Perencanaan Program Kerja Koptan PDF

Perencanaan Program Kerja
Kelompok Tani (POKTAN)

PA N D U A N
9
PA N D U A N
9

Kelompok Tani (Poktan)
2 Modul 9 : Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan) - Panduan
INI YANG HARUS DIBACA TERLEBIH DULU

Tantangan berat bagi semua orang dalam era globalisasi adalah persaingan
yang ketat dalam hal mutu sumberdaya manusia, komoditas/produk serta mutu
pelayanan. Persaingan tidak hanya pada tingkat lokal, nasional, tetapi internasional.
Oleh karena itu setiap individu/organisasi harus melakukan upaya pembenahan
atas kompetensi, usaha, atau bisnisnya secara proaktif supaya bisa dapat bertahan.
Tidak terkecuali organisasi Petani. Organisasi Petani menempati posisi yang sangat
penting untuk mendorong pertumbuhan perekonomian masyarakat Indonesia
pada umumnya dan Kalbar khususnya. Namun fakta di lapangan sampai saat ini,
sektor pertanian/perkebunan belum secara menyeluruh mampu meningkatkan
produktivitas dan kualitas produknya.
Organisasi Petani pada saat ini mesti menyiapkan diri mampu bersaing di era
pasar global. Untuk bisa bertahan di era globalisasi, maka organisasi petani harus
berani dan berkomitmen untuk berubah secara bertahap menjadi organisasi yang
profesional. Perencanaan adalah ciri organisasi professional.
GIZ – SREGIP Kalbar berinisiatif mengambil peran memberdayakan POKTAN Karet
dan Lada. Buku Panduan Perencanaan Program Kerja POKTAN adalah salah satu
kontribusi berharga yang diwariskan bagi POKTAN.
Ada beberapa model Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi atau lembaga.
Model Perencanaan yang dipilih, disesuaikan dengan bobot organisasi atau lembaga
itu sendiri. Mengingat organisasi POKTAN di Indonesia pada umumnya dan di Kal
Bar khususnya, masih sederhana dan pada tahap ditumbuhkan, maka model
perencanaan tingkat dasar adalah model yang paling tepat untuk digunakan. Oleh
karena itu buku Panduan Perencanaan Program Kerja bagi POKTAN ini diupayakan
sangat sederhana supaya mudah dimengerti dan dipraktekkan.
Buku Panduan Peserta Perencanaan Program Kerja POKTAN ini,
merupakan bagian dari paket modul Perencanaan Program Kerja Bagi
POKTAN. Modul sudah diujicobakan kepada satu kelompok POKTAN
dengan feedback yang cukup optimis dari peserta bahwa modul bisa
diterapkan karena dari sisi bahasa mudah dimengerti, penyajian cukup
sederhana, namun perlu dipertimbangankan soal alokasi waktu. Semoga
dapat membantu dan mempermudah peserta POKTAN dalam melakukan
proses Perencanaan.
PERENCANAAN PROGRAM KERJA POKTAN
Rencana yang dimaksudkan adalah rencana bersama organisasi yang terulis, yang harus
dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan adalah proses menyusun rencana
kerja yang dimulai merumuskan dan menetapkan VISI, MISI, Nilai-nilai, tujuan dan sasaran,
serta mengembangkan rencana kerja organisasi dalam rangka mencapai tujuan.
MENGAPA PERENCANAAN ITU PENTING?.

Perencanaan sangat penting bagi sebuah organisasi:
• Untuk merencanakan perbaikan, pembaharuan, penguatan dalam organisasi.
• Meningkatkan Produksi & Pelayanan
• Supaya menyesuaikan diri dengan keadaan sekarang dan ke depan.
• Meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar pihak
LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN PROGRAM KERJA

Analisa Visi, Misi, Nilai – Nilai Inti Dan Prinsip Organisasi.
Analisa dimulai dengan dengan merefleksikan kembali mengapa atau apa alasan organisasi
POKTAN terbentuk dan apa fungsi/tugas/tanggungjawab pokok POKTAN. Apa saja yang sudah
terlaksana dengan baik dari tugas pokok tersebut, dan apa yang belum. Mengapa?
Praktek Kerja Kelompok/Diskusi Kelompok melakukan Analisa VISI, MISI, Nilai-nilai
dan Prinsip Organisasi menggunakan Kertas Kerja Analisa VISI, MISI, Nilai-Nilai/Prinsip
Organisasi.
APA ITU VISI ?

Secara sederhana VISI bisa kita pahami sebagai:
• Gambaran situasi terbaik/ideal yang kita inginkan di masa depan
• Cita cita/mimpi kita tentang suatu keadaan di masa depan
3
Cara Merumuskan Visi

• Visi harus ringkas
• mudah diingat
• menantang
• memuat perubahan yang diharapkan/menggambarkan keadaan
• terukur.
Contoh rumusan VISI:

MENJADI ORGANISASI TANI “Subur Sejahtera” YANG SOLID, PRODUKTIF, DAN
BERKELANJUTAN DI KAL BAR
**Praktek merumuskan VISI**
APA ITU MISI ?

MISI adalah pernyataan ringkas, padat makna, tentang tugas pokok dan fungsi organisasi
serta tujuan dan programnya.
Misi berkaitan dengan:
• Tugas utama
• Kepercayaan/mandat dari pihak lain
• Pertanggungjawaban
Contoh Rumusan MISI:

• Menyiapkan tenaga kerja (SDM) yang profesional untuk mencapai kualitas lada lestari
yang bersertifikat, sehingga dapat menembus pasar dunia.
• Mengadakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh anggota kelompok tani dan
masyarakat luas.
• Memperkuat kerjasama dalam kelompok, antar kelompok maupun dengan pihak lain.
**Praktek merumuskan MISI menggunakan Kertas Kerja Rumusan MISI**
APA ITU NILAI NILAI INTI DAN PRINSIP ORGANISASI ?

Nilai yang kita maksudkan adalah sesuatu yang harus dijaga dan dijunjung tinggi. Nilai – nilai
organisasi ibarat teras/inti yang keras di dalam sebuah pohon, tidak terlihat dari luar tapi
membuat pohon tersebut kuat dan tegak. Nilai di sini berarti:
• Semangat atau Roh dalam bekerja atau perjuangan
• Ciri, prinsip atau watak organisasi atau pedoman bertindak
• Prioritas utama.
Prinsip organisasi pada umumnya menyatakan sikap dan nilai organisasi tentang 3 hal:
• Orang: Cara bekerja dan melayani semua pihak yang berkepentingan
• Proses: Cara organisasi dikelola, keputusan dibuat, dan cara menyampaikan atau
pelayanan.
• Prestasi kerja: Tuntutan dan harapan yang berkaitan dengan tanggung jawab
organisasi/perusahaan serta kualitas produk & pelayanannya
Contoh :
1. sangat penting bagi POKTAN untuk menjaga kualitas produk hasil karet sehingga
pembeli/pelanggan mau membeli dengan harga yang baik. Petani untung, pelang-
gan puas. Maka bisa kita katakan bahwa MEMUASKAN PELANGGAN adalah sebuah
nilai, menjadi perioritas, dan sesuatu yang harus diperjuangkan dan dipertahankan
supaya hubungan kerja petani dan tetap terjaga dan saling menguntungkan.
2. sangat penting menjaga kekompaka, saling bantu dan kerjasama antar anggota
ataupun antar POKTAN, maka kata SOLIDER menjadi nilai bagi POKTAN. Nilai nilai
tersebut harus dipraktekan, diperjuangkan oleh semua anggota POKTAN.
Dalam sebuah organisasi Nilai nilai inti biasanya ditetapkan bersama, dan pada umumnya
tidak lebih dari sepuluh NILAI dan minimal tiga NILAI. Kata yang dipilih adalah kata sifat.
Sebaiknya setiap NILAi dibuat penjabarannya yang dimulai dengan kata Kami. “ Kami berjanji
untuk selalu menghasilkan produk dan pelayanan yang memuaskan pelanggan” , “Kami
berjanji tetap menerapkan kerja sama, tolong menolong, dan tenggang rasa dalam kelompok
dan dengan kelompok lain.”
** Praktek merumuskan nilai – nilai inti **
ANALISA PEMANGKU KEPENTINGAN

Keberadaan sebuah organisasi tidak terlepas
KOMUNITAS
dari kepentingan atau campur tangan berbagai SIPIL
pihak.
Siapa Para Pemangku Kepentingan?

Adalah mereka yang memiliki kepentingan
Mitra Kunci POKTAN
atau pengaruh: SEKTOR SEKTOR
SWASTA PUBLIK
• positif maupun negatif Mitra Utama
• kuat, dekat, langsung

• ada kewenangan, kewajiban, dan hak Mitra Sekunder
Pihak Pemangku Kepentingan perlu

diidentifikasi untuk menjadi mitra bagi POKTAN.
5
Seberapa dekat, kuat, dan langsung pengaruh/kepentingan para pihak akan menentukan
pihak tersebut menjadi mitra kunci, primer, atau sekunder bagi POKTAN.
Contoh:
Pada sektor Pemerintahan Dinas Pertanian, Perkebunan, Kehutanan pasti mempunyai
pengaruh dan kepentingan langsung, kuat, dekat, dan mempunyai kewenangan terhadap
POKTAN. Maka kita bisa tempatkan sebagai mitra kunci bagi POKTAN, demikian seterusnya
untuk Primer dan Sekunder tergantung kajiannya.
**Praktek menganalisa Pemangku Kepentingan**
KAJIAN/ANALISA LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL

Lingkungan sebuah organisasi terdiri dari Lingkungan Internal dan Lingkungan Eksternal.
Lingkungan Internal adalah lingkungan di dalam organisasi itu sendiri. Lingkungan Eksternal
adalah yang diluar organisasi dan memiliki faktor pengaruh terhadap organisasi.
Apa Itu Kajian Lingkungan Internal?
Kajian lingkungan internal diperlukan untuk menemukan KEKUATAN dan KELEMAHAN
organisasi. Dalam melakukan analisa internal, semua unsur organisasi seperti legalitas,
sarana prasaran, fasilitas, peralatan, permodalan/asset, orang orang (pengetahuan dan
ketrampilan) , struktur, sop, komunikasi, relasi, hubungan, jaringan kerja, dst, dinilai apakah
unsur tersebut sebagai kekuatan atau kelemahan bagi roganisasi saat ini.
Kekuatan bisa berupa:
• ciri khas,
• kekayaan/aset,
• peralatan/sarana/fasilitas,
• yang dimiliki sendiri
• mendukung pencapaian tujuan organisasi
• lebih baik jika dibandingkan dengan kelompok lain.
Kelemahan bisa berupa:
• kemampuan/keterampilan, kekayaan/aset, peralatan/sarana/fasilitas, yang dimiliki
sendiri tapi menghambat keberhasilan organisasi.
• lebih jelek jika dibanding dengan kelompok lainnya.
** Praktek melakukan analisa KEKUATAN dan KELEMAHAN **

Apa itu Kajian/Analisa Lingkungan Eksternal ?
Pada analisis lingkungan eksternal, kita berupaya untuk menemukan faktor yang menjadi
PELUANG dan ANCAMAN (Tantangan) bagi organisasi.
Ciri - ciri Faktor Peluang
• Bisa berupa peluang-peluang yang masih baru, ataupun yang lama tapi masih kurang
optimal di gunakan.
• Berasal dari luar organisasi
• Bisa dimanfaatkan dan dikembangkan untuk menunjang pencapaian tujuan dari
organisasi.
Ciri - ciri Faktor Ancaman
• Adalah berbagai bentuk ancaman dan penghambat organisasi mencapai tujuan
• Yang ada saat ini maupun yang mungkin terjadi
• Yang diluar maupun sebagian bisa dikontrol organisasi
• Harus diantisipasi oleh organisasi mencapai tujuan.
**Praktek menggunakan Kertas Kerja Analisa Peluang dan Ancaman**
ISU DAN TUJUAN STRATEGIS

Apa Itu Isu Strategis ?
Isu yang dimaksudkan di sini adalah sama artinya dengan permasalahan atau
persoalan yang merupakan fakta dan data. Tidak semua masalah bersifat strategis.
Ciri – Ciri Isu Strategis:
• tingkat permasalahannya luas
• berkaitan dengan banyak orang atau banyak hal/masalah lain
• diperlukan waktu yang cukup lama (tahunan) untuk mengatasinya
• Perioritas bagi organisasi, bersifat penting dan mendesak: kalau tidak ditangani,
akan berdampak semakin buruk
• masalah utama, yang merangkum masalah lainnya, jika diatasi masalah lain teratasi
juga.
7
Contoh:
Masalah/Fakta: Sifat nya Isu Strategis
Hasil panen menurun sampai Strategis, karena berdampak Bagaimana caranya

400 kg/ha/th karena terserang buruk kalau tidak diatasi, meningkatkan hasil panen dan
hama penyakit dan kurang menimbulkan masalah baru, mengatasi hama penyakit ?
pupuk. berdampak jangka panjang,
kalau diatasi, masalah lain
akan teratasi juga.
Tidak memiliki Tidak strategis, karena, masih
kendaraan bisa menggunakan kendaran
sendiri untuk mengangkut sewaan, kalau membeli akan
hasil panen. menambah post biaya baru
yaitu perawatan dan biaya
operasional, tidak akan sering
digunakan atau disewakan,
belum tentu untung.
**Praktek merumuskan isu strategis**
Apa Itu Tujuan Strategis?

• Tujuan strategis adalah hasil akhir dari apa yang kita kerjakan, biasanya 3 – 5 tahun
baru terwujud.
• Tujuan menunjukan arah perubahan yang diharapkan terjadi di organisasi.
• Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan yang muncul.
• Tujuan dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu strategis.
Contoh:
Tujuan yang tidak memenuhi kriteria
• Meningkatkan pelayanan bagi industri kecil dan menengah (tidak jelas tujuannya dan
kurang menantang)
• Memberikan pendampingan teknis bagi 50 industri kulit (terlalu spesifik dan jangka
pendek, lebih tepat sebagai sasaran)
• Tujuan yang memenuhi kriteria
• Meningkatkan pelayanan teknologi untuk memperbaiki kualitas industri kecil
dan menengah agar dapat memenuhi standar ekspor.
**Praktek merumuskan Tujuan Strategis.**

MENENTUKAN SASARAN.
Apa Itu Sasaran?
• Sasaran Program adalah target per tahun untuk mencapai tujuan strategis.
• Sasaran yang baik memenuhi memenuhi kriteria:
• Spesifik: Sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkn dan
memberikan arah dan tolok ukur yang jelas.
• Terukur: Sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan
kapan pencapaiannya.
• Menantang: target yang ditetapkan menantang untuk dikerjakan namun tetap mampu
dijangkau.
• Mengacu pada hasil yang ingin dicapai.
• Batas waktu: Sasaran harus dapat dicapai dalam batas waktu tertentu misalnya
• 1 tahun.
Contoh:
Sasaran yang tidak memenuhi kriteria
• Mengurangi kematian karena demam berdarah (tidak spesifik, terukur, dan tidak ada
batas waktu)
• Meniadakan kecelakaan fatal di jalan TOL (terlalu luas, tidak realistik).
Sasaran yang memenuhi kriteria
• Pada tahun 2016 terjadi pengurangan kematian demam berdarah sebesar
• 10%
• Mengurangi tingkat kecelakaan fatal di jalan TOL sebesar 10 % pada akhir tahun 2016
**Praktek Merumuskan Sasaran**
PROGRAM KERJA DAN RENCANA TINDAKAN

Apa itu Program Kerja ?
• Program adalah penjabaran terperinci berupa bidang kegiatan yang digunakan untuk
mencapai tujuan startegis.
• Penjabaran langkah-langkah serta sasaran program dan sub-program dibuat rinci
sesuai dengan keperluan.
9
Rencana Kegiatan
Rencana Tindakan/kegiatan disusun secara tahunan, dengan memperhatikan hal hal berikut:
• Kegiatan mana saja yang berpengaruh pada kegiatan berikutnya, maka kegiatan
tersebut didahulukan.
• Perhitungan waktu: berapa lama, kapan tepat dilaksanakan.
• Siapa pelaksana, penanggungjawab, tenaga ahli, pihak yang bisa bekerja sama.
• Modal/anggaran: dari mana, berapa besar, bagaimana cara memperolehnya.
• Gambaran hasil kegiatan & Alat ukur keberhasilan kegiatan
ALOKASI SUMBERDAYA
• Alokasi sumberdaya adalah penetapan sumberdaya, yakni pembiayaan, tenaga kerja,
serta sarana atau aset, yang diperlukan untuk mencapi sasaran- sasaran program
organisasi.
• Penetapan sasaran-sasaran program harus mempertimbangkan kelayakan
pembiayaan, sesuai dengan realitas anggaran.
• Organisasi harus menganut prinsip hemat dalam menggunakan anggaran.
MONITORING DAN EVALUASI

• Monitoring dan Evaluasi adalah kegiatan/proses pemantauan dan penilaian kemajuan
dan keberhasilan program.
• Proses monitoring dan evaluasi harus dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai
dengan periode program semesteran atau tahunan.
• Hasil pemantauan perkembangan program perlu ditulis sebagai laporan.
PELAPORAN
Dalam penyusunan laporan hal-hal berikut perlu diperhatikan:
• Tujuan & sasaran program yang ingin dicapai harus ditulis jelas.
• Pencapaian sasaran yang telah dilaksanakan harus ditulis jelas.
• Tuliskan juga jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dari tujuan, serta langkah
langkah perbaikan yang harus diambil.
• Laporan harus menarik, padat dan mudah dimengerti, disertai dengan foto - foto dan
data-data pendukung (misal: tabel jumlah panen, dll)
CATATAN:
11
CATATAN:
Hak Cipta 2016
Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Semua hak dilindungi undang-undang/dicetak di Indonesia
Penerbit
Wisma Bakrie 2, Lt. 5
Jl. H.R. Rasuna Said Kav. B2
Jakarta 12920 - Indonesia
Phone +62 21 5794 5740
Fax +62 21 5794 5740
Email jakarta@sregip.or.id
Internet www.sregip.or.id
Reproduksi
Dilarang mereproduksi publikasi ini baik seluruhnya maupun sebagian dalam bentuk apa pun tanpa izin dari pemegang hak cipta, kecuali untuk
tujuan pendidikan atau nirlaba, dengan ketentuan bahwa pengakuan sumber harus dibuat dan salinannya diberikan kepada GIZ.
Disclaimer
Informasi yang terdapat dalam publikasi ini diambil dari sumber-sumber yang diyakini dapat diandalkan. Namun, tidak ada pernyataan atau
jaminan yang diberikan sehubungan dengan keakuratan, kelengkapan atau keandalannya. GIZ tidak bertanggung jawab atas setiap akibat/
kerugian karena penggunaan isi publikasi ini.
SIL ABUS
PRESENTASI
9
PRESENTASI
9

2 Modul 9 : Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan) - Presentasi
Perkenalan dan Kontrak Belajar
Nama : • Kontrak Belajar & Kesepakatan Jadwal

Asal/Kampung : • Training mulai jam 08:00
Nama Poktan : • Peserta aktif
• HP di diamkan, menggunakan HP pada saat
jam istirahat.
• Disiplin waktu
• Saling mendukung
Permainan
• Membangun menara tertinggi, terunik, dan

terkuat
• Peserta dibagi menjadi 3 kelompok
3
Apa itu Perencanaan?
• Perencanaan adalah proses untuk merencanakan perubahan, dari kondisi

sekarang menuju posisi yang lebih baik pada masa yang akan datang. Jadi
rencana adalah peta jalan perubahan.
• Perencanaan Nilai/ Prinsip melalui Analisis yaitu Analisa Visi, Misi, Organisasi,
Analisis Kekuatan dan Kelemahan, dan Analisis Peluang dan Ancaman.
• Analisis menghasilkan isu atau masalah strategis. Masalah strategis dirumuskan
menjadi tujuan Strategis.
• Tujuan Strategis dijabarkan mulai dari perumusan Sasaran Strategis sampai
perumusan program/Rencana Kerja. Rencana Pelaksanaan adalah peta jalan
untuk mewujudkan sasaran strategis.
Mengapa Perencanaan Penting?
• Untuk merencanakan perbaikan, pembaharuan, Penguatan dalam organisasi.

• Meningkatkan Produksi & Pelayanan
• Supaya menyesuaikan diri dengan keadaan sekarang dan ke depan.
• Meningkatkan kerjasama dan komunikasi antar pihak
Analisa Lingkungan Internal
Analisa Visi, Misi, Nilai Prinsip Organisasi.

• Mengapa POKTAN ada? Apa saja tugas utama/pokok?
• Apa yang ingin dicapai/diwujud kan oleh POKTAN?
• Apa saja keberhasilan yang sudah dicapai?
• Apa yang belum? Mengapa?
Kemana Kita Akan Menuju? = VISI
5
Visi Organisasi
Visi adalah gambaran/impian/cita-cita masa depan yang lebih baik atau ideal.
Kelompok Lada Lestari Jaya Yang Menjadi Organisasi Tani “Subur

Mandiri Dan Menjadi Perintis Lada Sejahtera” Yang Solid, Produktif,
Berkualitas Terbaik/Unggul Di Dan Berkelanjutan Di KalBar
Kalimantan Barat
Cara merumuskan Visi:

• Kalimat ringkas
• Mudah diingat
• Menantang
• Memuat perubahan yang diharapkan
• Menggambarkan keadaan
• Terukur
Misi Organisasi
Misi adalah pernyataan ringkas dan padat makna tentang tugas pokok dan fungsi
organisasi serta tujuan dan programnya.
• Misi dirumuskan dengan menjawab pertanyaan berikut:

• Mengapa kita ada?
• Apa fungsi dan tugas pokok kita?
• Apa prinsip bekerja kita?
• Bagaimana kita mencapai tujuan?
Menetapkan misi
Contoh Pernyataan Misi:
• Menyiapkan tenaga kerja (SDM) yang profesional untuk mencapai kualitas lada
lestari yang bersertifikat, sehingga dapat menembus pasar dunia.
• Mengadakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh anggota kelompok tani
dan masyarakat luas.
• Memperkuat kerjasama dalam kelompok, antar kelompok, maupun dengan
pihak lain.
Nilai & Prinsip Organisasi
Prinsip organisasi/perusahaan pada umumnya menyatakan sikap dan nilai tentang 3

hal:
a. Orang: Cara kerja dan melayani semua pihak yang berkepentingan
b. Proses: cara mengelola organisasi, cara mengambil keputusan, cara
memberikan pelayanan, cara melaksanakan kegiatan.
c. Prestasi kerja: Tuntutan dan harapan yang berkaitan dengan tanggungjawab
organisasi/perusahaan serta kualitas produk dan pelayanannya
Contoh Nilai: Bertanggungjawab, terpercaya, proaktif.
7
Analisis Pemangku Kepentingan
• Siapa saja yang berkepentingan terhadap organisasi? Apa yang mereka harapkan
dari program organisasi? Mengapa?
• Siapa yang paling berkepentingan/berpengaruh terhadap organisasi? Apakah
dapat dipenuhi?
• Seberapa dekat, besar, langsung pengaruh/kepentingan para pihak menjadi
mitra kunci? Primer atau sekunder?
Analisa lingkungan internal
Temukan apa saja faktor kekuatan dan kelemahan organisasi Anda.
Kekuatan bisa berupa:

• ciri khas,
• kekayaan/aset,
• peralatan/sarana/fasilitas yang dimiliki sendiri dan mendukung pencapaian
tujuan organisasi,
• kondisi kelompok lebih baik atau lebih lengkap dibandingkan kelompok lain.
Kelemahan bisa berupa:

• kemampuan/keterampilan, kekayaan/aset, peralatan/sarana/fasilitas yang
dimiliki sendiri tapi menghambat keberhasilan organisasi.
• kondisi kelompok lebih jelek jika dibanding kelompok lainnya.
Kajian lingkungan internal
Contoh faktor kekuatan dan kelemahan
Kekuatan Kelemahan
Kemampuan dalam
Memiliki alat
mengatasi hama
yang modern
penyakit masih
lemah
Memiliki lahan
yang luas
Kurang ulet dan

Jaringan kerja terampil
kuat, luas
Analisa Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal/luar adalah lingkungan yang berpengaruh terhadap organisasi.
Pengaruhnya berupa :
Faktor Peluang
• Bisa berupa peluang-peluang yang masih baru, ataupun yang lama tapi masih kurang
optimal digunakan.
• Bisa dimanfaatkan dan dikembangkan untuk menunjang pencapaian tujuan
organisasi.
Faktor Ancaman/Tantangan
• Yang ada saat ini maupun yang mungkin terjadi
• Sebagian bisa dikontrol organisasi
• Menghambat organisasi mencapai tujuan.
9
Temukan faktor peluang dan ancaman bagi organisasi Anda
Faktor Peluang Ancaman Keterangan
PEMERINTAH Subsidi pupuk,

:Disbun/Pertanian kemudahan perijinan.
bantuan saprotan, dll
Ekonomi KUR, Program Ekonomi Pengepul ijon

Pemerintah
Budaya, Tradisi Tradisi gotong royong,
kerjasama antar petani
Perkebunan skala Kerjasama/kemitraan, Petani lokal bisa

besar dukungan keahlian kehilangan lahan
perusahaan
Apa Itu Isu Strategis?

Masalah utama yang merangkum masalah lainnya. Jika diatasi akan mengatasi
masalah yang lain. Prioritas bagi organisasi, bersifat penting dan mendesak.w
Masalah Utama Mengatasinya Tujuan Pihak terkait

(Fakta)
Kualitas hasil panen Bagaimana caranya Hasil dan kualitas Bidang Diklat
kurang bagus, meningkatkan hasil produksi meningkat.
jumlahnya menurun panen dan mengatasi
sampai 400 kg/ha. hama penyakit?
Belum punya alat Membeli alat Supaya cepat, kapan

angkutan sendiri angkutan dengan saja bisa mengangkut
cara kredit, bayar dari hasil.
hasil panen.
Hama ulat, serangga, Menggunakan Supaya dapat panen
dan jamur semakin pestisida, fungsida, hasil
merusak tanaman insektisida
Tujuan Strategis
• Tujuan strategis adalah hasil akhir dari apa yang kita kerjakan, biasanya 3 – 5
tahun baru terwujud.
• Tujuan menunjukkan arah perubahan yang diharapkan terjadi di organisasi.
• Tujuan merupakan jawaban dari prioritas atau permasalahan yang muncul.
• Tujuan dapat dikembangkan untuk menjawab isu-isu strategis.
Contoh : Tujuan Strategis
Tujuan yang tidak memenuhi kriteria

• Meningkatkan pelayanan bagi industri kecil dan menengah (tidak jelas
tujuannya dan kurang menantang)
• Memberikan pendampingan teknis bagi 50 industri kulit (terlalu spesifik dan
jangka pendek, lebih tepat sebagai sasaran)
Tujuan yang memenuhi kriteria

• Meningkatkan pelayanan teknologi untuk memperbaiki kualitas industri kecil
dan menengah agar dapat memenuhi standar ekspor.
11
Perumusan Sasaran Organisasi
Apa itu sasaran?

Sasaran program adalah target per tahun untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi
Sasaran yang baik memenuhi kriteria:

1. Spesifik: Sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkn dan
memberikan arah dan tolok ukur yang jelas.
2. Terukur: Sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa
dan kapan pencapaiannya.
3. Menantang: target yang ditetapkan menantang untuk dikerjakan namun tetap
mampu dijangkau.
4. Mengacu pada hasil yang ingin dicapai.
5. Berbatas waktu: Sasaran harus dapat dicapai dalam batas waktu tertentu
misalnya 1 tahun,
Contoh : Sasaran Organisasi
Sasaran yang tidak memenuhi kriteria

• Meningkatkan keterampilan anggota POKTAN
• (tidak spesifik, terukur, dan tidak ada batas waktu)
• Menyelenggarakan pelatihan budidaya karet bagi semua anggota (terlalu luas,
tidak realistik).
Sasaran yang memenuhi kriteria

• Pada akhir tahun 2016, semua anggota POKTAN sudah mengikuti Pelatihan
Dasar
• Minimal 35% anggota POKTAN pernah mengikuti pelatihan budidaya karet setiap
tahunnya
Program Organisasi untuk Mencapai Tujuan
• Program adalah penjabaran terperinci dari strategi dan langkah-langkah yang

dipergunakan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Rencana kerja organisasi dituangkan kedalam program.
• Penjabaran langkah-langkah serta sasaran program dan sub-program dibuat
rinci sesuai dengan keperluan.
Perumusan Sasaran Organisasi
Rencana kerja/kegiatan disusun secara tahunan, dengan memperhatikan hal hal

berikut:
a. Kegiatan-kegiatan yang berpengaruh pada kegiatan berikutnya didahulukan.
b. Perhitungan waktu: berapa lama, waktu yang tepat dilaksanakan.
c. Siapa pelaksana, penanggungjawab, tenaga ahli, pihak yang bisa bekerjasama.
d. Modal/anggaran: dari mana, berapa besar, bagaimana cara memperolehnya.
e. Gambaran hasil kegiatan & alat ukur keberhasilan kegiatan
13
Alokasi Sumberdaya
• Alokasi sumberdaya adalah penetapan sumberdaya, yakni pembiayaan, tenaga

kerja, serta sarana atau aset yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran
program organisasi.
• Penetapan sasaran-sasaran program harus mempertimbangkan kelayakan
pembiayaan, sesuai dengan realitas anggaran.
• Organisasi harus menganut prinsip hemat dalam
• menggunakan anggaran.
Pelaporan
Dalam penyusunan laporan hal-hal berikut perlu diperhatikan:

• Tujuan & sasaran program yang ingin dicapai harus ditulis jelas.
• Pencapaian sasaran yang telah dilaksanakan harus ditulis jelas.
• Tuliskan juga jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dari tujuan serta langkah
perbaikan yang harus diambil
• Laporan harus menarik, padat dan mudah dimengerti, disertai dengan foto - foto
CaTaTan:
15
CaTaTan:
Hak Cipta 2016
Penerbit
Phone +62 21 5794 5740
Fax +62 21 5794 5740
Reproduksi
Disclaimer
Sil abuS
PRESENTaSi
9
SilabuS
9

2 Modul 9 : Perencanaan Program Kerja Kelompok Tani (Poktan) - Silabus
TUJUAN INSTRUKSIONAL
Setelah proses pembahasan materi diharapkan peserta:
1. Memiliki pemahaman tentang apa yang dimaksudkan dengan Perencanaan
Program Kerja
2. Mampu merumuskan visi, misi, prinsip dan nilai-nilai organisasinya
3. Mampu menemukenali dan menganalisis para pemangku kepentingan, membuat
peta/daftar Pemangku Kepentingan/mitra sekunder/pendukung, mitra primer/
utama, dan mitra kunci
4. Mampu menganalisis lingkungan di dalam organisasi (internal) dan lingkungan
di luar organisasi (eksternal), serta menemukan faktor kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman organisasi dalam mencapai tujuan.
5. Mampu menetapkan isu dan tujuan strategis
6. Mampu menetapkan sasaran program
7. Mampu menyusun rencana kerja sesuai format
METODE PENYUSUNAN PROGRAM KERJA POKTAN

1. Proses penyusunan perencanaan program kerja dilakukan melalui lokakarya
2. Lokakarya difasilitasi oleh seorang fasilitator
3. Teknik penyampaian dan pembahasan materi bervariasi seperti:
a. Ceramah atau penjelasan
b. Permainan
c. Diskusi kelompok
d. Curah pendapat/diskusi kelas
POKOK-POKOK MATERI
1. Kontrak belajar
2. Pengantar, game/permainan, pengertian
3. Merefleksikan dan menganalisis visi, misi, nilai dan prinsip organisasi saat ini:
a. Mengapa Poktan ada?
b. Apa fungsi/tugas pokok Poktan?
c. Sejauh mana fungsi/tugas sudah dilakukan; apa yang sudah baik, apa yang
belum, dan mengapa?
d. Merumuskan visi, misi, nilai dan prinsip Poktan jika belum dibuat
4. Analisis pemangku kepentingan
5. Analisis lingkungan internal: faktor kekuatan dan kelemahan
6. Analisis lingkungan eskternal: faktor peluang dan ancaman
7. Isu strategis, tujuan strategis, dan sasaran program
8. Menyusun program kerja Poktan
RINGKASAN MATERI
Perencanaan adalah proses untuk merencanakan perubahan, dari kondisi sekarang
menuju posisi yang lebih baik pada masa yang akan datang. Jadi rencana adalah peta
jalan perubahan. Tahap perencanaan adalah sebagai berikut :
• visi dan misi

analisis : visi, misi,
nilai & prinsip • nilai dan prinsip organisasi/poktan
analisis : lingk • kekuatan dan kelemahan organisasi (internal)

internal dan ksternal • peluang dan ancaman organisasi (eksternal)
• tujuan strategis
analisis isu strategis • sasaran strategis
penyusunan • rencana kerja dan waktu

program kerja
- Perencanaan melalui proses analisis yaitu analisis visi, misi, nilai/prinsip organisasi,
analisis kekuatan dan kelemahan, dan analisis peluang dan ancaman
- Analisis menghasilkan isu atau masalah strategis. Masalah strategis dirumuskan
menjadi tujuan strategis
- Tujuan strategis dijabarkan mulai dari perumusan sasaran strategis sampai
perumusan program/rencana kerja. Rencana pelaksanaan adalah peta jalan untuk
mewujudkan sasaran strategis.
ALAT DAN MEDIA

1. Alat dan Media untuk Fasilitator: e. Lidi tusuk sate 1 pak besar, tali
a. Kertas plano raffia 2 gulung
b. Metaplan 2. Alat untuk peserta:
c. Gunting, cutter, selotip/lakban, a. Alat tulis
penghapus papan tulis, spidol/ b. Buku tulis
kapur tulis c. Buku panduan peserta
d. In focus/proyektor dan laptop
CATATAN:
Metode/teknik/ media/alat, disesuaikan dengan situasi. Jika tidak memiliki komputer,
infocus/proyektor, dan fasilitas pendukungnya, maka fasilitator dapat menggunakan
metode/teknik yang berbeda dengan menggunakan fasilitas yang tersedia.
3
Bagian 2: Panduan Fasilitator Perencanaan Program Kerja Poktan
HaRi, WaKTu SESI DAN BAHASAN KEGIATAN FASILITATOR
Hari 1 SESi 1 : Fasilitator menjelaskan teknik perkenalan. Mulai dari

08.00-09.00 Perkenalan memperkenalkan diri nya
Kontrak belajar (lanjut Slide no.2)
ice breaking/ pencairan
suasana (melalui
permainan)
(10 menit)
Pembahasan 1: Power point slide no 2
Kontrak belajar 1. Fasilitator minta masukan dari peserta tentang
(10 menit) kontrak belajar: seperti keaktifan peserta, soal
penggunaan HP, kedisiplinan waktu dan sikap,
merokok, hadiah dan sanksi bagi peserta, dll
2. Membuat kesepakatan jadwal
3. Fasilitator menuliskannya di plano/power point
dan meminta tanggapan peserta dan kemudian
menyepakati bersama
4. Fasilitator memberikan penjelasan pentingnya
mentaati kesepakatan dan membangun sikap
professional untuk mendukung kelancaran proses
dan hasil.
Pembahasan 2: Power point slide no.3
Membangun menara 1. Fasilitator membagi peserta ke dalam minimal 3
tertinggi, terunik, terkuat kelompok
(10 menit) 2. Fasilitator menjelaskan tugas kelompok untuk
membuat menara yang tertinggi, terunik, dan
terkuat.
3. Kelompok diberikan bahan bahan yang tersedia
4. Fasilitator menjelaskan aturan: peserta tidak boleh
menambahkan bahan lain setiap kelompok berkerja
menggunakan bahan yang ada dengan waktu yang
ditentukan; tidak boleh berkomunikasi dengan
kelompok lain; kelompok harus kreatif menggunakan
material yang ada
5. Fasilitator menunjuk salah satu peserta sebagai
penilai independen/mandiri atas hasil kerja
kelompok,dan menentukan pemenang
6. Fasilitator mengamati dan membuat catatan
mengenai kerja tiap kelompok
7. Fasilitator bersama penilai independen menilai cara
kerja dan hasil kerja tiap kelompok
8. Fasilitator memberikan hadiah kepada pemenang
MEDIA/CATATAN &
KEGAITAN PESERTA METODE HASIL
ALAT
Peserta In focus ceramah, Peserta dan
memperkenalkan diri: Spidol curah pendapat, fasilitator saling mengenal
nama, asal, jabatan dalam Kain atau papan permainan satu sama lain
Poktan Nametag/ tanda
pengenal peserta
Memberikan • Power Point slide Curah Pendapat Tersedia jadwal dan

tanggapan dan masukan no. 2 kontrak belajar yang
Menyepakati bersama • In Focus/ menjadi aturan bersama
kontrak belajar yang dibuat • kertas plano selama kegiatan
• metaplan
• spidol
• Agenda/ jadwal
pelatihan
Bekerja dalam • Power Point slide Kerja 1. Terbentuk 3 kelompok

kelompok membuat menara no. 3 kelompok 2. Peserta memahami
tertinggi, terunik, dan • Kertas manila tugas kelompok dalam
terkuat • Warna-warni, tali permainan
rafia, lem, selotip/ 3. Peserta dapat
lakban, gunting/ bekerjasama melakukan
cutter, tusuk sate permainan sesuai aturan
atau lidi, spidol
warna warni.
5
Pembahasan 2: • Fasilitator menanyakan kepada peserta:

Refleksi permainan 1. Apakah kelompok ada sasaran yang jelas dalam
membuat menara membangun menara?
(30 menit) 2. Apakah ada pembagian tugas?
3. Apakah tantangan atau masalah selama pros es
membangun?
4. Apakah anda sebelumnya sudah yakin menara
anda yang terunik, terkuat dan tertinggi?
• Fasilitator mempersilakan penilai independen untuk
memberikan komentar tentang cara dan hasil kerja
setiap kelompok.
• Fasilitator dan penilai independen menentukan
kelompok pemenang. Pertanyaan kepada pemenang:
1. Mengapa anda bisa menjadi pemenang?
2. Apakah ada pembagian tugas dalam kelompok
anda?
3. Apakah ada design/rancangan bangunan dibuat
sebelumnya?
4. Apa pelajaran yang anda petik?
• Fasilitator menjelaskan makna dari permainan
bahwa perlunya menetapkan tujuan/sasaran,
strategi, pembagian peran, pengawasan, dll sebagai
kunci keberhasilan. Itulah unsur dari perencanaan
strategis.
• Fasilitator menayangkan slide no. 4 & 5 dan
menjelaskan dasar perencanaan (apa dan mengapa
perencanaan penting)
09.00 – 10.00 SESi 2: Fasilitator menjelaskan tahapan perencanaan dimulai
Analisis lingkungan dari menilai di mana posisi Poktan sekarang atau disebut
internal dan eksternal juga analisis visi, misi, nilai dan prinsip organisasi.
(10 menit)
analisis 1. Untuk lebih memahami analisis visi, misi dan nilai

lingkungan internal organisasi, fasilitator membagi peserta ke dalam
(30 menit) beberapa kelompok
Pembahasan 1: Analisis visi, 2. Fasilitator mengajukan beberapa pertanyaan reflektif
misi, nilai/prinsip organisasi seperti pada slide no. 6 untuk dibahas oleh peserta di
dalam kelompoknya
3. Tiap kelompok menuliskan jawaban singkat
pertanyaan-pertanyaan reflektif di atas pada
metaplan (format kertas kerja lampiran 1)
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Peserta memberi • In focus Curah Peserta
mendapat, kesan, saran, • Power pendapat/ memahami pentingnya
dan pengalamannya secara • Point slide no. 4 & 5 ceramah perencanaan strategis
bebas.
Kelompok pemenang
memberi pendapat, kesan,
saran, dan pengalamannya
secara bebas.
Peserta menyimak
Peserta menyimak • In focus Ceramah Peserta dapat mengetahui

• Power point bahwa tahapan
perencanaan dimulai
dengan menilai kondisi
dan posisi Poktan saat ini
Peserta berdiskusi dan • In focus Ceramah, curah 1. Kelompok diskusi
mencatat hasilnya pada • powerpoint slide pendapat, iskusi terbentuk
kertas plano atau metaplan no.6 kelompok 2. Adanya informasi
• Format kertas kerja mengenai gambaran
lamp. 1 kondisi dan posisi
• kertas plano Poktan saat ini dari
• metaplan hasil diskusi tiap
• spidol kelompok
7
Presentasi 1. Fasilitator meminta kelompok membacakan hasil

kelompok dan diskusi kelompok
kesimpulan 2. Fasilitator mencatat pointer hasil kelompok
(20 menit) 3. Fasilitator mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi/
penjelasan yang sebenarnya dan menarik
kesimpulan
10.00-10.30 REHaT
10.30-11.00 Pembahasan 2: 1. Fasilitator menjelaskan visi slide no. 7, 8 dan misi
Perumusan visi slide no. 9, 10 (5 menit)
dan misi 2. Fasilitator meminta tiap kelompok peserta untuk
merumuskan visi dan misi organisasi dalam waktu
singkat sesuai format kertas kerja lampiran 2 (10
menit)
3. Fasilitator memandu diskusi kelompok
4. Fasilitator meminta kelompok membacakan hasil
diskusi kelompoknya tentang visi misi
5. Fasilitator membahas hasil rumusan kelompok,
mencari kesamaan, meredaksi ulang/memperbaiki
bahasa, menanyakan kembali kepada peserta apakah
setuju dan yakin dengan rumusan tersebut
6. Jika ya, maka fasilitator bersama peserta
menetapkan visi misi
(25 menit)
11.00-11.30 Pembahasan 3: 1. Fasilitator menjelaskan slide no. 11
Merumuskan nilai/prinsip 2. Fasilitator mengajak peserta untuk menuliskan
organisasi beberapa nilai organisasi paling sesuai dengan
(30 menit) organisasi/poktannya di kertas metaplan
3. Kertas metaplan ditempelkan
4. Fasilitator mengelompokkan nilai yang sama atau
berhubungan erat dengan menanyakan kembali ke
peserta
5. Fasilitator memilah nilai-nilai organisasi yang telah
dikelompokkan menjadi maksimal tujuh kelompok
nilai
6. Fasilitator menjelaskan kepada peserta bahwa nilai
dari tiap peserta sudah terangkum dalam nilai nilai
akhir
7. Nilai nilai akhir tersebut dtetapkan dengan
persetujuan dan keyakinan peserta. Nilai nilai
tersebut menjadi prinsip kerja organisasi
8. Fasilitator menyimpulkan dan bersama peserta
menetapkan nilai prinsip lembaga
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Peserta menyampaikan • Metaplan Presentasi kelompok, Adanya gambaran tentang
hasil diskusi. • Kertas plano curah posisi organisasi sampai
Kelompok menjawab • Spidol pendapat dengan saat ini: fungsi
pertanyaan/menjelaskan • Selotip/lakban dan tanggungjawab,
• Gunting keberhasilan, dan
kegagalan, serta harapan
harapan terhadap
organisasi ke depan
Peserta menyimak • In focus Ceramah 1. Peserta memiliki

Peserta diskusi dan • power point slide Diskusi kelas, curah pengetahuan tentang
mencatat hasilnya pada visi no 7 dan 8; slide pendapat visi dan misi
kertas plano atau metaplan misi no. 9 dan 10 2. Terumuskannya visi dan
Peserta menyimak dan • Format kertas kerja misi tiap kelompok
menjelaskan/presentasi Lampiran 2
• Metaplan
• Plano
• spidol
Menyimak, peserta • Power Cermah, Terumuskannya

menuliskan nilai organisasi • Point slide no. 11 kerja individu, pleno nilai-nilai
di metaplan • Infocus /prinsip
• Metaplan organisasi atau Poktan
• Spidol
• Selotip/lakban
• Gunting
9
11.30-12.00 SESi 3 : 1. Fasilitator menayangkan power point slide no. 12

Analisis pemangku 2. Fasilitator menjelaskan bahwa ada pihak-pihak yang
kepentingan berkepentingan atau berpengaruh, serta sangat
menentukan keberadaan organisasi karena itu
mereka disebut sebagai pemangku kepentingan
3. Fasilitator memberikan format diskusi kertas kerja
analisis pemangku kepentingan (lampiran 3) kepada
notulen untuk diisi sesuai hasil final diskusi
4. Fasilitator meminta peserta menyebutkan pihak-
pihak yang berhubungan, yang berkepentingan atau
yang memiliki pengaruh dengan organisasi/ Poktan
5. Fasilitator memandu diskusi dengan mengajukan
pertanyaan seberapa besar pengaruh dan seberapa
dekat hubungan pihak-pihak yang telah disebutkan
dengan organisasi/Poktan
6. Fasilitator menuliskan jawaban peserta tentang
identifikasi kepentingan tiap pihak dan besar
pengaruhnya di metaplan
7. Fasilitator memandu peserta untuk menentukan
pihak kunci, pihak primer/utama dan pihak sekunder
sesuai dengan besar pengaruh dan kedekatan
hubungan dengan orgasasi
12.00-1300 REHaT
13.00-14.30 SESi 4: 1. Fasilitator menjelaskan apa saja unsur unsur
Analisis kekuatan dan organisasi yang menjadi faktor kekuatan atau
kelemahan organisasi kelemahannya dengan menayangkan power point
(30 menit) slide no. 13, 14 (10 menit)
2. Fasilitator menjelaskan bahwa kekuatan dan
kelemahan merupakan faktor yang berasal dari
dalam lingkungan organisasi/ lingkungan internal
3. Fasilitator membagi peserta kedalam kelompok
untuk diskusi dan menuliskan hasil diskusi ke dalam
format Kertas Kerja Analisis Kekuatan Kelemahan
(lampiran 4)
4. Fasilitator memberikan waktu peserta untuk diskusi
kelompok (15 menit)
5. Fasilitator merangkum hasil diskusi (5 menit)
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Menyimak, curah pendapat • Power Point slide Ceramah, curah Adanya peta/ daftar
no. 12 pendapat pemangku kepentingan
• Format Kertas Diskusi kelas/curah dalam 3 kategori:
Kerja Analisis pendapat pemerintah, swasta, dan
Pemangku masyarakat sipil
Kepentingan (lamp.
3)
• In focus
• Metaplan
Peserta menyimak, • Power Point slide Ceramah, Adanya hasil pencatatan

menanggapi, bertanya untuk no 13 dan 14 diskusi kelompok, daftar
kejelasan tugas kelompok. • Format Kertas curah pendapat faktor-faktor kekuatan dan
Peserta diskusi dan Kerja nalisa kelemahan organisasi
mencatat hasilnya pada Kekuatan
kertas plano. Kelemahan (lamp.
4)
• Infocus
• Kertas metaplan
• spidol
• selotif/lakban
• gunting
11
Pembahasan: 1. Fasilitator mempersilakan Kelompok

Presentasi hasil kelompok mempresentasikan hasil diskusi tentang kekuatan dan
& pleno kelemahan organisasi
(30 menit) 2. Fasilitator mengendalikan waktu agar setiap kelompok
mendapatkan waktu yang cukup sampai semuanya
selesai.
3. Fasilitator mengajukan pertanyaan pertanyaan untuk
klarifikasi/penjelasan yang sebenarnya dari jawaban
setiap kelompok
4. Fasilitator mencatat point point penting dan
mengundang peserta untuk menilai kembali atau
mempertegas poin poin tersebut
Kesimpulan Fasilitator membuat kesimpulan dan menjelaskan
kepada peserta bahwa dengan mengetahui faktor faktor
kekuatan dan kelemahan organisasi, maka peserta
mengetahui posisi organisasinya pada saat ini dan
mampu memperkirakan apa yang harus dilakukan
untuk mengurangi kelemahan.
14.30-15.00 SESi 5: 1. Fasilitator menjelaskan apa saja unsur unsur
aNaliSiS liNGKuNGaN organisasi yang menjadi faktor peluang dan ancaman/
EKSTERNal tantangan dengan menayangkan Power Point slide no.
(5 menit) 15, 16
Fasilitator menjelaskan bahwa peluang dan ancaman/
tantangan merupakan faktor yang berasal dari luar
lingkungan organisasi/ lingkungan eksternal
(25 menit) 1. Fasilitator membagi peserta ke dalam kelompok untuk
diskusi dan menggunakan format kertas kerja peluang
dan ancaman (lampiran 4)
2. Fasilitator memberikan waktu peserta untuk diskusi
kelompok (20 menit)
3. Fasilitator sesekali memonitor dan mendampingi
diskusi di tiap kelompok dan mengendalikan waktu
15.00-15.30 iSTiRaHaT
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Tiap kelompok peserta • In focus/Power Presentasi
mempresentasikan hasil point kelompok, tanyajawab,
diskusi • Kertas metaplan curah pendapat
(±5 menit/kelompok) • spidol
Peserta memperhatikan • selotip/lakban
dan menghargai kelompok • gunting
yang sedang presentasi.
Mengajukan pertanyaan
klarifikasi/penjelasan yang
sebenarnya
Peserta menyimak dan In focus/power point Ceramah, curah Adanya daftar kekuatan
memberikan masukan pendapat dan kelemahan organisasi
untuk kesimpulan.
Peserta menyimak, • In focus/Powerpoint Ceramah

menanggapi, bertanya untuk • Kertas metaplan tanya jawab, diskusi
kejelasan tugas kelompok. • Spidol kelompok.
• Selotip/lakban
• Gunting
Peserta berdiskusi dan • In focus/Powerpoint Hasil diskusi

mencatat hasilnya pada • Metaplan kelompok
kertas plano. • spidol
• selotif/lakban
• gunting
13
15.30-16.30 Presentasi 1. Fasilitator mempersilakan kelompok

(30 menit) mempresentasikan hasil diskusi tentang kekuatan
dan kelemahan organisasi
2. Fasilitator mengendalikan waktu agar setiap
kelompok mendapatkan waktu yang cukup sampai
semuanya selesai
klarifikasi/penjelasan yang sebenarnya dari setiap
kelompok
Pembahasan pleno 4. Fasilitator mengelompokkan daftar Peluang dan
(30 menit) Ancaman yang mempunyai kesamaan dan dirangkum
menjadi satu pernyataan yang singkat dan padat
5. Jika daftar dari masing-masing terlalu banyak, perlu
digabungkan atau dibuat daftar skala prioritas
6. Fasilitator mencatat point point penting dan
mengundang peserta untuk menilai kembali atau
mempertegas poin poin tersebut
Hari Ke-2 SESi 1: 1. Fasilitator menjelaskan kepada peserta tentang isu
08.00-8.30 Isu strategis & tujuan strategis, slide no.17, 18, 19.
(30 menit) 2. Fasilitator mengajak peserta untuk melihat kembali
faktor faktor Kekuatan, Kelemahan, Peluang,
Pembahasan 1: Ancaman organisasi yang menjadi hasil diskusi hari
Menetapkan isu strategis sebelumnya
3. Fasilitator mengajak peserta berpikir dan
menentukan manakah diantara faktor-faktor tersebut
yang termasuk isu strategis dengan mengajukan
pertanyaan berikut:
a. Apa kelemahan dan ancaman yang kalau tidak di
atasi akan berpengaruh buruk bagi organisasi?
b. Bagaimana cara mengatasinya?
4. Fasilitator memandu peserta untuk menentukan
skala perioritas: masalah yang penting dan
mendesak untuk diatasi.
5. Fasilitator menulis jawaban peserta tentang masalah
penting dan mendesak berdasarkan hasil diskusi
analisis kelemahan dan ancaman di metaplan
6. Jawaban peserta akan menghasilkan daftar isu dan
tujuan Strategis organisasi
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Presentasi dan Menyimak Presentasi kelompok, Adanya daftar
Tiap kelompok peserta curah pendapat peluang dan
mempresentasikan hasil ancaman organisasi/
diskusi (±5 menit/kelompok) poktan
Peserta memperhatikan dan
menghargai kelompok yang
sedang presentasi.
klarifikasi/penjelasan yang
sebenarnya
Peserta menyimak, • Power point slide Ceramah, curah Adanya rumusan masalah/
menjawab pertanyaan, no. 17, 18, dan 19 pendapat isu strategis & tujuan
menyampaikan pendapat • Infocus strategis
• Metaplan
• Spidol
• Selotif/ lakban
15
08.30-09.00 Pembahasan 2: 1. Fasilitator menjelaskan tentang sasaran program

Menetapkan dengan menayangkan slide no. 20, 21
sasaran program 2. Fasilitator meminta peserta untuk diskusi dalam
kelompok tentang isu strategis yang telah ditemukan,
tujuan strategis dan sasaran di dalam kertas kerja isu
strategis dan tujuan strategis (lampiran 5)
3. Setiap kelompok menuliskan hasil diskusinya di
kertas plano dan menempelkan di papan/dinding
4. Fasilitator memandu peserta untuk bersama-sama
menetapkan sasaran program.
09.00 – 10.00 SESi 2 1. Fasilitator menjelaskan materi tentang program kerja

Pembahasan 1: dan rencana kegiatan dengan menayangkan slide no.
Penyusunan program kerja/ 22,23, 24, 25, 26, 27
rencana kegiatan 2. Fasilitator mengulas kembali sasaran Tahunan
3. Fasilitator menyiapkan format kertas kerja program
kerja Poktan (Lampiran 2)
4. Fasilitator membagi peserta ke dalam beberapa
kelompok
5. Fasilitator meminta peserta untuk diskusi menyusun
perencanaan program kerja sesuai denga format di
dalam kertas kerja perencanaan program (lampiran
6) (30 menit)
6. Fasilitator mendampingi peserta untuk menyusun
rencana program
7. Fasilitator meminta bagian notulensi untuk
merangkum dan mengisi format perencanaan usaha
sesuai hasil final diskusi kelompok setelah presentasi
10.00-10.30 ISTIRAHAT
10.30.- 12.00 Pembahasan 2: 1. Fasilitator mempersilakan Kelompok
Presentasi hasil mempresentasikan hasil diskusi tentang rencana
diskusi program kerja kelompok
2. Fasilitator mengendalikan waktu agar setiap
kelompok mendapatkan waktu yang cukup sampai
semuanya selesai
klarifikasi/menanyakan yang sebenarnya dari setiap
kelompok, meminta penjelasan agar setiap poin
presentasi dimengerti peserta, dan membuat catatan
koreksi
4. Bagian notulensi mencatat sesuai proses dan hasil
final
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Peserta menyimak, • Power Point slide Ceramah, Adanya rumusan sasaran
bertanya, memberikan ide no 20 dan 21 Tanya jawab dan rencana tindakan/
atau usulan • Format kertas kerja Diskusi kelas, curah kegiatan
Peserta berdiskusi dalam isu strategis dan pendapat
kelompok tujuan strategis
(lamp. 5)
• Infocus
• Kertas plano
• Spidol
• Selotif/lakban
• Gunting
Peserta Menyimak dan • Power point slide Ceramah, tanya jawab Tersedia rencana kerja
bertanya 22, 23, 24, 25, 26, 27 Diskusi kelompok tahunan
Diskusi/kerja kelompok • Format kertas kerja
program kerja
Poktan (lamp. 2)
• Format kertas
kerja perencanaan
program (lamp. 6)
• Kertas metaplan
• spidol
• selotif/lakban
• gunting
Presentasi dan Presentasi kelompok,

menyimak curah pendapat
Tiap kelompok peserta
mempresentasikan hasil
diskusi
(±15 menit/kelompok)
Peserta memperhatikan
dan menghargai kelompok
yang sedang presentasi.
klarifikasi/ menanyakan
yang sebenarnya
17
12.00-12.30 SESi 3: Fasilitator memberikan

Evaluasi beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan evaluasi
proses perencanaan terhadap:
program kerja poktan 1. Fasilitator: Bahasa yang digunakan dan cara
penyampaian
2. Peralatan dan media
3. Peserta: keaktifan dan kedisplinan
4. Usul dan saran terhadap materi, bahasa, media, dan
peralatan
MEDIA/CATATAN &
ALAT
Peserta menjawab • Power point Ceramah , tugas Tersedia hasil evaluasi dari
pertanyaan di kertas • Kertas metaplan pribadi peserta peserta
metaplan atau plano yang • Spidol
disediakan fasilitator • Selotif/lakban
• Gunting
19
BAGIAN 3 : Lampiran Kertas Kerja

lampiran1:
Kertas Kerja analisa/Kajian ViSi, MiSi, Nilai/PRiNSiP ORGaNiSaSi
Nama POKTAN ?
Kapan Terbentuk?
Mengapa POKTAN dibentuk ?
apa fungsi ?
Apa saja tugas pokok
POKTAN ?
Apa saja dari tugas tersebut yang
sudah terlaksana dengan baik ?
Apa saja tugas yang belum terlaksana
dengan baik, mengapa ?
lampiran 2:
Kertas Kerja Perumusan ViSi, MiSi, Nilai- Nilai/Prinsip Organisasi
VISI
MISI
NILAI-NILAI/PRINSIP
lampiran 3:
Kertas Kerja analisa Pemangku Kepentingan
- Pihak mana saja yang berkepentingan terhadap POKTAN ?
- Apa saja pengaruh pihak tersebut ?
PIHAK KEPENTINGAN/ KUNCI PRIMER SEKUNDER

PENGARUH
KOMUNITAS
SIPIL
Mitra Kunci POKTAN

SEKTOR SEKTOR
SWASTA PUBLIK
Mitra Utama
Mitra Sekunder
21
lampiran 4:
Kertas Kerja analisa Kekuatan dan Kelemahan. Peluang ancaman
KEKuaTaN KElEMaHaN
PEluaNG aNCaMaN
lampiran 5:
Kertas Kerja isu Strategis dan Tujuan Strategis
Masalah/ Fakta
Cara Tujuan Strat-
bidang bersifat Sasaran
Mengatasinya egis
Strategis
lampiran 6:
Kertas Kerja Program Kerja/Rencana Kerja bidang……….
Kegiatan/ Penanggung-
Hasil Waktu biaya
Tindakan jawab.
lampiran 7:
Contoh Dari Hasil Testing Modul
KERTaS KERJa PERENCaNaaN PROGRaM KERJa POKTaN

ViSi KElOMPOK TaNi “ OWaNG GOlEK”
Menjadikan POKTAN OWANG GOLEK berkualitas dan Sejahtera.
MiSi KElOMPOK TaNi “ OWaNG GOlEK”

1. Menyiapkan SDM yang professional
2. Membuka Lapangan Kerja bagi anggota dan Masyarakat umum.
3. Menjalin Kerjasama dengan para pihak terkait.
PRiNiSiP DaN Nilai

1. Disiplin
2. Jujur
3. Loyal
4. Mandiri
5. Kerjasama
23
RiNGKaSaN PROGaM KERJa KElOMPOK TaNi OWaNG GOlEK
baGaiMaNa MENGaTaSiNYa
biDaNG MaSalaH uTaMa
(KEbiJaKaN)
KElEMbaGaaN DaN Bagaimana caranya supaya 1. Melengkapi administrasi Organisasi
KERJaSaMa POKTAN menjadi organisasi 2. Melakukan kerjasama dan berjaringan dengan
petani yang kuat dan terdaftar lembaga- lembaga lain untuk meningkatkan
kapasitas
Bagaimana membangun
kerjasama dan kemitraan 3. SDM dan penguatan organisasi mengadakan/
mengakses sarana dan prasarana,
biDaNG buDiDaYa Bagaimana caranya kelompok 1. Melibatkan Dinas Kehutanan dan Perkebunan
DaN PRODuKSi tani OG meningkatkan Kab.Sanggau untuk memfasilitasi Sekolah
keterampilan anggotanya Lapangan Pengendalian Hama dan Penyakit
dalam praktek budidaya yang (SLPHT),
baik ? 2. Bekerjasama dengan PB3K, BPTP.
3. Memperluas lahan dan peremajaan dengan
bibit unggul.
biDaNG KualiTaS Bagaimana mengupayakan 1. Meningkatkan keterampilan anggota dalam

DaN HaRGa kualitas yang standard dan teknik penyadapan dan pengolahan bokar
harga yang adil bagi petani? sesuai standard.
(PENaNGaNaN
2. Menjual langsung ke pabrik melalui
PaSKa PaNEN)
kerjasama dengan UPPB atau pasar lelang
3. Mengembangkan produksi sit angin tipis
untuk memenuhi kebutuhan pabrik sepatu
TuJuaN STRaTEGiSNYa SaSaRaN/iNDiKaTOR (TOlaK uKuR)
Meningkatkan kapasitas Pada akhir tahun 2016 POKTaN OG sudah terdaftar di dishutbun kab.
organisasi dan anggota agar
siap menghadapi MEA..
Sasaran: Pada akhir tahun 2016, Semua anggota POKTaN OG sudah
mengikuti Pelatihan Dasar 1.
Pada akhir tahun 2016, semua perangkat admin organisasi tersedia:
• Adanya anggaran dasar.
• Adanya anggaran rumah tangga.
• Adanya poljak, termasuk pola hubungan dengan lembaga/organisasi
lain.
• Adanya Renana Strategis (Renstra)
• Adanya Rencana Implementasi.
• Adanya kerjasama (MOU, document kerja sama) dengan lembaga:
GIZ, Disbun, Pabrik tapioka
Meningkatkan Sasaran: Minimal 35% anggota pernah mengikuti Pelatihan setiap

produktivitas melalui tahunnya:
peningkatan keterampilan • Pelatihan budidaya karet yang baik.
budidaya,
• Pelatihan penanggulangan hama dan penyakit terpadu.
• Pelatihan pembuatan pupuk dan pestisida/herbisida organik.
• Pelatihan teknik okulasi karet.
• Adanya akses program SLPHT.
• Pada tahun 2017 sudah tersedia kebun enterest
Kualitas produksi karet dibeli Indikator:

oleh pasar lokal dan luar • Pada akhir tahun 2016, semua anggota poktan menyadap karet
Kalbar dengan harga yang sesuai standard
pantas • Pada akhir tahun 2016, semua anggota poktan mengolah bokar
dan sit sesuai standard
• Pada akhir tahun 2016, dilakukan ujicoba pasar lelang di wilayah.
• Pada tahun 2017, dilakukan ujicoba penjualan sit angin tipis ke
pabrik sepatu di Bandung/Solo/Purwokerto
**
25
Contoh Kertas Kerja Rencana Kerja Tahunan (isinya bukan lanjutan dari table di atas)
RENCaNa KERJa biDaNG PENGEMbaNGaN lEMbaGa. PERiODE 2016
NO KEGiaTaN/aKTiViTaS HaSil
1 Pengurus dan anggota poktan membuat dan Anggaran Dasar dan Rumah Tangga (AD/ART)
merumuskan anggaran rumah tangga. Poktan
Surat tanda terdaftar di tingkat kecamatan, kabu-
paten dan provinsi.
2 Rapat anggota dan pengurus untuk Rancangan anggaran

menyusun rancangan naskah anggaran dasar. dasar tersusun.
3 Rapat anggota dan pengurus untuk Rancangan anggaran

menyusun rancangan naskah anggaran rumah tangga.
rumah tangga.
RENCaNa KERJa biDaNG buDiDaYa DaN PRODuKSi PERiODE 2013-2014
NO KEGiaTaN/aKTiViTaS HaSil
1 Bekerjasama dengan GIZ melalui kelompok Pengurus dan anggota kelompok tani terlatih
kerja lada untuk melakukan pelatihan budidaya dalam hal budidaya lada lestari yang baik.
lada yang baik.
2 Bekerjasama dengan GIZ melalui kelompok Pengurus dan anggota kelompok tani terlatih
kerja lada untuk melakukan penanggulangan dalam hal menanggulangi hama dan penyakit.
hama dan penyakit.
RENCaNa KERJa biDaNG SERTiFiKaSiDaN PEMaSaRaN laDa lESTaRi
NO KEGiaTaN HaSil
1 Bekerjasama dengan RA untuk pelatihan lada Empat (4) orang peserta dari kelompok terlatih
lestari. dalam hal lada lestari.
2 Bekerjasama dengan Pokja Lada dan GIZ untuk Seluruh pengurus dan anggota kelompok tani
pelatihan penguatan kelompok tani. menunjukkan pemahaman tentang organisasi
yang kuat.
WaKTu biaYa PENaNGGuNG JaWab
Januari 2016 Kelompok tani. Ketua kelompok.
Minggu kedua Desember 2013 Kelompok tani Pengurus dan anggota

kelompok tani.
Minggu kedua Desember 2013 Kelompok tani Pengurus dan anggota

kelompok tani.

23 Desember 2012 Ditanggung oleh GIZ. Ketua kelompok.
19-20 Oktober 2013 Ditanggung oleh GIZ Ketua kelompok.

18-22 November 2013 Ditanggung oleh GIZ dan RA. Ketua kelompok.
26-28 November 2013 Ditanggung oleh anggota kelom- Ketua kelompok.

pok dan GIZ.
27
lampiran 3. Jadwal Kegiatan
Hari 1 Kegiatan
08:00 – 08:10 Perkenalan
08:10 – 08:20 Kontrak Belajar
08:20 – 08:30 Membangun Menara Tertinggi,Terunik, Terkuat
08:30 – 09:00 Refleksi Permainan Membuat Menara,Pengantar,
Tujuan, KeberhasiIan PS
09:00 – 10:00 Analisa lingkungan Internal: analisis VISI, MISI,
Nilai/Prinsip Organisasi
10:00 – 10.30 ISTIRAHAT
10:30 – 11.00 Perumusan Visi dan Misi
11:00 – 11:30 Perumusan Prinsip dan Nilai Organisasi
11:30 – 12:00 Analisa Pemangku Kepentingan
12:00 – 13:00 ISTIRAHAT
13:00 – 14:30 Analisa lingkungan Internal: Faktor Kekuatan dan
Kelemahan
14:30 – 15:00 Analisa lingkungan eksternal: Faktor Peluang dan
Ancaman
15:00 – 15:30 ISTIRAHAT
15:30 – 16:30 Lanjutan (Analisa lingkungan eksternal)
Hari 2 Kegiatan
08:00 – 08:30 Isu Strategis, Tujuan

08:30 – 10:00 Menetapkan Sasaran dan Rencana Tindakan/Tujuan
10:00 – 10:30 ISTIRAHAT
10:30 – 11:00 Presentasi
11:00 – 12:00 Presentasi
12:00 – 12:30 Evaluasi dan Penutup
Hak Cipta 2016
Penerbit
Phone +62 21 5794 5740
Fax +62 21 5794 5740
Reproduksi
Disclaimer

Perencanaan Program Kerja Koptan PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perencanaan Program Kerja Koptan PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Perencanaan Program Kerja

Kelompok Tani (POKTAN)

Perencanaan Program Kerja

INI YANG HARUS DIBACA TERLEBIH DULU

MENGAPA PERENCANAAN ITU PENTING?.

LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN PROGRAM KERJA

APA ITU VISI ?

Cara Merumuskan Visi

Contoh rumusan VISI:

APA ITU MISI ?

Contoh Rumusan MISI:

**Praktek merumuskan MISI menggunakan Kertas Kerja Rumusan MISI**

APA ITU NILAI NILAI INTI DAN PRINSIP ORGANISASI ?

ANALISA PEMANGKU KEPENTINGAN

Siapa Para Pemangku Kepentingan?

• kuat, dekat, langsung

Pihak Pemangku Kepentingan perlu

KAJIAN/ANALISA LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL

** Praktek melakukan analisa KEKUATAN dan KELEMAHAN **

**Praktek menggunakan Kertas Kerja Analisa Peluang dan Ancaman**

ISU DAN TUJUAN STRATEGIS

Masalah/Fakta: Sifat nya Isu Strategis

Hasil panen menurun sampai Strategis, karena berdampak Bagaimana caranya

**Praktek merumuskan isu strategis**

Apa Itu Tujuan Strategis?

**Praktek merumuskan Tujuan Strategis.**

**Praktek Merumuskan Sasaran**

PROGRAM KERJA DAN RENCANA TINDAKAN

MONITORING DAN EVALUASI

Perencanaan Program Kerja

Nama : • Kontrak Belajar & Kesepakatan Jadwal

• Membangun menara tertinggi, terunik, dan

Apa itu Perencanaan?

• Perencanaan adalah proses untuk merencanakan perubahan, dari kondisi

Mengapa Perencanaan Penting?

• Untuk merencanakan perbaikan, pembaharuan, Penguatan dalam organisasi.

Analisa Visi, Misi, Nilai Prinsip Organisasi.

Kemana Kita Akan Menuju? = VISI

Kelompok Lada Lestari Jaya Yang Menjadi Organisasi Tani “Subur

Cara merumuskan Visi:

• Misi dirumuskan dengan menjawab pertanyaan berikut:

Contoh Pernyataan Misi:

Nilai & Prinsip Organisasi

Prinsip organisasi/perusahaan pada umumnya menyatakan sikap dan nilai tentang 3

Contoh Nilai: Bertanggungjawab, terpercaya, proaktif.

Analisis Pemangku Kepentingan

Analisa lingkungan internal

Temukan apa saja faktor kekuatan dan kelemahan organisasi Anda.

Kekuatan bisa berupa:

Kelemahan bisa berupa:

Kurang ulet dan

Analisa Lingkungan Eksternal

Temukan faktor peluang dan ancaman bagi organisasi Anda

Faktor Peluang Ancaman Keterangan

PEMERINTAH Subsidi pupuk,

Ekonomi KUR, Program Ekonomi Pengepul ijon

Perkebunan skala Kerjasama/kemitraan, Petani lokal bisa

Apa Itu Isu Strategis?

Masalah Utama Mengatasinya Tujuan Pihak terkait

Belum punya alat Membeli alat Supaya cepat, kapan

Contoh : Tujuan Strategis

Tujuan yang tidak memenuhi kriteria

Tujuan yang memenuhi kriteria

Praktek merumuskan MISI menggunakan Kertas Kerja Rumusan MISI

Praktek melakukan analisa KEKUATAN dan KELEMAHAN

Praktek menggunakan Kertas Kerja Analisa Peluang dan Ancaman

Praktek merumuskan isu strategis

Praktek merumuskan Tujuan Strategis.

Praktek Merumuskan Sasaran