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Prestaciones Sociales 69

PRESTACIONES SOCIALES
CAPÍTULO

4
Las prestaciones sociales hacen referencia a algunos dineros, servicios o auxilios que
recibe el trabajador adicional a la remuneración ordinaria, con el in de mejorar su nivel de
vida.

Son de carácter legal las que la ley ha establecido en el Código Sustantivo del Trabajo, a
favor de los trabajadores; y carácter extralegal son las que sobrepasan las prestaciones
legales y que los empleadores pueden conceder libremente, por convención o por pacto
colectivo.

El Sistema de Seguridad Social Integral ha asumido el reconocimiento y pago de la mayoría


de ellas; pero es el empleador quien debe responder por sus aportes y las que no son
cubiertas por el mencionado Sistema.

Para efectos de su liquidación, los años se contarán como trescientos sesenta (360) días y
los meses como treinta (30) días.

Las prestaciones sociales no pueden cederse, así que las transacciones o negociaciones
que se hagan sobre este aspecto serán totalmente ineicaces, quedando a cargo del
empleador la responsabilidad por las obligaciones adquiridas en virtud del contrato de
trabajo.

Son inembargables en su totalidad excepto los valores que adeuda el trabajador a favor
de Cooperativas y pensiones alimentarias, caso en el cual se puede embargar hasta un
50%. (Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 344).

No son susceptibles de retención o negativa al reconocimiento por ningún motivo,


a excepción de las cesantías e interés de cesantía en el caso especíico de los delitos
del trabajador que motivan la pérdida de las mismas. (Código Sustantivo del Trabajo,
Artículo 250).

Constituyen crédito privilegiado, en cuanto a que los créditos causados o exigibles de


los trabajadores por concepto de salarios, cesantías y demás prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales pertenecen a la primera clase y tienen privilegio excluyente
70 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

sobre todos los demás. Quiere decir esto, que en caso de concordato o liquidación de la
empresa, se dará prelación a pagos laborales, como gastos pagaderos con preferencia
sobre los demás créditos. Los trabajadores pueden hacer valer sus derechos por si mismos
o por intermedio del sindicato, federación o confederación a la que pertenezcan, siempre
de conformidad con las leyes vigentes.

Son irrenunciables sin importar que sean eventuales o causadas; se exceptúa el seguro
de vida obligatorio, cuando se contrate trabajadores mayores de cincuenta años, los cuales
quedan en la facultad de renunciarlo y los riesgos por enfermedades preexistentes al iniciar
el contrato de trabajo.

Son susceptibles de prescripción, contando con tres (3) años a partir de la fecha en que
debió haberse cumplido la obligación.

El reclamo que haga un trabajador a su empleador sobre un derecho debidamente


determinado, interrumpe la prescripción por una sola vez, lo cual indica que se inicia
nuevamente el período de tres (3) años, para la prescripción correspondiente.

Según lo establece el artículo 206 del Estatuto Tributario, están gravados con el
impuesto sobre la renta y complementarios la totalidad de los pagos o abonos en
cuenta provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, con excepción de los
siguientes:

CONCEPTO NORMA E. T. N.
Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad. Art. 206 Num. 1.
Las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad. Art. 206 Num. 2.
Lo recibido por gastos de entierro del trabajador. Art. 206 Num. 3.
El auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, siempre y cuando sean
recibidas por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis últimos
meses de vinculación laboral no exceda del tope máximo anual. ($10.413.550)
Salario mensual promedio Parte no gravada
Entre $11.150.650 y $13.062.190 90% 350 a 410 UVT
Entre $13.062.190 y $14.973.730 80% 410 a 470 UVT Art. 206 Num. 4.

Entre $14.973.730 y $16.885.270 60% 470 a 530 UVT


Entre $16.885.270 y $18.796.810 40% 530 a 590 UVT
Entre $18.796.810 y $20.708.350 20% 590 a 650 UVT
De $20.708.350 en adelante. 0% 650 UVT en adelante
Las pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos
profesionales, hasta el año gravable de 1997. A partir del 1 de enero de 1998 Art. 206 Num. 5.
estarán gravadas solo en la parte del pago mensual que exceda de 1000 UVT.
Prestaciones Sociales 71

CONCEPTO NORMA E. T. N.
El seguro de muerte, y las compensaciones por muerte de los miembros de las
Art. 206 Num. 6.
fuerzas militares y de la Policía Nacional.
En el caso de los magistrados de los tribunales y de sus fiscales, se considerará
como gastos de representación exentos un porcentaje equivalente al 50% de su
Art. 206 Num. 7.
salario. Para los jueces de la República el porcentaje exento será del 25% sobre
su salario.
El exceso del salario básico percibido por los oficiales y suboficiales de las fuerzas
Art. 206 Num. 8.
militares y de la Policía Nacional y de los agentes de esta última.
Para los ciudadanos colombianos que integran las reservas de oficiales de
primera y segunda clase de la fuerza aérea, mientras ejerzan actividades de piloto,
navegante o ingeniero de vuelo, en empresas aéreas nacionales de transporte
Art. 206 Num. 9.
público y de trabajos aéreos especiales, solamente constituye renta gravable el
sueldo que perciban de las respectivas empresas, con exclusión de las primas,
bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales.
El 25% del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmenta a 240 UVT. Art. 206 Num. 10.
Exención de prestaciones provenientes de un fondo de pensiones. Art. 207.
Exención de cesantías pagadas por fondos de cesantías. Art. 207-1.

No presentarán declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, los asalariados


cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos
originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, siempre y cuando en relación
con el respectivo año gravable se cumplan los siguientes requisitos adicionales:
• Que el patrimonio bruto en el último día del año o período gravable no exceda de
$143.365.000, 4.500 UVT (valor base año 2017).
• Que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
Al respecto, dispuso el artículo 1.6.1.13.2.7 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 11
de octubre de 2016, por el cual se ijan los lugares y plazos para la presentación de las
declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la
fuente y se dictan otras disposiciones:

“Contribuyentes no obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y


complementario. No están obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta
y complementario por el año gravable 2016 los siguientes contribuyentes:

a) Los empleados cuyos ingresos provengan, en una proporción igual o superior a un


ochenta por ciento (80%), de la prestación de servicios de manera personal o de la
realización de una actividad económica por cuenta y riesgo del empleador o contratante,
mediante una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza,
independientemente de su denominación. Serán considerados como empleados los
trabajadores que presten servicios personales mediante el ejercicio de profesiones
72 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

liberales o que presten servicios técnicos que no requieran la utilización de materiales


o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, siempre que sus
ingresos correspondan en un porcentaje igual o superior al (80%) del ejercicio de dichas
actividades, que no sean responsables del impuesto sobre las ventas del régimen
común, siempre y cuando en relación con el año gravable 2016 se cumplan la totalidad
de los siguientes requisitos adicionales:
1. Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable 2016 no exceda de cuatro
mil quinientas (4.500) UVT ($133.889.000).
2. Que los ingresos brutos sean inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT ($41.654
.000).
3. Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de dos mil ochocientas
(2.800) UVT ($83.308.000).
4. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800)
UVT ($83.308.000).
5. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones
inancieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($133.889.000).

b) Los Trabajadores por cuenta propia, residentes en el país, que no sean responsables
del impuesto a las ventas del régimen común, cuyos ingresos brutos se encuentren
debidamente facturados, sobre los cuales se hubiere practicado retención en la fuente,
y que provengan en una proporción igual o superior a un ochenta por ciento (80%) de
la realización de una de las siguientes actividades económicas, desarrolladas por el
artículo 1.2.1.20.10. del presente decreto:
- Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento
- Agropecuario, silvicultura y pesca
- Comercio al por mayor
- Comercio al por menor
- Comercio de vehículos automotores, accesorios y productos conexos
- Construcción
- Electricidad, gas y vapor
- Fabricación de productos minerales y otros
- Fabricación de sustancias químicas
- Industria de la madera, corcho y papel
- Manufactura alimentos
- Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero
- Minería
- Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones
- Servicios de hoteles, restaurantes y similares
- Servicios inancieros.
Prestaciones Sociales 73

En consecuencia, no estarán obligados a declarar las personas naturales, sucesiones


ilíquidas pertenecientes a esta categoría, residentes en el país, siempre y cuando, en
relación con el año 2016 se cumplan los siguientes requisitos adicionales:
1. Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable 2016 no exceda de cuatro
mil quinientas (4.500) UVT ($133.889.000).
2. Que los ingresos totales del respectivo ejercicio gravable no sean superiores a mil
cuatrocientas UVT (1.400) ($41.654.000).
3. Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan dos mil ochocientas
(2.800) UVT ($83.308.000).
4. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800)
UVT ($83.308.000).
5. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones
inancieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($133.889.000).

c) Las demás personas naturales y asimiladas a estas, residentes que no se encuentren


clasiicadas dentro de las categorías de empleados o trabajador por cuenta propia
señaladas anteriormente, que no sean responsables del impuesto a las ventas del
régimen común respecto al año gravable 2016 y cumplan además los siguientes
requisitos:
1. Que el patrimonio bruto en el último día del mismo año o período gravable no
exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($133.889.000).
2. Que los ingresos brutos sean inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT
($41.654.000).
3. Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan de dos mil ochocientas
(2.800) UVT ($83.308.000).
4. Que el valor total de compras y consumos no supere las dos mil ochocientas (2.800)
UVT ($83.308.000).
5. Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones
inancieras, no excedan de cuatro mil quinientas (4.500) UVT ($133.889.000);

d) Personas naturales o jurídicas extranjeras. Las personas naturales o jurídicas


extranjeras, sin residencia o domicilio en el país, cuando la totalidad de sus ingresos
hubieren estado sometidos a la retención en la fuente de que tratan los artículos 407
a 411 inclusive del Estatuto Tributario y dicha retención en la fuente les hubiere sido
practicada;

e) Declaración Voluntaria del Impuesto sobre la Renta. El impuesto sobre la renta y


complementario, a cargo de los contribuyentes no obligados a declarar, es el que
resulte de sumar las retenciones en la fuente por todo concepto que deban aplicarse
a los pagos o abonos en cuenta, según el caso, realizados al contribuyente durante el
respectivo año o período gravable.
74 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Las personas naturales residentes en el país a quienes les hayan practicado retenciones
en la fuente y que de acuerdo con las disposiciones del Estatuto Tributario no estén
obligadas a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementario, podrán
presentarla. Dicha declaración produce efectos legales y se regirá por lo dispuesto en
el Libro 1 del mismo Estatuto.

PARÁGRAFO 1. Para efectos de establecer la cuantía de los ingresos brutos a que hacen
referencia los numerales 2 de los literales a), b) y c) del presente artículo, deberán sumarse
todos los ingresos provenientes de cualquier actividad económica, con independencia de la
categoría de persona natural a la que se pertenezca.

PARÁGRAFO 2. Para establecer la base del cálculo del impuesto sobre la renta por
cualquiera de los sistemas de determinación, no se incluirán los ingresos por concepto de
ganancias ocasionales, en cuanto este impuesto complementario se determina de manera
independiente.

PARÁGRAFO 3. Para los efectos del presente artículo, dentro de los ingresos originados
en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de
jubilación, vejez, invalidez y muerte.

PARÁGRAFO 4. Los contribuyentes a que se reiere este artículo, deberán conservar en


su poder los certiicados de retención en la fuente expedidos por los agentes retenedores
y exhibirlos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) lo requiera.

PARÁGRAFO 5. En el caso del literal d) de este artículo, serán no declarantes, siempre


y cuando no se coniguren los supuestos de hecho previstos en los artículos 20-1 y 20-2
del Estatuto Tributario en relación con los establecimientos permanentes. Si se coniguran,
deben cumplirse las obligaciones tributarias en los lugares y en los plazos determinados en
el presente decreto. (Plazos 2016: Decreto 2243 de 2015; Plazos 2015: Decreto 2623 de
2014; plazos 2014: Decreto 2972 de 2013 y Decreto 685 de 2014; plazos 2013: Decreto
2634 de 2012 y Decreto 0187 de 2013; plazos 2012: Decreto 4907 de 2011; plazos
2011: Decreto 4836 de 2010 y Decreto 1358 de 2011)”.

4. 1 PRIMA DE SERVICIOS

Es la prestación equivalente a un mes de salario que deben todos los empleadores,


con carácter de empresa a cada uno de sus trabajadores. Tratándose de trabajadores
con contratos a término ijo inferior de un año, estos tendrán derecho a la prestación, en
proporción al tiempo laborado.

Esta prima de servicios sustituye la participación de utilidades y la prima de beneicios,


razón por la cual los trabajadores del servicio doméstico, los chóferes del servicio familiar y
los trabajadores de una inca familiar de recreo, no gozan de este derecho, ya que el hogar
no genera utilidades. (Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 306).
Prestaciones Sociales 75

4. 1. 1 Forma de pago
En razón de la devaluación del peso, lo consagrado en el literal b) del artículo 306 del
Código Sustantivo del Trabajo no tiene aplicación práctica; razón por la cual, se puede
airmar que la prima de servicios será el equivalente a un mes de salario por año trabajado,
teniendo en cuenta todo lo devengado por el trabajador durante el semestre respectivo o
en el tiempo trabajado, y se pagará por semestres del calendario; lo correspondiente a una
quincena a más tardar el último día de junio y la quincena restante, en los primeros veinte
días de diciembre. En este orden de ideas, se tiene que quien haya laborado el semestre
completo (enero-junio o julio-diciembre) recibe prima completa. (Código Sustantivo del
Trabajo, Artículo 306).

4. 1. 2 Fórmula para la liquidación de la prima de servicios


a) Si va a liquidar prima de servicios completa basta con tomar el salario base, dividirlo
entre 2 y ese resultado es el valor correspondiente a la quincena.

b) Si va a liquidar prima de servicios proporcional, tome el valor del salario y divídalo


entre 2 para obtener el valor de la quincena, luego multiplique esa quincena por el
número de días trabajados en el semestre y por último divídalo entre 180 que son los
días a que corresponde un semestre; o aplique la siguiente fórmula:

Valor de la quincena x Días trabajados en el respectivo semestre


180

El salario base de liquidación de prima de servicios, es el promedio de lo devengado en


el semestre o lapo laborado, teniendo en cuenta, también, el auxilio de transporte.

EJEMPLO 3
LIQUIDACIÓN DE PRIMA DE SERVICIOS:

El 1 de mayo de 2017 se contrató un trabajador, y durante cada uno de los meses de mayo
a diciembre se le canceló, la suma de $837.279,64 por los conceptos que se describen a
continuación:
Salario básico $737.717,00
Auxilio de transporte $83.140,00
DEVENGADO
Horas extras $82.000,00
TOTAL DEVENGADO $902.857,00

Aportes para salud (4%) $32.788,68


Aportes para fondo de pensiones (4%) $32.788,68
DEDUCCIONES
TOTAL DEDUCCIONES $65.577,36
NETO A PAGAR $837.279,64
76 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Se requiere saber cuál es el valor correspondiente a cancelar por concepto de prima de


servicios del año 2017, y cuál es el plazo máximo para cancelarlo.

Los valores causados, a pagar por concepto de primas de servicios se deben cancelar así:
Primer semestre: En la segunda quincena de Junio
Segundo semestre: En los primeros veinte días de Diciembre.

Para este caso en particular, en el primer semestre del año se causaron 60 días laborables
en el respectivo semestre, por lo tanto, al trabajador se le debe pagar proporcionalmente
en valor correspondiente que es $150.476,17 con la segunda quincena de junio de 2017.
Para el segundo semestre que trabajó completo, le corresponde una quincena, es decir
$451.428,50, que deben ser cancelados a más tardar el 20 de diciembre de 2017.

4. 2 DOTACIÓN (CALZADO Y VESTIDO DE LABOR)


La dotación es la prestación social a cargo del empleador que habitualmente cuente con
uno o más trabajadores permanentes, consistente en entregar materialmente, de forma
gratuita y tres (3) veces por año laborado, un vestido y un par de zapatos al trabajador, para
que sea usado en las labores propias de su empleo. La entrega de esta dotación para el
trabajo no constituye salario ni se computará como factor del mismo en ningún caso.

El empleador será quien deina el tipo de calzado y vestido de labor que más conviene
al trabajador, teniendo en cuenta la naturaleza y tipo de funciones que desempeña el
trabajador y el clima o medio ambiente, los instrumentos o materiales que manipulará,
entre otras circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada.
(Código Sustantivo del Trabajo, Artículos 230 al 235).

4. 2. 1 Fechas de entrega de dotación


a) 30 de abril

b) 31 de agosto

c) 20 de diciembre (Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 232).

4. 2. 2 Beneiciarios de la dotación
a) El trabajador permanente vinculado mediante relación legal y reglamentaria o por
contrato de trabajo.

b) El servidor que haya laborado para el empleador por lo menos tres (3) meses en
forma ininterrumpida, antes de la fecha de cada suministro.

c) El trabajador que devengue una asignación básica mensual inferior a dos (2) veces
el salario mínimo legal mensual vigente.

d) Están excluidos de esta prestación los trabajadores transitorios o accidentales.


Prestaciones Sociales 77

Estos beneiciarios quedan obligados a recibir la dotación y a destinarla al uso mientras


desarrolle las labores propias de su oicio, so pena de liberar a la empresa de la obligación
correspondiente. Si este último evento ocurre, el empleador dará aviso por escrito al
inspector de trabajo. (Ver Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 233).

4. 3 CESANTÍAS
Constituyen la prestación social a cargo del empleador, de pagar a sus trabajadores un
mes de salario por cada año de servicio, y proporcionalmente por fracciones de año, de
acuerdo con los saldos acumulados a 31 de diciembre de cada año. (Código Sustantivo
del Trabajo, Artículos 249 al 258).

4. 3. 1 Regímenes de cesantías
Existen tres (3) regímenes de liquidación de cesantías, a saber:

a) Sistema Tradicional: Para trabajadores vinculados con contrato de trabajo antes del
primero de enero de 1991 o que no se acojan al sistema de liquidación anual.

Para efectos de liquidación, tendrá carácter deinitivo cuando termina el contrato de


trabajo o cuando se el trabajador se acoja a salario integral; tendrá carácter parcial
pero deinitivo cuando de servicio militar o sustitución de empleadores se trate; y
tendrá carácter parcial o de anticipo, cuando su destino sea mejorar las condiciones
de vivienda del trabajador.

En éste último evento, el trabajador deberá allegar prueba sumaria que sustente que
el retiro parcial con destinación a asuntos autorizados por la Ley, con la respectiva
solicitud de pago parcial por parte del trabajador, la cual será autorizada dentro de
cinco (5) días hábiles; vencido éste término sin que se apruebe la solicitud, el trabajador
podrá pedir la intervención del Ministerio para que ordene el pago, o en su defecto,
imponga las multas correspondientes.

b) Sistema de Liquidación Anual con destino a Fondo de Cesantías: De obligatoria


aplicación para trabajadores vinculados con contrato de trabajo a partir del primero de
enero de 1991 o los que voluntariamente se acojan a éste, abandonando el sistema
tradicional.

En este sistema, las cesantías se liquidan de forma deinitiva el 31 de diciembre de


cada año o fracción correspondiente, y se consignan en el Fondo escogido por el
trabajador9 a más tardar, el 15 de febrero del siguiente año. El empleador que incumpla
éste plazo, deberá pagar un día de salario por cada día de retardo.

En caso que, al término de la relación laboral, existan saldos por estos conceptos a favor
del trabajador que no hayan sido consignados, será procedente pagarlos directamente
al trabajador sumando también, los intereses legales.

9 Se exceptúa la liquidación que deba efectuarse por la terminación del contrato de trabajo.
78 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

A más tardar, el 31 de enero del año siguiente se realizará el pago correspondiente a


los intereses legales del 12% anual o proporcional a la fracción.

El trabajador podrá retirar los montos de que trata este punto, en los siguientes casos:
• Terminación del Contrato de Trabajo.
• Financiación de Vivienda10.
• Gastos educativos básicos, medios, superiores o para el trabajo y el desarrollo
humano del trabajador, del cónyuge, del compañero(a) permanente y sus hijos.
No olvide que las cesantías no son susceptibles de prescripción durante la vigencia de la
relación laboral. Para terminar, los trabajadores que quieran acogerse voluntariamente
a éste régimen sólo deberán manifestar su deseo irrevocable y la fecha a partir de la
cual quieran acogerse, en documento escrito.

c) Sistema aplicable a trabajadores que se acojan al Salario Integral: Los trabajadores


vinculados con contrato de trabajo que decidan acogerse al Salario Integral, recibirán
la liquidación deinitiva de las cesantías hasta la fecha en que trabajaron con salario
convencional.

Para saber el tiempo que el trabajador ha estado al servicio de la empresa, es necesario


que se mida en días, para lo cual se sugiere restar la fecha de ingreso de la fecha de
retiro. Puede pasar que algunas cifras no se puedan restar para lo cual se prestarán
unidades, teniendo en cuenta que si presta una unidad de años, corresponde a 12
meses y si se presta una unidad de meses, serán 30 días. Al resultado inal se le
agregará un día como forma de compensar el día en que se empieza a contar.

4. 3. 1. 1 Procedimiento para el retiro parcial de cesantías para la adquisición,


construcción, mejora o liberación de bienes raíces destinados a la vivienda del
trabajador
1. Si el trabajador se encuentra en el régimen tradicional de cesantías faculta al
empleador para pagarlo directamente; y

2. En el caso de encontrarse en el régimen de liquidación anual (a partir de Ley 50


de 1990 o que el trabajador se haya adherido voluntariamente a este régimen) le
corresponderá pagarlo a la Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías, previa
solicitud por escrito del trabajador, adjuntando comunicación del empleador en la cual
conste:
• El nombre del trabajador que presenta la solicitud de retiro parcial de cesantías.
• El valor del anticipo de cesantía.
• La airmación del empleador de haber veriicado y estar dispuesto a vigilar que el
trabajador va a utilizar sus cesantías o el préstamo en las inversiones y operaciones
permitidas por la ley.

10 Opera el pago parcial.


Prestaciones Sociales 79

Sin la carta del empleador en la cual se acrediten el cumplimiento de la obligación prevista


en el artículo 3 del Decreto 2076 de 1967 de veriicar y vigilar la correcta destinación de las
cesantías de sus trabajadores, las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y
Cesantías no podrán aprobar y pagar las solicitudes del trabajador de que trata el artículo
21 de la Ley 1429 de 2010.

En caso de que las cesantías causadas durante el año no hayan sido consignadas en
la Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías seleccionado por el trabajador,
el empleador realizará el pago directamente al trabajador aplicando las disposiciones
vigentes.

En todo caso es de advertir que la norma en mención NO exonera al empleador de su


obligación de veriicación y vigilancia sobre la destinación de los retiros parciales de cesantías
de sus trabajadores, tanto en el régimen tradicional de cesantías como en el régimen de
liquidación anual, ni de su obligación de autorizar dicho pago, si cumple con los requisitos y
inalidad establecida por el legislador señaladas en el artículo 3 del Decreto Reglamentario
2076 de 1967, artículo 3 del Decreto 2795 de 1991 y demás normas complementarias, so
pena de incurrir en las sanciones consagradas en el artículo 254 del Código Sustantivo del
Trabajo que consagra expresamente la prohibición para los empleadores de realizar pagos
parciales de cesantías cuando no se cumple con los requisitos contemplados en la ley.
(Circular Ministerio de la Protección Social No. 11 de 7 de febrero de 2011).

4. 3. 2 Trabajadores excluidos y Pérdida del derecho


No están cobijados por este auxilio, los trabajadores de la industria familiar y los artesanos
que trabajando personalmente no ocupen más de cinco (5) trabajadores permanentes
ajenos a su familia.

Pierden el derecho al auxilio, los trabajadores inmersos en las siguientes causales:

a) Todo acto delictuoso cometido contra el empleador o sus parientes dentro del segundo
grado de consanguinidad y primero en ainidad, o el personal directivo de la empresa;

b) Todo daño material grave causado intencionalmente a los ediicios, obras, maquinaria
y materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo,

c) El que el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos


de carácter reservado, con perjuicio grave para la empresa.

En estos casos el empleador podrá retener el pago hasta que la justicia tome una decisión
al respecto. (Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 250).

4. 3. 3 Salario base para liquidar las cesantías


Es necesario tomar como base el último salario mensual, siempre y cuando no haya
sido variado en los últimos tres (3) meses; en el caso de salarios variables, se tomará el
promedio mensual de lo devengado en el último año o de todo el tiempo, si se ha laborado
menos de un año.
80 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Entonces;

Salario Base x Días laborados


Cesantía =
360

EJEMPLO 4
LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS E INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS

El 1 de agosto de 2017 se contrató a un trabajador y durante cada uno de los meses de


agosto a diciembre del mismo año se le canceló, la suma de $837.279,64 por los conceptos
que se describen a continuación:

Básico Básico Mensual 737.717,00


Auxilio de transporte 83.140,00
DEVENGADO
Horas Extras 82.000,00
TOTAL DEVENGADO (salario mes) 902.857,00

Aportes salud ( 4% ) (base 902.857 - 83.140) 32.788,68


Aportes fondo de pensiones (4 %) 32.788,68
DEDUCCIONES TOTAL DEDUCCIONES 65.577,36
NETO A PAGAR 837.279,64

Se requiere saber ¿cuál es el valor correspondiente a cancelar por concepto de cesantías


e interés de cesantía, y en qué fecha es el plazo máximo para cancelarlo? ¿A quién se le
debe cancelar estos valores si el trabajador no ha escogido Fondo de Cesantías?

Lo primero que se debe hallar es el tiempo de servicio del año 2017 y el valor base para
calcular la cesantía y el interés sobre la cesantía. Para este caso el tiempo de servicio
es de 5 meses, correspondientes de agosto a diciembre de 2017 y el valor base para la
liquidación es de $902.857.
$902.857 x 150
Cesantías = = $376.190,42
360

La cesantía correspondiente a los 5 meses es de $376.190,42 que debe consignar


la empresa antes del 14 de febrero de 2018 en el Fondo de Cesantías elegido por el
trabajador, pero en este caso, como el trabajador no lo eligió, el empleador podrá realizar
el pago directamente al trabajador aplicando las disposiciones vigentes.

Por concepto de interés de cesantía el procedimiento de liquidación es el siguiente:


$376.190,42 x 150 x 0,12
Intereses de cesantías = = $ 18.809,52
360

En ese orden de ideas se deben cancelar $18.809,52, a más tardar el 31 de enero de 2018.
Prestaciones Sociales 81

4. 3. 4 Fondo de Cesantías
Como lo mencionamos anteriormente, es el trabajador quien escoge libremente el Fondo
que administrará sus cesantías. Si el trabajador tiene más de un contrato de trabajo con
distintos empleadores podrá escoger más de un fondo.

La ailiación es efectiva desde el mismo momento de la consignación que realice el


empleador, además de los requisitos o documentación, que éstos exijan.

El fondo de cesantías tendrá la obligación de abonar trimestralmente a cada ailiado y a


prorrata de sus aportes individuales la parte que corresponda en los rendimientos obtenidos
por el fondo durante el respectivo período; para estos efectos, la Superintendencia
Financiera, publicará por medio de Carta Circular la rentabilidad, comisión de administración
y seguro previsional de los Portafolios de Corto y Largo Plazo de los Fondos de Cesantía.

La reforma en materia de cesantías contempló la obligación para las sociedades


administradoras de fondos de cesantías de ofrecer dos tipos de portafolios de inversión.
Para dar cumplimiento a esta obligación el Gobierno Nacional y la Superintendencia
Financiera consideraron necesario actualizar el régimen aplicable a las cesantías, porque
la existencia de dos portafolios y la evolución del mercado de capitales durante estos 19
años, ameritan la creación de un régimen más eiciente y moderno en beneicio de los
ailiados.

Básicamente la reforma consistió, en darle a los ailiados la posibilidad de elegir entre


un portafolio de corto plazo y uno de largo plazo o los dos, para la administración de
sus cesantías. De la existencia de estos dos portafolios se derivan entonces que cada
uno de ellos tenga su propio régimen de inversiones, que a cada uno la administradora
garantice una rentabilidad mínima y por ende, que para cada portafolio haya un régimen
de comisiones y de publicidad correspondiente.

Desde el primero de enero de 2010, existen dos portafolios manejados en dos cuentas:

a) Corto Plazo: Administración de recursos con horizontes de permanencia cortos:


la inalidad mitigar el riesgo de perder valor por los retiros cercanos a la fecha de
consignación.

b) Largo Plazo: Administración de recursos con horizontes de permanencia mayores a un


año. Con esta opción el ailiado tendrá horizontes de más largo plazo y podrá entonces
obtener una mayor rentabilidad.

Para mayor facilidad en una primera etapa, el portafolio de largo plazo estará conformado
por los recursos que hoy se administran en el fondo de cesantías existente. Y por su parte
todo el nuevo recaudo a partir del 1 de enero de 2010 entrará al portafolio de corto plazo.

Los recaudos ingresados al portafolio de corto plazo permanecerán allí hasta cuando el
trabajador elija trasladarlos al de largo plazo. Dada la dinámica de los retiros parciales,
se estimó que si el ailiado no ha tomado ninguna decisión, entre el 16 y el 31 de Agosto
de cada año los saldos que se encuentren en el portafolio de corto plazo se trasladarán al
82 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

portafolio de largo plazo para buscar una mejor rentabilidad y una perspectiva de inversión
de largo plazo que beneicie a los ailiados.

Los nuevos aportes que se consignen entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de


cada año, serán acreditados en la subcuenta de corto plazo.

Esta selección se ejecutó a partir del 1 de julio de 2010 fecha a partir de la cual los ailiados
escogerán su peril de riesgo y la distribución de sus cesantías en los dos portafolios o en
uno solo. Si el ailiado no seleccionó su peril de administración a febrero de 2011, el 100%
de los nuevos aportes ingresará a la Subcuenta de Corto Plazo.

Las Administradoras deberán trasladar entre los días 16 y 31 de agosto de cada año,
los saldos existentes en la Subcuenta de Corto Plazo a la subcuenta de Largo Plazo. Lo
anterior siempre y cuando el ailiado no haya tomado una decisión en contrario.

Los recursos que el ailiado tenga en el portafolio de corto plazo, como se dijo anteriormente,
se trasladarán al portafolio de largo plazo, entre el 16 y 31 de agosto de cada año.

Los recursos que tenían los ailiados antes del primero de enero de de 2010 en el fondo de
cesantías, se administrarán en el portafolio de largo plazo.

El ailiado no tiene que escoger tener sus recursos en un solo portafolio, al contrario,
puede combinarlos, es decir, que sus recursos y recaudos estén distribuidos en distintos
porcentajes en las dos subcuentas y por ende en los dos portafolios. Esta proporción se
aplicará solo al momento del traslado.

El ailiado puede retractarse si respeta unos plazos. Si el ailiado quiere pasar los recursos
del portafolio de corto al de largo plazo, esta elección la puede hacer cada 6 meses. Pero si
lo que quiere es cambiarse de la subcuenta de largo plazo a la de corto plazo, este cambio
sólo lo puede hacer pasados doce meses luego de la última elección.

Este cambio puede hacerse las veces que el ailiado quiera, pero debe tener en cuenta que
el traslado de administradora no implica el cambio de portafolio. Es decir que si está en el
portafolio de corto plazo cuando cambie de administradora, sus recursos, salvo que haya
decisión expresa del ailiado en contrario, los recursos se trasladarán hacia el portafolio
de corto plazo de la nueva administradora. En los traslados se respetarán las órdenes
impartidas en ejercicio del derecho de deinición o modiicación del peril de administración
y la fecha en que las mismas fueron impartidas. Esto implicará que las administradoras
trasladarán esta información de manera simultánea con los recursos.

El ailiado queda cesante o solicita un retiro parcial para remodelar o comprar vivienda o
para inanciar la educación superior, la administradora tendrá, como antes de la reforma,
cinco (5) días hábiles para entregar las cesantías deinitivas requeridas o de cinco (5) días
hábiles para la liquidación parcial.

Los retiros parciales se realizan, primero de los saldos disponibles en la subcuenta de corto
plazo y si hace falta se tomarán del portafolio de largo plazo.
Prestaciones Sociales 83

En caso de pignoración o embargo se afectarán primero los recursos disponibles en la


subcuenta de largo plazo posteriormente los que estén en la subcuenta de corto plazo.

En materia de régimen de inversiones y de rentabilidad mínima, el Gobierno ha estimado


que para el portafolio de largo plazo, se conservarán prácticamente las mismas reglas que
hoy existen para el fondo de cesantías que hoy opera.

Los cambios fundamentales se establecen para el nuevo portafolio creado por la regulación
de corto plazo.

En este sentido y si la inalidad de este portafolio de corto plazo es buscar una mayor
protección del riesgo de mercado para los aportes, las inversiones con los límites
establecidos, deberán estar respaldadas por activos que cuenten con la liquidez y seguridad
requerida, es decir inversiones muy líquidas y a menos de un año. En este orden de ideas
para este portafolio quedan prohibidas las inversiones en:
• Acciones no líquidas o ADR’s y GDR’s.
• Participaciones en Fondos de Capital Privado.
• Operaciones Repo o simultaneas activas celebradas en la BNA.
• Productos estructurados de capital protegido.
• Carteras Colectivas cerradas.
Para el caso de la rentabilidad mínima del portafolio de largo plazo, se conserva la fórmula,
metodología y veriicación hoy existente para el único portafolio existente.

El cambio signiicativo se dio para el portafolio de corto plazo en donde para poder
propender por la búsqueda de la protección del capital, la rentabilidad mínima está atada a
un indicador de referencia de corto plazo neto de comisión de administración, disminuida en
un 25%. El indicador corresponde a un TES sintético a 90 días con rendimiento equivalente
a la tasa de la curva cero cupón para 90 días. Este se valora al cierre de cada mes y se
reinvierte a la tasa indicada.

Para lograr un mayor beneicio de los ailiados, el portafolio de largo plazo tendrá una
comisión del 3% anual sobre el valor del portafolio liquidado en forma diaria.

Por la administración del portafolio de corto plazo, las administradoras podrán cobrar una
comisión del 1% anual sobre el valor del portafolio liquidado en forma diaria. Por los retiros
anticipados de cualquiera de los dos portafolios, se podrá cobrar una comisión del 0.8% del
retiro. No hay comisión para el retiro de las cesantías cuando el trabajador quede cesante.

Cada 6 meses los ailiados recibirán un extracto sobre sus recursos invertidos en cada
uno de los portafolios o subcuentas. Igualmente la Superintendencia Financiera autorizará
la publicidad y los formatos de información y de escogencia de portafolio que las
administradoras coloquen a disposición del público.

Esta reforma sólo es el desarrollo de lo previsto en la Ley 1328 de 2009, que se aplica a
las cesantías administradas por las Sociedades Administradoras de Fondos de Cesantías
creadas por la Ley 50 de 1990.
84 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

4. 3. 5 Intereses sobre las cesantías


El régimen de cesantías con liquidación anualizada, contempla el pago de intereses sobre
las cesantías a cargo del empleador, independientemente del régimen de cesantía que
lo ampare al trabajador; este interés se paga directamente al trabajador11 en el mes de
enero del año siguiente, a aquel en quien se causen; en la fecha de retiro del trabajador o
dentro del mes siguiente a la liquidación parcial de cesantía, cuando se produzca antes del
31 de diciembre del respectivo período anual, en cuantía proporcional al lapso transcurrido
del año. Si el empleador no paga los intereses establecidos por la ley, debe cancelar al
asalariado a título de indemnización y por una sola vez, un valor igual al de los intereses
causados.

Por lo tanto, es aconsejable que el empleador entregar un comprobante que especiique,


el monto de las cesantías, el período y el valor de los intereses.

Para la liquidación del valor correspondiente a la cesantía se toma como base el último
salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los
últimos tres (3) meses y en el caso de salarios variables, se toma como base el promedio
de lo devengado en el último año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor
a un año.

Entonces; intereses sobre las cesantías, es igual a:

Valor de las Cesantías x Días trabajados x 0.12


Intereses sobre las cesantías =
360

4. 3. 6 Mecanismo de protección al cesante


Por disposición del artículo 169 de la Ley 1450 de 2011, el Gobierno contempló el mecanismo
de protección al desempleo con ayuda de las cesantías, el cual desarrolló mediante la Ley
1636 de 2013 y tiene por inalidad la articulación y ejecución de un sistema integral de
políticas activas y pasivas de mitigación de los efectos del desempleo que enfrentan los
trabajadores; al tiempo que facilitar la reinserción de la población cesante en el mercado
laboral en condiciones de dignidad, mejoramiento de la calidad de vida, permanencia y
formalización. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, Artículo 1).

4. 3. 6. 1 Uso voluntario de los aportes a las cesantías


Del aporte a las cesantías que los empleadores están obligados a consignar anualmente
a cada uno de los trabajadores, estos últimos podrán decidir voluntariamente el porcentaje
de ahorro para el Mecanismo de Protección al Cesante.

Los trabajadores dependientes o independientes que ahorren voluntariamente para el


mecanismo de protección al cesante, recibirán un beneicio proporcional a su ahorro que
se hará efectivo en el momento en que quede cesante con cargo al Fosfec.

11 No deben consignarse en el Fondo de Cesantías


Prestaciones Sociales 85

Sin perjuicio de lo establecido en el primer inciso del presente artículo, el trabajador que
quiera usar las cesantías para educación, compra, construcción o mejoras de vivienda,
podrá usar para este efecto el 100% de sus cesantías.

El Fondo de Cesantías trasladará a la administradora del Fondo de Solidaridad de Fomento


al Empleo y Protección al Cesante, el valor que el trabajador haya alcanzado a ahorrar
voluntariamente para el Mecanismo de Protección al Cesante dentro de los cinco (5) días
siguientes a la presentación de la solicitud por parte del trabajador a la administradora
de fondos de cesantías con la certiicación del Fosfec de que el trabajador acredita los
requisitos de que trata el artículo 13 de la presente ley. El Gobierno Nacional reglamentó
lo aquí dispuesto mediante Decreto Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
artículos 2.2.6.1.5.1 al 2.2.6.1.5.20. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, Artículo 7).

Dentro de los tres (3) días siguientes a la terminación de la relación laboral, el empleador
otorgará al empleado una carta o certiicación de terminación de la misma, en la que indique
la fecha de terminación, última remuneración del trabajador y causa de la terminación. Dicha
certiicación será entregada personalmente al trabajador al momento de la suscripción de
la liquidación o remitida por correo certiicado a la dirección registrada de este.

Si el empleador incumpliere con esta obligación, el cesante así lo manifestará ante


la respectiva Caja de Compensación Familiar y se entenderá cumplido el requisito. En
todo caso, la Caja administradora del Fosfec recobrará al empleador omiso los valores
correspondientes al reconocimiento de los pagos que por concepto de cotización a salud y
pensiones y de cuota monetaria reconozca al cesante beneiciario de los mismos. Dichos
recursos serán girados al FOSFEC.

En el caso de los trabajadores independientes contratistas, la certiicación de cesación


será equivalente a la constancia sobre terminación del contrato que emita el contratante
o al acta de terminación del contrato, en los mismos términos y con las consecuencias
previstas en el presente artículo.

Para los demás trabajadores independientes la certiicación de cesación se entenderá como


la manifestación que realicen bajo declaración juramentada al respecto en el Formulario
Único de Postulación. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013, Artículo 10 y Decreto Único
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.3.2).

4. 3. 6. 1. 1 Uso voluntario
Los trabajadores dependientes podrán destinar parcial o totalmente las cesantías causadas
o por causarse, en forma libre y voluntaria, en el marco del Mecanismo de Protección al
Cesante.

Los trabajadores independientes podrán en forma libre y voluntaria ailiarse a las


Administradoras de Fondos de Cesantías y destinar parcial o totalmente los recursos
ahorrados, en el marco del Mecanismo de Protección al Cesante. El mismo esquema se
aplicará a los trabajadores remunerados bajo la modalidad de salario integral. (Decreto
Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.5.3).
86 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

El titular de las cesantías que desee ahorrar para el mecanismo, deberá expresar por escrito
su voluntad de destinar parcial o totalmente las cesantías, causadas o por causarse, en
cualquier momento durante la relación laboral o en el desarrollo de la actividad productiva.

La voluntad del trabajador se manifestará ante el empleador o ante la Caja de Compensación


Familiar a la que esté ailiado o directamente ante la Administradora de Fondos de Cesantías
correspondiente.

Los empleadores y las Cajas de Compensación Familiar reportarán dentro de los tres (3)
días siguientes a la decisión del trabajador, a la Administradora de Fondos de Cesantías
que corresponda, la determinación que este adoptó sobre el uso de sus cesantías para el
Mecanismo de Protección al Cesante.

La Administradora de Fondos de Cesantías informará al trabajador dentro de los diez (10)


días siguientes a la fecha de aplicación, que el registro de la decisión de ahorro voluntario
para el Mecanismo de Protección al Cesante se hizo efectivo.

La destinación parcial de las cesantías se expresará en porcentaje, pero en ningún caso


el monto del ahorro voluntario podrá ser inferior al que resulte de aplicar los porcentajes
determinados en el numeral 5 del artículo 13 de la Ley 1636 de 2013. (Decreto Único
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.5.4).

En cualquier momento y en forma libre y voluntaria, el trabajador podrá revocar totalmente


el monto de lo destinado para ahorro en el Mecanismo de Protección al Cesante, por escrito
y en los términos de lo señalado por los artículos 2.2.6.1.5.4 y 2.2.6.1.5.5 del Decreto Único
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015.

Lo aquí dispuesto, aplicará igualmente para el caso en que el trabajador decida hacer uso
del ahorro de cesantías, para los ines adicionales permitidos por la ley. (Decreto Único
Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.5.8).

4. 3. 6. 2 Aporte de trabajadores con salario integral


Para los trabajadores que pacten salario integral, la ailiación al Mecanismo de Protección
al Cesante del trabajador con salario integral es voluntaria y el ahorro de las cesantías será
igualmente voluntario y se consignará anualmente en su cuenta de cesantías.

Para acceder al Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al Cesante los


trabajadores con salario integral deberán realizar aportes a las Cajas de Compensación
Familiar, en las mismas condiciones de los trabajadores dependientes. (Ley 1636 de 18 de
junio de 2013, Artículo 8).

4. 3. 6. 3 Aporte de trabajadores independientes


Para los trabajadores independientes, la ailiación al Mecanismo de Protección al Cesante
es voluntaria, el ahorro de las cesantías será igualmente voluntario y se consignará
anualmente en su cuenta de cesantías.

Para acceder al Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al Cesante


los trabajadores independientes deberán realizar aportes a las Cajas de Compensación
Prestaciones Sociales 87

Familiar, en las mismas condiciones de los trabajadores dependientes por lo menos dos
años continuos o discontinuos en los últimos tres (3) años.

La ailiación de los trabajadores independientes al Mecanismo de Protección al Cesante


requerirá en todo caso, la ailiación previa a los Sistemas de Seguridad Social en Salud,
Pensiones y Cajas de Compensación Familiar. (Ley 1636 de 18 de junio de 2013,
Artículo 9).

Los trabajadores independientes que accedan voluntariamente al Mecanismo de Protección


al Cesante, deberán realizar aportes a las Cajas de Compensación Familiar de conformidad
con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 19 de la Ley 789 de 2002, a través de la
Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), cancelando el 2% sobre el ingreso
base de cotización al Sistema Integral de Seguridad Social.

Los cesantes acreditarán el requisito de ailiación previa al Sistema de Subsidio Familiar


para acceder a las prestaciones económicas del Mecanismo de Protección al Cesante en
la calidad que les resulte favorable o mediante la sumatoria de los tiempos de cotización al
Sistema de Subsidio Familiar en condición de dependiente y de independiente. (Decreto
Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.3.4).

4. 3. 6. 4 Cobertura en eventos de suspensión involuntaria del contrato de trabajo


El Mecanismo de Protección al Cesante cobija en los mismos términos previstos por la Ley
1636 de 2013, a los trabajadores que se encuentren en suspensión temporal involuntaria
del contrato de trabajo, por las causales de fuerza mayor o caso fortuito y por la suspensión
de actividades o clausura temporal de la empresa, hasta por 120 días, previa autorización
del Ministerio del Trabajo.

El empleador que se encuentre en suspensión del contrato de trabajo por las causales
señaladas anteriormente, deberá remitir certiicación a la Caja de Compensación Familiar a
la que se encuentre ailiado por cada trabajador, en la cual informe la causal de suspensión
y el periodo de la misma, para los ines previstos por los artículos 2.2.6.1.3.2 y 2.2.6.1.3.3
del Decreto Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015.

Las cotizaciones a los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones serán pagadas
por el empleador en las condiciones establecidas por el Decreto Único Reglamentario 780
de 6 de mayo de 2016, quien podrá recobrar al Fosfec, a través de la Caja de Compensación
Familiar que haya atendido al trabajador suspendido, las sumas que correspondan a las
cotizaciones, sobre un (1) salario mínimo mensual legal vigente durante el periodo de
protección que corresponda.

Las Cajas de Compensación Familiar establecerán programas para el reconocimiento de


subsidio en especie y en servicios y para la atención de servicios sociales a los trabajadores
a que se reiere el Decreto Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, artículos
2.2.6.1.3.16 y 2.2.6.1.6.2 al 2.2.6.1.6.5.

El Ministerio del Trabajo podrá deinir los criterios y realizar procesos de compensación
extraordinaria, en los términos previstos por el artículo 2.2.6.1.3.15, cuando por circunstancias
88 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

especiales los recursos que correspondan a una Caja de Compensación Familiar, sean
insuicientes para atender la demanda de servicios, sin perjuicio de lo establecido por el
literal c) del artículo 4 de la Ley 1636 de 2013. (Decreto Único Reglamentario 1072 de 26
de mayo de 2015, Artículos 2.2.6.1.3.16 y 2.2.6.1.6.2 al 2.2.6.1.6.5).

4. 4 PROTECCIÓN A LA MATERNIDAD, AL RECIÉN NACIDO Y LICENCIA DE


PATERNIDAD

A continuación encontraremos el conjunto de normas que garantizan a la trabajadora en


estado de embarazo, la estabilidad reforzada, sin importar la empresa y el sector a que
pertenezca.

Tiene su fundamento constitucional en el artículo 43: “La mujer y el hombre tienen


iguales derechos y oportunidades. La mujer no podrá ser sometida a ninguna clase de
discriminación. Durante el embarazo y después del parto gozará de especial asistencia
y protección del Estado, y recibirá de éste subsidio alimentario si entonces estuviere
desempleada o desamparada.

El Estado apoyará de manera especial a la mujer cabeza de familia”.

En el caso de la madre, la licencia se remunera con el salario que devengue al entrar a


disfrutar del descanso, o si se trata de salario que no sea ijo, se toma en cuenta el salario
promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicios, o en todo el tiempo si
fuere menor de catorce cuya duración es de dieciocho (18) semanas.

Para tramitar la licencia de maternidad es necesario que la trabajadora presente un


certiicado médico, en el cual conste:

• El estado de embarazo de la trabajadora;


• La indicación del día probable del parto, y
• La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que,
por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto.

La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la diferencia


entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, las cuales serán sumadas a las
dieciocho (18) semanas que se establecen en la recién expedida Ley 1822 de 4 de enero
de 2017. Cuando se trate de madres con Parto Múltiple, se tendrá en cuenta lo establecido
anteriormente para niños prematuros, ampliando la licencia en dos (2) semanas más.

Para aplicar lo anterior, se deberá anexar al certiicado de nacido vivo y la certiicación


expedida por el médico tratante en la cual se identiique diferencia entre la edad gestacional
y el nacimiento a término, con el in de determinar en cuántas semanas se debe ampliar la
licencia de maternidad, o determinar la multiplicidad en el embarazo.

La trabajadora que haga uso de la licencia en la época del parto tomará las dieciocho (18)
semanas de licencia a las que tiene derecho, de la siguiente manera:
Prestaciones Sociales 89

a) Licencia de maternidad preparto. Esta será de una (1) semana con anterioridad a
la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la
futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos
(2) semanas, con dieciséis (16) posparto. Si en caso diferente, por razón médica no
puede tomarla semana previa al parto, podrá disfrutar las dieciocho (18) semanas en el
posparto inmediato.

b) Licencia de maternidad posparto. Esta licencia tendrá una duración normal de


diecisiete (17) semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis (16) o dieciocho
(18) semanas por decisión médica, de acuerdo a lo previsto en el literal anterior.

De las dieciocho (18) semanas de licencia remunerada, la semana anterior al probable


parto será de obligatorio goce en caso de que el médico tratante prescriba algo diferente.
Esta licencia remunerada, es incompatible con la licencia de calamidad doméstica y en
caso de haberse solicitado esta última por el nacimiento de un hijo, estos días serán
descontados de la misma.

c) Licencia de Paternidad. El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho


(8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad.

La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la
compañera.

El único soporte válido para el otorgamiento de la licencia remunerada de paternidad es


el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro
de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor.

La licencia remunerada de paternidad estará a cargo de la EPS, para lo cual se requerirá


que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las semanas previas al
reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad. Lo anterior también se aplica
en el caso de los niños prematuros y adoptivos. (Código Sustantivo del Trabajo,
Artículo 236).

Si se trata de la adolescente mayor de quince (15) y menor de dieciocho (18) años, su


jornada de trabajo, no podrá exceder de cuatro (4) horas diarias a partir del séptimo (7) mes
de gestación y durante la lactancia, sin disminución de su salario y prestaciones sociales.
(Código de la Infancia y Adolescencia, Artículo 116).

En cualquier caso, el trámite de reconocimiento de la prestación ante la EPS, deberá se


adelantado directamente por el empleador toda vez que se encuentra prohibido por el
artículo 121 del Decreto-Ley 19 de 2012, trasladarle a la trabajadora cualquier trámite
sobre el particular.

En caso de que el empleador no cumpla con la obligación de otorgar los descansos


remunerados de que tratan los artículos 236 y 237 del Código Sustantivo del Trabajo,
los trabajadores tiene derecho, como indemnización, al doble de la remuneración de los
descansos no concedidos, sin olvidar que esta conducta por parte del empleador, constituye
acoso laboral.
90 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Para conocer los requisitos que proceden para el reconocimiento y pago de las prestaciones
económicas relacionadas con las licencias de maternidad, le sugerimos consultar el Decreto
Único Reglamentario 780 de 6 de mayo de 2016, artículos 2.1.13.1 al 2.1.13.3.

4. 4. 1 Descanso remunerado en caso de aborto


La trabajadora que en el curso del embarazo sufra un aborto o parto prematuro no viable,
tiene derecho a una licencia de dos o cuatro semanas, remunerada con el salario que
devengaba en el momento de iniciarse el descanso.

Para disfrutar de esta licencia, la trabajadora debe presentar al empleador el certiicado


médico sobre lo siguiente:
• La airmación de que la trabajadora a sufrido un aborto o paro prematuro, indicando
el día en que haya tenido lugar, y
• La indicación del tiempo de reposo que necesita la trabajadora. (Ver Concepto
Ministerio de Salud y de Protección Social No. 198985 de 10 de septiembre de
2012, Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 237).

4. 4. 2 Descanso remunerado durante la lactancia


El empleador está en la obligación de conceder a la trabajadora dos descansos, de treinta
(30) minutos cada uno, dentro de la jornada para amamantar a su hijo, sin descuento
alguno en el salario por dicho concepto, durante los primeros seis (6) meses de edad;
y dado el caso, también, deberá conceder más descansos, si la trabajadora presenta
certiicado médico en el cual se expongan las razones que justiiquen ese mayor número
de descansos.

Para dar cumplimiento a esta obligación los empleadores deben establecer en un local
contiguo a aquel en donde la mujer trabaja, una sala de lactancia o un lugar apropiado para
guardar al niño, o en su defecto, contratar el servicio con las instituciones de protección
infantil. (Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 238).

4. 4. 2. 1 Salas Amigas de la Familia Lactante del Entorno Laboral


Con el in de promover la lactancia exclusiva por lo menos hasta los 6 meses edad de los
menores hijos, recientemente se sancionó la Ley 1823 de 4 de enero de 2017 con el objeto
adoptar la estrategia Salas Amigas de la Familia Lactante del Entorno Laboral en entidades
públicas y empresas privadas de conformidad con el artículo 238 del Código Sustantivo del
Trabajo.

El uso de estas salas no eximen al empleador de reconocer y garantizar el disfrute de la


hora de lactancia, la madre lactante podrá hacer uso de la misma o desplazarse a su lugar
de residencia, o ejercerlo en su lugar de trabajo, en ejercicio del derecho que le asiste en
virtud del artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo.

Las entidades públicas del orden nacional y territorial, del sector central y descentralizado,
y las entidades privadas adecuarán en sus instalaciones un espacio acondicionado y digno
Prestaciones Sociales 91

para que las mujeres en periodo de lactancia que laboran allí, puedan extraer la leche
materna asegurando su adecuada conservación durante la jornada laboral.

Las Salas Amigas de la Familia Lactante del Entorno Laboral deberán garantizar las
condiciones adecuadas para la extracción y conservación de la leche materna, bajo normas
técnicas de seguridad, para luego transportarla al hogar y disponer de ella, para alimentar
al bebé en ausencia temporal de la madre.

Estas disposiciones aplicarán a las empresas privadas con capitales iguales o superiores
a 1.500 salarios mínimos o aquellas con capitales inferiores a 1.500 salarios mínimos con
más de 50 empleadas.

Las entidades privadas con más de 1.000 empleados y las entidades públicas dispondrán
de dos (2) años para realizar las adecuaciones físicas necesarias, de acuerdo con los
lineamientos establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Las empresas privadas con menos de mil (1.000) empleados, contarán con 5 años para
para realizar las adecuaciones físicas necesarias para cumplir con esta ley. (Ley 1823 de
4 de enero de 2017, Artículos 1, 2 y 5).

4. 4. 3 Prohibición de despedir
Ninguna trabajadora podrá ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la
autorización previa del Ministerio de Trabajo que avale una justa causa.

Se presume el despido efectuado por motivo de embarazo o lactancia, cuando este haya
tenido lugar dentro del período de embarazo y/o dentro de los tres meses posteriores al
parto.

Las trabajadoras que sean despedidas sin autorización de las autoridades competentes,
tendrán derecho al pago adicional de una indemnización igual a sesenta (60) días de
trabajo, fuera de las indemnizaciones y prestaciones a que hubiere lugar de acuerdo con
su contrato de trabajo.

En el caso de la mujer trabajadora que por alguna razón excepcional no disfrute de la


semana preparto obligatoria, y/o de algunas de las diecisiete (17) semanas de descanso,
tendrá derecho al pago de las semanas que no gozó de licencia. En caso de parto múltiple
tendrá el derecho al pago de dos (2) semanas adicionales y, en caso de que el hijo sea
prematuro, al pago de la diferencia de tiempo entre la fecha del alumbramiento y el
nacimiento a término. (Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 239).

En este punto vale la pena mencionar, que la trabajadora que es despedida durante la
época del embarazo o la lactancia, puede acudir a la Tutela para lograr el respeto a la
protección constitucional, siempre y cuando reúna los siguientes requisitos:
• Que el despido o la desvinculación se ocasionó durante el embarazo o dentro del
período de lactancia;
92 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

• Que la desvinculación se produjo sin los requisitos legales pertinentes para cada
caso;
• Que el empleador conocía o debía conocer el estado de embarazo de la trabajadora;
• Que el despido amenaza el mínimo vital de la actora o que la arbitrariedad resulta
evidente y el daño que apareja es devastador y,
• Que el despido sea una consecuencia del embarazo, porque a pesar de la expiración
del plazo pactado, subsisten las causas del mismo y el cumplimiento satisfactorio de
las obligaciones laborales por parte de la trabajadora. (Sentencia T-577 de 16 de
julio de 2003).

4. 4. 4 Permiso para despedir


Para poder despedir a una trabajadora durante el período de embarazo o los tres meses
posteriores al parto, el empleador necesita la autorización del Inspector del Trabajo, o del
Alcalde Municipal en los lugares en donde no existiere aquel funcionario.

El permiso de que trata este artículo sólo puede concederse con el fundamento en alguna
de las causas que tiene el empleador para dar por terminado el contrato de trabajo y que se
enumeran en los artículos 62 y 63 del Código Sustantivo del Trabajo. Antes de resolver, el
funcionario debe oír a la trabajadora y practicar todas las pruebas conducentes solicitadas
por las partes.

Cuando sea un Alcalde Municipal quien conozca de la solicitud de permiso, su providencia


tiene carácter provisional y debe ser revisada por el Inspector del Trabajo residente en el
lugar más cercano. (Ver Sentencia C-710 de 9 de diciembre de 1996, Código Sustantivo
del Trabajo, Artículo 240).

4. 4. 5 Nulidad del despido


El empleador está obligado a conservar el puesto a la trabajadora que esté disfrutando
de los descansos remunerados de que trata este capítulo, o de licencia por enfermedad
motivada por el embarazo o parto.
No producirá efecto alguno el despido que el empleador comunique a la trabajadora en tales
períodos, o en tal forma que, al hacer uso del preaviso, éste expire durante los descansos
o licencias mencionados.
No olvide que la conducta desplegada por el empleador, tendiente a negar el efectivo disfrute
de estas licencias y siendo indiferente con los derechos que el Estado ha garantizado a
estos trabajadores, constituyen acoso laboral.
En cuanto a la estabilidad laboral del padre, recientemente la Corte Constitucional en
Sentencia C-005 de 18 de enero de 2017, dispuso: “La estabilidad laboral reforzada que se
garantiza a la mujer trabajadora en estado de embarazo o de lactancia, debe extenderse a
la pareja de la mujer que se encuentra en la misma situación y depende económicamente
de aquélla, en protección del interés superior del menor recién nacido y del que está por
nacer”.
Prestaciones Sociales 93

EJEMPLO 5
PRESTACIONES ECONÓMICAS GENERADAS POR LICENCIA DE MATERNIDAD

Se contrató a una trabajadora el 1 de octubre de 2015, mediante contrato a término ijo


con duración de 2 años. El día 2 de marzo de 2017 informa mediante certiicado médico,
a su empleador que está en estado de embarazo. Por tal motivo la trabajadora desea
saber a qué tiene derecho, y quién le debe reconocer licencia de embarazo y prestaciones
económicas. Para ello nos suministra la siguiente información:

Año Remuneración Auxilio de transporte


2017 $737.717 $ 83.140

¿Cómo se le liquida el descanso remunerado, si la trabajadora tuviera un salario variable?


¿Qué sucedería si la empresa, la llegara a despedir sin justa causa por este motivo?

Lo primero que se debe tener en cuenta es la fecha en que se debe iniciar su descanso
remunerado, de acuerdo a ello, para este caso se tendrá en cuenta como salario base para
liquidar el descanso la suma de $737.717 el último salario (No se debe tener en cuenta
el auxilio de transporte) y se halla el valor a cancelar de 14 semanas remuneradas por
un valor de $2.582.009,50 (cada semana a $184.429,25), que se le deben cancelar en
el momento que la trabajadora entregue la respectiva certiicación expedida por la EPS,
donde conste la atención del parto. En la práctica actualmente, este valor lo cancela la
empresa y posteriormente se le descuenta a la EPS de los aportes a pagar. Adicionalmente
a este pago la trabajadora tiene derecho a que la EPS le atienda el parto y demás servicios
anexos, en forma oportuna y gratuita.

Si la trabajadora tuviera un salario variable, para liquidarle el pago de este descanso


remunerado, se toma en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el
último año de servicios, o en todo el tiempo si fuere menor.

Si por este motivo la empresa la despidiera sin justa causa, la empresa debe reconocerle
lo siguiente:
• Las 14 semanas de descanso remunerado por $2.582.009,50
• Una indemnización equivalente a los salarios de 210 días por $5.164.019
• La liquidación de las prestaciones y salarios pendientes de pagar, al momento de la
terminación del contrato de trabajo.
• La indemnización correspondiente a la terminación del contrato sin justa causa.

4. 5 PRESTACIONES A CARGO DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL SISTEMA


DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
Son las que cubren al trabajador en materia de salud, pensión y riesgos laborales; las
mismas que el empleador tendrá que cumplir si omite la ailiación del trabajador.
94 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Estas son:
• Enfermedad común y profesional.
• Licencia de Maternidad y protección del recién nacido.
• Accidente de Trabajo.
• Pensiones de vejez, invalidez o muerte (sobrevivientes).
• Atención de Urgencias.
• Auxilio Funerario.

4. 6 SUBSIDIO FAMILIAR
Es la prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de
medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo
fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento
de la familia como núcleo básico de la sociedad.

Subsidio en Dinero: Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que de
derecho a la prestación.

Subsidio en Especie: Es el reconocido en alimentos, vestidos, becas de estudio, textos


escolares, drogas y demás frutos o géneros diferentes al dinero.

Subsidio en Servicios: Es aquel que se reconoce a través de la utilización de la obras y


programas sociales que organicen las Cajas de Compensación Familiar dentro del orden
de prioridades prescrito en la ley.

Trabajador beneiciario: Es quien reúne los siguientes requisitos:


• Tener el carácter de permanentes, es decir, que ejecuten labores propias de las
actividades normales del empleador y no realicen un trabajo ocasional, accidental o
transitorio.
• Devengar hasta 4 Salarios mínimos legales mensuales vigentes,
• Laborar mínimo 96 horas al mes y,
• Tener personas a cargo que den derecho a recibir la prestación (hijos, hermanos
huérfanos de padres y padres mayores de 60 años del trabajador). (Ley 21 de 22 de
enero de 1982, Artículo 27).

Ailiados al régimen del subsidio familiar:

1. Trabajadores ailiados al subsidio familiar. Son todos los trabajadores de carácter


permanente que prestan sus servicios personales a un empleador público o privado,
ailiado a una caja de compensación familiar o a la Caja de Crédito Agrario Industrial y
Minero.
Prestaciones Sociales 95

2. Trabajadores beneiciarios del régimen del subsidio familiar. Son beneiciarios


los trabajadores de carácter permanente ailiados al régimen del subsidio familiar, con
remuneración hasta de cuatro (4) veces el salario mínimo legal vigente y con personas
a cargo, por las cuales tienen derecho a percibir la prestación del subsidio familiar en
dinero.

3. Pensionados ailiados al régimen del subsidio familiar. Son las personas que tienen
la calidad de pensionado y se encuentran ailiadas a una caja de compensación familiar.

4. Ailiados facultativos al régimen del subsidio familiar. Son las personas que no
encontrándose dentro de las categorías anteriores, pueden tener acceso a los servicios
sociales de las cajas de compensación familiar por disposición de la ley o en desarrollo
de convenios celebrados por las mismas.

4. 6. 1 Subsidios
Subsidio al empleo para la pequeña y mediana empresa: Mecanismo de intervención
en la economía para buscar el pleno empleo.

Subsidio al desempleo: Subsidio asignado a los jefes cabeza de hogar que se encuentren
en situación de desempleo luego de haber estado vinculados al sistema de Cajas de
Compensación Familiar no menos de 1 año dentro de los tres años anteriores a la solicitud
de apoyo, tendrán derecho con cargo a los recursos del fondo para el fomento del empleo
y la protección del desempleo. (Ley 100 de 23 de diciembre de 1993, Artículo 263).

Según el artículo 2.2.6.1.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015,
las Cajas de Compensación Familiar no podrán asignar nuevos subsidios al desempleo ni
microcréditos con cargo a los recursos señalados en el artículo 6 de la Ley 789 de 2002.

Los beneiciarios del subsidio al desempleo que se encuentren activos al momento de la


expedición del citado Decreto, seguirán recibiendo el subsidio en los términos y condiciones
previstos en la Ley 789 de 2002, hasta la terminación o pérdida del beneicio. (Decreto
Único Reglamentario 1072 de 26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.1.2).

Los beneiciarios del Subsidio al Desempleo de que trataba la Ley 789 de 2002 y sus
decretos reglamentarios, podrán solicitar los beneicios del Fosfec cuando cumplan los
requisitos establecidos en la Ley 1636 de 2013. (Decreto Único Reglamentario 1072 de
26 de mayo de 2015, Artículo 2.2.6.1.3.3 Par. 1).

Subsidio de Vivienda: Aporte estatal en dinero, que se otorga por una sola vez al
beneiciario, sin cargo de restitución por parte de este, que constituye un complemento de
su ahorro, para facilitarle la adquisición, construcción o mejoramiento de una solución de
vivienda de interés social.
96 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

4. 7 OTROS PAGOS

4. 7. 1 Vacaciones
Las vacaciones están concebidas como un reconocimiento en tiempo libre y en dinero a las
que tiene derecho todo trabajador por haber servido a su empleador durante un (1) año.

Las vacaciones tienen como inalidad primordial, procurar por medio del descanso la
recuperación física y mental del trabajador, para que éste regrese a sus labores en la plenitud
de sus capacidades y pueda contribuir eicazmente al incremento de la productividad de la
empresa.

En las empresas cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado
no se computará como día hábil para efecto de vacaciones, así que corresponde a cada
empleador establecer en cada caso particular, si el sábado se cuenta como día hábil.

Las vacaciones se caracterizan porque:


• Se presenta la cesación transitoria en el ejercicio efectivo de las funciones y por ende,
la no concurrencia al sitio de trabajo durante un período señalado con antelación.
• No se pierde la vinculación con el empleador.
• Son acumulables hasta por dos años, siempre que ello obedezca a aplazamiento por
necesidades del servicio.
• Genera vacancia temporal en el empleo.
• Es viable proveer el empleo de manera temporal mediante, siempre que se cumplan
las condiciones de ley.
• El empleador y el trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador,
que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones. (Código Sustantivo del
Trabajo, Artículo 189 Numeral 1).

Los trabajadores que presten sus servicios durante un (1) año tienen derecho a quince
(15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente al tiempo
laborado. En los contratos a término ijo inferior de un año, los trabajadores tienen derecho
al pago de vacaciones en proporción al tiempo laborado, cualquiera que este sea.

Cumplido el año de servicios, el empleador debe informar por lo menos con quince (15)
días de anticipación, la fecha en que se conceden las vacaciones.

Las vacaciones se pueden acumular hasta por dos (2) años, siempre y cuando se pacten
por escrito, si se acumulan por más tiempo, del tercer año en adelante se pierden. De
todos modos el trabajador debe gozar anualmente, de por lo menos seis (6) días hábiles
continuos de vacaciones, los que no son acumulables.
Prestaciones Sociales 97

La remuneración de las vacaciones se liquida con el salario que haya devengado el


trabajador, en el momento de iniciarlas, excluyendo el valor del trabajo en días de descanso
obligatorio, el valor del trabajo suplementario o de horas extras y el de auxilio de transporte.

El aplazamiento de las vacaciones ocurre cuando el empleador o la persona delegada por


éste, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el trabajador haya iniciado el disfrute, las
aplaza por razones del servicio.

El aplazamiento se debe decretar por escrito y todo aplazamiento de vacaciones se hará


constar en la respectiva hoja de vida del trabajador.

Por el contrario, la interrupción de las vacaciones ocurre cuando el trabajador se encuentra


disfrutando de las mismas y el empleador o la persona delegada ordenan la suspensión del
disfrute. Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes causales:
• Por necesidades del servicio.
• Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente, siempre que se acredite
con certiicado médico expedido por la E.P.S. a la cual esté ailiado el empleado o
trabajador.
• Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los
términos del punto anterior.
• Por el llamamiento a ilas.

En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justiicada en el goce de
vacaciones ya iniciadas, el beneiciario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte
para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal in.

Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán quedar
autorizadas por escrito por el empleador o por el funcionario en quien se haya delegado tal
facultad.

En términos generales las vacaciones habitualmente se toman a nivel individual, a solicitud


de cada empleado, pero en forma excepcional algunas empresas que tienen periodos de
cierre (no productivos) decretan vacaciones en forma general a todos sus trabajadores o
vacaciones colectivas. Cuando se concedan vacaciones colectivas, aquellos trabajadores
que no hayan completado el año continuo de labores disfrutaran todo el periodo, pero solo
recibirán su pago en forma proporcional.

Los siguientes empleados gozan de un periodo de vacaciones diferente.


• Los empleados que trabajan en actividades de manejo de aparatos para exámenes
de rayos X y tuberculosis tienen quince (15) días de vacaciones por semestre.
• Los menores de edad tendrán veinte (20) días por año.
98 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

• Los profesores que gozan de dos períodos de vacaciones, a mediados de año escolar
y al inal del año escolar. (Código Sustantivo del Trabajo, Artículos 186 al 192).

4. 7. 1. 1 Salario base para remunerar las vacaciones


En el período vacacional, el trabajador recibe el salario ordinario y que para efectos de la
liquidación se computarán los recargos nocturnos, lo recibido por descansos obligatorios
remunerados y se exceptuará el subsidio de transporte.

Si el salario es variable, se promediará lo devengado en el año inmediatamente anterior,


excluyendo, el valor del trabajo en días de descanso obligatorias y horas extras o
suplementarias y computando recargos nocturnos, lo recibido por descansos obligatorios.

4. 7. 1. 2 Fórmula para remunerar vacaciones

a) Para las vacaciones que se disfrutan en tiempo. r12

Salario base x Días a liquidar12


Vacaciones =
30

b) Para las vacaciones que se compensan en dinero.

Último salario x Días trabajados


Vacaciones =
720

12 Períodos o fracciones que se deban al trabajador.


Prestaciones Sociales 99

EJEMPLO 6
LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

Un trabajador tiene un contrato hace dos años, el cual inició el 1 de octubre con un salario
asignación básica mensual de $700.000, posteriormente ese salario fue aumentado en dos
oportunidades en $120.000. A enero de este año, sus vacaciones no han sido liquidadas.

Básico Básico Enero de 2017 940.000,00


Auxilio de transporte 83.140,00
DEVENGADO Intereses sobre las Cesantías 2016 98.400,00
Horas Extras 36.000,00
TOTAL DEVENGADO (salario mes) 1.157.540,00
Aportes salud ( 4% ) 39.040,00
Aportes fondo de pensiones ( 4 % ) 39.040,00
DEDUCCIONES
TOTAL DEDUCCIONES 78.080,00
NETO A PAGAR 1.079.460,00

El día 16 de enero, le informan al empleado que a partir del 3 de febrero, se le concede el


disfrute de las vacaciones pendientes.

¿Cuál será el tiempo de disfrute de vacaciones y cual el valor a reconocer?


Para la liquidación de vacaciones, es necesario contar con dos datos precisos, el tiempo
que se va a liquidar y la última remuneración del trabajador.

Sobre el tiempo a liquidar tenemos que se iniciaron labores en octubre de hace 2 años, por
lo que al 1 de febrero fecha en que iniciaría su disfrute de vacaciones, contaríamos con 16
meses laborados, teniendo derecho al disfrute de vacaciones, por haber laborado más de
un año.

Como el contrato de trabajo continúa, después del descanso de vacaciones, estas se


reconocerán sobre el primer año laborado, y sobre los 4 meses que se han trabajado
adicionales se efectuará su reconocimiento de descanso al completar un nuevo año o al
terminar el contrato de trabajo, de tal manera que el tiempo a reconocer de vacaciones a
partir del 3 de febrero será de 15 días hábiles.

Para efectos de liquidación, debemos averiguar a cuantos días calendario equivalen los 15
días hábiles, por lo que debemos sumar a los 15 días aquellos sábados (si se consideran
no laborales), domingos y festivos que se encuentren en el periodo objeto de vacaciones.
Como en el mes de febrero no existen festivos únicamente sumamos 2 sábados y 2
domingos, para un total de días calendario a reconocer de vacaciones de 19.
100 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Buscamos ahora cual es el valor de la última remuneración y según la información de


devengos del mes de enero observamos que esta es de $940.000. Las horas extras, el
auxilio de transporte y los intereses de cesantías pagados en el mes de enero no forman
parte de la base de vacaciones ya que esas partidas se encuentran excluidas.

Nota: El recargo nocturno y lo recibido por descanso obligatorio remunerado, si debe


incluirse dentro del cálculo salario ordinario.

Si bien el periodo por el cual se reconocen las vacaciones corresponde al comprendido entre
el 1 de octubre y el 30 de septiembre del año anterior, periodo en el cual la remuneración
fue de $700.000 inicialmente y de $940.000 de manera posterior, la liquidación debe
efectuarse sobre el salario devengado en el momento de iniciar el disfrute.

El valor a cancelar por vacaciones deberá ser calculado así:

$940.000/30 días = $31.333,33 Valor diario devengado por el trabajador.


$31.333,33 x19 días = $595.333,33 Valor por días de vacaciones.

El valor a reconocer por vacaciones es de $595.333,33 suma que deberá ser cancelada
antes de iniciar el disfrute de vacaciones el trabajador.

El trabajador disfruta de vacaciones entre el 3 de febrero y el 21 de febrero de 2017,


debiendo reintegrarse a laborar el día 22 de febrero de 2017.

En este orden de ideas, la nómina de este trabajador para el mes de febrero de 2017
contendrá la siguiente información:

Básico Básico (10 días) 313.333,33


Auxilio de transporte (10 días) 27.713,33
DEVENGADO
Horas Extras 0,00
TOTAL DEVENGADO (salario mes) 341.046,67

Aportes salud ( 4% ) 39.040,00


Aportes fondo de pensiones ( 4 % ) 39.040,00
DEDUCCIONES
TOTAL DEDUCCIONES 78.080,00
NETO A PAGAR 262.966,67

*A partir del 22 de febrero de 2017 mas (+) el día 1 y 2 de Febrero de 2017.


**Aportes liquidados sobre el ingreso base de cotización del período anterior.
Prestaciones Sociales 101

En caso de terminación de contrato de trabajo del empleado de este ejemplo con fecha
30 de enero, el valor a reconocer por vacaciones, deberá ser por los 16 meses laborados
es decir: 15/12x16 = 20 días, que multiplicados por el último salario nos arroja la suma de
$546.666,66

4. 7. 2 Auxilio de transporte
Es el derecho que se reconoce en los lugares donde se presta el servicio público de
transporte, a aquellos trabajadores particulares y públicos que tengan jornada media o
completa y que devenguen mensualmente hasta dos salarios mínimos legales mensuales
vigentes para ayudar económicamente al trabajador con su desplazamiento hasta el lugar
de trabajo. Si el trabajador devenga salario variable, se promediará lo devengado en el mes
anterior.

El subsidio se podrá otorgar en especie, cuando el empleador contrate el servicio de


transporte.

No procede el subsidio para quienes no demandan gastos de movilización o residen en el


mismo sitio de trabajo.

Para el año 2017, se ijó mediante Decreto 2210 de 30 de diciembre de 2016 un valor
mensual de ochenta y tres mil ciento cuarenta pesos ($83.140.00) (Decreto 2210 de 30 de
diciembre de 2016).

4. 7. 3 Aportes paraiscales
Están obligados a realizar aportes al ICBF, SENA y Cajas de Compensación los
empleadores públicos o privados, los trabajadores Independientes, las entidades o
Universidades Públicas con régimen especial en Salud, las agremiaciones o asociaciones,
las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, las misiones diplomáticas,
consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana, las
organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar y los pagador de
aportes de los concejales municipales o distritales, o de los ediles.

Todos los empleadores y entidades del nivel oicial, están obligados a destinar el 9% de su
nómina mensual de salarios con destino al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar;
estos aportes son canalizados a través de autoliquidaciones, por la Caja de Compensación
Familiar a que esté ailiado el empleador, dentro de los diez (10) primeros días del mes.

Los siguientes son los porcentajes:


ICBF 3%
SENA 2%
CCF 4%
102 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

4. 7. 3. 1 Exoneración de aportes al ICBF Y SENA


¿Quiénes están exonerados a partir del 1 de enero de 2017?

EMPLEADOR CONDICIÓN

Contribuyentes declarantes del impuesto sobre


Las sociedades, y personas la renta y complementarios.
jurídicas y asimiladas Por trabajadores que devenguen, individualmente,
menos de 10 smlmv.

Con 2 o más empleados.


Las personas naturales
empleadoras Por trabajadores que devenguen, individualmente,
menos de 10 smlmv.

Empleadores en los cuales la totalidad de sus


miembros estén exonerados del pago de los
aportes paraiscales a favor del Sena e ICBF
Consorcios, Uniones Temporales y
y estén exonerados del pago de los aportes
Patrimonios Autónomos
al Sistema de Seguridad Social en Salud
correspondiente a trabajadores que devenguen,
individualmente, menos de 10 smlmv.

Contribuyentes del impuesto sobre Que liquiden el impuesto a la tarifa prevista en el


la renta y complementarios inciso 1 del artículo 240-1 del ETN.

Contribuyentes con rentas


gravadas a cualquiera de las Que liquiden el impuesto a las tarifas previstas en
tarifas de que tratan los parágrafos los parágrafos 1 al 4 del artículo 240 y el inciso 1
1 al 4 del artículo 240 y el inciso 1 del artículo 240-1 del E. T. N.
del artículo 240-1 del E. T. N.

Las Instituciones de Educación Superior públicas no están obligadas a efectuar aportes


para el SENA.

¿Quiénes no están exonerados?


• Personas naturales empleadoras que tengan un solo empleado.
• Los empleadores cuyos trabajadores ganen más de 10 smlmv.
• Las entidades caliicadas en el Régimen Tributario Especial.
• Zonas Francas (Ver DUR 1625/16 art. 1.5.1.4.1). (Estatuto Tributario Nacional,
Artículo 114-1 y Decreto Único Reglamentario 1625 de 11 de octubre de 2016,
Artículo 1.5.1.4.1 parcial).
Prestaciones Sociales 103

4. 8 TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO


Es el evento en el cual las partes de común acuerdo o de forma unilateral deciden cesar
con las obligaciones y condiciones que dieron origen a la relación laboral.

El Código Sustantivo del Trabajo en los artículos 61, 62 y 64 contempla tres tipos de
terminación:
• Por cumplimiento del objeto del contrato.
• Unilateral por justa causa.
• Unilateral sin justa causa.

4. 8. 1 Terminación del contrato por muerte del trabajador


Es deber del empleador informar del deceso a la EPS (para efectos del auxilio funerario
y la pensión de sobrevivientes) ; y a la Caja de Compensación Familiar y cancelar a los
herederos los salarios adeudados y las prestaciones sociales. Si el trabajador, no estaba
ailiado al Sistema de Seguridad Social, estarán a cargo del empleador las prestaciones
sociales por causa de muerte.

Luego de efectuada la liquidación de salarios adeudados y de prestaciones sociales, el


empleador veriicará las pruebas de quienes pretendan hacer valer sus derechos sobre éstos
dineros, y a su vez, publicará por lo menos dos veces, en un diario de amplia circulación del
sitio de trabajo el llamado a reclamar las mencionadas sumas. Una vez determinados sus
herederos, el empleador contará con treinta (30) días a partir de la publicación del segundo
aviso para realizar el pago; si por el contrario, nadie se presenta a reclamar, el pago será
consignado a órdenes del juzgado laboral del sitio de trabajo.

4. 8. 2 Terminación del contrato por renuncia del trabajador


Se entiende por renuncia aquella manifestación de la voluntad del trabajador cuyo objeto no
es otro sino avisar al empleador su deseo de dar por terminada la relación laboral. Aunque
en la actualidad al trabajador no se le exige pago de indemnización por omitir el aviso,
debe tener especial cuidado, ya que, si su decisión le genera perjuicios al empleador, éste
podrá acudir a la justicia civil en busca de su resarcimiento. (Ver Concepto Ministerio del
Trabajo No. 114191 de 6 de agosto de 2012).

4. 8. 3 Terminación del contrato por despido colectivo


Los despidos colectivos tienen contemplado su procedimiento en el artículo 40 del Decreto
2351 de 1965, así:
“1. Cuando algún empleador considere que necesita hacer despidos colectivos de
trabajadores, o terminar labores, parcial o totalmente, por causas distintas a las
previstas en los artículos 5, ordinal 1, literal d) de esta Ley y 7 del Decreto-Ley 2351 de
1965, deberá solicitar autorización previa al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
explicando los motivos y acompañando las correspondientes justiicaciones, si fuere el
104 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

caso. Igualmente deberá comunicar en forma simultánea, por escrito, a sus trabajadores
de tal solicitud.
2. Igual autorización se requerirá cuando el empleador por razones técnicas o económicas
u otras independientes de su voluntad necesite suspender actividades hasta por ciento
veinte (120) días. En los casos de suspensión de los contratos de trabajo por fuerza
mayor o caso fortuito, el empleador debe dar inmediato aviso al inspector del trabajo
del lugar o en su defecto a la primera autoridad política, a in de que se compruebe esa
circunstancia.
3. La autorización de que trata el numeral 1 de este artículo podrá concederse en los
casos en que el empleador se vea afectado por hechos tales como la necesidad de
adecuarse a la modernización de procesos, equipos y sistemas de trabajo que tengan
por objeto incrementar la productividad o calidad de sus productos; la supresión de
procesos, equipos o sistemas de trabajo y unidades de producción; o cuando éstos sean
obsoletos o ineicientes, o que hayan arrojado pérdidas sistemáticas, o los coloquen en
desventaja desde el punto de vista competitivo con empresas o productos similares
que se comercialicen en el país o con los que deba competir en el exterior; o cuando se
encuentre en una situación inanciera que lo coloque en peligro de entrar en estado de
cesación de pagos, o que de hecho así haya ocurrido; o por razones de carácter técnico
o económico como la falta de materias primas u otras causas que se puedan asimilar
en cuanto a sus efectos; y en general los que tengan como causa la consecución de
objetivos similares a los mencionados.
La solicitud respectiva deberá ir acompañada de los medios de prueba de carácter
inanciero, contable, técnico, comercial, administrativo, según el caso, que acrediten
debidamente la misma.
4. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social no podrá caliicar un despido como
colectivo sino cuando el mismo afecte en un período de seis (6) meses a un número
de trabajadores equivalente al treinta por ciento (30%) del total de los vinculados con
contrato de trabajo al empleador, en aquellas empresas que tengan un número superior
a diez (10) e inferior a cincuenta (50) ; al veinte por ciento (20%) en las que tengan
un número de trabajadores superior a cincuenta (50) e inferior a cien (100) ; al quince
por ciento (15%) en las que tengan un número de trabajadores superior a cien (100) e
inferior a doscientos (200) ; al nueve por ciento (9%) en las que tengan un número de
trabajadores superior a doscientos (200) e inferior a quinientos (500) ; al siete por ciento
(7%) en las que tengan un número de trabajadores superior a quinientos e inferior a mil
(1.000) y, al cinco por ciento (5%) en las empresas que tengan un total de trabajadores
superior a mil (1.000).
5. No producirá ningún efecto el despido colectivo de trabajadores o la suspensión
temporal de los contratos de trabajo, sin la previa autorización del Ministerio de Trabajo
y Seguridad, Social, caso en el cual se dará aplicación al artículo 140 del Código
Sustantivo del Trabajo.
6. Cuando un empleador o empresa obtenga autorización del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social para el cierre deinitivo, total o parcial, de su empresa, o para efectuar
Prestaciones Sociales 105

un despido colectivo, deberá pagar a los trabajadores afectados con la medida, la


indemnización legal que le habría correspondido al trabajador si el despido se hubiera
producido sin justa causa legal. Si la empresa o el empleador tiene un patrimonio líquido
gravable inferior a mil (1.000) salarios mínimos mensuales, el monto de la indemnización
será equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la antes mencionada.

7. En las actuaciones administrativas originadas por las solicitudes de que trata este
artículo, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social deberá pronunciarse en un término
de dos (2) meses. El incumplimiento injustiicado de este término hará incurrir al
funcionario responsable en causal de mata conducta sancionable con arreglo al régimen
disciplinario vigente”.

4. 8. 4 Terminación del contrato de trabajo con personas con limitación física, síquica
y sensorial
Ordena el artículo 26 de la Ley 361 de 1997: “(…) ninguna persona limitada podrá ser
despedida o su contrato terminado por razón de su limitación, salvo que medie autorización
de la oicina de Trabajo.

No obstante, quienes fueren despedidos o su contrato terminado por razón de su limitación,


sin el cumplimiento del requisito previsto en el inciso anterior, tendrán derecho a una
indemnización equivalente a ciento ochenta días del salario, sin perjuicio de las demás
prestaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar de acuerdo con el Código Sustantivo
del Trabajo y demás normas que lo modiiquen, adicionen, complementen o aclaren”.

4. 8. 5 Exigencias para despedir invocando justa causa


Cuando el empleador tiene justas causas para dar por terminado el contrato, debe
comunicarlas al trabajador de forma detallada y ojalá con pruebas y evaluaciones; sin
perder especial atención a las causales 9 a 15, contempladas en el artículo 62 del Código
Sustantivo del Trabajo, que exige dar aviso al trabajador con quince (15) días de anticipación
so pena de pagar indemnización por despido injusto.

En el caso de trabajadores amparados por el fuero sindical, constituye justa causa para su
despido, (i) la liquidación o clausura deinitiva de la empresa y la suspensión total o parcial
de actividades por parte del empleador durante más de ciento veinte (120) días, y (ii) las
enumeradas en el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo. (Código Sustantivo del
Trabajo, Artículo 410).

4. 8. 6 Despido sin justa causa (Indemnizatorio)


Al no tener justa causa que soporte el despido, el trabajador afectado tiene derecho a
recibir la indemnización de que habla el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo. Esta
indemnización también procede cuando el trabajador invoca la terminación por justa causa.
(Código Sustantivo del Trabajo, Artículo 62 literal b)).
106 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Ley 50 de 28 de diciembre de 1990 Ley 789 de 27 de diciembre de 2002


(Trabajadores vinculados a partir del 1 de enero de 1991 (Trabajadores vinculados a partir
hasta el 26 de diciembre de 2002) del 27 de diciembre de 2002).

TIEMPO TIEMPO
INDEMNIZACIÓN SALARIO INDEMNIZACIÓN
LABORADO LABORADO

Menos de Menos de 10
Menor de 1 año 45 días de salario 30 días de salario
1 año SMLMV

45 días de salario 30 días de salario + 20


Más de Menos de 10
De 1 a 5 años + 15 días de salario días de salario adicionales
1 año SMLMV
adicionales por cada año por cada año

Más de 5 y 45 días de salario Más


Menos de
menos de 10 + 20 días de salario de 10 20 días de salario
1 año
años adicionales por cada año SMLMV

40 días por cada año Más 20 días de salario + 15


De 10 años en Mas de 1 año
subsiguiente al 1 y de 10 días de salario adicionales
adelante de servicio
fracción del año SMLMV por cada año

EJEMPLO 7
INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN SIN JUSTA CAUSA DEL CONTRATO A
TÉRMINO FIJO POR PARTE DEL EMPLEADOR - SALARIO

Una empresa contrata a un trabajador mediante contrato a término ijo, a partir del 20 de
diciembre de 2016 con un salario de $1.475.000 mensuales hasta el día 11 de febrero de
2017, decide terminar el contrato sin justa causa.

Pregunta: ¿Cuál es el monto que debe cancelar el empleador al trabajador por concepto
de Indemnización?

Respuesta: La indemnización corresponde al valor del tiempo que hace falta para cumplir
el contrato, por lo tanto el procedimiento para determinar el monto a pagar en el presente
ejemplo, será el siguiente:

1. Calcular el número de días que existen entre el 20 de diciembre (fecha de inicio del
contrato) y el 11 de febrero (fecha en la que termina el contrato – año siguiente).
Prestaciones Sociales 107

10 días de diciembre + 30 de enero + 11 de febrero + 1 día incluido = 52 días.

AÑO MES DÍA


12 30 Inicio
1
Fecha de liquidación 20__ año siguiente 2 11 +
Fecha de ingreso 20__ presente año 12 20 -

0 1 21 +1

Entonces Mes a días 30


día 21
+ + día incluido 1
Total días 52

2. Calcular el valor diario del salario de trabajo.

Salario mes $1.475.000


= $49.166,67 día
Días mes 30

3. Tomar los dos valores, multiplicarlos para obtener el salario que debe cancelar al
trabajador despedido sin justa causa con contrato a término ijo.

$49.166,67 x 52 días = $2.556.667

De esta forma tenemos que, el empleador está en la obligación de cancelar al trabajador la


suma de un millón quinientos sesenta mil pesos, además de la liquidación por prestaciones
sociales a que tenga derecho.

Contabilización:

Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER


5105 Gastos de personal 2.556.667
510506 Salarios 2.556.667
1110 Bancos 2.556.667
111005 Moneda nacional 2.556.667
Sumas Iguales 2.556.667 2.556.667
108 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 8
INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
SIN JUSTA CAUSA POR PARTE DEL EMPLEADOR

Una empresa contrata a dos trabajadores mediante contrato a término indeinido a


partir del 11 de febrero de 2017 y un salario mensual de $1.475.000 y de $14.750.000,
respectivamente. El 20 de diciembre del mismo año, terminan unilateralmente por parte del
empleador y sin que medie justa causa, los contratos de trabajo.

Pregunta: ¿Cuál es el monto que deben cancelárseles a los trabajadores por concepto de
Indemnización?

Respuesta: 1. Para este caso del salario mensual de $1.475.000, teniendo en cuenta
el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, si el trabajador devenga menos de 10
smlmv, el trabajador tiene derecho a 30 días de salario ya que su tiempo de servicio no fue
mayor a 1 año, por valor de $1.475.000;

AÑO MES DIA


Fecha de liquidación 20__ presente año 12 20 Inicio
Fecha de ingreso 20__ presente año 2 11 -

0 10 9 +1 309
+1
Entonces Mes a días 300
día 9 310
+ día
1
incluido
Total días 310

Salario $ 1.475.000

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnizaciones

Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER


2635 Para contingencias 1.475.000
263520 Laborales 1.475.000
1110 Bancos 1.475.000
111005 Moneda nacional 1.475.000
Sumas Iguales 1.475.000 1.475.000
Prestaciones Sociales 109

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionado futuras indemnizaciones


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 1.475.000
510560 Indemnizaciones laborales 1.475.000
1110 Bancos 1.475.000
111005 Moneda nacional 1.475.000
Sumas Iguales 1.475.000 1.475.000

Respuesta: 2. Para el caso del salario de $14.750.000: si el trabajador devenga más de


10 smlmv, el trabajador tiene derecho a 20 días de salario ya que su tiempo de servicio no
fue mayor a 1 año, por valor de $9.833.333.

Así las cosas, además de la indemnización correspondiente, el empleador está en la


obligación de cancelar las prestaciones a que tengan derecho los trabajadores.

El artículo 401-3 del Estatuto Tributario Nacional, indica que las indemnizaciones derivadas
de una relación laboral o legal y reglamentaria, estarán sometidas a retención por concepto
de impuesto sobre la renta, a una tarifa del veinte por ciento (20%) para trabajadores que
devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mínimos legales mensuales (9.590.321),
sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 27 de la Ley 488 de 1998.

AÑO MES DIA


Fecha de liquidación 20__ presente año 12 20 Inicio
Fecha de ingreso 20__ presente año 2 11 -

0 10 9 +1 309
+1
Entonces Mes a días 300
día 9 310
+ día incluido 1
Total días 310

Salario $ 14.750.000
días indemnización 20
Ingreso exento 25%
Tarifa R/fuente 20%
110 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Retención en la Fuente
Ítem Pesos ($)
Indemnización 9.833.333 (14.750.000/30) *20
Ingreso exento (25%) -2.458.333
Base Gravable 7.375.000

R/Fuente Tarifa (20%) 1.475.000 No hay base para retención en la fuente

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2635 Para contingencias 9.833.333
263520 Laborales 9.833.333
2365 Retención en la fuente 1.475.000
236505 Salarios y pagos laborales 1.475.000
1110 Bancos 8.358.333
111005 Moneda nacional 8.358.333
Sumas Iguales 9.833.333 9.833.333

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 9.833.333
510560 Indemnizaciones laborales 9.833.333
2365 Retención en la fuente 1.475.000
236505 Salarios y pagos laborales 1.475.000
1110 Bancos 8.358.333
111005 Moneda nacional 8.358.333
Sumas Iguales 9.833.333 9.833.333
Prestaciones Sociales 111

Traslado al fondo de pensiones como aporte voluntario.


Existe la posibilidad que el trabajador solicite por escrito a su empleador, trasladar a su
fondo de pensiones como aporte voluntario, hasta el 30% del valor de la indemnización;
para tales efectos, el tratamiento tributario es el siguiente:

Ítem Pesos ($)


Indemnización 9.833.333 (14.750.000/30) *20
Ingreso no constitutivo de renta (30%) -2.950.000 (9.833.333 X 30%)
Ingreso Gravado 6.883.333
Ingreso exento (25%) -1.720.833
Base Gravable 5.162.500
R/Fuente Tarifa (20%) 1.032.500 No hay base para retención en la fuente

Retención sin FIC 1.475.000


Retención calculada para FIC -1.032.500
Valor al FIC 442.500

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2635 Para contingencias 9.833.333
263520 Laborales 9.833.333
2365 Retención en la fuente 1.032.500
236505 Salarios y pagos laborales 1.032.500
2370 Retenciones y aportes de nómina 2.950.000
237015 Aportes al FIC 2.950.000
1110 Bancos 5.850.833
111005 Moneda nacional 5.850.833
Sumas Iguales 9.833.333 9.833.333

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 9.833.333
510560 Indemnizaciones laborales 9.833.333
2365 Retención en la fuente 1.032.500
236505 Salarios y pagos laborales 1.032.500
2370 Retenciones y aportes de nómina 2.950.000
237015 Aportes al FIC 2.950.000
1110 Bancos 5.850.833
111005 Moneda nacional 5.850.833
Sumas Iguales 9.833.333 9.833.333
112 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 9
INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN SIN JUSTA CAUSA DEL CONTRATO A
TÉRMINO INDEFINIDO CON DURACIÓN SUPERIOR A UN AÑO POR PARTE DEL
EMPLEADOR

Una empresa contrató a dos trabajadores hace 4 años, mediante contrato a término
indeinido a partir del 21 de junio y un salario mensual de $1.475.000 y de $14.750.000,
respectivamente. El 20 de diciembre del mismo año, terminan unilateralmente por parte del
empleador y sin que medie justa causa, los contratos de trabajo.

Pregunta: ¿Cuál es el monto que deben cancelárseles a los trabajadores por concepto de
Indemnización?

Respuesta: Para este caso, teniendo en cuenta el artículo 64 del Código Sustantivo del
Trabajo, si el trabajador devenga menos de 10 smlmv, el trabajador tiene derecho a 30
días de salario por el primer año y 20 días adicionales por cada año y proporcional por
fracción; si el trabajador devenga más de 10 smlmv, el trabajador tiene derecho a 20 días
de salario por el primer año y 15 días adicionales por cada año y proporcional por fracción.

Así las cosas, además de la indemnización correspondiente, el empleador está en la


obligación de cancelar las prestaciones a que tengan derecho los trabajadores.

Entonces para el trabajador que devenga $1.475.000, la indemnización se calcula, así:


Primer año 30 días de salario = 30 días $ 1.475.000
Años 2do al 4to 20 días x 3 años = 60 días $ 2.950.000
6 meses 6 meses x 20 días
= 10 días $ 491.667
12 meses
TOTAL INDEMNIZACIÓN 100 días $ 4.916.667

Cálculo y contabilización del problema:


• Para el trabajador que devenga $1.475.000
AÑO MES DIA
Fecha de liquidación 20__ presente año 12 20 Inicio
Fecha de ingreso 20__ hace 4 años 6 21 -

4 6 -1

Entonces Año a día 1.440


Mes a días 180
día -1
+ día incluido 1
Total días 1.620
Salario $ 1.475.000
Prestaciones Sociales 113

Indemnización días Valor $


Primer año 30 1.475.000
Segundo año 20 983.333
Tercer año 20 983.333
Cuarto año 20 983.333
Fracción 10 491.667
Totales 100 4.916.667

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2540 Indemnizaciones laborales 4.425.000
2540__ Indemnizaciones laborales 4.425.000
2635 Para contingencias 491.667
263520 Laborales 491.667
1110 Bancos 4.916.667
111005 Moneda nacional 4.916.667
Sumas Iguales 4.916.667 4.916.667

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 4.916.667
510560 Indemnizaciones laborales 4.916.667
1110 Bancos 4.916.667
111005 Moneda nacional 4.916.667
Sumas Iguales 4.500.000 4.916.667

• Para el trabajador que devenga $14.750.000

AÑO MES DIA


Fecha de liquidación 20__ presente año 12 20 Inicio
Fecha de ingreso 20__ hace 4 años 6 21 -

4 6 -1

Entonces Año a día 1.440


Mes a días 180
día -1
+ día incluido 1
Total días 1.620
Salario $ 14.750.000
114 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Indemnización días Valor $


Primer año 20 9.833.333
Segundo año 15 7.375.000
Tercer año 15 7.375.000
Cuarto año 15 7.375.000
Fracción 7,5 3.687.500
Totales 72,5 35.645.833

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2540 Indemnizaciones laborales 31.958.333
2540__ Indemnizaciones laborales 31.958.333
2635 Para contingencias 3.687.500
263520 Laborales 3.687.500
1110 Bancos 35.645.833
111005 Moneda nacional 35.645.833
Sumas Iguales 35.645.833 35.645.833

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnizaciones


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 35.645.833
510560 Indemnizaciones laborales 35.645.833
1110 Bancos 35.645.833
111005 Moneda nacional 35.645.833
Sumas Iguales 35.645.833 35.645.833

El artículo 401-3 del Estatuto Tributario Nacional, indica que las indemnizaciones derivadas
de una relación laboral o legal y reglamentaria, estarán sometidas a retención por concepto
de impuesto sobre la renta, a una tarifa del veinte por ciento (20%) para trabajadores que
devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mínimos legales mensuales (9.590.321),
sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 27 de la Ley 488 de 1998.
Prestaciones Sociales 115

Para el ejemplo en estudio, no aplica el gravamen por Retención en la Fuente al trabajador


que devenga $1.475.000 pero sí para el que gana $14.750.000, así:

AÑO MES DIA


Fecha de liquidación 20__ presente año 12 20 Inicio
Fecha de ingreso 20__ hace 4 años 6 21 -

4 6 -1 +1

Entonces Año a día 1.440


Mes a días 180
día -1
+ día incluido 1
Total días 1.620
Salario $ 14.750.000

Indemnización días Valor $


Primer año 20 9.833.333
Segundo año 15 7.375.000
Tercer año 15 7.375.000
Cuarto año 15 7.375.000
Fracción 7.5 3.687.500
Totales 72.5 35.645.833

Salario $ 14.750.000
días indemnización 20
Ingreso exento 25%
Tarifa R/fuente 20%

Ítem Pesos ($)


Indemnización 35.645.833
Ingreso exento (25%) -8.911.458
Base Gravable 26.734.375
R/Fuente Tarifa (20%) 5.346.875
116 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2540 Indemnizaciones laborales 31.958.333
2540__ Indemnizaciones laborales 31.958.333
2635 Para contingencias 3.687.500
263520 Laborales 3.687.500
2365 Retención en la fuente 5.346.875
236505 Salarios y pagos laborales 5.346.875
1110 Bancos 30.298.958
111005 Moneda nacional 30.298.958
Sumas Iguales 35.645.833 35.645.833

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionado futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 35.645.833
510560 Indemnizaciones laborales 35.645.833
2365 Retención en la fuente 5.346.875
236505 Salarios y pagos laborales 5.346.875
1110 Bancos 30.298.958
111005 Moneda nacional 30.298.958
Sumas Iguales 35.645.833 35.645.833

Traslado al fondo de pensiones con aporte voluntario: Existe la posibilidad que el


trabajador solicite por escrito a su empleador, trasladar a su fondo de pensiones como aporte
voluntario, hasta el 30% del valor de la indemnización; para tales efectos, el tratamiento
tributario es el siguiente:

Ítem Pesos ($)


Indemnización 35.645.833
Ingreso excento -10.693.750
Ingreso Gravado 24.952.083
Ingreso exento (25%) -6.238.021
Base Gravable 18.714.063
R/Fuente Tarifa (20%) 3.742.813

Retención 5.346.875
Retención -3.742.813
Valor al FIC 1.604.063
Prestaciones Sociales 117

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2540 Indemnizaciones laborales 31.958.333
2540__ Indemnizaciones laborales 31.958.333
2635 Para contingencias 3.687.500
263520 Laborales 3.687.500
2365 Retención en la fuente 3.742.813
236505 Salarios y pagos laborales 3.742.813
Retenciones y aportes de
2370 nómina 10.693.750
237015 Aportes al FIC 10.693.750
1110 Bancos 21.209.271
111005 Moneda nacional 21.209.271
Sumas Iguales 35.645.833 35.645.833

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionando futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 35.645.833
510560 Indemnizaciones laborales 35.645.833
2365 Retención en la fuente 3.742.813
236505 Salarios y pagos laborales 3.742.813
2370 Retenciones y aportes de nómina 10.693.750
237015 Aportes al FIC 10.693.750
1110 Bancos 21.209.271
111005 Moneda nacional 21.209.271
Sumas Iguales 35.645.833 35.645.833

Como puede verse se ha generado una Retención en la Fuente Contingente por valor
de $10.693.750 el cual será reportado por el empleador al Fondo de Pensiones. Si el
trabajador retira irregularmente del fondo el ahorro voluntario ($10.693.750), el fondo
retendrá $10.693.750 que fue el menor valor retenido al tomar el beneicio iscal.
118 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 10
INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DE CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO DE
TRABAJADORES VINCULADOS ENTRE EL 29 DE DICIEMBRE DE 1990 Y EL 27 DE
DICIEMBRE DE 1992

Una empresa contrata a un trabajador mediante contrato a término indeinido, a partir del
21 de marzo hace 16 años, y un salario de $1.475.000 mensuales. El día 20 de diciembre
de 2016, el empleador decide terminar el contrato sin que medie justa causa.

Pregunta: ¿Cuál es el monto que debe cancelar el empleador al trabajador por concepto
de Indemnización?

Respuesta: Para conocer el monto indemnizatorio es necesario calcular el tiempo que el


trabajador estuvo prestando sus servicios, que para este caso son 16 años y 9 meses.

Para este caso, teniendo en cuenta el artículo 6 de la Ley 50 de 1990, si el trabajador


fue vinculado después del 29 de diciembre de 1990 y hasta el 27 de diciembre de 1992
mediante contrato a término indeinido sin importar el salario, el trabajador tiene derecho a
45 días de salario por el primer año y 40 días adicionales por cada año y proporcional por
fracción.

Así las cosas, además de la indemnización correspondiente, el empleador está en la


obligación de cancelar las prestaciones a que tenga derecho el trabajador, así.
Primer año 45 días de salario = 45 días $ 2.212.500
Años 2do al 16vo 40 días x 24 años = 960 días $ 47.200.000
9 meses 9 meses x 40 días
= 30 días $ 1.475.000
12 meses
TOTAL INDEMNIZACIÓN 1.035 días $ 50.887.500

AÑO MES DIA


Fecha de liquidación 2017 12 20 Inicio
Fecha de ingreso 1992 3 21 -

25 9 -1 +1

Entonces Año a día 9.000


Mes a días 270
día -1
+ día incluido 1
Total días 9.270
Prestaciones Sociales 119

Salario: 1.475.000
Indemnización días Valor $
1 año 45 2.212.500
1 2 año 40 1.966.667
2 3 año 40 1.966.667
3 4 año 40 1.966.667
4 5 año 40 1.966.667
5 6 año 40 1.966.667
6 7 año 40 1.966.667
7 8 año 40 1.966.667
8 9 año 40 1.966.667
9 10 año 40 1.966.667
10 11 año 40 1.966.667
11 12 año 40 1.966.667
12 13 año 40 1.966.667
13 14 año 40 1.966.667
14 15 año 40 1.966.667
15 16 año 40 1.966.667
16 17 año 40 1.966.667
17 18 año 40 1.966.667
18 19 año 40 1.966.667
19 20 año 40 1.966.667
20 21 año 40 1.966.667
21 22 año 40 1.966.667
22 23 año 40 1.966.667
23 24 años 40 1.966.667
24 24 años 40 1.966.667
Fracción 30 1.475.000
Totales 1.035 50.887.500

Contabilización: Cuando la empresa ha provisionado futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
2540 Indemnizaciones laborales 50.887.500
2540__ Indemnizaciones laborales 50.887.500
2635 Para contingencias 1.475.000
263520 Laborales 1.475.000
1110 Bancos 52.362.500
111005 Moneda nacional 52.362.500
Sumas Iguales 52.362.500 52.362.500

Contabilización: Cuando la empresa NO ha provisionado futuras indemnización


Cuenta Detalle Parcial DEBE HABER
5105 Gastos de personal 52.362.500
510560 Indemnizaciones laborales 52.362.500
1110 Bancos 52.362.500
111005 Moneda nacional 52.362.500
Sumas Iguales 52.362.500 52.362.500
120 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

EJEMPLO 11
INDEMNIZACIÓN POR TERMINACIÓN DEL CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO
DE TRABAJADORES VINCULADOS ANTES DEL 29 DE DICIEMBRE DE 1990

Sin importar el salario que devengara el trabajador, una vez veriicada la terminación
unilateral por parte del empleador de su contrato de trabajo sin que medie justa causa, se
ordenará el reintegro del trabajador a su sitio de trabajo, en las mismas condiciones que
gozaba antes del despido y pagándosele los salarios dejados de percibir hasta la fecha del
reintegro.

4. 9 INSPECCIONES DEL TRABAJO

Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social ejercerán sus funciones de inspección,


vigilancia y control en todo el territorio nacional y conocerán de los asuntos individuales y
colectivos en el sector privado y de derecho colectivo del trabajo del sector público. (Ley
1610 de 2 de enero de 2013, Artículo 1).

Las Inspecciones del Trabajo y Seguridad Social tendrán las siguientes funciones
principales:

1. Función Preventiva: Que propende porque todas las normas de carácter socio-laboral
se cumplan a cabalidad, adoptando medidas que garanticen los derechos del trabajo y
eviten posibles conlictos entre empleadores y trabajadores.

2. Función Coactiva o de Policía Administrativa: Como autoridades de policía del trabajo, la


facultad coercitiva se reiere a la posibilidad de requerir o sancionar a los responsables
de la inobservancia o violación de una norma del trabajo, aplicando siempre el principio
de proporcionalidad.

3. Función Conciliadora: Corresponde a estos funcionarios intervenir en la solución de


los conlictos laborales de carácter individual y colectivo sometidos a su consideración,
para agotamiento de la vía gubernativa y en aplicación del principio de economía y
celeridad procesal.

4. Función de mejoramiento de la normatividad laboral: Mediante la implementación de


iniciativas que permitan superar los vacíos y las deiciencias procedimentales que se
presentan en la aplicación de las disposiciones legales vigentes.

5. Función de acompañamiento y garante del cumplimiento de las normas laborales del


sistema general de riesgos laborales y de pensiones.

Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social deberán rendir informe anual a la Dirección
Especial de Vigilancia, Control y Gestión Territorial sobre las diicultades y logros de su
gestión, así como de las recomendaciones pertinentes.
Prestaciones Sociales 121

En aquellos casos en que las condiciones del terreno para acceder al sitio en el cual se
ejercerá la inspección, vigilancia y control, se requiera el apoyo del empleador, trabajador,
organización sindical o del peticionario, los inspectores del trabajo y seguridad social,
previa autorización de la Dirección Territorial podrán pedirles a ellos ayuda logística.

Los funcionarios del Ministerio del Trabajo podrán solicitar para el ejercicio de sus funciones,
la colaboración de las entidades públicas. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artículo 3).

Las Direcciones Territoriales contarán con equipos interdisciplinarios, conformados por


profesionales aines con las funciones de las Inspecciones del Trabajo y Seguridad Social,
los cuales desarrollarán la misión institucional.

Los integrantes del equipo interdisciplinario en ejercicio de sus funciones rendirán dictámenes
que tendrán el carácter de prueba pericial dentro de las actuaciones administrativas de
inspección, vigilancia y control, conforme a la ley. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013,
Artículo 4).

4. 9. 1 Actuaciones
Las actuaciones administrativas pueden iniciarse de oicio o a solicitud de parte. (Ley 1610
de 2 de enero de 2013, Artículo 6).

Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social podrán imponer la sanción de cierre del
lugar de trabajo cuando existan condiciones que pongan en peligro la vida, la integridad y
la seguridad personal de las y los trabajadores.

La sanción a aplicar será por el término de tres (3) a diez (10) días hábiles, según la
gravedad de la violación y mediante la imposición de sellos oiciales del Ministerio del
Trabajo que den cuenta de la infracción cometida.

Cuando el lugar clausurado fuere adicionalmente casa de habitación, se permitirá el


acceso de las personas que lo habitan, pero en él no podrá desarrollarse ningún tipo de
actividad laboral por el tiempo que dure la sanción y en todo caso, se impondrán los sellos
correspondientes.

Una vez aplicada la sanción de cierre, en caso de incurrir nuevamente en cualquiera de


los hechos sancionables con esta medida, la sanción a aplicar será el cierre del lugar de
trabajo por el término de diez (10) a treinta (30) días calendario y, en caso de renuencia o de
reincidencia en la violación de las normas del trabajo, especialmente en materia de salud
ocupacional y seguridad industrial, se podrá proceder al cierre deinitivo del establecimiento.

Para dar aplicación a lo dispuesto en el presente artículo, las autoridades de policía están
en la obligación de prestar su activa colaboración, cuando los Inspectores del Trabajo y de
la Seguridad Social así lo requieran.

En ningún caso el cierre del lugar de trabajo puede ocasionar detrimento a los trabajadores.
Los días en que esté clausurado el lugar de trabajo se contarán como días laborados para
122 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

efectos del pago de salarios, prestaciones sociales y vacaciones. (Ley 1610 de 2 de enero
de 2013, Artículo 8).

El Inspector de Trabajo y Seguridad Social puede ordenar y practicar pruebas de oicio


antes de imponer la sanción. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artículo 9).

Cuando deban practicarse pruebas se señalará un término no mayor a diez (10) días
hábiles. Vencido el período probatorio se dará traslado al investigado por tres (3) días
hábiles para que presente los alegatos respectivos. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013,
Artículo 10).

Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social podrán ordenar la paralización o prohibición
inmediata de trabajos o tareas por inobservancia de la normativa sobre prevención de
riesgos laborales, de concurrir riesgo grave e inminente para la seguridad o salud de los
trabajadores, hasta tanto se supere la inobservancia de la normatividad. (Ley 1610 de 2 de
enero de 2013, Artículo 11).

4. 9. 2 Graduación de las sanciones


Las sanciones se graduarán atendiendo a los siguientes criterios:
1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.
2. Beneicio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero.
3. Reincidencia en la comisión de la infracción.
4. Resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión.
5. Utilización de medios fraudulentos o utilización de persona interpuesta para ocultar la
infracción u ocultar sus efectos.
6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan
aplicado las normas legales pertinentes.
7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las órdenes impartidas por la autoridad
competente.
8. Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas.
9. Grave violación a los Derechos Humanos de las y los trabajadores. (Ley 1610 de 2 de
enero de 2013, Artículo 12).

4. 10 ACUERDOS DE FORMALIZACIÓN LABORAL


Acuerdo de Formalización Laboral es aquel suscrito entre uno o varios empleadores y
una Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo, previo visto bueno del Despacho del
Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección, en el cual se consignan compromisos
de mejora en formalización, mediante la celebración de contratos laborales con vocación
Prestaciones Sociales 123

de permanencia y tendrán aplicación en las instituciones o empresas públicas y privadas.


(Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artículo 13).

Dentro de los objetivos de los Acuerdos de Formalización Laboral, se encuentran los


siguientes:

1. Hacer eicaz la labor de Inspección, Vigilancia y Control que ejercen las Direcciones
Territoriales del Ministerio del Trabajo, mediante actuaciones dirigidas a la prevención
de conductas que atenten contra la formalización laboral, en especial las previstas en
la Ley 1429 de 2010 y las que la modiiquen o adicionen.

2. Lograr la formalización de las relaciones laborales mediante compromisos eicaces


de los empleadores para mejorar las formas de vinculación del personal, buscando la
celebración de contratos de trabajo con vocación de permanencia, en los términos de
la ley.

3. Contribuir al logro de una relación constructiva y de suma de esfuerzos con los


empleadores y fortalecer la vigilancia y acompañamiento por parte del Ministerio del
Trabajo. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artículo 14).

4. 10. 1 Condiciones y requisitos


Las condiciones y requisitos para la realización de los Acuerdos de Formalización Laboral
son:

1. Deben ser impulsados por el Director Territorial, de oicio o a petición del empleador, las
organizaciones sindicales que hagan presencia en la empresa o los trabajadores.

2. El modelo de formalización laboral a implementarse en la empresa o entidad, deberá


ser socializado previamente por parte del empleador con los trabajadores a formalizar,
de lo cual se dejará evidencia que hará parte integral del respectivo Acuerdo de
Formalización Laboral.

3. El documento constará por escrito y debe ser irmado por el Director Territorial y uno o
varios empleadores con la debida representación legal.

4. La suscripción del Acuerdo de Formalización debe contar con el visto bueno previo del
Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección.

5. Deben contener compromisos concretos en términos de acciones precisas y evaluables,


cuyo cumplimiento se pueda constatar mediante la simple veriicación de la Dirección
Territorial respectiva, de la Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión
Territorial o del Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección.

6. Deben contener términos razonables y exactos de tiempo para su cumplimiento y


veriicación.
124 Cartilla Laboral y de Seguridad Social

7. Se pueden celebrar durante el trámite de una actuación administrativa sancionatoria o


en forma previa o posterior a la misma.

8. El documento contentivo del Acuerdo de Formalización Laboral establecerá como


mínimo:

a) La relación completa de los trabajadores que serán contratados bajo el amparo del
Acuerdo de Formalización Laboral y que se encuentran vinculados a las actividades
de la empresa mediante formas que afecten los derechos constitucionales, legales
y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes;

b) Indicación de la forma y duración de los contratos laborales a celebrarse;

c) Fecha de contratación de los trabajadores a formalizar;

d) Compromiso de no incurrir en las conductas prohibidas por la Ley 1429 de 2010 y


los decretos que la reglamenten;

e) El compromiso de constituir pólizas y/o garantías eicaces para el cumplimiento de


la obligación de pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones a favor de los
trabajadores de conformidad con la ley;

f) El compromiso de no vincular trabajadores para el desarrollo de actividades


misionales permanentes a través de Cooperativas, Precooperativas de Trabajo
Asociado u otra forma de tercerización laboral prohibida por las normas laborales o
violatoria de los derechos de los trabajadores;

g) La manifestación expresa de que el no cumplimiento por parte del empleador de


cualquiera de los compromisos establecidos en el Acuerdo de Formalización, dará
lugar, de oicio o a petición de cualquier particular que evidencie tal situación, a la
aplicación del procedimiento administrativo sancionatorio previsto en la Ley 1437
de 2011, y demás normas que regulan la materia, de conformidad con lo dispuesto
en el parágrafo del artículo 16 de la Ley 1610 de 2013. (Resolución Ministerio del
Trabajo No. 321 de 14 de febrero de 2013, Artículo 2).

4. 10. 2 Efectos de los acuerdos de formalización laboral en los procesos


administrativos sancionatorios
Cuando en el curso de una averiguación preliminar o investigación administrativa dirigida a
imponer una sanción por el incumplimiento de normas laborales, se suscribe un Acuerdo de
Formalización Laboral con el cumplimiento de los requisitos que para tal efecto establezca
el Ministro del Trabajo, el funcionario que conoce de la actuación puede suspender la
misma o archivarla, según el caso, de conformidad con las siguientes reglas:

1. La actuación podrá suspenderse en forma condicionada en el estado en que se


encuentre, una vez suscrito el respectivo Acuerdo de Formalización Laboral, por el
Prestaciones Sociales 125

término establecido en el propio acuerdo para el cumplimiento de los compromisos allí


señalados.

Una vez veriicado el cumplimiento del Acuerdo de Formalización Laboral, de acuerdo


con los plazos y condiciones allí señalados, el funcionario podrá dar por terminada y
archivar la actuación en el estado en que se encuentre, en cualquiera de las instancias.

2. Cuando se suscriba el Acuerdo de Formalización Laboral después de que exista


decisión sancionatoria debidamente ejecutoriada, se dará aplicación a lo establecido
en el artículo 10 del Decreto número 2025 de 2011.

El no cumplimiento de los Acuerdos de Formalización Laboral por parte del empleador


conlleva a la aplicación del proceso administrativo sancionatorio previsto en la Ley 1437 de
2011 y demás normas que regulan la materia. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artículo
16).

Cuando el Acuerdo de Formalización Laboral se suscriba en el curso de una averiguación


preliminar o investigación administrativa dirigida a imponer una sanción por el incumplimiento
de normas laborales, el Director Territorial que lo haya irmado, remitirá inmediatamente el
texto del Acuerdo al funcionario que conoce de la respectiva actuación, para los efectos
establecidos en el artículo 16 de la Ley 1610 de 2013. (Resolución Ministerio del Trabajo
No. 321 de 14 de febrero de 2013, Artículo 3).

Corresponderá al Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección, el


ejercicio del poder preferente referido a las actuaciones administrativas anotadas, en los
términos del artículo 32 de la Ley 1562 de 2012, el Decreto 34 de 2013 y las normas que
la reglamenten. (Resolución Ministerio del Trabajo No. 321 de 14 de febrero de 2013,
Artículo 4).

Los Acuerdos de Formalización Laboral mantendrán a salvo todos y cada uno de los
derechos irrenunciables de los trabajadores, así como su derecho a iniciar las acciones
judiciales pertinentes. (Ley 1610 de 2 de enero de 2013, Artículo 17).