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COD: CA-PR-CR-00
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
El documento aplica para todos los documentos que son generados y controlados por el Sistema
de Bibliotecas. Incluye las fases de creación o modificación de un documento, su codificación,
revisión, aprobación y distribución.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Norma ISO 9001:2015, numeral 7.5 Información documentada.
3.2. Lineamientos
3.2.1. Generales
Todos los empleados que elaboren un documento perteneciente a la metodología de
documentación de procesos, deben ceñirse al presente proceso para el control de la
información documentada.
Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales al momento de ser publicadas
en la carpeta de Documentos SGC en los documentos compartidos en red. Toda
documentación bajo el marco anterior se entenderá por oficial y vigente.
El repositorio oficial de toda la documentación generada en la documentación de
procesos, es la carpeta en ruta \\DESKTOP-0F9DPQ7\Administrador\Documentos .
En la construcción/actualización de diagramas de flujo o de fichas técnicas y
procesos, los subprocesos o procedimientos no serán incluidos en la descripción de
actividades pero deben referenciarse en la sección de Documentos Internos, de la
ficha de documentación de procesos.
El Listado Maestro de Documentos y el Listado Maestro de Registros son los
documentos oficiales en los cuales se consultan los documentos y formatos,
respectivamente, que han sido creados y controlados por parte de la gerencia y el
sistema de gestión de la calidad
Para dar alcance al proceso de Control de Información Documentada, se
estableció el proceso de Control de Registros.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
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COD: CA-PR-CR-00
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Asistente de gerencia
4.2. Responsabilidades
Asistente de gerencia
5. DESCRIPCIÓN DE FASES
5.1. Documentos Internos
5.1.1. Creación de un Documento o
Formato
Las áreas podrán crear documentos y/o formatos que incidan en los procesos del SGC,
tales como: manuales, instructivos, políticas, guías, protocolos, entre otros. La codificación
e inclusión de los mismos en los Listado Maestros será responsabilidad de el/la asistente
de gerencia. El código asignado a un documento y/o formato lo identifica de forma unívoca
y no se varía en las sucesivas revisiones y/o modificaciones, las cuales se indican
mediante el número de versión o edición que no se considera parte del código de
identificación.
De igual manera, los documentos que deban ser derogados, ya sea por el cambio de
versión o porque ya no aplican para un proceso, deberán ser notificados al asistente de
gerencia quien hará el control de la carpeta de \\DESKTOP-
0F9DPQ7\Administrador\Documentos\DocumentosDerogados
La publicación de los documentos del SGC estará a cargo del asistente de gerencia, quien
emitirá la comunicación pertinente de los cambios, publicaciones y actualizaciones de los
mismos, a quienes les competa.
POL Política
REG Reglamento
M Manual
GUI Guía
INS Instructivo
INF Informe
FOR Formato
6. DEFINICIONES
Formatos: Son aquellos formularios utilizados para almacenar, en este caso, los
registros. Un formato no se considera registro hasta que es diligenciado o
tramitado.
INTERNOS EXTERNOS
COD: CA-PR-CR-00 Control de Documentos Norma ISO 9001 2015
(Proceso Dirección de Planeación y
COD: CA-GU-ED-01 Elaboración de documentos
8. RIESGOS
OPERATIVO
Trabajar con versiones derogadas de la información documentada.
Utilizar información documentada que no esté controlada por el Sistema de Gestión de Calidad.
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración 10/04/2018
0
Publicación 18/04/2018
10.
APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Nathaly Duran Asistente de gerencia 18/04/2018
Gerente
REVISÓ Ruvber Duran 18/04/2018