Anda di halaman 1dari 4

Susunan kepanitiaan Acara

1. Ketua Panitia
a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang telah
diputuskan.
b. Mengkoordinasikan panitia
c. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada
panita yang bersangkutan
d. Mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
e. Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
f. Bertanggungjawab kepada penanggung jawab kegiatan (Ketua Umum)
g. Meminta laporan kepada setiap seksi
h. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan

2. Sekretaris
a. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, permohonan membuka
acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi
tertentu, Peminjaman gedung dan peralatan dan kegiatan keskretariatan yang
relevan.
b. Membuat SK kepanitiaan.
c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jika diperlukan)
e. Membuat tanda kepanitiaan (jika diperlukan)
f. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
g. Membuat list kebutuhan dan anggaran
h. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
i. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
3. Bendahara
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya.
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya
untuk menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk
pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang
dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia.
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan.
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan
h. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Sie Acara
a. Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
pengisi acara, perlengkapan dan tempat)
b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya
c. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan
d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan
e. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan
pihak-pihak lain yang terkait
f. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

5. Sie Humas
a. Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
b. Berkoordinasi dengan panitia berkait dengan transportasi dan tempat acara
c. Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara
d. Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
e. Membuat list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggungjawab kepada ketua panitia
6. Sie Perlengkapan
a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta
mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan
bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaan
peralatan.
c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan
perlengkapan kegiatan .
d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Sie Konsumsi
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk
penjadwalannya
b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
c. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Sie Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi


a. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk
foto ataupun video
b. Mendesain back drop atau banner untuk acara
c. Mendesain cendra mata dan baju panitia ataupun peserta (jika diperlukan)
d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan
sie lainnya secara kooperatif.
e. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. Sie Keamanan
a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan
keamanan kegiatan
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan
kegiatan
c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia