Anda di halaman 1dari 39

Setelah mcmpelajari bab ini, Anda harus mampu;

1. Mempersiapkan dan mengguiiakan diagram arus data untuk memahami, mengevaluasi>


dan mendokumentasikan sistem informasi.
2. Mempersiapkan dan me nggunakan bagan alir untuk me mahami, mengcvalnasi, daii
mendokumentasikan sistem informasi.
3. Mempersiapkan dan menggunakan diag' am proses bisni:� untuk memahami, mengevaluasi,
dan mendokumentasikan sistem informasi.

_: : i

Ini mcrupakan minggu yang padal bngi Ashton Fleming! la m e m b a n t u memulai S&S,
me mbantu S&S meiewati minggu pembukaan perdana yang panjang dan disibukkan dengan
pemrosesan semua transaksi dari p e mbu ka an perdana yang sangat sukses. Oleh karena
tumbuh dengan sangat ccpat, S&S mengembangkan sistem informasi akuntansi-(SIA) dasar
yang dipilHi oleh Ashton. Kekurangan waktu dan keahiian, Ashton bekerja sama dengan
Computer AppHcations (CA), perusahaan konsultasi sistem, untuk me mb a ntu S&S memihh
dan memasang SIA yang baru dan lebih kuat.
Selama pertemuan pertama Ashton dengan Kimberiy Sierra, manajer CA, ia bertanya
tentang persyaratan sistem S&S dan ekspektasi manajemen. Ashton b e l u m me mikirkan
tentang masalah ini, sehingga ia tidak bisa menja vvab secara spesifik. Ketika Kimberiy bertanya
bagaimana sistem S&S bekerja, Ashton masuk ke dalam diskusi mengenai penggunaan
berbagai dokumen perusahaan, tetapi Kimberiy tampaknya tidak dapat u n tu k menyerap
semua penjelasan yang mendetaiJ. Ashton berpikir bahwa bagian diskusinya sangat membantu,
tetapi secara keseluruhan tidak relevan dengan isu yang ada.
Ashton tidak terkesan oleh CA dan Kimberiy. Ia juga menyadari ke bu tuh an untu k
me maha mi permintaan informasi S&S secara lebih ielas. Sejak hari-harinya sebagai auditor,
Ashton mengetahui nilai pendokumentasian sistem yang balk dapat me mb a ntu pengguna
yang tidak familier untuk m e ma h a mi dan mengevaluasi sistem. Pendokumentasian sistem
yang baik akan sangat m e m b a n tu ia dan Kimberiy dan juga Scott dan Susan saat mereka
mengevaluasi sistem saat ini dan yang diajukan.
Setelah membagi kesi mpulannya dengan Susan dan Scott, mereka secara antusias
menyetujui rencana Ashton untuk mendokumentasikan sistem saat ini dan yang diajukan.
'
Mereka mendukung ia mengambil peran kepemimpinan dalam berpindah ke sistem yang
baru dan secara khusus tertarik pada diagram atau tabel yang akan me ndo ku ment as i kan
'
i sistem mereka dan me mb antu mereka me maha mi dan mengevaluasinya.

i: 58
OAgun� Saputra & )olin Roy Slbarani

Pendahuluan
Dokumentasi {documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, dokumentasi

di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output Nafiiii, bagan alir, diagram,
dan balian teriulis lainnya yang

informasi, dan :istem pengendalian. Arti populer pendokumen�asian sistem meliputi diagram, mcnjcliiskan cara siste;n bekerja.

bagaii alir, tabel, dan representasi grans lainnya dari data dan informasi. Ini dilengk?pi dengan
deskripsi naratif {narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-demi-langkah yang deskripsi naratif
Penjelasan leriulis, langlJah demi
tertuiis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita nvMijelaskan tiga aiat langkah dari kanipunen-koinponen

dokumentasi sistem yang umum; diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis. sistem dan interaksi dari �emu5rta

Alat dokumentasi sangal penling dalam level berikut ini,

1. Pada level minimum, Anda harus dapat inembaca dokumentasi untuk menentukan cara
sistem bekerja.
2. Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidenlifikasi kckuatan
dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkaian. Selain ilu,
untuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. Lebih baiiyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dokumentasi yang
menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.

Bab ini membahas alat-alat dokumentasi scbagai berikut.

1. Diagram arus data (DAD)y deskripsi grafts sumber data, arus data, proses transformasi,

penyimpanan data, dan tujuan data.


2. Bagan ahr, yang merupakan deskripsi grafts sistem. Ada beberapa jenis bagan alir,
meliputi:
a. Bagan a l i r dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antar-

departemen atau area pertaiiggungjawaban.


b. Bagan alir sistem, Yd.ngmtnu.njukkzn hubungan antar-nJpwf, pemrosesan, dan output
sistem informasi.
c Bagan a l i r program, yang menunjukkan urutan operasi logis komputer yang

menjalankan program. .
3. Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafts dari proses bisnis yang digunakan
oleh perusahaan.

Akuntan menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi


mensyaratkan bahwa auditor independen memahami prosedur pengendalian internal
manual dan terotomatisasi yaag digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk

59
60 B�gian Satu Undasan Konsepiual Sistem Infornusi AkunUnsi

memperoleh pemahaman ini adalah menggunakan model proses bisnis atau bagan alir untul--
mendokumentasikan sistem, karena beberapa penggambaran grafiklebih siap mengungkapkan
kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.
Sarbanes-Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian
internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang (1) menyatakan bahwa manajemen
bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang
memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga
merinci bahwa auditor perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajemen struktur
pengendalian internal perusahaan dan menguji keakuratannya. Pengesahan auditor sebaiknya
meliputi notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau ketidakpatuhan material yang
ditemukan selama pengujian pengendalian internal. Untuk melakukannya, mereka harus
dapat mempersiapkan, mengevaluasi, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeda, seperti
model proses bisnis dan bagan alir.
Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem.
Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi sistem informasi sering kaU berubah,
dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru untuk dapat memulai dengan
cepat.
Dokumentasi lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi keiika paket perangkal
lunak digunakan. Setelah beberapa komando dasar dikuasai, pengguna dapat dengan cepat
dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan mencetak dokumentasi kualitas
presentasi.
Ala* dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku.

Diagram Arus Data


diagram arus data (OAD) Diagram arus data (DAD~data flow diagram) menjelaskan arus data dalam organisasi secara
Penjelasan grafts dafi arus data
dalam organtsasi, meiiputi grafts. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam Figur 3-1
sumbe'Aujuaii data, aius untuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data, proses
data, proses transformasi dan
penyimpanan data. transformasi, dan penyimpanan data. Contohnya, Figur 3-2 nienunjukkan bahwa input untuk
memproses C adalah arus data B, yang datang dari sumber data A. Output proses C adalah
arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D
dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I d?n G sebagai output. Arus data G datang
dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.
Figur 3-3 memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan dalam Figur
3-2. Figur 3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk menguji empat elemen dasar DAD secara lebih
mendetail.
Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan
pengendalian internal, menggunakan simbol segitiga (simbol peringatan jalan raya) yang
ditunjukkan pada Figur 3-1, Pengendalian internal diberi nomor dan tabel yang menjelaskan
sumber data pengendalian internal. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal
Entitas )fang menghasilkan dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga.
atau mengiritnkan data yartQ
dimastiirkan ke dalam sistem. Sumber data (data source) dan tujuan data {data destination) adalah entitas yang
mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat
ti�uandata merupakan sumber atau tujuan. Keduanya diwakiU oleh persegi, seperti yang diilustrasikan
bititasyang menerima data yang
dihasHlcan oleh sistem. oleh komponen A (pelanggan),) (bank), dan K (manajer kredit) dalam Figur 3-3.
Arus d i t a {dataflow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan
anisdata tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melewati
Pergerakan data d: antara ptoses, proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Satu-
penyimpanan, sumber, dan
tujuan. satunya pengecualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data, seperti arus data
Bab 3 SisiemlelinikOokiimenUsi 61

FIGUR3-1
Simbo! Diagram Arus Data
fistem'
cr >tViter �i�ri§diwiiaii(�0M6lf�qiquanT��
* f
:�.:'m- 1 iS� V (.� i 3 * ' S
'I�•J.'! •;• • �.' . >1 »V'' .r . .• *• , f' • � '•• <t' »• '. • 'f :• *-•-' � >'«.•'• '' • . 'i *

�Arus4ab � � .
�.;y ArusdaU ke%�lQ,:9t9U�� W lehgkungi�M��

.�NsCH��s�transformaiiffc f r w«/ yah j � .io� ke Mtput diwakili o!eh

:
iS�rapig�iteo
� ■::/ ;■• � � --y-

Pengendaliafi Internal ' . �rigehdaliariinternal. Perigendalian internal diberi nomor dan dijeiaskan dalam:
label pendamping. U[Mt Bab;12-16.

-
FIGUR 3-2
Penyimpanan Eiemen-Elemen Diagram Arus
Data Data Dasar
(Hj

G dalam Figur 3-3, karena arus datk bia«anya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang
diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Arus data lain dalam Figur 3-3 adalah B
(pembayaran pelanggan), D (data pengirimaii uang), E (setoran), dan I (data piutang).
Jika dua atau !d)ih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contchnya, arus
data B (pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1,0
(proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data
pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E)
62 Bagian Satu landasan Konscptual Sislem Itifwrnasi Akunlansi

didepositokan pada bank. Jika data mengalir secara terpisah, dua gads digunakan, Conlohnya,
Figur 3-4 menunjukkan dua garis karena permintaan peianggan (L) tidak selalu menyertai
pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sania, elcmen-elemen yang terpisah dan
tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untukdiinterpretasikan.

FIGUR 3-3
DiagR*� Data dari Proses Piutang
Pembayaran Peianggan (H)

proses Proses {processes) nierepresentasikan transformasi data. Figur 3-3 menunjukkan bahwa
Tindakan yang
mentransfofma�kan data ke proses pembayaran (C) membagi pembayaran peianggan ke dalam data pembayaran dan
dalam data atau informasi lain.
cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data
pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data
piutang ke manajer kredit.
p«nylnipar»n data Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan
lempat atau media penyimpanan
data sistem. media penyimpanan fisik (sepei ti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyinipan
data. Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan data (H) direpresentasikan oleh
garis horizontal, dengan nama file yang tertulis di dalam garis.

Subpembagian DAD
DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang
semaldn meningkat, karena beberapa sistem dap?t secara penuh dibuat menjadi diagram pada
satu lembar kertas. Seiain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai level
dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda.
Bab 3 Sisiem lekiiik Dokumentasi 63

Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks {context diagram) karena diagram konteks
Level DAD tertinggi; tinjauan level
memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem ringkasan sistem, menunjukkan
sistem pengolahan data, input
pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output. dan output-nyi. dan sumber serta
Contohnya, Ashton menggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur tujuannya.

pemrosesan penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu
(time card) dari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia.
Sistem mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) iaporan dan pembayaran pajak untuk
badan pemerintah, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian
di bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen.
Ashtcn menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1 untuk menyusun
diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing
dengan angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikiH ini.
• Seberapa banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat?
• Apa saja input dan output data dari setiap aktivitas (mengabaikan semua referensi ke orang,
departemen, dan tujuan dokumen)?

FIGUR 3-5
[diagram Konteks untuk
Pemrosesan Penggajian S&S

Narasi daJam Tabel 3-1 menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut.
i. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya
dalam bab ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke daiam bagian-bagian lain dalam
DAD level rendah. j
3. Membuat Iaporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).

Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam Tabel 3-2.
64 6agianSatu ldndasdr)K(insepIualSRirmlniornia�Ak<jniaa«

TABEL 3-1 Deskripsi Naratif Pemrosesan Penggajian S&S

Ketika karyawan dipekerjakan, mereka melengkapi formulir karyawan baru. Ketika perubahan untuk status penggajian terjadi, seperti meningkatnya atau berubahnya
sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan. Salinan formulir ini dikiriin ke penggajian. Formulir-formulir ini digunakan 1
jumlati potongan, departemen
untuk membuat atau mempertarul catatan pada Hie karyawan/penggajian dan kemudian disimpan dalam file. Catatan karyawan disimpan secara alfabet.
Beberapa karyawan S&S dibert bayaran gaji, tetapi sebagian besar adalah pekerja per jam yang mencatat waktu kerja mereka pada kartu waktu. Pada akhif setiap perldde i
kartu waktu ke departemen penggajian. Petugas penggajian menggunakan data kartu waktu, data dan �/e karyawan -
pembayaran. manajer departemen mengirimkan
(seperti tingkat pembayaran dan gaji tahunan], dan tabel pajak yang sesuai untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk setiap karyawan. Petugas juga mempersiapkan
register penggajian dua bagicn yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan. dan pem�yaran bersih untuk setiap karyawan, Petugas memperbarui file kayawan
untuk mereflekslkan setiap Uba karyawan saat ini. Salinan asli cek pembayaran karyawan diteruskan ke Susan. Register penggajian diteruskan ke petugas utang. Kartu waktu
dan salinan duplikasi register penggajian dan cek pembayaran disimpan berddsarkantangg�ldaiam/r/e penggajian. .

Setiap periode pembayaran, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian untuk Susan,
seriingga ia dapat mengontrol dan n>engawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke Susan, dengan salitian asli cek pembayaran karyawan. ■ : /I

Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data datam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan pajak dua-bagian. Laporan asli diteruskan ke petugas -
utang, dan saiinannya ditambahkan ke Catalan pajak p�da file penggajian. Petugas utang menggunakan laporan pajak untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk pajak dan "
t�t/c�erpengeluaran kas dua bagian. Laporan pajak dan salinan asli setiap dokumen diteruskan ke Susan. Saiinannya disimpan berdasailcan tangga! ke file utang.
Susan meninjau setiap paket informasi yang ia terima, menyetujuinya, dan menandatangani cek. la meneruskan voudter pengeluaran kas ke Ashton, laporan pajak dan
pembayaran ke badan pemerintah yang sesuai, cek penggajian ke bank, dan cekkaryawan ke karyawan. la mengarslpkan laporan penggajian secara berurutan.
Ashton menggunakan voucher pengeluaran cek penggajian dan pajak penggajian untuk memperbarui buku besar. la kemudian menunda jumal voucher dengan menandai
'Ai-postinf mengarsipkannya secara numerik.

TABEL 3-2 Aktivitas dan Arus Data dalam Pemrosesan Penggajian di S&S
Aktivitas Input Data Output Data

Memperbufui Hie penggajian/ Formulir karyawan baru File penggajian/karyawan yang diperbarui
karyawan Formulir perubahan karyowan

Kartu waktu Cek karyawan


Membayar karyawan
file penggajian/'karyawan Register penggajian
[abei tarif pajak file penggajian/karyawan yang diperbarui

Voucher pengeluaran kas penggajian

Mempersiapkan laporan File karyawan/penggajian Laporan penggajian

Pajak peinbay:)ran File karyawan/penggajian Laporan pajak


Pembayaran p2jak
Voucher pengeluaran kas pajak penggajian

nie karyawan/penggajian yang diperbarui

Memperbarui buku besar Voucher pengeluaran kas pajak penggajian Buku besar yang diperbarui

KoucAer pengeluaran kas penggajian

Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD Level 0 (disebut Level 0 karena
ada titikdesimal yang berartinol—1,0; 2,0; dll.) yangditunjukkan pada Figur3-6. Perhatikan
bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya, dalam proses
2,0; arus data masuk dan keiuar tidak tcrkait dengan entitas eksternal atau proses lainnya yang
tidak digambarkan (tabe! pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah internal untuk
aktivitas "membayar karyawan" dan ditunjukkan pada level D A D selanjutnya.
Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level
1 (yang memiliki satu tempat desimal—2,1; 2,2; d l l ) Figwr 3-7 memberikan hal yang lebih
mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu
tcrmasuk tabel tarif pajak dan register penggajian arus data yang dihilangkan dari Figur
3-6. Sama halnya, setiap proses Figur �-6 dapat dibuat, menggunakan DAD Level 1, untuk
menunjukkan level detail yang lebih besar.
Bab 3 SisiemMOokuineniasi 65

FiGUR 3-6
DAD level C untuk Pemrosesan
Penggajian S&S

Forrrujlir Perubahan
KaryM/an

FtGUR3-7
DAD Level 1 untuk Proses 2,0 pada
TabdTarifPajak Pemrosesdii t'etiggajian S&S

Beberapa nedoman umum untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3-1.
Anda dapat mempralctikkan level yang berbeda dari DAD dengan menggambarkannya
untuk permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada
akhir tiap-tiap konten bab. Anda kemudian bisa membandingkan diagram Anda dengan
solusi pada akhir setiap bab. Anda juga dapat membaca penjelasan mendetail mengenai cara
solusi dipersiapkan.
Bagian Satu landiyn Konseplual Sisleni Inforniasi Akunianst
<%

FOKUS 3-1/ /' P�doman up(ukiv!ehfl�a

1. Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman ini waktu yang sama dan t emp a t yang sama sebaiknya
dengan mengobservasi arus data organisasi, mengobservasi dikelompokkan bersama. Jangan mengombinasikan
dan mewawancarai mereka yang menggunakan dan komponen yang tidak terkait ke dalam proses transformasi
mengolah data atau memiliki kuesioner yang lengkap; tunggal. Jika data tidak diproses bersama, atau terkadang
dengan membaca deskriptif naratif dari sistem; atau diproses secara berbeda, maka pisahkan.
dengan menelusuri trans3ksi sistem. 9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. DAD adalah Mengidentifikasi setlap data temporeratau permanen dan
diagram asal, arus, transformasi. penyimpanan, dan tiijuan mengidentifikasi setiap arus data ke dalam dan keluar.
data. Hanyu jalur kesalahan yang sangat penting yang 10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
tercakup, ja!ur kesalahan yang tidak penting diabaikan. Memasukkannya ke dalam DAD.
Mencntukan cara sistem dimulai dan berhentl tidak I I .M e m be ri nama semua elemen DAD. Kecuali untuk
ditunjukkan. arus data ke dalam atau keluar penyimpanan data
3. Menentukan batasan <;istem. Menentukan apa yang (nama penyimpanan data biasanya diperlukan untuk
termasukdantidaktermasuk.Termasuksemuaelemendata mengidentifikasi arus data), elemen-elemen data sebaiknya
yang relevan, karena komponen yang tidsk termasuk tidak diberikan nama yang unik dan deskriptifyang mewaklli apa
akan d'pertimbangkan selama pengembangan sistem. yang diketahui tentangnya. Memberikan nama arus data
4 . Mengembangkan diagram konteks. Diagram konteks akan memaksa Anda berkonsentra�i pada semua arus data
menggambarkan batasan sistem. Dalam pusat diagram yang penting. dan bukan pada proses atau penyimpanan.
adalah lingkaran dengan ncma sistem. Di luar entitas sistem Proses dan penyimpanan data biasanya mengambil nama
berinteraksi secara langsung dengan kotak-kotak di sisi dari arus data masuk dan keluar. Pilihlz-h nama yang
lain, dihubuiigkan oleh arus data yang menggambarkan atraktif dan deskriptif, seperti "memperbarui persediaan"
data yang terlewati di antaranya. DAD secara berturut-turut dan "memvalidasi trarsaksi" dan bukan "input data" atau
lebih detail dalam menggambarkan arus data di dalam "mempfcrbarul proses". Nama proses sebaiknya termasuk
sistem. kata kerja tindakan seperti memperbarui, mengedit,
5. Mcngidentifikasi arus data. Mengiuentifikasi semua mempersiapkan, merekonsiliasi, dan mencatat.
arus data (pergerakan data signifikan) memasuki atau 12. Membagi (subbagian) DAD. DAD yang kacau sulit dibaca
meninggalkan sistem, termasuk tempat data dimulai dan dipahami. Jika Anda memiliki lebih dari lima hingga
dan tujuan akhirnya. Semua arus data datang dari dan tujuh proses pada satu halaman, dekomposisikan diagram
menuju ke proses transformasi. penyimpanan data {file), konteks ke dalam proses level tinggi. Bagllah proses level
atau sumber atau tujuan. Arus data dapat berpindah dalam tinggi ini ke dalam proses level berurutan yang lebih
dua arah, ditunjukkan sebagai garis dengan panah pada rendah.
kedua sisi (lihatG pada Figur 3-3). IS.Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
6. Mengelompokkan arus data. Arus data dapat terdlri Memberikan nomor yang berurutan pada setiap proses
dari satu kepingan datum atau leblh. Elemen-elemen data (leblh rendah atau leblh tinggi) membantu pembaca
yang seialu mengalir bersama sebaiknya dikelompokkan menavigasi antarlevel DAD.
bersama seperti yang ditunjukkan saat satu data mengalir 14. Menyempurnakan DAD. Proseslah arus data selama
hingga terpisah. Jika data tidak seialu mengalir bersama, beberapa kali. Setiap langkah ta mba ha n inembantu
tunjukkan sebagai arus data yang terpisah. menyempurnakan diagram dan mengid�tlfikasikan titik
7. Mengidentifikasi proses transformasi. Menempatkan penting. Aturlah DAD untuk mengalir dari atas ke bawah
lingkaran di m a n a p u n yang d i b u t u h k a n untuk dan dari kiri ke kanan.
mentransformaslkan satu arus data ke arus data lainnya. IS. Mempersiapkan salinan akhtr. Jangan mengiiinkan
Semua proses transformasi sebaiknya memiliki satu arus garis arus data saling melintasi satu dengan yang lain.
data masuk dan keluar atau lebih. Jika dibutuhkan, ulangi penyimpanan atau tujuan data.
8. M e ng e l o m p o k k a n pros es transformas i. Proses Tempatkan nama dalam DAD, tanggal dipersiapkan, dan
transformasi yang secara Icgis terkait atau terjadi pada nama yang menyiapkan pada setiap halaman.
Bab 3 SislemTeknikDoiuimentasi 67

Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adslah leknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan bagan alif
Tekflik analitis yang menggunakan
bebcrapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas> dan logis. Bagan alir mencatat seperangkat simbol standar untuk
cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir meialui organisasi. Bagan alir juga menjelaskan gambar beberapa
aspek dari SI secara jdas. ringkas,
digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian dan logis.
besar bagaji alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft
Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat
simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan
oleh perusahaan dan arus data meialui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat
kategori seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-8.
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2, Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan
tangan.
3. -Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan Iain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan atir.

Pedoman umum untuk mempersiapkan bagan alir disajikan pada Fokus 3-2..

� %

I/- ' - 'I
" "ama
-f

� � �
Simbol Input/OutpUt

Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.

Diiiustrasikan dengan meleblhi simbct dokumen dan


Berbagai salinan dokumen kertas mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di ?'Jdut
kanan atas.

Infomiasi ditampiikan oleh alat output elektronik seperti


elektronik
terminal, monitor, atau iayar.

Aiat enM�lata elektronik seperti komputer, t�.inal, tablet,


Entri data elektronik
ataute!2pon.

Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama


Alat input dan output elektronik
untuk menunjukkan alat yang digunakan umuk keduanya.

Simhol Pemrosesan

Pemrosesan komputer j Fungsi pemrosesan yang dil�kan oM iomtputer; biasaoya


m«tghasilkan perubahan dalarndata atau informal. .

Operasi manual Operas! pemrosesan yangdilakukan secara r�ahuai.


68 BagianSatu landaynKonseplualSislemlnformasiMunlansi

FIGUR 3 -8
Lanjutan Simbol Penyimpanan

Database Data yang disimpan secara elektronikdaiam database.

Pita magnetis Data yang disimpandalam pita magnetis; pita yang merupakan
media penyimpanan backup yang populer.

File dokumen kertas; liuruf menglndikdSikan file urutan


File dokumen kcrtas pemesanan, N � secara numerik, A = secara alfabet, D =
berdasarkan tanggal.

Jurnal/buku besar Jurnal atau biiku besar akuntansi berbasis kertas.

Simboi Arus dan Lain-


U ln

Ariis dokumen atau pemrosesan Mengarahkan ar\is pemrosesan atau dokumer�; arus normal ke
bawahdan ke kanan.

TransmisI data dari satu lokasi geografs ke iokasi latnnya via


Hubungan komunikasi
gariskomunikasi.

Konekiof dalam-halaman Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sama;


penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman.

□ Konektor iuar-halaman Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.

Awai. akhir, atau titik interupu dalam proses; juga digunakan


} Terminal untuk mengindikasikan pihak luar.

Keputusan Langkah pembuatan keputusan.

Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjeiasan


Anotasi {Catalan tambahan)
sebagai kUrlfikasi.

JENIS-JENIS BAGAK ALIR


b«gan alir dokumen Bagan alir d o ku men {document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus
Mengilustrasikan anis data dan dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri
dokumen di antara area-area
p�nggungjawaban dalam dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan,
organlsasi.
disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir,
yang disebut bagan alir pengendalian internal {internal controlflowchart) digunakan untuk
bapn alir pengendalian menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakaii
intefTtal untuk mengidentifikasi keiemahan atau inefisiensi sistem, sepcrti arus komunikasi yang tidak
Bagan yang digunai'jn untuk
menjelaskan, menganalists, dan
memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada
mengevaluasi pengendalian arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan.
internal, termasuk
mengidentiiikasi kekuatan. Sampai ia mengotomatisasi bagian lain dalam S&S, Ashton memutuskan untuk
keiemahan, dan ketidakefisienan
slstem. mempioses proses penggajian di S&S secara manual, seperti yang dijelaskan daiam label
3-1 dan 3-2 yang ditunjukkan dalam Figur 3-9.
Bab 3 Sistem lekniiOokumeniasi 71

FOKUS 3-2 Pedoman untuk Mempersiapkan Bagan Alir

1. Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman Ini 4. Secara jelas label! semua simbol. Tulisiah deksripsi
dengan mewawancarai pengguna, pengembang, dan sumber, input, proses, output, atau tujuan di dalam simbol.
manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap, Gunakan kepala panah pada semua garis arus.
dengan membaca deskripsi naratif sistem; atau dengan 5. Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan
menjalankan melalul transaksi sistem. halaman tunggal, secara jelas berilah nomor halaman dan
2. Mengidentifikast entitas untuk dibuat baoan alir. gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu
Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi pekerjaan, dan halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor
pihak eksternai. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, dalam halaman dapat digunakan untuk m en c ega h
arus data, dan prosedur pengolahan data. kelebihan garis arus dan untuk menghasiikan halaman
3. Mengelola bagan alk. Mendesain bagan atir, sehingga yang terlihat rapi. Secara jetas label! semua konektor untuk
data mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. menghindari kebingungan.
Ketika sesual pastikan bahwa semua prosedur dan proses 6. Gambar sketsa kasar daiam bagan alir. Perhatikanlah
ada dalam urutan yang sesuai.Tunjukkan tempat dokumen d en gan saksama konten yang diambil dibandingkan
atau proses dimulal, tempat data diproses, dan tempat membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat
data disimpan dan dikirtm. Tunjukkan disposisi final dari dibuat bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah dengan
semua dokumen untuk mencegah kelonggaran yang orang-orang yang mengenal sistem. Pastikan semua bagan
membuat pembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan alir yang digunakan konsisten.
data yar«g dimasukka. > ke dalam atau diambil dari database 7. Gambarlah salinan final bagan alir. TenipatkDn nama.
yang melewati operasi pemrosesan (program komputer) tanggal, dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir
pertama. Ualam bagan alir dckumen, bagilah bagan ?lir pada setiap halaman.
ke dalam kolom-kolom dengan label.
4

Anda dapat mempraktikkan membuat bagan alir dokumen dengan nienggambar satu
porniasalahan komprehensif, disebut Aauflow Cash Disbursements Process, pada akhir
setiap konten bab. Anda kemudian dapat membandingkan diagram Anda pada solusi di bagian
akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dij�ersiapkan.
Bagan alir sistem {system flowchart) menggambarkan hubungan antar-znpuf, b�gan alif sistem
MenggambarVan hubungan
pemrosesan, pen)impanan dan output sistem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam Figur antar-mpu(, petnrosesan,
3-10 merepresentasikan proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan penyimpanan, dan output sistem.

terminal penjualan state-of-the-art. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal
yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan.
Terminal secara periodik mengirini semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan,
sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat
diperbarui. Manajemen dan pei.gguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan
menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan.
Bagan alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA.
Setiap bab proses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan
tinj�uan mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.

BAGAN ALIR PROGRAM


Bagan alir program (pro�awflowdjart) mengilustrasikan urutan operasi logjs vang dilakukan bagan altr program
Mengilustrasikan urutan operasi
oleh komputer dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program bagan alir togis yang dilakukan oleh
komputer dalam melakukan
ditunjukkan dalam Figur 3-11. Bagan alir program rnenjelaskan logika khusus yang digunakan program.
untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.
72 Bagian Satu landasan Konseptual Sistem infoimasi Akuniansi

f|GUR3-10
5jganAlirSisteinPefnrosesan
di S&S , Tai�T�rima
penjuatafl ■
-�■;V f�ri�an'
Terminal Penjualan

Masukkan Data Penjualan

�oibv■0a�l����>■5�

IDaubif� ■
�jT»:r�T.5s
'jPem�aiw'

■ : Sistem ;

Pemros�n
PemiiRtaan

Status
Status
Akun
Persediaan rAnaiisis
Pmjualan
Pdanggan

FIG U R 3 - 11 Bagan AHr Program


Hubungan antara Bagan All: <-
Sistem dan Program

19

' '

Mataial ixiUasl

'

'; " m.-.'

Apelbanii
Bab 3 SfifernleMOokufncnysi 73

Diagram Proses Bisnis


Diagram Proses Bisnis (DPB—Business Process Diagram) adalali cara visua] untuk menjelaskan diagram proses bisnis

langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya, ada banyak LngkaMangkahSaS
aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, mengecek kredit berbedd dalam bisnis.
pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan
pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus pengeluaran, Di
antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengunipulkan
pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini ditunjukkan pada DPB untuk memberikan
pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam
proses bisnis.
Saat DPB dapat menjelaskan interaksi dalam entitas dan juga inleraksi antar-entitas, DPB
dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang dilakukan oleh pihak eksternal.
Oleh karena itu, DPB untuk siklus pendapaian hanya akan menjelaskan fungsi-fungsi yang
dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan
aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan pembelian.
Business Process Modeling Initiative Notation W orking Group membuat standar
unt uk menggambai DPB. Ada beberapa simbol yang berbeda yang dapat digunakan

FOKUS 3-3 Pedoman untuk Mempersiapkan Diagram Proses Bisnis

1. Mengidenti fikasi dan memahami prose:: bisnis. karyawan dan departemen berbeda yang terlibat dalam
Mengembangkan pemahaman ini dengan mengobservasi proses bisnis. Kolom kedua menunjukkan aktivitas yang
proses bisnis organisasi dan arus daca. mengobservasi dan dilakukan oleh karyavt/an yang ditunjukkan dalcm kolom
mevi/awancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis, pertama. Setiap baris, menqacu sebaga: 'swim /one" berisi
membaca deskripsi naratif sistem, atau memasuksi sistem aktivitas yang dilakukan oleh departemen atau karyawan
transaksi. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi yang terindikasi. DPB menggambarkan langkah-langkah
bisnis, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis, besar dalam proses secara berurutan, membaca dari kiri ke
dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data. kanan dan at?s ke bawah.
2. Mengabaikan komponen-koniponen tertentu. Seperti 5. Memasukkan setiap proses bisnis daiam diagram.
DAD, DPB menggambarkan apa yang terjadi, tetapi ttdak Tunjukkan setiap proses bisnis dimulai dan berakhir.
memerinci bagaimana itu terjadi (contohnya dengan Menunjukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis yang
teknologi apa) aktivitas proses terjadi. Oleh karena itu, terjadi dan dalam baris yang sesuai, menggunakan simbol
DPB tidak perlu untuk direvisi setiap kali teknologi yang yang sesuai. Menuliskan deskripsi yang sesuai di dalam
diguna�ran untuk menyelesaikan aktivitas berubah. Tidak setiap simbol; sebagian beiar deskripsi aktivitas akan
seperti bagan allr, Anda tidak perlu menunjukkan dokumen dimulai dengan kata kerja tindakan (membuat pesanan,
ketika dokumen menqallr melalui sistem atau menunjukkan mengirimkan barang. dil.) Tambahkan informasi anotasi
tempat dokumen itu disimpan. yang sesuai untuk membuat diagram lebih dapat dipahami.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan. Gunakan kepala panah pada semua garis arus data untuk
Seperti DAD, berbagai level detail dapat ditunjukkan. DPB menunjukkan arah arus.
hanya dapat menunjukkan level aktivitas yang iebih tinggi 6. Menggambar sketsa kasar DPB. Perhatikanlah konten
atau level aktivitas yang lebih tinggi tersebut dapat dlpecah yang ada dengan membuat gambar yang sempurna.
ke dalam subaktivitas-subaktivi�s yang menunjukkan Seberap=« sistem dapat dibuat menjadi diagram dalam
secara lebih mendetail. Jika DPBdigambarkan secara lebih sebuah draf. Meninjaunya dengan orang yang mengenai
mendetail, mudah untuk mengevaluasi apakah tugas- sistem. Menyempurnakan DPB yang dibutuhkan hingga
tugas dipisahkan secara sesuai dengan menguji tugas yang proses bisnis digambarkan secara akurat dan diagram Japat
dilakukan dalam setiap baris. dipah?mi dengan mudah.
4. Mengelota bagan aitr. DPB biasanya terdiri dari due 7. Menggambar salinan final DPB. Tempatkan nama DPB,
kolom dan sebanyak mungkin garis yang diperlukan tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap
untuk menjelaskan proses. Kolom pertama menunjukkan halaman.
74 Bagian Satu Landasan nonsexual Sistetn Informasi Akumansi

dalan'' menggambar DPB. Buku ini hanya menggunakan seperangkat simbol terbatas, yang
ditunjukkan pada Figur 3-12, untuk menghasilkan DPB yang mudah dibuat dan dipahami.
Pedoman u mu m untuk raempersiapkan pedoman proses bisnis yang baik disajikan
dalain Fokus 3-3. Dalam buku ini, dasar pada DPB lebih sedikit pada memaluhi aluran yang
mengatur persiapan dan lebih banyak pada mengomunikasikan aklivitas dengan jelas yang
terlibat dalam proses bisnis yang digambarkan.

FIGUR 3-12
Simbol Diagram Proses Bisnis -
Mulai 'Mularitaup�ulaafrproises�w�
j/i - i - - . vV- .
; Akhir proses direpresentaslkanokhlingkarankedlbergaristebaj.: .r...
■M..: Althir

'AfcSvitas'iialam ;.4 -; pers�i y�rig�sisin�a tui�u|. Peojejasan


: aktiyitjisditemp�n� , ,
.
nig

Ke}rtitusati' oleh s�uah wajik.f�jetasan


-.li: v ■ •'
: •• I'; fr.V/-' iHi .VfV.'
.. Afus I. Arusji��at?u Infonnasi yang dihinjukkap

" yang rnembamu menjelaskan proses bisnis yang dir.iasukkan ke


"► informasi anotasi . . , . dalam DPS dan, jika dibutuhkaiv.panah yang tebal digambar dari peiijela�n
' • .
simboi.

FIGUR 3-13 Diagfam Proses Bisnis Pemrosesan Penggajian di S&S


Bab 3 Sistein leknik Dokumentasi 75

Ashton mempersiapkan DPB dalam Figur 3-13 u nt uk mendokumentasikan pemrosesan

penggajian p a da S&S bcrdasarkan pada narasi yang ada da l a m Tabel 3-1. Anda dapat
mc mpraktikkan memb uat DPB dcngan mengga mbar salah satu problem komprehensif, yang
disebut Accuflow Cash Dishursemetus Process, pada akhir konten bab. Anda kemudian dapat
me mb a ndi ngka n diagram Anda pada solusi pada setiap akhir bab. Anda juga dapat membaca
detail penjelasan mengenai cara solusi dipersiapkan.

Ringkasan dan Kesimpulan Kasus


Ashton mempersiapkan DAD (Figur 3-6 dan 3-7), bagan alir (Figur 3-9), dan DPB (Figur 3-13)
dari sistem pemrosesan penggajian S&S unt uk mendok ument a s ika n dan menjelaskan operasi
sistem yang sudah ada. la senang melihat Susan dan Scott dapat menangkap esensi sistem dari
p endok umentas ia n ini. DAD menunj ukkan arus data logis, da n bagan alir mengilustrasikan
dimensi fisik sistem, dan DPB menunj ukkan aktivitas-aktivitas pada setiap proses bisnis.
Susan dan Scott setuju bahwa Ashton sebaiknya mendok ument asika n sisa sistemnya.
Pendok umentasian akan membantu mereka s emua m e ma h a mi sistem saat ini. Itu juga akan
me mb a nt u Ashton dan konsultan mendesain sistem yang baru. Faktanya, pendokumentasian
penggajian telah memb a nt u mereka m'�ngidentifikasi beberapa perubahan kecil yang mereka
inginkan unt uk dibuat dalam sistem mereka. Dengan menggun aka n Figur 3-9, Susan sekarang
menger t i mengapa petugas penggajian sering kali ha r us me mi nj a m satu-satunya saUnan
laporan penggajian yang dipersiapkan. la me r ek o me n d a s i k a n salinan kedua dibuat da n
disi mpan dalam departemen penggaji'an. Susan juga memp er ta nyaka n praktik menyi mpan
semua catatan penggajian pada satu file penggajian. Unt uk mcnjaga agar file tidak menjadi
berat, ia merekomendasikan file tersebut dibagi ke daiam tigz file: data karyawan personal,
p endok umentas ia n periode pembayaran, dan data pajak penggajian. Dis!;usi dengan petugas
penggajian memverifikasi pendekatan ini dan memb uat pemrosesan penggajian menjadi lebih
m u d a h da n lebih efisien.
Selama beberapa niinggu ke depan, Ashton mendok ument a sika n sisa proses bisnisnya.
'
Proses ini m e m b a n t u n y a mengi dentifikasi k et i dak ef ' s i ena n dan lap ora n yang t i da k
dibut uhkan. Ia juga men emuk a n bahwa beberapa sistem dok u me n tidak dikendaiikan secara
memadai. Selain itu, ia mendapatkan beberapa ide mengenai sistem yang terotomatisasi dapat
me mb a nt u n ya merancang kembali proses bisnis di S&S. Dengan mengganti usalia manusia
mengguna k a n teknologi, proses dan prosedur lama dapat dihilangkan untuk membuat sistem
menjadi lebih efektif.
Ketika Ashton menyelesaikan analisis da n p end ok u me nt a s i an dari sistem yang sedang
di gunaka n saat ini, Scott da n Susan memi nta nya u n t u k melanjutkan pekerjaannya terkait
p endesai na n sistem yang baru. Untuk melakukannya, Ashton harus me ma ha mi kebutuhan
informasi dari berbagai karyawan dalam p er usa haa n secara mendalam. Kemudian, ia dapat
mendes a i n sistem baru menggunakan alat-alat yang dijelaskan dalam bab ini. Pengembangan
sistem dibahas p a da Bab 2-22.
76 Sagian Satu landasan Konseptual Sistem Inioimasi Akunt�mi

arus data (dataflow) deskripsi naratif (narrative pcnyimpanan data (data


bagan alir {flowchart) description) store)
bagan alir dokumen diagram arus data (DAD— proses (process)
(documentflowchart) data flow diagram) sumber data (data source)
bagan alir pengendalian diagram konteks (context tujuan data (data
internal (internal control diagram) destination)
flowchart) diagram proses bisnis
bagan alir program (DPB—business process
(program flowchart) diagram)
bagan alir sistem (system dokumentasi
flowchart) (documentation)

SIA dalam Aksi

1. DAD adalah rcpresentasi dari...


a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer.
b. arus data dalam organisasi.
c. aturan keputusan daJam program komputer.
d. konfigurasi perangkat keras komputer.
2. Metodc dokumentasi seperti DAD, DPB, dan bagaii al»r menghemal banyak waktu dan
uang, menambah nilai 'oagi organisasi.
a. Benar.
b. Salah.
3. Manakah pernyataan yang SALAH di bavvah ini?
a. Bagan alir menibuat penggunaan banyak simbol.
b. Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi
data.
c. DAD membantu menyampaikan waktu kejadian.
d. Jawaban a dan b salah.
4. DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses
transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD
berdasarkan simbol yang berbeda.
a. Benar.
b. Saiah.
5. Semua pedoman di bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD» KECUALI:
a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit,
mempersiapkan, dan mencatat.
b. Memastikan nama menjeiaskan semua data atau keseluruhan proses.
c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting.
d. Memilih nama yang aktif dan deskriptif.
6.
Kemampuan pendokumentasian yang dibutuhkan oleh akunian bervariasi sesuai dengan
fungsi pekerjaan mereka. Namun, di antara pilihan di bawah ini, mana yang sebaiknya
dapat mereka lakukan?
a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja.
Bab 3 Sistein Mnik Dokutneniasi 77

b. Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang


lain.
c. Mempersiapkan pendokumentasian u n tu k "sistem informasi yang baru
dikembangkan.
d. Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian.
7. Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH?
a. Bagan aiir adalah lekjiik analitis yang digunakan untuk menjelaskan beberapa
aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
b. Bagan aiir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran
arus dokumen dan data melalui sistem.
c. Bagan aiir madah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pembuat memanfaatkan
paket perangkat lunak bagan aiir.
d. Bagan aiir sistem adalah representasi naratif sistem informasi.
8. Manakah bagan aiir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area
pertanggungjawaban dalam organisasi?
a. Bagan aiir program.
b. Tabel konfigurasi komputer.
c. Bagan aiir sistem.
d. Bagan aiir dokumen.
9. Semua yang ada di bawah ini adalah pedoi;.an yang direkomendasikan untuk membuat
bagan aiir dapat dibaca lebih jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI;
a. Membagi bagan aiir dokumen ke dalaj"a kolom-kolom dengan label.
b. Membuat bagan aiir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan
kesalahan rutin.
c. Mendesain bagan aiir sehingga proses niengalir dari atas ke bawah dan dari kiri
ke kanan.
d. Menunjukkan disposisi fmal dari semua dokumen untuk mencegah adanya
kelonggaran yang membingungkan pembaca.
10. Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data?
a. Sebagai persegi.
b. Sebagai panah melengkung.
c. Sebagai lingkaran.
d. Sebagai dua garis paralel.
e. Tidak ada yang benar.

PERMASALAHAN KOMPREHENSiF

PROSES PENGELUARAN KAS ACCUFLOW


SoftData, sebuah vendor, mengirimkan faktur kepada Accuflow untuk alat pendukung
penyimpanan data. Faktur dikirim secara langsung ke Megan Waters, petugas utang, yang secara
manual mencatat faktur dalam buku besar pembantu utang. Setelah faktur dicatat, kemudian
diteruskan ke Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, untuk pemrosesan, San mempersiapkan
cek untuk membayar faktur dan mengirimkan cek dan faktur ke John Sterling, bendahara
perusahaan. John menerima dan menandatangani cek dan membatalkan faktur. John kemudian
mengirimkan cek ke SoftData dan mengembalikan faktur yang dibatalkan ke Stan untuk
dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan diarsipkan. Sekali seminggu, Megan secara manual
memasukkan pengeluaran uari jurnal pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang.
Bagian Satu iandasan Konseptual Sistem Inloiniasi Akuniafiii

OiMlNTA

Persiapkan bagan alir dokumen, DPB, diagram konteks, diagram arus data level 0 dan DAD
level 1 unluk proses pengeluaran kas Accuflow! Untuk memaksimalkaii pembelajaran dari
permasalahan ini, lakukanlah yang terbaik untuk menyelesaikannya sebelum melihat solusi
pada akhir bab ini!

PERTANYAAN DISkUSI

3.1 Mentifikasikan elemen-elemen DAD pada narasi berikut ini: pelanggan membeli
beberapa barang dari toko bahan makanan lokal. Jill, petugas penjuaian, memasukkan
transaksi dalam register kas dan mengambil uang pelanggan. Pada saat penutupan,
Jill memberikan kas Jan pita register kepada manajernya.
3.2 Apakah Anda setuju dengan pernyataan di bawah ini: "Apakah salah satu prosedur
pendokumentasian sistem dapat digunakan untuk mendokumentasikan sistem
tertentu secara memadai?" Jelaskan!
3.3 Bandingkan pedoman untuk mempersiapkan bagan alir, DPB, dan DAD! Apa prinsip
dan batasan umum untuk semua tekjiik pendokumentasian tersebut?
3.4 Seorang teman sekelas meminta Anda untuk menjelaskan konvensi bagan alir
menggunukan contoh riil. Gambarkan simbol bagan alir utama dari memori, tempatkan
ke dalam satu dari empat kategori: inputhutput, pemrosesan, penyimpanan, serta arus
dan Iain-lain! Untuk setiap simbol, sarankan beberapa penggunaan!

3.1 Persiapkan segmen bagan alir untuk setiap operasi berikut ini!
a. Pemrosesan transaksi disimpan dalam media berurutan seperti pita magnetis
untuk memperbarui file induk yang disimpan dalam pita magnetis.
b. Pemrosesan transaksi disimpan dalam pita magnetis untu k memperbarui
database.
c. Meneliti database dan mencetak hasil penelitian.
d. Menggunakan terminal untuk memasukkan data dokumen sumber berbasis
kertas dan mengirimkannya ke lokasi tersembunyi tempat komputer perusahaan
memperbarui database.
e. Menggunakan terminal untuk meneliti database penjuaian pelanggan.
f. Backup otomatis yc .ig terjadwal dari suatu database ke hard drive eksternal.
g. Menggunakan terminal untuk memasukkan jam kerja karyawan yang dicatat
dalam kartu waktu untuk memperbarui file transaksi penggajian dan data upah
dalam file induk penggajian.
h. Menggunakan terminal untuk mengakses daftar harga dalam database penjuaian
untuk melengkapi pesanan pelanggan. Salinan elektronik pesanan pembelian
dikirim ke v«�ndor dan saJinan backup d'cetak dan diajukan berdasarkan nama
vendor.
i. Membuat reservasi pesawat terbang menggunakan komputer rumah.
3.2 Karyawan Dewey Construction Company memasukkan pekerjaan yang mereka lakukan
pada tiket waktu kerja. Sebagian besar tempat konstruksi memiliki terminal input data
yang digunakan oleh karyawan untuk memasukkan waktu mereka dalam memulai dan
berhenti bekerja dan kode pekerjaan yang merepresentasikan proyek tempat mereka
Bab 3 Sislem leknik Dolumentasi

bekerja. Setiap malain data tiket waktu kerja untuk had itu dikirim secara elektronik ke
kantor piisat perusahaan tempat data tersebut disimpan hingga penggajian diproses.
Beberapa lokasi konstruksi sangat terpencil dan karyawan tetap mengisi tiKet
waktu kerja. Tiket-tiket ini dikirimkan dengan cepat secara mingguan ke kantor pusat
perusahaan tempat tiket-tiket tersebut diteliti dan diproses.
Penggajian diproses setiap minggu. Kartu jam kerja digunakan untuk memperbarui
databese penggajian dan juga database barang dalam proses. Oleh karena semua
karyawan bekerja secara elektronik, tidak ada cekyang dicetak; tetapi sislem penggajian
mendepositkan pembayaran bersih dalam akun bank karyawan. Pembayaran dibuat
untuk badan pemerintah dan perusahaan yang menangani kontribusi karyawan dan
.rencana karyawan 40IK. Semua pengeluaran diikuti oleh laporan yang meringkas
pengeluaran. Sistem juga menghasilkan potongan data pembayaran yang disimpan
dalamfile transaksi penggajian yang dapat diakses melalui Internet. Laporan ringkasan
penggajian dibuat dan dikirimkan ke supervisor penggajian.
DIMINTA:
a.. Persiapkan bagan alir sistem untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction
Company!
b. Persiapkan DPB untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction Company! -
Pada ANGIC Insurance Compan y dimulai pemrosesan klaim kerelakaan ketika
departemen klaim menerima pemberitahuan kerugian dari orang yang mengkJaim.
Departemen kiaim mempersiapkan dan mengirimkan empat salinan formulir bukti-
kerugian yang mengharuskan pengklaim untuk menielaskan penyebab, jumlah, dan
aspek lain kerugian secara detail. Departemen klaim juga memulai catatan klaim,
yang dikirim dengan pemberitahuan ke departemen pengolahan data> yang diajukan
berdasarkan nomor klaim.
Pengklaim harus mengisi formulir tersebut dengan bantuan penilai kerugian. Penilai
harus menyetujui estimasi jumlah kerugian pengklaim. Pengklaim dan penilai masing-
masing menyimpan satu salinan formulir tersebut. Penilai mengarsipkan salinannya
berdasarkan nomor. Penilai mengirim dua salinan perlama ke departemen klaim.
Secara terpisah, penilai mengajukan laporan ke departemen klaim, mengonfirmasikan
estimasi foripulir bukti kerugian pengklaim.
Departemen klaim mengotorisasi pembayaran ke pengklaim, meneruskan salinan
formulir bukti kerugian ke pengolahan data, dan mengarsipkan formulir bukti kerugian
dan laporan penilai menurut abjad. Departemen pengolahan data mempersiapkan
catatan pembayaran dan mempersiapkan daftar pengeluaran kas, yang diteruskan ke
departemen akuntansi tempatnya akan diperiksa.
DIMINTA.
a. Persiapkan bagan alir dokumen untuk merefleksikan proses klaim kecelakaan
ANGIC Insurance Company!
b. Persiapkan DPB untuk merefleksikan bagaimana ANGIC Insurance Compan y
memproses klaim kecelakaannya!
Beccan Company adalah diier ban diskon yang mengoperasikan 25 toko retail di area
metropolitan yang besar. Perusahaan membeli semua ban dan perlengkapan terkait
menggunakan departemen pembelian pusat perusahaan untukmengoptimalkar diskon
kuantitas. Ban dan perlengkapan diterima pada gudang pusat dan didistribusikan
ke toko retail saat dibutuhkan. Sistem persediaan perpetual pada fasilitas pusat
menyimpan catatan persediaan terbaru, membuat titik pemesanan kembali, dan
Sagian Satu landasan Konsepiual Sistem informas! Akuniansi

kuanlitas pesanan optimal untuk setiap jeiiis dan ukuran ban serta perlengkapan
lainnya. Beccan memiliki sistem komputer state o f the art dan menggunakan lima
dokumen berikut ini daiam sistem pengendalian persediaannya.
• Daftar permintaan toko retail. Toko retail secara elektronik mengajukan daftar
permintaan kembali toko retail pada gudang pusat ketika mereka membutuhkan
ban atau perlengkapan. Petugas p��ngiriman gudang mengisi pesanan dari
persediaan dan mengotorisasi pengiriman ke toko.
• Daftar permintaan pembeiian. Sistem memberitahukan petugas pengendalian
persediaan ketika kuantitas yang ada di tangan untuk barang yang disimpan
di gudang pusat ada di bawah titik pemesanan kembali dan mempersiapkan
permintaan pembeiian. Petugas pengendalian persediaan menilai permintaan
tersebut, menyetujuinya, dan meneruskannya ke departemen pembeiian.
• Pesanan pembeiian. Sistem menggunakan data dalam permintaan pembeiian
untuk mempersiapkan pesanan pembeiian dan secara tentatif memilih vendor
berdasarkan pada kriteria tertentu yang dibangun dalam sistem seperti harga
dan ketersf diaan. Agen pembeiian menilai pesanan atau pemilihan vendor sesuai
dengan yang dibutuhkan, menyetujuinya, dan mengirimkan e-mail ke vendor.
Salinan pesanan pembeiian dikirim ke utang.
• Laporan penerimuan. Untuk setiap pesanan pembeiian, sistem mempersiapkan
laporan penerimaan yang menunjukkan barang yang dipesan, tetapi bukan
kuantitas yang dipesan. Ketika barang tiba, petugas penerimaan memasukkan
tanggal mereka tiba dan kuantitas setiap barang yang diterima. Lapoian
penerimaan yang lengkap dikirim ke utang.
• Faktun Vendor mengirimi Beccan faktur elektronik yang menunjukkan barang
yang dikirim, harga, dan jumlah total utang.

Departemen berikut ini terlibat dalam sistem pengendalian persediaan hJeccan.


• Toko i-etail. Setiap loko menghitung persediannya setiap akhir kuartal dan
merekonsiliasinya dengan database perusahaan. Pada setiap minggu, setiap toko
meninjau persediaannya untuk menentukan permintaan apa dari gudang pusat.
Ketika toko kehabisan persediaan, atau persediaannya menipis, ia dapat mengirim
pesanan segera ke gudang.
• D ep art emen pengendalian persediaan. Tanggung jawab untuk menyimpan
semua catatan persediaan perpetual, termasuk kuantitas dalam persediaan, titik
pemesanan kembali, kuantitas pesanan optimal, dan kuantitas pesanan untuk
setiap barang yang disimpan.
• Departemen gudang. Menyimpan persediaan fisik semua barang yang disimpan
dalam penyimpanan. Semua pesanan dari vendor diterima (petugas penerimaan)
dan semua distribusi ke toko retail dipenuiii (petugas pengiriman) pada
departemen ini.
• Departemen pembeiian. Menempatkan semua pesanan yang dibutuhkan
perusahaan.
• Departemen utang. Menyimpan semua dokumen terbuka untuk vendor dan
kreditur lain. Bagian utang memeriksa dan merekonsiliasi faktur vendor, pesanan
pembeiian, dan laporan penerimaan. Beberapa perbedaan dijelaskan dan faktur
vendor akan dibayar dalam 10 hari saat penerimaan barang dengan mentransfer
jumlah berdasarkan akun bank secara elektronik
Bab 3 �efn Tebiik Dokumenusi 81

DIMINTA
a. Persiapkan DPB yang mendokumentasi kaaproses bisnis Beccan! {Diadaptasi dari
Ujian CM A)
3.5 Sebagai auditor internal u n t u k N o-Wear Products, Anda telah diminta u n tu k
inendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian perusahaan. Berdasarkan nada
pendokumentasian Anda, No-Wear mengharapkan untuk mengembangkan rencana
merevisi sistem saat ini untuk mengeliminasi penundaan yang tidak diharapkan dalam
pemrosesan cek pembayaran. Petugas kepala penggajian menjelaskan sistem berikut ini.
Sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products cukup sederhana.
Data waklu dicatat dalam setiap d ep art emen men ggun akan kartu waktu
dan jam. Namun, ini menyebalkan ketika orang tidak mengeiuarkan kartu
waktu pada malam hari, dan kita harus mencatat waktu dengan tangan kite
sendiri. Pada akhir setiap periode, petugas penggajian kami memasuklcan data
kartu waktu ke dalam file penggajian untuk pemrosesan. Petugas kami cukup
bagus—walaupun saya liarus mengoreksi sendiri ketika mereka mengacaukan
entri data.
Sebelum file penggajian diproses untuk periode saat ini, d epartemen
sumber daya manusia mengirimkan perubahan personel kenada kami, seperti
peningkatan tarif pembayaran dan karyav/an baru. Petugas kami memasukkan
data ke d z l a m f i k penggajian. Biasanya, ketika salah dikembalikan kepada kami,
hal ini dikarenakan sumber daya manusia dicatat pada tarif pembayaran yang
salah atau karyawan telah pergi dan departemen lupa u ntu k memindahkan
catatan.
Data diproses dan cek pembayaran kary��wan individual dibuat. Beberapa
laporan dibuat untuk manajemen—walaupun saya tidak tahu apa yang meieka
lakukan. Selain itu, pemerintah mensyaratkan laporan potongan federal dan
negara bagian untuk tujuan pajak. Baru-baru ini, sistem membuat laporan-
laporan ini iccara otomatis, yang dinilai baik.
DIMINTA
a. Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem
pemrosesan penggajian pada No-Wear Products!
b. Persiapkan d o ku men bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan
penggajian pada No-Wear Products!
3.6 Ashton Fleming telah memutuskan untuk mendokumentasikan dan menganalisis proses
utang di S&S, sehingga transisi u n tu k sistem terkomputerisasi akan lebih mudah. la
juga mengharapkan untuk meningkatkan beberapa kelemahan yang ia temukan dalam
sistem. Dalam narasi berikut ini, Ashton menjelaskan apa yang terjadi di S&S.
Sebelum S&S me mb a ya r faktur vendor, faktur harus dicocokkan melalui
p es anan p emb eh an yang d i gunakan un tu k memes an barang dan laporan
p eneri maan yang dipersiapkan oleh departemen penerimaan. Oleh karena
ketiga dokumen ini memasukkan departemen utang pada waktu yang berbeda,
file alfabetis yang terpisah disimpan untuk setiap jenis dokumen. Pesanan
p emb el i an diteruskan dari pembelian dan disimpan dalam file p es an an
pembelian. Laporan p eneri maan disimpan dalam file laporan penerimaan.
Ketika faktur vendor diterima, petugas utang mencatat j u ml ah jatuh tempo di
file utang, dan mengarsipkan faktur dalam file faktur vendor.
S&S membayar semua akun dalam 10 hari un tu k mengambil keuntungan
diskon pembayaran awal. Ketika tiba waktunya u ntuk membayar tagihan,
Sagian Satu lindasdn t;oflse;Hual Sislem Inlofmasi Akununsi

petugas utang mengambil faktur vendor, melampirkan pesaiian pembelian dan


iaporan penerimaan, dan mcneruskan dokumen yang dicocokkan ke Ashton
Fleming.
Ashton memeriksa dokumen
untuk memastikannya Icngkap,
mempersiapkan cek dua bagian, meneruskan scmua dokumen ke Susan, dan
mencatat cek dalam jurnal pengeluaran kas.
Susan meninjau do ku me n u n tu k me mastikan baiiwa ilu merupakan
pembayaran yang valid dan menandatangani cek. la m e n eru s kan cek ke
vendor dan mengembalikan d o ku men dan salinan cek ke petugas utang.
Petugas mengarsipkan dokumen secara abjad dalam file faktur yang dibayar.
Pada akhir sctiap buian, petugas utang menggunakan b u ku besar utang
untuk me mpersiapkan Iaporan utang yang diteruskan ke Susan, Setelah ia
menyelesaikan Iaporan, Susan mengarsipkanny? sccara kronologis.
DIMINTA
a. Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem
utang diS&S!
b. Persiapkan do ku men bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan
utang di S&S!
3.7 Ashton Fleming meminta Anda untuK mendokumentasikan sistem penerimaan kas di
S&S. Berikut narasi Ashton alas sistem:
Pembayaran pelanggan meliputi kas yang diterima pada saat pembelian dan
pembayaran yang diteriiiia dalam surat. Ketika hs**! berakhir, bendahara
mengambil semua cek dan mempersiapkan slip setoran untuk cek dan kas.
Petugas mendepositokan cek, kas, dan slip setoran pada bank lokal setiap
hari.
Ketika cek diterima sebagai pembayaran untuk jatuh tempo akun, slip
pengiriman uang termasuk dengan pembayaran. Benda'nara mengirim ini ke
piutang. Slip penerimaan digunakan untuk memperbarui file piutang pada
akhir hari. Slip pengiriman uang disimpan dalamyang diatur berdasarkan
tanggal.
Setiap minggu, piutang membuat Iaporan penerimaan kas dan saldo umur
piutang menggunakan buku besar piutang. Laporan penerimaan kas dikirim
ke Scott atau Susan dan salah satu memeriksanya. Salinan saldo u mu r piutang
dikirim ke departemen kredit dan pengumpulan tempatnya diperiksa.
DIMINTA
a. Kembangkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk sistem penerimaan kas di
S&S!
b. Persiapkan bagan alir d o ku me n untuk sistem penerima an kas di S&S!
c. Persiapkan diagram prosec bisnis untuk sistem penerimaan kas di S&S!
3.3 Perusahaan pemesanan melalui pos produk perawatan tubuh dan kulit beriklan di
majalah. Pelanggan majalah m e m b u a t sebagian besar pesanan dengan mengisi
dan mengirim kupon secara langsung ke perusahaan. Perusahaan juga mengambil
pesanan melalui telepon, menjawab pertanyaan mengenai produk, dan menangani
pembayaran dan pembatalan pesanan. P roduk yang telah dipesan dikirim secara
langsung ke pelanggan atau kc kantor regional perusahaan yang menangani distribusi
yang diminta. Perusahaan memiliki tiga file data dasar, yang berisi informasi surat
pelanggan, informasi persediaan produk, dan informasi penagihan berdasarkan pada
no mor faktur. Selama beberapa tahun ke depan, perusahaan mengharapkan untuk
Bab 3 SiJtemleknikOokumeniasi 83

menjadi perusahaan dengan kcuntungan jutaan dolar. Menyadari kebutuhan untuk


melakukan komputerisasi pada banyak pesanan yang datang, perusahaan meniulai
proses lersebut dengan menelepon Anda.
OlMINTA
Ga mb a r kan diagram ko n t e ks d an setidakn ya dua level D AD u n t u k operasi
sebelumnya!
3.9 Kampus iokal mensyaratkan setiap mahasiswa mengisi formulir registrasi online. Sistem
mengecek subsistem piutang untuk meyakinkan bahwa tidak ada biaya yang terutang.
Selanjutnya, u n tu k setiap kuUah, sistem mengecek t ranskrip mahasiswa u ntu k
memastikan bahwa ia telah nienyelesaikan persyaratan kuliah. Kemudian, sistem
mengecek ketersediaan kelas dan jika ada ruang yang m enambah jumlaii mahasiswa
Jaminan Sosial ke daftar kelas.
Laporan yang kembali ke mahasiswa menunj ukkan hasil pemrosesan registrasi:
Jika mahasiswa berutang biaya, tagihan dikirim dan registrasi ditolak. Jika persyaratan
mata kuliah tidak dipenuhi, mahasiswa diberitahukan dan bahwa kuliah tersebut tidak
teregistrasi. Jika kelasnya penuh, mahasiswa memint a untuk dijadikan ''course closed".
Jika mahasiswa diterima dalam kelas, kemudian waktu, hari, dan ruang ditunjukkan
di samping n o i ao r kuliah. Biaya mahasiswa dan total biaya kuliah dihitung dan
ditunjukkan dalam laporan. Data biaya mah�sis\v a dimasukkan ke dalam subsistem
piutang. Ketika registrasi selesai, laporan pendaftaran mata kuliah dipersiapkan untuk
instruktur.
DIMINTA
a. Pcrsiapkan diagram konteks dan paling sedikit dua level DAD untuk proses ini!
b. Persiapkan bagan alir un tu k mendokumentasikan proses ini!
3.10 Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk setiap situasi berikut ini!
a. Mempersiapkan dan mengaj ukan pengembalian pajak dengan pajak terutang
kepada Internal Revenue Service.
b. Pelanggan membayar faktur dengan cek. Piutang diperbarui untuk meretleksikan
pembayaran. Cek tersebut dicatat dan disetorkan ke bank.
c. Pelanggan menempatkan pesanan online untuk membeli barang dagangan. Pesanan
diterima, diisi, dan diki rim ke pelanggan dengan faktur.
d. P ermi nt aan p ers edi aan diterima oleh d e p a r t e m en pembelian. Dep art emen
pembelian mempersiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian ke vendor yang
sesuaL
e. Faktur vendor diterima, diperiksa, dan dibandingkan dengan pesanan pembelian
yang sesnai. kemudian dibayar dan diajukan.
t. Bill o f lading un tu k m e m e s a n persediaan diterima dari vendor, dicatat, dicek
dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan kemudian diajukan.
3.11 Melanie melakukan studi pada berbagai rencana penurunan berat badan d?n kebutuhan
untuk menentukan status berat badan individual dengan menghitung indcks massa
tubuh. Untuk men gh i t u n g indeks massa tubuh, tinggi harus diukur dalam meter
dan berat d i u ku r dalam kilogram. Indeks dihitung dengan membagi berat badan
seseorang dengan tingginya. Hasilnya kemudian dibandingkun untuk skala berikut ini
guna menentukan status berat seseorang: Di bawah 18,5 = kekurangan berat badan;
18,5-24,5 = berat badan normal; di atas 25 = kelebihan berat badan. Lima ratus orang
setuju untuk berpartisipasi dalam studi Melanie. Dengan begitu banyak perhilungan
un tu k dilakuk?n, ia menginginkan sebuah program komputer yang akan melakukan
n
84 Bagian Satu landasan Konsepluai Sistem Informasi Akuntansl

perhitungan ini untuknya. la memutuskan untuk mempersiapkan bagan alir guna


membantunya mendesain program komputer.
DIMINTA
Persiapkan bagan alir program untuk membantu Melanie memprogram proses ini!
3.12 Pasangkan segmen DAD atau bagan alir di kolom sebelah kanan dengan deskripsi
yang sesuai di kolom sebelah kiri!

DAD
1. Laporan dipersiapkan dan A.
dikirim ke pelanggan dari
data dalam penyimpanan
data piutang.

2. Vendor mengirimkan faktur


penjualan ke proses utang.

3. Proses peneriinaan kas


memperbarui penyimpanan
data penerimaan kas.

BAGAN ALiR
4. Pengecekan bagian 2 secara D.
manual dipersiapkan dari
data pada faktiu vendor.

5. Sistem mempersiapkan cek E.


yang dikirimkan ke pelanggan.
6. Laporan dipersiapkan dari data yang p
disimpan dalam pita magnetis.

7. Data penagihan dimasukkan ke dalam q.


sistem dari terminal dan digunakan
untuk memperbarui data pesanan
penjualan dan database pelanggan.

8. Data dari faktur kertas yang H.


dibatalkan digunakan untuk
memperbarui file pengeluaran kas.

9. Sistem mempersiapkan daa I.


salinan pesanan penjualan, satu
salinan dikirimkan ke pelanggan
dan yang lain diarsipkan.

10. Laporan umur piutang j


dipersiapkan dari�/c induk
piutang dan file induk
penerimaan kas.
86 8agian Satu Landasan Konsepiual Sislem InlornwsiAkuniansi

3.13. Lakukan replikasi bagan aJir berikut ini dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Exce',
alau paket perangkat lunak pendokumentasian lainnya!

■Joih*, hMflitiFakiuf�
.�nggaii� l��lan

-i'..--,-. - ■
Laporan
fiingkaun; " rjfctur-- •,
t�jual�fi

AKefelanggan

3.14 Lakukan replikasi DAD berikut in.' dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel,
atau beberapa paket pendokumentasian perangkat lunak lainnya!
Bab 3 SislenileknikDokumenlasi 87

J.

KASUS3-1 Dub 5

Anda adalah seorang analis untuk Wee Willie Williains Widget pesanan memenuhi kedua kondisi, petugas pemrosesan
Woiis (juga dikenal sebagai Dub 5). Dub 5 telaii meiighasilkaii pesanan memasukkannya ke dalam sistem pada formulir
koniponen keyboard komputer selama lebih dari 20 tahun pesanan standar. Data dalam formulir digunakan untuk
dan baru-baru ini menandatangani kontrak eksklusif 10 memperbarui file pelanggan perusahaan (yang nama,
iahun uiituk menyediakan keyboard bagi komputer personal alamat, dan data lainnya disimpan), dan formulir
Dell dan HP. Sebagai analis sistem, Anda ditugaskan untuk ditempatkan padafile pesanaji terbuka perusahaan.
mendokumentasikan sistem pemrosesan pesanan Dub 5. Ketika departemen kredit menerima pesanan yang
Pesanau pelanggan, yang semuanya merupakan ditolak, petugas kredit menentukan mengapa pesanan
penjualan kredit, tiba melalui e-mail dan telepon. Ketika semua tersebut ditolak. Jika batas kredit telah terlampaui,
pesanan diproses, sejumlah dokumen laiii dipersiapkan. Anda pelanggan dibei itahukan bahwa barang akan dikirimkan
membuat diagram proses keseluruhan dan dokumen yang sesegera mungkin setelah Dub 5 menerima pembayaran.
dihasilkan, seperti yang ditunjukkan pada diagram konteks Jika pelanggan belum menyetujui untuk kredit, aplikasi
di bawah ini. kredit dikirim ke pelanggan beserta pemberitahuan
Berikut mi adalah dokuraen yang dihuat: bahwa pesanan akan dikirimkan sesegera mungkin saat
• Pemrosesan pesanan membuat slip pengepakan, yang persetujuan kredit diberikan.
digunakan untuk mengisi pesanan. Sebelum mempersiapkaji slip pengepakan, sistem
• Faktur peiaiiggan dipersiapkan dan dikirim dengan mengecek catatan persediaan untuk menentukan apakah
barang. perusahaan memiliki produk yang dipesan. Jika barang
• Ketika pesanan tidak diterima, pembatalan pesanan ada dalam stok, slip pengepakan dipersiapkan dan dikirim
dikirimkan kepada pelanggan, menjelaskan mengapa ke gudang.
pesanan tidak bisa diai"sipkan. Setelah pemberitahuan barang yang dikirim telaii
• Pemberitahuan piutang, yang merupakan salman faktur diterima dari gudang, faktur pelanggan dipersiapkan.
pelanggan, dikirim ke departemen akuniansi, sehingga Salinannya diarsipkan oleh departemen pemrosesan
catatan piutang dapat diperbarui. pesanan, yang lain dikirim ke departemen akuntansi,
Setelah memeriks.-* catatan Anda, .�nda menulis ringkasan sehingga piutang dapat diperbarui Catatan ditempatkaji
narasi berikut ini: dalam pelanggan menunjukkan bahwa faktur telah
Ketika pesanan datang, petugas pemrosesan pesanan dikirim.
Dari informasi y'angdisajikan, DAD Level 0 untuk pemrosesan
mengecekfile kredit pelanggan untuk mengonfirmasikan
persetujuan kredit dan memastikanjumlah kredit masih di pesanan yang lengkap, DAD Level 1 guna proses tinjauan
dalam bata:jan kredit lika salah satu dari kondisi ini tidak kredit untuk Dub 5, dan DPB untuk pemrosesan pesanan.

terpenuhi» pesanan dikirim ke departemen kredit. Jika


88 6a|ian Satu Undasan Konseptual Sistem Inlorinasi totlansi

SIA dalam Aksi Solusi

1. DAD adalah representasi dari...


a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer (Saiah. Ini adalah deskripsi
bagan alir program).
► b. arus data dalarii organisasi (Benar).
c. aturan kepulusan dalam program komputer (Salah. DAD adalah representasi
grafis mengenai cara data berpindah melalui org?nisasi. Aturan kcputusan adalah
pernyataan spesifik objektif untuk program komputer).
d. konfigurasi perangkat keras komputer. (Salah. Konfigurasi perangkat keras
komputer menunjukkan berbagai perangkat lunak yang cocok bersama).
2. Metode pendokumentasian seperti DAD, DPB, dan bagan alir menghemat banyak waktu
dan uang, menambah nilai bagi organisasi.
► a. Benar (Benar. Gambar bernilai ribuan kata-kata: Banyak orang belajar lebih cepat
dengan mempelajari DAD, DPB, atau bagan alir sistem dibandingkan dengan
mcmbaca deskripsi naratifdari sistem yang sama).
b- Salah (Salah).
3. M.inakah pernyataari yang SALAH di bawah ini?
a. Bagan ahr membuat penggunaan banyak simbo! (Salah. Pernyataannya benar.
Lihat Figur 3-3 untuk ilustrasi banyak simbol yang digunakan dalam bagan alir).
b. Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi
dala (Saiah. Pernyataannya benar. Alasannya disebut bagan alir dokumen adalah
bahwa itu menunjukkan arus dokumen atau catatan yang berisi data).
p- c. D�D membantu menyampaikan waktu kejadian (Benar. DAD menunjukkan
pergerakan data, telapi tidak waktu pergerakan).
d. Baik a dan b salah (Salah. Seperti yang dijelaskan di atas, a dan b adalah pernyataan
yang benar).
4. DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses
transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD
berdasarkan simbol yang berbeda.
► a. Benar (Benar. Empat elemen DAD diilustrasikan pada Figur 3-1).
b. Salah (Salah).
5. Semua pedoman cli bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD, KECUAl I:
a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit,
mempersiapkan, dan mencatat. (Salah. Kata kerja tindakan sebaiknya digunakan
untuk menamakan elemen data proses. Lihat komponen 11 pada Fokus 3-1).
b. Memastikan nama menjelaskan semua data atau keseluruhan proses. (Salah. Nama-
nama elemen data sebaiknya merefleksikan apa yang diketahui mengenai elemen.
Lihat Komponen 11 pada Fokus 3-1).
► c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting. (Benar. Semua elemen data
sebaiknya diberi nama. dengan pengecualian arus data ke dalam penyimpanan
data, ketika ?\rus masuk dan keluar membuat penamaan penyimpanan data yang
berlebihar.. Lihat komponen 11 pada Fokus 3-1).
d. Memilih nama yang aktif dan deksriptif. (Salah. Nama deskriptix* dan aktif
sebaiknya digunakan dalam menamakan elemen data. Lihat komponen 11 pada
Fokus 3.1).
Bab 3 Sislem lelinik Dokumenlasi

Kemanipuan pendokumenlasian yang dibutuhkan akuntan bervariasi sesuai dengan


fungsi pekerjaan mereka. Namun, di anlara pilihan di bawah ini, mana yaijg sebaikiiya
dapat mereka lakukan?
a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja. (Benar.
Semua akuntan setidaknya dapat niembaca dan memahami pendokumentasian
sistem.)
b. Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang
lain. (Salah. Walaupun akuntan senior dapat mengkritik ddn memperbaiki
pendokumentasian yang dipersiapkan oleh akuntan junior, minimal semua
akuntan perlu untuk dapat membaca dan memahami pendokumentasian).
c Mempersiapkan pendokumentasian untuk sistem informasi yang baru
dikembangkan. (Salah. Beberapa akuntan mungkin perlu mengembangkan
pendokumentasian pengendalian internal, tetapi pengembang dan analis sistem
secara normal mempersiapkan pendokumentasian sistem).
d. Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian. (Salah.
Sebagian besar akuntan tidak dapat diminta untuk mengajar kemampuan
pendokumentasian).
Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH?
a. Bagan alir adalah teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek sistem
inform-isi dalam urutan yang jelas dan logis. (Salah. Ini adalah definisi bagan alir
sebelumnya dalam teks ini).
b. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran
arus dokumen dan data dalam sistem (Salah. Simbol yang digunakan untuk bagan
alir ditunjukkan pada Figur 3-8).
c. Bagan alir mudah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pcmbuat memanfaatkan
paket perangkat lunak bagan alir. (Salah. Ada sejumlah paket perangkat lunak
bagan alir yang bagus yang membuatnya mudah untuk digambar dan memodifikasi
bagan alir).
d, B�an alir sistem adalah representasi naratif sistem informasi. (Benar. Bagan alir
lebih berupa grafis dibandingkan representasi naratif sistem informasi).
Manakah bagan alir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area
pertanggungjawaban dalam organisasi?
a. Bagan alir program (Salah. Bagan alir program mendokumentasikan program
komputer).
b. Tabel konfigurasi komputer (Salah. Tabel konf�urasi komputer mengilustrasikan
cara perangkat keras komputer diatur dan dimiplementasikan).
c. Bagan alir sistem (Salah. Bagan alir sistem mengilustrasikan hubungan antara
input, proses, output sistem, tetapi bukan area pertanggungjawaban).
d. Bagan alir dokumen (Benar. Bagan alir dokumen menelusuri keberadaan dokumen
dari awal hii�a akliir dan caranya adalah mengikuti area-area pertanggungjawaban
dalam organisasi.
Semua yang ada di bawah adalah pedoman yang dirckomendasikan untuk membuat
in�
bagan alir dapat dibaca lebih jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI:
a. Membagi bagan alir dokumen ke dalam koioin-kolom dengan label. (Salah.
Membagi bagan alir ke dalam kolom-kolom membantu membuatnya dapat dibaca,
jeks, konsisten, dan dapat dipahami).
b. Membuat bagan alir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan
kesalahan rutin. (Benar. Termasuk semua prosedur pengecualian dan kesalahan
rutin bagan alir dan membuatnya sulit untuk dibaca dan dipahami),
Bagian Satu Landa�n Konseplual Sistem Informasi Aliuntansi

c. Mendesain bagan alir, sehingga proses mengalir dari puncak ke bawah dan dari
kiri ke kanan. (Salah. Bagan alir sebaiknya dipersiapkan, sehingga mercka dapat
dibaca seperti buku).
d. Menunjukkan disposisi final dari se mua doku men u n t u k me n c e gah adanya
kelonggaran yang me mbingungkan pembaca. (Salah. Semua do ku me n sebaiknya
ditempatkan dalam file atau dikirim ke entitas lain).
10. Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data?
► a. Sebagai persegi (Benar. Lihat Figur3-1).
b. Sebagai panah melengkung (Salah. Panah melengkung mewakili arus data. Lihat
Figur3-1).
c. Sebagai lingkaran (Salah. Lingkaran merepresentasikan proses. Lihat Figur 3-1).
d. Sebagai dua garis paralel (Salah. Dua garis paralel merepresentasikan penyimpanan
data. Lihat Figur 3-1).
e. Tidak ada yang benar. (Salah. Dari pilihan di atas ada jawaban yang benar).

' 1- ■ ' ' ■ ■


. '.'v V'.
SOLUSI PERMASALAHAN KOMPREHENSIF

BAGAN ADR
Langkah pertama dalam me mp e r si ap kan bagan alir dokumen adalah menjadi familier
dengan permasalahan yang ada. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi aktor atau
pemain utamanya. Dalam permasalahan ini, ada tiga pemain utama. Megan Waters (petugas
ulang), Stan Phillips (petugas pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Sejak kami
mendokumentasikan prcses pengeluaran kas Accuflow, kami tidak tertarik dalam pekerjaan
ii jternal vendor, SoftData. Sebagai hasilnya, kami tidak memasukkan aktivitasnya dalam bagan
alir kami. Sekarang, kami telah mcngidentifikasi pemain utamanya, kami dapat me mbuat
daftar fungsi mereka pada Tabel 3-3. Catatlah bahwa diteruskan kepada dan diterima dari
pemain utama selanjuttiya tidak dipertimbangkan fungsi-fungsi dalam mempersiapkan bagan
alir dokumen.

TAbEL 3-3 Tabei Fungsi Accuflow


� ' '
Petugas iltang � , Petugas PengeluaraH Kas fondahara'
■ � -
(JohnSterling) �:
�M�anWaters)
. Mempeniapkancek Menyetujui&menandatanganicek
• � Membataikdnfeictur'�
Wen�felctur-
- "
Mmasukkanpengeluarahlas > Mengirtmkan�

Sekarang, kami akan menjelaskan, langkah demi langkah, cara me mbuat solusi bagan alir
dokumen untuk Accuflow yang ditunjukkan dalam Figur 3-14. Untuk mendokumentas ikan
fungsi-fungsi pemain utama, bagi bagan alir dokumen ke dalam tiga kolom, satu u nt u k setiap
pemain. Biasanya pahng baik u n t u k mengatur kolom berdasarkan u r u t a n terjadinya dan
menggunakan fungsi ut;<ma pemain utama sebagai n a ma kolom. Oleh karena petugas utang
menerima faktur dari vendor, kami mene mpat kann ya pada kolom pertama. Setelah petugas
utang mencatat faktur, ia mengirimkannya ke petugas pengeluaran kas, yang mempersiapkan
cek dan mengirimkannya ke bendahara. Oleh karena itu, petugas pengeluaran kas sebaiknya
ada dalam kolom kedua, dan b en d ah a r a sebaiknya ada di kolom ter akhir seperti yang
diilustrasikan dalam Figur 3-14.
Oleh karena proses dimulai dengan faktur dari pihak ekternal (vendor), simbo! terminal
dengan istilah "Formulir Vendor" ditempatkan pada porsi kiri atas kolom Petugas Utang.
Bab 3 SisleinlelintkDc�tneiUasi 91

Selanjutnya, simbol dokumen dengan kata "Faktur Vendor" yang tercetak di dalamnya
ditempatkan di bawah simbol terminal. Panah mewakili arus dokumen dan urutan operasi
yang menghubungkan dua simbol.
Berdasarkan pada narasi, Megan secara manual mencatat faktur dalam buku besar
pembantu utang. Oleh karena itu, simbol proses manual dengan kata "Catalan Faktur"
ditempatkan di bawah simbol dokumen faktur, dan dua simbol dihubungkan dengan panah.
Kemudian, simbol jurnal/buku besar ditempatkan pada sisi proses manual dan panah
digunakan untuk menghubungkan dua simbol. Simbol faktur vendor baru digambarkan di
bawah simbol catatan faktur.
Oleh karena faktur vendor berpindah dari petugas utang ke petugas pengeluaran kas,
simbol faktur vendor ditempatkan pada puncak kolom pengeluaran kas dengan panah yang
menghubungkan dua perwakilan dokumen yang sama. Kita menggambar ulang simbol faktur
vendor dalam kolom petugas pengeluaran kas guna membuat bagan alir lebih mudah untuk
dibaca.

Untuk menunjukkan bahwa petugas pengeluaran kas mempersiapkan cek untuk


membayar faktur vendor, simbol proses manual dengan "Mempersiapkan Cek" di dalamnya
ditempatkan pada faktur vendor selanjutnya. Kita dapat menempatkannya di bawah simbol
92 Bagian Satu [andasantocpiual Sistem Informasi Akuntansi

faktur, tetapi diletakkan di samping untuk menghemat jarak. Dua simbol dokumen ditempatkan
di bawah proses manual untuk faktur vendor dan cek yang baru dipersiapkan.
Pe'iugas pengeluaran kas kemudian mengirimkan faktur dan cek ke bendahara. Sebagai
hasiinya, faktur vendor dan cek tanipak dalam kolom Bendahara. Simbol manual dengan
"Menyetujui dan Menandatangani Cek; Membatalkan Faktur" di dalamnya digunakan
untuk menunjukkan bahwa cek ditandatangani dan faktur dibatalkan. Dokumen kembali
ditunjukkan dalam bagan alir, saat ini dengan nama baru (Faktur yang Dibatalkan dan Cek
yang Ditandatangani) untuk menunjukkan sifat perubahan dokumen. Bendahara mengirim
cek yang ditandatangai ke vendor, yang diilustrasikan menggunakan simbol terminal dengan
kata "Ke Vendor" yang tertulis di dalamnya.
Faktur yang dibatalkan digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam jurnal
pengeluaran kas, sehingga ia dikirim kembali ke kolom tengah (Pengeluaran Kas). Simbol
proses manual dengan "Mencatat Pembayaran" di dalamnya dan sebaah panah digunakan
untuk menunjukkan bahwa pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, yang diwakili
oleh simbol jurnal/buku besar. Untuk mengilustrasikan bahwa faktur yang dibatalkan telah
diajukan berdasarkan tanggal, ditunjukkan menggunakan panah yang sesuai, seperti yang ada
dalam proses manual pembayaran dan memasukkan file. "D" ditempatkan dalam file simbol
untuk mengindikasikan bahwa dokumen telah diajukan berdasarkan tanggal.
Setiap minggunya, petugas utang secara manual mem-posting entri dari jurnal
pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang. Untuk menunjukkan hal ini, simbol jurnal
pengeluaran kas direproduksi dalam kolom petugas utang, dan simbol proses manual dengan
kata-kala "Mem-posting Pengeluaran Kas (Mingguan)" ditempatkan di bawahnya. Panah yang
menunjukkan data dari jurnal ini dimasukkan ke dalam buku besar pembantu uang.
Ini melengkapi bagan alir dokumen untuk proses pengeluaran Accuflow Company

DIAGRAM KONTEKS
Diagram konteks adalah tinjauan pengqiahan data yang didokumentasikan. Seperti, diagram
konteks tertentu meiiputi proses transformasi tunggaJ (lingkaran atau gelembu ng) serta sumber
data dan tujuan data yang mengirim data ke atau menerima data dari proses transformasi. Oleh
karena itu, langkah pertama dalam mempersiapkan diagram konteks adalah menggambar
lingkaran atau gelemhung tunggal dan kemudian melabelinya dengan nama yang paling baik
mendeskripsikan proses yang didokumentasikan. Dalam kasus ini, "Sistem Pengeluaran Kas"
secara efektif menjelaskan proses, (lihat Figur 3-15).

Langkah selanjutnya adalah menggambar dan memberikan label untuk entitas pada
persegi yang mengirim data ke proses pengeluaran kas atau menerima data dari proses
pengeluaran kas. Dalam contoh ini, ada entitas tunggal—vendor yang bertindak sebagai
sumber dan tujuan data ke/dari proses pengeluaran kas. Dalam proses lain, entitas luar
dapat berupa hanya sumber atau tujuan data dan bisa ada lebih dari satu sumber atau tujuan
data.
Langkah terakhir adalah menghubungkan proses (lingkaran) dengan sumber/tujuan
(persegi) dengan panah yang merepresentasikan arus data. Kita memiliki dua panah yang
n

Bab 3 SfStemTeMDokumentasi 93

merepresentasikan fakturyang mengirim proses pengeluaran kas Accuflowdan cek dikirim


ke vendor dari Accuflow.

DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 0


Dalam diagram konteks, kita melihat keseluruhan proses pengeluaran kas dalam satu
gelembung. Dalam DAD Level 0, kita membagi proses pengeluaran kas ke dalam fungsi
utamanya. Dalam membaca narasi ini, kita menemukan lima langkah utama dalam proses
pengeluaran kas berikut ini.
1. Menerima faktur vendor dan mencatat utang.
2. Mempersiapkan cek.
3. Menandatangani dan meagirimkan cek dan membatalkan faktur.
4. Mencatat pengeluaran kas.
5. Memasukkan pengeluaran kas ke buku besar utang.

Setiap proses ini direpresentasikan oleh lingkaran atau gelembung pada Figur 3-16. Oleh
karena ini adalah DAD level 0, kita memberikan setiap proses ini angka sebenarnnya, dengan
digit pertama setelah titik desimal menjadi nol. Kita juga menempatkan lingkaran dengan
tujuan agar data mengalir dalam proses ini. Sebagai hasilnya, "Menerima dan Mencatat
Fakiur" diberikan proses 1,0; "Mempersiapkan cek" diberikan proses 2,0. "Menyetujui dan
menandatangani cek" diben nomor 3,0; "Mencatat Pengeluaran Kas" diberi nomor 4>0 dan
'Memasukkan Pengeluaran Kas ke Buku Besar Utang" diberi 5,0. Sistem penomoran ini
memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi pada proses ini ke dalam subproses yang
lebih mendetail dan masih menjaga konsistensi penomoran sistem. Oleh karena itu, jika kita
perlu untuk melakukan dekomposisi pada proses 3,0 ke level yang lebih mendetail, kita dapat

FIGUR 3-16
Diagram Afus Data Level 0
Bagian Satu iandasan Konsepliial Sistein Informasi Akuniansi

memberikap lingkaran subproses 3,1; 3,2; 3,3 dan seterusnya. Kita bahkan dapat memberikan
detail lebih dengan melakukan dekomposisi pada proses 3,1 ke dalam subproses 3,1,1; 3,1,2;
3,1,3; dan seterusnya.
Selanjutnya, kita menempatkaii sumber dan tujuan data pada DAD Level 0. Oieh karena
hanya memiiiki satu sumber dan tujuan data (contohnya vendor), kita menggambar persegi
dan menarnakannya "Vendor". Ini sangat penting bahwa kita dapat merekonsiliasi kembali ke
diagram konteks ketika kita mempersiapkan level DAD yang berbeda. Oleh karena itu, sumber
data dan tujuan yang sama yang tampak dalam diagram konteks harus juga tanipak pada DAD
Level 0. fika, ketika mempersiapkan DAD Level 0, Anda menemukan bahwa sumber/tujuan
data dibutuhkan untuk mendokunientasikan sistem secara sesuai, Anda kemudian harus
merevisi diagram konteks dengan sumber/tujuan data yang baru, karena diagram konteks
sebaiknya merepresentasikan keseluruhan proses.
Setelah sumber/tujuan data dan proses digambarkan, kita kemudian menghubungkannya
dengan menggambar panah di antara simboi-simbol yang sesuai. Panah-panah ini
merepresentasikan data yang bergerak dari satu proses ke proses lain dan dari satu sumber
atau tujuan ke proses tertentu. Kits* juga memiiiki foktur vendor yang berpindah dari vendor ke
proses "Menerima dan Mencatat Fakiur" dan dari proses itu ke proses "Mempersiapkan Cek".
Faktur vendor dan cek berpindah dari proses "Mempersiapkan Cek" ke proses "Menyetujui
dan Menandatangani Cek". Kita juga memiiiki panah yang meninggalkan proses 3,0 uiUuk
merepresentasikan cek yang ditandatangani dan dikirim ke vendor dan faktur yang dibatalkan
ke proses 4,0. "Mencat-it Pengeluaran Kas".
Beberapa proses mensyaratkan data tersebut disimpan. Sebagai hasilnyn, kita juga
menggambar beberapa file atau penyimpanan data yang diminta. DAD Level 0 adalah
penyimpanan data pertama yang tampak dalam rangkaian DAD. (Catatan: Penyimpanan
data sebaiknya tidak direpresentasikan dalam diagram konteks). Label penyimpanan data
sebaiknya rnengidentifikasi data yang dikirim kepada atau dari sana. Sebagai hasilnya,'melabeli
arus data ke atau dari penyimpanan data normalnya tidak diperlukan. Penyimpanan data
dipersiapkan dengan menggambarkan dua garis paralel dan memasukkan nama penyimpanan
data antara garis paralel.
Dalam Figur 3-16 terdapal tiga penyimpanan data: jurnal pengeluaran kas, buku besar
pembantu utang, dan penyimpanan data faktur yang dibatalkan. Oleh karena jurnal pengeluaran
kas diperbarui dalam proses 4,0; arus data dikirim dari proses lingkaran 4,0 ke penyimpanan
data jurnal pengeluaran kas. Untuk menunjukkan bahwa buku besar utang diperbarui ketika
faktur diterima (proses 1,0), panah digambarkan dari proses tersebut ke buku besar utang.
Untuk menunjukkan bahwa utang diperbarui dengan data dari jurnal pengeluaran kas (proses
5,0), panah arus data digambarkan dari penyimpanan data pengeluaran kas ke proses 5,0;
dan panah arus data lainnya digambarkan dari proses 5,0 ke penyimpanan data buku besar
pembantu utang 5,0. Pembaruan ini memakan waktu berminggu-minggu tetapi tidak seperti
bagan alir dokumen, DAD tidak mengindikasikan waktu arus data.

DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 1


Ketika detail tambahan dibutuhkan untuk mendokumentasikan arus data, lingkaran proses
niungkin diuraikan selanjutnya. Seperti yang ditunjukkan dalam Fokus 3-1, agar menjadi jelas,
dapat dipahami, dan mutlah dibaca, DAD sebaiknya berisi tidak lebih dari tujuh lingkaran
proses. Dalam contnh Accuflow, kita membagi arus data perusahaan ke dalam lima proses
utama. Setiap lima proses ini kemudian dapat diuraikan. Untuk mengilustrasikan ini, kita
akan menguraikan proses 3,0. Narasi tersebut menunjukkan bahwa bendahara menyetujui dan
menandatangani cek yang dipersiapkan, mengirimkannya ke vendor, dan membatalkan faktur
Bab 3 SistemleknikDokumentasi 95

untuk mencegah duplikasi pembayaran. Lebih lanjut lagi,4cita akan membagi proses 3,0 ke
dalam proses 3,1 (menyetujui dan menandatangani cek), 3,2 (mengirim cek ke vendor) dan 3,3
(membatalkan faktur). Untuk menampilkan tiga proses ini, kita menggambar tiga lingkaran
dan menamainya seperti yang ditunjiikkan dalam Figur 3-17. Kita juga menggambarkan arus
data dan melabelinya. Perhatikan bahwa sumber/tujuan data tidak diperlukan pada DAD
Level 1 karena telah ditunjukkan pada Level 0. Oleh karena hal itu akan mengumpulkan DAD,
dar karena kita menunjukkan detail lebih pada Level 1 dibandingkan Level 0 untuk satu proses
khusus, kita tidak mereplikasi semua proses dan penyimpanan data dalam DAD Level 0.

DIAGRAM PROSES BISNIS

Langkah pertama dalam mempersiapkan diagram proses bisnis adaiah mengidentifikasi dan
memahami proses bisnis untuk dibuat diagram. Ini termasuk mengidentifikasi pemain utama
dalam proses pengeluaran kas Accuflow; Megan Waters (petugas utang), Stan Phillips (petugas
pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Oleh karena kita mendokumentasikan
proses pengeluaran kas Accuflow, kita tidak memasukkan vendor, SoftData, sebagai salah
satu pemain utama kita. Tabel 3-3 berisi daftar fungsi-fungsi yang dilakukan oleh tiga orang
yang terlibat dalam pengeluaian kas.
Kita akan nienjelaskan setiap langkah dalam membuat solusi DPP untuk Accuflow yang
ditunjukkan dalam Figur 3-18. Langkah pertama adaiah dengan membuat dua kolom untuk
menunjukkan karyawan yang terlibat dan aktivitas yang mereka lakukan. Seianjutnya, kita
membuat tiga baris yang sering kali disebut "swim lanes" untuk menunjukkan tiga karyawan
dan aktivitas masing-masing yang dilakukan dalam proses pengeluaran kas.
Oleh karena proses dimulai ketika Megan Waters menerima faktur dari vendor,
lingkaran ditempatkan pada bagian kiri atas kolom Petugas Utang untuk menunjukkan
proses pengeluaran kas dimulai (Lihat Figur3-J2 untuksimbol DPB).Aktivitas pertama (yang
ditunjukkan dalam persegi DPB) memasuki faktur vendor dalam buku besar pembantu utang.
Panah merepresentasikan arus dokumen dan urutan operasi yang menghubungkan awalproses

FIGUR 3-17
Diagram Arus Data U vei 1
Accuflow

/ yang [)itar.datanqdnj

Faktur
yang Dibatalkan
16 Bagian Satu Undasan KtNKeplual Srslem Iniomiasi Akuntansi

FIGUR 3 -18 Didgram Proses Bisnis Accuflow

(lingkaran) dan aktivitas pert?.ma (persegi melingkar). Oleh karena kita mendapatkan faktur
dari seseorang yang tidak direpresentasikan dalam swim lane, kita menulis "Dari Vendor"
di atas persegi.
Aktivitas selanjutnya adaiah meitipersiapkan cek untuk membayar faktur. Oleh karena
dilakukan oleh Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, kita menggambarkan persegi yang sesuai
dalam swim lane ini dan menghubunghan dua persegi dengan panah untuk menunjukkan
arus proses. Catatlah bahwa, tidak seperti bagan alir, dalam DPB kita tidak menunjukkan
dokumen yang dibuat, arusnya atau di mana disimpan. Dasnrnya adaiah dari aktivitas yang
dilakukan dan arus proses.
Akivitas ketiga dalam proses pengeluaran kas adaiah John Sterling, sang hendahara, yang
menyetujui dan menandatangani cek dari membatalkan faKtur (menandainya sudah dibayar).
Persegi tersebut digambarkan, penjelasan yang sesuai ditempatkan di daiamnya, dan sebuah
panah digambarkaii untuk menunjukkan arus proses.
Aktivitas keempat adaiah sang bendahara mengirimkan cek yang ditandatangani
kembali ke vendor. Tidak ada baris atau swim lane untuk vendor; yang ada adaiah persegi
dengan "cek pengeluaran vendor" yang menyampaikan babwa cek dikirim ke pihak
eksternal. Pengendalian internal dapat digarisbawahi pada DPB dengan menjelaskannya
dan menggambarkan panah bertitik ke akt'vitas yang sesuai. Dalam DPB Accuflow, sirabol
anotasi (lihat Figur 3-8) digunakan, dengan penjelasan pe rgendalian internal yang tertulis
di dalam persegi tiga sisi.
John mengirimkan faktur yang dibatalkan ke Stan yang memperbarui jurnal pengeluaran
kas, yang diwakiii oleh persegi lain dalam swim lane Stan dan menghubungkan panah antara
dua swim lane. Accuflow menerima dan membayar faktur setiap hari dan memperbarui
pengeluaran kas adaiah akhir dari aktivitas harian dalam proses bisnis tersebut. Oleh karena itu,
lingkaran yang bergaris tebal ke bagian kanan persegi untuk menunjukkan akhir proses.
Ada satu lagi aktivitas dalam proses—Megan menggunakan jurnal pengeluaran kas
untuk memperbarui jurnal utang. Oleh karena waktu aktivitas berbeda (mingguan dan bukan
harian), ini ditunjukkan sebagai aktivitas terpisah dengan awal dan akhir. Garis bertitik
menghubungkan persegi dalam swim lane Megan dan Stan untuk menunjukkan bahwa
arusnya berbeda dibandingkan arus lain. Kata "mingguan" ditempatkan di atas aktivitas
persegi untuk menunjukkan waktu yang berbeda.
Hal ini menyelesaikan diagram proses bisnis untuk proses pengeluaran kas Accuflow.