuados.
Relaciones entre bibliotecas. Con frecuencia, el servicio de referencia
se encarga de representar a la biblioteca en diversos tipos de
relaciones con otras bibliotecas. Los préstamos entre bibliotecas
son una de ellas. En los países donde los servicios de biblioteca
son limitados, tales préstamos pueden ser indispensables para los
estudiantes de todos los niveles universitarios.Otro tipo de relación
es la utilización personal de la biblioteca por los estudiantes y los
profesores de otra institución. E n algunos casos será necesario
regular ese tipo de utilización de mutuo acuerdo entre las biblio-
tecas interesadas.

EI servicio de referencia
L a investigación y el servicio de referencia.
puede prestar ayuda a la investigación constituyendo colecciones
de bibliografías, índices, resúmenes analíticos,traducciones perti-
nentes, etc., compilando bibliografías especiales y haciendo
pesquisas bibliográficas para los investigadores; pidiendo prés-
tamos a otras bibliotecas, comprando fotocopias y reimpresiones
de artículos y de libros, facilitando servicios de traducción y de
resúmenes analíticos y desempeñando otras funciones análogas.
E n algunos casos, la biblioteca puede establecer su propio servicio
de documentación en su servicio de referencia. Los bibliotecarios
del servicio de referencia que han recibido una formación clásica
en bibliotecología y que tienen un buen conocimiento de las
materias pertinentes pueden prestar servicios de documentación.
El empleo de técnicas mecánicas complejas requerirá una forma-
ción suplementaria.
Todos estos servicios sólo se pueden facilitar si la universidad
está dispuesta a asignar a la biblioteca los fondos necesarios para
hacer adquisiciones especiales, intensificar los préstamos entre
bibliotecas, comprar fotocopias,etc., y contratar además el per-
sonal correspondiente.

I 18
 CAPÍTULO IX

ORGANIZACIÓN D E SERVICIOS
AUXILIARES Y COMPLEMENTARIOS

L a biblioteca universitaria organiza ciertos servicios auxiliares

directamente relacionados con el ejercicio de sus funciones básicas
y puede organizar también servicios adicionales o complemen-
tarios para reforzar su contribución a la vida universitaria. En
este sentido, los servicios auxiliares comprenden las actividades
relacionadas con: la conservación de los materiales de biblioteca;
las reproducciones fotográficas y la de copia de documentos; el
suministro de aparatos de lectura de los materiales en rnicro-
formato; la conservación de las instalaciones y el equipo y los
medios de transporte y comunicación para las relaciones entre
bibliotecas. Los servicios complementarios pueden incluir :diversos
servicios audiovisuales; servicios especiales para los alumnos de
los últimos cursos, investigadores y eruditos; exposiciones, confe-
rencias,conciertos y representaciones teatrales; alquiler de libros;
locales para el examen rápido de libros; servicios de resúmenes
analíticos y traducciones;catálogos impresos en forma de libros;
proyectos cooperativos y otros.
L a distinción entre servicios auxiliares y servicios complemen-
tarios es relativa: lo que en una biblioteca se considera adicional
o complementario en otra puede considerarse sencillamente como
auxiliar, o como indispensable. La calidad y la diversidad de
estos servicios dependen no sólo del interés, la buena voluntad y
la competencia del personal de la biblioteca, sino también de su
posición en la comunidad universitaria y de la ayuda económica
de los órganos de gobierno de la universidad.
Aunque ya se hayan mencionado muchos de los servicios
auxiliares y complementarios en relación con las principales fun-
ciones de la biblioteca, en este capítulo se tratará de los servicios
más importantes que pueden necesitar una más amplia explica-
ción. Las actividades cooperativas se expondrán por separado en
el capítulo siguiente.
CONSERVACIÓN DEL F O N D O

Todas las bibliotecas de la universidad han de ocuparse de la

conservación de sus colecciones. El cuidado de los libros empieza
con su adquisición y continúa con su manejo durante el proceso
de preparación para su uso, su almacenamiento y su consiguiente
utilización por los lectores.
Es indispensable disponer de locales suficientes para el alma-
cenamiento de los libros. Estos han de conservarse en un lugar
bien ventilado, protegido contra la humedad y la sequedad
excesiva, la luz solar directa, la entrada del polvo y los insectos,
los hongos y los roedores que destruyen los libros. W.J. Plumbe
dice sobre esta cuestión: “Los libros, revistas, etc., se conservan
en las mejores condiciones cuando la humedad relativa de los
locales donde se guardan oscila entre 40 y 65%. Cuando es más
alta, hongos microscópicos atacan muchas veces las cubiertas de
los libros,especialmente en los climas cálidos. La temperatura del
aire tiene menos importancia,E n climas templados,una tempera-
tura de 15 ó 16 grados se considera adecuada; en los Estados
Unidos y en los trópicos no se considera excesivo que llegue a
30 grados,pero la temperatura entre los 2 I y 24grados,combinada
con una humedad relativa de 50% más o menos, se considera la
mejor para conservar el papel”1.
En los depósitos de la Biblioteca Nacional Lenin “se mantiene
una temperatura de 16 a 18”C (2’ más o menos) y un grado de
humedad del aire de 50 a 60% (5% más o menos). El grado de
humedad del aire debe ser inferior a 65%, pues por encima de
ese porcentaje los libros pueden enmohecerse”2.
Los libros deben colocarse en estantes sin apretarlos demasiado
y dejando suficiente espacio para añadir nuevos libros a €in de
tenerlos que trasladar lo menos posible de una estantería a otra.
Se ha de proceder a una inspección regular de los libros,
especialmente en los países donde los insectos y los hongos abundan
en las bibliotecas. Cuando un libro lo requiera se sacará de la
estantería y se le aplicará el tratamiento conveniente. EI personal
del laboratoriode investigacióncientíficade la Biblioteca Nacional
Lenin utiliza satisfactoriamente la sal sódica del pentaclorofenol
como fungicida y recomienda el empleo de bactericidas para
desinfectar el aire de los locales de almacenamiento3. Para la
lucha contra los insectos el personal de dicha biblioteca indica:

I. W.J. PLUMBE,EI clima como factor en la arquitectura de las bibliotecas universi-

tarias, Bolelin de la Unesco pura las bibliotecas, vol. XVII,n.O 6, noviembre-diciembre
de 1963, P. 331.
2. L.A. BELJAKOVA; O.V. KOZULINA, L a conservación de los libros en las bibliotecas
de la URSS, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XV, n.O 4,julio-agosto de
1961,p. ZII.
3. Ibid., p. 212-213.

I20
“EIDDT es el producto tóxico cuyo empleo es más eficaz,menos
peligroso y más cómodo en las bibliotecas. Se utiliza en forma de
polvo, de emulsión o de solución, según las especies de insectos
que hay que destruir”1. Plumbe,que ha observado las condiciones
de las bibliotecas en Africa y Asia, ha escrito interesantes artículos
y un libro sobre la conservaciónde losmateriales de bibliotecaz,3,4.
Este autor señala que se han aplicado con éxito barnices y lacas
sobre libros, estanterías, muebles y accesorios a fin de “desemba-
razar las bibliotecas de cucarachas,lepismas y larvas bibliófagas”5.
Los bibliotecarios que hayan de resolver problemas de protección
contra los insectos y los hongos pueden consultar otras obras de
referencia,algunas de las cuales se enumeran en la bibliografía.
La conservación de los libros ha de empezar en el momento en
que entran en la biblioteca y, por tanto, desde que se adquieren.
Todos los materiales de biblioteca deben inspeccionarse en ese
momento para determinar los que necesitan un tratamiento
especial. En los países donde los libros pueden deteriorarse fácil-
mente, ciertas bibliotecas tratan los materiales sospechosos en una
cámara de fumigación poco después de su recepción. Plumbe
menciona varias bibliotecas que practican este procedimiento 6.
Los libros en rústica que es necesario encuadernar deben marcarse
adecuadamente en las tapas para enviarlos a la encuadernación
una vez catalogados. También deben separarse los materiales
raros, valiosos y frágiles que es necesario encuadernar en una
forma u otra o someter a un tratamiento especial, así como los
volúmenes en rústica de las publicaciones periódicas.
A menudo se separan libros raros, manuscritos y materiales
análogos para guardarlos en locales especiales en condiciones
atmosféricas convenientes para su conservación y se toman las
disposiciones necesarias para que se manejen cuidadosamentey no
se produzcan pérdidas.
Las secciones de los servicios para los lectores: préstamos, refe-
rencia,publicaciones periódicas,colecciones especiales,bibliotecas
de departamento o de división, tiene que cuidar especialmente
de que los libros, las revistas, etc., se utilicen cuidadosamente y
de separar los materiales que hayan de encuadernarse, reencua-
dernarse o repararse. Las decisiones relativas al tratamiento que
haya de aplicarse al material se tomarán con arreglo a normas
establecidas con toda claridad. E n principio, cualquier material
I. L.A. aELJAKOVA; 0.v.KOZULMA, Op. cit., p. 215.
2. W.J. PLUMBE,Preservation of library materials in tropical countries, Library Trends,
vol. 8, October 1959,p. 291-321.
3. --, Preservation of books and periodicals,Regional seminar on the development of
national libraries in Asia and the Pacific area. Manila (Phiiippines)January 1964.
Paris, Unesco, 1963, I O p. (Unesco/LBA/Sem.~ 115). Existe también en francés.
4. --, Preservation of books in tropical and sub-tropical countries, London, Oxford, 1964.
5. --, Preservation of libra9 materials in tropical countries, op. cit., p. 302.
-
6. -, Preservación of library materials in tropical countries, op. cit., p. 303.

I21
de biblioteca que se considere suficientemente importante para
figurar en ella ha de mantenerse en buen estado de conservación.
Encuadernación y reparación. Dado que estas operaciones han de
realizarse sobre todos los materiales de biblioteca, sea cual fuere
la dependencia de la biblioteca universitaria en la que se custodien,
es preferible centralizar su administración bajo la autoridad de
un solo departamento. Se unificarán así los métodos y normas y
se logrará una mayor eficacia y economía. Se encomienda a
menudo esta labor a una sección de servicios técnicos.
Las bibliotecas pequeñas se limitan con frecuencia a los trabajos
sencillosde reparación y envían el material que requiere encuader-
nación a talleres comerciales. En los lugares donde no existen
encuadernadores comerciales o éstos se encuentran geográfica-
mente lejos, la biblioteca puede verse obligada a hacer por lo
menos una parte de sus encuadernaciones.E n general,cuando el
trabajo de encuadernación es suficiente para que resulte más
barato realizarlo en la propia biblioteca que enviar el material
fuera, ha de estudiarse la posibilidad de crear un departamento
de encuadernación.
El jefe de encuadernación ha de conocer naturalmente a fondo
todas las fases de este trabajo y ser capaz de organizar y dirigir
la labor de sus subordinados. H a de prepararse un programa
detallado, en el que se determinen el alcance y la naturaleza de
las actividades,se den instrucciones a los bibliotecarios para pre-
parar los materiales que han de enviarse a la encuadernación,se
fije un calendario de trabajo para que los materiales muy solici-
tados no se retiren prematuramente del fondo de la biblioteca y
se definan las normas y condiciones concretas a las que han de
atenerse los servicios de encuadernación. Cuando las bibliotecas
poseen sus propios servicios de encuadernación es costumbre
confiarles las actividades conexas de reparación, preparación de
estuches y carpetas,laminación y refuerzo de documentos frágiles.
El programa de encuadernación es igualmente importante
cuando la biblioteca se dirige a un encuadernador comercial.
Hay que tomar de antemano las disposiciones necesarias para
tener la seguridad de que todos los materiales están bien prepa-
rados, que las instrucciones dadas son aceptables tanto para la
biblioteca como para el encuadernador y que el trabajo se realizará
con arreglo a un calendario y unas normas determinadas.

S E R V I C I O SF O T O G R Á F I C O S Y D E C O P I A

Los adelantos relativamente recientes de las técnicas fotográficas

y de reproducción han tenido una gran repercusión en ciertas
secciones de los servicios de biblioteca. La microfotografía ha

I22
permitido poner al alcance incluso de las más pequeñas bibliotecas
copias de diarios, libros, manuscritos y otros documentos que
hacía tiempo estaban agotados y eran imposibles de obtener o
demasiado caros para que los comprase la biblioteca. Mediante
dispositivos de impresión especiales pueden obtenerse actualmente
en unos segundos, a partir de micropelículas, ampliaciones sobre
papel fáciles de leer de una sola página, de un artículo o un libro
entero. L a fotografía junto con la xerografía permite reproducir
rápidamente y a un precio relativamente bajo un extenso catálogo
en fichas. L a xerografía puede utilizarse por sí sola para preparar
catálogos en forma de libros, listas de lecturas recomendadas y
otras publicaciones bibliográficas. L a microfotografía, la xero-
grafía y otros procedimientos han mejorado enormemente los
servicios de copia y de préstamo entre bibliotecas,y podría decirse
que los han revolucionado. “En el préstamo entre bibliotecas el
empleo de la microfotografía en lugar de las publicaciones origi-
nales tiene varias ventajas” dice Alfred Günther. “El original
permanece en la biblioteca, continúa siendo accesible y no corre
peligro de perderse en el transporte ni de sufrir deterioros. Las
bandas de microfilm y las microfichas pueden remitirse por correo
en sobre ordinario y abonando tarifas postales económicas que
permiten el empleo del correo aéreo. Por último no es necesario
devolver las microfotografías, por lo que no hay que llevar un
fichero de control de los préstamos”1.L o mismo puede decirse de
la xerografía y algunos otros procedimientos rápidos de copia.
La “reprografía”, término que se aplica cada vez más al con-
junto de los prodedimientos de copia, ha servido para acelerar la
transmisión de los conocimientos a escala mundial y para mejorar
proporcionalmente los recursos y los servicios de las bibliotecas.
Por tanto, es m u y conveniente que las bibliotecas universitarias,
especialmente las de los países en vías de desarrollo, puedan
beneficiarse de esas ventajas.

Diversos servicios de copia.En los países en vías de desarrollo, la

utilización cooperativa de todos los fondos de biblioteca dispo-
nibles es tan conveniente que cada biblioteca individual tiene
motivos para poseer sus propios servicios de copia.U n fotocopiador
y un aparato combinado de lectura y copia capaz de producir
ampliaciones sobre papel de los diversos tipos de micropelículas y
microfichas puede satisfacer la mayor parte de sus necesidades.
Además, puede emplearse eficazmente una multicopista de un
tipo adecuado para reproducir fichas de catálogo y tirar nuevos
boletines, bibliografías y listas de adquisiciones.
Actualmente se utilizan mucho en las bibliotecas las máquinas
I. A. G~NTHER, L a microfotografía en las bibliotecas, Boleti de la Unesco para lac biblio-
tecas, vol. XVI, n.O I, enero-febrerode 1962,p. 7-8.
de copiar de oficina, que en general son portátiles,no requieren
una instalación o iluminación especial y pueden ser manejadas
perfectamente en las oficinas por personas sin una formación
técnica especializada. H.R. Verry describe diversos métodos de
reproducción e indica que los adelantos más importantes son
los debidos a los electrostáticos. “Estos se dividen en dos tipos
principales: xerografía,en el que se utiliza una lámina de selenio
que recibe la carga electrostática, y electrofax, en que el papel
mismo va recubierto de una capa que recibe la carga”1. Hay
varios tipos de aparatos en el mercado. U n o de los más utilizados
en las bibliotecas es el Xerox 914, que sirve para sacar copias
tanto de libros como de hojas sueltas. Las copias pueden obtenerse
en pocos segundos, para uso inmediato, en cualquier papel,
inclusive en clisés preparados para la impresión en offset. Estos
aparatos resultan más económicos si se utilizan en un servicio
central y de la manera más intensiva posible.
Para tomar una decisión sobre los servicios de copia más con-
venientes, el director de la biblioteca de la universidad ha de
conocer ante todo las posibilidades de los aparatos existentes;para
ello puede consultar las publicaciones bastante numerosas que
existen sobre ese tema. Si tiene ocasión de hacerlo, deberá exa-
minar los aparatos que se utilizan en las bibliotecas vecinas e
indagar la calidad de las reproducciones, el costo, los problemas
de conservación y reparación,etc. La dificultad de obtener ser-
vicios convenientes de conservación y reparación así como piezas
de recambio puede ser en algunos países un factor importante
para rehusar un aparato que por otra parte dé buenos resultados.

Funciones y organización. Si se crea un servicio de copia deben

definirse desde un principio sus objetivos,sus funciones y su esfera
de competencia. Entre esas funciones pueden figurar el manteni-
miento y la reparación del equipo de lectura de micropelículas.
Para obtener un trabajo de buena calidad y una eficacia razonable
es necesario personal técnico competente. EI jefe del departa-
mento debe tener cierta preparación administrativa y técnica pues
ha de planear e inspeccionar las actividades y mantener buenas
relaciones de trabajo con otros departamentos de la biblioteca.
Lógicamente este departamento debe pertenecer a los servicios
técnicos, igual que el de encuadernación.

El servicio de copia preparará su

Aspectos económicos y juridicos.
propio presupuesto para someterlo a la aprobación del director
de la biblioteca de la universidad y es conveniente que se le auto-
rice a comprar los suministros y el equipo necesarios. General-
i. H.R. VERRY, Reproducción de documentos, Boletin de la Unesco para las bibliotecas,
vol. XVI,n.0 z,marzo-abrilde 1962,p. 82.
mente las bibliotecas cobran derechos por los servicios de copia.
Estos derechos se basan en el costo de funcionamiento del servicio
sin contar los gastos de equipo y de locales. Se llevará la contabi-
lidad de todos los ingresos y gastos del departamento y se tomarán
disposiciones para que se hagan depósitos de fondos frecuentes y
regulares.
Desde el punto de vista jurídico,el servicio de copia tiene que
tener especialmente en cuenta la legislación y los convenios sobre
el derecho de autor. En un estudio sobre la reproducción foto-
gráfica y el derecho de autor, la Biblioteca Nacional de París
llegó a la siguiente conclusión: “Sean cuales fueren las diferen-
cias ... se manifesta una tendencia común en todos los aspectos
prácticos; por una parte,todas las institucionescuidan de proteger
el derecho de los autores; por otra, todos aplican este principio
en forma suficientemente flexible para no poner trabas al trabajo
científico.Siempre se ha admitido que un investigador tome notas;
por la misma razón se tolera la reproducción fotográfica”1. En
este informe se indica además que las bibliotecas han de tomar
disposiciones para evitar que se viole deliberadamente el derecho
de autor. En algunas bibliotecas se exige que el usuario firme una
declaración reconociendo sus obligaciones,pero la práctica no es
uniforme a este respecto.
La Unesco realiza incesantemente esfuerzos para armonizar la
protección del derecho de autor y los derechos de reproducción.
Locales. Muchas bibliotecas construidas recientemente tienen
locales especiales para los servicios de copia. En el artículo de
Günther se describen algunos modelos de laboratorios pequeños
o medianos, con ilustraciones de algunos elementos del equipo.
EI libro de Fussler es también interesante en este aspectoz. Se
aconseja que se mantenga en los locales del departamento una
temperatura de 2 I O C y una humedad relativa del 50%.

PROYECTORES D E MICROFORMATOS

C o m o es lógico, los proyectores de microformatos son necesarios

si la biblioteca posee materiales microfotografiados. Harán falta
aparatos para los formatos básicos : micropelículas de varios
tamaños y formas, y microfichas. En la mayor parte de los países
hay empresas constructoras o representantes de éstas. Aunque los
aparatos no sean muy complicados requieren un manejo cuidadoso
y un mantenimiento continuo.

I. L a reproducción fotográfica y el derecho de autor, Boletín de la Unesco para las biblio-

tecas, vol. XVII, n.O 4,julio-agosto de 1963,p. z?g-n5z:
2. H.H.FUSSLER, Photographic rebroduction for libranes, Chicago, University of Chicago
Press, 1964,218 p.
SERVICIOS AUDIOVISUALES

Las bibliotecas públicas poseen con más frecuencia servicios audio-

visuales que las bibliotecas universitarias, pero en estas últimas
van siendo cada vez más frecuentes. Para facilitar la enseñanza,
las bibliotecas universitarias pueden poseer, además de micro-
películas, colecciones de películas ordinarias (principalmente de
carácter documental) y películas fijas, archivos de diapositivas,
bandas sonoras, discos fonográficos,etc. Para utilizar estos ma-
teriales hacen falta aparatos de proyección o de audición y algunas
veces locales especiales. Una biblioteca especial de arte puede
poseer, por ejemplo, material visual y equipo de proyección
además de libros y revistas,y disponer de un local para la exposi-
ción de objetos artísticos. Una biblioteca musical bien equipada
debe poseer, además de libros y partituras, discos fonográficos y
aparatos de audición. En algunos casos se facilitan servicios de
audición individuales o colectivos. Aunque no dispongan de
locales especiales,las bibliotecas pueden prestar algunos de estos
servicios.

EXPOSICIONES, CONCIERTOS, C O N F E R E N C I A S Y
REPRESENTACIONES T E A T R A L E S

U n a exposición bien concebida de libros de la biblioteca se con-

sidera generalmente como una manera eficaz de interesar a los
lectores y darles a conocer los libros disponibles. U n a buena
exposición puede ser instructiva y sugestiva.
Si la biblioteca posee un salón de conferencias podrá organizar
conciertos, conferencias e incluso representaciones teatrales de vez
en cuando. Puede crearse un comité de profesores o de estudiantes
para colaborar con un bibliotecario en la preparación y ejecución
de los programas culturales. Tal vez haya quien considere que
estas actividades son ajenas a las finalidades de una biblioteca
universitaria, pero realmente no lo son. C o m o institución cultural
al propio tiempo que educativa, la biblioteca tiene motivos para
emprender actividades de esta naturaleza.

SERVICIOS Y FACILIDADES ESPECIALES P A R A LOS

ESTUDIANTES D E L O S CURSOS SUPERIORES Y LOS E R U D I T O S

Los estudiantes de los últimos cursos,los eruditos y los investiga-

dores pueden necesitar no sólo facilidades especiales de locales,
como salas privadas de estudio en las cuales puedan guardar sus
libros, sus papeles y su material, sino también servicios de resú-

I 26
menes analíticos y de traducción y una buena asistencia biblio-
gráfica. Puede facilitárseles el espacio necesario en los locales de
depósito de libros y en las salas adyacentes. Los servicios de
resúmenes analíticos y de traducción son convenientespero resul-
tan m u y caros. Sin embargo,su necesidad es evidente en muchos
países cuyo idioma principal no es uno de los más utilizados en
las publicaciones de las diversas regiones del mundo.
 CAPÍTULO X

ACTIVIDADES C O O PERATIVAS

La finalidad principal de las actividades cooperativas desplegadas

en el interior de cada biblioteca así como entre unas bibliotecas
y otras es facilitar el acceso a los conocimientos. Por grande que
sea una biblioteca, siempre tendrá que realizar actividades
cooperativas para aumentar sus recursos, ya que en la actualidad
es imposible que una biblioteca sea completa en todas las materias.
Incluso la adquisición del número cada vez mayor de las publica-
ciones en que aparecen en una rama determinada del saber, es
superior a la capacidad de la mayoría de las bibliotecas. Si esto
es válido para las bibliotecas de los países muy desarrollados, con
más razón se aplicará a las de los países menos desarrollados.
Refiriéndose a las bibliotecas británicas, muchas de las cuales
tienen fondos muy importantes, McColvin y Revie dicen: “NO
hay biblioteca, ni siquiera el British Museum, en la que un lector
pueda encontrar todo cuanto pueda necesitar; aun si así fuere,
sólo podría acudir a ella una proporción infinitesimal de los lec-
tores. Sin embargo, cualquier lector de cualquier lugar puede
necesitar cualquier libro. &ómo puede obtenerlo? La respuesta
es, “por medio de la cooperación”1.A continuación, los autores
describen el funcionamiento de la National Central Library, fun-
dada en 1916,que había organizado un sistema de préstamos
entre las bibliotecas de todo el país que suscitaba la admiración
general. Completan en la actualidad sus servicios los prestados
por la National Lending Library for Science and Technology
(Biblioteca Nacional de Préstamo de Obras Científicas y Tecno-
lógicas), cuya finalidad “es recoger y poner a disposición de las
organizaciones del Reino Unido todas las publicaciones científicas
del mundo”2. Dinamarca, que es un pequeño país con muchas y
excelentes bibliotecas, dispone de un sistema nacional de prés-
tamos entre las bibliotecas públicas. Las bibliotecas de investiga-
ción y especializadas cooperan en un programa de adquisiciones
I. L.R . MCCOLVIN; J. REVIE,British libraries, p. 37-38, 2nd ed., Published for The
British Council, London, Longmans, Green, 1948, 44 p.
2. D.J. URQUHART, L a Biblioteca Nacional de Préstamo de Obras Científicas y Tecno-
lógicas del Reino Unido, Boletin de la Unesco puru las Bibliotecas, vol. XIII, n.O 8-9,
agosto-septiembrede 1959,p. 173.

I 28
XIII. Situación de la Biblioteca respecto de los demás edificios uni-
versitarios. Plan general del recinto de la Universidad Científica
de Rennes-Beaulieu(Francia).La Biblioteca (dentro del círculo)
ocupa una posición céntrica entre los edificios de enseñanza,los
institutos de investigación y las residencias de los estudiantes.
Procedencia de los datos :BLETON,
Jean.La construcciónde bibliotecas
universitarias. Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. X ~ I I ,
noviembre-diciembrede 1963,págs. 319 a 328.
 1N

I Sala de lectura en nivel g Servicios técnicos

superior 1 0 Ascensor
2 Jardín este I I Director de la Biblioteca
3 Jardín oeste 12 Servicio de préstamos
4 Galería I3 Obras de referencia
5 Sala Mabel Smith 14 Sala de lectura general
Douglass 15 Oficina de préstamos
6 Servicio de limpieza 16 Sala de espera
7 Guardarropa 1 7 Puente de entrada
8 Retretes para el personal

XIV. Plano de la planta principal de la Douglass College Library,

Rutgers University, N e w Brunswick, N e w Jersey (Estados Unidos
de América). Obsérvese el espacio destinado a los servicios de
consulta y a los servicios técnicos, c o m o también Is disposición
respectiva de los distintos servicios.
Procedencia de los datos: Los arquitectos.
 I Transformador g Sala del personal
z Jardín este 10 Recepción y envío
3 Jardín oeste I I Retretes del personal
4 Sala este I la Caballeros
5 Sala oeste I I b Señoras
6 Servicio 1 2 Vestíbulo
7 Servicio de limpieza 13 Estudios en grupo
8 Cuarto oscuro 14 Investigación

XV. Plano de la planta baja de la Douglass College Library, Rutgers

University, New Brunswick, New Jersey (Estados Unidos de
América). Obsérvense las salas de estudio individual y las salas de
estudios en grupo, así como las instalaciones previstas para el
personal.
Procedencia de los datos: Los arquitectos.
Foto: Gottscho-Schleisner

XVI. Vista exterior de la Douglas College Library,Rutgers University,

New Brunswick,New Jersey (EstadosUnidos de América).

SVII. Plano preliminar de la planta baja de la proyectada biblioteca

del Ahdullahi Bayero College,en Kano (Nigeria). ((Obsérvese la
rampa de la entrada principal,la posición relativa de los diversos
servicios técnicos,la sala común del personal y los locales desti-
nados al público.Las principalessalas de lectura y de estanterías
se encuentran en las tres plantas superiores. Arquitecto:
W.R.Court.»
Procedencia de los datos: PLUMBE, W.J. EI clima como factor de
la arquitectura de las bibliotecas universitarias. Boletín de la
Uriesco para las bibliotecas, vol.IVII,noviembre-diciembrede I 963,
págs.329 a 338.
I Bicicletas del personal 12 Servicio de catalogación 22 Corredor de las oficinas
2 Rampa I3 Cuatro mecanógrafas 23 Presentación
3 Entrada del personal 14 Material bibliográfico 24 Lectura
1 Retretes 15 Departamento de adqui- 25 Depósito
+a Señoras sición de libros 26 Libros raros
46 Caballeros I ti Subdirector de la Riblio- zûa Libros reservados
5 Escalera de escape teca encargado de las 27 Ficheros
fi bala común del personal adquisiciones 28 Obras de reíerencia
7 Estanterías i7 Departamento de adqui- zg Sala de catálogos
8 Cuarto oscuro siciones (periódicos) 30 Índices móviles
g Telex 18 Plataforma de descarga 3 I Cámara oscura
II Subdii-ectorde la rg Cocina 3 2 Cuarto oscuro
ßiblioteca 20 Conducto 3 3 Servicio de reproducción
I Dactilógraía 2 1 Limpieza fotográfica
3 4 Laboratorio de conser-
vación de libros
35 Material de oficina

-l
36 Impresión y encuadernación
37 ßibliotecario auxiliar
38 Retretes del personal superior
39 Ascensor
40 Vestíbulo
41 Escalera principal
42 Puerta giratoria
4 3 Mostrador de préstamos
44 Carteras para documentos
45 Sector para hojear libros
y revistas
46 Sector de las exposiciones
47 Lectura de libros reservados
48 Salida
49 Entrada
50 Entrada principal
51 Explanada
52 R a m p a (ligero declive)
5 3 Bicicletas de los estudiantes
54 Estacionamiento

t
I
l
I
I
l
I
l
I
!
I
 I Ciencias sociales -
II Iz Guardarropa 21 Oficina (artes)
z Idiomas y literatura 1 3 Sala de trabajo 22 Oficina(ciencias sociale?)
3 Enseñanza 14 Obras científicasde refe- 23 Oficina (lenguas y lite-
4 Centro de información rencia ratura)
5 Catálogo público 15 Sala de trabajo 24 Escalera de escape
6 Ciencias 16-18 hlostrador de présta- 25 Armarios
7 Artes mos (salidas) 26 Bibliografía qeneral
8 Sala de pasos perdidos 19 Mostrador de préstamos 27 Plano inclinadopara
g Vestíbulo (rntradasì pasar libros al piso
I O Escalera v rellanos 20 Oficina (ciencias) inferior

XVIII. Plano de la planta baja de la Paul Klapper Library, Queens

College,Nueva York.Obsérvese el agrupamientodelasdiversas
secciones especializadas alrededor de una zona central en la que
están reunidos los catálogos, el centro de información y el
servicio de préstamo. Las estanterías de los libros ocupan tres
plantas debajo de la planta baja;en el primer piso se hallan las
salasde trabajo,oficinas,salasde trabajo para el persona docente,
salas de conferencias,una biblioteca de arte y un centro de
exposición. Arquitectos: Eggers y Haugaard,Nueva York.
Procedencia de los datos: La biblioteca.
 Plan preliminar reproducido con autorización de la Universitad A h m a d u Bello

XIX. Construcción adaptada al clima. (< Fachada sur de la proyectada

biblioteca del Abdullahi Bayero College,en Kano. En la planta
superior se encuentran los depósitos de agua del recinto univer-
sitario,las instalaciones de ventilación y el motor del ascensor.
Los depósitos de agua están cubiertos con placos de aluminio en
ligero declive, y debajo de los depósitos se encuentra el tejado
principal de hormigón,que tiene mayor declive y está impermea-
bilizado con una membrana bituminosa. La fachada sur está
protegida del sol con persianas horizontales fijas. Las ventanas
están profundamente empotradas.Las estrechas ventanasverticales
colocadas a poca altura del suelo en cada sala de lectura están
protegidas del sol por aletas exteriores, que son, en realidad,
columnasmaestras agrupadas dos a dos.Arquitecto:W.K.Court.>)
Procedencia de los datos: PLUMBE,ob. cit.
Foto reproducida con la auiorización de Eric Taylor

XX. Construcción adaptada al clima. ((Biblioteca Shettima Kashim,

Universidad Ahmadu Bello, en Zaria (Nigeria). Los dos pisos
superiores están protegidos del sol por una pantalla perforada,
a 47 c m de la pared. EI costo de la construcción,ideada más bien
para una escuela superior de tecnología que para una universidad,
fue de 38 o00 libras esterlinas.La capacidad de la biblioteca es
de 70 ooo volúmenes y IOO plazas.Arquitectos: Corfiato and
Partners.))
Procgdencia de los datos: PLUMBE,of. cit.
por especialidades y “administran sus propios programas nacio-
nales e internacionales de préstamos recíprocos, directamente e
individualmente”1.
Los bibliotecarios de muchos países están perfectamente perca-
tados de las ventajas y de la necesidad de la coordinación y la
cooperación. Los participantes en el Seminario Regional sobre
Bibliografía,Documentación y Canje de Publicaciones en América
Latina, que se reunió bajo los auspicios de la Unesco en México
D.F. en 1960,acordaron lo siguiente: “teniendo en cuenta el
gran desarrollo científico y técnico del mundo actual,que plantea
la urgente necesidad de disponer de adecuados y eficientes ser-
vicios bibliográficos y de documentación,se recomienda:estable-
cer una coordinación y una más amplia colaboración entre las
bibliotecas universitarias, los centros de documentación y las
bibliotecas especializadas de cada país ; y. desarrollar programas
tendientes a: u) garantizar una mejor utilización de las fuentes
bibliográficas y documentales; b) establecer planes conjuntos de
selección y adquisición de materiales bibliográficos; c) intensificar
el préstamo interbibliotecario nacional e internacional y fomentar
el establecimiento y desarrollo de servicios de fotoduplicación de
documentos; d) procurar la aplicación de las medidas más ade-
cuadas para lograr el perfeccionamiento del personal en servicio
y capacitar a los futuros bibliógrafos y documentalistas a fin de
que puedan asumir satisfactoriamente las complejas responsa-
bilidades que estos trabajossupondrán en el futuro”2. El Seminario
Regional sobre el Desarrollo de las Bibliotecas Universitarias en
América Latina (Mendoza,Argentina 1962) “llegó a la conclusión
de que la falta o escasez de la cooperación interbibliotecaria en
América Latina redundaba en perjuicio de la extensión y calidad
de los servicios bibliotecarios” y “que la palabra de orden para
los bibliotecarios de América Latina debía ser “cooperación” en
todos los sectores de la actividad bibliotecológica, bibliográfica y
documentale”3. EI Seminario Regional sobre el Desarrollo Biblio-
tecológico en los Estados de Lengua Arabe recomendó un sistema
nacional de servicios de bibliotecas y la cooperación entre ellas,
que asimismo “favorecía un enfoque regional del desarrollo biblio-
tecológico”4.
Este corto número de referencias representativas de la consi-
derable cantidad de publicaciones que existen sobre el tema, basta
para destacar la importancia básica de la cooperación para faci-
litar el acceso al saber.
L a cooperación y la coordinación pueden aplicarse en tres
I. V. TORTZEN, The Danish interlibrary loan system, Special libraries, vol. 55, April
1964,p. 223-5224..
2. Boletín de la Unesco paru lar bibliotecas, vol. XV, n.O 3, mayo-junio de 1961,
p. 151.
3. Ibid., vol. XVII,n.o 2, suplemento, marzo-abril de 1963, p. 137.
4. Ibid., vol. XIV,n.o 2, mayo-junio de 1960,p. 125.
niveles de actividad de las bibliotecas: a) en el interior de la
universidad; b) entre la universidad y otras instituciones de un
país; y c) entre unos países y otros. Para aclarar esta cuestión se
examinarán los intercambios entre bibliotecas que incluyen: el
préstamo recíproco de libros; el suministro de fotocopias de
artículos, etc., y Ja autorización para que el personal docente y
los estudiantes de una universidad utilicen la biblioteca de otra.
E n el interior de la universidad podrá llegarse a un acuerdo entre
todas las bibliotecas para el préstamo recíproco de libros, para
proporcionar fotocopias de materiales cuando hagan falta y para
permitir que todos los miembros de la comunidad universitaria
utilicen todas las bibliotecas de la universidad, independiente-
mente de su situación o de su afiliación a una facultad determi-
nada. En tales casos, un catálogo colectivo de las colecciones de
la biblioteca es sumamente necesario como medio de localización
y también puede ser útil un servicio fotográfico central, con la
salvedad de que las bibliotecas m u y alejadas de la biblioteca
principal pueden necesitar aparatos de copia.
Entre las bibliotecas universitarias de un país pueden concer-
tarse acuerdos sobre diversos aspectos de la cooperación. Es
aconsejable establecer un código de préstamos entre bibliotecas
para todo el país, en el que se indiquen los requisitos necesarios
para efectuar los préstamosl; los tipos de materiales incluidos y
excluidos; el costo,si lo hubiere; los beneficiarios del servicio; la
duración de los préstamos; los formularios que se utilizarán para
hacer las demandas y otros asuntos conexos. Las asociaciones
nacionales de bibliotecarios adoptan con frecuencia códigos de
préstamos entre bibliotecas. D e manera análoga,para los servicios
de copia se llegará a un acuerdo en cuanto al costo, tipos de
materiales, etc. La utilización directa de una biblioteca por los
lectores de otra requerirá disposiciones referentes a la identifi-
cación apropiada de éstos, los préstamos, la responsabilidad en
caso de demora en la devolución o de pérdida de los libros, etc.
Con frecuencia, la biblioteca principal de cada universidad cen-
traliza los servicios de préstamo y de reproducción entre biblio-
tecas. Esta medida administrativa facilita cierto grado de ins-
pección interna sobre los préstamos y demandas de préstamos y
conduce a una mayor eficacia y economía que la actividad inde-
pendiente de cada biblioteca departamental o de facultad. Sin
embargo, deben hacerse excepciones cuando la centralización
retrase esos servicios en lugar de acelerarlos y de mejorarlos.
Pueden tener que tomarse disposiciones de carácter nacional
así como internacional para regular los intercambios entre biblio-
tecas. E n algunos países la biblioteca nacional o una determinada
I. En la figura 6 puede verse u n modelo de formulario m u y utilizado para los préstamos
entre bibliotecas en los Estados Unidos.
FIGURA 6. Modelo de formulario de demanda de préstamo entre biblio-
tecas
4
c
Y
3
wa
1
biblioteca universitaria actúa como único organismo para los
préstamos y los servicios de reproducción internacionales. L a
utilización directa de otras bibliotecas por los lectores suele con-
certarse con carácter individual entre las bibliotecas. Se aconseja
a los lectores que deseen visitar una biblioteca extranjera que
pidan a su propio bibliotecario una carta de presentación identi-
ficando al portador, describiendo los materiales que desea exa-
minar y pidiendo que le den el permiso correspondiente.
Los servicios mutuos entre bibliotecas pueden constituir un
medio m u y valioso de utilizar los recursos de todas ellas en bene-
ficio común. Ahora bien, debe procurarse que los acuerdos de
trabajo se observen escrupulosamente y que ninguna biblioteca se
aproveche indebidamente de 'ese privilegio. Debe pedirse a los
órganos de gobierno de la universidad y servicios oficiales intere-
sados que apoyen firmemente esos acuerdos.

ALCANCE D E LAS ACTIVIDADES COOPERATIVAS

Además de los servicios mutuos entre bibliotecas, deben tenerse

en cuenta los siguientes tipos de actividades cooperativas por su
importancia para satisfacer las necesidades locales y nacionales:
adquisiciones centralizadas; catalogación cooperativa y centra-
lizada; establecimiento de catálogos colectivos y centros biblio-
gráficos; creación de centros de documentación; compilación y
distribución de bibliografías y de listas colectivas; servicios de
referencia cooperativos; centros cooperativos de almacenamiento;
servicios fotográficos cooperativos; y actividades y servicios inter-
nacionales.

Actividades de adquisición. N o es fácil iniciar ni mantener una acción

colectiva en materia de constitución de los fondos de las biblio-
tecas, pero esa acción es indispensable si se quiere que las univer-
sidades y el país en general estén bien abastecidos a ese respecto.
Pueden requerirse serviciosde adquisición centralizados de diverso
género, un grado de coordinación que puede extenderse a toda
la esfera nacional y una especializacióna ese respecto. Si las acti-
vidades de compra de libros pueden centralizarse o coordinarse
dentro de las universidades,se evitará la innecesaria duplicación
de los libros,se mejorará la selección de las obras y se conseguirán
economías importantes así como una mayor rapidez en la cir-
culación de los materiales.
La adquisición de obras extranjeras puede ofrecer dificultades,
algunas de las cuales se resolverán con un servicio de compras
centralizado al nivel nacional o regional.El Seminario Regional
sobre el Desarrollo de las Bibliotecas en Asia Meridional (Delhi,
1960)recomendó con referencia a algunos de esos problemas “un
sistema nacional que centralizara la adquisición de materiales
extranjeros... E n lo que atañe a las bibliotecas universitarias, se
podría estudiar un plan cooperativo de compras como el Farming-
ton Plan, teniendo en cuenta la especialización por materias”1.
El Farmington Plan es un acuerdo voluntario entre las biblio-
tecas de investigación de los Estados Unidos. “Su finalidad es
conseguir que alguna biblioteca de los Estados Unidos adquiera
por lo menos un ejemplar de cada nuevo libro o folleto extranjero
que probablemente interesará a un investigador del país, que la
publicación se incluya rápidamente en el Catálogo Colectivo de
la Library of Congress y que se ponga a disposición de los lectores
por medio del servicio de préstamo entre bibliotecas o por repro-
ducción fotográfica”2. Fines similares al Farmington Plan, pero
con un alcance más amplio, tiene el plan de la Deutsche For-
schungsgemeinschaft (Asociación Alemana de Investigación) des-
tinado a coordinarlas adquisicionesde las bibliotecas de investiga-
ción en la República Federal de Alemania 3. Ambos planes vienen
aplicándose desde 1948 y 1949,respectivamente. E n fecha más
reciente,Dinamarca,Finlandia,Noruega y Suecia han establecido
conjuntamente un sistema internacional de compras cooperativas
que se denomina “Plan Scandia”.El funcionamiento de este plan,
basado en la cooperación voluntaria, corre a cargo de las biblio-
tecas participantes,cada una de las cuales decide independiente-
mente su propia política de adquisiciones o de canje,excepto que
“la asignación de especialidades se hace partiendo de una com-
paración evaluativa de las colecciones existentes y de las esferas
de interés de cada bibli~teca”~.
Además de estos programas nacionales e internacionales de
adquisición, de concepción amplia, existen muchas actividades
cooperativas de compra que se limitan a unas pocas bibliotecas
próximas. Entre ellas figuran las adquisiciones cooperativas de
traducciones, manuscritos, documentos históricos, informes cien-
tíficos, publicaciones de referencia y bibliográficas, diarios y
colecciones en microformato. Los organismos de coordinación
pueden ser las bibliotecas nacionales, las asociaciones de biblio-
tecas universitarias,los centros de documentación,las asociaciones
de bibliotecas especializadas y otras asociaciones de profesionales

I. Boletín de la Unes60 para las bibliotecas, vol. X V , n.O 2, marzo-abril de 1961,p. 82.
2. E. E. WILLIAMS,Fawnington plan handbook, Bloomington, Indiana, Association of
Research Libraries, 1953, 170 p., p. 3.
3. D. OERTEL, Coordinación de las adquisiciones de las bibliotecas científicas en la
República Federal d e Alemania, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XVII,
n.O 5, septiembre-octubre de 1963,p. 295-299.
4. H.L. TVETERAS, El plan Scendia: u n sistema cooperativo de adquisición de publi-
caciones, Bobtin de la Unesco para las bibliotecas, vol. X I V , n.O 4,julio-agosto de 1960,
p. 162.
bibliotecarios. Conviene que los gobiernos tomen la iniciativa a
ese respecto.

Catalogación cooteraha y centralizada. U n libro determinado puede

recibirse en diversas bibliotecas de una universidad y en muchas
bibliotecas universitarias y de otro tipo de un país. iEs mejor que
cada biblioteca catalogue ese libro por separado o sería preferible
para todas que lo hiciese una de ellas y distribuyese copias de la
ficha del catálogo a cuantas hayan adquirido la obra? Cuando en
muchas bibliotecas se reciben centenares o millares de ejemplares
de la misma obra, la respuesta parece evidente: la catalogación
debe tener un carácter centralizado y cooperativo para evitar la
duplicación estéril de esfuerzos.Además,si se realiza de esa forma,
se conseguirá mayor uniformidad en las descripciones del catálogo,
se llevarán mejores registros y podrán obtenerse en beneficio
común los servicios de especialistas en las diversas materias, de
lingüistas y de expertos en clasificación.
E n algunos países la catalogación está centralizada en gran
parte en la biblioteca nacional,que puede publicar fichas impresas
de catálogo para todos los libros que pasan por su departamento
de catalogación. Las bibliotecas universitarias y de otro tipo
pueden comprar esas fichas, para los libros que han adquirido.
Si la biblioteca nacional no ha catalogado una determinada obra
comprada por la biblioteca universitaria, es evidente que ésta
debe hacerlo. E n virtud de acuerdos cooperativos con la biblioteca
nacional, otras bibliotecas pueden enviar copias de sus fichas de
catálogo para depositarlasen el catálogo colectivo nacional y para
su posible reproducción y amplia distribución. D e esa manera,
las bibliotecas cooperadoras suplementarán el servicio central.
En la URSS “la Cámara del Libro,ha emprendido importantes
trabajos a fin de establecer catálogos centralizados. Para ello
publica fichas impresas correspondientesa todos los libros editados
en la URSS, ya aparezcan en ruso o en otros idiomas, a los ar-
tículos de revistas y compilaciones,y a artículos, documentos y
memorias críticas publicadas por los diarios de la capital”1.
Desde 1902,la Library of Congress tiene un sistema centralizado
de producción de fichas de catálogo. Sin embargo, según Wilson
y Tauber, “la catalogación cooperativa sigue siendo indispensable
si se quiere que un organismo central,como la Library ofCongress,
realice un trabajo eficaz para las bibliotecas universitarias y de
otro tipo”2.

I. N.KUHARKOV,
Depósito legal y servicios afines: la Cámara dei Libro de la URSS,
Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XI,n.o I, enero de 1957,p. 4.
2. L.R. WILSON; M.F.TAUBER, The universi$ librau; the organization,administration,and
functions of academic libraries,.p. 458, 2nd ed. N e w York, Columbia University Press,
1956,641p. (Columbia University studies in library service, n.o 8.)

I34
 La centralización y la cooperación en materia de catalogación
deben efectuarse dentro de la universidad en la medida en que
sea factible,sin perjuicio de que la biblioteca universitaria utilice
plenamente los servicios de catalogación del tipo antes mencio-
nado, y esté autorizada para participar en ellos.

Catálogos colectivos y centros bibliogra3cos. En las bibliotecas univer-

sitarias bien organizadas y coordinadas existirá probablemente un
alto grado de centralización de las actividades de adquisición y de
catalogación y suele Ilevarse un catálogo colectivo de todos
los fondos de sus diversas secciones. Por su parte, éstas podrán
consultar el catálogo colectivo directamente para conocer el
emplazamiento de los materiales que necesiten o bien pedir a
la biblioteca principal esa información por teléfono o por correo.
L a biblioteca principal puede asimismo prestar ayuda a sus
secciones periféricas comprobando asientos bibliográficos, acla-
rando puntos oscuros y de otras formas. Todas estas actividades
y otras conexas pueden también realizarse para un grupo de
bibliotecas universitarias y de otro tipo en un centro bibliográfico
y de catalogación colectiva nacional o regional. A menudo, la
biblioteca nacional posee un centro de ese tipo. Esos servicios
son muy corrientes en Europa y en los Estados Unidos pero
deben desarrollarse en la mayor parte de los países de Africa,
Asia y América Latina.

Centros de documentación. Las bibliotecas universitarias no suelen

tener centros de documentación, pero deben cooperar plena-
mente con los que ya existen en sus respectivos países y utilizar
sus servicios,Para eso hace falta que las bibliotecas presten mate-
riales a los centros y les proporcionen fotocopias de artículos
cuando se necesiten. Los centros de documentación están adqui-
riendo cada vez más importancia como depositarios de publica-
ciones periódicas de ciencia y de tecnología y, en cierta medida,
de ciencias sociales. Merced a sus relaciones con organismos
similares y bibliotecas de investigación de todo el mundo y por
medio de sus servicios de indización, resúmenes analíticos y tra-
ducción, pueden llegar a ser eficaces aliados de las bibliotecas
universitarias al servicio de la investigación. En una reunión
regional de organizaciones nacionales de investigación en Asia
sudoriental,que organizó el Centro de Cooperación Científica de
la Unesco en diciembre de 1961, se subrayó que las universidades
deben emprender activamente programas de investigación y
enseñar a los estudiantes los métodos de ésta; que “las universi-
dades deben ocupar una posición destacada en el plan nacional
de investigaciones y que debe existir una colaboración más
estrecha entre ellas y las organizaciones nacionales de investiga-
ción”l. La biblioteca universitaria constituye un medio impor-
tante de colaboración con las organizaciones de investigación,
como los centros de documentación.

Bibliograf ias y listas colectivas. Las bibliotecas universitarias deben

cooperar a diversos niveles en la compilación de bibliografías y
listas colectivas. Mediante un esfuerzo común, las bibliotecas de
una sola universidad pueden preparar una lista colectiva de fondos
de publicaciones periódicas y distribuirla entre el personal docente
y los estudiantes graduados. Esas mismas listas pueden utilizarse
para los acuerdos de préstamo entre bibliotecas de diferentes
universidades, aportando cada universidad participante su lista.
U n grupo importante de bibliotecas universitarias participantes
puede producir una lista colectiva unificada. D e manera análoga
pueden compilarse,con carácter local o nacional, listas de fondos
especializados de materiales manuscritos, diarios y libros raros.
Las bibliografías pueden incluir desde catálogos de colecciones
especializadas y listas de fondos de determinadas materias, hasta
catálogos de biblioteca completos en forma de libro. Las biblio-
tecas universitarias deben tener en cuenta las posibilidades de
este tipo de actividad cooperativa, pues no sólo facilitarán así a
los usuarios el acceso a sus colecciones, sino que al participar en
actividades nacionales o regionales contribuirán a poner los
recursos de toda una nación o región al servicio de sus lectores.
En este sector, las asociaciones de bibliotecarios pueden hacer
una labor m u y provechosa.

Servicios cooperativos de referencia. C o m o en las otras formas posibles

de actividad cooperativa que hemos mencionado hasta ahora, el
servicio cooperativo de referencia empezará entre las bibliotecas
de una universidad. Si la biblioteca central de una universidad
cuenta con una nutrida colección de obras de referencia y de
bibliografías y con una buena colección general,automáticamente
se convierte en el centro de referencia de la universidad y debe
estimular a las bibliotecas asociadas a que pidan su ayuda. D e
manera análoga,la biblioteca principal debe estar en condiciones
de pedir a los especialistas de sus bibliotecas periféricas la infor-
mación y la asistencia que requiera. Igual puede decirse acerca de
los servicios de referencia entre universidades y para toda la
nación, las relaciones entre las bibliotecas de un país deben per-
mitir un libre intercambio de demandas en todas las direcciones.

Centros de almacenamiento cooperativos. No es probable que los países

en vías de desarrollo requieran los centros de almacenamiento en
I. Science cooperation office for south-east Asia, en: International Association of
Universities, Bulletin, vol. IO,August 1962,p. 230.
la forma que los precisan algunas grandes bibliotecas de los países
m u y desarrollados. Sin embargo, pueden surgir problemas de
almacenamiento en relación con materiales raros y frágiles:
manuscritos,documentos históricos,libros antiguos,que requieren
locales especiales para su conservación y seguridad. Cuando una
biblioteca universitaria posee un nuevo edificio con facilidades
adecuadas para el almacenamiento de esos materiales podrá
custodiar los de otras bibliotecas que no tienen esos medios. La
biblioteca nacional puede ser un centro apropiado para esos fines.

El departamento fotográfico de la
Servicios f0tograFco.s cooFerativos.
biblioteca universitaria principal debe estar en condiciones de
prestar servicios no sólo a las bibliotecas dependientes de ésta sino
también a bibliotecas vecinas. A ese efecto conviene establecer
relaciones cooperativas con centros de documentación bien equi-
pados y con la biblioteca nacional. El reciente progreso de los
sistemas de reproducción permite que muchas bibliotecas se pres-
ten servicios mutuos de copia sin necesidad de medios técnicos
complicados y costosos. El alcance de esos servicios no debe ser
únicamente nacional o IocaI sino también internacional.

Actividades y servicios internacionales. Las bibliotecas universitarias

pueden participar en una gran variedad de actividades y servicios
cooperativos internacionales, como donativos y canjes de mate-
riales de biblioteca, servicios de traducción y de reproducción,
compilación de bibliografías nacionales, programas de formación
profesional, conferencias internacionales,centros de documenta-
ción y préstamos entre bibliotecas. L a participación puede ser
directa, de biblioteca a biblioteca, o indirecta, por medio de las
asociaciones de bibliotecarios, las bibliotecas nacionales u otras
organizaciones de cada país.
Los bibliotecarios universitarios deben estar al tanto de las
actividades de organizaciones como la Unesco, la Federación
Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios (FIAB),la Fede-
ración Internacional de Documentación (FID),el Consejo Inter-
nacional de Archivos (CIA),la Organización Internacional de
Unificación de Normas (ISO)y algunas otras que se interesan por
aspectos especializados de la bibliotecología. Las publicaciones de
algunas de esas organizaciones pueden ser de suma utilidad, no
sólo para la formación profesional del bibliotecario, sino también
para informarle sobre el progreso y las tendencias de su profesión,
ayudarle a solucionar sus problemas técnicos y darle a conocer
actividades cooperativas que puedan serle de utilidad.
 C A P Í T U L O XI

PLANEAMIENTO E INSTALACIÓN DEL

EDIFICIO D E LA BIBLIOTECA

El edificio de una biblioteca universitaria es una construcción

compleja para un fin especial: su planeamiento e instalación
exigen como condición previa que se comprendan perfectamente
las funciones y los requisitos de la biblioteca. EI proyecto debe
estar relacionado directamente con sus actividades de hoy, pero
debe, al propio tiempo,ser flexible y poder adaptarse a probables
cambios en las condiciones del servicio.
Dado que mucho se ha publicado respecto de los edificios para
bibliotecas, en este capítulo nos limitaremos a recordar algunos
aspectos generales de su planeamiento e instalación, y a dar al
lector una lista de referencias selectas para información más
detallada.

FUNCION DE L A BIBLIOTECA

“La forma se ciñe siempre a la función. Esta la ley ... La confi-

guración, la forma, la expresión exterior, el diseño o cualquier
característica del ... edificio debería ceñirse, por la propia natu-
raleza de las cosas,a la función de aquél...”I. Esta idea,expresada
y expuesta elocuentemente por Louis Henri Sullivan en 1896,no
obtuvo la aprobación unánime de los arquitectos de su época.
Hoy, decir que “la forma se ciñe a la función” es casi un lugar
común entre los arquitectos, pero no por eso deja de ser impor-
tante.
El buen edificio de biblioteca es el que expresa clara y distinta-
mente, las funciones que en él se cumplen,y que al propio tiempo
las facilita.La enunciación detallada de esas funciones corresponde
evidentemente al director de una biblioteca universitaria; esta
obligación y este privilegio son suyos,mucho más que de cualquier
otro miembro de la universidad, gracias a su preparación pro-
fesional y a su experiencia.

I. L.H.SULLIVAN,
Kindergarten chats (rev. 1918) and other writings, New York, Witten-
born, Schultz, 1947,p. 208.
A L G U N O S PRINCIPIOS G E N E R A L E S

Conviene que el bibliotecario y sus colegas en el comité encargado

de vigilar la construcción del edificio recuerden algunos principios
generales del planeamiento que pueden servir de criterios al
analizar los planos. Cinco años antes de que Sullivan expresara
la idea arriba mencionada, el bibliotecario Charles C. Soule
expuso algunos principios que todavía encuentran aplicación:
“Todo edificio de biblioteca debe proyectarse especialmente para
la actividad prevista y para la comunidad a que se destina. Antes
de considerar el exterior,hay que proyectar la disposición interna.
Nunca debe sacrificarse una distribución razonable en aras de un
efecto arquitectónico. Los planos deben adaptarse a las probabi-
lidades y posibilidades de ampliación y progreso. Toda biblioteca
debe proyectarse teniendo en cuenta una administración econó-
mica. Las salas destinadas al público se arreglarán de tal modo que
puedan ser vigiladas por el menor número posible de empleados.
E n los planos de una biblioteca moderna hay que prever ubicación
para los lectores cerca de los libros que quieran consultar,sea cual
fuere el sistema utilizado para ordenar dichos libros en los es-
tantes”1.
El clima es un factor importante en el planeamiento de una
biblioteca, sobre todo en los países tropicales.J. Rousset de Pina2
y W.J. Plumbe3 han descrito recientemente en sendos artículos
las condiciones climáticas que debe tener en cuenta el arquitecto
y han hecho propuestas concretas acerca del diseño interno y
externo, la selección y preparación del terreno,la orientación del
edificio, la protección contra insectos y varios otros temas impor-
tantes.

A L C A N C E Y O R G A N I Z A C I ~ ND E L A S A C T I V I D A D E S
D E PLANEAMIENTO

Las actividades de planeamiento pueden clasificarse en tres grupos

principales,a saber: u) preparación del programa de construcción;
b) preparación y aprobación de un anteproyecto y c) aprobación
de los planos definitivos y de los pliegos de condiciones. E n todas
estas actividades el director de una biblioteca universitaria debe
intervenir personalmente, pero su actuación es esencial en las dos

I. C. G.SOULE,Points of agreement among librarians as to library architecture, Libray

journal, voi. 16, 1891,p. 17-19.
2. J. ROUSSET
DE PINA,
L a construcción de bibliotecas en los países tropicales, Boletin de
la Unesco para las biblioiecas, vol. X V , n.o 5, septiembre-octubrede 1961,p. 276-283.
3. W.J. PLUMBE,El clima c o m o factor en la arquitectura de las bibliotecas universi-
tarias, Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XVII, no6,noviembre-diciembre
de 1963.p. 329-338.

‘39
primeras. Describirá en el programa de construcción la organiza-
ción de los servicios e indicará detalladamente los requisitos de
espacio y las respectivas necesidades técnicas.En la segunda etapa
del planeamiento, el director debe considerar sus propias activi-
dades y comprobar si en el anteproyecto se las ha tenido debida-
mente en cuenta. E n algún momento se llegará a un acuerdo
respecto de los problemas principales y la manera de resolverlos;
entonces el arquitecto podrá preparar los planos definitivos y sus
pliegos de condiciones. Cuando el director de la biblioteca y las
autoridades universitarias los hayan revisado, se corregirán en
caso necesario antes de ser sometidos definitivamente a las em-
presas de construcción interesadas.
En algunas universidades, un arquitecto o un grupo de arqui-
tectos e ingenieros actuará en las tres fases del planeamiento y
participará activamente en la preparación del programa de cons-
trucción. Sin embargo, debe darse al director de una biblioteca
universitaria,asesorado tal vez por un consultor, toda posibilidad
de actuar libremente en todas y cada una de las fases.
El comité de construcción. EI planeamiento debe ser fruto de la
cooperación.Se constituirá un comité de construcción,compuesto
de algunos representantes de los profesores y los alumnos, un
representante de las autoridades universitarias, el director de la
biblioteca y el arquitecto. Donde haya un funcionario encargado
de administrar los edificios, terrenos y otros bienes de la univer-
sidad, podría también formar parte del comité. Si el director no
tiene experiencia en la construcciónde un edificio para biblioteca,
habría que nombrar a un consultor para que formara parte del
comité; además, en caso necesario podría añadirse un asesor en
arquitectura. C o m o miembro del grupo de planeamiento el
“especialista en edificios para bibliotecas puede desempeñar un
papel decisivo recordando al arquitecto las necesidades de la
biblioteca y al bibliotecario las limitaciones impuestas por la
estructura”1.
Funciones del comité de construcción. EI comité de construcción se
encargará de establecer las necesidades concretas de la biblioteca
y de reunir los datos necesarios para el planeamiento. Procederá
a todas las consultas necesarias fundándose en los programas de
enseñanza de la universidad.Se pondrá al tanto de la experiencia
acumulada por otras bibliotecas universitarias al construir nuevos
edificios y visitará, de ser posible, algunas de las bibliotecas más
modernas. Con ayuda del director de la biblioteca y del consultor
especial, si lo hay, el comité preparará un presupuesto de las
I. R.A. ULVELING, Getting the most for your money, from the point of view of the
librarian, en : American Library Association, Guidelines for libray planners, Chicago,
American Library Association, 1960, p. 32.
necesidades de las distintas dependencias que se instalarán en el
edificio de la biblioteca 1.

El programa de construcción. U n a vez terminado el planeamiento, el

comité de construcción preparará por escrito, para que sirva de
guía al arquitecto,una lista detallada y completa de las necesidades
de la biblioteca. Establecerá esa lista el director de la biblioteca
o el consultor, el arquitecto en consulta con el director o todo el
comité. E n casos recientes se ha comprobado que los directores
intervienen cada vez más decisivamente en la preparación de los
programas de construcción.
Al principio del programa se expondrán los objetivos perse-
guidos y sus consecuencias para los servicios de la biblioteca. Se
describirán brevemente las características de los lectores y se
darán indicaciones sobre las necesidades de los principales grupos
de usuarios.
Seguirá luego un análisis detallado de las actividades de los
lectores y del personal. Los diagramas de circulación suelen ser
m u y útiles sobre todo en los departamentos técnicos. Las rela-
ciones de espacio deben indicarse lo más claramente posible, lo
que puede hacerse gráficamente o enumerando los espacios prin-
cipales,piso por piso.
Conviene clasificar los requisitos de espacio del siguiente modo :
espacio para libros; espacio para lectores; espacio para el per-
sonal;y espacio para otros fines.
Para guiar al arquitecto, se tratará de imaginar el interior del
edificio. A este efecto, pueden enumerarse en el programa sus
características generales; también los aspectos estéticos y los
colores preferidos, dimensiones de las salas y altura de techos, los
aparatos de iluminación,la protección contra el sol, el ruido y las
molestias de la circulación, el recubrimiento de los pisos y el
acabado de los muros, los muebles y accesorios, ascensores,
escaleras y montalibros; los dispositivos de seguridad y contra
incendios,etc.
Cuando se haya destinado una suma concreta para la cons-
trucción, conviene indicar su cuantía en el programa. Esa cifra
ayudará al arquitecto a determinar la categoría del proyecto.
Es importante proporcionar al arquitecto una descripción, lo
más explícita posible, del emplazamiento de la obra. Asimismo,
deberá disponer de los planos del solar, planos generales y otros
diseños que le permitirán comprender la relación entre el edificio
propuesto y los ya existentes.

I. L.R.WILSON; M.F. TAUBER, The university library; the organization, administration, and
functions of academic libraries, p. 487, 2nd ed., N e w York, Columbia University Press,
1956, 641p. (Columbia University studies in library service, n.O 8.)
El anteproyecto. Muchos bibliotecarios consideran que la prepara-
ción del anteproyecto constituye la parte más importante del
planeamiento. Efectivamente, en ese momento el director de la
biblioteca debe examinar Criticamente los primeros croquis del
arquitecto para comprobar si éste ha previsto lo necesario para
cada actividad de la biblioteca y si todo el edificio tendrá flexibi-
lidad suficiente y posibilidades de ampliación,de modo que pueda
adaptarse a nuevas necesidades y administrarse económicamente.
“Atendiendo debidamente a cada detalle en esta fase del planea-
miento, se logrará un edificio casi exento de defectos”1.
El arquitecto puede empezar sometiendo un croquis de la planta
principal, en el que habrá tratado de interpretar gráficamente las
exigencias del programa de construcción. El arquitecto y el
director de la biblioteca discutirán el croquis y es probable que
el primero tenga que presentar muchos otros antes de que ambos
puedan ponerse de acuerdo. EI mismo procedimiento se repetirá
para los otros pisos. Puede ocurrir que el arquitecto y el biblio-
tecario decidan visitar otras bibliotecas, especialmente algunas
del mismo tipo y tamaño. Pero también conviene visitar biblio-
tecas de otros tipos, ya que su disposición interna y sus muebles
pueden ofrecer soluciones interesantes. Luego el arquitecto termi-
nará el anteproyecto, agregando las escaleras, las cajas de los
ascensores y montalibros, las ventanas y otros detalles. Convendrá
entonces someterlo a un arquitecto consultor,o a otro bibliotecario
si ni uno ni otro han intervenido antes,y al personal directivo de
la biblioteca. Efectivamente,el conocimiento directo que tienen
de las necesidades de la biblioteca puede ser muy útil. También
habrá que estudiar detenidamente la cuestión de los muebles y
del material. Se harán proyectos de mobiliario, se marcará la
ubicación del material, se indicará provisionalmente el lugar de
las instalaciones eléctricas y se volverán a estudiar las necesidades
de iluminación. Así se habrán satisfecho los requisitos fundamen-
tales, se habrá adaptado el proyecto al terreno y se habrán
estimado los costos. Suponiendo que los cálculos resultan satis-
factorios y que no queda pendiente ningím problema importante,
se aprobará el anteproyecto y se autorizará al arquitecto a pre-
parar los planos definitivos y los pliegos de condiciones.

Planos d&itivos. Los planos definitivos,llamados también planos

de obra, constarán de plantas, alzados y cortes, y detalles de la
construcción. Se tendrán así representaciones gráficas del edificio,
visto desde diferentes ángulos. Los planos generales se completarán

--
con diseños separados de las instalaciones de calefacción,ventila-
I. H.M.ROWE,T h e librarian’s function in preliminary planning; American Library
Association, Planning a libray building, Chicago, American Library Association, 1955,
p. 12.
ción y acondicionamiento del aire; instalaciones eléctricas,
cañerías, sistemas especiales de comunicación; además, en otros
planos se detallarán la forma y ubicación de algunos accesorios
generales y especiales del edificio, como chimeneas, muebles y
estanterías empotradas en los muros. Todos estos planos irán
acompañados de pliegos de condiciones en que se describirá el
tipo y la calidad de los materiales que se utilizarán, la calidad
del trabajo deseado y los datos adicionales que necesita el cons-
tructor para tener una idea completa del edificio que va a cons-
truir y de las condiciones que debe satisfacer.
Si el director de la biblioteca ha participado activamente en la
preparación del anteproyecto, podrá perfectamente estudiar los
planos definitivos y los pliegos de condiciones. Tal vez le resulte
difícil o imposible comprender algunos de los detalles técnicos,
pero siempre podrá examinar las plantas diseñadas por el arqui-
tecto y cotejarlas con sus propios planes de funcionamiento de la
biblioteca. Si encuentra errores u omisiones importantes, los
señalará al arquitecto, porque todavía pueden hacerse modifica-
ciones, aunque signifiquen más gastos. Se fijará especialmente en
los detalles de distribución de los muebles, tratamiento de los
cielos rasos, recubrimiento de los pisos, etc.; en estos casos, las
modificaciones necesarias no entrañan mayores gastos.
El estudio crítico de los planos definitivos suele ser para el
director de la biblioteca la última oportunidad de fijar las carac-
terísticas del edificio; pocas veces se hacen cambios una vez
adjudicados los contratos e iniciada la construcción.

RELACIONES D E ESPACIO

Para facilitar el planeamiento conviene preparar diagramas de

organización, que representen gráficamente la forma en que la
biblioteca ha organizado sus recursos, sus servicios y el personal
encargado de prestarlos. Esos diagramas, con los diagramas de
circulación que muestran cómo se trabaja en cada sección de la
biblioteca, serán m u y útiles para el comité de construcción y para
el arquitecto porque les permitirán comprender las funciones
propias de cada sección y calcular los probables aumentos de las
plantillas respectivas1.
Siempre que sea posible, la sección más concurrida de la biblio-
teca debe encontrarse en la planta baja o en el primer piso.

I. Se encontrarán sugestiones útiles sobre los diagramas de organización del trabajo en

R. MILLER, T h e technical and administrative functions of the library, en: Fussler,
H.H.ed. Library buildings for library seruice, Chicago, American Library Association,
1947, p. 37-55;y J. L. WHEELER; A. M.GITHENS, The American public librap buildings,
N e w York, Scribner, 1941.
Problemas de ampliación. Al proyectarse un edificio para biblioteca
hay que tener siempre en cuenta la probable necesidad de a m -
pliaciones y cambios de distribución. E n el terreno deberá haber
espacio suficiente para tales ampliaciones y el plan del edificio
habrá de permitir que se añadan tanto nuevos depósitos de libros,
como más lugares en las salas de lectura y en el espacio reservado
al personal.
E n el interior de la nueva biblioteca debe preverse lo necesario
para el traslado e instalación de gran número de libros, pues el
desarrollo de la cooperación puede dar lugar a convenios entre
bibliotecas con miras a la especialización en ciertos asuntos, que
obliguen a efectuar transferencias de secciones completas de una
biblioteca a otra. El único medio de facilitar esas actividades es
el de dejar gran flexibilidad a la organización interna. A medida
que la biblioteca vaya creciendo,será también mayor la especiali-
zación por temas y aumentarán las necesidades a ese respecto. E n
algunos casos, la especialización será muy rápida, por ejemplo,
cuando se incorporan a la biblioteca principal los fondos de las
bibliotecas de una o más facultades,escuelas o institutos,y éste es
otro motivo para insistir en que el proyecto debe ofrecer condi-
ciones de flexibilidad y adaptabilidad. E n un edificio bien
diseñado podrá incluirse fácilmente en la planta una nueva
sección,porque no habrá paredes maestras, o serán m u y pocas y
se podrán delimitar nuevos espacios de manera sencilla y eco-
nómica.

Cálculos de superjcie. En las primeras fases del planeamiento hay

que calcular las necesidades de espacio, expresadas en las respec-
tivas superficies.Estos cálculos pueden aprovecharse para evaluar
el costo probable de construcción y conviene recordarlos cuando
se busque el emplazamiento más adecuado para el edificio. E n
algunos casos se presentan cifras preliminares de dimensiones y
costos para justificar la asignación de fondos con destino al planea-
miento. Luego, una vez terminados los planos y establecidos los
pliegos de condiciones, se pedirán al Estado los fondos necesarios
para construir y dotar el edificio. Los cálculos aproximados
servirán también para que el comité de construcción tenga cri-
terios en qué basarse en su examen del proyecto y pueda estudiarlo
objetivamente, sin esperar demasiado ni demasiado poco del
dinero que se invertirá eventualmente en la construcción del
edificio.
Se necesitará espacio para el fondo de la biblioteca (libros,
revistas,etc.), para los lectores,el personal y para todos los demás
fines. C o m o base para un cálculo aproximado de las necesidades
de superficie,pueden indicarse las cifras siguientes:
Fondo de la biblioteca:unos 150volúmenes por metro cuadrado.

'44
Mesas para lectores: una vez calculado el número de lectores de
cada grupo (estudiantes,graduados, profesores) para quienes
debe preverse lugar en las salas de lectura,se calcularán 2,30m2
por estudiante; 3,25 m 2 por graduado; 7 m2 por profesor.
Para el personal, contando la plantilla presente y la prevista:
g,30 m2 por persona.

del espacio necesario para

Espacio destinado a otros Jines :se trata
escaleras, vestíbulos, corredores, cañerías de ventilación o acon-
dicionamiento de aire, conservación del edificio y otros servicios.
C o m o primera aproximación, K. Metcalf propone que se añada
un 40 por ciento de la superficie total destinada a libros,lectores
y personal, para todos los demás finesl. Por ejemplo, si se nece-
sitan IO o00 metros cuadrados para libros, lectores y personal, se
añadirán 4 o00 metros cuadrados para todos los demás fines.

Costos. Los costos de construcción varían de un país a otro y aun

en el interior de un país. Para los cálculos aproximados se suele
tomar como base el tipo de edificio (institucional o educativo,en
el caso de la biblioteca), sus dimensiones, o sea, la superficie
cubierta total en metros cuadrados o bien el volumen en metros
cúbicos,y los costos de construcción por metro cuadrado o metro
cúbico. Generalmente, los arquitectos y contratistas disponen de
cifras relativas al costo de la construcción en una región o en un
país determinado, cifras que serán más útiles cuanto más recientes.
También se dan cifras de esa índole en las revistas de arquitectura
(que son fuentes fidedignas de los índices de costo de la construc-
ción en general) y en las revistas de bibliotecología. Por ejemplo,
en un número del Libraryjournal se describen nuevos edificios para
bibliotecas y se indica el costo de la mayor parte de ellas2. E n el
libro de A.Thompson sobre la construcción de bibliotecas se dan
cifras exactas de costos3.

S E L E C C I ~ ND E L E M P L A Z A M I E N T O

Después de un cálculo aproximado de las dimensiones y los costos,

hay que decidir el emplazamiento más adecuado, porque sus
características pueden influir en el diseño del edificio. “El em-
plazamiento determina muchas de las características de un buen
edificio, Para comparar las ventajas que ofrecen dos solares dis-

I. K. METCALF, The librarian’s function in programming, en: American Library

Association. Planning a library building, p. 7.
2. Architectural issue, Library journal, vol. 86, December 1961.
3. A. THOMPSON, Library buildings of Britain and Europe, London, Butterworths, 1963,
326 P.

‘45
tintos, es preciso comparar los dos edificios algo diferentes que
podrían levantarse en uno y otrol.
D e todos modos, la selección del emplazamiento debe figurar
en el plan general de organización de la universidad.
Para esa selección deben tenerse en cuenta cinco factores esen-
ciales:“Si son adecuadas las dimensiones del terreno;qué relación
guarda con los edificios vecinos, con la población y el tráfico
universitarios; qué orientación puede darse al edificio que se va
a erigir; ventajas e inconvenientes de la pendiente del terreno y
problemas que pueda plantear la naturaleza del suelo debajo del
edificio”2.

E L P R O Y E C T O DEFINITIVO

U n a vez revisados los primeros cálculos de dimensiones y costos,

y cuando el comité de construcción, en consulta con las autori-
dades universitarias,haya escogido el solar y decidido lo que ha
de hacerse y cómo ha de hacerse, se procederá al planeamiento
detallado que culminará con la preparación del programa de
construcción.Se estudiarán los problemas fundamentales,se pre-
cisarán los cálculos aproximados y se tomarán decisiones acerca
de la distribución exacta de espacio para el fondo,los lectores y el
personal, así como para el material y el mobiliario.

EQUIPO Y MOBILIARIO

Además del material y de los muebles de la biblioteca,se necesitan

instalaciones fijas para una mejor iluminación en determinadas
circunstancias, instalaciones de calefacción, refrigeración y ven-
tilación adecuadas, dispositivos de insonorización, buenas comu-
nicaciones y servicios económicos de conservación.

Calefación, rejiigeración y ventilación; acondicionamiento de aire. LrEnel

sentido más estricto, el acondicionamiento de aire significa el
control simultáneo de los ocho factores siguientes: temperatura,
humedad, circulación del aire,distribución del aire,polvo, micro-
bios, olores y gases tóxicos”3.
Se considera que las personas y los libros tienen requisitos
análogos de temperatura y humedad. Comparando datos de

I. K.METCALP, Selection of library sites, College and research libraries, vol. 22, M a y 1961,
p. 183.
2. --, op. cit., p. 184.
3. J. E. BURCHARD, et al. Planning the university libl-nry building, p. 70, Princeton, N.J..
Princeton University Pres, 1949,145 p.
diversas fuentes se deduce que la combinación ideal para el
ambiente de una biblioteca es una temperatura de 18a 22 grados
centígrados y una humedad relativa de 50 por ciento.
La circulación del aire, el polvo, los microbios, los olores y los
gases tóxicos son además factores que deben tenerse en cuenta
según las condiciones locales.
E n la Universidad de Puerto Rico, situada en Río Piedras,
donde el clima es benigno todo el año y la humedad no es excesiva,
los arquitectos consideraron que eran necesarios muros exteriores
sólidos. Entre los lienzos de muro de hormigón armado hay
grandes rejas colocadas en profundidad. Estos enrejados con
persianas detrás, protegen del sol y permiten al propio tiempo la
circulación del aire. Sin embargo, los depósitos de libros son salas
cerradas con un sistema de acondicionamiento de airel.
E n la biblioteca del University College de Ibadán (Nigeria)
“se pensó instalar aire acondicionado,pero se desistió de ello por
su alto costo;en la estación de las lluvias,se emplea la calefacción
eléctrica para secar el aire’’2.

Iluminación. La iluminación es tan importante que debe estudiarse

en las primeras fases del planeamiento con la asistencia de expertos.
Aunque éstos no se hayan puesto de acuerdo en cuanto a la ilumi-
nación necesaria para una biblioteca, por lo general coinciden en
los siguientes puntos :
L a iluminación debe distribuirse uniformemente;
Conviene evitar los contrastes acentuados de luminosidad en las
paredes, los cielos rasos, pisos, mesas y otras superficies reflec-
toras;
Los aparatos de iluminación deben permitir una difusión máxima
de la luz y hay que instalarlos de tal modo que se eviten los
contrastes de luminosidad ;
No se puede contar con la luz natural como fuente exclusiva de
iluminación,ni debe dejarse que influya en el diseño del sistema
de iluminación artificial (lasventanas,a pesar de lo que muchos
crean, no son las fuentes de luz más económicas ni mejores; a
menudo, una ventana cuesta más que la superficie correspon-
diente de pared) ;
L a iluminación de las estanterías debe ser uniforme para los
estantes inferiores y superiores;
Hay que comparar las ventajas relativas de las .lámparas incan-
descentes y fluorescentes, teniendo en cuenta las necesidadesde
cada biblioteca. En muchos casos es preferible utilizar ambos
I. - -
Henry Klumb h d s an architecture for Puerto Rico, Architectural forum, vol. 101,
July 1954, p. 122-127.
2. A. THOMPSON, Edificios de bibliotecas universitarias; una bibliografía seleccionada,
Boletin de la Unesco para las bibliotecas, vol. XIII, n.O 8-9,agosto-septiembre de 1959,
p. 218.
 tipos. Para más datos sobre este tema consúltese el artículo
“La iluminación en la biblioteca universitaria” de R.T.
Jordan1 y la parte dedicada a la iluminación en la obra de
Thompson sobre edificios para bibliotecas2.

Insonorización. Aunque no es posible obtener un silencio absoluto,

hay que tratar de conseguir la quietud necesaria para la como-
didad de los lectores y el personal de la biblioteca. Los ruidos
propios del edificio deben reducirse al mínimo. Como son muchos
los materiales y dispositivos aislantes, el arquitecto, en consulta
con el director de la biblioteca, elegirá los más apropiados.

Material de fumigación. En los climas cálidos, donde los hongos e

insectos atacan a los libros, una instalación de fumigación es
indispensable. En la nueva Biblioteca Nacional de Singapur se
ha instalado una cámara de fumigación “en lo alto de la torre
destinada a los depósitos ...con una capacidad de unos 45 metros
cúbicos. Contiene estanterías para colocar el material que se va
a fumigar, extractores de aire, ventiladores y un ventilador
oscillante’’3 (véase también la sección referente a la conservación
de libros en el capítulo X).

Servicios de conservación. Debe preverse el espacio necesario para los

conserjes, ordenanzas y otros encargados de la conservación del
edificio. En cada piso de un gran edificio habrá piezas de servicio
con sumideros y lugar para útiles y material de limpieza,y tam-
bién hay que reservar espacio para el equipo y servicios de repa-
ración y conservación.

Comunicaciones.Del tamaño del edificio y del carácter y la organiza-

ción de los servicios de la biblioteca dependerá el número necesario
de aparatos de comunicación. Entre ellos figuran los montalibros,
transportadores, teléfonos, tubos neumáticos, teletipos, instala-
ciones de alarma contra incendios e instalaciones amplificadoras
de sonido.Aparte de los aparatos de alarma para casos de incendio
y los teléfonos, que son siempre muy necesarios, conviene escoger
los dispositivos de comunicación una vez que los planos estén
bastante adelantos. Cuando el edificio tenga más de una planta,
habrá que instalar montalibros; si son varios los pisos,tal vez sean
más útiles los ascensores; cuando un gran depósito de libros
funciona dirigido desde una mesa central de distribución, habrá
que recurrir a tubos neumáticos o sistemas de teletipo y transpor-
I. R.T.JORDAN, L a iluminación en las bibliotecas universitarias, Bolatk de la Unesco
para las bibliotecas, vol. XVII, n.o 6, noviembre-diciembre de 1963,p. 339-350.
2. A. THOMPSON,Librap buildings of Britain and Europa,. p. 35-39.
3. H.ANNUAR,N e w Singapore national library building, Malayan libragjournal, vol. I,
January 1961,p. 519.
tadores de libros. El sistema de comunicaciones debe proyectarse
de modo que sus servicios sean eficaces y economicen tiempo al
personal y a los lectores,al mismo tiempo que faciliten la circula-
ción del material en el interior del edificio.

Material y muebles. El material y los muebles esenciales de las salas

para el público son los siguientes: estanterías, ficheros, mesas,
sillas, mostradores y pupitres,ficheros y vitrinas; en las secciones
reservadas al personal, máquinas de oficina, mesas de trabajo,
ficheros, pupitres, sillas,estantes, carretillas para el transporte de
libros,etc. Se necesitan además proyectores de microfilm y micro-
fichas, fonógrafos, magnetófonos, aparatos cinematográficos y
fotográficos para los servicios especializados; por último,toda una
serie de artículos, de mayor o menor tamaño, que hacen falta en
una biblioteca.
Al proceder a la selección de los muebles y el material,el director
de la biblioteca debe tener en cuenta los siguientes factores:
Conviene que la disposición sea flexible; hay que evitar que
queden empotrados muebles y otros tipos de material como
ficheros,vitrinas y mostradores de distribución,porque no sería
fácil moverlos o ampliarlos más adelante.
En lo posible, las estanterías deben ser de dimensiones normali-
zadas,de modo que puedan intercambiarse las piezas; también
el material y otros muebles deben adquirirse por partidas de
dimensiones normalizadas. Esto se aplica a mesas, sillas, mos-
tradores y pupitres.
Comodidad, duración y variedad son requisitos que deben satis-
facer especialmente los muebles, pero el requisito de la duración
se aplica también al material en general.
Economía y facilidad de conservación.
Conviene coordinar los colores y los materiales de manera que el
ambiente sea agradable y acogedor y armonice con las finali-
dades de la biblioteca 1.
También en los países tropicales deben tenerse en cuenta estos
factores “pero además se ha de prestar especial atención a los
efectos del clima local”2.

Estanterías. Hay estanterías prefabricadas de acero o de madera.

Las de metal se utilizan más que las de madera porque son más
resistentes a los agentes atmosféricos y porque en los países donde
se producen ambos tipos suelen ser más baratas. Aunque pueden
fabricarsede otras dimensiones cuando la importancia del encargo

I. G.LYLE,The administration of the college library, p. 386-390,3rd ed., New York, H.W.
Wilson, 1961,419 p.
2. W . J. PLUMBE, El mobiliario y el equipo de las bibliotecas en los países tropicales,
Boletín de la Unesco para las bibliotecas, vol. XV,n.o 5, septiembre-octubre1961,p. 284.
lo justifica, los estantes de metal miden por lo común unos go
centímetros de largo y tienen distintos anchos. Hay dos tipos
principales de estantes: el de montantes verticales con clavijas
para sujetar los estantes: el de montantes con ranuras en que se
deslizan los estantes. La altura corriente de las estanterías es de
unos 2 m.30. Se encuentra en el mercado una gran variedad de
accesorios : estantes corredizos de consulta, mesas de estudio
individuales, cajas para libros, atriles (portalibros) e indicadores
topográficos. Conviene comprar las estanterías a firmas que se
especializan desde hace tiempo en materia de biblioteca y que
podrán suministrar oportunamente más unidades del mismo tipo.

Ficheros.A menos que se utilice un catálogo de hojas sueltas, se

necesitarán ficheros para el catálogo general, el catálogo público,
el inventario topográfico y, en algunos casos, el catálogo oficial.
Los ficheros deben ser muebles independientes y tener cerca
mesas de consulta y taburetes. Los ficheros suelen ser de madera
o de metal. Estos Últimos se usan poco porque,entre otras cosas,sus
gavetas son m u y ruidosas. Los muebles de madera deben com-
prarse a fabricantes reputados que usen maderas bien secas y
ejecuten trabajos de precisión y alta calidad.D e otro modo, puede
ocurrir que las gavetas se atasquen o se deformen,y que planteen
otros problemas. Siempre que sea posible, conviene comprar por
elementos los ficheros del catálogo, de modo que se puedan
agrandar en caso necesario.

Mesas. Las mesas para bibliotecas se hacen en distintas medidas

y formas. La altura habitual es de unos 74 a 76 cm. El espacio
reservado al lector a lo largo de la mesa suele ser de unos 75 cm.
Cuando los lectores pueden instalarse frente a frente, el ancho de
la mesa debe ser de IOO a 120 cm. Las mesas individuales de
estudio suelen tener una superficie de 60x90 c m ; en algunos
casos están provistas de estantes.
Las mesas de más de 120 c m de ancho suelen estar divididas
en el centro por una tabla con anaqueles por ambos lados, que
son m u y útiles porque economizan espacio sobre la mesa.
Para evitar el desgaste de la superficie,conviene que las mesas
estén recubiertas de linóleo o de material plástico, que si son de
colores claros reducirán los contrastes de luminosidad molestos
para los lectores.

Asientos. Los asientos deben ser cómodos y fáciles de conservar. En

general se considera que los sillones tapizados son más confortables
que las sillas sin brazos. A los lectores que prefieran instalarse
independientemente y no necesiten un pupitre o mesa, se les puede
proporcionar sillas con brazo para escribir. EI uso de sillas tapi-
zadas sueltas, y aun de pequeños sofás, contribuye a atenuar la
severidad de largas filas de mesas y sillas; ahora se reconoce que
no todos los lectores trabajan a gusto en las mesas comunes y
prefieren un relativo aislamiento.

Mostradores; mesas de préstamo. Casi todos los fabricantes de muebles

para bibliotecas venden actualmente mostradores en elementos de
distintos tipos, pero de dimensiones normalizadas, que pueden
unirse con pernos para formar la combinación más adecuada a
las necesidades de la biblioteca. Lo mismo que las estanterías
corrientes y los muebles para ficheros, estos mostradores pueden
agruparse, en caso necesario, o pueden separarse y rearmarse de
otro modo según varíen las necesidades. Los mostradores deben
recubrirse con linóleo o material plástico para impedir el desgaste
y facilitar su conservación.
 CAPÍTULO XII

GESTIONECONOMICA

Corresponde a las autoridades universitarias proporcionar recursos

para que las bibliotecas tengan los fondos necesarios; el director
de la biblioteca universitaria habrá de administrarlosdebidamente.
Digamos una vez más que el bibliotecario de la universidad
ha de ser muy competente,y tener una formación profesional y
una preparación administrativa que le permitan ocuparse tanto
del aspecto económico como de los otros aspectos de la gestión
de una biblioteca. E n lo que se refiere a cuestiones económicas
tendrá que: a) establecer y mantener buenas relaciones con el
personal encargado de las actividades académicas, financieras y
comerciales y ocuparse: b) de los recursos de que disponga la
biblioteca; c) de la preparación, presentación y administración
del presupuesto; y d) de las cuestiones comerciales en general.

RELACIONES C O N LAS AUTORIDADES Y P E R S O N A L

UNIVERSITARIO

Segun la organización de la universidad y la procedencia de sus

ingresos,el director de la biblioteca tendrá que tratar con funcio-
narios oficiales,con las autoridades universitarias, los decanos de
las facultades y escuelas y el personal administrativo de la uni-
versidad. En las universidades controladas y financiadas por el
Estado, no tendrá que tratar directamente con los servicios
oficiales, pero se le puede pedir que facilite los datos precisos a
los funcionarios encargados de establecer el presupuesto del
Estado o tendrá que entrevistarse con inspectores, interventores
de cuentas y otros funcionarios oficiales. Cuando exista un comité
de bienes universitarios o un órgano similar para asesorar al
gobierno, el director de la biblioteca puede tener que tratar con él
directa o indirectamente,según las circunstancias de cada caso.
Dentro de la universidad, el director de la biblioteca tendrá
que mantener relaciones con uno o más altos funcionarios,segun
que el presupuesto esté o no centralizado.E n el primer caso,habrá
de presentar su presupuesto directamente al rector o a su delegado
para las cuestiones de bibliotecas. U n a vez fijado el presupuesto,
deberá trabajar en relación con el servicio de contabilidad para
las adquisiciones y cuestiones conexas. E n el segundo caso, habrá
de tratar con los diversos decanos o directores de las facultades,
escuelas, colegios, institutos, etc., y sus respectivos funcionarios
administrativos.

R E C U R S O S D E L A BIBLIOTECA

Los recursos de que disponga la biblioteca pueden proceder: del

Estado; de la universidad; de legados; de subvenciones de orga-
nismos privados;de donaciones;y de ingresos diversos por servicios
prestados. El director de la biblioteca debe estar plenamente al
corriente de todo lo relativo a esos diversos tipos de recursos,
modalidades de transferencia y normas y posibles limitaciones
que se apliquen a los gastos.
Pocas veces los servicios del Estado asignan fondos directamente
a la biblioteca;generalmente los asignan a la universidad. Puede
tratarse de una suma destinada globalmente a toda la universidad
o de partidas en que se precise concretamente el fin a que se
dedican -personal, equipo, material, etc.- en cada servicio
de la universidad. Los fondos se consignan generalmente por
un plazo determinado, como, por ejemplo, el año académico o
económico.
Los recursos de la universidad, sea cual fuere su procedencia,
son generalmente la fuente de ingresos más importante de la
biblioteca. La universidad puede adjudicarlos directamente a la
biblioteca o atribuírselos por conducto de los diversos servicios
académicos o de investigación. E n este último caso no se facilita
la centralización o coordinación de los recursos de la biblioteca.
L a universidad puede recibir legados con carácter general y
sin condiciones, en cuyo caso los ingresos que de ellos procedan
pueden utilizarse con diversos fines,y entre ellos para la biblioteca.
También puede suceder que el donador haya precisado incluso
a qué fines deseaba que se dedicaran los fondos en la biblioteca.
Tales fondos se depositan generalmente en la tesorería de la
universidad. El bibliotecario puede disponer muchas veces de
ellos con más libertad que cuando se trata del presupuesto del
Estado o de la universidad, y generalmente no se le imponen
limitaciones de tiempo. En cambio los fondos consignados en el
presupuesto de la universidad o del Estado han de gastarse
generalmente en el ejercicio económico correspondiente, reinte-
grándose los saldos.
Las subvenciones pueden ser de diversas procedencias, aparte
de la universidad o del Estado: fundaciones privadas o particu-

'53
lares, organismos binacionales, organismos internacionales como
el Fondo Especial de las Naciones Unidas o la Unesco, etc.
Generalmente, la biblioteca recibe las subvenciones por conducto
de la universidad o de los servicios oficiales.
Las donaciones, como las subvenciones, pueden tener proce-
dencias diversas. Sin embargo, las subvencionessuelen concederse
con un propósito y para un periodo determinados, mientras que
las donaciones pueden hacerse a veces sin condiciones.
Las donaciones, subvenciones y legados requieren una conta-
bilidad especial, a fin de poder controlar los gastos y tener la
seguridad de que los fondosse han utilizado para los fines indicados
por los donadores.
Los ingresos diversos pueden tener las siguientes procedencias:
abono del importe de libros perdidos, multas por retrasos en la
devolución de libros,servicios fotográficos,préstamos entre biblio-
tecas y utilización de la bibilioteca.Estas sumas han de depositarse
en la tesorería de la universidad. En algunos casos se ingresan
en una cuenta de la biblioteca con cargo a la cual el bibliotecario
puede sustituir los libros perdidos, comprar material y equipo
para los servicios fotográficos y efectuar pequeños pagos en
efectivo; en otros, se suman al fondo general de la institución
para consignarlos en el presupuesto ordinario. Muchas universi-
dades exigen que los profesores y los estudiantes graduados
paguen los gastos de franqueo postal normal y urgente para los
préstamos entre bibliotecas. Esos gastos pueden ser elevados en
ciertoscasos,incluso hasta el punto de que los interesados renuncien
al préstamo.Siempre que sea posible,las bibliotecas universitarias
deben costear tales gastos, no sólo para evitar a profesores y
estudiantes ese desembolso, sino para alentar así a sus usuarios
tanto a hacer investigaciones como a publicar sus trabajos. Unas
pocas universidades exigen que los estudiantes paguen derechos
semestrales o anuales por los servicios de la biblioteca, manera
nada recomendable de costearlos. En efecto, la universidad ha
de prestar gratuitamente servicios de biblioteca, lo mismo que
facilita aulas, laboratorios y otras instalaciones. Por otra parte,
esos ingresos procedentes del pago de derechos sólo permitirán
sufragar una pequeña parte de los gastos generales de la biblioteca.
Es preferible que todos sus gastos se costeen con cargo al presu-
puesto ordinario de la universidad.

EL P R E S U P U E S T O

E n manos de un administrador competente, el presupuesto puede

ser un medio excelente de planeamiento y control financiero.
C o m o se ha dicho más arriba, puede \utilizarsepara un planea-

'54
miento tanto a largo plazo como a plazo breve. N o es tan sólo
una estimación financiera de los ingresos y gastos para un periodo
determinado, sino que, según Wilson y Tauber, “representa un
programa económico lógico, completo y orientado hacia el
porvenir, para la coordinación de las actividades de las diferentes
divisiones funcionales de la universidad. C o m o plan económico
definido, como previsión de los medios para llevar ese plan a la
práctica, como orientación,como resumen del costo de funciona-
miento, como registro de antecedentes y base para formular una
política futura, el presupuesto es un instrumento indispensable en
manos del administrador de la universidad”1.
El director de la biblioteca,lo mismo que otros administradores,
debe presentar un presupuesto anual con arreglo a los procedi-
mientos reglamentarios de la universidad. Para ello puede pedir
que lo hagan a su vez sus jefes de departamento, no sólo a fin de
disponer de los datos que le son necesarios, sino también para
alentarles a trabajar con arreglo a un plan. Si está encargado de
coordinar los servicios de biblioteca de toda la universidad,
tendrá que pedir información a losjefes de las bibliotecas separadas
de la principal y que consultar con los decanos y con los comités
de biblioteca de las facultades, institutos y otras divisiones.
La preparación del presupuesto debe empezarse con la ante-
lación suficiente para poder hacer las consultas necesarias y
planearlo debidamente. A su vez, la autoridad financiera de la
universidad debe aprobar el presupuesto mucho antes de que
empiece el nuevo ajercicio económico a fin de que el director de
la bibilioteca pueda establecer su plan anual con perspectivas
de seguridad.
Justijicación de los créditospedidos. C o m o es natural, los funcionarios
encargados de facilitar los fondos que necesita la biblioteca
querrán saber a qué fin se destinan y examinarán cuidadosamente
las petiticiones de créditos teniendo en cuenta las de otras institu-
ciones y los recursos globales de que dispongan. Probablemente,
éstos no bastarán para atender todas las peticiones de créditos
y ello se reflejará en las consignaciones presupuestarias. Al esta-
blecer el presupuesto de la biblioteca habrá que precisar los fines
a que se destinan los fondos y explicar,en su caso,por qué se piden
nuevos fondos en determinadas partidas.
Según los procedimientos que se sigan localmente, el presu-
puesto puede ajustarse a una de las siguientes modalidades o a
una fórmula mixta:

I.L.R. WILSON; M.F. TAUBER, The uniuersitv library; the organization, administration,
and functions of academic libraries, p. 93, 2nd ed., N e w York, Columbia University
Press, 1956,641p. (Columbia University studies in library service, n.o 8.)
I. Presupuesto por conceptos generales, presentado por grandes
partidas de gastos, como sueldos y salarios, libros y revistas,
material y equipo, conservación de locales, con una exposición
de motivos.
2. U n “presupuesto por servicios”, en que se agrupen los princi-
pales servicios o funciones, que pueden corresponder al plan
orgánico de la biblioteca (servicios administrativos, servicios
técnicos, servicios a los lectores), distribuidos por secciones,
como adquisiciones,catalogación,servicio de fotografía,dando
paralelamente indicaciones sobre las funciones o servicios
correspondientes y cifras comparativas de los gastos ya autori-
zados y de los propuestos.
3. U n “presupuesto de rendimiento”, dividido por programas o
funciones,con las indicaciones adecuadas y datos cuantitativos
de “rendimiento” distribuidos por secciones, por ejemplo,
número de libros adquiridos, número de libros catalogados y
horas-hombre de trabajo empleadas en estas actividades o
agrupadas en otra forma para que se vea el tiempo que ha
invertido el personal y el tiempo suplementario que se necesita
para desempeñar ciertas funciones. Estas tres formas habrán
quizás de complementarse con una enumeración de ciertos
“gastos fijos”,como los de conservación de locales,seguros,etc.

Los partidarios de los presupuestos de “rendimiento” o por

“funciones”, conceptos relativamente recientes en la adminis-
tración pública, sostienen que son preferibles a los “presupuestos
por conceptos generales” porque permiten comprender mejor
las peticiones de créditos,y les dan una justificación más objetiva,
facilitando además el planeamiento. Por ejemplo,si se ha indicado
que un funcionario puede catalogar determinado número de libros
por año y se adquieren o se tiene el propósito de adquirir el doble,
la necesidad de otro catalogadorqueda objetivamente demostrada.
Los presupuestos de (‘funciones’’ o de “rendimiento” suponen un
planeamiento para lograr determinados objetivos y el empleo de
procedimientos modernos de administración para mejorar y
normalizar las operaciones.
Sin embargo, no todos los bibliotecarios tienen las aptitudes o
el tiempo necesario para establecer un presupuesto basado en el
rendimiento, aparte de las otras dificultades que ello supone.
Las operaciones a que se procede en una biblioteca están todavía
m u y poco normalizadas, por lo cual existen pocos puntos de
referencia para evaluar el trabajo. Por otra parte, si es posible
la evaluación cuantitativa, no puede decirse lo mismo de la
cualitativa. En otras palabras, mucho trabajo no significa necesa-
riamente un buen trabajo. Las actividades de una biblioteca no
pueden apreciarse todas del mismo modo; unas son más difíciles
de evaluar que otras. Sin embargo, “evaluar, aun cuando no sea
perfectamente,es mejor que no evaluar en absoluto”1.
Al establecer su presupuesto, el bibliotecario no debe olvidar
que, aparte de otras características, ha de ser tan fácilmente
comprensible y convincente que la autoridad encargada de
consignar los fondos lo haga persuadida de que son necesarios.
Para ello, el bibliotecario habrá de utilizar todos los medios y
todos los datos de que disponga.

Normas. Además de aplicar las normas y criterios que impone la

experiencia adquirida localmente (normas de rendimiento), los
bibliotecarios pueden también recurrir a las comparaciones esta-
dísticas con otras bibliotecas, a las normas establecidas por las
asociaciones profesionales de bibliotecarios en lo que se refiere a
los fondos de biblioteca, el número y competencia del personal
y los recursos económicos en relación con los gastos globales de la
universidad, así como a las normas regionales o nacionales en
materia de bibliotecas.
Hay que tener cuidado al establecer comparaciones con otras
bibliotecas. Son pocas las que pueden compararse realmente en
todos sus aspectos. Los datos sobre el fondo y sobre el número de
personas empleadas sólo tienen verdadera significación cuando
pueden cotejarse con los programas de la universidad en materia
de enseñanza y de investigación, la matrícula, el número pro-
fesores, etc. Sin embargo, pueden ser de utilidad los datos esta-
dísticos relativos a los diversos aspectos de los servicios en grupos
de bibliotecas de instituciones análogas en otro país o región,
si el bibliotecario estima que su biblioteca está m u y por debajo
del término medio.Las normas de las asociaciones de bibliotecarios
serán también de utilidad en los países donde las autoridades
universitarias las acepten. Las normas oficiales serán probable-
mente las preferibles, si son obligatorias. El total de gastos de la
biblioteca expresado en porcentaje del total de gastos de la uni-
versidad (enseñanza e investigación) se utiliza cada vez más. El
5 yo se considera generalmente hoy como un mínimo para la
biblioteca de un colegio universitario o de una pequeña universi-
dad. Todos estos criterios deben aplicarse con precauciones. U n a
biblioteca nueva y en expansión puede necesitar mucho más del
5 yo,pero una antigua biblioteca en proceso de reorganización
para un futuro desarrollo quizás necesite aún más. Lo lógico
sería que los criterios aplicados arbitraria o artificialmente no
influyeran en el ánimo de los encargados de facilitar los fondos;
la preparación y motivación del presupuesto han de tener su

I. C.MAYBURY, Performance budgeting for the library, ALA bulletin, vol. 55,January
P. 53.
1961,
sólida base en las necesidadeslocales,es decir que han de responder
a lo que desean los usuarios de la biblioteca.

Preparación del presupuesto. Las disposiciones que rijan el conjunto

de la universidad se aplican por lo general al procedimiento que
hay que seguir al preparar el presupuesto, tanto en lo que se
refiere a su forma y contenido como a los trámites y calendario de
su establecimiento. EI bibliotecario empieza generalmente por
examinar el presupuesto que está en vigor y esbozar el procedi-
miento que seguirá para el siguiente. Conviene dar a la pre-
paración del presupuesto una continuidad en que el estableci-
miento de cada nuevo presupuesto empiece en cuanto se reciba
el anterior.Habrá que pedir al personal competente (por lo general
a los jefes de departamento) que revise las necesidades y planes
de los servicios a sus órdenes para el año en curso a la luz del
presupuesto en vigor y que someta un proyecto de nuevo presu-
puesto al director de la biblioteca en una fecha determinada,por
ejemplo dos o tres meses después de comenzado el ejercicio
económico. EI bibliotecario ha de coordinar y revisar luego esas
peticiones de créditos, con la debida anticipación para poder
disentir sobre ellas con el personal correspondiente. Esto le
permitirá examinar y evaluar con suficiente detalle la labor de
cada servicio.
En el primer periodo de preparación del presupuesto el director
de la biblioteca procederá al mayor número posible de consultas
para determinar las principales adquisiciones que hayan de
hacerse, los nuevos servicios y el personal que serán necesarios,
las horas más convenientes de apertura,las necesidades de material
y equipo, etc. H a de tener también en cuenta las necesidades en
cuanto a aumentos de sueldos, ascensos, licencias que puedan
exigir el empleo de personal de sustitución,así como renovaciones
y ampliaciones de los locales. Cuando haya reunido todos los
datos precisos sobre cada uno de los servicios y sus futuras necesi-
dades podrá preparar un anteproyecto de presupuesto.
El presupuesto detallado deberá comprender una breve expo-
sición en que se resuman los principales conceptos de gastos e
ingresos presentes y futuros, agrupados bajo epígrafes generales,
y los principales motivos que justifiquen los nuevos gastos o los
aumentos de partidas ya existentes.Ese texto se redactará siguiendo
la pauta del presupuesto detallado. Se indicará en él el total
calculado por cada concepto, mientras que en el presupuesto
detallado habrán de figurar todos los pormenores necesarios sobre
cada uno de los conceptos. EI resumen se redacta muchas veces
en forma de una carta de presentación.
Examen preliminar con el rector de la universidad. El director de la
biblioteca debe poder examinar su anteproyecto de presupuesto
con el rector de la universidad o con su delegado para las cuestiones
de bibliotecas. Ese examen previo puede ser m u y general, pero
el rector ha de tener la posibilidad de exponer su opinión sobre
el presupuesto y el director de la biblioteca, por su parte, ha de
tratar de algunos programas a largo plazo.
El proyecto definitivo y su presentación. U n a vez terminadas sus
consultas sobre el anteproyecto de presupuesto, el director de la
biblioteca lo enmendará en la forma que estime conveniente.
Después podrá preparar el proyecto definitivo y habrá de disponer
de tiempo suficiente para hacerlo con todo detalle, reflexión y
cuidado.

A D M I N I S T R A C I O ND E L PRESUPUESTO

U n a vez aprobado el presupuesto, es necesario organizar la

contabilidad y fiscalización correspondientes. Los servicios admi-
nistrativos de la universidad se encargan de la contabilidad
general, así como de pagar los sueldos y las facturas de libros,
material, equipo, etc. La biblioteca administra y controla gene-
ralmente los fondos para libros,revistas,etc. Los servicios centrales
de contabilidad pueden hacer un estado de cuentas mensual
indicando los gastos y los saldos de cada uno de las principales
cuentas de la biblioteca para informar al bibliotecario y facilitar
su verificación de gastos.

Administración de los recursos destinados a libros. L a administración

de los fondos destinados a libros es una de las funciones más
importantes del director de la biblioteca. Estos recursos pueden
dividirse en fondos generales y fondos de los diversos servicios o
departamentos. Podrá suceder que se pida con insistencia a la
biblioteca que asigne cantidades para libros directamente con
destino a los departamentos y facultades. Esta práctica presenta
algunas ventajas, pero son muchos más los inconvenientes. E n
todo caso, si se distribuyen fondos entre los diversos servicios y
departamentos, el director de la biblioteca deberá empezar por
reservar una suma considerable para los gastos generales y fijos.
El resto podrá repartirse después.
Gastos jjoos. Son los gastos ordinarios de la biblioteca. Entre
ellos figuran: a) las suscripciones a revistas y otros tipos de publi-
caciones periódicas o seriadas,como anuarios,reseñas anuales de
publicaciones, series de documentos oficiales, etc.; 6) el pago de
las obras en curso de publicación, como las enciclopedias y edi-
ciones eruditas que aparecen por entregas o partes durante años,
etcétera;c) los gastosde franqueoy de transporte;d) losde encuader-
nación; e) las fichas de catálogo impresas;f)la cuota de afiliación
a determinadas organizaciones (principalmentepara adquirir sus
publicaciones).
Fondos generales. Son los que en la biblioteca sirven para
adquirir las obras bibliográficas y de referencia, así como otros
materiales que no corresponden estrictamente a las disciplinas
de que se ocupan los diversos departamentos universitarios. Se
denominan también “fondos no asignados” y pueden constituir
una reserva que permitirá adquirir la biblioteca de un profesor
retirado o hacer otras compras “al por mayor” de materiales para
diversos departamentos. Permitirán asimismo comprar más ejem-
plares de libros muy pedidos y otros libros que al parecer del
bibliotecario completen la colección de la biblioteca colmando
lagunas que no se ha previsto subsanar de otra manera. Es razo-
nable considerar como fondos generales del 30 al 45 yo del total
de los recursos destinados a libros. Incluso se necesitará más para
ir formando una buena colección de obras de refencia y materiales
bibliográficos.
Fondos departamentales. Son los que pueden asignarse a los
departamentos académicos para constituir un fondo o colección
sobre la materia correspondiente. Los departamentos someten
sus peticiones de libros al servicio de adquisición de la biblioteca,
que compra los materiales y carga su importe a la cuenta del
departamento. Esta forma de proceder es corriente, pero no
siempre satisfactoria, pues no todos los departamentos muestran
el mismo interés por su colección ni tienen profesores que dediquen
a ello el mismo tiempo. Además, es m u y difícil repartir los fondos
para dar satisfacción a todos los departamentos y tener al mismo
tiempo en cuenta el fondo general de la biblioteca. Por todo ello,
es preferible no asignar fondos a los departamentos y encargar
únicamenteal director de la biblioteca de constituir en cooperación
con los profesores todas las colecciones.

Otras consignaciones de fondos. Además de los fondos para libros,

habrá que prever créditos para material, equipo, mobiliario,
conservación de locales, empleados a jornada parcial, seguros,
viajes, etc. U n a vez aprobado el presupuesto, el director de la
biblioteca de la universidad asignará los créditos adecuados a los
diversos servicios de la biblioteca. El mero trabajo de rutina basta
para proceder debidamente a la contratación del personal y a la
adquisición del material necesarios, así como para llevar los
registros que permitan el control imprescindible.

Contabilidad e informes. L a contabilidad de la biblioteca deberá ser

lo más sencilla posible. Se evitarán las duplicaciones con la conta-
bilidad general de los servicios centrales de la universidad. Lo
esencial es tener la seguridad de que los fondos de la biblioteca

I 60
se gastan como es debido y que no se rebasa el presupuesto. La
contabilidad facilita también el establecimiento del presupuesto,
el planeamiento sistemático de los gastos para que los materiales
se vayan adquiriendo regularmente durante todo el año y la
preparación de los informes y estudios especiales.

Registro y contabilidad de las adquisiciones. Antes de adoptar un

sistema de contabilidad el bibliotecario deberá consultar con los
servicios administrativos centrales para decidir cuál es el preferible
para uno y otros. E n muchas universidades,los servicios centrales
llevan la contabilidad de libros de las bibliotecas, inscribiendo
frente a las partidas correspondientes las facturas pagadas por
cada concepto, mientras el bibliotecario lleva un registro de los
pedidos pendientes y de las facturas cuyo pago está aprobado y
que se transmiten a los servicios centrales de contabilidad. Con
esos dos registros, el bibliotecario puede siempre calcular con
relativa facilidad las obligaciones de pago contraídas por la
universidad con destino a la biblioteca y, restando esa cantidad
del total de sus consignaciones,lo que puede gastar todavía.
Otras formas de contabilidad. La biblioteca hace generalmente sus
pedidos de material, equipo, mobiliario, etc.,por conducto de los
servicios universitarios de contabilidad. Guarda copia de tales
pedidos y los servicios centrales deberán darle cuenta de los gastos
y de los saldos por esos conceptos.Para los gastos de conservación,
seguros y viajes puede seguirse un procedimiento análogo. Las
nóminas del personal que trabaje en la biblioteca a jornada
parcial se establecerán en la biblioteca y se transmitirán a los
servicios centrales de contabilidad para darles curso. El biblio-
tecario puede disponer de un fondo limitado para pequeños gastos
en efectivo,como gastos de correo y franqueo urgente,de compra
directa de libros o folletos sueltos en librerías locales o de adquisi-
ción de ciertos artículos de material y equipo. Los gastos de trans-
porte los abonan generalmente los servicios centrales de conta-
bilidad, previa presentación de las facturas aprobadas por el
bibliotecario. Para estos gastos no hace falta llevar en la biblioteca
una contabilidad como la de los libros,pues las compras las hacen
los servicios de contabilidad. Sin embargo convendrá tomar nota
de los gastos correspondientes a esos pedidos y hacer periódica-
mente las comprobaciones necesarias con los servicios de conta-
bilidad.
Informes. El más general de los informes económicos de una
biblioteca es el que se refiere a los gastos y a las obligaciones
contraídas con destino a la colección de libros. El servicio de
adquisiciones debe preparar cada mes ese informe con los gastos
y los saldos por cada división del fondo de la biblioteca. El director
de ésta lo enviará a todas las personas y servicios interesados,con

161
lo cual precisará la parte de créditos gastados en adquisiciones y
permitirá que se hagan los reajustes necesarios. Ese mismo
informe recordará a los departamentos la situación de sus fondos
de libros. Si el bibliotecario ve que un departamento apenas ha
gastado en libros,puede enviarle una nota para indicárselo. Puede
fijarse un plazo después del cual los fondos que los departamentos
no hayan gastado se reintegren al fondo general de la biblioteca.

COMPRAS

E n el capítulo VI “Constitución del fondo”,se ha tratado ya de

las adquisiciones para la biblioteca. Recordemos una vez más que
la universidad y los servicios oficiales pueden facilitar considerable-
mente la libre circulación de los materiales de biblioteca y la
compra del equipo especializado de bibliotecas. En muchos países
es necesario liberalizar las disposiciones vigentes en materia de
importación, aduanas y divisas para el material y equipo de
bibliotecas; lo mismo debería hacerse con las normas que aplican
las universidades y los servicios oficiales para sus compras, dispo-
siciones que deberían asimismo simplificarse.

SEGUROS

Cada vez son más las bibliotecas universitarias que se aseguran

contra el peligro de incendios y otros daños posibles. Respecto de
esta cuestión, conviene consultar a compañías de seguros ya repu-
tadas sobre las condiciones en que estarían dispuestas a asegurar
la biblioteca y su contenido, así como sobre el importe de las
primas. U n requisito previo de casi todo seguro para una biblio-
teca es el inventario y evaluación del material que se trata de
asegurar. Con ese objeto, algunas bibliotecas reproducen periódi-
camente en microfilm sus catálogos; en caso de destrucción,
pueden así reconstituirse. Si no se dispone de fondos suficientes
para reproducir en microfilm el catálogo destinado al público,
puede reproducirse el catálogo topográfico. D e los seguros se
ocupan generalmente los servicios centrales de contabilidad,pero
el bibliotecario debe dar su parecer antes de que se tome una
decisión.

C E N T R A L I Z A C I ~ NY D E S C E N T R A L I Z A C I ~ N

En general, se conviene en que una centralización prácticamente

completa de las adquisiciones de libros en una universidad es,
no sólo posible, sino recomendable cuando las distancias entre los

162
diversos servicios universitarios permiten una comunicación y un
transporte rápidos y fáciles. En los países en vías de desarrollo
resulta incluso una necesidad, especialmente en lo que se refiere
a las adquisiciones de las publicaciones extranjeras.
En la biblioteca propiamente dicha, una centralización de la
contabilidad es razonable si el volumen de trabajo basta para que
una persona se dedique a él únicamente, o casi Únicamente. E n
tal caso,el servicio administrativo de la biblioteca puede contratar
a un buen contable que se ocupará del departamento de adquisi-
ciones y de todos los demás departamentos que requieran servicios
de contabilidad. Al formar parte del personal administrativo de
la biblioteca, podrá facilitar también la preparación del presu-
puesto anual y el establecimiento de los informes periódicos sobre
cuestiones económicas.
La descentralizaciónde las adquisiciones puede ser conveniente
en ciertos casos, por ejemplo cuando haya escuelas profesionales
a centenares de kilómetros de la biblioteca universitaria principal.
Sin embargo, para que tales escuelas o facultades hagan sus
propias compras puede ser necesario facilitarles costosos instru-
mentos bibliográficos y personal competente. La centralización,
cuando sea posible, permitirá evitar una duplicación de trabajo
cara e innecesaria.
Elegir entre centralización y descentralización no es tan fácil
como parece. U n servicio centralizado de adquisiciones es una
posibilidad interesante, pero no vale la pena establecerlo si no se
puede organizar, instalar, equipar y dotar de personal en la
forma debida. El resultado de la centralización tiene que ser un
servicio más rápido y más económico, que permita atender mejor
las necesidades de todas las secciones universitarias en materia de
libros.
 C A P ~ T U L OX I I I

EVALUACIÓN D E LOS SERVICIOS

D E LA BIBLIOTECA
Y F O M E N T O D E SU UTILIZACIÓN

E n un artículo sobre la evaluación de los servicios de biblioteca,

dice el profesor Carnovsky,de la Graduate Library School de la
Universidad de Chicago : “Antes de proceder a la evaluación cabe
preguntarse “iPara qué sirve una biblioteca?” Mientras no se
reconozca la respuesta por lo menos tácitamente, es imposible
saber si esa biblioteca es adecuada”1. Fundamentalmente, todos
los capítulos precedentes han tratado de esas dos cuestiones funda-
mentales. La primera se ha examinado en función de los fines
generales y específicos de la biblioteca en relación con los objetivos
que persigue la universidad;la segunda se ha estudiado implícita-
mente en las sugestiones que se han formulado para conseguir
aquéllos. Se da por supuesto que una biblioteca será más o menos
“buena” en la medida en que tenga éxito en el logro de sus fines.
U n solo ejemplo importante bastará para ilustrar esta cuestión
en este punto de nuestro examen: una finalidad específica de la
biblioteca es proporcionar materiales de lectura adecuados en
cantidad suficiente para cada una de las disciplinas del plan de
estudios. Una ‘revaluación’’ de las colecciones de libros deberá
mostrar si esta finalidad se logra bien o mal.
Hay que dar por supuesto que cada uno de los miembros de la
comunidad universitaria que tiene que recurrir a la biblioteca
para realizar su trabajo, así como todos aquéllos que están encar-
gados de poner los servicios de la biblioteca al alcance de los
lectores (ante todo el rector de la universidad y el director de la
biblioteca, y también los poderes públicos en muchos países)
están interesados en la calidad de la biblioteca y,por consiguiente,
en la evaluación sistemática de sus recursos y servicios y en la
labor de fomento correspondiente.

I. L. CARNOVSKY, Evaluación de los servicios de biblioteca, Boletín de la Unesco para las

bibliotecas, vol. XIII,n.o IO, octubre de 1959,p. 225.

164
E V A L U A C I ~ ND E L O S S E R V I C I O SD E B I B L I O T E C A

La evaluación forma parte integrante de las operaciones adminis-

trativas de que se encarga el director de la biblioteca universitaria.
E n su trabajo cotidiano, debe aplicar continuamente técnicas de
evaluación en todas sus actividades de inspección, y percibir
rápidamente cualquier indicio de los problemas que se planteen
en los servicios de la biblioteca. Cuando sea pertinente, pydrá
hacer constar sus observaciones, evaluaciones y recomendaciones
sobre problemas concretos en notas o informes a las autoridades
universitarias. Sus informes y sus presupuestos anuales constituyen
buenas ocasiones para ello, así como para dar conocimiento de las
principales actividades y realizaciones.
C o m o resultado del trabajo permanente de evaluación,el biblio-
tecario puede considerar que una zona de actividad técnica
necesita un estudio más intenso, o puede decidir que se precisa
una encuesta general. E n ese último caso deberá consultar al
claustro de profesores, tal vez por intermedio del comité de biblio-
tecas, ya que la participación del profesorado en tal estudio será
probablemente necesaria. Si llega entonces al convencimiento de
que el trabajo merece emprenderse, el bibliotecario deberá for-
mular una recomendación adecuada que presentará a su auto-
ridad superior. En ocasiones,la administración de la universidad
puede decidir que se haga un estudio o encuesta, por ejemplo,
por haberse observado muestras de descontento general con los
servicios de biblioteca.
L a evaluación puede correr a cargo del propio personal de la
biblioteca universitaria o bien encomendarse a un bibliotecario
asesor del exterior. Antes de emprender el estudio deberán defi-
nirse de una manera precisa sus objetivos, su alcance y su metodo-
logía,y deberán realizarse preparativos adecuados.

Astectos que deben evaluarse. Podrán considerarse una o varias de las

cuestiones siguientes, según que la evaluación tenga un carácter
limitado o sea de alcance general: existencias de libros; servicios
técnicos;serviciospara loslectores;personal;utilizacióndela bibiio-
teca;actitudesdel profesorado y métodos de enseñanza;edificio de
la biblioteca y suequipo;organización administrativa;apoyo econó-
mico y administrativo; actividades cooperativas; principales obs-
táculos que se oponen al desarrollo de la biblioteca ;funcionamiento
de los servicios especiales.U n a encuesta general puede extenderse a
todas estas cuestiones,pero incluso un estudio de carácter limitado
puede tener que abarcar varias cuestiones conexas.

Existencias de libros. Saber si son suficientes Ias existencias de libros

(término que, en el sentido en que aquí se usa, comprende los
materiales de biblioteca de todas formas y clases) tiene evidente-
mente una importancia primordial en la evaluación de una biblio-
teca. Aunque pueden emplearse métodos cuantitativos para deter-
minar si los fondos son suficientes, debe insistirse sobre todo en
comprobar si desde el punto de vista de su calidad y de su con-
tenido son adecuados a los programas de enseñanza y de investi-
gación de la universidad. Los profesores universitarios pueden
aportar una ayuda muy útil inspeccionando y evaluando los
fondos de sus respectivas esferas de competencia. Las bibliografías
preparadas en relación con los cursos dados en la universidad,
las bibliografías ordinarias impresas, generales o especializadas,
y las listas de selecciones de libros de referencia y de revistas
pueden utilizarse como guías para determinar la riqueza de las
colecciones e identificar las lagunas que hayan de subsanarse.
U n examen minucioso de las estanterías es factible en una biblio-
teca relativamente pequeña ; pueden encontrarse así lagunas en
colecciones de publicaciones periódicas, demasiadas repeticiones
de ciertos títulos, proporciones excesivas de materiales anticuados
y otras características de las colecciones de libros que no es fácil
determinar mediante un simple examen del catálogo de la biblio-
teca. En la evaluación de las colecciones han de tenerse también
en cuenta los libros prestados a los lectores o a otras bibliotecas,
así como los libros pedidos por los lectores de la biblioteca pero
que ésta no posee,ya que tales pedidos pueden revelar deficiencias
significativas. En algunos casos se utilizan cuestionarios como
medios suplementarios de obtener información sobre las cualidades
y los defectos de las colecciones. Puede invitarse por ejemplo a los
profesores a indicar si los libros que posee la biblioteca en sus
respectivas esferas de competencia son suficientes u) para la pre-
paración de sus lecciones; b) para sus actividades personales de
investigación; y G) para dar a los estudiantes un conjunto variado
de materiales referentes al tema de las lecciones. Puede invitárseles
también a que presenten listas de títulos que faltan y deberían
adquirirse. D e igual manera puede interrogarse a los estudiantes
de cursos superiores para determinar si las colecciones son sufi-
cientes para sus estudios, disertaciones e informes académicos y
científicos. U n examen de las listas de desiderata constituidas por
la biblioteca puede revelar importantes lagunas en las colecciones.
Además de tales procedimientos de evaluación de la calidad de
las colecciones y de determinación de las principales necesidades,
es conveniente comprobar que se toman las medidas adecuadas
para corregir las deficiencias y recibir las nuevas publicaciones.
Para ello puede ser preciso examinar la política de adquisiciones
de la biblioteca con objeto de determinar si responde a las nece-
sidades principales y si tiene debidamente en cuenta la existencia
de otras bibliotecas en el país o en la región. La política de adqui-

I 66
siciones depende también de los recursos económicos de que se
disponga para ellas.
U n a evaluación sistemática y completa de las colecciones de
libros debe conducir a la identificación exacta de sectores fuertes
y débiles, y en consecuencia a una posible revisión de la política
de adquisiciones y al establecimiento de un plan a largo plazo para
la constitución de los fondos.

Servicios técnicos. Estrechamente relacionados con la constitución

de las coleccionesde libros están los procedimientos de adquisición,
catalogación,clasificación y preparación de los libros para su uso
práctico. D e aquí que un examen crítico de estos procedimientos
y de los catálogos y otros instrumentos destinados a facilitar el
acceso a las coleccionessea una parte convenientede la evaluación.
Hay que examinar la rapidez y la eficacia en la tramitación y se
tratará de descubrir los posibles atrasos en los pedidos, en la
catalogación y la preparación.U n detenido estudio de la circula-
ción de los libros desde el momento de la recepción inicial hasta
que termina su tramitación puede poner de manifesto posibili-
dades de perfeccionamiento. Tal evaluación puede también
extenderse a otros servicios técnicos como encuadernación,repara-
ción y reproducción fotográfica.

Servicios para los lectores. Aunque pueden examinarse las instala-

ciones de las salas de lectura y las operaciones de préstamo, en
general se insiste en la calidad y la extensión de la ayuda prestada
a los lectores:servicios de referencia y bibliográficos. La evaluación
debe servir para poner de manifesto la eficacia de estos servicios
y las necesidades que puedan dejarse sentir en cuanto a libros,
personal y organización administrativa.

Personal. La importancia capital de un personal competente y

suficientemente numeroso se reconoce claramente en todos los
tipos de evaluaciones de bibliotecas. Al evaluar los aspectos cuali-
tativos y cuantitativosdel personal hay que tomar en consideración
una serie de factores: el número, los títulos profesionales y la
experiencia del personal; la proporción entre personal técnico y
administrativo ; la situación académica del personal, sus condi-
ciones de trabajo y sus privilegios universitarios; su participación
en las actividades profesionales y universitarias; la calidad de la
administración del personal; la moral de trabajo en general.
Aunque del estudio de estos factores no se deduce necesariamente
si cada uno de los funcionarios de la biblioteca realiza bien o mal
el trabajo respectivo,su consideración es muy útil en relación con
una evaluación de la calidad y la amplitud de los servicios de la
biblioteca.
Utilización de la biblioteca. Se ha dicho que el uso que hacen los
estudiantes y los profesores de la biblioteca es “la prueba definitiva
de su eficacia”1. Hay que examinar aquí numerosos factores: la
calidad de las colecciones y los servicios,la índole de las instala-
ciones materiales,la disponibilidad y la accesibilidad de los libros
y, sobre todo, los métodos de enseñanza de los profesores y su
repercusión sobre las necesidades de los estudiantes, así como la
medida en que los profesores se dedican a actividades de investi-
gación y preparan publicaciones eruditas.
Las estadísticas o las observaciones que se hagan sobre la utili-
zación de la biblioteca pueden servir para descubrir deficiencias
básicas de ésta o de una sala de lectura.

Actiîudes del profesorado y métodos de enseñanza. En una encuesta

general sobre las actividades de la biblioteca deberán tenerse en
cuenta siempre las actitudes del profesorado frente a la biblioteca,
así como los métodos de enseñanza, ya que estos factores están
directamente relacionados con la calidad de los materiales de que
dispone la biblioteca, el uso que se hace de ellos y la naturaleza
de los servicios que se piden a la biblioteca. Las actitudes del
personal docente se expresan en las iniciativas individuales de los
profesores y por conducto del comité de bibliotecas de la univer-
sidad. El encargado de la encuesta deberá enterarse de cómo
utilizan los profesores la biblioteca y de la medida en que se
interesan y participan en el desarrollo de sus colecciones y ser-
vicios. Habrá de ocuparse también de los métodos de enseñanza.
Aunque sería excesivo esperar que éstos cambiaran radicalmente
como consecuencia de una encuesta sobre la biblioteca,el enrique-
cimiento de los fondos de la biblioteca y el perfeccionamiento de
sus servicios dan lugar a modificaciones de los métodos de ense-
ñanza.

El edijicio de la bibliotecay su equipo. El local en que esté instalada la

biblioteca y su equipo constituirán uno de los aspectos fundamen-
tales de la labor de evaluación. Habrá que comprobar,en función
de las necesidades presentes y futuras, el espacio destinado a
libros, lectores y personal, y es posible que haya que aconsejar a
la universidad la reforma o la ampliación de los edificios existentes
o incluso la construcción de un nuevo edificio. El director de la
biblioteca universitaria debe estar íntimamente asociado a tales
estudios.

I. Middle States Association of Colleges and Secondary Schools. Commission on Insti-

tutions of Higher Education, Evaluating the library: suggestions for the we of faculties
and evaluation teams, New York,Middle States Association, October 1957,2 p. (Docu-
ment n.o 4.81.)

168
Organización administrativa. El grado de centralización o descen-
tralización de la administración y de los recursos de una biblioteca
puede ser un problema importante,especialmente en las univer-
sidades cuyas bibliotecas dispongan de recursos y servicios escasos
o desigualmente desarrollados. Algunos de los puntos que puede
ser preciso evaluar son el tipo de organización, la eficacia de la
administración y la extensión de las atribuciones y de la autoridad
del director de la biblioteca. La organización administrativa,que
se extiende a todas las actividades de Ia biblioteca, ha de tenerse
necesariamente en cuenta en el estudio de cada una de éstas.

Recursos económicos y administración. Aunque nadie puede decir en

términos absolutos cuánto dinero debe tener una biblioteca uni-
versitaria,todos convendrán en que los servicios de una biblioteca
necesitan un apoyo económico considerable para funcionar
eficazmente,y en que los recursos de la biblioteca deben adminis-
trarse correctamente. Por consiguiente,en el estudio de los aspectos
financieros de la biblioteca habrán de incluirse probablemente
análisis de los siguientes puntos : procedimientos presupuestarios,
distribución de fondos e inspección de cuentas, sectores más
necesitados, organización administrativa y comparación con las
normas corrientes de financiamiento de servicios de bibliotecas.

Actividades cooperativas. La medida en que las bibliotecas de la

universidad cooperen entre sí y las posibilidades de una más
amplia cooperación entre bibliotecas de diversas universidades
son temas m u y merecedores de análisis y estudio. Generalmente
se suele prestar especial atención a los métodos aplicables para
conseguir que se utilicen hasta el máximo las existencias de que
dispone una biblioteca,pero también se consideran las actividades
destinadas a aumentar tales existencias y a perfeccionar los ser-
vicios.

Princitales obstáculos que se oljonen al desarrollo de la biblioteca. Los

obstáculos que se oponen al desarrollo de la biblioteca pueden ser
internos o externos. Al hacer la evaluación pueden descubrirse
rápidamente los externos,pero acaso se encuentren dificultades en
determinar y definir los internos. U n obstáculo importante puede
consistir en las escasas relaciones entre el director de la biblioteca
y el rector de la universidad,o bien en actitudes apáticas o excesi-
vamente autoritarias por parte del profesorado. Puede haber
también una deficiente administración de la biblioteca. Para
realizar estudios objetivos de tales condiciones lo más indicado
es recurrir a bibliotecarios asesores de instituciones ajenas a la
universidad,
Funcionamiento de los servicios especiales. E n los casos en que bajo la
dependencia de la biblioteca funcionen un servicio de biblioteca
nacional, una escuela de bibliotecología o cualquier otro de los
“servicios especiales” mencionados anteriormente (capítulo IV,
“Organización y administración”) habrá que evaluarlos con la
misma atención cuidadosa que se aplique a sus servicios ordi-
narios. Podrá considerarse oportuno examinar la organización
administrativa y el financiamiento de tales servicios,y determinar
si los servicios especiales no tienen una influencia negativa sobre
los ordinarios. También habrá que ocuparse de otros aspectos:
eficiencia,economía,grado de utilización práctica,etc.

DE LA E V A L U A C I ~ N
O R G A N I Z A C I ~ NY E J E C U C I ~ N

El director de la biblioteca universitaria puede llevar a cabo por

sí mismo un estudio o encuesta limitado de uno o dos sectores, o
bien confiarlos a otro bibliotecario con experiencia profesional.
U n a vez determinadas sus atribuciones, el encargado de la
encuesta puede empezar su tarea. U n estudio en gran escala
requerirá un planeamiento cuidadoso y la colaboración de
muchas personas. En tales casos puede ser preferible que el rector
de la universidad constituya un comité asesor compuesto de
representantes del comité de biblioteca de la universidad a quienes
podrían añadirse algunos profesores universitarios que hayan
mostrado especial interés y competencia en cuestiones de biblio-
tecología,un representante de la administración de la universidad
(de preferencia uno relacionado con la biblioteca) y varios
miembros experimentados del personal de ésta. El personal con-
sultivo debe recomendar los objetivos del estudio, seleccionar
sectores específicos de investigación,proponer la metodología que
ha de seguirse y determinar si es factible llevar a cabo el estudio
con personal de la universidad o si ha de recabarse asistencia y
dirección del exterior.Tanto si se trata de un estudio realizado por
la propia biblioteca como si es una encuesta a cargo de personal
exterior, debe haber un jefe ejecutivo o director del estudio. El
comité consultivo debe limitarse a actividades de asesoramiento,
de orientación y de estímulo, confiando la realización efectiva del
estudio al director del mismo. El comité puede reunirse de vez
en cuando para examinar los informes que presente el director y
los problemas especiales que puedan plantearse durante el estudio.

Preparación y distribución del informe. Una vez concluido el estudio,

su director deberá presentar un informe preliminar al comité
asesor para que éste lo examine y eventualmente lo corrija o lo
revise. El informe final habrá de presentarse a la autoridad que
ordenó el estudio. Si el informe tiene bastante amplitud, es pro-
bable que interese a los profesores de la universidad en varios
puntos. Por consiguiente, conviene distribuirlo ampliamente y
tomar medidas para que sus conclusiones y sus recomendaciones
sean objeto de la atención general.

Ejecución de las recomendaciones. Debe invitarse a todos aquéllos que

tengan que intervenir en la ejecución de las recomendaciones a
que lo hagan sistemáticamente y con rapidez. También en este
punto el comité consultivo puede desempeñar un papel útil pro-
poniendo un orden de prioridad. Debe fijarse una fecha límite
para la terminación de las operaciones de que se trate y habrá
que tomar medidas para que se presenten informes a intervalos
determinados. La aplicación completa de las recomendaciones
puede requerir personal y fondos adicionales, para lo cual habrán
de consignarse los correspondientes créditos presupuestarios.

D E L O S S E R V I C I O SD E L A
F O M E N T O DE LA U T I L I Z A C I ~ N
BIBLIOTECA

Para conseguir en lo que atañe a la biblioteca una actitud de

comprensión y de apoyo con objeto de aumentar su eficacia, el
bibliotecario y otros altos funcionarios de la universidad pueden
recurrir a una serie de medios para explicar y describir las acti-
vidades y las necesidades de la biblioteca.

Actividades individuales y profesionales. Dentro de la universidad, el

director de la biblioteca y su personal profesional han de procurar
mantener estrechas relaciones personales con los profesores y con
los estudiantes. Los comités de biblioteca, de profesores y de
estudiantes, las recepciones ocasionales en la biblioteca con asis-
tencia de profesores y estudiantes, las asociaciones de diversas
clases pueden ofrecer muchas oportunidadespara que la biblioteca
tenga a sus lectores bien informados y estimule en ellos actitudes
de comprensión y colaboración.
La biblioteca debe establecer buenas relaciones con los gradua-
dos de la universidad y con otras personas que puedan colaborar
en sus programas. Algunas bibliotecas universitarias han fomen-
tado el establecimiento de grupos de personas interesadas en
asociarse de alguna manera concreta a las actividades de la biblio-
teca. Estos grupos suelen llamarse “amigos de la biblioteca”. Su
principal finalidad suele ser estimular los donativos de dinero o
libros, pero pueden también reunir fondos para series de confe-
rencias, exposiciones,conciertos y otros fines análogos.
Fuera de la universidad,la participacióndel personal de la biblio-

‘7’
teca en las actividades de organizaciones profesionales de biblio-
tecarios o asociaciones científicas o culturales puede ser útil tanto
para la propia biblioteca como para el desarrollo general de la
bibliotecología y de la cultura en el país. L a asistencia a confe-
rencias regionales e internacionales puede llevar al estableci-
miento de importantes servicios cooperativos.

Otros medios de divulgación. Además de organizar conferencias sobre

la utilización de sus servicios y sobre los diversos aspectos de la
investigación bibliográfica, exposiciones de libros y otras activi-
dades análogas, la biblioteca podrá patrocinar por sí misma o
con ayuda exterior conferencias a cargo de personalidades de la
ciencia y la cultura,exposiciones de obras de arte, conciertos de
música local, recitales, etc., que le permitirán estrechar las rela-
ciones con sus lectores. También pueden ser útiles los informes
anuales y especiales, los manuales de bibliotecología para estu-
diantes y profesores, los catálogos y boletines universitarios, los
diarios estudiantiles, los boletines de la biblioteca, las listas de
nuevas adquisiciones, las noticias en el tablón de anuncios, las
listas bibliográficas y las bibliografías especiales. L a mayor parte
de estos medios se han examinado anteriormente,pero no estará
de más referirse de nuevo a algunos de ellos.
Los informes anuales o especiales del director de la biblioteca
de la universidad pueden contener descripciones relativamente
amplias de las actividades de la biblioteca, los problemas plan-
teados y recomendaciones para el perfeccionamiento de los
servicios. Estos informes se dirigen generalmente al rector de la
universidad. Muchas veces es posible utilizar un informe anual o
especial íntegramente, o en forma abreviada y revisada, para
tratar de la marcha de la biblioteca con destino a los decanos,
los profesores, los comités de biblioteca de la universidad e incluso
a grupos más amplios. C o m o es natural, se necesitará una auto-
rización para distribuir tales informes.En algunos casos,el informe
anual del bibliotecario podrá enviarse a los graduados y a los
miembros de los grupos de amigos de la biblioteca.
Los folletos y boletines oficiales de la universidad, lo mismo
que los programas de estudio, contienen con frecuencia una des-
cripción de la biblioteca y de sus servicios y una lista de su per-
sonal técnico. Aunque el espacio disponible en ellos puede ser
pequeño ha de procurarse que no se mencione la biblioteca de
una manera superficial o se prescinda de ella. U n a descripción
breve y clara en que se expongan los fines de la biblioteca, el
emplazamiento de sus servicios, el tamaño y la índole de sus
colecciones, sus servicios bibliográficos y otros servicios para los
lectores, sus horas de apertura,y en que se indiquen las posibili-
dades de préstamo de libros a los estudiantes,puede ser la primera
noticia que reciba el estudiante recién ingresado en la universidad
sobre la biblioteca y sus servicios.
El periódico estudiantil es otro buen medio de informar a los
estudiantes sobre la biblioteca y de invitarles a utilizar sus ser-
vicios. Debe alentarse a los estudiantes que redactan el periódico
a que escriban reportajes especiales sobre los diversos aspectos de
la biblioteca. L a biblioteca puede también preferir preparar sus
propios reportajes de vez en cuando sobre nuevos libros, colec-
ciones especiales, exposiciones y otros temas que quiera someter
a la atención de los lectores. Estudiantes o funcionarios de la
biblioteca pueden encargarse de redactar reseñas de librosreciente-
mente adquiridos. Pueden proporcionarse al periódico fotografías
del nuevo material destinado a los lectores.
La biblioteca puede publicar, periódica o intermitentemente,
su propio boletín, con breves noticias sobre libros importantes
recientemente recibidos,listas de nuevas adquisiciones,pequeños
artículos sobre los diversos servicios de la biblioteca, etc. U n
boletín se presta a una amplia distribución tanto fuera como
dentro de la universidad.
En lugares estratégicos en que haya una intensa circulación
deben colocarse tablones de anuncios en los que podrán ponerse
carteles y noticias sobre futuras exposiciones, conferencias, etc.,
así como para señalar la inauguración de nuevos servicios, la
publicación de reglamentos, etc. El hecho de exponer sencilla-
mente las sobrecubiertas de los libros nuevos puede interesar a
los lectores por ellos.E n general,los tablones de anuncios deberán
utilizarse para comunicaciones o noticias de tipo efímero más
bien que permanente.
Estas sugestiones pueden ser suficientes para indicar las diversas
posibilidades de dar publicidad a los servicios de la biblioteca. EI
buen bibliotecario no dejará de encontrar otros medios.
 A P E N D I C E

ALGUNAS LECTURAS RECOMENDADAS

La lista que se presenta a continuación no trata de ser completa

ni prescriptiva, sino que sugiere la naturaleza y el alcance de
fuentes adicionales de información acerca de varios aspectos de
la biblioteca universitaria. Los bibliotecarios deben estar al dia
en su profesión mediante la lectura regular de las publicaciones
corrientes y retrospectivas. Además del Boletín de la Unesco para las
bibliotecas, las revistas que deben consultarse regularmente son
Library science abstracts, publicación trimestrial de la Library
Association, 7 Ridgmount Street, Store Street, London, W.C. I,
y Library literature, índice trimestral de materiales de biblioteca,
publicado por H.W.Wilson Co.,950 University Ave., New York
52, N e w York. Esas revistas son de carácter internacional e
incluyen una amplia variedad de publicaciones. La biblioteca
debe subscribirse a las revistas bibliotecológicas importantes y
adquirir colecciones de números atrasados.

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182p.
.
- '40 vistas -foto-
Películajja sobre edijicios de bibliotecas universitarias '
grafíasy planos -con un texto explicativoen español,francése inglés,
cuyo objeto es mostrar cómo se hacen los proyectos de edificios para
bibliotecas universitaria y de establecimientosde enseñanza superior
...se distribuirá en forma limitada a las escuelas de bibliotecología y a
otros organismos interesados y pueden pedirse copias en préstamo a la
División de Bibliotecas, Documentación y Archivos de la Unesco,
place de Fontenoy, París 7e, Francia". Boletín de la Unesco para las
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