TERCERA ENTREGA

“La Encuadernadora“
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

INTEGRANTES

JAIRO RUIZ OLAVE 1621021473

JAVIER HENAO ARREDONDO 1621020546
JOHN JAIRO RODRÍGUEZ GONZÁLEZ 1611023350
HÉCTOR JAIME VÉLEZ GARCÍA 1020014200
JONATHAN JAVIER MOLINA HOMES 1621024860

GRUPO 12

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................3

1.1. OBJETIVO PRINCIPAL...............................................................................................3

1.2 OBJETIVO SECUNDARIO………………………………………………………………….3

2. JUSTIFICACIÓN...........................................................................................................4

3 METODOLOGÍA-..........................................................................................................4

4 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN.............................................................................5

5 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN...........................7

5.1. Alternativas construidas.............................................................................................. 10

5.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa......................................11

6. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES..................................................................11

6.1. Recomendación para la empresa................................................................................11

6.2. Conclusiones.............................................................................................................. 11

7.BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................. 12

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 1. INTRODUCCIÓN

Para garantizar un óptimo cumplimiento de producción y satisfacer las necesidades del cliente, toda
empresa debe garantizar principalmente sus procesos de adquisición de materia prima (recursos,
servicios) y es ahí donde se blinda y asegura el cumplimiento del primer eslabón en la cadena de
producción.

En este trabajo pretendemos mediante la aplicación de las competencias adquiridas en el módulo

de compras y aprovisionamiento, dar alternativas a un caso de una empresa que está presentando
inconvenientes de producción por causa de un paro de actividades por parte de uno de sus
proveedores.

1.1.OBJETIVO PRINCIPAL

Establecer un diagnóstico de la situación presentada en la empresa ENCUADERNADORA S.A por

posible desabastecimiento de su principal materia prima utilizada en un 80% para la fabricación de
sus productos, conocer su ciclo de abastecimiento en cada una de las etapas del proceso.

1.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS

 Comprender las principales estrategias de abastecimiento y de adquisición para

identificar alternativas de solución que nos permitan aplicar exitosamente un modelo
de solución a la empresa ENCUADERNADORA S.A.
 Aplicar los conocimientos adquiridos en el módulo, justificando las propuestas y
posibles soluciones al caso.
 Identificar y clasificar las variables que impactan el abastecimiento, producción y
distribución del producto final.

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 2. JUSTIFICACIÓN

La empresa ENCUADERNADORA especializada en el diseño y distribución de productos de papelería

escolar se vio en serios apuros de parar su ciclo productivo debido a que su principal proveedor
PAPELITOS S.A. proveedor del 80% de su materia prima principal (PAPEL) entro en paro generando
grandes inconvenientes al interior de la compañía para atender la demanda principalmente en las
dos temporadas comprendidas entre Agosto a Enero Calendario (A) y Mayo a Junio Calendario (B)
siendo el calendario (A) la temporada de mayor ocupación de la planta.
Esta afectación involucra los mercados nacionales e internacionales que la compañía tiene como
clientes en diferentes partes principalmente para los mercados de Venezuela, México, Ecuador,
Perú y Panamá (Calendario A).
El objetivo o misión es buscar todas las posibles soluciones a este problema que afecta a la empresa
ENCUADERNADORA S.A. generando estrategias de solución que permitan a esta compañía cumplir
con la demanda y no afectar sus procesos de producción y distribución de sus productos al cliente
final establecido en los mercados nacionales e internacionales, esta estrategia será vital y de gran
importancia para enfrentar los próximos días con poco abastecimiento de materiales que el
proveedor PAPELITOS S.A. le generaba a la compañía ENCUADERNADORA.

3. METODOLOGIA

Antes que nada, analizaremos la actividad económica de la empresa, el campo de acción, la

ubicación de la planta, los clientes y ubicación de los mismos.

Como parte del proceso de investigación, vamos a verificar los inventarios, la cadena de
abastecimiento, los proveedores, las cantidades, los tiempos de producción y tiempos de entrega
que se pactaron con los clientes

Con la información que tenemos de la problemática o del caso dado, iniciamos el proceso de
proponer, posibles soluciones alternativas y yendo más allá, proponer modelos que a futuro no
impacten la producción a causa de este tipo de inconvenientes.

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 4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION

La concentración de cultivadores de caña se presenta en Colombia en los departamentos de Cauca

Risaralda y Valle del Cauca.

ASOCAÑA Asociación de cultivadores de Caña de Azúcar, es una entidad gremial sin ánimo de lucro,
fundada el 12 de febrero de 1959, cuya misión es representar al Sector Agroindustrial de la Caña y
promover su evolución y desarrollo sostenible. Esta entidad obligo a declarar el paro, debido a la
negativa de solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de Julio de 2008, esto afecto
directamente al principal fabricante de papel en el país (ENCUADERNADORA S.A.) disminuyendo su
producción y llevándolo a incumplir por fuerza mayor a muchos de sus clientes.

La ENCUADERNADORA S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y distribución de

productos de papelería escolar. Esta compañía tiene presencia en 12 países y cuenta con 3 plantas
de producción (Colombia, México, Brasil).Las principales materias primas son el Cartón y el Papel
que representan un 10% y 80% respectivamente sobre el costo final de sus productos, su principal
competidor proviene de China y cuenta con maquinaria moderna de gran velocidad y alta eficiencia.
La empresa atiende la demanda nacional que está dividida en dos temporadas A y B correspondiente
agosto a enero (A) mayo a julio (B) donde la mayor ocupación de la planta corresponde a el
calendario B para los meses de agosto a enero.

Su principal y único proveedor Papelitos S.A presento a los Directivos su punto de vista acerca de la
situación con el Paro Nacional informado por ASOCAÑA.

En reuniones con la dirección de la compañía ENCUADERNADORA informo que su primer molino de

producción tiene provisión bagazo para abastecer sus máquinas por quince días a partir de la fecha
y el molino dos no va a parar su producción por que no entro en paro, pero ese molino solo no
puede cubrir toda la demanda necesitada por la empresa.

Molino 2 capacidad de producción de 135 ton/ sem en ancho 64.5 cm y 320 ton/sem en ancho
124.5.

Demanda de la compañía 545 ton/sem y 1280 ton/sem lo que claramente se evidencia que con el
molino 2 funcionando en su capacidad máxima de producción no cumplirá con las necesidades
requeridas por la compañía.

Los niveles de inventario de papel de la ENCUADERNADORA ascienden a 1600 ton de ancho 124.5
cm y 430 ton de ancho 65.2 cm, estos niveles de inventario no son suficientes para la demanda
actual, terminaran en dos semanas con un déficit de 195 ton a la semana cuarenta proyectado a 8
semanas el déficit va a ser de 3.335 ton en la semana cuarenta y seis.

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Proyectados a cuadernos medianos y pequeños el déficit seria de 6840 toneladas.

La ENCUADERNADORA S.A. deberá encontrar una alternativa de solución que no afecte los procesos
cíclicos de producción para garantizar el cumplimiento de la distribución y entrega de los productos
de acuerdo a la demanda.

Diagrama de proceso Papel

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5. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

5.1 Alternativas construidas

Se vería la posibilidad de importar producto para suplir la demanda generada por el mercado,
permitiendo a su vez que el personal tenga sus respectivas vacaciones, se manejaría un stock
de materia para el almacenamiento y cumplimiento de solicitudes manejando otro tipo de
mercado que puede ser importado desde Perú donde el costo es menor. Con el personal que
se tiene a disposición se excluiría el turno nocturno de ese modo los recursos que se invierten
en recargos nocturnos, se pueden invertir en una nueva cadena de suministros provisional que
ayude al mantenimiento de plata y su operación en turno ordinario.

Hay un punto de vista que tenemos que tener en cuenta, debido al paro seremos nosotros los
únicos con percance en sistema, entonces nuestras opciones se ven limitadas lo que se tenga
estará más dada a un costo mayor, no tendremos la cantidad de opciones puesto que quienes
tienen el producto se verán expuestos a un análisis de sostenibilidad. Tememos que nos
afectara el presupuesto comprar aquí. El costo del producto estará disparado. No será fácil
por tener sistemas de sostenibilidad debido a que las otras empresas pasan por una misma
situación ya que aumentara la demanda.

Se ve la necesidad de generar mercado con otros países y a si sostener el pedido de los clientes,
si no cuidamos nuestro mercado cuando retome actividades la empresa estaremos en una
crisis de mercado y no es fácil volver a atraer clientes. Mejorando el tema de calidad las
empresas que están enfocadas a la cuantía en producto y se puede llegar al cliente por calidad
mostrando que lo poco que hagamos este dado a una alta calidad mientras operamos con el
molino2.

Generar temas de contratación temporal donde se pueda disponer de tres turnos si se ve la

necesidad y por ser contrato a término fijo generado en las temporadas de mayor demandad
el personal estará pre avisado de que se tendrán cortes de personal, eso ayudaría como filtro
dejando o transfiriendo a contrato directamente por la empresa quienes den el mejor
rendimiento.se verán definidos los siguientes criterios.

Mejora en calidad, Personal fresco dispuesto a aprender para quedarse, Aumento de la

producción por tener personal competente, Menor costo puesto que lo trabajadores se
recibirán por un salario no muy alto según su función en el proceso. Generará un sentido de
pertenencia y competencia en cada puesto laboral. Costo beneficio, siempre que tengamos
la oportunidad de generar contactos que estén dispuesto por la propia empresa generamos
oportunidad y nos ayudan a nosotros a suplir el mercado, cuando ya estemos en operación
normal tendremos la oportunidad de aumentar la demanda en producción ya teniendo un
respaldo y mejor aún estaremos al pendiente de nuestros clientes de manera más oportuna.

Con el propósito de cumplir con objetivo de la empresa de obtener la materia prima (papel)
necesaria para satisfacer los pedidos de la actual temporada, y garantizar su posición en el
mercado y margen de utilidad. Se proponen las siguientes alternativas.

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5.1.1 PRIMERA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS.

Ventajas:

 Al internacionalizar la compra de la materia prima se pueden resistir y prever los ciclos

económicos adversos dentro de la industria al ser más competitivos y más
diversificados.
 Al tener presencia directa en doce países existe la posibilidad de consolidar
proveedores alternativos en países como Brasil que al ser el 6 productor de papel a
nivel mundial se convierte en una alternativa muy sólida para empresa “La
Encuadernadora”
 Se podrá abastecer del papel necesario para la demanda estimada según la temporada
del año, realizando la producción normal satisfaciendo los pedidos a los clientes y
manteniendo la marca.

Desventajas:

 Genera sobrecostos de producción (el papel en otros países es más costoso), lo que
conlleva disminución de utilidades.
 En el comercio internacional uno de los riesgos es que los bienes intercambiados
sufran daños o robos durante el transporte son mayores por lo que es importante
establecer claras las cláusulas de los contratos de transporte (Seguros, mercancía
declarada etc.)
 Las fluctuaciones derivadas del tipo de cambio de moneda
 Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se incrementa, ya que se
debe tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de
mercancía.
 Hay que tener el personal Idóneo para realizar las compras Internacionales.

5.1.2 SEGUNDA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS

PAISES.

Ventajas:

 Tener una opción rápida para satisfacer las necesidades y cambios del entorno de cada
uno de los clientes, al tener los productos de la temporada y cubrir la demanda.
 Aumento de la flexibilidad y disminución de los costos fijos.
 Aumentar la capacidad de la empresa para desarrollar ciertas actividades en las
diferentes regiones.
 Costo reducido al comparar el producto con otros países te permite buscar y decidir
la mejor opción.
 Al tener opciones de producir la materia prima en otro país los costos se pueden
mantener y en algunos casos pueden ser más bajos y así lograr el margen de utilidad
que la empresa haya establecido.

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  Se podrá cumplir con todos los pedidos realizados fortaleciendo la marca de la
empresa a nivel nacional e internacional.

Desventajas:

 El productor externo aprende y tiene el conocimiento del producto y existe la

posibilidad de que los use para empezar una industria propia.
 No conocer los antecedentes, referencias y experiencias de la empresa que se va a
contratar ocasionado una baja calidad del producto ofrecido.
 Aumento del “Lead Time” tiempo de entrega final a los clientes, ya que se debe tener
en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de mercancía, que
puede ocasionar pérdida de clientes por incumplimientos en el estándar de recibo de
pedido.
 Al comprar un producto terminado mediante outsoursing o tercerización, se genera
baja actividad o cierre de plantas de producción.

5.1.3 TERCERA ALTERNATIVA: HACER LAS COMPRAS EQUIVALENTES

NECESARIAS.

La alternativa tiene como objetivo: Optimizar los recursos que la empresa tiene disponible
actualmente para cubrir la demanda y pedidos de producción durante la duración del paro, la
negociación de la materia prima o pedido en el exterior. Así como mantener la planta
funcionando y nivelando los sobrecostos ocasionados por despidos, personal contratado etc.

Ventajas:

 Se podrían negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganaría algo de
tiempo, en el cual se podrían realizar mantenimientos preventivos a la maquinas,
personal podría salir a vacaciones, con el fin de que se llegue el momento en que deba
implementar más turnos de producción, la planta físicamente esté en condiciones
óptimas para su funcionamiento.
 Analizar y revaluar la planeación y programación de la planta, disminuir al máximo los
despidos de personal temporal, proporcionar producto terminado suficiente; con lo
que se asegura en parte el cumplimiento del pedido inicial.
 Aprovechar con eficiencia los recursos o aprovisionamiento de materia prima con que
actualmente la planta de producción cuenta.
 Aprovechar al máximo la materia prima con la cual el proveedor de papel nacional,
informó que puede suplir, lo cual ayudaría a cumplir con una parte de la demanda de
papel de la empresa.
 Estudiar opciones de alternativas sostenibles en la producción de papel.
 Optimizar e Implementar la reutilización de materias primas para lograr al máximo el
rendimiento.

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 Desventajas:

 Se cuenta con demasiada incertumbre, lo que indica que es una alternativa de

preparación frente a la problemática existente.
 Se presenta una sobrecarga administrativa al área de abastecimiento y compras, ya
que el trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor proporción con un
número elevado de proveedores pequeños.
 Un alto sobrecosto por la reventa de la materia prima, pero se ganaría el tiempo en
comparación de las soluciones con el exterior.

5.1.4 CUARTA ALTERNATIVA: SOPORTARSE EN LAS FÁBRICAS DE LOS

OTROS PAISES

Una alternativa que puede dar solución al inconveniente presentado con el problema de
abastecimiento es aprovechar las plantas de producción de la encuadernadora en otros
países, estos son Brasil y México, los cuales se encuentran en el top 5 de productores azúcar
en Latinoamérica y cuyos proveedores podrían satisfacer sin problema las materias primas
adicionales para cubrir la demanda en Colombia o en su defecto importarlas a Colombia
para terminar el proceso de fabricación en la planta local.

Ventajas:

 Colombia tiene tratados de libre comercio con los países en donde tiene sus fábricas
la papelería, razón por la cual los aranceles podrían ser cero o muy bajos.
 Se evita tener que acudir a otros proveedores no convencionales y se mantienen todos
los procesos administrativos y productivos en la organización.
 Permite organizar los procesos de la empresa en uno solo independientemente del
país de la fábrica al realizar apoyos como los expuestos en esta alternativa
 Al mantenerse en el mercado sin afectación por el paro, permitiría el posicionamiento
de la compañía y su solidez.
 Permitiría mantener el personal sin acudir a despidos

Desventajas:

 Los tiempos de importación podrían afectar el desarrollo de las actividades de

producción y por ende un aumento en los costos de producción al tener que trabajar
tiempo adicional para compensar la demanda.
 Si se trae el producto terminado desde las plantas de otros países se afectaría la
nómina de la empresa (despidos), por lo cual se inclina más por la importación de la
materia prima.

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5.2 CRITERIOS DE EVALUACION.

 Minimizar el impacto por el paro en los mercados en los que se desenvuelve la

empresa.
 Cumplimiento de la demanda sin saturar la capacidad productiva de los molinos.
 Sostenimiento de los costos de producción.
 Regularización de los inventarios de producto terminado en las fábricas.
 Minimizar la posibilidad de despedir personal.

6. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
6.1 RECOMENDACIONES PARA LA EMPRESA

 Una de las recomendaciones es construir estrategias (gasto total histórico y los

volúmenes, los gastos clasificados por materias primas y productos básicos, los gastos por
división, departamento o usuario, los gastos por proveedor, proyecciones futuras de la
demanda o de los presupuestos de abastecimiento) que le permita a la empresa construir
el panorama de la competencia en el mercado de suministro y mostrar el tamaño de los
proyectos de la empresa a los proveedores alternativos.
 La empresa debe comenzar a evaluar y tener una visión de los proveedores claves, sub-
mercado y analizar los posibles riesgos y oportunidades del costo estimado que puede
conducir a reducciones de costo y esfuerzos en la mejora continua de los proveedores
además de evaluar las capacidades del mismo.

6.2 CONCLUSIONES

 A través del desarrollo de proyecto grupal se puede evidenciar la importancia que tiene la
implementación de las estrategias de compras y aprovisionamiento en cualquier empresa
porque influyen directamente en el aumento de los beneficios y el mantenimiento de la
calidad de los productos que maneja, todo esto realizando diferentes estrategias como:
Clasificar a los distintos proveedores para mantener buenas relaciones, control de stock,
análisis permanente del mercado del proveedor, equilibrio de la relaciones, todo esto a
través de una política y método que le permita a la empresa ser mas competitiva.

 Se registró la importancia del manejo integral de los proveedores como un eje principal
de la gestión de compras y aprovisionamiento de cualquier gerencia que espere aumentar
el valor de la cadena de suministros de su empresa. Mejorando su competitividad y a su
vez la capacidad de gestión al contar con una base de proveedores que estén codificados,
clasificados y segmentados generando confianza y disminuyendo el riesgo de
desabastecimiento para su proceso y el ahorrando de recursos y manejos
administrativos.

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 BIBLIOGRAFÍA

 http://www.asocana.org/
 https://www.propal.com.co/proceso-de-fabricacion/
 http://www.ledesma.com.ar/12/papel-cuadernos
 CARTILLA 1 La función de la compra. Politécnico Gran colombiano
 CARTILLA 3 Abastecimiento Politécnico Gran colombiano
 CARTILLA El ciclo de abastecimiento Politécnico Gran colombiano
 http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/
 http://www.revistalogistec.com
 hhtps://www.blog.pro-optim.com

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