1. PROPÓSITO Y ALCANCE.
Ejecutar las actividades de instrumentación por cumplimiento de ley y condiciones contractuales, a través de la inspección, ajuste,
calibración y verificación (entre otros), para garantizar y mantener el cumplimiento de estándares, la trazabilidad del aseguramiento
metrológico de los instrumentos y el correcto funcionamiento de los equipos.
El alcance de éste procedimiento, lo establecen los contratos y/o cotizaciones aprobadas por el cliente para la prestación de los servicios
por Surpetroil S.A.S. y/o sub contratistas.
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.
Medir: Es el conjunto de operaciones experimentales que tienen por fin determinar el valor de una cantidad.
Metrología: Es la ciencia que tiene por objeto el estudio de los sistemas de medida con una magnitud base real
Calibrar: Conjunto de Operaciones e intervenciones que tiene como finalidad determinar los errores de un instrumento para realizar una
medición o toma de muestras.
Verificar: Es la comprobación que una operación satisface las especificaciones dadas por la norma.
Presión de apertura: Para válvulas empleadas con fluidos compresibles es la presión a la cual la válvula abre rápidamente conocida como
presión de “pop” en condiciones de contrapresión y temperatura, caracterizada por un rápido desplazamiento del disco de ajuste de las
válvulas hasta alcanzar una posición parcialmente abierta.
Válvula de seguridad: Es una válvula que actuara automáticamente descargando fluido, cuando la presión estática aguas arriba supere
una valor determinado y se cerrará cuando se restablezcan las condiciones de presión. Esta caracterizada por una rápida apertura total
acción “pop”, dado que utiliza la expansión de los fluidos compresibles en los instrumentos que aplique, por lo tanto es empleada para
gases y vapores.
Manómetro: Es un instrumento utilizado para la medición de la presión en los fluidos, generalmente determinando la diferencia de la presión
entre el fluido y la presión atmosférica.
Válvula de exceso de flujo: Es un dispositivo que permite el paso de fluidos en ambas direcciones. Este es controlado solamente en un
solo sentido, según indica la flecha estampada en el cuerpo de la válvula. Si el flujo en este sentido excede un valor predeterminado se
produce su cierre.
Transductor de presión: Se le llama así a cualquier dispositivo ajustable que convierta un tipo de movimiento mecánico generado por
fuerzas de presión a una señal eléctrica o electrónica para ser recolectado por un elemento de control.
3. CONDICIONES GENERALES.
3.1 El Procedimiento inicia mediante los contratos firmados y/o cotizaciones aprobadas por el cliente en donde se ofrecen actividades
de instrumentación por cumplimiento de ley.
3.2 Toda actividad de instrumentación por cumplimiento de ley deben ser programados de acuerdo a lo establecido a en el PRO - MANT
- 09 PLANEACION Y MANTENIMIENTO para programar de acuerdo a la frecuencia establecida en la legislación, normatividad vigente
y/o requerimientos del cliente.
3.3 El planeador de mantenimiento debe programar la realización de las siguientes actividades periódicas/por horas, teniendo en cuenta
el intervalo de tiempo próximo entre las actividades preventivas, correctivas, predictivas y/o de instrumentación en el plan de
mantenimiento, con el objetivo de hacer una sola parada:
Actividades de instrumentación por cumplimiento de ley: Calibración de surtidores, verificación y calibración válvulas de seguridad,
verificación válvulas exceso de flujo, verificación manómetros y transductores. Para ello deberá consultar los siguientes instructivos
INS – MANT – 01 VÁLVULAS DE SEGURIDAD, INS – MANT – 02 VÁLVULAS DE EXCESO DE FLUJO, INS – MANT - 04
MANÓMETROS DE CONTACTO PRESÒSTATO, MANT - 06 TRANSDUCTORES DE PRESIÓN y diligenciar los siguientes
formatos: FORMATOS\FOT - MANT - 37 CERTIFICADO VERIFICACION EXCESO DE FLUJO, FOT – MANT-39 CERTIFICADO
CALIBRACION TRASDUCTORES DE PRESION, FOT - MANT - 38 CERTIFICADO CALIBRACION MANOMETROS
PRESOSTATO; FOT - MANT - 04 ACTA DE VERIFICACION Y AJUSTE DE SURTIDORES DE GNC; FOT - MANT - 40
CERTIFICADO CALIBRACION VALVULAS DE SEGURIDAD. FOT - MANT - 16 MANTENIMIENTO CORRECTIVO PREVENTIVO
PREDICTIVO
3.4 El planeador de mantenimiento debe coordinar las fechas de ejecución de las actividades de instrumentación por cumplimiento de ley
con el cliente y el Coordinador Nacional y Planeador cada ciudad de manera anual.
3.5 Realizar alistamiento de las herramientas, equipos y materiales necesarios para ejecutar la actividad de calibración asignada.
ADVERTENCIA: Cuando se evidencie que la calidad de los instrumentos/consumibles no cumple con los requerimientos para
ejecutar el mantenimiento se deberá seguir los lineamientos del procedimiento de garantías, y PRO - SIG - 05 PRODUCTO
NO CONFORME (REPORTE Y TRATAMIENTO).
3.6 El instrumentista realiza el listado de los consumibles necesarios para la ejecución de la actividades y se lo envía a la coordinación de
mantenimiento vía e-mail. Con este listado la coordinación de mantenimiento consulta en el software SAP las existencias en stock,
con el fin de realizar la cotización de éstos al cliente. Una vez aprobada la cotización por el cliente la coordinación de mantenimiento
debe notificar al planeador para su respectiva programación. Si los consumibles no se encuentran en almacén la coordinación de
mantenimiento debe generar una oferta de compra en SAP, con el criterio del Director de Mantenimiento para dar inicio al proceso de
compras PRO - COMP - 01 COMPRAS.
3.7 Solicitar a la coordinación de mantenimiento los consumibles (sellos de válvulas de seguridad/placas foto gravadas/precintos de
seguridad) requeridos para las actividades de instrumentación con 30 días de antelación a la ejecución de la actividad.
3.8 Solicitar al almacenista los instrumentos/consumibles aprobados por el Director de mantenimiento; Bogotá con 1 día hábil de
anticipación y para otras ciudades diferentes a Bogotá deben ser enviados con 4 días hábiles de anticipación a la ejecución de la
labor, de acuerdo con la información de la orden de venta generada por el coordinador de mantenimiento.
3.9 En caso de que el cliente cambie la fecha programada de las actividades de instrumentación durante el mes asignado a la calibración,
esta solicitud de cambio deberá hacerse por escrito y enviarse vía e-mail al planeador de mantenimiento, al Instrumentista y al
Coordinador de mantenimiento; y está será reprogramada en lo posible el mismo mes de calibración para dar cumplimiento a la ley.
Código: PRO-MANT-05
VERIFICACION Y AJUSTE DE INSTRUMENTACION INDUSTRIAL. Versión: 3
Página: 3 de 9
ADVERTENCIA: si llegado el caso el cliente no acepta la nueva fecha Programada dentro del mismo mes deberá manifestarlo
por escrito (vía e-mail)
.
3.10 Desplazarse con los instrumentos, equipos y consumibles necesarios para llevar a cabo la actividad en campo, verificando previamente
que los patrones utilizados se encuentren en buen estado y debidamente certificados por un ente de control.
3.11 El instrumentista antes de iniciar labores debe verificar las condiciones y el estado de los bienes propiedad del cliente, preservarlos
y protegerlos mientras estén bajo su responsabilidad.
NOTA: generar un registro fotográfico antes y después de realizada la labor, siempre y cuando se haga una intervención de
instrumentación a los equipos para solución de problemas reales o potenciales y no aplica para inspecciones, lavado de equipos o
toma de datos.
3.12 Cuando sea necesario retirar instrumentos, consumibles y/o herramienta en horarios no laborales el solicitante debe pedir autorización
de entrada al Director de Mantenimiento y/o Gerencia Administrativa y Financiera e informar al almacenista de manera que él siempre
este presente al momento de realizar el retiro de lo solicitado.
3.13 El FOT - MANT - 16 MANTENIMIENTO CORRECTIVO PREVENTIVO PREDICTIVO debe ser entregados por el instrumentista al
planeador de mantenimiento al finalizar la actividad, para poder dar inicio al proceso de facturación. La entrega de los formatos debe
ser realizada de acuerdo al tráfico descrito en cada una de las hojas del mismo. No se aceptaran los formatos que se encuentren con
enmendaduras, corrector, u otro elemento que no permita la respectiva visualización de la información. Sin excepción alguna, se deben
relacionar los consumibles utilizados (sellos de válvulas, precintos de seguridad, placas foto gravadas entre otros) y mencionar la
cantidad de los instrumentos calibrados, es necesario indicar el código respectivo, la descripción y el número de salida que aparezca
en la remisión según el software SAP.
Todos los campos del formato deben ser diligenciados. Una vez ejecutada y finalizada las actividades de instrumentación, el cliente
firma y coloca sello a satisfacción en el formato al igual debe ser firmado por el Instrumentista. Para el caso de las Instalaciones en las
que el administrador no se encuentre, este deberá ser firmado por el encargado especificando de manera clara el nombre y # de
cedula.
3.14 La emisión de los informes ó certificados a cargo del Instrumentista sobre la ejecución de las actividades de instrumentación se hará:
a) Una vez analizados los datos adquiridos en los equipos censados y calibrados, se procederá a consignarlos en los
formatos de certificado correspondiente a cada instrumento, y serán realizados en las instalaciones de SURPETROIL
S.A.S.
b) Los certificados de calibración de los instrumentos se emitirán a los cinco (5) día hábiles siguientes de ejecutada la
calibración.
c) La copia magnética protegida de los certificados emitidos será guardada en el servidor de SURPETROIL S.A.S. en la
carpeta designada para ello.
d) Los certificados que hagan referencia a la ejecución de las actividades de instrumentación deberán ser enviadas vía e-
mail y/o CD al Coordinador de zona o ciudad respectivo, a fin de hacer la entrega física con un acta al cliente. Esta acta
deberá ser firmada por el cliente al momento de recibir a satisfacción los certificados de las calibraciones ejecutadas.
e) El Coordinador de zona/ciudad debe retornar (vía mail y/o físico) el acta de entrega firmada por el cliente al instrumentista
para que se pueda archivar en el servidor de SURPETROIL SAS.
3.15 Cuando se verifique la calidad del producto-servicio y se detecte que no cumple los requisitos definidos DEL PLAN OPERATIVO
CALIDAD de seguimiento e inspección, se registra en el formato FOT - HSE - 09 PERMISO DE TRABAJO y en el FOT - SIG - 12
REPORTE Y TRATAMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME, de acuerdo al procedimiento PRO - SIG - 03 PRODUCTO NO
CONFORME (REPORTE Y TRATAMIENTO)
Código: PRO-MANT-05
VERIFICACION Y AJUSTE DE INSTRUMENTACION INDUSTRIAL. Versión: 3
Página: 4 de 9
3.16 En la aplicación de este procedimiento se considera producto/servicio no conforme las siguientes situaciones: cuando no se notifique
oportunamente al cliente la realización de una actividad de instrumentación, cuando el correo de notificación no sea claro, completo y
veraz, cuando no se notifique oportunamente al cliente una reprogramación de actividades, cuando no se realiza la planeación y
programación de una actividad de instrumentación oportunamente a las equipos del cliente.
3.17 Antes de realizar las actividades de instrumentación, se debe contar con la disponibilidad de los recursos (humanos, materiales y EPP),
como también diligenciar los formatos FOT - HSE - 16 CHECK LIST TRABAJO EN ESPACIOS CONFINADOS, FOT - HSE - 19 CHECK
LIST DE MANTENIMIENTO Y REPARACION LPG, FOT - HSE - 25 CHECK LIST DE BLOQUEO Y ETIQUETADO, FOT - HSE - 26
CHECK LIST DE PISTA Y PLAYA, FOT - HSE - 09 PERMISO DE TRABAJO, REG - HSE - 28 ANALISIS DE TRABAJO SEGURO,
requeridos para realizar o atender una actividad de instrumentación; independientemente de que sea ejecutado por externos
(subcontratistas) o personal técnicos de la compañía, conforme a lo establecido en el programa de salud ocupacional de SURPETROIL
S.A.S
3.18 El personal que ejecute el mantenimiento preventivo y actividades de instrumentación antes de iniciar labores debe verificar que
cuenta con la dotación necesaria y llevar a cabo el uso adecuado de los elementos de protección personal: overol, cascos, guantes,
gafas, arnés, protectores respiratorios y auditivos dobles (inserción y copa), botas de seguridad, con el fin de desarrollar las actividades
de forma eficiente, sostenible y segura de manera que contribuya a crear un ambiente de trabajo seguro para los trabajadores y todas
las personas, mitigando los riesgos laborales por accidentalidad, daños a equipos e infraestructura y afectaciones a la salud de la
comunidad y los trabajadores.
3.19 Los desechos resultantes de las labores de mantenimiento tales como aceites, tela oleofilica usada, recortes de cables y otros
desechos, serán dispuestos en bolsas de color rojo y llevados a las instalaciones de SURPETROIL S.A.S. , para su disposición final,
sujeto al programa de manejo de residuos sólidos PRO - HSE - 25 PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS PELIGROSOS.
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
INICIO
FIN
FOT-MANT-39
CERTIFICADO
Físico y Carpeta de cada estación -
CALIBRACION Archivo. 1 año. 1 año. Backup
TRANSDUCTORES magnético. Servidor
DE PRESION
FOT-MANT-40
CERTIFICADO
Físico y Carpeta de cada estación -
CALIBRACION Archivo. 1 año. 1 año. Backup
VALVULAS DE magnético. Servidor
SEGURIDAD
FOT-MANT-41
Físico y Carpeta de cada estación -
REMISION Archivo. 1 año. 1 año. Backup
CERTIFICADOS magnético. Servidor