Anda di halaman 1dari 1

PENDOKUMENTASIAN PROSES DAN PEREKAMAN DATA

Pendokumentasian proses dan perekaman data dalam siklus pendapatan dibagi menjadi dua
bagian untuk mempermudah pemahaman . Yang pertama adalah proses order penjualan sampai
pengiriman dan kedua adalah proses penagihan sampai penyetoran ke bank.

PROSES ORDER PENJUALAN SAMPAI PENGIRIMAN


Dalam proses order penjualan sampai pengiriman, terdapat empat pihak yang terlibat, yaitu
pelanggan, bagian order penjualan, bagian gudang, dan bagian pengiriman.

PENERIMAAN ORDER PENJUALAN


Proses pengiriman barang dimulai dari diterimanya order penjualan . Karyawan yang bertugas
dibagian penerimaan order meng-entry order tersebut ke computer. apabila pelanggan tersebut
belum pernah melakukan order, maka karyawan tersebut harus membuat record baru bagi
pelanggan tersebut pada table pelangga, Sistem lalu mengecek table persediaan untuk
memastikan apakah persediaan yang dipesan tersebut tersedia. Order kemudian dicatat dalam
table order penjualan dan table Rincian penjualan. Sistem komputer juga meng-update kuantitas
persediaan yang teralokasi order dalam table persediaan. Selanjutnya, karyawan mencetak order
penjualan sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama dikirim ke bagian gudang dan berfungsi
sebagai picking ticket dan rangkap kedua dikirim ke bagian pengiriman dan berfungsi sebagai
packing slip.

PENGAMBILAN BARANG
Bagia gudang memasang picking tiket untuk mengambil barang. Pada perusahaan yang
menggunakan sistem komputer yang terintegrasi, system secara otomatis akan menunjukkan
lokasi barang di rak gudang yang harus diambil begitu karyawan meng-entry order. Selanjutnya
system akan menghasilkan label yang berisi kode barang, deskripsi, jumlah, dan lokasi. Label ini
nantinya ditempelkan pada barang yang diambil. Setelah bagian gudang mengambil barang yang
diorder, barang tersebut diserahkan ke bagian pengiriman.

PENGIRIMAN BARANG
Setelah menerima barang dari gudang, bagian pengiriman memverifikasi packing slip dan
picking ticket. Selanjutnya bagian pengiriman membuat bill of lading/surat jalan. Bagian
pengiriman lalu meng-entry data pengiriman ke table pengiriman dan table rincian pengiriman.
Komputer akan meng-update saldo persediaan dalam table persediaan. Bill of lading dibuat
rangkap dua. Kedua rangkap tersebut dibawa oleh transporter. Rangkap pertama yang telah
ditandatangani pelanggan dikembalikan oleh transporter kepada bagian piutang usaha, sedangkan
rangkap kedua diberikan kepada pelanggan. Selanjutnya bagian pengiriman meyerahkan order
penjualan (packing slip) ke bagian piutang usaha.