Lampiran SK Direktur

Nomor :
Tanggal : Desember 2016
TENTANG : PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN DI
RUMAH SAKIT UMUM SEBENING KASIH

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan
Rumah Sakit Sebening Kasih diperlukan pengelolaan arsip pegawai
berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file
kepegawaian yang seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Sebening
Kasih berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan
tanggal pengangkatan. Sehingga dengan demikian akan memudahkan
dalam pencarian file masing-masing pegawai.

B. RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini
dimaksud sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan
kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah
Sakit Sebening Kasih
2. Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif
dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.

D. PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian

1
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file
kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.

2
 BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN SARANA

A. SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali

B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, memelihara
peralatan/sarana penataan file

3
 BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :
1. Biodata
2. Kualifikasi Pendidikan
A. Ijazah
- -SD
- -SMP
- -SMA
- -DI
- -DII
- -DIII
- -S1
- -S2
- -S3
B. Verifikasi Ijazah
3. STR dan SIP
4. SPK / SPKK
5. Dokumen Penugasan
- -SK Penempatan
- -SK Jabatan Fungsional
6. Surat Pengalaman Kerja
7. Evaluasi dan Pemilaian Kinerja Staf
8. Dokumen Pelatihan
9. Uraian Tugas, tanggung jawab dan wewenang
10. Proses Kebijakan
11. Surat Perjanjian Kontrak
12. Dokumen Lainnya
- -KTP
- -KK
13.
- dll
B. CARA PENATAAN FILE
Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :
1. Pengelompokan Satuan Kerja
2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut
masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Sebening Kasih
4
 BAB IV
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI PEMINJAMAN FILE

A. PEMINJAMAN
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang
sendiri ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang
dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan
mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk
mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.

B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan
jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali
dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau
pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan
dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti
memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan
dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem
apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

5
 BAB V
PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara

resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti,
meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar
penyusutan
2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan
file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian
dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan
dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.

6
 BAB VI
PENUTUP

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan

Rumah Sakit merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip
pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file
pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung
petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

7
 BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini ..................tanggal .................. bulan .............. tahun

................... kami yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama :
Jabatan :
NIK :

Berdasarkan surat tugas Nomor ............ telah memusnahkan file pegawai

Sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada
acara ini
Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan berita acara ini dibuat
dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada
Nama :
Jabatan :
NIK :

Ditetapkan di : Pati
Pada tanggal :
DIREKTUR Rsu Sebening Kasih.

dr. INDAH RESTIYANTI