Instructora
Aura María Aguado T
IE Aguaclara - 2018
GC-F-004 V.01
Conjunto de documentos, sea cual fuere
su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por
CONCEPTOS una persona o entidad pública o
ARCHIVO privada, en el transcurso de su gestión,
BASICOS conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e
información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
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"Comprende toda la
documentación que es
sometida a continua
utilización y consulta
CONCEPTOS ARCHIVO DE GESTIÓN
administrativa por las
oficinas productoras u otras
BASICOS que la soliciten. Su
circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos
iniciados". Ley 594 de 2000.
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"En el que se agrupan
documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta
CONCEPTOS ARCHIVO CENTRAL no es tan frecuente pero que
BASICOS siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general".
Ley 594 de 2000.
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"Es aquél al que se transfieren
CONCEPTOS desde el archivo central los
ARCHIVO HISTÓRICO documentos de archivo de
BASICOS conservación permanente". Ley
594 de 2000.
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Registro de información
producida o recibida por una
CONCEPTOS DOCUMENTO entidad pública o privada que
ELECTRÓNICO DE preste servicios públicos en
BASICOS razón de sus actividades o
ARCHIVO
funciones haciendo uso de
medios electrónicos.
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GESTION
DOCUMENTAL
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Que es?
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Listado de SERIES con sus correspondientes
TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
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¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo
tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son
la base para verificar y controlar las transferencias documentales.
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SUBSERIE DOCUMENTAL
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TIPO DOCUMENTAL
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EJEMPLO:
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CRITERIOS TECNICOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTION
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Como se hace?
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FOLIACIÓN
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FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s
, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia.
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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CARPETAS DE PROPALCOTE
Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de conservación total
ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la
trazabilidad del trámite.
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CARPETA DE YUTE
Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son considerados como de
Conservación Total
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DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS
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CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
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DILIGENCIAMIENTO
ROTULO CAJA DE
ARCHIVO
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