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LA NORMA ISO 30301 PARA LA

CERTIFICACION DE LOS SISTEMAS DE


GESTIÓN DOCUMENTAL

Jorge Eduardo Alzate Cortés


Coordinador Grupo de Documentos Electrónicos y
Preservación Digital Archivo General de la Nación
jorge.alzate@archivogeneral.gov.co

Resumen - La alienación de los procesos Area de Conocimento


de negocio con la gestión documental,
es un reto que muchas entidades que se Sistemas de Gestión Documental
encuentran en procesos de modernización
vienen asumiendo, y la buena noticia es que
Palabras Clave
esto se puede lograr a través de procesos Sistemas de Gestión Documental,
de normalización, y es ahí donde la familia Sistema de Gestión, Gestión
de normas ISO 30300 juega un papel Documental, Normalización, ISO 30301,
fundamental, permitiendo la integración Estandarización, Certificación.
de la gestión documental con los demás
sistemas de gestión, de tal manera que DISCLAIMER
los documentos y la gestión documental
Las opiniones expresadas aquí son
se posicionen a un nivel más estratégico,
mis propias opiniones personales y no
sirviendo como soporte y evidencia del
representan la opinión de nadie más,
desarrollo de sus actividades, para la
tampoco representa la opinión la de
transparencia en la toma de decisiones y el
la empresa para la que trabajo u
acceso a la información por parte de todos
organismos a los que pertenezco.
los interesados.
Introducción
Cuando se habla de sistemas de gestión,
normalmente referenciamos en primera
medida a los sistemas de gestión de calidad,
y no es de extrañar, teniendo en cuenta que

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la norma de calidad ha liderado el mercado Sin embargo una de las normas que
de la normalización a nivel mundial ocupando todavía no es muy conocida ni ha tenido
los primeros puestos en ventas. Puede ser un significativo nivel de difusión, ni en
utilizado por cualquier organización, grande o las entidades públicas ni privadas, es la
pequeña, independientemente de su campo norma ISO 30301:2011 - Information and
de actividad. De hecho, hay más de un millón documentation - Management systems for
de empresas y organizaciones en más de records – Requirements, la cual ha sido
170 países certificadas con ISO 9001 [1]. homologada en Colombia, a través del
y a la fecha ya cuenta con la versión ISO trabajo conjunto de los comités técnicos
9001:2015, que rápidamente se encuentra del ICONTEC y el Archivo General de la
motivando a las organizaciones a adelantar Nación - AGN, y quedando como la NTC ISO
la respectiva actualización con el fin de poder 30301:2013 Información y documentación.
mantener la certificacion y la buena imagen Sistemas de gestión de registros. Requisitos,
organizacional que ello representa. la cual se convierte en la norma que permite
certificar el Sistema de Gestión Documental
Otras normas de sistema de gestión
de una entidad, y la cual se ha convertido en
que también se encuentran muy bien
una herramienta que desde hace varios años
posicionadas son las normas de Sistema de
se tiene disponible para su implementación y
Gestión Ambiental - ISO 14001, Sistemas
certificación, beneficiando en gran medida al
de Gestión de Seguridad de la Información
Archivo General de la Nación, dado que su
– SGSI ISO 27001, Sistemas de Gestión de
adopción por parte de las entidades públicas
Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST
apoyará en gran medida la implementación
– ISO/FDIS 45001, la cual se encuentra
de la Ley General de Archivos – Ley 594 de
en desarrollo, y que tiene prevista su
2000 en todo el territorio nacional.
publicación para el primer semestre del 2018
y la cual reemplazará a la antigua OHSAS Dada su importancia en el ámbito archivístico
- ISO 18001, las cuales conforman en las se quiere presentar en el presente artículo
organizaciones lo que se conoce como el algunos aspectos generales de la norma
sistema integrado de gestión. Para conocer con el fin de generar el interés por parte
más sobre los sistemas de gestión y poder de las entidades públicas o privadas para
obtener una lista exhaustiva de las normas que profundicen un poco más sobre la
se puede consultar la página de la ISO norma y puedan dar inicio a proyectos de
https://www.iso.org/management-system- implementación.
standards-list.html. [2]. Se podrá encontrar
además en el mismo sitio lo relacionado ¿Qué es la Norma ISO 30301?
con la estructura de alto nivel (High Level
Para poder hablar de la norma ISO 30301
Structure – HLS) que permite conocer la
debemos primero tener claro que esta
estructura uniforme de estas normas, y como
norma hace parte de una familia de normas,
esto facilita su integración en los sistemas de
conformada por: [4]
gestión institucionales.

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Normas para Sistemas Normas e informes técnicos
de Gestión de Registros internacionales relacionados
Marco de gobernabilidad de los registros Implementación de los procesos de registros

ISO 30300 ISO 15849 ISO 23081 ISO / TR 26122


Fundamentos Sistemas de Gestión de Gestión Metadatos para Análisis de los
y terminología registros - Fundamentos de registros. registros. procesos de trabajo
y vocabulario Parte 1 Parte 1 para los registros.
Generalidades. Principios.

ISO 130301 Parte 2 Parte 2


Directrices Aspectos
Requisitos Sistemas de Gestión de conceptuales y de
registros - Requisitos implementación
Nivel estratégico

Nuvel Operativo
Parte 3
ISO 30303 Método de
Autoevaluación
Sistemas de Gestión de
registros - Requisitos de
organismos que realizan ISO - TR 13028 ISO 13008 ISO 16175
auditorias y certificación
Directrices de Procesos de Principios y requisitos
implementación migración y fundamentales para los
ISO 30302 para la conversión registros en entornos
Directrices digitalización de de registros electrónicos de oficinas.
Sistemas de Gestión de registros digitales.
registros - Directrices
Parte 2.
para la implementación
Directrices y requisitos
funcionales para los
sistemas de gestión de
registros digitales.

Parte 3.
Directrices y requisitos
funcionales para los
registros en sistemas
empresariales.

Figura 1: Normas sobre SGR, elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 y normas e informes técnicos internacionales relacionados.
Fuente: Norma Técnica Colombiana NTC ISO 30301

Este grupo de normas, cuenta además Figura 1. [13]. En la norma ISO 30301,
de la ISO 30300, con la ISO 30301, ISO el numeral 8. Operación, se encuentra
30302, ISO 30303 y la ISO 30304, las cuales enlazado con el Anexo A. Normativo, donde
permiten a la gestión documental pasar se establecen los procesos y controles
de su rol tradicionalmente operativo a un que se deben implementar en el ámbito
rol estratégico, llevando las entidades a la operativo, y donde la aplicación de las
necesidad de incluir la gestión documental normas e informes técnicos relacionados
dentro de su sistema integrado de gestión. encuentran su principal aplicación.
Así mismo, la familia de normas ISO 30300
La familia de normas ISO 30300 sobre
se relacionan con las otras normas e
sistemas de gestión de registros han sido
informes técnicos que desarrolla el TC46/
desarrolladas por el Comité técnico TC46
SC11 y que pueden ser un complemento a
“Information and documentation” a través
las mismas en los niveles más operativos.
del subcomité TC46/SC11 “Archives/records

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management” de la ISO (International Estructura de la Norma ISO 30301
Organization for Standarization), quienes
son los encargados de las tareas Tal como se había afirmado anteriormente,
de normalización sobre políticas y la Norma ISO 30301 al hacer parte de las
procedimientos de gestión documental. normas de sistema de gestión (Management
Este comité ha publicado 17 normas y a la System Standards – MSS), cuenta con una
fecha se encuentran en desarrollo de otros estructura normalizada que está definida
7 estándares relacionados con el tema. en la estructura de alto nivel (HLS - Hight
Para conocer que otras normas se han Level Structure), por medio de la cual se
desarrollado por parte de este subcomité unifican la estructura y textos, los términos
y los demás existentes relacionados con y definiciones claves comunes y se fomenta
gestión documental, se puede acceder a la la compatibilidad entre las diversas normas
página web de la ISO a través de la URL de sistemas de gestión para facilitar su
https://www.iso.org/committee/48750.html.[3] integración y su implementación.

La norma ISO 30301 especifica los requisitos La norma ISO 30301 cuenta con los
que debe cumplir un Sistema de Gestión de siguientes numerales dentro de su contenido:
Registros – SGR, con el fin de dar soporte a 1. Alcance
una organización en el logro de su mandato, 2. Referencias normativas
misión, estrategias y metas. Trata del
desarrollo y la implementación de una política 3. Términos y definiciones
y objetivos relacionados con los registros 4. Contexto de la organización
y suministra información sobre la medición
5. Liderazgo
y el monitoreo del desempeño. Se puede
implementar con otras normas de sistemas 6. Planificación
de gestión y es especialmente útil para 7. Soporte
demostrar la conformidad con los requisitos
de documentación y registros de otras norma 8. Operación
de sistemas de gestión.[5] 9. Evaluación del desempeño
La creación y la gestión de registros 10. Mejora
son parte integral del desarrollo de las
11. Anexo A (Normativo) – Procesos y
actividades, los procesos y los sistemas
controles
de cualquier entidad, permitiendo lograr la
eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión Anexo B (Informativo) –
de riesgos y la continuidad del negocio, así Interrelaciones entre las normas ISO 9001,
mismo, la norma ISO 30301 promueve un ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO 30301
modelo de mejora continua a través del cual Anexo C (Informativo) – Lista de
se podrá garantizar la producción de registros verificación para la autoevaluación
auténticos, íntegros, confiables y accesibles,
capaces de dar soporte a las funciones y las Los numerales 1 al 3, corresponden a
actividades de la organización, y permitir su numerales “No Auditables”, los numerales
preservación a largo plazo. 4 al 10 corresponden a los “Requisitos

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Auditables”, el Anexo A: Normativo, con 5. Liderazgo: El componente de liderazgo
“Requisitos Auditables” y los Anexos B y C es fundamental en la implantación de
que son solo Informativos. la norma, ya que permite demostrar
el compromiso de la alta dirección
Con el fin de dar a conocer las generalidades
con respecto al Sistema de Gestión
de la norma, se presenta a continuación un
de Registros. Tiene a cargo además
breve resumen del contenido de cada uno de
la definición y documentación de las
los capítulos que la conforman [8].
políticas sobre gestión de documentos,
1. Alcance: La norma ISO 30301 es aplicable y la definición y asignación de
a cualquier tipo de organización que competencias y responsabilidades.
busque: [5]
6. Planificación: El componente de
• establecer, implementar, mantener y planificación está asociado directamente
mejorar un SGR para dar soporte a sus con la identificación de los riesgos y
negocios; las oportunidades que pueden afectar
• asegurar la conformidad con su política la implantación del sistema de gestión
de registros declarada; de registros. La identificación de los
riesgos está directamente asociada a la
• demostrar conformidad con esta norma a definición del contexto organizacional
través en lo que respecta a la comprensión
2. Referencias normativas: En cuanto a de la organización y la definición de los
los documentos de referencia se indica requisitos del negocio, desde donde se
que es indispensable la NTC-ISO 30300, debe dar inicio a su identificación, análisis
Información y documentación. Sistemas y evaluación.
de gestión para registros. Fundamentos 7. Soporte: Para la implantación de un
y vocabulario, para la aplicación de esta sistema de gestión se requiere contar con
norma. un componente de soporte, por medio
3. Términos y definiciones: La norma del cual se definan específicamente lo
establece que se aplicarán los términos aspectos relacionados con los recursos
y las definiciones indicados en la norma humanos y sus competencias, la
ISO 30300. concienciación y formación del personal
a todos los niveles de la organización, lo
4. Contexto de la organización: La
cual incluye a los contratistas y cuando
definición del contexto organizacional
sea pertinente al personal de otras
incluye los primeros requisitos de
organizaciones.
cumplimiento de la norma, los cuales
están orientados a identificar los factores 8. Operación: La organización debe
internos y externos que afectan a la planificar, diseñar e implementar los
organización, los requisitos de negocio, procesos y aplicaciones de gestión
legales y de otra índole, que afectan a la documental necesarias para cumplir con
creación de los documentos y finalmente los requisitos definidos en el Anexo A de
la definición del alcance del Sistema de la norma. Es importante destacar que, en
Gestión de Registros. la definición de los procesos de gestión

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documental, es necesario identificar los La Certificación Documental como
controles por medio de los cuales se podrá un Nuevo Reto para las Entidades
demostrar que los procesos se implantaron
en Colombia
según lo planificado.
La normalización se ha convertido en
Los controles que se definen en la norma
una actividad clave en el desarrollo y
aplican tanto a los documentos electrónicos
mejoramiento de todas las áreas de las
como a los documentos generados en
entidades, ya sean estas públicas o privadas
físico (papel).
y sin importar su tamaño o sector, y aporta en
9. Evaluación del desempeño: El gran medida al mejoramiento de la gestión
componente de evaluación del desempeño administrativa de la entidad, con el fin de
hace parte fundamental de todos los avanzar en el mejoramiento continuo en
sistemas de gestión, ya que es de esta el marco del desarrollo y evolución de sus
manera que se puede medir la eficacia sistemas de gestión.
del sistema. Para el desarrollo de esta
Al día de hoy la certificación en Gestión
tarea, la organización debe determinar en
Documental sigue siendo un gran reto que
primera medida, que es lo que necesita
pocos han empezado a asumir, ya sea
seguimiento y medición, así como los
debido al desconocimiento mismo de la
métodos necesarios para poder obtener
Norma (NTC ISO 30301), la cual establece
unos resultados válidos. Este proceso debe
los requisitos de cumplimiento para una
permitir dar continuidad a las tareas de
entidad, o debido a que aún se considera
monitoreo y medición, para que finalmente
que no se está preparado para iniciar algún
se pueda hacer un análisis y evaluación de
proyecto relacionado con esta certificación,
los resultados obtenidos.
lo cual dificulta el avance de proyectos
10. Mejora: La mejora continua es uno de relacionados sobre el tema, desestimulando
los principales aspectos de los sistemas de el conocimiento y profundización sobre la
gestión, y su representación es conocida norma, y a la vez la implementación de la
a través del denominado Ciclo de Deming misma con miras a certificacion.
o Ciclo PHVA, conocido también como
la “espiral de mejora continua”. Esta La implementación y certificación de la
estrategia de control y mejora continua norma ISO 30301 permitirá a las entidades
de procesos y productos, involucra cuatro mejorar su imagen, generar confianza y
pasos que corresponden al Planear-Hacer- credibilidad a todos a todos interesados,
Verificar-Actuar, a través de los cuales reflejando el liderazgo en su gestión
se podrán ir realizando los ajustes a las documental. Así mismo, facilitará el
desviaciones del sistema con el fin de poder demostrar la conformidad con los
lograr el cumplimiento de los objetivos del requisitos de control de la documentación y
sistema y la mejora continua del mismo. registros de las demás normas que hacen

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parte del sistema integrado de gestión. La los principales requisitos requeridos por
relación con los demás sistemas de gestión la norma, la cual se convierte en una
permitirá a las entidades posicionar su herramienta de fácil acceso para iniciar con
gestión documental a un nivel estratégico, la primera evaluación del sistema.
e integrarla en la estrategia de negocios, lo
Otro de los factores relevantes en los
cual se logra gracias a la alineación con los
procesos de certificación es poder contar con
demás sistemas de gestión, permitiendo de
una entidad de Certificación que adelante
esta manera apoyar a la organización en el
dicho proceso, lo cual en primera instancia,
logro de su misión, estrategias y objetivos,
para el caso de Colombia, deberá estar en
siguiendo el modelo de mejora continua PHVA
manos del Instituto Colombiano de Normas
(Planear – Hacer – Verificar - Actuar) que es el
Técnicas y Certificación - ICONTEC, como
componente base de los sistema integrados.
Organismo Nacional de Normalización de
Como soporte al proyecto de implementación Colombia según Decreto 2269 de 1993 [11], y
de un sistema de gestión documental, entidad certificada por el Organismo Nacional
con miras a la certificación, se cuenta de Acreditación de Colombia – ONAC, como
con la norma NTC ISO 30302:2016. Organismo de Certificación de Sistemas de
Informacion y Documentación. Sistemas Gestión [12], quien tendrá a cargo la tarea de
de Gestión de Registros. Directrices para ofrecer los servicios de certificación, formación
la implementación, la cual está destinada de profesionales con amplia experiencia en
a utilizarse conjuntamente con las normas gestión documental como auditores, así como
NTC ISO 30300 e NTC ISO 30301, y la ofrecer los cursos y capacitaciones que sean
cual proporciona orientaciones para la necesarios para poder contar con un completo
implementación de un sistema de gestión esquema que facilite a todos los interesados
de documentos de acuerdo con los el poder adelantar todo un proceso de
requerimientos de la norma ISO 30301. En certificación con la asesoría de expertos en el
esta norma cabe destacar que mantiene la tema. Para el desarrollo de esta gran tarea,
misma estructura de la norma ISO 30301 se tiene previsto un trabajo articulado entre el
y ofrece aspectos y actividades necesarias ICONTEC y el Archivo General de la Nación,
para poder dar cumplimiento a los requisitos quienes en un trabajo conjunto, deberán
de la norma, en cada uno de los numerales, definir el esquema de certificación para un
así mismo define cuales pueden ser los sistema de gestión documental basados en la
resultados esperados con la respectiva norma ISO 30301.
documentación de las actividades realizadas
La implementación y certificación de los
para poder conseguir la conformidad con
sistemas de gestión documental, de acuerdo
la norma. Así mismo, la norma NTC ISO
con la Norma NTC ISO 30301, en la
30301, tiene en el Anexo C (Informativo), una
entidades públicas y privadas responsables
Lista de verificación para la autoevaluación,
con el cumplimiento de la ley, permitirá
por medio de la cual una entidad puede
en gran medida poder avanzar en el
comprobar el nivel de cumplimiento de
cumplimiento de la Ley General de Archivo -

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Ley 594 de 2000, dado que los requisitos que • La implementación de un sistema
establece la norma obligan a las entidades a de gestión documental permite a las
contar con una gestión documental efectiva, organizaciones contribuir a la preservación
generando como resultado documentos del patrimonio documental, en respuesta a
auténticos, íntegros, confiables y accesibles, los grandes retos que establece el nuevo
que puedan ser preservados a largo plazo, entorno global que se está transformado
capaces de dar soporte a las funciones y las para adaptarse a la nueva era digital.
actividades de la organización. • El proceso de certificación de la Norma NTC
Finalmente es importante dar a conocer que ISO 30301 en Colombia, aún sigue siendo
la ISO viene trabajando en los dos estándares todo un reto para las entidades, tanto públicas
faltantes de la familia de normas ISO 30300, la como privadas, debido al poco conocimiento
ISO 30303. Management System for records. que se tiene sobre esta norma.
Requirement for Bodies Providing Audit and • El trabajo conjunto entre el ICONTEC y
Certification, la cual ofrecerá requisitos para el Archivo General de la Nación permitirá
los organismos que realizan la auditoría y la establecer un esquema de certificación
certificación de los sistemas de gestión, y la que permita a cualquier entidad en
ISO 30304. Management System for records. Colombia, poder certificarse en la norma
Assessment Guide, una guía de evaluación del NTC ISO 30301.
sistema de gestión documental cuyo propósito
será dar apoyo a la auditoría del sistema y de • Es importante tener en cuenta que la
los procesos y controles de gestión documental implementación de la norma ISO 30301
(punto 8.2 y Anexo A). [10] se logra con mayor eficiencia en aquellas
entidades que ya tienen implantado otros
Conclusiones sistemas de gestión como calidad (ISO
9001), ambiental (ISO 14001) o seguridad
• Las normas NTC ISO 30300 y NTC ISO de la información (ISO 27001), debido a
30301 ya se encuentran haciendo parte de que las últimas versiones de estas normas
los sistemas de gestión de las entidades, de sistemas de gestión cuentan con una
sin embargo, aún se desconoce su estructura normalizada que facilita su
articulación con las actividades de gestión articulación e implementación.
estratégica y operacional de sus procesos
de gestión documental.

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BIBLIOGRAFÍA

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www.iso30300.es/publicacion-de-la-norma-iso-30302-guia-de-implantacion/ [Último acceso: 23 Septiembre 2017]
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