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Administración II

Lic. Angela Maza Chumpitaz


Sexta Semana

Unidad I:
La organización y las dimensiones de su diseño
estructural

Tema 6:
Organigramas
Logro del Curso
 Al finalizar el curso, el alumno comprende y
analiza los conceptos e ideas claves en relación
a las teorías, estrategias y análisis del diseño
organizacional; relacionado con el enfoque,
descripción y representación gráfica de los
procesos dentro de la organización.

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Temario

1. Organigramas
2. Requisitos fundamentales
3. Limitaciones
4. Clasificación

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ORGANIGRAMAS
Son la representación gráfica de la
estructura de una organización, es
donde se pone de manifiesto la relación
formal existente entre las diversas
unidades que la integran, sus principales
funciones, los canales de supervisión y la
autoridad relativa de cada cargo.

5
FINALIDAD
Constituyen fuente autorizada de consulta con
fines de información.
Indica la relación de jerarquías dentro de la
organización.
Facilitan la ubicación del personal dentro de la
organización.
Ayudan a descubrir dispersiones, lagunas o
duplicidades.

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CARACTERISTICAS
Un organigrama es una Muestran las interrelaciones,
representación grafica las funciones, los niveles
de una organización jerárquicos, las obligaciones y
formal autoridades, existentes dentro
de ella.

Gerencia generalmente los


diversos niveles Importante tener una cuenta en
administrativos o el diseño de los organigramas,
departamentos conforman los niveles de mando o
los elementos de un jerarquías en la organización
organigrama
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REQUISITOS FUNDAMENTALES
 Precisión.- Los órganos y sus interrelaciones deben aparecer
perfectamente definidos.
 Vigencia.- Para conservar su validez, deben mantenerse
actualizados. Es recomendable que en el margen inferior
derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparación, así como la fecha de autorización.
 Uniformidad.- Para facilitar la interpretación resulta
conveniente uniformar el uso de líneas y figuras.
 Presentación.- su acceso depende en gran medida de su
formato y estructura, por lo que deben repararse
complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en
función de su objeto.
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VENTAJAS
Obliga a sus autores a aclarar
sus ideas

Muestra quien
depende de quien

Puede apreciarse a simple vista la Indica algunas de las peculiaridades


estructura general y las relaciones de importantes de la estructura de una
trabajo en la compañía, mejor de lo que compañía, sus puntos fuertes y
podía hacerse por medio de una larga débiles.
descripción.
9
VENTAJAS
Sirve como historia de los cambios,
instrumento de enseñanza y medio
de información al público acerca
de las relaciones de trabajo de la
compañía.

Se utiliza como guía para planear


una expansión, al estudiar los
cambios que se propongan en la
reorganización, al hacer planes a
corto y largo plazo, al formular el
plan ideal.

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DESVENTAJAS
Algunos funcionarios de empresa justifican el no usar
organigramas porque el organigrama tiende a
exacerbar en las personas el sentimiento de ser
superiores o inferiores, a destruir el espíritu de
trabajo en equipo.
Además de mostrar a los
administradores y al
personal de nuevo
ingreso como encajan
dentro de toda la
Puesto que el organigrama muestra las líneas de estructura.
autoridad para la toma de decisiones, en ocasiones el
simple hecho de presentar la organización en una
grafica puede mostrar las incongruencias y
complejidades, lo cual facilita su corrección.
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LIMITACIONES

• UN ORGANIGRAMA SOLO EXPRESA LAS


RELACIONES ENTRE LOS ORGANOS QUE
INTEGRAN LAS UNIDADES O DEPENDENCIAS Y
NO LAS RELACIONES ENTRE PERSONAS.

12
¿LOS ORGANIGRAMAS SON
IMPORTANTES?

http://www.youtube.com/watch?v=JOhDDSJf-
OU&feature=related

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CLASIFICACIÓN
• Los organigramas se pueden clasificar:
– Por su contenido u ámbito.
• Generales.
• Específicos.
• Analíticos.
• Funcionales.
• De integración de puestos, plazas y unidades.

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CLASIFICACIÓN
• POR SU PRESENTACIÓN
– Verticales.
– Horizontales.
– Mixtos.
– Circulares.
– De bloque.

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Por su contenido u ámbito
Generales
Contiene información representativa de la organización hasta determinado
nivel jerárquico.

16
Por su contenido u ámbito
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área
de la organización.

17
Por su contenido u ámbito
Analíticos
Se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más
detallada.

18
Por su contenido u ámbito
Funcionales
Incluyen en el
diagrama de
organización, además
de las unidades y sus
interrelaciones.

19
Por su contenido u ámbito
Integrales
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de
una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

20
Por su contenido u ámbito
De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad


consignada, las
necesidades en cuanto a
puestos, así como el
número de plazas
existentes o necesarias.

21
BREAK

Segunda parte de la clase 22


Por su presentación
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular
en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en
forma escalonada.

23
Por su presentación
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en
el extremo izquierdo.

24
Por su presentación
Mixtos
La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el
objeto de ampliar las posibilidades de graficación.

25
Por su presentación
De Bloque
Son una variante de
los verticales y tienen
la particularidad de
integrar un mayor
número de unidades
en espacios más
reducidos.

26
Por su presentación
Circular
En este tipo de diseño gráfico, la
unidad organizativa de mayor
jerarquía se ubica en el centro de una
serie de círculos concéntricos, cada
uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece
desde el centro hacia los extremos, y
el último círculo, es decir el más
extenso, indica el menor nivel de
jerarquía de autoridad.

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PROCESO DE ELABORACIÓN DE
ORGANIGRAMAS
• Autorización y apoyo de la alta dirección
• Acopio de información
• Clasificación y registro
• Análisis de la información
• Diseño del organigrama

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AUTORIZACIÓN Y APOYO DE LOS NIVELES
SUPERIORES
• El punto de partida para
la elaboración del
organigrama debe partir
de los niveles superiores
de la organización.

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RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
• Información Básica:
– Órganos que integran las áreas.
– Nivel jerárquico que ocupan.
– Relación de dependencia.
– Naturaleza de la dependencia.
– Funciones que realizan.
– Puestos y número de plazas.
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FUENTES DE INFORMACIÓN

• Archivos y centros de
documentación.

• Funcionarios y empleados
responsables.

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MÉTODO DE RECOLECCIÓN

• Investigación documental.

• Investigación de campo.

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CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ANÁLISIS DE
LA INFORMACIÓN

• Paso vital e importante dado que da


la posibilidad de detectar lagunas, y
contradicciones en la misma.

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DISEÑO DE ORGANIGRAMAS
• Elementos gráficos y relaciones
existentes:
–Figuras para representar los órganos.
–Líneas de conexión.

34
Curso:

Diseño 3de los


organigramas

Semana 14
1. RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
• FIGURAS - FORMAS.-
– SE RECOMIENDA EL USO DE UN SOLO TIPO DE
FIGURA.
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
• FIGURAS - DIMENSIÓN.-LAS FIGURAS NO DEBEN REDUCIRSE
PROGRESIVAMENTE PARA ESTABLECER DIFERENCIAS DE NIVEL
JERÁRQUICO.
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
• COLOCACIÓN DE FIGURAS.-
– MISMO NIVEL JERÁRQUICO:
RECOMENDACIONES PARA EL
DISEÑO
• LINEAS DE CONEXIÓN.-
– RELACIÓN PRINCIPAL DE AUTORIDAD:
• ES AQUELLA QUE IMPLICA RELACIÓN DE
SUBORDINACIÓN.
– NO DEBE TERMINAR EN FLECHA.
– TODOS LOS SUBORDINADOS DEBEN QUEDAR LIGADOS POR
UNA SOLA LINEA DE MANDO.
– LAS LÍNEAS DEBEN SER DEL MISMO GROSOR.
– LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD NO DEBEN CRUZARSE.
RELACIÓN PRINCIPAL DE AUTORIDAD
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
• RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL.-
– REPRESENTA UNA RELACIÓN FUNCIONAL MAS NO JERÁRQUICA.
RECOMENDACIONES PARA EL
DISEÑO
• RELACIÓN DE ASESORIA O STAFF.-
– SUELEN REPRESENTARSE POR MEDIO DE LÍNEAS DE TRAZO DISCONTINUO.
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
• RELACIÓN DE COORDINACIÓN.-
– ESTE TIPO DE RELACIÓN SE SUELE REPRESENTAR POR MEDIO DE LÍNEAS
LARGAS DE TRAZO DISCONTINUO.
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
 RELACION CON LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS.-
 ES CONVENIENTE DISPONER LOS ORGANISMOS DESCONCENTRADOS EN EL
ÚLTIMO DEL ORGANIGRAMA.
 SE DEBE DISPONER DE UNA LINEA DISCONTINUA QUE SEPARE AMBAS
INSTITUCIONES.
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO
• REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.-
– LA REVISIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS DEBE HACERSE PERIODICAMENTE Y
EN FUNCIÓN DE LOS CAMBIO ORGANZACIONALES.

• DIVULGACIÓN.-
– EL ORGANIGRAMA CONSTITUYE UN INSTRUMENTO DE ORIENTACIÓN E
INFORMACIÓN TANTO PARA EL PERSONAL DE LA EMPRESA COMO PARA
EL PÚBLICO EN GENERAL.
Gracias por su atención

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