Anda di halaman 1dari 42

Operación Microsoft Access 97

Trabajar con Consultas

Características de las consultas


Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas
maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e
informes.

Una consulta es una solicitud de información a una base de datos, mediante


criterios que el usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un
grupo de tablas o de otras consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, estas
pueden tener una relación entre ellas. En caso de que no exista con anterioridad
alguna relación, es posible establecerla para efectos de la consulta, al igual que
también es posible eliminarla cuando ya estuviera creada.

Las consultas muestran básicamente valores de campos almacenados en una o


varias tablas, valores obtenidos de otras consultas o valores de campos calculados
para la propia consulta.

Algunas de las operaciones básicas que se pueden efectuar en las consultas


son las siguientes:

• Elegir tablas y/o consultas: en una consulta se puede mostrar información de


una o más tablas, incluso de una o más consultas previamente realizadas. La
información que se muestra resuelve una pregunta a la base de datos.
• Seleccionar registros: incluir en la consulta solo los registros que cumplen con
los criterios aplicados.
• Seleccionar campos: de las tablas y/o consultas seleccionadas puede no ser
necesario mostrar todos los campos.
• Realizar cálculos: se pueden efectuar cálculos con los campos mostrados en la
consulta, tales como contar el número de registros seleccionados, acumular
totales, etc.
• Ordenar registros: los registros que finalmente son seleccionados para la
consulta, pueden ser sometidos a un proceso de ordenación, que permita
visualizar la información de una forma más clara.

Guía del Usuario Página 127


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Tipos de consultas
La utilización de las consultas varia dependiendo de que se trate de una
consulta de selección o de una consulta de acción.

 Consultas de selección

En las consultas de selección, al producirse el resultado como una hoja de


respuesta dinámica, el usuario la puede utilizar de forma similar a una tabla.

Las consultas de selección son las más comunes, en donde se recuperan datos
de una o más tablas usando los criterios que se especifiquen y, a continuación, los
muestra en el orden deseado.

La diferencia principal radica en que dependiendo del tipo de consulta se


podrá editar o sólo consultar. Esto se debe a que en la edición de los datos, lo que
realmente se modifica son los datos subyacentes que están almacenados en las
tablas. En una consulta de totales, por ejemplo, los registros no son modificables,
ni es posible añadir otros nuevos.

 Consultas de acción

Las consultas de acción ejecutan una acción sobre los registros


seleccionados en la consulta. Esta acción puede ser creación de nuevas tablas,
eliminar, insertar o modificar registros.

Las consultas de acción modifican de manera automática y permanente la


información de las tablas de la base de datos, por lo que se presenta un aviso
indicando esta circunstancia. Estas consultas de acción son especialmente útiles
cuando se quieren modificar muchos datos de una tabla que cumplen determinada
condición.

Por ejemplo, se pueden modificar los importes correspondientes a los


alquileres de inmuebles en una tabla arrendamientos, de tal manera que si el
inmueble se encuentra ubicado en una zona balnearia, se modifique el importe
almacenado en la actualidad por el importe incrementado en cierto porcentaje. De
la misma manera se pueden eliminar todos los registros que cumplan determinada
condición.

En general se puede decir que esta manera de actualizar los datos es más
cómoda que recorrer los datos uno a uno para actualizarlos. Al actualizar muchos
datos de una sola vez aumenta el riesgo de cometer errores, por lo que para
realizar este tipo de operaciones, hay que estar muy seguro de lo que se está
haciendo antes de modificar muchos datos en una tabla.

Página 128 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Vistas de una consulta


Existen tres modos diferentes para ver una consulta: vista Diseño, vista
Hoja de datos y vista SQL.

• Para crear o modificar una consulta se utiliza la vista Diseño.

• Para observar el resultado de una consulta se utiliza la vista Hoja de


datos.

• Para realizar consultas utilizando el lenguaje estándar SQL (Lenguaje


estructurado de consultas) se usa la vista SQL.

El botón Vista de la barra de herramientas permite alternar entre las vistas


posibles para la consulta: si esta visible la vista diseño, el botón Vista se muestra
como vista Hoja de datos; mientras que si está visible la vista hoja de datos,
el botón Vista se muestra como vista Diseño. Para pasarse entre una y otra
vista alcanza con hacer clic directamente sobre el botón correspondiente. Sin
embargo para pasarse a la vista SQL se debe seleccionar la flecha del botón Vista
y posteriormente escoger de la lista, la opción Vista SQL.

En la vista Diseño, la consulta se


presenta en una ventana que se
encuentra dividida en dos áreas. En la
parte superior se muestran las tablas y
consultas que intervienen en la consulta
que se está diseñando, mientras que en
la parte inferior denominada
cuadrícula de diseño de la consulta es
donde se muestran los campos
seleccionados y se definen los criterios Cuadrícula de diseño
y otras opciones para los mismos.

La cuadrícula de diseño de una consulta presenta las siguientes opciones:

• Fila Campo: Agrega un campo al resultado de la consulta o filtro activos. Para


agregar un campo, hacer clic en la celda de la cuadrícula de diseño y luego
seleccionar un campo de la lista de campos. También se lo puede arrastrar
directamente a la celda desde la tabla correspondiente ubicada en el área
superior de esta ventana.
• Fila Tabla: Indica la tabla en la que está ubicado el campo seleccionado. Se
utiliza para aclarar a qué tabla pertenece cada campo en una consulta o filtro
de múltiples tablas.

Guía del Usuario Página 129


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

• Fila Orden: Se utiliza para indicar el tipo de orden para la consulta o filtro
activo: Ascendente (0 a 9, A a Z), Descendente (9 a 0, Z a A), o sin ordenar.
Para ordenar en base a un campo, seleccionar una celda Orden y luego
seleccionar el tipo de orden que se desee.
• Casilla Mostrar: Muestra u oculta una columna en los resultados de la
consulta o filtro activos. Si se oculta una columna, puede seguir utilizándose
para especificar un criterio.
• Filas Criterios y O: Define uno o más conjuntos de condiciones restrictivas
que obtienen un conjunto específico de registros en los resultados de la
consulta o del filtro. Se puede continuar agregando valores o expresiones
alternativas bajo la celda O.
• Fila Total: Agrupa los datos de la consulta activa o realiza cálculos
acumulativos; por ejemplo promedios y cuentas. Para ocultar o mostrar la fila
Total, hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas.

La vista Hoja de datos de


una consulta es similar a la vista
Hoja de datos de una tabla.

En dicha hoja, a la cual se


la denomina hoja de respuesta
dinámica, se obtiene el
resultado de la consulta, a partir
de la información extraída de las tablas y otras consultas de la base de datos. Esta
consiste en una tabla dinámica con todos los campos seleccionados.

En la parte inferior se muestran una serie de botones que permiten recorrer


la tabla o ubicar un registro con mayor facilidad.

La consulta que se muestra


en la vista Diseño, posee esta
estructura en la vista SQL.

Todas las consultas diseñadas se pueden visualizar en la vista SQL. En dicha


vista se puede observar una serie de instrucciones propias del lenguaje estándar
SQL (Lenguaje estructurado de consultas). Esta vista puede ser utilizada por

Página 130 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

aquellos usuarios que poseen un mayor conocimiento de programación.

Crear una consulta


Las consultas no se almacenan en la base de datos, pues se tratan de un
conjunto dinámico de registros mostrados en ocasión de ejecutar la consulta. El
resultado de una consulta se muestra en una hoja de datos denominada hoja de
respuesta dinámica.

Access ofrece dos formas distintas de crear una consulta:

• Se puede crear una consulta desde cero (creándola uno mismo) en la vista
Diseño de la consulta.
• Se puede utilizar un asistente para consultas, el que realiza todo el trabajo
básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de
preguntas. Incluso aunque se esté acostumbrado a crear consultas, tal vez se
desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta, y a
continuación, se puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.

Estos métodos permiten crear fácilmente consultas que se deseen ejecutar


de forma independiente o en las que se desea se basen varios formularios e
informes.

También se puede crear automáticamente una consulta con otros métodos:

• Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o
informe, se pueden utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos
asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado en más de una
tabla, también crean su instrucción SQL base. Si se desea, se puede guardar
la instrucción SQL correspondiente como una consulta.
• Para crear consultas sobre filtros que se creó usando Filtro por formulario,
Filtro por selección o Filtro por entrada, se puede guardar el filtro como una
consulta.

Para crear una consulta, básicamente los posos ha realizar son los siguientes:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas.


2. Hacer clic en el botón Nuevo.
3. En el cuadro de diálogo Nueva Consulta, hacer clic en la opción que se desee.
4. Hacer clic en el botón Aceptar.
5. Dependiendo de la opción seleccionada en el cuadro de diálogo anterior, se
debe:
• Diseñar la consulta en la vista Diseño.

Guía del Usuario Página 131


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

• Si se escogió alguna de las opciones de Asistente, seguir las


instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente correspondiente.

Opciones para crear una nueva consulta

Vista Diseño: Crear una nueva consulta en la vista Diseño, sin


utilizar un asistente.

Asistente para consultas sencillas: Crear con un asistente una


consulta de selección automáticamente, a partir de los campos
seleccionados.

Asistente para consultas de referencias cruzadas: Crear con


un asistente una consulta de referencias cruzadas que muestra
datos con un formato compacto, similar al de una hoja de datos.

Asistente para consultas de buscar duplicados: Crear con un


asistente una consulta que busca registros con valores
duplicados en un campo de una sola tabla o consulta.

Asistente para consultas de buscar no coincidentes: Crear


con un asistente una consulta que busca registros de una tabla
que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Consulta de selección

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de


consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja
de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas restricciones).

También se puede utilizar una consulta de selección para agrupar los


registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Página 132 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Crear una consulta de selección en la vista Diseño

Para crear una consulta de selección en la vista Diseño sin utilizar un


asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a


continuación, hacer clic en el botón Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, hacer clic en la opción Vista Diseño
y, a continuación, elegir el botón Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla,
hacer clic en la ficha que enumera los
objetos con cuyos datos se desea
trabajar.

La ventana Mostrar tablas dispone de


tres fichas para mostrar sólo las
tablas, sólo las consultas o las tablas y
consultas a la vez. De esta manera es
posible que una consulta forme parte
de otra consulta.

4. Hacer doble clic directamente en el nombre de cada objeto que se desea


agregar a la consulta o seleccionarlas y hacer clic en el botón Agregar para
cada objeto que se requiera.

A medida que se van seleccionando los objetos se van incorporando al área de


tablas y consultas de la ventana Consulta. Es posible añadir varias veces la
misma tabla a una consulta (Access les va colocando un sufijo), lo que permite
generar consultas bastante complejas, pero si la consulta que se desea
realizar es sencilla esta posibilidad es a menudo fuente de posibles errores.

 La ventana Mostrar tablas puede abrirse posteriormente mediante el


botón Mostrar tablas de la barra de herramientas o utilizando el mismo
comando del menú Consulta.

5. Luego de seleccionar los objetos de la ventana Mostrar tablas, hacer clic en


el botón Cerrar.
6. Si se tienen varias tablas o consultas en la ventana Consulta, hay que
asegurarse de que están conectadas (relacionadas) entre sí mediante una
línea de combinación, de modo que Access sepa cómo está relacionada la
información. Si no están conectadas, se debe crear la línea de combinación
correspondiente. Por más información sobre cómo se relacionan las tablas,
ver la sección “Relaciones entre tablas” en el capítulo “Trabajar con Tablas”.

Si las tablas o consultas están combinadas, se puede cambiar el tipo de


combinación para que afecte a qué registros selecciona la consulta.

Guía del Usuario Página 133


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

7. Agregar los campos que se requieran a la cuadrícula de diseño de la consulta.


La forma más sencilla de rellenar las columnas de esta cuadrícula es
arrastrando los campos correspondientes de la zona superior a la primera
columna libre o realizar doble clic directamente sobre cada campo a
incorporar. Con esta operación se rellena la fila correspondiente a Campo
con el nombre del campo, la fila Tabla con el nombre de la tabla del campo y
se marca la casilla de verificación de la fila Mostrar. La verificaron de esta
casilla indica si se desea o no que el campo aparezca en el resultado de la
consulta.

En el ejemplo que se muestra, se


seleccionaron las tablas “Alquileres” y
la tabla “Inmuebles”. La tabla
“Inmuebles” presenta una relación de
“uno a varios” con la tabla “Alquileres”,
dada por el campo clave “id-inmueble”.

Para consultar por la dirección y el


importe del alquiler de aquellas
propiedades que se encuentran
alquiladas, la consulta se debe diseñar
seleccionando los campos “id-alquiler”
de la tabla “Alquileres” y los campos
“dirección” y “precioalquiler” de la tabla “Inmuebles”.

8. Si se lo requiere, mejorar la consulta definiendo criterios, estableciendo un


orden, creando campos calculados, obteniendo totales con los datos
recuperados o modificar de otro modo el diseño de la consulta.
9. Para guardar la consulta, hacer clic en
el botón Guardar de la barra de
herramientas. Escribir un nombre que
siga las reglas para nombrar objetos de
Access y, a continuación, elegir el botón
Aceptar. Si no se guarda de este modo, Access consultará si se quieren
guardar los cambios al cerrar la ventana de la consulta.

 Para ver el resultado de la consulta desde la vista Diseño, se debe


hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas, el que en ese
momento tendrá el valor de vista Hoja de datos.

 Criterios de selección

Es posible realizar un filtrado de los registros a incluir en una consulta


mediante la definición de criterios que se introducen en las filas Criterios de la
cuadrícula de diseño de la consulta.

Página 134 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Por ejemplo se puede establecer el siguiente criterio para el campo


“precioalquiler” de la tabla “Inmuebles”, donde solo se incluirán en el resultado de
la consulta aquellos registros que cumplan con dicha condición (mayores que 5000).

Criterio

El criterio puede estar estructurado de diferentes formas. Si se lo incorpora


a través del generador de expresiones, Access lo estructurará de una forma más
completa: “[Inmuebles]![precioalquiler]>5000” (sin las comillas). En este caso se
observa que los primeros datos entre corchetes corresponden a los valores de las
filas Tabla y Campo de la columna donde se ingresó el criterio en la cuadrícula de
diseño.

 Para no escribir el criterio y utilizar un asistente generador de


expresiones hacer clic en el botón Generar de la barra de herramientas.

Los criterios en las consultas se comportan de forma similar a los filtros,


pudiendo incluir las condiciones lógicas OR y AND.

Para introducir varios criterios que se comporten como el operador lógico Y


(AND), es necesario introducirlos en la misma línea. Para introducir varios criterios
que se comporten como el operador lógico O (OR), es necesario introducirlos en
líneas distintas o introducir el criterio escribiendo las cláusulas (expresiones) de
condición en la fila de Criterios.

☞ Por más información sobre el uso criterios, ver la sección “Trabajar con
criterios” en el capítulo “Utilizar expresiones y criterios”.

Un ejemplo del uso del operador lógico “or” es el siguiente:

se puede
hacer esto

o hacer
esto otro

 Ordenación

Si no se ha incluido ningún valor en la fila de Orden, los registros se muestran


según se encuentran en las tablas originales. Si se desea ordenar por otros campos
se debe elegir una de las opciones de la fila Orden para el campo deseado:
ascendente o descendente. Se puede realizar la ordenación por más de un campo,
de forma que los registros que tienen igual valor para el primer campo en el

Guía del Usuario Página 135


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

criterio de ordenación se ordenan por el siguiente.

 Agrupaciones

En las consultas es posible realizar agrupaciones o totales.

 Para mostrar la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta se


debe utilizar el comando Totales del menú Ver o seleccionar el botón Totales
de la barra de herramientas.

Luego de esto se muestra en la cuadrícula una fila denominada Totales por


debajo de la fila Tabla. Esta fila se puede volver a ocultar ejecutando el mismo
comando.

En aquellos campos que se quieren agrupar si tienen el mismo valor, se deja la


opción por defecto Agrupar por. En el resto de los campos que se quiera mostrar
será necesario elegir una de las opciones disponibles, entre las que se destacan:
Suma de los valores de la agrupación, Media de los valores de la agrupación,
Mínimo de los valores de la agrupación, etc.

En el ejemplo anterior se agrupan los valores que pueda adoptar el campo


“barrio”, sumando para cada valor obtenido el contenido del campo “precioalquiler”.

Crear una consulta de selección utilizando un asistente

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de


los campos especificados en una o más tablas o consultas.

Si se desea, el asistente también puede entre otras sumar, contar y obtener


el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros. No
obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el
establecimiento de criterios.

Para crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente, se debe


realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a


continuación, hacer clic en el botón Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, hacer clic en Asistente para
consultas sencillas y, a continuación, elegir el botón Aceptar.

Página 136 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

3. En el botón de lista
Tablas/Consultas,
seleccionar el nombre de
la tabla o consulta en la
que se desea basar la
consulta y, a continuación,
seleccionar (haciendo
doble clic) los campos
cuyos datos se desean
recuperar. También se
pueden incluir o excluir los
campos al cuadro Campos
seleccionados, utilizando los botones correspondientes.
4. Hacer clic en una tabla o consulta adicional si se desea y, a continuación,
seleccionar los campos que se desean utilizar de ella. Repetir este paso hasta
que se disponga de todos los campos que se requieran para la consulta.
5. En la siguiente ventana
del asistente, se debe
indicar si se desea
realizar una consulta de
Detalle o de Resumen. Si
se escoge la opción
Detalle se muestra cada
campo de cada registro,
mientras que si se escoge
la opción Resumen se
pueden establecer los
valores de resumen que se
desean calcular. En este último caso hacer clic en el botón Opciones de
resumen donde se despliega un cuadro para definir dichas opciones.
6. En el último cuadro de diálogo se debe asignar un nombre para la consulta,
además se puede seleccionar si se desea ejecutar la consulta o ver la
estructura de la consulta en la vista Diseño.

☞ Si la consulta resultante no es exactamente como se deseaba, se puede


volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

Consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos


(sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un
conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro
conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.

Guía del Usuario Página 137


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Se pueden mostrar datos de una tabla de referencias cruzadas sin crear una
consulta independiente en la base de datos mediante el Asistente para tablas
dinámicas. Con una tabla dinámica, se pueden cambiar los encabezados de fila y
columna según se desee para analizar los datos de distintos modos.

Para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño


sin usar un asistente, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, después,


hacer clic en el botón Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, seleccionar la opción Vista diseño y,
después, hacer clic en el botón Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que relaciona las
tablas o consultas con cuyos datos se desea trabajar.
4. Hacer doble clic en el nombre de cada objeto que se desee agregar a la
consulta y, después, hacer clic en el botón Cerrar.
5. Agregar los campos a la fila Campos en la cuadrícula de diseño y especificar
los criterios correspondientes. Hasta este punto es similar al procedimiento
para crear una Consulta de selección.

6. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Tipo de consulta y


después hacer clic en la opción Consulta de tabla de referencias
cruzadas.
7. Para el campo o los campos cuyos valores se desea que aparezcan como filas,
hacer clic en la fila Tab ref cruz y, después, hacer clic en la opción
Encabezado de fila. Se tiene que mantener la opción Agrupar por
predeterminado en la fila Total de esos campos.
8. Para el campo cuyos valores se deseen que aparezcan como encabezados de
columnas, hacer clic en la fila Tab ref cruz y, después, hacer clic en la opción
Encabezado de columna. Se puede elegir Encabezado de columna para un
sólo campo y se debe mantener la opción Agrupar por en la fila Total de ese
campo. De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan
en orden alfabético o numérico.
9. En el campo cuyos valores se desee utilizar en la tabla de referencia cruzada,
hacer clic en la fila Tab ref cruz y, después, hacer clic en la opción Valor. Sólo
un campo puede establecerse a Valor. En la fila Total de este campo, hacer
clic en el tipo de función agregada que se desea para la referencia cruzada
(como Suma, Promedio o Cuenta).
10. Para especificar criterios que limiten los encabezados de filas antes de que
se realice el cálculo, se debe escribir una expresión en la fila Criterios de un
campo con Encabezado de fila en la celda Tab ref cruz. Esto permite, por
ejemplo, presentar los totales de alquileres de películas de ciertos géneros.

Página 138 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen
los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas,
se debe agregar el campo para el que se desee establecer criterios en la
cuadrícula de diseño, hacer clic la opción Dónde en la celda Total, dejar en
blanco la celda Tab ref cruz y escribir una expresión en la fila Criterios. (Los
resultados de la consulta no presentarán campos que contengan Dónde en la
fila Total.).

11. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la
barra de herramientas.

Si se incluye un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta pero se hace


clic en la opción Sin mostrar en la celda Tab ref cruz y se establece Agrupar por en
la celda Total, Access agrupará según la misma como Encabezado de fila, pero no
presentará la fila en los resultados de la consulta.

Los valores del campo Encabezado de columna pueden incluir caracteres que
no están permitidos en los nombres de campos, como decimales. En tal caso, Access
los reemplaza por el carácter de subrayado en la hoja de datos.

Un ejemplo de la aplicación de este tipo de consulta lo puede ser el siguiente:

En este caso se incorpora de la tabla “Alquileres” el campo “importe” y de la


tabla “Películas” los campos “genero” y “estudio”. El campo que relaciona ambas
tablas es “id-título”. La idea es generar una consulta que permita obtener los
totales por género y por estudio de los alquileres de películas. El resultado que se
obtendría es similar al que se muestra.

Consulta de parámetros

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra


un cuadro de diálogo que solicita información (parámetro o criterio).

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base
para los formularios e informes. Por ejemplo, se puede crear un informe de ventas

Guía del Usuario Página 139


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access


muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe.
Cuando se introduzca un mes, Access imprimirá el informe apropiado.

Para crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada que vez que
se ejecute, se debe realizar el siguiente procedimiento.

1. Crear una consulta de selección o de referencias cruzadas.


2. En la vista Diseño de la consulta, arrastrar los campos en los que se definirán
los criterios y se usarán como parámetros, desde la lista de campos de la
consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.
3. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro,
escribir el texto a solicitar entre corchetes. Access mostrará este texto
cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del
nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.

4. Para ver los resultados de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la


barra de herramientas.

En el ejemplo anterior se muestra un criterio definido como parámetro para


el campo “genero”. Al visualizar los resultados de la consulta, Access despliega
antes que nada el cuadro de diálogo correspondiente para ingresar el valor del
parámetro.

Se pueden definir varios parámetros a la vez, cuantos más se definan para


diferentes campos, menor será el porcentaje de registros que concuerden con los
criterios especificados.

☞ Se debe especificar el tipo de dato de los parámetros en la consulta de


referencias cruzadas o en una consulta de parámetros en la que se basa una
consulta de referencias cruzadas o gráfico. En la consulta de referencias
cruzadas, también se debe establecer la propiedad Títulos de columna.

Consultas de acción

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios a muchos


registros en una sola operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de
eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tabla.

Página 140 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Consulta de eliminación

Este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por
ejemplo, se puede utilizar una consulta de eliminación para quitar títulos que ya no
figuran en un video club. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan
registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

Se puede utilizar una sola consulta de eliminación para eliminar registros de


una sola tabla, de varias tablas en una relación “uno a uno” o de varias tablas en una
relación “uno a varios”, si está activada la eliminación en cascada. No obstante, si
se necesita incluir la tabla "varios" junto con la tabla "uno" con el fin de agregar
criterios, se debe ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede
eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo.

Consideraciones importantes al utilizar una consulta que elimina registros:

• Una vez eliminados registros mediante una consulta de eliminación, no es


posible deshacer la operación. Por tanto, se debe ver una vista previa de los
datos que la consulta ha seleccionado para su eliminación antes de ejecutar la
consulta. Para ello, hacer clic en el botón Vista de la barra de
herramientas y mostrar la consulta en la vista Hoja de datos. No utilizar el
comando Ejecutar.
• Se deben conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De
esta forma, si se eliminan registros incorrectos, se podrán recuperar a partir
de las copias de seguridad realizadas.
• En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminación, se pueden eliminar
registros de las tablas relacionadas, aunque no estén incluidas en la consulta.
Esto puede suceder cuando la consulta sólo contiene la tabla que está en el
lado "uno" de una relación “uno a varios” y se ha activado la eliminación en
cascada para esa relación. Al eliminar registros de la tabla "uno", también se
eliminarán registros de la tabla "varios”.
• Si se inicia una consulta de eliminación en una tabla de Paradox, dBASE o
FoxPro vinculada a la base de datos, no se podrá cancelar la consulta una vez
iniciada su ejecución.
• Para detener una consulta una vez iniciada (ejecutada), se deben presionar en
combinación las teclas C + E.

Para eliminar registros mediante una consulta de una o varias tablas de una
relación “uno a uno”, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta nueva que contenga las tablas de las cuales se desea
eliminar registros.
2. En la vista Diseño de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al

Guía del Usuario Página 141


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

botón Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuación,


hacer clic en la opción Consulta de eliminación.
3. Para las tablas de las que se desee eliminar registros,
se debe arrastrar el asterisco (*) desde la lista de
campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta.
Aparecerá el valor Desde en la celda Eliminar situada
bajo estos campos.
4. Para especificar criterios para eliminar registros, se debe arrastrar a la
cuadrícula de diseño los campos en los que se desea establecer los criterios.
Aparecerá Dónde en la celda Eliminar situada bajo estos campos.
5. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, se deben
escribir los criterios que correspondan.
6. Para ver una vista previa de los registros que se van a eliminar, hacer clic en
el botón Vista de la barra de herramientas. Para regresar a la vista
Diseño de la consulta, hacer clic nuevamente en el botón Vista de la
barra de herramientas. A continuación, realizar los cambios que se deseen en
la vista Diseño.

7. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para


comenzar con la acción de eliminar los registros estipulados.

Para eliminar registros mediante una consulta que incluya sólo la tabla "uno"
de una relación “uno a varios”, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta nueva que contenga la tabla "uno" de la cual se desea
eliminar los registros.
2. Seguir los mismos pasos que en el proceso anterior.

☞ Al ejecutar una consulta de eliminación en la tabla "uno" de una relación “uno


a varios”, y si está activada la eliminación en cascada para esta relación,
Access también elimina los registros relacionados del lado "varios".

Para eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una
relación “uno a varios”, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una nueva consulta que contenga las tablas en las cuales se desea
eliminar registros o establecer criterios.
2. En la vista Diseño de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al
botón Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuación,
hacer clic en la opción Consulta de eliminación.
3. En la tabla con registros relacionados (en el lado "varios" de la relación “uno a

Página 142 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

varios”), se debe arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la


cuadrícula de diseño de la consulta. Aparecerá el valor Desde en la celda
Eliminar situada bajo este campo.
4. En la tabla principal (en el lado "uno" de la relación “uno a varios”), se debe
arrastrar a la cuadrícula de diseño los campos en los que se desea establecer
los criterios. Aparecerá el valor Dónde en la celda Eliminar situada bajo este
campo.
5. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, se deben
escribir los criterios que correspondan.
6. Para ver una vista previa de los registros que se eliminarán, hacer clic en el
botón Vista en la barra de herramientas. Para regresar a la vista
Diseño de la consulta, hacer clic nuevamente en el botón Vista de la
barra de herramientas. A continuación, realizar los cambios que se deseen en
la vista Diseño.

7. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para eliminar


los registros de la tabla del lado "varios" de la relación.
8. Seleccionar la lista de campos para cada tabla del lado "varios" y, a
continuación, presionar la tecla = para quitarla de la consulta.
9. Cuando sólo quede la tabla principal en la consulta y el campo en el que se
desea establecer criterios en la cuadrícula de diseño, hacer clic de nuevo en
el botón Ejecutar de la barra de herramientas. De esta forma Access
eliminará los registros especificados de la tabla del lado "uno" de la relación.

Consulta de actualización

Este tipo de consulta realiza cambios globales a un grupo de registros de una


o más tablas. Por ejemplo, se puede aumentar los precios un 10 por ciento para
todos los productos de cierta categoría en una tabla “Productos”. Con una consulta
de actualización, se pueden cambiar los datos de las tablas existentes.

Para cambiar registros como un grupo mediante una consulta de actualización,


se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta, para lo cual se deben seleccionar las tablas o consultas
que incluyen los registros que se desean actualizar y los campos que se
desean utilizar para establecer criterios.
2. En la vista Diseño de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al
botón Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuación,
hacer clic en la opción Consulta de actualización.
3. Arrastrar desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la

Guía del Usuario Página 143


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

consulta los campos que se desean actualizar o para los que se desean
especificar criterios.
4. En la celda Criterios, especificar los criterios que sean necesarios.
5. En la celda Actualizar a de los campos que se desea
actualizar, escribir la expresión o el valor que se desea
utilizar para cambiar los campos.
6. Para ver una lista de los registros que se actualizarán,
hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas. Esta lista no
mostrará los nuevos valores. Para regresar a la vista Diseño de la consulta,
hacer clic nuevamente en el botón Vista de la barra de herramientas. A
continuación, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseño.

7. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para crear la


nueva tabla actualizada.

Consulta de datos anexados

Este tipo de consulta agrega un grupo de registros de una o más tablas al


final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que se consiguen nuevos
clientes y hay una base de datos que contiene una tabla con información acerca de
estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información, se puede
anexarla a una tabla de “Clientes” propia.

Las consultas de datos anexados también son útiles para:

• Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que se desee


anexar a una tabla sólo los nombres y las empresas de productos cuyo valor
sea de un importe considerable.
• Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la
otra tabla. Por ejemplo, en una tabla “Clientes” que tiene 11 campos, se desea
anexar registros de otra tabla que tiene campos que coinciden con 9 de los 11
campos de la tabla “Clientes”. Una consulta de datos anexados anexará los
datos de los campos coincidentes e ignorará el resto.

Para anexar registros de una tabla a otra mediante una consulta de datos
anexado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la vista Diseño de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al


botón Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuación,
hacer clic en la opción Consulta de datos anexados.

Página 144 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

2. En el cuadro de diálogo Anexar


que se presenta, se deben incluir
los datos requeridos. Introducir
el nombre de la tabla o
seleccionarla de la lista
correspondiente, y seleccionar la
opción:
• Base de datos activa para anexar los resultados de la consulta a la base
de datos activa.
• Otra base de datos e introducir el nombre de archivo de la base de
datos a anexar a la tabla en otra base de datos. Si la base de datos no es
una base de datos de Microsoft Access, utilizar el siguiente formato:
“nombre archivo” “nombre base de datos”; por ejemplo,
"C:\Datos\Ventas" "Paradox".
3. Luego seguir prácticamente los mismos pasos empleados en las consultas
anteriormente descriptas.

Consulta de creación de tabla

Ese tipo de consulta crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los
datos de una o más tablas.

Las consultas de creación de tabla son útiles para:

• Crear una tabla para exportar a otras bases de datos de Access. Por ejemplo,
es posible que se desee crear una tabla que contenga varios campos de la
tabla Productos y, a continuación, exportar esa tabla a una base de datos
utilizada por el departamento de marketing.
• Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el tiempo.
• Realizar una copia de seguridad de una tabla.
• Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, se
puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de
eliminarlos de la tabla Pedidos actual.
• Mejorar el rendimiento de los formularios e informes basados en consultas
de tablas múltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, cuando se deseen
imprimir varios informes basados en una consulta de varias tablas que
incluyan totales, se puede acelerar el proceso creando primero una consulta
de creación de tabla que recupere los registros que se necesiten y se los
almacene en una tabla. A continuación se pueden basar los informes en esta
tabla o especificar la tabla en una instrucción SQL como el origen de los
registros para un formulario o informe, de modo que no se tenga que volver a
ejecutar la consulta para cada informe. No obstante, los datos de la tabla

Guía del Usuario Página 145


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

quedan congelados en el momento en que se ejecuta la consulta de creación


de tabla.

Para crear una nueva tabla a partir de los resultados de una consulta
mediante una consulta de creación de tabla, se debe realizar el siguiente
procedimiento:

1. En la vista Diseño de la consulta, hacer clic en la flecha situada junto al


botón Tipo de consulta de la barra de herramientas y, a continuación,
hacer clic en la opción Consulta de creación de tabla.
2. En el cuadro de diálogo Crear
tabla que se presenta, se deben
incluir los datos requeridos.
Introducir el nombre de la tabla
en el cuadro correspondiente, y
seleccionar la opción:
• Base de datos activa para
crear una nueva tabla a partir de los resultados de la consulta en la base
de datos activa.
• Otra base de datos para crear una nueva tabla en otra base de datos e
introducir el nombre de archivo de la base de datos. Si la base de datos
no es una base de datos de Microsoft Access, utilizar el siguiente
formato: “nombre archivo” “nombre base de datos”; por ejemplo,
"C:\Datos\Ventas" "Paradox".
3. Luego, seguir prácticamente los mismos pasos empleados en las consultas
anteriormente descriptas.

Consultas de Autobúsqueda

Se puede diseñar una consulta de tablas múltiples para que se introduzcan


automáticamente determinados valores de campo para un nuevo registro.

Cuando se introduce un valor en el campo combinado de la consulta o en un


formulario basado en la consulta, Access busca y rellena la información existente
relacionada con ese valor. Por ejemplo, si se conoce el valor del campo combinado
entre una tabla “Clientes” y una tabla “Pedidos” (generalmente un identificador de
cliente, como puede ser un “codigocliente”), se puede introducir el código del
cliente y dejar que Access introduzca el resto de la información de ese cliente. Si
no se encuentra información coincidente, Access presenta un mensaje de error
cuando se retira el enfoque del registro.

Página 146 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Para que una consulta de Autobúsqueda funcione, deben cumplirse


determinados requisitos:

• La consulta tiene que estar basada en más de una tabla y las tablas tienen que
tener una relación “uno a varios” (no se ha de exigir la integridad
referencial).
• El campo combinado del lado "uno" de la relación tiene que tener un índice
único. Un índice único significa que el campo es una clave principal o que su
propiedad Indexado está establecida a Sí (Sin duplicados).
• El campo combinado que se agrega a la cuadrícula de diseño tiene que
proceder de la tabla del lado "varios" de la relación “uno a varios” (es decir,
es la clave externa de esa tabla). Para que Autobúsqueda funcione, este
campo no puede ser una clave principal y su propiedad Indexado no puede
estar establecida a Sí (Sin duplicados). Por ejemplo, en una consulta que
incluya las tablas “Clientes” y “Pedidos”, arrastrar a la cuadrícula de diseño el
campo “códigocliente” de la tabla “Pedidos”, no el de la tabla “Clientes”.
• El valor que se introduzca en el campo combinado del lado "varios" tiene que
existir ya en el campo combinado del lado "uno".

Cuando se agrega o modifica el valor del campo combinado del lado "varios"
de la relación en un registro, Access busca y muestra automáticamente los valores
asociados de la tabla del lado "uno" de la relación.

Mientras que siempre es posible actualizar el campo combinado del lado


"varios" de una relación, el campo combinado del lado "uno" sólo puede actualizarse
si la opción de actualización en cascada se activó cuando se definió la relación
entre las tablas. De todas formas, cuando se actualizan los datos, Access vuelve a
calcular automáticamente cualquier total o expresión de la consulta que dependa de
los datos actualizados.

Para crear una consulta Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente,
se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta de selección; para ello, agregar dos tablas que tengan una
relación “uno a varios”.
2. Agregar a la cuadrícula de diseño los campos para la consulta. Es necesario
incluir el campo combinado del lado "varios" de la relación “uno a varios”.
3. Si se desea, especificar criterios en la fila Criterios para seleccionar
registros específicos.

4. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botón Vista de la


barra de herramientas.

Cuando se introduzcan nuevos datos en el campo combinado del lado "varios"


de la relación, Access buscará e introducirá automáticamente los datos

Guía del Usuario Página 147


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

correspondientes al lado "uno" de la relación.

Crear una consulta a partir de un filtro

En lugar de diseñar una consulta desde cero en la vista Diseño de la consulta,


se la puede crear automáticamente guardando un filtro existente en una tabla, una
consulta o un formulario como una consulta. Una consulta ofrece más flexibilidad
que un filtro.

Para crear una consulta a partir de un filtro en una tabla, una consulta o un
formulario, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Con el filtro mostrado en la ventana Filtro por formulario o en la ventana


Filtro u orden avanzado, hacer clic en el botón Guardar como consulta
de la barra de herramientas.
2. Escribir un nombre para la consulta y, a continuación, elegir el botón Aceptar.

La nueva consulta aparece en la ventana Base de datos e incluye


automáticamente todos los campos de la tabla base porque la propiedad Mostrar
todos los campos de la consulta está establecida automáticamente a Sí, pero se
puede cambiar el diseño de la consulta si es necesario.

También se puede utilizar la consulta como un filtro. Se puede hacer si ya se


ha guardado un filtro con el formulario o la hoja de datos y se desea utilizar la
consulta como un segundo filtro.

Encontrar registros o valores de campo duplicados

A partir de los resultados de una consulta de buscar duplicados, se puede


determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros
de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores
duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros
duplicados para el mismo proveedor, o bien puede buscar valores duplicados en un
campo de ciudad para ver qué proveedores se encuentran en la misma ciudad.

Access puede eliminar automáticamente todos los registros duplicados de una


tabla, aunque no es posible utilizar el asistente para consultas de buscar duplicados
para ello.

Para encontrar registros o valores de campo duplicados en una tabla mediante


un asistente para consultas, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a


continuación, hacer clic en el botón Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, escoger la opción Asistente para
consultas de buscar duplicados. Luego hacer clic en el botón Aceptar.

Página 148 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

3. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.

En el primer cuadro del asistente


se debe indicar en que tabla o consulta
se desea buscar valores de campos
duplicados. Para cambiar los elementos
listados, elegir otra opción en el grupo
Ver. Luego de escoger la tabla o
consulta adecuada, hacer clic en el
botón Siguiente.

En el siguiente cuadro del


asistente se debe indicar que campos
podrían contener información
duplicada. Para seleccionar los campos,
alcanza con hacer doble clic sobre el
nombre de estos; también se pueden
incluir o excluir del cuadro Campos
con valores duplicados utilizando los
botones correspondientes.

En el último cuadro del asistente,


se debe indicar si se desea que la
consulta muestre otros campos además
de los que contienen valores
duplicados. Si no se selecciona que se
muestren los demás campos además de
los que tienen valores duplicados, el
resultado de la consulta sumará las
apariciones de cada valor duplicado.

☞ Si la consulta resultante no es exactamente como se desea, se puede volver a


ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

Es posible eliminar manualmente cada registro duplicado encontrado por el


asistente. Por más información sobre la eliminación de registros, ver la sección
“Eliminar un registro” en el capítulo “Trabajar con datos”.

Buscar registros no coincidentes entre tablas

Mediante el Asistente para consultas de buscar no-coincidentes, se pueden


buscar registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra tabla.

Guía del Usuario Página 149


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Por ejemplo, en una base vídeo club se pueden buscar películas que nunca han sido
alquiladas o se pueden buscar en una base de ventas a clientes que no tienen
pedidos.

Para buscar registros no coincidentes entre tablas mediante un asistente


para consultas, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la ficha Consultas y, a


continuación, hacer clic en el botón Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, escoger la opción Asistente para
consultas de buscar no-coincidentes. Posteriormente hacer clic en el botón
Aceptar.
3. Seguir las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente

En el primer cuadro del asistente se debe indicar que tabla o que consulta
contiene los registros que se desean incluir en el resultado de la consulta. Para
cambiar los elementos listados, elegir otra opción en el grupo Ver. Luego de
escoger la tabla o consulta adecuada, hacer clic en el botón Siguiente.

En el siguiente cuadro del asistente se debe indicar que tabla o que consulta
contiene los registros relacionados.

En el siguiente cuadro del


asistente se debe indicar que
información está incluida en ambas
tablas. Seleccionar los campos
coincidentes en ambas tablas y luego
hacer clic en el botón coincidir.
Access muestra los campos
seleccionados como coincidentes en el
recuadro Campos coincidentes.

En los siguientes cuadros del


asistente se debe indicar los campos
que se desean observar en el resultado de la consulta y en el último cuadro se debe

Página 150 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

indicar el nombre que se le desea dar a la consulta. También se puede seleccionar


si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.

Abrir o ejecutar una consulta


Se puede abrir una consulta de selección, de tabla de referencias cruzadas o
de acción en la vista Diseño. También se puede abrir una consulta de selección o de
tabla de referencias cruzadas en la vista Hoja de datos con el fin de ver el
resultado de la consulta.

No es posible abrir una consulta de acción en la vista Hoja de datos para ver
sus resultados. No obstante, en esta vista se puede ver una muestra previa de los
datos que se verán afectados por la ejecución de la consulta de acción. Una
consulta de acción se identifica mediante un signo de exclamación (!) junto a su
nombre en la ventana Base de datos.

Para abrir una consulta en la vista Diseño, se debe realizar el siguiente


procedimiento:

1. En la ventana Base de datos, escoger la ficha Consultas.


2. Seleccionar la consulta que se desea abrir y, a continuación, hacer clic en el
botón Diseño.

Si un formulario o informe está basado en una consulta, se puede abrir la


consulta directamente desde el formulario o el informe para modificar su diseño.

Si anteriormente se ha guardado una consulta mientras estaba mostrada en


la vista SQL, ésa será la vista que muestre Access la próxima vez que se abra
dicha consulta.

Para ejecutar una consulta de acción (creación de tabla, de datos anexados,


de eliminación o de actualización), se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la consulta en la vista Diseño.


2. Para ver una vista previa de los registros que se verán afectados, hacer clic
en el botón Vista de la barra de herramientas y seleccionar los

Guía del Usuario Página 151


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

registros. Para regresar a la vista Diseño de la consulta, hacer clic


nuevamente en el botón Vista de la barra de herramientas. A
continuación, realizar los cambios que se deseen en la vista Diseño.

3. Hacer clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas para


ejecutar la consulta.

☞ Para detener una consulta una vez iniciada (ejecutada), se deben presionar en
combinación las teclas C + E.

Diseñar o modificar consultas


En la vista Diseño de la consulta, se pueden llevar a cabo cualquiera de los
siguientes procedimientos para completar el diseño de una nueva consulta que se
acaba de crear, o modificar una consulta ya existente. También se pueden utilizar
estos procedimientos para modificar una Instrucción SQL que sea el origen de los
registros de un formulario o informe. Los cambios que se realicen en la vista
Diseño de la consulta quedan reflejados en la instrucción SQL correspondiente.

Si se están diseñando o modificando consultas en un entorno multiusuario,


hay ciertas cosas que se deben considerar. Si se abre una consulta para llevar a
cabo cambios de diseño y otra persona modifica el diseño de la consulta antes de
que se haya terminado, Access presenta un mensaje en el que le dice que el diseño
ha cambiado desde que se comenzó a trabajar. Se podrá entonces reemplazar los
nuevos cambios con sus cambios o guardar la versión de la consulta con un nombre
diferente. Si otros usuarios estuvieran utilizando la consulta para visualizar los
datos mientras se está cambiando el diseño, ellos no verán los cambios del diseño
hasta que cierren y vuelvan a abrir la consulta.

Modificar el diseño de una consulta

Agregar o quitar una tabla o consulta a una consulta

Para agregar una tabla o consulta a una consulta, se debe realizar el siguiente
procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño.

2. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Mostrar tabla.


3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, hacer clic en la ficha que lista los
objetos con cuyos datos se desea trabajar. Si la tabla que se necesita está
en otra base de datos o aplicación, se debe vincular primero la tabla a la base
de datos activa.

Página 152 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

4. Hacer clic en el nombre del objeto que se desee agregar a la consulta.


• Para seleccionar objetos adicionales de uno en uno, mantener presionada
la tecla C mientras que se hace clic en el nombre de cada objeto.
• Para seleccionar un bloque de objetos, hacer clic en el primer nombre de
la lista, mantener presionada la tecla S y luego hacer clic en el último
nombre del bloque.
5. Hacer clic en el botón Agregar y luego hacer clic en el botón Cerrar.

 También se puede agregar una tabla o consulta a una consulta arrastrando el


nombre de la tabla o consulta desde la ventana Base de datos a la parte
superior de la vista Diseño de la consulta.

Cuando se tengan múltiples tablas o consultas en una consulta, estas deberán


estar combinadas.

Para quitar una tabla o consulta de una consulta, se debe realizar el siguiente
procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño.


2. En la parte superior de la vista Diseño de la consulta, seleccionar la tabla o
consulta que se desee borrar haciendo clic en cualquier parte de su lista de
campos, y a continuación presionar la tecla =.

Los campos que se haya arrastrado desde la lista de campos a la cuadrícula


de diseño también son borrados de la consulta. Sin embargo, la tabla o consulta no
es borrada de la base de datos.

Combinar múltiples tablas y consultas en una consulta

En la vista Diseño de la consulta, se debe


arrastrar un campo desde la lista de campos de una
tabla o consulta hasta el campo equivalente (un campo
del mismo tipo de datos o de un tipo de datos
compatible que contenga datos similares) de la lista de
campos de la otra tabla o consulta.

Con este tipo de combinación, Access selecciona registros de ambas tablas o


consultas sólo cuando los valores de los campos combinados son iguales.

☞ La combinación de campos numéricos debe realizarse sólo si el valor de la


propiedad Tamaño Del Campo para ambos campos tiene el valor de Byte,
Entero o Entero largo.

Se puede cambiar el tipo de combinación, de forma que Access seleccione


todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si tiene registros

Guía del Usuario Página 153


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

coincidentes o no en la otra tabla o consulta.

Para cambiar el tipo de combinación entre tablas y consultas en una consulta,


se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño. Combinación

2. Hacer doble clic en la línea de combinación entre


las listas de campos de las tablas o consultas.
3. En el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación, hacer clic en la opción de
combinación que se desea y, a continuación, hacer
clic en el botón Aceptar.

En la ventana Relaciones, se puede cambiar el tipo de combinación


predeterminada para las tablas. Por más información sobre relaciones entre tablas,
ver la sección “Relaciones entre tablas” en el capítulo “Trabajar con Tablas”.

Todas las combinaciones creadas mediante el cuadro de diálogo Propiedades


de la combinación seleccionan registros sólo si los valores de los campos
combinados son iguales. Se pueden crear combinaciones que seleccionen registros
sólo si el valor de uno de los campos combinados es mayor que, menor que, distinto
de, mayor o igual que, o menor o igual que el valor del otro campo combinado. Para
ello, es necesario crear una instrucción SQL en la vista SQL.

Agregar o quitar campos a la cuadrícula de diseño

En una consulta, agregar sólo aquellos campos cuyos datos se deseen


visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar. En
el caso de un filtro avanzado, agregar sólo los campos que se deseen utilizar para
ordenar o especificar criterios, y Access presentará automáticamente todos los
campos del resultado filtrado.

Para agregar campos a la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro


avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la consulta en la vista Diseño, o abrir un formulario u hoja de datos y


presentar la ventana Filtro u orden avanzado.
2. En una consulta, hay que asegurarse de que la lista de campos de la tabla o
consulta que contiene los campos que se desean agregar, aparezca en la parte
superior de la ventana. Se puede agregar una tabla o consulta si la lista de
campos que se necesitan no está en la consulta. En la ventana Filtro u orden
avanzado, Access presenta automáticamente la lista de campos de la tabla,
consulta o instrucción SQL base. No es posible agregar más tablas o
consultas a esta ventana.

Página 154 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

3. Seleccionar uno o más campos de la lista de campos:


• Para seleccionar un campo, hacer clic en el nombre del campo. Para
seleccionar un bloque de campos, hacer clic en el primer campo del
bloque, mantener presionada la tecla S y hacer clic en el último
campo.

• Para seleccionar campos no contiguos, mantener presionada la tecla C


mientras se hace clic en los campos.
• Para seleccionar todos los campos, hacer doble clic en la barra pequeña
de la lista de campos o hacer clic en el asterisco (*).
4. Una vez seleccionados los campos de la lista, se deben arrastrar a las
columnas de la cuadrícula de diseño.

Cuando se arrastra más de un campo a la vez, Access coloca cada campo en


una columna separada. Si se arrastra el asterisco a la cuadrícula, Access coloca el
nombre de la tabla o consulta en una columna y adjunta un punto y un asterisco al
nombre (por ejemplo, Categorías.*). Después de cualquiera de estas operaciones, la
hoja de datos tiene el mismo aspecto.

También se pueden agregar campos haciendo doble clic en el nombre de la


lista de campos o seleccionando directamente un campo del cuadro de la lista de la
fila Campo de la cuadrícula.

Para quitar un campo de la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro


avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o abrir un formulario o una base de


datos y mostrar la ventana Filtro u orden avanzado.
2. Seleccionar el campo haciendo clic en su selector de columna, y luego
presionar la tecla =.
Cuando se borra un campo de la cuadrícula de diseño, sólo se lo está borrando
del diseño de la consulta o del diseño del filtro. No se está borrando el campo y sus
datos de la tabla base, ni, en el caso de un filtro, se lo está eliminando de los
resultados filtrados.

Establecer o cambiar los criterios en una consulta

Para introducir criterios en una consulta o filtro avanzado de forma tal de


recuperar determinados registros, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden


avanzado de una tabla, consulta o formulario.
2. Hacer clic en la primera celda Criterios del campo para el cual se desea

Guía del Usuario Página 155


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

establecer criterios.
3. Escribir la expresión de los criterios directamente o mediante el Generador
de expresiones. Para mostrar el Generador de expresiones, hacer clic en el
botón Generar de la barra de herramientas.

Si la consulta incluye tablas vinculadas, los valores que se especifiquen en el


criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas de
minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).

☞ Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, hay que
situarse en la celda Criterios apropiada y escribir la expresión.

Mostrar u ocultar un campo del resultado de una consulta

Se puede agregar a la cuadrícula de diseño de la consulta un campo que se


utilice para establecer los criterios o el criterio de ordenación y sin embargo no
mostrar los datos de ese campo particular en el resultado de la consulta.

En la vista Diseño de la consulta, seleccionar el cuadro Mostrar de la


cuadrícula de diseño para mostrar el campo o desactivar la casilla Mostrar para
ocultar el campo.

Si se desea crear un formulario o informe basado en la consulta y la


propiedad Mostrar todos los campos de la consulta está establecida a No, se debe
mostrar los campos para los que se van a crear controles dependientes en el
formulario o informe.

☞ Cuando se cierra una consulta, Access mueve los campos ocultos a las
columnas más a la derecha de la cuadrícula de diseño.

Especificar un orden para el resultado de una consulta

Para ordenar registros usando la cuadrícula de diseño de una consulta o un


filtro avanzado, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño o mostrar la ventana Filtro u orden


avanzado de una tabla, consulta o formulario.
2. Para ordenar por más de un campo, se deben colocar los campos en la
cuadrícula de diseño en el orden en el que se desee que se lleve a cabo la
ordenación. Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda,
luego por el siguiente campo a la derecha, y así sucesivamente. Por ejemplo,
para ordenar primero por el campo “Apellido” y a continuación por el campo
“Nombre”, el campo “Apellido” debe estar a la izquierda del campo “Nombre”
en la cuadrícula.

Página 156 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

3. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que se desea ordenar,
hacer clic en la opción que corresponda.

4. Para ver el resultado de la consulta, hacer clic en el botón Ver de la


barra de herramientas.

Utilización del asterisco en la cuadrícula de diseño

La selección del asterisco (*) en una consulta tiene una ventaja sobre la
selección de todos los campos. Cuando se utiliza el asterisco, los resultados de la
consulta incluyen automáticamente cualquier campo que se haya adjuntado a la
tabla o consulta base después de haberse creado la consulta; y excluyen de forma
automática los campos que se hayan borrado.

Cuando se utiliza el asterisco, no se pueden ordenar los registros o


especificar los criterios de los campos, a menos que se agreguen esos campos al
mismo tiempo que los asteriscos a la cuadrícula de diseño.

Si se introduce un asterisco en la fila Campo en vez de arrastrarlo, debe


introducirse también el nombre de la tabla. Por ejemplo, se debe escribir
“Inmuebles.*” (sin las comillas).

Para especificar criterios o un orden cuando se usa el asterisco en la


cuadrícula de diseño, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir una consulta en la vista Diseño.


2. Arrastrar el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la fila Campo de la
cuadrícula de diseño.
3. Agregar los campos que se deseen ordenar o para los que se deseen
establecer criterios arrastrándolos desde la lista de campos hasta la fila
Campo.
4. Seleccionar un orden en la celda Orden de los campos que desean ordenar.
5. Introducir criterios en la fila Criterios de los campos que se requieran.
6. Desactivar la casilla de verificación Mostrar para todos los campos excepto el
asterisco; de lo contrario esos campos aparecerán dos veces en el resultado
de la consulta.

7. Hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver el


resultado de dicha consulta.

Guía del Usuario Página 157


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Realizar cálculos en consultas


Se pueden realizar cálculos en una consulta mediante:

• Cálculos predefinidos, llamados "totales", para calcular las siguientes


cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros
combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo,
desviación estándar o varianza.
• Un cálculo personalizado para llevar a cabo en cada registro cálculos
numéricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o más campos. Se
necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de
diseño para estos tipos de cálculos.

En vez de presentar los resultados del cálculo, se pueden utilizar:

• Como criterios para determinar los registros que selecciona la consulta o


para determinar sobre qué registros llevar a cabo una acción.
• Para actualizar los datos desde una consulta de actualización.

Cómo realizar cálculos en una consulta

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta.
Por ejemplo, se puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo,
multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de
la fecha actual.

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se


almacenan en la tabla base. En su lugar, Access ejecuta de nuevo los cálculos cada
vez que se ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados
en los datos más actuales de la base de datos. Por tanto, no es posible actualizar
de forma manual los resultados calculados.

Para presentar en un campo los resultados de un cálculo, se puede utilizar el


cálculo predefinido que proporciona Access o los cálculos personalizados que se
definan. Utilizar los cálculos predefinidos, llamados "totales", si se desean calcular
las siguientes cantidades para grupos de registros o para todos los registros
combinados: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o
varianza. Se debe elegir un cálculo de totales para cada uno de los campos que se
desee calcular.

Se pueden calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para


consultas sencillas. O bien, se pueden calcular todos los tipos de totales mediante
la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde se selecciona la
función agregada del cálculo que se desee llevar a cabo en un campo.

Página 158 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

En la cuadrícula de diseño de la consulta también se pueden especificar los


criterios para limitar los grupos sobre los que calcular totales, limitar los registros
incluidos en el cálculo o limitar los resultados que se presentan después de que se
haya realizado el cálculo.

Un cálculo personalizado permite llevar a cabo en cada registro cálculos


numéricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o más campos. Por
ejemplo, con un cálculo personalizado se puede multiplicar los valores de un campo
por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas
almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o
crear subconsultas. Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrícula de
diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en grupos de registros y calcular sumas,
promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado.

En el caso de cálculos personalizados, se necesita


crear un nuevo campo calculado directamente en la
cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, se
debe escribir una expresión en una celda en blanco de
Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

La expresión puede constar de cálculos múltiples, también se pueden


especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los
resultados del cálculo. No obstante, no es necesario mostrar los resultados de un
cálculo en un campo. En su lugar, es posible utilizarlos como criterios para
determinar los registros que debe seleccionar la consulta o para determinar sobre
qué registros se debe llevar a cabo la acción. También se puede utilizar un cálculo
para actualizar los datos desde una consulta de actualización.

Un campo calculado es un campo definido en una consulta para presentar el


resultado de una expresión en lugar de datos almacenados. El valor se vuelve a
calcular cada vez que se cambia algún valor en la expresión. Un control calculado es
un control en un formulario o informe que presenta el resultado de una expresión
en lugar de datos almacenados.

La expresión del campo calculado debe introducirse en la celda Campo de la


cuadrícula de diseño de la consulta.

Ejemplos de cómo realizar algunas operaciones en campos calculados:

NuevoImporte: [ImporteUnidad] * 1.1 Muestra en el campo NuevImporte el


importe por unidad más un 10 por ciento.

CantidadPedido: [Cantidad] * [PrecioUnitario] Muestra en el campo CantidadPedido el


producto de los valores de los campos
Cantidad y PrecioUnitario.

PlazoEntrega: [FechaRequerida] - [FechaEnvío] Muestra en el campo PlazoEntrega la


diferencia entre los valores de los campos
FechaRequerida y FechaEnvío.

Guía del Usuario Página 159


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

StockTotal: [UnidadesEnStock] + [UnidadesEnPedido] Muestra en el campo StockTotal la suma


de los valores de los campos
UnidadesEnStock y UnidadesEnPedido.

En el ejemplo anterior se agrega un campo calculado a la cuadrícula de diseño


denominado “subtotal”. Para este campo se incorpora la expresión que permita
multiplicar la cantidad (“cantidad”) de la tabla “Detalle-pedidos” por el importe por
unidad (“importe-unidad”) de la tabla “Productos”. En la hoja de datos resultante
de la consulta se incorpora una columna Subtotal para mostrar el valor calculado
para cada registro contemplado en dicha consulta.

Funciones agregadas y tipos de totales

Una función agregada es una función tal como Suma (Sum), Cuenta (Count) o
Promedio (Avg), que se usan para calcular totales.

La mayoría de las opciones en la fila Total de la cuadrícula de diseño de la


consulta son funciones agregadas.

Las funciones agregadas no incluirán registros que contengan valores en


blanco (Nulo) en sus cálculos.

Página 160 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Lista de funciones agregadas

• Suma: para encontrar el Total de los valores de un campo (para tipo de


datos: Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).
• Prom: para encontrar el Promedio de los valores de un campo (para tipo de
datos: Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).
• Mín: para encontrar el Menor valor de un campo (para tipo de datos: Texto,
Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).
• Máx: para encontrar el Mayor valor de un campo (para tipo de datos: Texto,
Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).
• Cuenta: para encontrar el Número de valores de un campo, sin contar los
valores Null (en blanco) (para tipo de datos: Texto, Memo, Número,
Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto OLE).
• DesvEst: para encontrar el Desviación estándar de los valores de un campo
(para tipo de datos: Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).
• Var: para encontrar la Varianza de los valores de un campo (para tipo de
datos: Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico).

Otras opciones de la fila Total

• Agrupar por: permite definir los grupos para los que se desee realizar
cálculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría,
seleccionar la opción Agrupar por para el campo “nombrecategoría”.
• Expresión: permite crear un campo calculado que incluya una función
agregada en su expresión. Normalmente, creará un campo calculado cuando se
deseen utilizar múltiples funciones en una expresión.
• Donde: permite especificar los criterios de un campo que no se esté
utilizando para definir los grupos. Si se selecciona esta opción para un campo,
Access ocultará el campo en los resultados de la consulta desactivando la
casilla de verificación Mostrar.

Calcular una suma u otro total

Utilizando la fila Total en la vista Diseño de la consulta se puede calcular la


suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, varianza o desviación estándar de los
valores de uno o más campos, para todos los registros en una consulta o para uno o
más grupos de registros. Mediante la fila Criterios también se puede agregar
criterios que afecten a los resultados del cálculo.

☞ También se puede utilizar el Asistente para consultas sencillas con el fin de


calcular la suma, promedio, cuenta, mínimo o máximo de los valores de un

Guía del Usuario Página 161


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

campo; pero si se desean agregar criterios, se debe utilizar la cuadrícula de


diseño de la consulta.

Para calcular una suma, promedio, cuenta u otro total sobre todos los
registros de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Crear una consulta de selección en la vista Diseño. Agregar las tablas cuyos
registros se deseen utilizar en el cálculo y, después, agregar los campos
sobre los que se desee llevar a cabo los cálculos y especificar los criterios
que correspondan.

2. Hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas. Access


presentará la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta.
3. Por cada campo de la cuadrícula de diseño, hacer clic en su celda de la fila
Total y, después, hacer clic en una de las siguientes funciones agregadas:
Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o Var.
4. Si se desea, especificar criterios que afecten a los resultados del cálculo.
5. Si se desea, ordenar los resultados.

6. Hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver los


resultados.

Cuando se utiliza una función agregada en un campo, Access combina los


nombres de la función y del campo para dar nombre al campo de la hoja de datos.

☞ Si se agrega un campo calculado que incluya una o más funciones agregadas a


una consulta en la que se estén calculando totales sobre todos los registros,
se debe establecer la celda Total del campo calculado a Expresión.

Para calcular una suma, promedio, cuenta u otro total a partir de grupos de
registros de una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento.

1. Crear una consulta de selección en la vista Diseño. Agregar las tablas cuyos
registros se deseen utilizar en el cálculo y, después, agregar los campos
sobre los que se desee realizar cálculos, definir los grupos y especificar los
criterios que correspondan.

2. Hacer clic en el botón Totales de la barra de herramientas. Access


presentará la fila Total en la cuadrícula de diseño.
3. En el campo o campos por los que se desee agrupar, dejar la opción Agrupar
por en la celda Total.
4. Por cada campo que se desee calcular, hacer clic en la fila Total y, después,
hacer clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma, Promedio, Mín,
Máx, Cuenta, DesvEst o Var.
5. Si se desea, especificar criterios que afecten a los resultados del cálculo.

Página 162 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

6. Si se desea, ordenar los resultados.

7. Hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas para ver los


resultados.

☞ Si se agrega un campo calculado que incluya una o más funciones agregadas en


una expresión, se debe establecer la celda Total del campo calculado al valor
Expresión.

Crear un campo que realice cálculos personalizados

Se puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo


definido con una expresión.

Para crear un campo que realice cálculos personalizados o que manipule


valores de campo en una consulta, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Abrir la consulta en la vista Diseño.


2. Realizar una de las siguientes operaciones:
• Escribir una expresión en una celda en blanco de la fila Campo. Si la
expresión incluye un nombre de campo, se lo debe incluir entre
corchetes.
• Utilizar el Generador de expresiones. Hacer clic en la celda Campo en
la que se desee agregar el campo calculado y, a continuación, hacer clic
en el botón Generar de la barra de herramientas.

Al presionar la tecla E o al moverse a otra celda, Access introduce el


nombre de campo predeterminado ExprN, donde N es un número entero que
se incrementa con cada nuevo campo de expresión de la consulta. El nombre
aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos. En una hoja de
datos, este nombre es el encabezado de la columna. Este nombre puede
modificarse, para esto se debe seleccionar dicho texto y luego escribir
directamente el nombre deseado.

3. Si la expresión incluye una o más funciones agregadas como Suma (Sum),


Cuenta (Count), etc., y si la cuadrícula de diseño incluye otro campo o campos
que se desee utilizar para agrupar, hacer clic en el botón Totales de la
barra de herramientas (a no ser que la fila Total ya esté mostrada). Dejar la
opción Agrupar por en la celda Total del campo de agrupación y, en el campo
calculado, cambiar de la opción Agrupar por a la opción Expresión.

Guía del Usuario Página 163


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

4. Si se desea, realizar una de las siguientes acciones para completar la


consulta:
• Introducir los criterios que se requieran para afectar el resultado del
cálculo.
• Ordenar los resultados.
• Establecer las propiedades del campo, como por ejemplo la propiedad
Formato (dado que el campo no hereda las propiedades de la tabla base).

Para introducir o ver una expresión completa sin necesidad de desplazar la


visualización, se deben presionar en combinación las teclas S + <F2>, para
mostrar el cuadro Zoom.

Especificar criterios que determinan cuando se realizan cálculos

En la cuadrícula de diseño de la consulta, el lugar donde se especifiquen los


criterios determina cuándo se realiza el cálculo.

Se pueden aplicar en consultas que calculan "totales" así como son también
aplicables a los campos calculados.

subtotalcondescuento: ([detalle-pedidos]![importe-unidad]*[detalle-
pedidos]![cantidad])-(([detalle-pedidos]![importe-unidad]*[detalle-
pedidos]![cantidad])*[detalle-pedidos]![descuentos]/100)

En el ejemplo se crea una consulta en la que se calcula el subtotal con el


descuento correspondiente para cada registro de la tabla “detalle-pedidos”. Para
esto se crea un campo que realiza cálculos denominado Subtotalcondescuento en el
que se incorpora la siguiente operación:

([importe-unidad] * [cantidad]) – (([importe-unidad] * [cantidad]) * [descuentos]/100)

Además se muestran los campos “ciudad” y “id-cliente” de la tabla “clientes”.

Página 164 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Para limitar los grupos antes de realizar cálculos sobre grupos de registros,
se deben especificar los criterios en los campos Agrupar por. En este caso se
toman en cuenta sólo los clientes de Canelones y Las Piedras.

Criterio estipulado

Al definir la función Suma para la celta Total del campo calculado


“subtotalcondescuento” cambia el resultado de la consulta y en este caso se
totaliza el valor para dicho campo agrupando los registros por los valores de los
campos “ciudad” y “id-cliente”, sólo para los clientes de Canelones o Las Piedras.

Función estipulada

Para devolver sólo determinados resultados seleccionados después que se


realice algún cálculo, se deben especificar los criterios en el campo que contiene el
cálculo. Esta regla es aplicable tanto si se está llevando a cabo el cálculo sobre
cada registro, sobre grupos de registros o sobre todos los registros.

En este caso se suman los subtotales con descuento para los pedidos de las
ciudades de Canelones o Las Piedras pero solo se muestran los totales menores que
200.

Para limitar los registros antes de que estén agrupados y antes de que se
realice el cálculo, se debe agregar a la cuadrícula de diseño los campos cuyos
registros se deseen limitar y, después, especificar los criterios en la celda
Criterios del campo. Si se están calculando totales en la misma consulta, establecer
la celda Total del campo que contiene el criterio al valor Dónde. Esta regla es
aplicable tanto si se está calculando el total sobre todos los registros o sobre
grupos de registros (Access desactiva automáticamente la casilla de verificación
Mostrar).

Guía del Usuario Página 165


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

En este caso se utiliza el campo “cantidad” para limitar los registros y el


campo “subtotalcondescuento” para calcular el total. Se totalizarán los registros
de los clientes de Canelones o Las Piedras en los cuales la cantidad pedida supere
las 3 unidades.

Al utilizar el valor Donde en la celda Total, se puede especificar los criterios


de un campo que no se esté utilizando para definir los grupos.

☞ Por más información concerniente a la utilización de expresiones y la


definición de criterios, ver el capítulo “Utilizar expresiones y criterios”.

Optimizar el rendimiento de las consultas


Hay muchas cosas que se pueden hacer para que una consulta se ejecute más
rápidamente. Además de las siguientes sugerencias, se puede utilizar el Analizador
de rendimiento para analizar consultas específicas en una base de datos.

• Compactar la base de datos. La compactación puede acelerar las consultas


porque vuelve a organizar los registros de una tabla de forma que residan en
páginas de base de datos adyacentes ordenadas por la clave primaria de la
tabla. Esto mejorará el rendimiento de exploraciones secuenciales de los
registros de una tabla porque habrá que leer el mínimo número de páginas de
base de datos para recuperar todos los registros. Después de compactar la
base de datos, se debe ejecutar cada consulta para compilarla utilizando las
estadísticas actualizadas de la tabla.
• Indexar cualquier campo utilizado para establecer criterios para la consulta y
campos de índice en ambos lados de una combinación o crear una relación
entre esos campos. Cuando se crean relaciones, Access crea un índice sobre
la clave externa si no existe ya uno; en caso contrario, utiliza el índice
existente.
• Cuando se defina un campo en una tabla, elegir el tipo de datos más pequeño
adecuado para los datos del campo. Además, de a los campos que se utilizarán
en combinaciones el mismo tipo de datos o tipos compatibles, tales como
Autonumérico y Numérico (si en la propiedad Tamaño del campo está
establecido Entero largo).

Página 166 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

• Cuando se cree una consulta, agregar sólo los campos que se necesiten. En los
campos utilizados para establecer criterios, desactivar la casilla de
verificación Mostrar si no se desea presentar esos campos.
• Cuando se agrupen registros por los valores en un campo combinado,
especificar la opción Agrupar por para el campo que esté en la misma tabla
que el campo que se está totalizando (calculando un agregado sobre). Por
ejemplo, en una base de datos de “Ventas”, si se crea una consulta que
totaliza el campo “Cantidad” en una tabla “Detalles-pedido” y se agrupa por el
campo “Id-pedido”, es recomendable que se especifique Agrupar por para el
campo “Id-pedido” de la tabla “Detalles-pedido”. Si se especifica Agrupar
por para el campo “Id-pedido” en la tabla “Pedidos”, Access debe combinar
todos los registros primero y, a continuación, realizar el agregado, en lugar
de realizar el agregado y, a continuación, combinar sólo los campos
necesarios.
Para tener mayor velocidad, se debe utilizar la opción Agrupar por en tan
pocos campos como sea posible. Como alternativa, se puede utilizar la función
Primero (First) donde sea adecuada.
Si una consulta de totales incluye una combinación, se debe considerar el
agrupar los registros en una consulta y agregar esta consulta a una consulta
separada que realizará la combinación. Esto mejora el rendimiento en algunas
consultas.
• Evitar los criterios de consulta restrictivos en campos calculados y no
indexados siempre que sea posible. Usar expresiones de criterios que sean
optimizables.
• Si se utilizan criterios para restringir los valores de un campo utilizado para
una combinación entre tablas con una relación “uno a varios”, se debe probar
si la consulta se ejecuta más rápidamente con los criterios colocados en el
lado “uno " o en el lado "varios" de la combinación. En algunas consultas, se
obtiene un rendimiento más rápido agregando los criterios al campo en el lado
"uno" de la combinación en lugar de en el lado "varios".
• Indexar los campos que se utilizan para ordenar.
• Si los datos no cambian a menudo, utilizar consultas de creación de tablas
para crear tablas a partir de los resultados de las consultas. Utilizar las
tablas resultantes en lugar de consultas como la base para los formularios,
informes u otras consulta y asegurarse de que se agregan índices de acuerdo
con estas recomendadas.
• Si se está creando una consulta de referencias cruzadas, utilizar
encabezados de columna fijos siempre que sea posible.

Guía del Usuario Página 167


Centro de Capacitación en Informática
Operación Microsoft Access 97

Página 168 Guía del Usuario


Centro de Capacitación en Informática