PUSKESMAS PANTERAJA
A. LATAR BELAKANG
1. PROFIL ORGANISASI
a. Gambaran Umum Organisasi
Puskesmas Panteraja merupakan satu kesatuan unit kerja yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara prima dan paripurna
kepada seluruh lapisan masyarakat dengan lokasi yang strategis serta
tersedianya sumber daya manusia yang kompeten di bidangnya dan di
dukung oleh sarana dan prasarana yang cukup memadai. Puskesmas
Panteraja berusaha untuk menjadi pilihan utama dalam mengatasi
masalah kesehatan.
Jumlah Penduduk Panteraja Kabupaten Pidie Jaya Tahun 2015 yaitu sebanyak
9.362 jiwa, perincian Laki – laki 4.597 jiwa, Perempuan 4.765 jiwa dengan
2.023 KK.
b. Visi Organisasi
Menjadikan Puskesmas Hebat Pilihan Masyarakat
c. Misi Organisasi
1. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan
masyarakat;
2. Meningkatkan tata kelola administrasi dan keuangan yang
akuntabel;
3. Memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dan
lingkungan;
4. Meningkatkan kesejahteraan pegawai;
d. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Puskesmas Panteraja mengacu pada Permenkes
nomor 75 Tahun 2014.
Ka. Puskesmas
KTU
Pj. Program
e. Motto
SEHATI (Sehat Hati, Sehat Iman)
f. Tata Nilai
B : Berorientasi (Berpikir, berkata, berprilaku serta bertindak
sesuai aturan kepuasan pasien
I : Inovasi (Perbaikan yang berkelanjutan)
R : Ramah (Memiliki sikap sopan dan santun)
U : Unggulan (Berusaha menjaga dan meningkatkan mutu
pelayanan)
1. NILAI-NILAI ORGANISASI
a. Integritas
Berfikir, berkata, berprilaku serta bertindak sesuai aturan
b. Kerjasama
Usaha bersama untuk mencapai tujuan
c. Profesional
Bekerja dengan tuntas dan berkualitas
a. Inovasi
Perbaikan yang berkelanjutan
b. Akuntabel
Transparant dan dapat dipertanggung jawabkan.
2. JANJI LAYANAN
“ Melayani secara Cepat, Tepat, dan Aman ”
3. PROSES PELAYANAN ( PROSES BISNIS )
Pelayanan Upaya Kesehatan Puskesmas dalam melakukan
prosesnya memperhatikan input dan output, meliputi upaya
kesehatan essensial 5 program dan pengembangan yang dilakukan .
dalam bentuk upaya kesehatan masyarakat dan pelayanan klinis
berfokus pada kepuasan pelanggan.
DINAS
KESEHATAN
PEMANTAUAN
KEBIJAKAN
KIA & KB
LAYANAN MEDIS RAWAT JALAN / RB / APOTIK
PELAYANAN 24 JAM PENGADAAN DAN
RUJUKAN
PENCEGAHAN &
PENGENDALIAN PENYAKIT PENGENDALIAN
LAYANAN TIDAK SESUAI
PENANGANAN KELUHAN
PENGUKURAN
KEPUASANPELANGGAN
B. RUANG LINGKUP
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan akreditasi
yang meliputi persyaratan umum sistem manajemen mutu, tanggung jawab
manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari
penyelenggaraan Adminstrasi dan Manajemen, Upaya Kesehatan
Masyarakat (UKM) yang meliputi upaya kesehatan essensial dan
pengembangan serta Upaya Pelayanan Klinis (UKP)
Dalam penyelenggaraan Administrasi, UKM dan UKP tersebut dengan
memperhatikan mutu dan keselamatan sasaran.
C. TUJUAN
Pedoman ini disusun sebagai acuan bagi puskesmas dalam membangun
sistem manajemen puskesmas, sistem manajemen mutu dan sistem
pelayananpuskesmas.
3. Efisiensi
Efisiensi adalah kemampuan menjalankan tugas secara baik dan tepat
dengan menggunakan sumber daya, tenaga , waktu dan biaya yang
tepat guna dalam melaksanakan semua suatu kegiatan atau program di
Puskesmas Panteraja.
4. Koreksi
Koreksi adalah suatu proses perbaikan terhadap pelayanan yang telah
dijalankan di Puskesmas Panteraja yang berasal dari pelanggan. Proses
dan cara koreksi dapat berupa kritik saran pasien dan keluarga yang
disampaikan melalui kotak saran atau survey yang dilakukan di
Puskesmas Panteraja. Data yang di dapat dari hasil koreksi tersebut
digunakan untuk memperbaiki kekurangan atau kesalahan sehingga
tujuan Puskesmas Panteraja yang lebih baik dapat tercapai.
5. Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan adalah tingkat perasaan pasien setelah
mendapatkan jasa atau pelayanan di Puskesmas Panteraja. Kepuasan
pelanggan sangat menentukan kualitas dari Puskesmas Panteraja,
apakah pasien tersebut puas atau tidak dengan pelayanan yang telah
diberikan. Kepuasan pelanggan didapat dari survey kepuasan pelanggan
yang dilaksanakan setiap 6 bulan sekali di Puskesmas Panteraja.
6. Kebijakan Mutu
Kebijakan Mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari Kepala
Puskesmas Panteraja tentang komitmen puskesmas dalam
memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam
aktifitas keseharian Puskesmas Panteraja.Kebijakan Mutu harus sejalan
dengan visi, misi, dan tujuan Puskesmas Panteraja.
7. Manual Mutu
Manual mutu adalah suatu kebijakan yang memuat suatu cara atau
prosedur suatu tindakan yang harus dilakukan sehingga semua proses di
Puskesmas Panteraja dapat berjalan dengan baik dan benar.
8. Pelanggan
Pelanggan adalah pihak–pihak yang membutuhkan pelayanan di
Puskesmas Panteraja .
Pelanggan ada 2 : Internal & eksternal
Pelanggan Internal adalah unit kerja lain yang membutuhkan pelayanan
dari unit kerja lainnya.
Pelanggan eksternal adalah pasien , keluarga, masyarakat dan pihak-
pihak lain yang mendapatkan pelayanan kesehatan sesuai lingkup
pelayanan di Puskesmas Panteraja.
9. Pasien
Seorang individu yang datang ke Puskesmas Panteraja dan menerima
atau mendapatkan perawatan dan tindakan medis. Perawatan yang
didapat di Puskesmas Panteraja dapat berupa rawat inap maupun rawat
jalan.
10. Perencanaan Mutu
Perencanaan mutu adalah aktivitas pengembangan jasa pelayanan dan
proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam
hal ini pasien Puskesmas Panteraja. Perencanaan mutu digunakan
sebagai acuan dari rincian kegiatan untuk mencapai keberhasilan
sasaran mutu yang ada di setiap unit pelayanan di Puskesmas
Panteraja.
11. Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yg merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses. Prasarana dapat digunakan untuk
menghasilkan sesuatu untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan
Puskesmas Panteraja.
12. Proses
Proses adalah serangkaian langkah sistematis, atau tahapan yang jelas
dan dapat ditempuh berulangkali, untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Jika ditempuh, setiap tahapan itu secara konsisten mengarah pada hasil
yang diinginkan sehingga visi, misi dan tujuan Puskesmas Panteraja
dapat terwujud.
13. Rekaman
Rekaman mutu adalah dokumen atau segala sesuatu yang dapat
menjadi bukti pelaksanaan suatu kegiatan di Puskesmas Panteraja.
Rekaman dapat dipakai, misalnya, untuk mendokumentasikan
ketertelusuran dan memberi bukti verifikasi, tindakan pencegahan dan
tindakan korektif. Rekaman bisa berupa foto, absensi , sertifikat dan
materi.
14. Sasaran / Indikator Mutu
Sasaran Mutu adalah target dari masing – masing unit pelayanan di
Puskesmas Panterajayang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
Sasaran mutu harus mempunyai syarat SMART yaitu :
1) Spesifiknya jelas, menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan.
2) Measureable yang artinya sasaran mutu tersebut harus bisa diukur (
baik dlm bentuk Jumlah ataupun presentase).
3) Achievable : semestinya menentuan target / sasaran Mutu itu harus
dapat dicapai.
4) Realible : Sasaran Mutu haruslah sesuatu yang nyata.
5) Time Frame nya juga harus jelas, jadi kapan seharunya sasaran itu
dicapai sudah jelas di awal pembuatan sasaran mutu tersebut.
15. Sarana
Sarana adalah segala sesuatu yg dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan. Sarana pada pelayanan kesehatan di
Puskesmas Panterajabersifat preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif.
Sarana pada pelayanan medis dapat menyediakan pelayanan yg bersifat
klinis, dalam bidang diagnostik, dan/atau rawat inap.
16. Tindakan Korektif
Tindakan korektif adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab ketidaksesuaian.Tindakan
korektif dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian yang
terjadi di Puskesmas Panteraja. Identifikasi ketidaksesuaian harus
lengkap dan terperinci sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan
dengan tepat. MR memastikan bahwa keluhan telah terjawab dari
penanggung jawab unit pelayanan.
17. Tindakan Preventif
Tindakan preventif adalah tindakan pencegahan terhadap potensial yang
tidak dikehendaki di Puskesmas Panteraja.Adapun untuk prosedur
tindakan pencegahan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:
A. PERSYARATAN UMUM
Puskesmas Panteraja menetapkan, mendokumentasikan, memelihara
sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi puskesmas dan
standar ISO 9001 : 2008. Sistem ini disusun untuk memastikan telah
diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses- proses
penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan
upaya puskemas maupun pelayanan klinis yang meliputi kejelasan proses
pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan,
kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan
pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasarkan kebutuhan
masyarakat atau pelanggan , verifikasi terhadap rencana yang disusun,
pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan
hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya
penyempurnaan yang berkesinambungan.
B. PENGENDALIAN DOKUMEN
1. Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang
disusun meliputi :
a. Dokumen level 1 : Kebijakan dan Pedoman atau Manual Mutu;
b. Dokumen level 2 : Prosedur Mutu, Prosedur Klinis dan Instruksi
Kerja ;
c. Dokumen level 3 : Rencana Mutu, Instruksi Kerja, Uraian Jabatan,
Standar Kompetensi, Matriks Kompetensi.Kerangka Acuan dan
Panduan;
d. Dokumen level 4 : Rekaman-rekaman dan form sebagai catatan
akibat pelaksanaan kebijakan, pedomanprosedur.
7. Komunikasi Internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara minilokakarya, pertemuan
mingguan, rapat pimpinan, diskusi,email, sms, wa, memo dan media
Audio. Komunikasi internal didokumentasikan.
8. Tinjauan Manajemen
a. Umum : Rapat Tinjauan Manajemen dilakukan minimal 2 ( dua ) kali
dalam setahun.
b. Masukan Tinjauan Manajemen meliputi :
1. Hasil audit internal
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses
4. Pencapaian sasaran mutu administrasi manajemen, UKM & UKP.
5. Status tindakan terhadap layanan tidak sesuai
6. Perubahan terhadap kebijakan mutu
7. Perubahan yang diperlukan terhadap sistem manajemen mutu
atau sistem pelayanan.
Kepala Puskesmas :
3. Infrastruktur
4. Lingkungan Kerja
Peninjauan lingkungan kerja dilakukan melalui pemantauan lingkungan
kerja di setiap area sesuai dengan check list yang ditetapkan mencakup
faktor kebersihan dan suhu penyimpanan,termasuk pengendalian
pencegahan infeksi yang mengacu pada kewaspadaan universal serta
melakukan pemantauan dan pengendalian limbah mengacu pada
pedoman pengelolaan limbah padat & cair.
E. PEMBELIAN
1. Kebijakan
Kepala Puskesmas Panteraja :
a) Menetapkan prosedur pembelian / pengadaan barang dan jasa
sesuai dengan Keppres nomor 54 tahun 2010 , Perpres nomor
70 tahun 2012 dan Perpres nomor 5 tahun 2015.
b) Menetapkan bahwa yang dimaksud barang adalah : alat
kesehatan, obat-obatan, alat medis dan non medis. Sedangkan
yang dimaksud jasa adalah perawatan / perbaikan alat-alat baik
medis maupun non medis.
c) Menetapkan dengan jelas informasi pengadaan dengan produk
yang dibeli termasuk persyaratan-persyaratan untuk persetujuan
atau kualifikasi dari barang dan jasa yang dibutuhkan.
d) Memastikan kecukupan persyaratan pengadaan sebelum
dikomunikasikan ke pemasok.
e) Mengidentifikasi, melaksanakan pemeriksaan atau aktifitas yang
diperlukan untuk memastikan dan menjamin bahwa barang dan
jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan yang telah
ditetapkan.
f) Mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kemampuan
mereka untuk menyediakan barang dan jasa yang sesuai
persyaratan puskesmas.
g) Mendelegasikan kewenangan penetapan kriteria untuk pemilihan
, evaluasi dan reevaluasi kepada tim evaluasi pemasok.
h) Memelihara dan menyimpan rekaman / catatan hasil evaluasi
dan tindakan-tindakan yang timbul akibat evaluasi pemasok.
2. Tanggung Jawab
a) Kepala Puskesmas menetapkan pejabat yang bertanggung
jawab dalam pelaksanaan dan pengendalian pengadaan yaitu
Tim Pemeriksa Barang dan Pengurus Barang.
b) Kepala Sub Bag Tata Usaha mempersiapkan , melaksanakan
dan mengendalikan aktivitas pengadaan barang dan jasa.
2) Tanggung Jawab
a) Kepala Puskesmas mengesahkan indikator mutu/kinerja di
setiap program / kegiatan , memeriksa dan meninjau rencana
manajemen mutu di setiap program/kegiatan untuk mencapai
sasaran/indikator mutu yang telah ditetapkan.
b) MR memastikan rencana manajemen mutu dilaksanakan oleh
masing – masing program / kegiatan untuk mencapai sasaran
/ indikator mutu / kinerja.
c) Koordinator UKM & penanggung jawab program/ kegiatan
menyusun rencana manajemen mutu sesuai sasaran mutu
yang telah ditetapkan, melaksanakannya sesuai batas waktu
dan memantau pelaksanaannya di program / kegiatannya
masing-masing.
b. Penyelenggaraan UKM meliputi kegiatan :
Upaya Essensial :
1) Promosi Kesehatan;
2) Kesehatan Ibu dan Anak;
3) Kesehatan Lingkungan;
4) Gizi ;
5) Pencegahan dan Pengendalian Penyakit ( Imunisasi, ISPA,
Diare, DBD, Kusta, TB, HIV , PTM );
Upaya Pengembangan :
1) Usaha Kesehatan Sekolah dan Usaha Kesehatan Gigi Sekolah;
2) Lansia;
3) Laboratorium
4) Keswa
5) PKPR
6) Yankestrad
c. Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Sasaran / indikator kinerja
UKM .
Sasaran kinerja UKM sesuai Standar Pelayanan Minimal dalam 8
program / kegiatan puskesmas .
1) Pemantauan dan pengukuran
a) Kepuasan Pelanggan
Diperoleh dengan melakukan survey sederhana dengan
kuesioner kepada sasaran 6 bulan sekali.
b) Audit Internal;
Dilakukan jika terdapat permasalahan yang harus
diselesaikan lebih lanjut atau sekurang-kurangnya 2 (dua)
kali setahun.
c) Pemantauan dan pengukuran proses;
Dilakukan analisa pencapaian hasil indikator sesuai
standar pengukuran pada waktu yang sudah ditentukan.
2) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai akan dilakukan
Root case analisis yang akan dievaluasi 3 bulan dan diulang
kembali jika belum juga tercapai. Jika dalam 2 kali evaluasi
belum juga tercapai maka akan dicari solusi yang tepat.
3) Analisa data
Analisa data pencapaian dilakukan sesuai dengan kebutuhan
untuk melihat cakupan dan menentukan rencana tindak lanjut.
4) Peningkatan berkelanjutan.
Dapat dilakukan kegiatan inovasi di tiap kegiatan / program yang
berkelanjutan .
5) Tindakan korektif
Dilakukan usaha perbaikan jika ditemukan hal-hal yang tidak
sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat yang tertuang dalam
hasil survey kepuasan pelanggan dan keluhan insidentil
masyarakat.
Dimulai dari identifikasi dan pelaporan ketidaksesuaian yang
ditemukan di luar audit internal sampai penutupan permintaan
tindakan perbaikan dan pencegahan.
6) Tindakan preventif
Dilakukan dengan melakukan koordinasi untuk identifikasi
potensi terjadinya ketidaksesuaian di setiap pelayanan program
yang dapat berdampak pada keselamatan sasaran secara
tidak langsung , melakukan penentuan prioritas penanganan
berdasar penyebab dominan dan membuat analisa kebutuhan
untuk tindakan pencegahan dari segi Man, Machine, Methode,
Money dan Environment.
2. Pelayanan Klinis
a. Pelayanan klinis yang berorientasi pasien meliputi Pelayanan Rawat
Jalan, Pelayanan Ambulan 24 jam.
b. Penunjang pelayanan klinis meliputi pelayanan laboratorium,
Farmasi, Gizi.
c. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien:
1) Penilaian indikator kinerja klinis
Dilakukan setiap bulan oleh masing-masing unit pelayanan klinis.
2) Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
a. Pengurangan resiko pasien jatuh
b. Pengurangan Kesalahan pemberian hasil lab
3) Pelaporan insiden keselamatan pasien
Kejadian / insiden keselamatan pasien dikelola oleh Tim Mutu
dan Keselamatan Pasien dan dilaporkan kepada koordinator
UKP untuk dilakukan analisa dan diteruskan kepada kepala
Puskesmas, Kepala Puskesmas melaporkan ke Suku Dinas
Kesehatan.
4) Analisa dan tindak lanjut
Untuk semua indikator & laporan insiden dilakukan analisa dan
rencana tindak lanjut
5) Penerapan manajemen resiko
Penerapaan manajemen resiko diterapkan pada area prioritas
pelayanan yaitu unit farmasi , laboratorium.
Tanggung jawab :
1) Seluruh Koordinatortim mutu meninjau dan menyetujui
tindakan pengendalian yang akan dilakukan terhadap layanan
yang tidak sesuai.
2) Penanggung jawab unit/ program melaksanakan pengendalian
layanan yang tidak sesuai berdasarkan keputusan yang telah
ditetapkan.
3. Analisa Data
Kebijakan :
1) Puskesmas Panteraja menetapkan, mengumpulkan dan
menganalisa data untuk menunjukkan kesesuaian dan
keefektifan sistem manajemen mutu Puskesmas serta untuk
evaluasi demi terlaksananya peningkatan berkesinambungan.
2) Pelaksanaan analisa data berkaitan dengan: kepuasan
pelanggan, keluhan pelanggan , capaian sasaran / indikator
mutu, kesesuaian persyaratan layanan, peluang tindakan
pencegahan dalam proses layanan dan pemasok.
Tanggung jawab :
Seluruh koordinator tim mutu dan unit terkait menetapkan dan
memelihara tindakan yang diperlukan untuk menganalisa data atas
aktivitas yang telah dilakukan.
5. Tindakan korektif
Dilakukan usaha perbaikan jika ditemukan hal-hal yang tidak
sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat yang tertuang dalam
hasil survey kepuasan pelanggan dan keluhan insidentil pasien.
Dimulai dari identifikasi dan pelaporan ketidaksesuaian yang
ditemukan di luar audit internal sampai penutupan permintaan
tindakan perbaikan dan pencegahan.
6. Tindakan preventif
Dilakukan dengan melakukan koordinasi untuk identifikasi
potensi terjadinya ketidaksesuaian di setiap pelayanan program
yang dapat berdampak pada keselamatan sasaran secara
tidak langsung, melakukan penentuan prioritas penanganan
berdasar penyebab dominan dan membuat analisa kebutuhan
untuk tindakan pencegahan dari segi Man, Machine, Methode,
Money dan Environment.
BAB III
PENUTUP
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas dalam membangun
sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan upaya puskesmas maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan klinis. Semoga pedoman ini bermanfaat sesuai yang
diharapkan.
Manual Mutu ini dibuat tanggal 12 Januari 2018 berlaku mulai tanggal 01
Februari 2018
Lampiran :
INDIKATOR SASARAN
NO TARGET
KESELAMATAN PASIEN
1 Ketepatan Identifikasi Pasien 100 %
2 Peningkatan komunikasi yang efektif 100 %
3 Peningkatan keamanan obat yang perlu 100 %
diwaspadai
4 Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, tepat 100%
pasien tindakan
5 Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan 100%
kesehatan
6 Pengurangan Resiko Pasien Jatuh 100%