AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN

Tiga tahapan penting dalam proses pengadaan meliputi perencanaan pengadaan,

pelaksanaan, dan tahap penanganan atas barang/jasa yang diterima. Pada tahap proses
pengadaan, pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa
tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil dan akuntabel. Sementara
pada tahap penerimaan barang, pengendalian memastikan bahwa barang/jasa yang diterima
telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi, kuantitas, maupun kualitasnya. Audit atas
fungsi pengadaan melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan fungsi pengadaan,
pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktivitasnya, perencanaan, proses pengadaan,
dan penanganan terhadap barang/jasa pada saat diterima.

Tujuan dan Manfaat Audit

Tujuan dari audit atas fungsi pengadaan ini dapat meliputi :

1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi organisasi

2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang
dapat diandalkan
4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan

yang berlaku.

Jika temuan menyangkut terjadinya penyimpangan, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam
menentukan tindakan terhadap pihak yang seharusnya bertanggung jawab atas terjadinya
permasalahan tersebut. Namun jika temuan audit menyangkut prestasi, hasil audit ini dapat
menjadi dasar dalam memberikan penghargaan kepada berbagai pihak yang memiliki prestasi
lebih tersebut.

Ruang Lingkup Audit

Secara terperinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi :

1. Organisasi pengadaan
2. Proses pengadaan yang terdiri atas :
 a. Perencanaan pengadaan
b. Pelaksanaan pengadaan
c. Pemabayaran dan pelaporan

Langkah – Langkah Audit

 Secara umum, proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang
meliputi hal – hal berikut :
1. Perencanaan audit, yang menyangkut :
a. Penilaian resiko dan penentuan ruang lingkup audit
b. Penentuan jadwal audit
c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit
Dalam membuat rencana detai audit, ketua tim harus mempertimbangkan
beberapa hal termasuk :
a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap waktu audit
b. Area audit yang signifikan
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit
3. Pelaporan
4. Tindak lanjut hasil audit

Proses Pengadaan Barang/Jasa

Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan

dan evaluasi atas aktivitas pengadaan

Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input)

dalam operasional perusahaan, baik tingkat kulitas, kuantitas, dan penentuan wakru kapan
barang.jasa tersebut harus tersedia. Rencana pengadaan yang baik hars mencerminkan
hubungan yang optimal antara keinginan untuk memenuhi kebutuhan dengan ketersediaan
sumber daya yang dimiliki berkaitan dengan mendapatkan barang/jasa sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan dengan pengorbanan yang paling rendah (ekonomis).

Pelaksanaan Pengadaan

Pengendalian yang ketat pada tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa panitia
pengadaan tidak salah dalam menentukan pemasok terpelih dan harga atas barang/jasa yang
dibutuhkan. Pemeilihan pemasok yang tepat tidak saja didasarkan pada perolehan dengan
harga yang paling murah, tetapi juga penilaian atas kemampuan pemasok memenuhi
spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan tepat waktu dan suku cadangnya secara
berkelanjutan.

Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang

Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia pengadaan

bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai dengan
pesanan baik dalam kuantitas yang diterima, tingkat kualitas, dan waktu penyerahannya. Titik
rawan pada tahap ini dapat berupa kolusi antara pemasok dan petugas penerima barang
sehingga barang/jasa yang tidak memenuhi spesifikasi tetap doterima dalam penyerahan
barang/jasa tersebut. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kolusi, berita acara harus
disertai dengan laporan dan bukti pemeriksaan/pengujian yang dilakukan oleh bagian
penerimaan barang pada saat serah terima barang terjadi.

Pembayaran dan Pelaporan

Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas arang/jasa tersebut telah
dinyatakan tidak mengandung masalah dan telah disahkann oleh pihak – pihak berwenang.
Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap dan
tagihan telah jatuh tempo. Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan
sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Panitia pengadaan harus
menyajikan tentang kemampuan panitia ini mendapatkan barang/jasa sesuai dengan
spesifikasinya, masalah – masalah yang dihadapi atau peluang penghematan yang belum bisa
dilakukan karena terbentur dengan peraturan yang digunakan dalam pengadaan tersebut.

Kecurangan dalam Pengadaan

Pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, dimana masing – masing pihak memiliki
berbagai cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Pihak
pemasok berkepentingan dengan penjualan produknya dan mengharapkan keuntungan dari
penjualan tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang berikut
ini yang mungkin dilakukan.
1. Berkolusi dengan pihak oembeli dalam menentukan harga penawaran
2. Secara diskriminatif menigkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit untuk
memenuhinya
3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender
maupun dalam serah terima barang/jasa
4. Memberikan sogokan.

Beberapa penyimpangan lain yang mungkin terjadi dalam pengadaan berupa :

1. Pengadaan barang fiktif

2. Harga pengadaan barang di mark up
3. Pajak.PNBP sehubungan dengan pengadaan barang tidak dipungut dan/atau tidak
disetorkan
4. Kuantitas/hasil volume pengadaan dikurangi
5. Kualitas hasil pengadaan barang direndahkan
 6. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang
7. Hasil pengadaan barang tidak bermanfaat
8. Pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang yang berindikasi praktik KKN

Sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan prinsip –
prinsip pengadaan berikut ini :
1. Nilai uang
2. Kejujuran dan keadilan
3. Akuntabel dan transparan
4. Efisiensi
5. Kompetensi dan integritas.

Audit Atas Organisasi Pengadaan

Organisasi pengadaan memegang fungsi oerencanaan pemenuhan kebutuhan

barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan sesifikasi barang/jasa yang
diterima sesuai dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan
mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi diatasnya. Tingkatan
jabatan yang harus bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian pengadaan
barang/jasa pemerintah antara lain sebagai berikut :
1. Pengguna anggrana (PA)
2. Kuasa pengguna anggaran (KPA)
3. Pejabat pembuat komitmen (PPK)
4. Unit layanan pengadaan (ULP)
5. Pejabat pengadaan
6. Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan
7. Aparat pengawas intern pemerintah (APIP)

Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan

panduan/pedoman pengadaan yang merupakan seperangkat peraturan, kebijakan,

kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi pedoman dalam semua aktivitas
pengadaan. Prinsip – prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut,
dimana fungsi – fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasional harus
terpisah satu sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan
silang secara internal antarfungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan
terjadinya penyimpangan. Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian ats
efektivitas organisasi pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien.
Pada audit ini, auditor menilai ketepatan :
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
 3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan
barang/jasa
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka
tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

Audit Atas Proses Pengadaan

Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok dan
penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak pengadaan. Pengadaan dapat
dilakukan melalui penunjukan langsung, ternder terbatas dan tender terbuka.

Audit Atas Perencanaan Pengadaan

Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas
barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang
spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitass, dan waktu penggunaanya. Dengan daftar
ini, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang berlebihan,
(2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang-jasa yang belum dibutuhkan,
serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas. Perusahaan juga
harus memiliki daftar pemasok terpilih yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya
dengan cara paling ekonomis. Perusahaan harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk
mengetahui kebenaran keberadaan pemasok sebelum dimasukkanke daftar pemasok terpilih
untuk menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau
memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok yang dipilih telah memahami spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan dan waktu pengirimannya
serta memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan sesuai
kontrak yang disepakati.
Auditor harus menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan
agar kebutuhan atas barang/jasa dapat terpenuhi sesuai prinsip-prinsip tata kelola pengadaan
barang/jasa yang baik. Kecurangan atau penyimpangan yang mungkin terjadi pada
perencanaan pengadaan dapat diketahui aditor dengan menelusuri pedoman, rencana serta
risalah rapat perencanaan pangadaan.
Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana
pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam perusahaan.
Pada audit ini, auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hubungann antara
rencana pembelian dengan rencana penggunaan barang/jasa pada masing-masing unti
pengguna.

Kemungkingan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Perencanaan

Pengadaan
1. Penggelembungan anggaran.

2. Rencana pengadaan yang diarahkan untuk merek atau pengusaha tertentu.

3. Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal

pelaksanaan anggaran.
4. Menaketan pekerjaan yang direkayasa.

5. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan.

6. Memecah pengadaan barang yang menurut sifat pekerjaannya seharusnya merupakan

satu kesatuan.
7. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa satuan
kerja menurut sifat pekerjaan dan tingkat efesiensinya seharusnya dilakukan di satuan
kerja masing-masing.
8. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran nilainya
seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket pekerjaan yang hanya
dapat dilaksanakan oleh usaha non kecil.
9. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan.

10. Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis.

11. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya melalui
pelelangan umum
12. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai untuk evaluasi yang seharusnya sistem
gugur.
13. Pengalokasian anggaran kegiatan yang direncanakan dilakukan dengna cara
swakelola, dalam pelaksanaannya dilakukan dengan cara kontraktual kepada
penyedian baraang atau sebaliknya.
Audit atas Pelaksanaan Pengadaan

Metode secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah pembelian

langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka. Kompetisi adalah dasar
dari pengadaan yang memastikan perusahaan mendapat barang/jasa terbaik melalui
persaingan dalam tender. Pengadaan melalui tender terbuka menimbulkan kesan positif bagi
perusahaan. Electronic procurement (e-Procurement) merupakan salah satu tekonogi
komunikasi dan informasi yang mendukung proses pengadaan yang menjadikan proses ini
lebih cepat, transparan, dan akuntabel dan dapat mencegah terjadinya kolusi, korupsi dan
perilaku menyimpang lainnya.
Perusahaan yang menerapkan metode Justi in Time (JIT) dalam proses produksinya,
mengintegrasikan kekuatan pemasok dalam strategi bisnisnya dimana metode ini hanya
memilih beberapa pemasok saja yang memiliki kemamapuan dan komitmen untuk memenuhi
kebutuhan barang/jasa perusahaan sesuai dengan spesifikasinya, kuantitas, kualitas, dan
ketepatan waktu sehingga proses pengadaan tidak berjalan terlalu rumit dan menyerap
banyak waktu serta tenaga.

Perusahaan seharusnya memiliki pedoman pengadaan barang/jasa yang mengatur

batas-batas pengadaan yang harus dilakukan melalui penuntukan langsung, tender terbatas,
dan tender terbuka, berdasarkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan dan besarnya dana
yang terlibat dalam pengadaan tersebut. Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah, Peraturan
Presiden No. 7 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah memberikan
panduan bagaimana pengadaan barang/jasa tersebut dilakukan dan batas-batas kewenanagan
dari pejabat/petugas yang menangani pengadaan baran/jasa tersebut dan juga memberikan
definisi beberapa metode pengadaan dan batasan-batasan nilainya.
Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi
tender agar tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi. Tempat dan waktu pembukaan
tender harus disepakati untuk mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan
tender. Dalam proses tender, evaluasi penawaran adalah tahapan yang paling sensitive
sehingga harus dikelola dengan baik dan penuh kehati-hatian agar tidak terjadi distorsi
informasi yang nantinya hanya akan menguntungkan pemasok tertentu.

Kemungkinan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Pelaksanaan Pengadaan

1. Pembentukan panitian pengadaan/pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan yang

tidak memenuhi syarat atau adanya perangkapan jabatan.
2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraaan Sendiri (HPS) tidak memenuhi
ketentuan yang ada.
3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilihan penyedia barang tidak sesuai dengan
ketentuan dan kelengkapan yang harus dipenuhi.
4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan tidak dilakukan dengan baik sesuai
standar yang harusnya dipenuhi.
 5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang tidak memenuhi prosedur dan standar
yang berlaku.
6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang tidak sesuai
ketentuan yang diberlakukan.
7. Penjelasan (aanwijzing) tidak sesuai dengan ketentuan.

8. Pemasukan dan pembukuan dokumen penawaran yang tidak lengkap.

9. Pengumuman pemenang tidak sesuai dengan kaidah

10. Sanggahan peserta lelang tidak ditanggapi.

11. Penunjukan pemenang lelang tidak sah.

12. Penandatanganan kontrak tidak dilengkapi surat jaminan.

Audit Atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditandatangani. Maka dari itu,
tahap pelaksanaan/pengiriman harus mendapatpehatian yang serius. Pengendalian yang tidak
memadai pada tahap ini dapat berakibat pada:
1. Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan
lainnya.
2. Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak
tertentu.
3. Adanya praktik pembiaran gratifikasi.
4. Pemalsuan kualitas atau sertifikasi standar.
5. Penyajian faktur yang lebih besar atau lebih kecil.

Penanganan atas penerimaan barang/jasa harus berjalan sangat hati-hati. Petugas yang
melakukan inspeksi harus memiliki kemampuan teknis yang memadai tentang spesifikasi
barang/jasa yang dibeli dan menggunakan keahlian profesionalnya secara seksama. Titik
kritis pada tahap ini adalah kecermatan dari petugas penerima dan penilai dalam memastikan
bahwa barang/jasa yang diterima telah memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu penyerahan
yang dipersyaratkan.Penelusuran auditor terhadap fisik barang/jasa, dokumen pengadaan dan
berita acara serah terima barang/jasa harus mampu mendeteksi terjadinya
kecurangan/penyimpangan pada tahap ini.

Audit Atas Pembayaran dan Pelaporan

Pembayaran dan pelaporan adalh bagian terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan
ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan
pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya.
Untuk memenuhi kebutuhan internal cross check, fungsi kasir/bendahara harus
terpisah dari fungsi pencatatan dan operasional. Setiap pembayaran yang dilakukan kepada
pemasok, harus berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara serah
terima barang/jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa yang diserahkan oleh pemasok telah
sesuai dengan spesifikasinya dan dinyatakan dapat diterima oleh bagian verifikasi dan
penerimaan barang/jasa dari panitia pengadaan. Kewajiban terakhir dari panitia pengadaan
adalah pembuatan laporan pengadaan, yang melaporkan pelaksanaan pengadaan, kemampuan
memperoleh barang/jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana
yang terserap dalam pengadaan tersebut. Penelusuran auditor terhadap dokumen pembayaran
dan laporan pegadaan harus dapat membuktikan apakah pembayaran dan pelaporan atau
pengadaan sudah dilakukan dengan baik atau tidak.