Implementasi/Aplikasi Sistem

Manajemen Basis Data Pada Organsasi

Perusahaan

Implementasi Basis Data dalam Bidang Bisnis.

Saat ini penggunaan sistem teknologi informasi sudah menjadi sebuah kebutuhan di setiap
organisasi / perusahaan baik dalam skala kecil, menengah, maupun besar. Persaingan bisnis yang
semakin ketat membuat perusahaan tidak memiliki banyak pilihan untuk bisa unggul dalam
persaingan tersebut. Efisiensi dan efektifitas perusahaan menjadi sebuah kewajiban yang harus
dipenuhi bagi perusahaan untuk bisa menang dalam low cost strategy sehingga bisnis dapat
berjalan berkesinambungan. Salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas dalam sebuah perusahaan adalah penggunaan sistem database dalam pengelolaan
data.
 Penggunaan sistem informasi sangat dibutuhkan dalam meningkatkan produktivitas dalam suatu
perusahaan dengan semakin banyaknya persaingan, membuat perusaahaan berpikir keras dalam
menjalankan proses bisnisnya. Untuk itu digunakanlah suatu sistem database dalam pengelolaan
data. Penggunaan database dalam perusahaan merupakan salah satu hal yang sangat wajib untuk
mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di dalam perusahaan. Database merupakan suatu
kumpulan data yang saling terhubung dan dapat diakses dengan mudah. Dengan adanya
Database Management System (DBMS), perusaahan dapat dengan mudah mengakses dan
menyimpan data informasi.
Selain untuk mengakses dan menyimpan data suatu perusahaan, DBMS harus dapat memantau
apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga dapat mengambil langkah yang cepat dan
tepat jika terjadi masalah. Misalnya penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori
yang cepat. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu
manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan
lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan dalam membuat database adalah membuat
standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa
yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.

Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikutnya adalah mengelola informasi. Hal ini
bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan,
bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan
lain-lain

Aplikasi DBMS yang sering digunakan oleh suatu perusahaan adalaha adalah Microsoft Access,
MySQL, Oracle atau aplikasi yang lainnya. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan
oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin
juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat
sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database
selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung
kegiatan operasional.

Pemanfaatan kecepatan Database pada Perusahaan Kecil

 Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala besar maupun kecil.
Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah
menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala
menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database
sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan
dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil
dalam membangun database seperti itu?
Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi
pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi
masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian
keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam
menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya.
Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi
pada seluruh data yang ada.
Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi
kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi
tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah
organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan
juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan
dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan
aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online
Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info,
memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional
(Operational Database).
Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini
bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan,
bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan
lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi
yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet
 saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau
kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis Pada menejemen perbankkan

Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk
mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data
(input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat
digunakan
untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan
jika melakukan itu semua secara manual?
Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan
data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk memasarkan
produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu
menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan mengirim pesan
Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat
mengetahui informasi tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam
Database.

Data base untuk keamanan pada mesin ATM

Life Fingerprint Security merupakan sistem pengamanan yang sederhana tapi terjamin tingkat
keamanannya. Hanya diperlukan penambahan satu alat baru, yang berupa alat pemindai sidik jari
tanpa membongkar mesin ATM, atau mengunakan mesin ATM khusus. Nantinya alat pemindai
sidik jari itu nantinya akan diletakan tepat di bawah akses untuk memasukan dan mengluarkan
kartu ATM. Alat fingerprint ini nantinya akan langsung terhubung dengan alat pembaca kartu
ATM yang telah berada sebelunya di setiap mesin ATM. Nantinya jika seorang nasabah ingin
melakukan transaksi melalui ATM, maka dia harus meletakan ibu jarinya di alat scan yang telah
tersedia. Sidik jari tersebut selanjutnya akan otomatis terekam dan diidentifikasikan dengan data
image/template/minutia sidik jari si pemilik yang tersimpan di dalam kartu ATM (match on
card).Apabila kedua data sidik jari ternyata tidak cocok, maka permintaan penggunaan kartu
ATM otomatis akan ditolak dan kartu akan secara otomatis keluar.

Penggunaan database pada perusahaan retail

Salah satu implementasi database pada bisnis yang sering kita jumpai adalahperusahaan
retail. Database pada perusahaan retail menggunakan software khusus yang dibuat sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Dengan DBMS, pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah
karena semua informasi telah terintegrasi. Berbeda dengan pencarian informasi di atas aplikasi
spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa,
baru kita bisa temukan informasi tersebut. Sistem pengelolaan database dengan DBMS
mencakup aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana
cara mengaksesnya. Desainer software biasanya membagi database salam tabel – tabel sesuai
kebutuhan. Tiap tabel menggambarkan hubungan antara variabel yang disebut relational
database.
Database pada perusahaan retail berisi tentang jumlah persediaan masing – masing barang, harga
barang, data pelanggan, data tanggal kadaluarsa makanan, dsb. Masing – masing data terintegrasi
berguna bagi proses kinerja perusahaan. Misalnya, data jumlah persediaan digunakan untuk
mengatur sirkulasi persediaan barang baik yang ada di gudang maupun yang siap dijual.
Penjualan yang cepat harus diikuti manajemen persediaan yang cepat pula. Bagian keuangan
juga bisa dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba dengan data – data yang tergabung dalam
sistem penjualan. Harga barang dapat diubah oleh perusahaan sesuai dengan promosi – promosi
yang sedang dilakukan. Data pelanggan berguna untuk mengetahui segmentasi pasar yang
membeli produk – produk yang ditawarkan perusahaan sehingga perusahaan dapat menyusun
strategi marketing yang lebih tepat. Data tanggal kadaluarsa makanan merupakan informasi
tambahan yang digunakan perusahaan untuk mengatur peletakan produk – produk makanan yang
dijual. Barang yang lebih dekat dengan tanggal kadaluarsa akan diletakkan di tempat – tempat
strategis seperti di bagian paling depan rak, disamping kasir, atau di bagian produk obral
sehingga barang tersebut diharapkan lebih mudah terjual.
 Kesuksesan dalam pengelolaan database terletak pada keakuratan dalam proses pendataan.
Langkah pertama dari perusahaan dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada
seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule,
dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai
dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.

Keuntungan Penggunaan Sistem Basis Data

 Data dapat dipakai secara bersama -sama ( Multiple User )

Dalam rangka mempercepat semua daya guna sistem dan mendapat responsi waktu yang cepat,
beberapa sistem mengijinkan banyak pemakai untuk mengupdate data secara simultan.

 Data dapat distandarisasikan

Jika data tersebar dalam eberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka ini
menyulitkan dalam menulis program aplikasi untuk mengambil dan menyimpan data. Maka
haruslah data dalam suatu database dibuat format yang standar sehingga mudah dibuat program
aplikasinya
.

 Mengurangi kerangkapan data ( Redudansi )

Maksudnya data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda – beda sehingga apabila
ada pengupdatean maka akan terjadi berulang – ulang. Penyimpanan data yang sama berulang –
ulang di beberapa file dapat mengakibatkan juga inkonsistensi ( tidak konsisten ). Apabila salah
satu dari file yang mengandung data tersebut terlewat di update maka terjadilah data yang tidak
konsisten lagi.

 Adanya kemandirian ( kebebasan ) data atau data independent

Dalam paket bahasa DBMS, misalnya pada struktur file setiap kali kita hendak melihat data
cukuplah dengan perintah list. Apabila hendak menambah data cukup dengan Append. Ini berarti
perintah – perintah dalam paket DBMS bebas terhadap database. Apapun perubahan dalam
 database semua perintah akan mengalami kestabilan tanpa perlu ada yang diubah. Hal ini akan
berbeda dengan paket bahasa lainnya.

 Keamanan ( security ) data terjamin

Tidak setiap pemakai sistem database diperbolehkan untuk mengakses semua data maksudnya
data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang. Keamanan ini dapat diatur lewat
program yang dibuat atau menggunakan fasilitas keamanan dari operating sistemnya.

 Keterpaduan data terjaga ( masalah integritas )

Memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat, hal ini erat hubungannya dengan
pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kekurangan Penggunaan Sistem Basis Data

 Diperlukan tempat penyimpanan yang besar

Karena didalamnya terdapat suatu sistem database yang saling berkaitan maka perlu tempat
penyimpanan yang besar untuk menampung sistem yang ada dan data ( dokumen ) yang akan
ditampung.

 Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data

Untuk mengelola sistem yang besar tersebut, maka diperlukan orang yang memang ahli di
bidang komputer yang menangani basis data sehingga tidak terjadi kesalahan – kesalahan yang
diinginkan.

 Perangkat lunaknya mahal

Perlu biaya yang besar untuk membeli perangkat lunak yang berorientasi pada sistem basis data
terutama untuk komputer yang berjenis Main Frame.

 Kerusakan pada sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terjait.
Karena datanya saling berkaitan, maka apabila ada kesalahan satu file saja, maka file – file yang
saling berkaitan pun akan mengalami kesalahan sehingga akan mempengaruhi departemen yang
terkait.

Komponen Sistem Database

Database sendiri adalah sekumpulan data yang berhubungan dengan secara logika dan memiliki
beberapa arti yang saling berpautan utuh biasanya terdiri dari :
1. Hardware
Hardware merupakan sistem computer actual yang digunakan untuk menyimpan dan
mengakses databse. Dalam sebuah organisasi berskala besar, hardware terdiri : jaringan
dengan sebuah server pusat dan beberapa program client yang berjalan di komputer
desktop.
2. Software beserta utility
Software adalah DBMS yang aktual. DBMS memungkinkan para user untuk
berkomunikasi dengan database. Dengan kata lain DBMS merupakan mediator antara
database dengan user. Sebuah database harus memuat seluruh data yang diperlukan oleh
sebuah organisasi.
3. Prosedur
Bagian integral dari setiap sistem adalah sekumpulan prosedur yang mengontrol jalannya
sistem, yaitu praktik-praktik nyata yang harus diikuti user untuk mendapatkan,
memasukkan, menjaga, dan mengambil data
4. Data
Data adalah jantung dari DBMS. Ada dua jenis data. Pertama, adalah kumpulan informasi
yang diperlukan oleh suatu organisasi. Jenis data kedua adalah metadata, yaitu informasi
mengenai database.
5. User
Ada sejumlah user yang dapat mengakses atau mengambil data sesuai dengan kebutuhan
penggunaan aplikasi-aplikasi dan interface yang disediakan oleh DBMS, antara lain adalah
 Database administrator adalah orang atau group yang bertanggungjawab
mengimplementasikan sistem database di dalam suatu organisasi
  Enduser adalah orang yang berada di depan workstation dan berinteraksi secara
langsung dengan sistem.
 Programmer aplikasi, orang yang berinteraksi dengan database melalui cara yang
berbeda.

Elemen Sistim Database

Sistim database mempunyai beberapa elemen penting yaitu : database sebagai inti sistim
database, perangkat lunak untuk mengelola database, perangkat keras sebagai pendukung operasi
pengolahan data, serta manusia yang mempunyai peran penting dalam sistim tersebut. Elemen
sistim database dan sub elemen disajikan pada Tabel 4.1 berikut ini.

Tabel 4.1 Elemen dan sub elemen sistim database

No
Elemen Sistim Database Sub Elemen Sistim Database

1 Elemen utama terdiri atas data

Database

Terdiri dua macam : Database Management

Software (perangkat System, DBMS dan Database Application
2
lunak) Software, DBAS.

Sub elemen utama : 1) Central Processing

Unit, CPU terdiri atas : aritmetic & logic
Hardware (perangkat unit, ALU; Main Memory, MU; Control
3
keras) Unit, CU dan 2) Storage Unit, SU

Manusia merupakan elemen penting dalam

4 sistim database
Brainware (manusia)

Penyimpanan File Database

a. Jenis Penyimpan File Sistim Database
 Piranti Akses Serial (Sequential Access Storage Device, SASD),
Ciri-ciri piranti sbb : proses pembacaan rekaman harus berurutan, tidak
ada pengalamatan, data disimpan dalam blok-blok, proses write hanya bisa dilakukan
sekali saja, kecepatan akses data sangat tergantung pada : kerapatan pita, kecepatan pita, lebar
celah/ gap antar blok

 Piranti Akses Langsung (Direct Access Storage Device, DASD),

Ciri-ciri piranti ini sbb : pembacaan rekaman tidak harus berurutan, mempunyai alamat, data
dapat disimpan dalam karakter atau blok, proses penulisan dapat dilakukan beberapa kali.

b. Metoda Penyimpanan File Sistim Database.

 SEQUENTIAL , ciri-ciri meliputi : rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci, pencarian
rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai kuncinya, rekaman ini dapat
digunakan apabila pengolahan terhadap database bersifat periodik dan menyeluruh,
 RANDOM, ciri-ciri meliputi : kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpan
dalam media fisik secara acak, menimbulkan permaslahan yaitu adanya alamat yang
muncul beberapa kali dan ada alamat yang tidak pernah muncul, dapat ditanggulangi dgn
overflow location
 INDEXED SEQUENTIAL ,metoda ini mempunyai ciri-ciri sbb : merupakan gabungan
antara sequentiel & random, record disimpan secara berurutan dengan penggunaan kunci,
masing-masing record diberi indeks, pengalamatan dilakukan secara acak, perlu
penyimpanan tambahan yaitu file indeks

Selanjutnya menurut Date (2003) dan Kroenke (2007) bahwa database dapat dikelompokkan ke
dalam 7 tipe yaitu :
1. Operational database,
2. data warehaouse,
3. analytical database,
4. distributed database,
5. end-user database,
6. external database,
 7. hypermedia database.

PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM BASIS DATA

Penerapan atau implementasi teknologi informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah
suatu hal yang mudah. Faktor yang harus diperhitungkan agar penerapannya mempunyai nilai
lebih adalah: manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras
maupaun lunak, operator, perawatan dan masyarakat bila dilibatkan sebagai end user. Dengan
adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah
mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi.

Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi tidak semestinya diukur hanya melalui
efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi.
Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi
bisnis organisasi , memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan
budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Tantangan utama para
manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu
mengatasi masalah bisnis.

KINERJA SISTEM INFORMASI DAN EVALUASINYA

Penerapan sistem Informasi pada perusahaan bagaikan dua sisi mata uang. Bisa berujung pada
kesuksesan hingga kegagalan. Pengembangan dan pembangunan sistem informasi pada dasarnya
dikembangkan dengan harapan yang tinggi namun sering berakhir dengan kegagalan. Alat ukur
keberhasilan sebuah proyek umumnya menggunakan metode evaluasi proyek ekonomi standar
untuk mengevaluasi keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi karena kompleksitas dari
proses pelaksanaan proyek sistem informasi dan dampak jangka panjang dari proyek pada
organisasi.

Evaluasi sistem informasi dapat dilakukan dengan metode kualitatif maupun kuantitatif. Kinerja
sistem informasi tidak dapat dinilai sebagai baik atau buruk tanpa keberhasilan pelaksanaan
proyek. Evaluasi proyek sistem informasi bisa sangat bermasalah dan kadang-kadang bisa sangat
subyektif dan tidak ada satu metode evaluasi sistem informasi yang dapat diterapkan untuk
semua situasi. Evaluasi menjadi subyektif dan dapat bergantung pada keadaan termasuk waktu.

Meskipun demikian, peneliti manajemen sistem informasi telah melihat seperangkat ukuran
formal untuk menilai sistem. Berikut merupakan ukuran kesuksesan sebuah sistem informasi
yang dianggap paling penting

1. Penggunaan sistem level tinggi, sebagaimana diukur dengan polling pengguna,

memberikan kuesioner, atau memantau parameter-parameter seperti volume transaksi.
2. Kepuasan pengguna pada sistem, sebagaimana diukur oleh kuesioner atau wawancara. Hal
ini mungkin termasuk pendapat pengguna pada akurasi, aktualitas, dan kerelevanan
informasi, kualitas servis, dan mungkin pada jadwal operasinya. Yang paling penting
adalah perilaku manajer pada sejauh mana tingkat kepuasannya terhadap informasi yang
dibutuhkannya dan pendapat pengguna tentang bagaimana sistem meningkatkan kinerja
mereka
3. Perilaku menguntungkan dari pengguna sistem informasi dan staf sistem informasi.
4. Tercapainya tujuan sistem, tingkat di mana sistem dapat mencapai tujuan tertentu,
sebagaimana ditunjukkan dengan peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan
keputusan yang dihasilkan oleh sistem.
5. Pembayaran finansial kepada organisasi, baik dengan mengurangi biaya atau
meningkatkan penjualan atau keuntungan.

kelima ukuran dianggap menjadi nilai batas walaupun analisis keuntungan biaya mungkin
digambarkan dengan berat di dalam keputusan untuk membangun sebuah sistem tertentu.
Keuntungan dari sebuah sistem informasi mungkin tidak secara keseluruhan dapat
diperhitungkan. Terlebih lagi keuntungan nyata tidak dapat dengan mudah ditunjukkan untuk
aplikasi sistem pendukung keputusan tingkat lanjut. Dan meskipun metodologi keuntungan telah
diikuti secara akurat , sejarah banyak proyek pengembangan sistem telah

menunjukkan perkiraan nyata ini selalu sulit untuk diformulasikan. Peneliti manajemen sistem
informasi lebih berkonsentrasi pada ukuran manusia dan organisasi pada kesuksesan sistem
seperti kualitas informasi, kualitas sistem, dan pengaruh sistem pada kinerja organisasi. [i]

KATEGORISASI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari keberhasilan
dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat dianalisis dengan
mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan memberikan pelajaran
penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan
pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi
sebagai berikut :

1. Kegagalan Teknis
2. Kegagalan Proyek
3. Kegagalan Organisasi
4. Kegagalan Lingkungan
5. Kegagalan Pembangunan
6. Kegagalan Penggunaan

Tingkat keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 3 tingkat
tergantung kepada tingkat keberhasilannya, yaitu :

1. Pertama adalah kegagalan total inisiatif, tidak pernah dilaksanakan atau di mana sistem
baru diterapkan tetapi segera ditinggalkan.
 2. Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana tujuan utama tidak tercapai atau di
mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang signifikan. Terkait dengan kegagalan
parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana inisiatif pertama berhasil tetapi kemudian
ditinggalkan setelah satu tahun atau lebih.
3. Ketiga adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar pemangku kepentingan
mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil yang tidak diinginkan.

FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM BASIS

DATA

Ada beberapa faktor penting yang secara langsung mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan
proyek sistem informasi. Menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999), kegagalan
penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut :

1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

2. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
3. Inkompetensi secara teknologi
4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem

Sementara itu, ada tujuh faktor penentu kesuksesan dalam memformulasikan suatu strategi TI
yang paling efektif, yaitu :

1. Scale dan Scope

2. Necessity dan Speed
3. Principles dan Increments
4. Update dan Review
5. Fit dan Timing
6. Resources dan Skill
7. Support dan Consensus
Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan implementasi TI hampir umum
bagi semua perusahaan. Namun prioritas dan pentingnya faktor mungkin berbeda dari
perusahaan ke perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur organisasi,
lingkungan dan bisnis utama yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan
dan kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 5 faktor utama, yaitu :

1. Faktor-Faktor Lingkungan

 Globalisasi
 Lingkungan dinamis
 Kompetisi

2. Faktor Struktur Organisasi Internal

 Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan struktur dan
infrastruktur sistem informasi
 Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi
 Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi
 Konteks struktur organisasi
 Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi

3. Faktor Struktur Tim Proyek

 Umpan balik pemimpin proyek untuk tim

 Pengalaman pemimpin proyek
 Pemantauan dan pengendalian proyek
 Pelatihan yang memadai untuk anggota tim
 Peer review atas kemajuan proyek
 Pengalaman anggota tim
  Komitmen anggota tim
 Kontrol diri anggota tim

4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek

 Tujuan yang jelas

 Rencana proyek yang detail
 Lingkup proyek yang tepat
 Memanfaatkan metodologi yang efektif
 Penggunaan teknologi yang tepat
 Implementasi sistem yang efektif

5. Dukungan Pasca Proyek

 Pelatihan pengguna
 Dukungan software
 Pelatihan staf TI
 Bantuan tepat waktu pada pengguna

Ada hubungan yang erat antara faktor lingkungan dan tingkat keberhasilan dan kegagalan TI
dalam perusahaan karena lingkungan eksternal sering mendorong atau memaksa perusahaan
untuk memanfaatkan aplikasi sistem informasi strategis untuk bertahan hidup. Dinamika
lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi
sistem informasi perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan yang stabil dan sederhana umumnya
membaca dengan teliti strategi defensif berdasarkan efisiensi tinggi dan efektivitas biaya. Namun
dalam lingkungan yang tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat
tinggi agar sistem informasi sukses karena aplikasi sistem informasi strategis adalah salah satu
yang memiliki efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau
membentuk strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi
perusahaan.

Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek sistem informasi
aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan tidak
mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek sistem informasi mungkin gagal
dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek sistem informasi untuk mendapatkan
keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan pertumbuhan.
Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan
dan menerapkan proyek sistem informasi yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan
kompetitif, perusahaan tidak dapat mencapai kesuksesan proyek sistem informasi.

Struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan proyek sistem informasi. Harus
terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktur perusahaan dengan struktur dan infrastruktur
sistem informasi. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan infrastruktur sistem informasi
adalah tonggak penting dalam menerapkan proyek SI sebaliknya proyek akan gagal secara
dramatis. Kemampuan TI dalam perusahaan harus sesuai dengan tujuan dan kebutuhan
perusahaan. Jika proyek sistem informasi berada dibawah kebutuhan perusahaan akan menjadi
tidak berguna karena tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek
sistem informasi berada diatas kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan
waktu dan uang.

Konteks struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan proyek sistem
informasi karena organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam kesulitan besar karena
perusahaan lama tidak memadai untuk memproyeksikan secara rinci. Namun, faktor-faktor ini
dapat efektif jika anggota tim memiliki komitmen yang kuat untuk proyek yang juga membuat
mereka memiliki kemampuan kontrol diri. Dengan kemampuan ini anggota tim dapat
memberikan kontribusi yang efektif untuk proyek yang dapat meningkatkan kemungkinan
keberhasilan proyek sistem informasi. Tanpa komitmen tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja
dengan keyakinan keberhasilan yang secara langsung dapat membawa proyek pada kegagalan
tertentu.
Keberhasilan proyek dengan teknologi dan metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan
melaksanakan proyek TI yang dibutuhkan memiliki keterkaitan yang kuat. Asumsinya jika
perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi yang tepat sangat mungkin bagi
entitas bisnis yang bersangkutan mengalami kegagalan pada akhir proyek. Sedangkan untuk
mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang proyek dengan
mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu mereka untuk menentukan ruang
lingkup proyek yang tepat.

Dengan tujuan (goal) dan lingkup proyek yang didefinisikan dengan baik, mereka dapat memilih
teknologi dan metodologi yang tepat yang disertai dengan tujuan dan ruang lingkup. Hal ini
dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan pelaksanaan proyek TI. Namun jika faktor-faktor
ini tidak dilengkapi dengan rencana proyek yang rinci, keberhasilan tidak dapat diperoleh.
Setelah memilih metodologi yang tepat, jika perusahaan berhasil menerapkan proyek TI yang
dipilih dapat mencapai tingkat kesuksesan yang diinginkan.
Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan dengan kemampuan manajerial dan
teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim proyek. Agar memperoleh kesuksesan,
perusahaan harus memilih metodologi yang sesuai dengan ruang lingkup dan kemampuan
umum. Metodologi yang hebat dapat membawa mereka pada kegagalan tertentu jika mereka
tidak bisa menerapkannya. Selama pelaksanaan dan setelah pelaksanaan, perusahaan harus
menggunakan teknologi yang tepat guna sesuai yang dibutuhkan oleh sistem mereka. Hal ini
dapat dicapai dengan memilih teknologi yang fleksibel yang dapat disesuaikan sesuai dengan
perubahan kebutuhan perusahaan atau kebutuhan bagian yang berbeda dari perusahaan.

Siklus hidup proyek sistem informasi tidak berakhir pada tahap implementasi. Setelah
menerapkan sistem informasi proyek pada perusahaan, dukungan dan pelatihan proyek adalah
tahap berikutnya. Pelatihan pengguna adalah masalah penting karena jika pengguna tidak terlatih
dengan baik dan memahami peluang proyek sistem informasi, mereka akan menolak ke sistem
baru dan menolak untuk menggunakannya. Jadi sistem baru tidak akan digunakan dan dianggap
sebagai proyek gagal. Bantuan tepat waktu bagi pengguna harus didukung oleh anggota proyek
sistem informasi sampai pengguna terbiasa untuk menggunakan sistem.
Pada dasarmya proyek sistem informasi perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan
teknologi dan kebutuhan pengguna. Kesalahan setelah pelaksanaan proyek yang tidak terlihat
dalam tahap uji coba dapat dikoreksi dengan membuat pembaruan yang diperlukan.

Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kegagalan dan keberhasilan dalam penerapan sistem
informasi di suatu perusahaan, berikut beberapa cara yang diharapkan mampu mendukung
hubungan TI/SI dengan dunia bisnis perusahaan :

1. Jangan percaya betul dan menyerahkan sistem informasi hanya kepada profesional saja
tapi juga ajak pelaku bisnis yang lebih mengerti TI tentang kebutuhan apa yang mendasar
mereka perlukan.
2. Pandanglah pemakai dan mesinnya sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan
saling terkait antara satu dengan yang lainnya.
3. TI merupakan alat untuk memperlancar berbagai proses bisnis. Visi bisnis yang
mengkomandoi TI, bukan sebaliknya
4. Lakukan uji di tiap divisi atau unit pemakai TI.
5. Agar dapat memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan internal dan eksternal,
profesional TI diharapkan mampu berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung.
6. Sistem dapat berjalan baik kalau sistem tersebut telah selesai 100%..
7. Mengikuti perkembangan zaman teknologi yang sedang berlangsung, sehingga dapat
menjaga posisi perusahaan jika perusahaan tersebut ingin menjadi pemimpin (leader) dari
pesaingnya. Mengingat dominasi peranan TI bagi sistem bisnis masih merupakan
perkembangan baru, pada umumnya sulit untuk melakukan penyesuaian, khususnya dalam
keseimbangan hubungan antara bisnis dan TI.
8. Ciptakan lingkungan kerja yang mampu menerima keberhasilan dan kegagalan TI.
9. Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI
 DAFTAR PUSTAKA

Putra, Yananto Mihadi. (2018). Sistem Manajemen Basis Data. Modul Kuliah Sistem Informasi
Manajemen. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta