Dirección Técnico Normativa

Opinión

T.D.: 11995503

OPINIÓN Nº 013-2018/DTN

Entidad: Central de Compras Públicas – PERÚ COMPRAS

Asunto: Registro de la información en el SEACE

Referencia: Oficio N° 277-2017-PERÚ COMPRAS/SG

1. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, la Secretaría General de la Central de Compras

Públicas – PERÚ COMPRAS formula consulta sobre el registro de la información en el
SEACE, en el marco de lo dispuesto por la normativa de contrataciones del Estado.

Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las consultas
que absuelve este Organismo Técnico Especializado son aquellas referidas al sentido y
alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas genéricos y
vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos, de conformidad
con lo dispuesto por el literal o) del artículo 52 de la Ley de Contrataciones del Estado,
Ley N° 30225 (en adelante, la “Ley”), y la Tercera Disposición Complementaria Final de
su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 350-2015-EF (en adelante, el
“Reglamento”).

En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas

necesariamente a situación particular alguna.

2. CONSULTA Y ANÁLISIS

De manera previa, corresponde señalar que con fecha 3 de abril de 2017, entraron en
vigencia el Decreto Legislativo N° 1341 -Decreto Legislativo que modifica la Ley-, y el
Decreto Supremo N° 056-2017-EF -Decreto Supremo que modifica el Reglamento-,
cuyas disposiciones rigen a partir de esa fecha; salvo para aquellos procedimientos de
selección iniciados antes de la entrada en vigencia del Decreto Legislativo N° 1341, los
cuales se rigen por las normas vigentes al momento de su convocatoria1.

En esa medida, considerando que vuestra solicitud de consulta ha sido formulada después
de efectuadas dichas modificatorias, el análisis de la presente opinión se desarrollará bajo
los alcances de la normativa de contrataciones del Estado vigente.

La consulta formulada es la siguiente:

1De acuerdo a lo establecido en la Disposición Complementaria Transitoria Única del Decreto Legislativo
N° 1341.
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“(…) ¿los documentos del procedimiento de selección deben ser publicados a través del
SEACE con las firmas o vistos del comité de selección o el órgano encargado de las
contrataciones en formato PDF o similar? o ¿los documentos del procedimiento de
selección pueden ser publicado a través del SEACE en formato Word (.doc) sin estar
necesariamente visados o firmados, siempre que los mismos sean idénticos en
contenido respecto de los que obran en los expedientes de contratación
correspondientes?” (Sic).

2.1 De manera previa, conforme a lo señalado en los antecedentes de la presente

opinión, debe indicarse que las consultas que absuelve el OSCE son aquellas
referidas al sentido y alcance de la normativa de contrataciones del Estado; por
tanto, este Organismo Técnico Especializado, en vía de consulta, no puede
determinar qué formalidad o tipo de archivo resulta procedente publicar los
documentos del procedimiento de selección en el SEACE, por tratarse de un aspecto
operativo.

Dicho lo anterior, corresponde desarrollar algunos alcances generales sobre los

documentos del procedimiento de selección que se registran en el SEACE,
conforme con lo dispuesto en la normativa de contrataciones del Estado.

2.2 Sobre el particular, corresponde señalar que este Organismo Técnico Especializado
tiene entre sus funciones, desarrollar, administrar y operar el SEACE, de acuerdo
con lo previsto en el literal i) del artículo 52 de la Ley.

En efecto, el numeral 47.1 del artículo 47 de la Ley define al SEACE como el

sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las
contrataciones del Estado. Además, el numeral 47.2 de dicho artículo precisa que
en el SEACE se registran todos los documentos vinculados al proceso, incluyendo
modificaciones contractuales, laudos, conciliaciones, etc.

En dicho contexto, de conformidad con el numeral 48.1 del artículo 48 de la Ley,

el SEACE es de uso obligatorio para las Entidades2, en las contrataciones que estas
realicen, independientemente que se sujeten al ámbito de aplicación de la Ley, su
cuantía o fuente de financiamiento3.

Asimismo, el numeral 249.1 del artículo 249 del Reglamento establece que las
Entidades están obligadas a registrar en el SEACE información sobre su Plan Anual
de Contrataciones, las actuaciones preparatorias, los procedimientos de selección,
los contratos y su ejecución, entre otros que establezca la normativa de contratación
pública.

2.3 Es decir, que el SEACE es el sistema electrónico, desarrollado, administrado y

2 En virtud del numeral 49.3 del artículo 49 de la Ley, la Directiva establece los criterios de incorporación gradual de
las Entidades al SEACE considerando la infraestructura y condiciones tecnológicas que estas posean.
3 Cabe acotar que el numeral 249.2 del artículo 249 del Reglamento determina que la Entidad debe registrar en el
SEACE las contrataciones correspondientes a los supuestos excluidos del ámbito de aplicación de la Ley sujetos a
supervisión del OSCE y las demás contrataciones que no se sujeten a su ámbito de aplicación.
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operado por el OSCE, que permite el intercambio de información referente a las

contrataciones así como la difusión de las contrataciones, en el cual las Entidades
están obligadas a registrar todos los documentos vinculados al proceso.

En virtud de lo expuesto, el artículo 251 del Reglamento establece que: “La

información que se registra en el SEACE debe ser idéntica al documento final y
actuaciones que obran en el expediente de contratación, bajo responsabilidad del
funcionario que hubiese solicitado la activación del Certificado SEACE y de aquel
que hubiera registrado la información. // Asimismo, la información del laudo
arbitral y de otras resoluciones arbitrales que se registran en el SEACE debe ser
idéntica a la del original suscrito por el o los árbitros, bajo responsabilidad del
árbitro único o del presidente del tribunal arbitral, según corresponda. // El
SEACE no verifica ni aprueba la legalidad de los actos y actuaciones expedidos
por la Entidad, siendo ella responsable de velar porque éstos se sujeten a la
normativa vigente.” 4 (El subrayado es agregado).

Ahora bien, a efectos de determinar qué documentos deben obrar en el expediente

de contratación, el numeral 21.1 del artículo 21 del Reglamento precisa que el
Órgano Encargado de las Contrataciones debe llevar un expediente del proceso de
contratación, en el que debe ordenarse, archivarse y preservarse la documentación
que respalda las actuaciones realizadas desde la formulación del requerimiento
del área usuaria hasta el cumplimiento total de las obligaciones derivadas del
contrato, incluidas las incidencias del recurso de apelación y los medios de solución
de controversias de la ejecución contractual, según corresponda.

Además, resulta pertinente referir que el primer párrafo del artículo 26 del
Reglamento estipula que: “Los documentos del procedimiento de selección son las
bases, las solicitudes de expresión de interés para selección de consultores
individuales, así como las solicitudes de cotización para comparación de precios,
los cuales se utilizan atendiendo al tipo de procedimiento de selección.” Asimismo,
el referido artículo establece en su último párrafo que: “Los documentos del
procedimiento de selección deben estar debidamente visados en todas sus páginas
por los integrantes del Comité de Selección o el Órgano Encargado de las
Contrataciones, según corresponda, y ser aprobados por el funcionario competente
de acuerdo a las normas de organización interna.” (El subrayado es agregado).

2.4 De la normativa analizada se desprende que el expediente de contratación preserva

las actuaciones realizadas desde el requerimiento del área usuaria hasta el
cumplimiento total de las obligaciones derivadas del contrato. Por ende, dado que
los documentos del procedimiento de selección (entre los cuales se encuentran los
documentos que respaldan las actuaciones realizadas) forman parte del expediente
de contratación, los mismos deben estar debidamente visados por el Comité de
Selección o el Órgano Encargado de las Contrataciones, según corresponda.

4 En concordancia con ello, el numeral 7.5 del acápite VII de la Directiva N° 008-2017-OSCE-CD establece que: “La
información que se registra en el SEACE debe ser idéntica a aquella que obra en el expediente de contratación a cargo
de la Entidad y que constituye documento final para la realización de cualquier acto relacionado con la contratación
a registrar, ya sea en la programación y actos preparatorios, el procedimiento de selección, contrato, orden de compra
o de servicio y su ejecución, según corresponda; bajo responsabilidad del funcionario que hubiese solicitado la
activación del Certificado SEACE y de aquél que hubiera registrado la información.”
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Respecto a la información que se registra en el SEACE debe ser idéntica en

contenido a los documentos y a las actuaciones que obran en el expediente de
contratación, de conformidad con lo previsto en el artículo 251 del Reglamento.

La normativa de contratación pública no ha previsto específicamente una

formalidad ni tipo de archivo para registrar en el SEACE la información que obra
en el expediente de contratación, siendo responsabilidad de cada Entidad
determinar ello para su debido registro, considerando las condiciones tecnológicas
que permita el SEACE.

3. CONCLUSIÓN

La normativa de contratación pública no ha previsto específicamente una

formalidad ni tipo de archivo para registrar en el SEACE la información que obra
en el expediente de contratación, siendo responsabilidad de cada Entidad
determinar ello para su debido registro, considerando las condiciones tecnológicas
que permita el SEACE.

Jesús María, 26 de enero de 2018

PATRICIA SEMINARIO ZAVALA

Directora Técnico Normativa

RPB/.