Jawaban Record Manajement

1.
2. Pengorganisasian pengelolaan arsip, terbagi atas:
1. Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain
tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya
digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing
unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
2. Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-
masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi
yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi
tersebut mengolah informasi yang khusus.
3. Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan
pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan
Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada
asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi.
4. Sistem Penyimpanannya :

a. Sistem Abjad
b. Sistem Masalah
c. Sistem Nomor
d. Sistem Tanggal
e. Sistem Wilayah
3. Indeks nama (pengarang), merupakan susunan atau kumpulan nama-nama orang dalam
sebuah indeks. Aturan Penulisan Indeks Nama / Pengarang
Penulisan indeks nama / pengarang memiliki aturan seperti berikut.

1. Jika nama pengarang hanya terdiri atas satu kata maka nama pengarang ditulis apa
adanya. Nama depan ditulis dengan huruf kapital.
2. Jika nama pengarang terdiri atas dua kata, maka nama kedua diletakkan di depan
nama pertama; di antara nama kedua dan pertama disisipi tanda koma.
3. Jika nama pengarang terdiri atas lebih dari dua kata, maka nama terakhir
diletakkan di depan nama pertama dan kedua; setelah nama terakhir tersebut
disisipi tanda koma.
4. Nama kedua dan ketiga dalam penulisannya boleh disingkat salah satu atau
keduanya.
5. Nama gelar sebaiknya tidak dicantumkan.

 Contoh Indeks Pengarang

 Abadi Husnu, 101
 Abeba, A. Aris, 3
  Achmad, Sri Wintala, 222
 Bachri, Sutardji Calzoum, 233
 Chudori, Leila S., 101
 Donggo, A.D., 8
 Gantang, I Gusti Putu Bawa Samar, 106

4. Nilai guna arsip berarti nilai guna record kearsipan yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan pengguna arsip. Jenis arsip berdasarkan nilai guna :
a. Nilai guna primer , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan
dan kepentingan instansi pencipta arsip, nilai guna primer meliputi :
- Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna yang didasarkan kepada kegunaan bagi
pelaksanaan kegiatan tugaslembaga pencipta arsip. Contohnya : Undangan.
- Nilai guna hukum, yaitu arsip-arsip yang berupa bukti-bukti yang mempunyai
kekatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah. Contohnya
: UU peraturan, Surat keputusan.
- Nilai guna keungan, yaitu arsip yang berisis segala sesuatu yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keunangan. Contohnya : berkas gaji, pajak,
laporan keuangan.
- Nilai guna ilmiah dan teknologi , yaitu arsip yang berisikan data lmiah dan
teknologi sebagai hasil penelitian. Contohnya: Laporan hasil penelitian.
- Nilai guna primer ini akan menjadi krusial apabila terjadi kebocoran pada suatu
organisasi tersebut.

b. Nilai guna sekunder , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada

kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan buatan
pertanggungjawaban nasional, yang meliputi :
- Nilai guna pembuktian, arsip yang isinya mengandung fakta dan keterangan yang
digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan,
dikembangkan, diatur fungsi dari kegiatannya organisasi tersebut. Contohnya:
sertifikat perusahaan.
- Nilai guna informasi, arsip yang ditentukan oleh isi atau informasi yang
terkandung dalam arsip untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa
dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Contohnya: Teks proklamasi
kemerdekaan RI.
- Nilai guna sekunder akan menjadi krusial apabila arsip terjadi pemalsuan dalam
suatu organisasi lainnya
5. Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada
arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari.
Pemindahan arsip dapatjuga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah
mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Mekanisme pemindahan arsip
meliputi :
- Penyeleksian arsip inaktif oleh Pengolah.
- Pengelompokkan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk Seri, Rubrik atau
Dosir.
- Pembuatan Daftar Pertelaan.
- Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif disertai dengan Berita Acara
Pemindahaannya.

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan

arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara
total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Dan mekanisme
pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan, dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip –arsip tersebut
benar – benar telah habis jangka simpannya
2. Pendaftaran, arsip – arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan
musnah, harus dibuat daftarnya.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan, dilaksanakan jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih.
4. Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan
5. Pembuatan Berita Acara
6. Pelaksanaan Pemusnahan