SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO PANADERIA LAS VILLAS

Trabajo presentado para la fase de identificación AP1-AA1-EV1

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Instructora
LILLIANA URIBE GONZALEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de

Información

2018
Contenido

 Descripción del proyecto

 Justificación
 Objetivos
 Alcance del proyecto
 Beneficiarios
 Impacto
 Restricciones
 Riesgos
 Productos o resultados
Descripción del proyecto

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto

de la empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de
partida al presente proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el progreso
del mismo.
1.1 La empresa
El presente proyecto se desarrollará en la empresa Panadería Las Villas, ubicada
en la ciudad de Bucaramanga Santander, con un promedio de 6 trabajadores,
quienes serán los primeros usuarios del sistema de información acorde a esta
empresa, cabe destacar también que esta empresa lleva en funcionamiento 8
años, en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de inventarios y
facturación de manera manual. como otros tantos contables, como lo realizan
muchas empresas a nivel nacional, principalmente en esta zona del país, debido
a la poca difusión, desarrollo e implementación de sistemas de información
acordes a las necesidades, que optimicen procesos y solucionen problemáticas
frente al tiempo, distancia y circunstancias como sucede en la empresa
anteriormente mencionada.
1.2 Delimitación del proyecto
Al observar los procesos llevados en la empresa Panadería Las Villas, se pudo
analizar que la mayoría de ellos, se hacen de manera manual, factor que puede
hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado
centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden acceder a la información
retardando procesos de control, de seguimiento y de inventarios, por ello se
sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema de información accesible
desde la web , centrada en los procesos de inventarios y facturación, puesto que
en primer lugar la empresa está en crecimiento y desea abrir otra sede y para
ello se hace vital que tanto el propietario, empleados como clientes conozcan
cuántos productos se encuentran disponibles, para tener un control y a su vez
para poder venderlos y comprarlos, en segundo lugar se considera que es
necesario delimitar el sistema de información puesto que se desea dar solución
a la necesidad más relevante de la empresa y generar cambios importantes en
el progreso de la misma con este sistema. Para finalizar es necesario aclarar que
existen varios sistemas de información con el mismo objetivo el control de
inventarios, ya que hoy en día muchas empresas desean sistematizar y
automatizar procesos, debido a la relevancia del control de activos en una
compañía, sin embargo, este va a estar enfocado especialmente en el control y
seguimiento de todos los productos de la empresa aquí mencionada como su
relación en el proceso de facturación.
Justificación
La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida
la necesidad de tener información más conveniente y oportuna. Actualmente las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, se han abocado a los avances
tecnológicos de la época, los cuales tienden a convertirse en una herramienta
importante para el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un mejor
desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor
servicio.
Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la automatización de
las actividades que se realizan en los diferentes procesos de la empresa, como
es el registro de entradas y salidas del inventario, requisiciones de compras,
solicitud y entrega de productos.
Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la
importancia y justificación de desarrollar un sistema automatizado para esta
empresa, es la de registrar y controlar los procesos, para dar así una respuesta
inmediata a los diferentes clientes (internos y externos) que soliciten información,
en el momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo.
El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se
busca la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo
real la información de inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega
de productos, a su vez permitirá controlar el inventario del almacén, lo cual
facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, que materiales se han
utilizado, con que material se dispone, toda esta información es de suma
importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser
suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.
Objetivos
General
Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las existencias de
los productos que maneje Panadería Las Villas.
Específicos
•Orientar el Sistema de Control de Inventario Panadería Las Villas a la web.
•Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el personal
del negocio.
•Posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor y
cantidad.
•Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia
disponibles.
Alcance del proyecto
El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general
de cada producto existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de
cada producto de una manera organizada, confiable y correcta. Se lograrán
mejoras en la empresa misma, que se reflejarán en el control de gastos, manejo
del inventario, control de entrada y salida de productos obteniendo así mayores
ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el impacto a la empresa de
obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará para el uso
exclusivo de Panadería Las Villas.

Beneficiarios
•Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados
directamente con el proyecto de control de inventario, entre los cuales serían, el
departamento de contabilidad, la gerencia, clientes, administración y personal de
bodega.
•Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de
control de inventario, entre los cuales tendríamos los proveedores, medio
ambiente, empresas de mantenimiento informático.
Impacto
Nuestro Sistema de Solución Integral SOFTCOL plantea organizar de manera
significativa la administración de inventarios, contabilidad y finanzas de la
empresa beneficiaria PANADERIA LAS VILLAS, ocasionando así gran impacto
en diferentes ámbitos:
Económico: Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que
nuestro sistema al realizar sus respectivas funciones, brindará tiempo valioso
que sería empleado en otras actividades laborales optimizando el rendimiento y
a su vez aumentando las ganancias generadas en la empresa.
Ambiental: Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el uso de
materiales que los funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de
forma manual como papel, bolígrafos y más. De ésta manera se disminuye
posible contaminación visual o ambiental causada por el consumo de dichos
materiales.
Tecnológico: A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector
tecnológico, con el tiempo iremos innovando e implementando nuevas funciones
y despertando el interés en los usuarios para que busquen satisfacer las
necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología.
Restricciones
De alcance, ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO
se proyecta como una solución integral se necesitaría de toda la información de
inventarios, facturación, requisiciones de compras, solicitud y entrega de
productos y debido a que esta información actualmente es un proceso manual
podría interferir en el producto final del software.
Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la implementación ya que
dependemos en caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de
internet del personal de soporte de las empresas prestadoras de servicios.
Riesgos
Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un
fenómeno, es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden
afectar a la empresa tanto en los procesos de organización, tecnológicos, físicos,
también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa.
hablando de la empresa Panadería Las Villas, se pueden presentar los
siguientes riesgos:
•En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes,
también el colapso de las telecomunicaciones generando daños en la
información de la empresa entre otros.
•Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la
ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema,
procedimientos o personas que participan en dicho proceso.
•También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar
tanto a la persona como a la empresa.
•También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos, daños en el
mantenimiento y deterioro en los productos.

Productos o resultados
•Página web que represente a la empresa y sus intereses.
•Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso
al sistema.
•Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.
•Implementada la facturación de ventas en el sistema.