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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PLANIFICACION:
En esta etapa se establecen las bases para determinar el
elemento riesgo y minimizarlo; la eficiencia en la ejecución
depende en gran parte de una adecuada planeación y los
buenos resultados no se lograran por sí mismos:
es necesario establecerlos con anticipación.
Carecer de una adecuada planeación implica graves
riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una
administración por demás fortuita e improvisada.
Concepto e importancia
Planeación “es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción
para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que
habrá de realizarse en el futuro.”

Se considera importante por:

Ser la herramienta que ayuda a los administradores a


desarrollar nuevas aptitudes y procedimientos para
encarar los negocios del mañana. Aunque también
proporciona a la empresa muchas otras cosas valiosas, su
mayor aportación radica en hacer frente al
cambio: el cambio de los negocios.
Principios de la Planeación:
Para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios

1. Factibilidad
Lo que se planee debe ser realizable, es
inoperante elaborar objetivos demasiado
ambiciosos u optimistas que resulten
imposibles de alcanzar. La planeación
debe ser congruente con la realidad y las
condiciones objetivas que actúan en el
ambiente.
2. Objetividad y cuantificación.
Cuando se hacen planes es necesario
basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos, mas que en opiniones
subjetivas especulaciones o cálculos
arbitrarios. Para ello es necesario emplear
técnicas, estadísticas, estudios de mercado,
estudios de factibilidad, cálculos
probabilísticas, modelos matemáticos y
datos numéricos; todo esto para reducir al
mínimo los riesgos
3. Flexibilidad

En la elaboración del plan, es


conveniente establecer márgenes
de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas y que
proporcionen nuevos cursos de
acción que se ajusten fácilmente a
las condiciones. No establecer
esos márgenes de seguridad
puede ocasionar resultados
desastrosos.
4.- Unidad
Todos los planes de la
organización
deben estar integrados a un
plan general y dirigirse al
logro de los objetivos.
5.- Del cambio de estrategias
Cuando un plan se extiende en relación
al tiempo, será necesario rehacerlo
completamente, modificando los cursos
de acción.
Tipos de Planes:
“Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como
diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las
especificaciones necesarias para realizarlos”. (Lourdes Munich Galindo).
Existen diversas formas de clasificar los planes, las cuales se presentan a
continuación.

POR SU CLASE

POR SU USO

POR SU PERIODO

POR SU NIVEL JERARQUICO


POR SU CLASE
Objetivos, POR SU USO De uso
estrategias, políticas, único, de uso
procedimientos, repetitivo
presupuestos

POR SU PERIODO POR SU NIVEL


Largo plazo, JERARQUICO
mediano plazo, corto estratégico, táctico,
plazo operativos
Por su clase o básicos:
Estos tipos de planes pertenecen a las
etapas de la planeación y se verán mas
adelante.
Por su uso:

De uso único: Los que una vez realizados ya no se toman


en cuenta, pues tiene aplicación subsiguiente; (es decir que
una vez que son utilizados se desechan y entran en
funcionamiento otros planes).

De uso repetitivo: Son los que van a servir de guía en


repetidas ocasiones.
Por su periodo o tiempo:

Largo plazo: Son aquellos planes que se realizan en un periodo mayor a


3 años.

Mediano plazo: Son aquellos que se realizan en un periodo mayor de un


año, pero menor a 3 años.

Corto plazo: Aquellos que se realizan en un periodo menor a un año; y se


clasifican en: inmediatos (de cero hasta seis meses) y los mediatos (mas
de seis meses pero menos de un año).
Por su nivel jerárquico:

Los planes estratégicos: Tienen mayor importancia en la asignación de


recursos, que es el que se fijan los propósitos, políticas, objetivos y
estrategias en planes detallados para establecer una estructura
organizacional que permita una continua toma de decisiones. Es una de
las actividades intelectuales más arduas y complejas para el
administrador pues se centra en las áreas de mayor relevancia de una
organización y en el desarrollo de planes a largo plazo.
Planes tácticos: Soportan y complementan un plan estratégico. Los
planes tácticos están sustentados en valores más objetivos que
subjetivos. La información necesaria para este tipo de planes se genera
en la estructura interna de la empresa.
Planes operativos: Son indispensables para respaldar debidamente los
planes tácticos y estratégicos elaborados. El uso de los planes operativos
permite ampliar la cobertura de la función de planeación en la empresa en
forma integral. La planeación operativa se enfoca en actividades
específicas de la organización y su duración es a corto plazo constituye el
Etapas de la
planeación
La planeación se considera el punto de partida y
directriz primordial de toda actividad administrativa,
está integrada por las siguientes etapas:
OBJETIVOS
Objetivos
Los objetivos indican los resultados o fines que la
empresa desea lograr en un tiempo determinado y
que proporcionan las pautas o directrices básicas,
hacia dónde dirigir los esfuerzos y recursos.
Al igual que sucede con otros términos administrativos, los objetivos
tienen diversas acepciones:
• El diccionario define el término “objetivo” como “relativo al objeto en sí ”;
• En lo militar, es el punto en que se ha concentrado el fuego, o lugar que
se quiere conquistar con el ataque.
• Esta palabra proviene del latín objetum que significa “ cosa que se arroja
delante”
De acuerdo a lo mencionado, los objetivos implican acciones, o fines, que
se determinan hacia el futuro.

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera


obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Dos características primordiales poseen los objetivos, que
permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la
planeación:
a) Se establecen a un tiempo específico
b) Se determinan cuantitativamente.
1. Por número - señalando unidades
2. Por cantidad - fijando la cantidad en dinero
3. Por porcentaje - estableciendo una relación

Ejemplo: “Lograr una utilidad neta de 10 mil soles durante los


dos próximos años”.
Clasificación de los objetivos:
En función al área que abarquen y del tiempo al que se
establezcan, pueden ser:

1. Estratégicos o generales

Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo; son más amplios en


relación a otros, comprende varios objetivos particulares. Ejemplo:
“Obtener una utilidad neta de 10 mil soles en los próximos dos años”.

2. Tácticos o departamentales

Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos


generales, y se establecen a corto o mediano plazo; forman parte de otros objetivos
más amplios, como los son los del departamento de ventas o producción. Ejemplo:
“Incrementar las ventas totales a dos mil soles mensuales, en el presente año.”
3. Operacionales o específicos
Se establecen a niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a
actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo; se determinan en
función de los objetivos departamentales y, obviamente, de los generales.
Los objetivos operacionales pueden ser:

Seccionales. - Cuando se refieren a una sección o grupo; algunos autores los


llaman colectivos, porque son los que persiguen varias personas.

Ejemplo: “Vender doscientos pares de zapatos, por medio


del grupo de ventas de la zona norte”.

Individuales.- Como su nombre lo indica son metas personales; son los fines que
persigue una persona: conservar su empleo.

Ejemplo: “Cada vendedor adscrito a la sección Z, venderá diariamente 10 pares de


zapato”
Lineamientos para establecer objetivos.
Al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos:
 Asentarlos por escrito
 No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos
 Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración:
POLITICAS
Políticas
Significado:

 La palabra política proviene del griego politiké que significa


“arte de gobernar una nación”.
 El diccionario señala que la política es el arte o traza con que
se maneja un asunto. Traza significa “plan para realizar un fin”.

“Son guías para orientar la acción; son criterios,


lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones sobre problemas que se repiten una y
otra vez dentro de una organización”.
(Lourdes Münch Galindo).
Concepto:
Las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el
logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias,
habiendo sido establecidas en función de éstas. Su formulación
obedece a la necesidad de regular acciones o funciones
susceptibles de sufrir desviaciones frecuentes, es decir, no se
formulan indiscriminadamente, sino en casos especiales.
Importancia:

 Facilitan la delegación de autoridad.


 Motivan y estimulan al personal.
 Evitan perdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las
consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
 Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en
determinadas actividades.
 Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
 Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
 Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
 Facilitan la inducción del nuevo personal.
Clasificación de las políticas:
Lourdes Munch Galindo señala la siguiente clasificación:

1. De acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas


que abarquen:
Estratégicas o generales
Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos
que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo:
Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de
puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad.

Tácticas o departamentales
Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo:
El departamento de producción, determinará los turnos de trabajo conforme a sus
necesidades, siguiendo las disposiciones legales.

Operativas o específicas.
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una
de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se asignan a los
niveles inferiores. Ejemplo:
Sección de tornos: De ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla
al supervisor en turno o, en su caso, al servicio de mantenimiento.
Clasificación de las políticas:
2. En cuanto a su origen pueden ser:

Externas.
Cuando se originan por factores externos a la empresa, por ejemplo: la competencia, el gobierno,
los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales, proveedores, etc. Se elaboran para
hacer frente a diversos controles y solicitudes de fuerzas ajenas a la empresa. Ejemplo:
Proveedores: Con excepción de obsequios de valor puramente nominal o publicitario, los
empleados no aceptarán regalos o gratificaciones de un proveedor, en ningún caso.

Consultadas
Normalmente, dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal
tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originándose, así, estas
políticas. Son las que se forman a través de consultas que los jefes intermedios hacen a los
superiores, formándose así, por tres o cuatro resoluciones semejantes, una norma de aplicación o
interpretación.
Formuladas
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta
acción y decisión, del personal en sus actividades. Son las que de una manera precisa,
conciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir
en términos generales un campo determinado.
Ejemplo:
Fomentar las mejores relaciones entre la empresa y el personal, para lograr la eficiencia
máxima y productividad.
Retener al elemento humano mejor calificado y facilitar su desarrollo dentro de la empresa.
Implícitas
En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de
decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos
lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización, por
ejemplo: una empresa no ha determinado cuál será el límite de entrada de su personal
y a éste se le acepta hasta con 15 minutos de retraso; esto puede originar una política
implícita. Lo ideal es que, a partir de esta situación, se formule una política por escrito y
se dé a conocer a todo el personal.
En conclusión, las políticas implícitas son aquellas
que se originan en la costumbre y que se dan por aceptadas en virtud de que se
aplican, aunque no estén oficializadas por escrito; se establecen simplemente por la
costumbre que existe en una organización de actuar siempre bajo determinado criterio
o en un sentido particular.
En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas; en
el siguiente cuadro se muestra su diferencia:
Ejemplos:
Políticas
• Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que
éstos efectúen.
• Al seleccionar agentes vendedores, será preferible que sean personas de sexo femenino.
Reglas
• Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado.
• Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.

En las reglas, las personas que ejecutan la acción deben cumplirla tajantemente y al
pie de la letra; son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben
cumplirse tal y como se específica; comúnmente, su incumplimiento se sanciona. En
cambio, las políticas determinan límites más amplios y permiten mayor iniciativa por
parte de las personas que realicen la acción. En síntesis, tanto las políticas como las
reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una
empresa; su diferencia básica es que las políticas proporcionan libertad de reflexión y
elección, mientras que las reglas no dan margen de interpretación.
Clasificación de las políticas:
3. En cuanto a sus lineamientos para su formulación:

 Establecerse por escrito, y dársele validez


 Redactarse claramente y con precisión
 Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
 Coordinarse con las demás políticas.
 Revisarse periódicamente.
 Ser razonables y aplicable a la práctica.
 Estar acorde con los objetivos de la empresa.
 Debe ser estable en su formulación
 Ser flexible.
PROGRAMAS
Programas
Conceptos:
Son planes que se apoyan en los objetivos, políticas y
procedimientos,
determinando con precisión, el desarrollo de actividades en
función de los elementos esenciales de tiempo

Son planes en los que no solamente se fijan los objetivos y


la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo
necesario para ejecutar cada una de sus partes.

Son planes que agrupan diversas actividades que han de


agruparse para obtener un fin concreto.

Se caracterizan por determinar el factor tiempo


en la realización de las actividades.
Importancia:
 Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de
control.
 Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se
determina un programa para cada centro de responsabilidad.
 Determinan los recursos que se necesitan.
 Disminuyen los costos
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar
específicamente.
 Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos
Su clasificación:
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien,
puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. Así
vemos que se pueden establecer programas que van desde un área general, como
mercadotecnia, hasta actividades más detalladas como la publicidad de un producto.
Pueden ser:
Sencillos.- es aquel que contiene el conjunto de actividades que se deben
realizar, el
orden o secuencia de ellas y el tiempo en que se efectuarán.
Complejo.- en su estructura se describen:
Los objetivos, políticas, procedimientos y presupuesto del
programa.
La enumeración de las actividades
Los tiempos en que las actividades deben realizarse
Los costos de las actividades y del programa total
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para su
realización.
Las personas o entidades responsables del programa.
Generales.- Cuando comprenden a toda la organización
Particulares.-Cuando comprenden a una función en particular.
Se clasifican también en relación al tiempo:

A corto plazo.- Los que se realizan en un lapso de tiempo no mayor de un año

A mediano plazo.- De uno a tres años.

A largo plazo.- Aquellos programas de más de tres años.


Un programa complejo a largo plazo comúnmente contiene otro programa
(subprogramas), que particularmente o en conjunto han sido diseñados para
satisfacer total o parcialmente metas del programa en general.
Los programas son obsoletos cuando se alcanza el objetivo que lo originó, pero
pueden mantenerse vigentes por ser rutinarios o permanentes.
Otra clasificación:

Tácticos.- Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad,


ejemplo: el programa de producción.

Operativos.- Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o


secciones de las que consta un área de actividad. Ejemplo: de un programa de
fabricación de tractores, un programa operativo será un programa de fabricación
de motores.
Un programa operativo es mucho más específico que el táctico. La función de este
último consiste en establecer el programa de un área de actividad, así como de
coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido. Los
programas son parte de una estructura compleja, y por lo tanto es necesario que
se den a conocer y que se informen a cada una de sus partes, ya que
determinados programas se subordinan y afectan a otros, y todos se
interrelacionan con el plan general de la organización.
Formulación de programas.
Los programas varían mucho en cuanto a tiempo y formato. Por lo general
proporcionan un diagrama de las acciones que se emprenderán, las instalaciones
que se incluirán, los compromisos y las suposiciones implicadas, así como las
áreas hacia las cuales deberán dirigirse los esfuerzos.
Los programas trazan las acciones que deben emprenderse, por quién, cuándo y
dónde. Las suposiciones, las obligaciones y las áreas que serán afectadas.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente


procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades emprendidas.


2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qué actividades debe
realizarse antes de otra, qué actividades se dan simultáneamente y, por
último, qué actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los
recursos necesarios.
Lineamientos para elaborar un programa.
Para la elaboración de un programa hay que
tener en cuenta las siguientes observaciones:

 Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa, como aquellos que
intervendrán en la ejecución.
 La determinación de los recursos y el periodo para completarlo. deben estar relacionados
con las posibilidades de la empresa.
 La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos
que estén involucrados en el mismo.
 Deben ser factibles.
 Evitar que los programas se contrapongan entre sí.
 Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil
 comprensión
 El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten;
asimismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.