TUGAS

JAWABAN SOAL BUKU

MANAJEMEN KAERSIPAN DAN DOKUMENTASI
KAERSIPAN

OLEH :

ZULKAIDAH
1566041008

KELAS 2015/A

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR
2017/2018
 JAWABAN BAB 1

DOKUMEN DAN DOMUMENTASI

1. Jelaskan pengertian :
a. Dokumen korporir
b. Dokumen literer
c. Dokumen intelektual
d. Dokumen tekstual
Jawaban
a. Dokumen korporir adalah dokumen yang mencangkup materi yang tercetak, tidak
tercetak, prasasti, benda-benda seni yang disimpan di museum dan di perpustakaan
b. Dokumen literer adalah setiap bahan cetak dan noncetak yang mengandung informasi
atau keterangan tertentu yang berguna
c. Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, subjek, sumber,
metode penyebaran, cara memperoleh dan keaslian dokumen
d. Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.
Misalnya, majalah buku, katalog, surat kabar, dan sejenisnya
2. Jelaskan perbedaan dokumen primer dan sekunder !
Jawaban
Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau
langsung dari sumbernya. Contohnya, paten penelitian, disertasi, laporan dan lain-lain.
Dokumen tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literature primer.
Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibiografi.
3. Mana yang lebih penting fisik dokumen atau isi dokumen ? jelaskan dan beri alasannya !
Jawaban
semua bagian arsip sangatlah penting tidak perlu dipilih mana yang lebih penting, harus
ada kedua-duanya
4. Sebutkan pembagian dokumen menurut :
a. Jenisnya
b. Sifatnya
c. Literature
 d. Kepentingannya!
Jawaban
a. Menurut jenisnya
 Dokumen fisik
 Dokumen intelektual
b. Menurut sifatnya
 Dokumen tekstual
 Dokumen nontekstual
c. Menurut literature
 Dokumen korporil
 Dokumen literer
d. Menurut kepentingan
 Dokumen pribadi
 Dokumen ekonomi
 Dokumen sejarah
 Dokumen kedokteran
 Dokumen pemerintah
5. Berikan contoh nyata atau konkret manfaat dokumen dalam kehidupan sehari hari !
Jawaban :
Dokumentasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan, yaitu
mengumpulkan, mengklasifikasikan, dan mneyeberkaluaskan dokumen-dokumen kepada
yang membutuhkannya. Dokumentasi bermanfaat untuk berbagai kepentinga, dapat
memudahkan melalui informasi yang diperlukan bagi kondumen informasi sebagai
wartawan, reporter, ilmuan, cendekiawan, peneliti, usahawan, pelajar dan mahasiswa.
6. Sebut dan jelaskan peranan dokumentasi
Jawaban :
a. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
Dengan adanya pelayanan yang baik dan benar akan membantu pihak yang memrlukan
dokumentasi dalam membuat keputusan, ataupun menyelesaikan suatu pekerjakan.
b. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
 Dokumentasi yang berisikan hasil penggunaan data, penyusunan data, serta
penyelidikan dan penelitian yang benar-benar telah terjadi akan membantu seseorang
atau petugas untuk menyelesaikan suatu karya yang diterbitkan sebagai suatu saran
komunikasi, misalnya dalam bentuk jurnal publikasi
c. Menyelenggarakan seminar ilmiah di bidang dokumentasi
Adanya sumber dokumen realistis berdasarkan data yang benar, maka dokumen
tersebut perlu diketahui oleh berbagai pihak
d. Mengembangkan sistem pengolahan dokumen
Dengan ditemukannya berbagai sumber dokumen, dapat memberikan kemudahan
dalam melayani berbagai pihak yang membutuhkan keterangan.
e. Menerbitkan dan mengembangkan katalog perkembengan ilmu pengetahuan
Untuk meningkatkan mutu pelayanan dalam melaksaknakn aktivitas pekerjaan kantor,
maka peranan dokumen sangat menentukna penyelesaian suatu pekerjaan.
7. Sebut dan jelaskan kegunaan dokumentasi !
Jawaban :
a. Memberikan bantuan informasi isi dokumen kepada yang memerlukannya. Dengan
adanya dokumen yang benar, maka sesorang dapat menyusun, mengolah serta
menyimpan informasi yang dengan teratur.
b. Menyiapakan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.
Dokumentasi harus dapat menyajikan informasi yang objektif berdasarkan
dokumen hasil pengolahan.
c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik da nisi dokumen. Dengan menyelenggarakan
pengumpulan, penyusunan serta pengolahan dikumen yang teratur dan benar,
dokumen-dokumen dapat disimpan dengan aman.
d. Melestarikan dokumen-dokumen dari kerusakan. Dokumen-dokumen secara fisik
harus dilindungi dengan berbagai cara, misalnya dengan cara pengawetan.
e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuan. Berbagai pihak
terus meningkatkan perkembangan ilmu pengetahuan dengan beberapa prosedur
untuk mengadakan penelitian.
f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara.
Memelihara kelestarian isi dokumen dengan berbagai cara dan menyadari peranan
 dokumentasi dalam berbagai segi, maka dokumen-dokumen tersebut akan
mempunyai nilai guna, nilai pakai, dan nilai historis bagai kepentingan bangsa dan
negara
g. Menjamin kebutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.
Dengan terhimpunnya dokumen sesuai dat yang sebenarnya, asli seadanya, maka
dokumen akan menjamin kebutuhan aerta dapat membuktikan keotentikan suatu
informasi yang termuat dalam dokumen tersebut
8. Sebutkan bahan-bahan dokumentasi yang anda ketahui !
Jawaban
a. Dokumen pribadi
b. Dokumen pemerintah
c. Dokumen niaga
d. Dokumen sejarah
9. Jika anda membuat karya tulis bahan apa saja yang anda gunakan
Jawaban
Buku, surat kabar, dan sebagainya.
10. Sebut kegiatan dokumentasi yang anda ketahui !
Jawaban
a. Mencari dan mengumpulkan dokumen
b. Menyusun dan mengolah dokumen
c. Memproduksi dokumen
d. Memproduksi dokumen
e. Menyajikan dokumen
f. Menyimpan dokumen
11. Apakah kegiatan kearsipan termasuk kegiatan dokumentasi ? coba jelaskan !
Jawaban
Kegiatan kearsipan merupakan kegiatan dokumentasi karena dalam menciptakan arsip
maka ada juga dokumentasi
 JAWABAN BAB 2

ARSIP DAN KEARSIPAN

1. Jelaskan !
a. Pengertian arsip menurut undang-undang nomor 7 tahun 1991.
b. Pengertian arsip menurut Zulkifli Amyah
c. Pengertian arsip menurut Liang Gie
Jawaban
a. Pengertian arsip menurut undang-undang nomor 7 tahun 1991.
 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pemetintah
 Naskah-naskah yang dibuat dan diterimah oleh bada-badan swasta dan
perorangna, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Pengertian arsip menurut Zulkifli Amyah
Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip adalah seriap catatan
angka atau gambar, yang mempunyai arti tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir) kertas film, media computer,
kertas fotocopy dan lain-lain.
d. Pengertian arsip menurut Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
2. Jelaskan peranan arsip dan kearsipan bagi suatu organisasi !
Jawaban
kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat
pengawasan yang diperlukan oleh setiap organisasi atau kantor dalam rangka kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-
tepatnya.
3. Ruang lingkup kearsipan meliputi lima kegiatan. Coba anda sebutkan !
Jawaban
a. Penciptaan arsip
b. Penggunaan arsip
c. Penyimpanan arsip
d. Penyusutan arsip
e. Pemusnahan arsip
4. Bedakan dan berikan contoh masing-masing arsip otentik dengan arsip tidak otentik !
Jawaban
Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahannya isi arsip yang bersangkutan. Sedangkan
arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta,
arsip ini berupa fotokopi, film, mikro film, keluaran (out put print out) komputer, dan
media komputer seperti disket, flashdisk, CD-R, dan sebagainya.
5. Apa arti fungsi arsip dinamis dan fungsi arsip statis dalam kearsipan ?
Jawaban
Fungsi arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari
Fingsi arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari
6. Ada delapan nilai guna arsip. Coba anda sebut dan berikan contoh masing-masing !
Jawaban
a. Arsip mempunyai nilai informasi, yati arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan
informasi atau pemberitahuan
b. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan admnistrasi, yaitu arsip yang dapat dipergunaan
dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi
c. Arsip yang mempunyai nilai hukum, misalnya arsip yang mengandung peraturan dan
ketentuan yang berlaku untuk orang banyak, arsip yang dapat dipergunakan sebagai
bahan atau alat pembuktian dalam suatu peristiwa atau kejadian hukum
 d. Arsip yang mempunyai kegunaan sejarah, yaitu arsip yang dapat menggambarkan
suatu kejadian peristiwa pada masa lampau, arsip yang dapat mengingatkan kembali
terjadinya suatu peristiwa
e. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmuiah, ialah arsip yan dapat dipergunakan
untuk ilmu pengetahuan dan penelitian
f. Arsip yang mempunyai nilai keungan, ialah arsip yang berhubungan atau yang berisi
tentang masalah keuangan
g. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan, ialah arsip yang untuk pengembangan dalam
dunia pendidikan
h. Arsip yang mempunyai nilai dokumen tasi, ialah arsip yang mempunyai kegunaan
sebagai alat pengngar untuk selamanya.
7. Menurut sifat dan kepentingannya arsip dapat digolongkan menjadi empat maca. Coaba
sebut dan jelaskan serta berikan contoh masing-masing !
Jawaban
1) Arsip nonesensial, yaitu yang tidak memerlukan pengolaan, dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang tidak penting, sehingga tidak perlu disimpan dalam
waktu terlalu lama. Contohnya, pengumuman hari libur, pengumuman apel bendahara.
2) Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi
sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan.
Contohnya resensi pegawai, dagatar isian pegawai, surat pemohonan coti dan lain-lain.
3) Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pedidikan, keungan,
dokumentasi, sejarah. Contohnya surat keputusan.
4) Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selamanya.
Contohnya akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai dll.
 JAWABAN SOAL BAB 3

ORGANISASI KEARSIPAN

1. Untuk menjadi personel kearsipan yang baik dan professional diperlukan tiga syarat pokok
a. Sebut dan jelaskan contoh masing-masing syarat-syarat tersebut
b. Menurut anda, di antara syarat-syarat yang dimaksud, mana yang paling penting
sehingga arsip dapat digunakan sebagaiman mestinya

Jawaban

a. Tiga syarat pokok kearsipan

1) Pengetauan
 Mempunyai pengetahuan umum tentang seluk beluk instansinya, terutama
struktur organisasi dengan tugas-tugas dan pejabat pejabatnya.
 Mempunyai pengetahuan khusus tentang tata persuratan dan kearsipan, baik
tata kearsipan dinamis maupaun tata kerasipan statis
2) Keterampilan
Mempunyai kemampuan untk melaksanakan teknis dan tata kearsipan yang sedang
dijalankan.
3) Kepribadian
Seorang personel kearsipan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya,
harus berkepribadian, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, kejujuran, serta loyal,
dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
b. Mana syarat yang paling penting
Menurut saya semua syarat diatas semuanya sangat penting dan harus dimiliki oleh
personel kearsipan
2. Untuk kelancaran pekerjaan sehari-hari bagian kearsipan suatu kantor diperlukan beberapa
informasi jabatan. Coba anda buat bagan struktur organisasi kearsipan suatu kantor dengan
formasi delapan jabatan dan sebutkan tugasnya masing-masing !
Jawaban
1) Suatu orang kepala bagian, yang bertugas mengatur, mengawasi pelaksanaan pekerjaan
dan bertanggung jawab di bagian itu sendiri ke luar maupun ke dalam
 2) Sutu wakil kepala, yang bertugas membantu kepala bagian dalam melaksanakan
pekerjaan atau tugas bagian tersebut, dan mewakili bila kepala bagian berhalangan
3) Satu petugas agendaris surat masuk dan surat keluar, serta menditribusikan surat-surat
ke tujuan yang dimaksud
4) Satu orang petugas ekspedisi dan pos yang melaksanakan pembagian surat-surat yang
dari luar atau pos dan mengirim kepada yang berkepentingan baik surat interen maupun
surat eksteren
5) Tiga kurir dengan tugas saru orang sebagai kurir dalam, satu kurir luar dan satu orang
petugas pos (mengambil surat ke kantor pos)
6) Dua orang petugas arsiparis, dengan tugas memelhara, mengawasi dan menyimpan dan
menemukan arsip bila diperlukan dan mengembalikan ke tempat semula
7) Satu orang petugas stensil/pengadaan, yang memproduksi segala macam lembaran dan
menyimpannya menurut jenisnya/filenya, sehingga mudah dipergunakan lagi bila
diperlukan
8) Lima juru tik yang bertugas mengetik dan mematangkan semua pekerjaan yang harus
diketik, dengan catatan tiga orang juru tik khusus computer
3. Jelaskan perbedaan dan berikan contoh masing-masing, sehingga jelas perbedaan jenis file
berikut ini!
Jawaban
a. Vertical file (penyimpanan tegak) jenis ini sering disebut dengan almari arsip (filling
cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2 laci, 4 laci, 5 laci, atau 6 laci.
b. Lateral File (alat penyimpanan menyamping) walaupun sebenarnya diletakkan di
secara vertical, tetap peralatan ini juga disebut file literal, karena letak mapnya
menyamping laci.
c. Power file (alat penyimpanan elektrik) model dari file ini dilengkapi semacam mata
listrik, dengan menekan sebuah tombol, lokasi kotak yang diinginkan dapat diketahui.
Suatu alat penemuan kembali yang bekerja menghubungi kotak penyimpanan dan
mengirimkannya kepada petugas
4. Sebut dan jelaskan peralatan dan perlengkapan kearsipan yang digunakan untuk
menyimpan arsip kantor!
1) Map, adalah lipatan kertas atau karton, yang dipergunakan menyimpan arsip.
2) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manula berbentuk segi empat panjang
untuk menyimpan atau menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file filling
cabinet.
3) Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai
petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
4) Filling cabinet, adalah perabot kantor berbentuk segi empat yang diletakkan secara
vertical yang dipergunakan untuk menyimpan berkas atau arsip
5) Almari arsip, terdiri dari susunan rak.
6) Berkas kotak, adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.
7) Rak arsip, adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa
keeping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas atau
arsip.
8) Rotary filling adlah peralatna yang dapat diputas, dipergunakan untuk menyimpan
warkat-warkat atau arsip
9) Cardex (card indeks) adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
 JAWABAN BAB 4

MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN

1. Cara memecahkan masalah pokok kearsipan dapat dilakukan beberapa langkah. Coba anda
sebut dan jelaskan !
Jawaban
1) Pergunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filling sistem adalah suatu
rangkaian tata cara yang teratur menurut pedoman tertentu untuk
menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan
kembali secara cepat dan tepat.
2) Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
3) Petugas kearsipan yang memenui syarat, petuas kearsipan harus memiliki pengetahuan
di bidangnya.
4) Penyelenggaraan penyusutan arsip
Penyelengaraan penyusutan arsip dilakukan secara berlakala, sehingga tidak terjadi
penimbunan dan tercampurnya arsip yang penting dengan arsip yang tidak berguna
yang akan dimusnahkan.
2. Apa yang menyebabkan kahilangan arsip di suatu kantor ? coba anda sebutkan !
Jawaban
1) Penyimpanan tidak teliti
2) Tidak dilakukan pencatatan arsip yang diterima dan atau yang dikeluarkan
3) Peminjaman arsip yang tidak tertib
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan peminjaman arsip !
Jawaban
Yang dimaksud dengan peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam
baik oleh atasan sendiri, teman, se unit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja
lain.
4. Untuk tertibnya peminjaman dan pemakaian arsip perlu diadakan pencatatan dengan
menggunakan bon pinjam arsip. Coba anda sebutkan manfaat dan kegunaan bon pinjam
arsip tersebut !
Jawaban
5. Buatlah contoh bon pinjam arsip !
Jawaban
 Bon Pinjam Arsip
Tanggal : 22 November 2017

1. Kode arsip : 291

2. Nomor surat : 521/J.38.H2/KP/2008
3. Tanggal surat : 28 Januari 2008
4. Hal surat : usul pengengkatan pengangkatan pegawai
5. Nama peminjam : Fadila
a. Bagian : Administrasi
b. Jabatan : Sekretaris
6. Lama dipinjam : Tgl 05 Desember 2017 s.d tgl 09 Desember 2017

Yang memberikan, Yang meminjam,

Tanda tangan Tanda tangan
() (Fadila)

Kembali tanggal ; Yang menerima,

Yang mengembalikan Tanda tangan

( Fadila ) (Patma Sry)

 JAWABAN SOAL BAB 5

TATA KEARSIPAN DINAMIS

1. Jelaskan secara singkat prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda !
Jawaban
1) Penerimaan
 Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
 Meneliti ketepatan alamat di si pengirim
 Meneliti ketepatan alamat si pengirim
 Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
 Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
2) Penyortiran
 Memisahkan surat
 Menggolongkan surat
 Memisahkan surat
3) Pencatatan
 Mebuka amplop
 Pemeriksaan lampiran-lampirannya
 Membubuhkan cap stempel
 Mengagendakan surat
4) Pengarahan dan penerusan
5) Penyimpanan surat
6) Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

2. Tugas agendaris dan verbalis memerlukan beberapa syarat. Sebutkan !

Jawaban
1) Dapat dipercaya
2) Dapat membaca dan mengerti apa yang dimaksud oleh surat yang bersangkutan
3) Paham akan organisasi dan struktur organisasi kantor
4) Dapat mempertanggungjawabkan lancarnya surat-surat kepada pihak yang
berkepentingan
3. Jelaskan secara singkat prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda !
Jawaban
1) Pembuatan konsep surat
 Konsep dibuat oleh sekretaris/kepala tata usaha
 Konsep harus memenuhi persyaratan
 Konsep dimintakan persetujuan pimpinan
 Konsep diregistrasi
2) Pengetikan konsep surat
 Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh
kode/nomor surat diserahkan kepada unit pengetikan/penggandaan.
 Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan
konsep surat, sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat),
setelah melalui koreksi kesalahan
3) Penandatanganan surat
Net surat (surat jadi), kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk ditangani
4) Pencatatan
 Net surat yang telah ditangani, dicap, dan disertai kelengkapan lainnya
 Suarat dinas resmi ini lebih dahulu dicatat dalam buku verbal .
5) Pengiriman surat keluar
4. Sebut dan jelaskan persyaratan yang perlu diperhatikan bila ingin menggunakan kartu
kendali dalam proses pengendalian surat!
Jawaban
a. Struktur organisasi. Persyaratan yang ada hubungannya dengan kartu kendali ialah
apakah unit kearsipan mempunyai tingkatan organisasi yang sedemikian rupa,
sehingga dalam hubungannya dengan unit pelaksana tidak akan diperkirakan
menimbulkan masalah
b. Beban kerja. Yang dimaksud beban kerja disini, yaitu jumlah surat rata-rata yang
dikirim keluar atau yang diterima dari luar. Jadi jumlah surat berapa tiap hari yang
dijadikan patokan, sehingga apabila kartu kendali dipergunakan akan lebih
efisien.
 c. Situasi kerja. Yang dimaksud adalah keakraban, human relation antara sesame
anggota unit kerja ada perasaan tanggung jawab bersama, memperhatikan unit
kerja lain, kerja sama dan sebagainya. Ketentuan-ketentuan tentang penggunaan
kartu kendali bisa ditaati apabila faktor situasi kerja ini menguntungkan, dan
apabila tidak jangan terlalu diharapkan bahwa kartu kendali berjalan sebagaimana
mestinya.
d. Kepemimpinan. Sikap pemimpin terhadap perubahan dari buku agenda ke
pemakaian kartu kendali sangat besar peranannya, termasuk pula sikap terhadap
kearsipan, khususnya petugas yang bekerja berhubungan dengan penanganan
kartu kendali dalam rangka penerapan sistem kartu kendali dalam pengelolaan
arsip-arsip dinamis
e. Hubungan kerja. Yang dimaksud disini adalah berupa uraian pekerjaan, baik unit
maupun perorangan dalam melaksanakan pekerjaannya ada kaitannya dengan unit
lain atau perorangan lain. Jadi, disini akan menjawab pertanyaan apakah dengan
dipergunakannya kartu kendali fungsi pelayanan unit kearsipan terhadap unit-unit
pelaksanaan pengguna jasa atau management meningkat atau sebaliknya
f. Fasilitas kerja. Yang dimaksud adalah peralatan yang digunakan dalam kegiatan
kearsipan, khususnya yang menyangkut penanganan kartu kendali
g. Keuangan. Biaya yang diperlukan guna menyediakan fasilitas serta biaya-biaya
lain, seperti guna penelitian berbagai aspek kearsipan atau guna pendidikan dan
latihan bidang kearsipan dengan menggunakan kartu kendali
h. Personel. Petugas yang diperlukan guna penanganan kartu kendali yang sudah
barang tentu persyaratannya agak beda dengan petugas-petugas yang melayani
buku agenda.

5. Di dalam praktek kearsipan penggunaan kartu kendali harus ditentukan paling kurang
lima petugas, sebut dan uraikan tugasnya masing-masing !
Jawaban
Petugas kearsipan perlu ditentukan seperti :
1. Penerima surat
 Surat-surat dinas yang datang atau masuk diterima oleh penerima surat, kemudian
surat-surat disortir untuk menentukan atau mengelompokkan surat yang boleh
dibuka, tidak boleh di buka (rahasia), dan surat-surat pribadi.
2. Pencatat surat
Hal-hal yang perlu dicatat: tanggal dan nomor surat, nomor urut surat masuk,
memcoret huruf K, memberikan kode klasifikasi, memberikan indeks atau
pengenalan, isi ringkasan, dll.
3. Pengarah surat
Masalah surat dicatat pada kartu kendali rangkap tiga, kemudian diarahkan kepada
pengelola.
4. Penata arsip
Arsip yang masuk akan dikelola oleh penata arsip, penata arsip akan menyimpan
dengan baik arsip-arsip yang kemudian akan digunakan kembali jika dibutuhkan.
5. Pengelola
Pengelola bertugas untuk mengelola surat masuk maupun surat keluar yang
disimpan pada filling cabinet.
6. Jelaskan perbedaan dan berikan contoh masing-masing !
a. surat dinas penting b. surat dinas biasa (rutin) c. surat dinas rahasia
Jawaban :
a. Surat dinas penting : surat yang mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu
lama, mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat, sehingga memerlukan
tindak lanjut. Contohnya,
b. Surat dinas biasa (rutin) : surat yang tidak mengharuskan adanya tindak lanjut karena
isinya tidak mengikat. Contohnya, surat undangan rapat, ceramah, dan lain-lain

Surat dinas rahasia : surat yang harus disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan
dalam keadaan tertutup. Surat semacam ini biasanya mengandung informasi yang
bersifat rahasia.
 JAWABAN SOAL BAB 6

SISTEM FILING

1. Apabila anda menerima surat dati Koperasi Tani Makmur Maros, maka tentukannyalah
a. Captional (judul)
b. Unit indeksnya
c. Kode penyimpanan

Jawaban

Caption : Tani Makmur Maros, Koperasi

Indeks : Koperasi, Tani Maksmur Maros
Kode abjad : Ko
2. Sebut dan jelaskan dasar pertimbangan apa saja yang harus dipikirkan untuk memilih
sistem filling yang akan digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan !
Jawaban
1) Sistem mana yang perlu hasur digunakan. Tentu disesuaikan dengan tujuan, ruang
lingkup serta jenis lembaga yang menanganinya
2) Metode klasifikasi mana yang paling tepat guna untuk dipakai dengan sistem kearsipan
yang digunakan
3) Apakah warkat yang akan disimpan atau diarsipkan bersifat permanen atau dapat
dipindah-pindahkan, cepat dimusnahkan atau lama dimusahkan
4) Ruangan bagaimana yang diperlukan
5) Masalah pertimbangan anggaran yang/pembiayaan yang besar atau sedikit
3. Kriteria apa saja yang digunakan untuk menilai efektifitas sistem filling yang digunakan
dalam penyelengaraan kearsipan. Coba anda sebutkan !
Jawaban
Tidak pakai tempat yang luas atau banyak, mudah dicapai, sederhana, ekonomis, cocok
dan tepat guna, dapat dipinjam, fleksibel, mudah dilaksanakan, pengklasifikasian yang
khusus, pengguanaan tunjuk silang, menggunakan retensi, out slip
 BAB VIII
PENILAIAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

1. Kapan penyelenggaraan kearsipan itu dikatakan baik? Jelaskan dan berikan contoh !
Jawaban :
Penyelenggaraan kearsipan itu dikatakan baik apabila semakin kecilnya angka kecermatan
dalam penyelenggaraan sistem kearsipan.

2. Jelaskan kapan penyelenggaraan kearsipan itu dikatakan kurang baik! Bagaimana cara
menanggulangi keadaan tersebut?
Jawaban :
Penyelenggaraan kearsipan itu dikatakan kurang baik apabila semakin tinggi angka persentase
kecermatan dalam suatu kantor. Dan cara menanggulangi keadaan tersebut yakni dengan cara
menemukan warkat kembali dengan persentase yang lebih tinggi.

3. Langkah-langkah apa yang harus ditempuh untuk mengetahui bernilai atau tidaknya suatu
arsip?
Jawaban :
Untuk mengetahui bernilai atau tidaknya suatu arsip ialah lamanya waktu yang dipergunakan
dalam mencari arsip ataupun surat – surat yang diperlukan.
Langkah – langkah yang harus ditempuh yakni :
a. Jangka waktu yang ditetapkan dalam menemukan arsip ialah satu menit. Jadi pegawai
kearsipan harus lebih cekatan dalam menyimpan dan menemukan kembali.
b. Melihat kembali jangka waktu penyimpanan surat. Apakah surat tersebut masih
dipergunakan atau tidak.
c. Menyediakan pegawai kearsipan yang terampil dalam menangani kearsipan.

4. Mengapa sistem kearsipan yang dilaksanakan dalam suatu organisasi hendaknya disesuaikan
dengan lingkup organisasi yang bersangkutan?
Jawaban :
 Karena, dapat mempermudah dalam proses pencarian dan menemukan kembali arsip yang
dibutuhkan.

5. Bagaimana cara mengetahui sistem kearsipan yang kurang baik? Coba Anda jelaskan!
Jawaban :
Cara mengetahui sistem kearsipan yang kurang baik yakni sistem kearsipan yang diterapkan
tidak sesuai dengan ruang lingkup dalam organisasi atau instansi tersebut atau dengan kata lain
menerapkan sistem kearsipan diluar dari sistem kearsipan yang dibutuhkan. Contohnya,
puskesmas pada umumnya menggunakan sistem nomor. Karena banyaknya pasien yang
berdatangan. Bila puskesmas tersebut menggunakan sistem nama maka akan menyulitkan
dokter dan perawat dalam menangani pasien karena mungkin saja ada yang memiliki kesamaan
nama dan akibatnya cenderung salah memberikan obat.