Mengetik Skripsi/Tugas Akhir dengan Efektif

Oleh:

Yuliazmi

Jakarta – 2006

http://yuli.bedeng.com
Sepatah Kata
Kendala yang sering dihadapi oleh mahasiswa saat mengetik tugas akhir adalah mengelola
pengetikan naskah dengan format yang sesuai. Dimana format sebuah halaman bisa jadi berbeda
dengan format halaman lainnya.

Kendala lainnya pada saat melengkapi penulisan dengan daftar isi, daftar lampiran, daftar
gambar, dan sebagainya. Bisa dibayangkan tekanan yang muncul saat tenggat waktu yang
hampir habis. Tekanan saat harus bolak-balik mencocokkan halaman saat mengetikkan bagian-
bagian yang harus dimunculkan di daftar isi.

Untuk itu tulisan ini dibuat sebagai panduan, agar mahasiswa dapat menghemat waktu
pengerjaan tugas akhir (maupun tugas lainnya) dan terbebas dari tekanan hal-hal yang tidak
perlu. Panduan ini sebenarnya untuk membukakan mata akan kekuatan aplikasi pengolah kata
yang sudah sangat dekat dengan kita. Aplikasi ini sebenarnya memiliki berbagai fitur yang
memudahkan kerja, hanya mungkin selama ini terabaikan karena kita terbuai memperlakukannya
sebagai “mesin tik” elektronik :D

Sebagai catatan, panduan ini dibuat berdasarkan fitur pada Microsoft Word 2003 ™. Bila
tampilan/layoutnya berbeda dengan versi sebelumnya, harap disesuaikan dengan mengikuti
menu yang dipilih.

Selamat mengetik skripsi.

Yuliazmi

i
Daftar Isi
Sepatah Kata................................................................................................................... i
Daftar Isi........................................................................................................................ ii
Daftar Gambar.............................................................................................................. iii
1. Manfaatkan document template ...............................................................................1
2. Manfaatkan Style......................................................................................................1
2.1. Memodifikasi Style .........................................................................................1
2.2. Membuat Style baru ........................................................................................3
3. Manfaatkan Bullet and Numbering ..........................................................................3
4. Hemat tombol tab Anda! ..........................................................................................5
5. Manfaatkan Special Character .................................................................................7
6. Gunakan Caption......................................................................................................8
7. Manfaatkan Section Break .......................................................................................9
8. Buat Daftar Isi secara otomatis ..............................................................................13
9. Buat Daftar Gambar/Tabel secara otomatis ...........................................................15
10. Manfaatkan Cross-Reference .................................................................................16
Penutup.........................................................................................................................18

ii
Daftar Gambar
Gambar 1. Menyimpan file document template...............................................................................1
Gambar 2. Mengatur format style ....................................................................................................2
Gambar 3. Membuat style baru ........................................................................................................3
Gambar 4. Pilihan Outline Numbered cocok untuk penulisan ilmiah..............................................3
Gambar 5. Menentukan format penomoran level 1 pada Outline Numbered ..................................4
Gambar 6. Pengaturan format penomoran level selanjutnya pada Outline Numbered....................5
Gambar 7. Horizontal ruler, cara cepat mengatur tabulasi, indentasi dan margin ...........................5
Gambar 8. Menyisipkan Special Character melalui menu Insert Æ Symbol ..................................7
Gambar 9. Pilihan Caption pada floating menu objek gambar dan table.........................................8
Gambar 10. Pengaturan format caption............................................................................................8
Gambar 11. Pengaturan AutoCaption untuk objek tertentu .............................................................9
Gambar 12. Section Break dan pilihan Next Page untuk pindah halaman baru ............................10
Gambar 13. Dokumen dengan penggunaan beberapa section........................................................11
Gambar 14. Contoh mengganti format nomor halaman pada suatu section ..................................12
Gambar 15. Hasil dari contoh pada Gambar 14 .............................................................................12
Gambar 16. Pilihan fitur yang ada dalam fasilitas Insert Reference ..............................................13
Gambar 17. Membuat Daftar Isi ....................................................................................................14
Gambar 18. Update daftar isi yang sudah terbentuk ......................................................................15
Gambar 19. Membuat daftar bentuk (gambar/tabel) ......................................................................16
Gambar 20. Cross-reference untuk membuat referensi dalam paragraf.........................................16
Gambar 21. Membuat cross reference............................................................................................17

iii
1. Manfaatkan document template
Sering mendapatkan tugas dalam bentuk paper dan ingin memberikan identitas unik pada
pekerjaan Anda? Atau mengetikkan document lainnya yang berbeda berulang kali?
Manfaatkan document template untuk membedakan format/layout document anda.
Sehingga setiap kali Anda ingin membuat dokumen sejenis Anda tinggal membuat
berdasarkan document template tersebut dengan mudah; tinggal double click icon template
yang diinginkan.

Caranya mudah, buat sebuah dokumen kosong, lalu tentukan format yang diinginkan.
Misalnya jarak margin, tulisan pada Header dan Footer, posisi nomor halaman, jenis font
dan sebagainya. Jangan lupa untuk menyimpan document template ini dengan type template
(berextension .dot)

Gambar 1. Menyimpan file document template

2. Manfaatkan Style
Sering membuat dokumen dengan format font atau paragraph yang berbeda-beda? Gunakan
style yang ada atau buat style baru sehingga Anda tidak perlu mengubah-ubah setiap kali
membuat dokumen. Tinggal pilih/apply style yang diinginkan.

Pilih style yang ada melalui dropdown menu pada icon

style untuk pemakaian cepat

2.1. Memodifikasi Style

Untuk penulisan skripsi umumnya ditentukan jenis dan ukuran font yang harus
digunakan (misalnya Tahoma 10pt jarak 1 spasi (single)). Lakukan perubahan
tersebut dengan memodifikasi style normal yang menjadi default dalam pengetikan
dokumen.

Klik icon Style dan Formatting untuk melihat seluruh style yang ada,
membuat style baru atau modifikasi style yang sudah ada

Pada sisi kanan window akan terbuka Panel Styles and Formatting seperti berikut.
Style dari teks pada posisi kursor mouse akan muncul pada bagian atas panel. Pilih
menu Modify dari drop-down menu yang ada.

1
 1. 2.

Lalu atur format yang diinginkan sesuai kebutuhan :

Gambar 2. Mengatur format style

2
 2.2. Membuat Style baru

Lakukan hal yang serupa dengan memodifikasi Style, hanya pilih pilihan New Style
pada Panel Styles and Formatting.

Misalkan untuk membuat judul bab yang memiliki format cetak tebal dan akan
dimunculkan dalam daftar isi. Maka buatlah style baru (misalnya diberi nama
Judul Bab) berdasarkan style Heading yang sudah ada, misalnya Heading 1.
Pemilihan style Heading ini agar memudahkan saat navigasi dokumen maupun
pembuatan daftar isi. Tentukan juga style untuk paragraf sesudahnya, biasanya diisi
style Normal atau Body Text.

Gambar 3. Membuat style baru

Bila style buatan Anda memerlukan format lebih lanjut misalnya penomoran
tentukan sekaligus aturan penomorannya dengan meng-klik tombol Format.

3. Manfaatkan Bullet and Numbering

Sering membuat dokumen dangan format list/daftar? Atau list bertingkat? Gunakan Bullet
and Numbering untuk menjaga konsistensi layout penomoran dari dokumen Anda. Untuk
kasus pengetikan skripsi, penomoran yang dibutuhkan adalah Outline Numbered karena
membutuhkan penomoran yang teratur untuk sub bab maupun sub sub-bab

Gambar 4. Pilihan Outline Numbered cocok untuk penulisan ilmiah

3
 Gambar 5. Menentukan format penomoran level 1 pada Outline Numbered

Tentukan baris untuk judul bab sebagai level 1 dari outline numbered yang akan digunakan.
Tambahkan kata BAB yang akan ditambahkan otomatis setiap penomoran ini digunakan.
Jangan lupa untuk menentukan style yang akan digunakan, misalnya Judul Bab, sehingga
setiap menggunakan style Judul Bab otomatis akan memiliki penomoran bab yang sesuai.

Lakukan hal yang sama untuk pengaturan penomoran level ke-2 dan seterusnya. Pada level
ke-2 ini Anda dapat menyertakan angka nomor dari level pertama jika memang dibutuhkan
(misalnya 1.1, 1.2, 2.1, II.1, II.2 dst).

Pengaturan nilai pada pergantian penomoran level ke-2 dan seterusnya dapat ditentukan
selalu dimulai dari awal atau meneruskan dari kelompok nomor berikutnya.

4
 Untuk jelasnya perhatikan gambar berikut:

Gambar 6. Pengaturan format penomoran level selanjutnya pada Outline Numbered

4. Hemat tombol tab Anda!

Sering membuat dokumen yang berisi paragraph-paragraf dengan indentasi berbeda?
Pastinya Anda akan menekan tombol tab sebanyak mungkin sampai mendapatkan posisi
indentasi yang diinginkan. Atau Anda ingin merapikan tampilan dokumen Anda dengan
tabulasi? Pernahkah Anda mengalami bahwa dokumen dengan tabulasi yang sudah Anda
atur rapi ternyata berubah menjadi kacau saat dibuka di komputer yang lain? Hal itu terjadi
karena Anda terlalu boros menggunakan tombol tab untuk mendapatkan jarak tabulasi yang
diinginkan, solusinya: gunakan gabungan tombol tab dan jenis tab seminimal mungkin.

Gambar 7. Horizontal ruler, cara cepat mengatur tabulasi, indentasi dan margin

Untuk mengatur tabulasi, manfaatkan horizontal ruler. Pada horizontal ruler (Gambar 7)
terdapat icon sebagai berikut:

5
 Nama Icon Keterangan Pilihan

Icon tipe tab ; Berguna untuk mengatur jenis Left Tab

tabulasi. Gambar icon yang
tampak adalah dari jenis tabulasi Right Tab
yang aktif.
; Anda tinggal meng-klik posisi Center Tab
yang diinginkan diarea
pengetikan untuk menentukan Decimal Tab
posisi tab bagi paragraph yang
Bar Tab
aktif. Pada posisi tersebut akan
muncul lambing tab sesuai
dengan tab yang aktif.
; Untuk memilih jenis tab cukup
klik icon tipe tab sampai
didapatkan jenis yang diinginkan

Indentasi paragraf ; Mengatur jenis indentasi

First Line Indent
paragraph yang aktif, Indentasi
baris pertama atau indentasi Hanging Indent
menggantung.
Left Indent (untuk
; Anda juga dapat mengatur posisi
membuat negative indent).
indentasi kiri dari paragraph
dengan menggeser bagian paling
bawah icon indent.
; Untuk pengaturan indentasi
tersebut cukup menggeser
bagian icon yang diperlukan ke
posisi yang diinginkan, pada
gambar sebelah ditandai anak
panah merah.

Indentasi kanan ; Mengatur posisi perataan kanan Right Indent

paragraf yang aktif.
; Geser icon ke posisi yang
diinginkan.

Jadi cukup gunakan tombol tab 1 kali untuk mengatur jarak lalu tentukan posisi indentasi
pada area pengetikan di ruler bar. Dengan demikian maka paragraf Anda akan tampil rapi
dan dijamin tidak akan berubah kacau balau jika dibaca komputer lain.

6
 Selain menggunakan tab indentasi di ruler bar, Anda juga dapat memanfaatkan icon berikut
untuk mengatur indentasi dengan jarak default (juga dapat diatur jarak defaultnya melaui
menu Format):

Increase Indent Menambah indentasi (ke

kanan)
Decrease Mengurangi indentasi (ke
Indent kiri)

5. Manfaatkan Special Character

Sering menuliskan nama lengkap seseorang atau tanggal lahir dalam satu baris namun
hasilnya terpotong menjadi 2 baris? Hal ini terjadi karena terdapat spasi ataupun strip
(hypen) diantara nama/tanggal. Kondisi ini tentunya merusak tampilan bahkan dapat
mengurangi nilai sebuah informasi, apalagi jika ternyata baris berikut dari paragraf tersebut
berada pada halaman berikutnya.

Solusi untuk hal ini adalah dengan memanfaatkan special character, seperti yang ada pada
Gambar 8. Gunakan Nonbreaking Space agar penulisan nama lengkap tidak terpotong dan
gunakan Nonbreaking Hyphen agar data tanggal tidak terpotong. Untuk mengantisipasi
pemotongan kata dengan tepat jika terjadi perubahan setting layout (margin berubah dsb)
gunakan Optional Hyphen, sisipkan diantara suku kata tersebut. Dengan
Optional Hyphen, MS-Word akan otomatis memenggal suku kata dan memberikan tanda
sambung (hyphen) jika kata tersebut terpotong karena berada pada akhir baris.

Gambar 8. Menyisipkan Special Character melalui menu Insert Æ Symbol

7
6. Gunakan Caption
Dokumen skripsi atau tugas akhir Anda memiliki gambar atau table? Dan gambar serta table
tersebut nantinya harus dibuatkan daftarnya? Gunakan Caption untuk memberi
identitas/label bagi gambar dan table tersebut. Jangan ketik secara manual!

Untuk menyisipkan caption dibawah gambar atau diatas table, klik kanan setelah memilih
objek yang akan diberi caption, atau pilih Reference ÆCaption dari menu Insert

Gambar 9. Pilihan Caption pada floating menu objek gambar dan table

Dengan menggunakan Caption Anda dapat memberikan label tertentu untuk objek gambar,
table, dan objek dari program aplikasi lainnya seperti objek gambar dari Microsoft Visio.
Penomoran Caption dapat diatur apakah disertai dengan nomor bab atau tidak melalui
tombol numbering.

Gambar 10. Pengaturan format caption

8
 Manfaatkan AutoCaption untuk memberikan label caption tertentu secara atomatis,
sehingga Anda tidak perlu selalu memilih label yang diinginkan setiap kali menyisipkan
caption untuk objek tertentu.

Gambar 11. Pengaturan AutoCaption untuk objek tertentu

7. Manfaatkan Section Break

Fasilitas Break sangat berguna saat Anda akan memulai penulisan pada halaman baru
walaupun halaman aktif belum penuh. Jangan melakukan kekonyolan berpindah ke halaman
baru dengan mengetikkan tombol enter berulang kali! Karena jika Anda mengubah isi
halaman tertentu maka halaman baru Anda akan bergeser berantakan.

Beberapa dari Anda mungkin sudah lebih bijak berpindah halaman dengan menggunakan
Page Break (menekan tombol ctrl+Enter). Namun penggunaan page break tidak
memungkinkan Anda untuk mencetak sekaligus halaman dalam format yang berbeda-beda.
Tentu saja hal ini akan menyulitkan, misalkan nomor halaman bagian awal skripsi
menggunakan huruf dan bagian isi menggunakan angka latin; untuk itu gunakanlah Section
Break.

9
 Gambar 12. Section Break dan pilihan Next Page untuk pindah halaman baru

Dengan menyisipkan page break (disebut juga manual page break), Anda hanya
memaksakan dokumen berpindah ke halaman baru sebelum halaman tersebut penuh.
Sebenarnya saat sebuah halaman telah penuh MS-Word™ otomatis akan menyisipkan page
break (disebut juga automatic page break). Untuk kebutuhan pengetikan skripsi ini Anda
dapat memilih pilihan Next page pada tipe Section Break. (Section Break ÆNext Page)

Format yang dapat diatur dalam penggunaaan section break:

a. margin
b. ukuran dan orientasi kertas
c. paper source pada printer
d. page border
e. vertical alignment
f. header dan footer
g. kolom
h. penomoran halaman
i. penomoran baris
j. footnote dan endnote

10
 Gambar 13. Dokumen dengan penggunaan beberapa section

Pada Gambar 13 terlihat beberapa informasi seputar penggunaan section dengan cara
menyisipkan section break. Setiap section dapat memiliki format yang sama atau berbeda
dengan section sebelumnya, misalkan format header dan footer.

Untuk mengubah format header dan footer sebuah section, lakukan hal berikut:

a. Bila dokumen masih terdiri dari 1 section, insert section baru pada bagian yang
dikehendaki (InsertÆReferenceÆBreakÆ Section BreakÆNext Page).
b. Pindahkan tampilan window ke halaman yang ingin diubah.
c. Putuskan terlebih dulu hubungan dengan section sebelumnya dengan menekan
icon Link to Previous pada toolbar. (jika section aktif bukan Section 1)
d. Lakukan perubahan yang diinginkan, misalnya memindahkan posisi nomor
halaman menjadi center, penambahan AutoText atau mengganti nomor halaman.

11
 Gambar 14. Contoh mengganti format nomor halaman pada suatu section

Pada Gambar 14 dicontohkan mengganti kembali nomor halaman ke-2 (nomor halaman
fisik) dari nomor halaman 10 ke format penomoran i,ii,iii.

Gambar 15. Hasil dari contoh pada Gambar 14

Pada Gambar 15 tampak hasil dari perubahan yang dilakukan terhadap nomor halaman di
Section 2 halaman fisik ke-2 dari bernomor halaman 10 menjadi memiliki nomor halaman i.

Dengan memanfaatkan section break ini Anda dapat memecahkan masalah pembuatan dan
pencetakan halaman awal bab dan isi bab yang memiliki posisi penomoran halaman yang
berbeda.

12
8. Buat Daftar Isi secara otomatis
Ini bagian termudah yang menyebalkan saat dokumen skripsi yang Anda buat mendapatkan
banyak revisi diberbagai tempat sehingga Anda juga harus merevisi daftar isi. Menyebalkan
karena Anda harus mengetik ulang bagian yang harus disertakan dalam daftar isi termasuk
nomor halamannya. Hal ini juga berlaku saat membuat daftar gambar, daftar table, maupun
daftar lampiran. Semua ini tidak akan Anda alami jika Anda sudah memanfaatkan fitur
style, bullet and numbering, caption dan section break yang sudah dibahas sebelumnya.
Cukup menggunakan fitur Table of Content dari menu InsertÆReferenceÆIndex and
Tables maka Anda akan mendapatkan daftar isi yang rapi seperti dalam tulisan ini.

Gambar 16. Pilihan fitur yang ada dalam fasilitas Insert Reference

13
 Gambar 17. Membuat Daftar Isi

Yang terpenting dalam pembuatan daftar isi adalah menentukan style dari judul bagian
dokumen yang ingin dicantumkan. Misalkan akan menampilkan judul bab, judul sub bab,
judul sub sub-bab dan sebagainya, itu sebabnya penting untuk menggunakan style yang
berbeda (lihat Manfaatkan Style)

14
 Gambar 18. Update daftar isi yang sudah terbentuk

Gambar 18 menunjukkan keuntungan yang akan Anda dapatkan jika membuat daftar isi
secara otomatis. Jika terjadi perubahan isi, Anda cukup letakkan kursor pada area daftar isi,
klik kanan dan pilih menu Update Field. Pada window yang muncul Anda hanya perlu
menentukan pilihan seperti yang terlihat pada Gambar 18. Setelah klik tombol OK maka
daftar isi dokumen akan ter-update sesuai kondisi terbaru dokumen Anda. (Perhatikan
perbedaan antara tampilan Gambar 18 dengan daftar isi dari dokumen ini).

9. Buat Daftar Gambar/Tabel secara otomatis

Cara yang sama dengan pembuatan daftar isi, namun daftar ini tentang
gambar/tabel/lampiran yang Anda miliki. Dari window yang muncul setelah memilih menu
InsertÆReferenceÆ Index and Tables, pilih tab Table of Figure lalu tentukan pilihan
label caption dari objek yang ingin dibuatkan daftarnya (lihat Gambar 19).

Jika Lampiran dari skripsi Anda bukan merupakan caption dari objek, Anda dapat
melakukan hal berikut:

a. Klik tombol Option… yang terdapat pada tampilan seperti Gambar 19.
b. Aktifkan checkbox Style untuk membuat daftar dari style yang digunakan untuk
membuat judul lampiran.
c. Pilih Style yang diinginkan. (Ini manfaat dari penggunaan Style).
d. Klik OK, dengan langkah ini maka caption label akan bernilai (none).
e. Klik Ok, maka daftar lampiran Anda akan terbentuk.

15
 Gambar 19. Membuat daftar bentuk (gambar/tabel)

10. Manfaatkan Cross-Reference

Seringkali dalam pengetikan dokumen Anda berulang kali menggunakan kata “tabel diatas,
gambar diatas, gambar dibawah”, padahal bisa saja letak gambar atau tabel tersebut berubah.
Sebaiknya gunakan referensi yang jelas tanpa mengacu pada posisi letak, misalnya gunakan
“pada Gambar 3 atau Tabel 9”. Perhatikan Gambar 20, dengan membuat referensi dengan
nomor gambar tidak akan bermasalah jika gambar tersebut berpindah posisi.

Referensi juga tidak akan bermasalah jika nomor dari objek yang direferensikan
(gambar/tabel) berubah. Hal ini mungkin saja jika Anda membuat referensi dengan fasilitas
yang tersedia; tidak mengetikkannya secara manual.

Gambar 20. Cross-reference untuk membuat referensi dalam paragraf

16
Langkah menyisipkan cross-reference (perhatikan Gambar 21):

1. Tentukan posisi kursor sebagai lokasi penyisipan cross-reference

2. Pilih Cross-reference dari window Reference (lihat Gambar 16).
3. Pada window yang muncul tentukan tipe referensi yang ingin disisipkan, (daftar
bernomor, heading, label caption objek dan lainnya)
4. Tentukan format referensi yang akan disisipkan pada pilihan
Insert reference to, apakah hanya nomor halaman lokasi referensi atau lengkap
dengan paragraf kalimatnya.
5. Tentukan referensi yang tersedia pada pilihan For which caption. Lalu klik
tombol Insert.
6. Lakukan hal yang sama untuk penyisipan selanjutnya. Jika telah selesai tutup
window tersebut.

Dari semua referensi yang dibuat dengan fitur dari MS-Word™ Anda cukup melakukan
update field jika terjadi perubahan. Untuk mengupdate seluruh referensi yang ada, pilih teks
referensi lalu tekan F9. Untuk mengupdate seluruh referensi sekaligus cukup pilih menu
Select All (ctrl+A) lalu tekan F9.

Gambar 21. Membuat cross reference

17
Penutup
Yang tertulis dalam dokumen ini adalah sebagian kecil dari fitur Microsoft Word™ yang
memberikan nilai lebih bagi penggunanya dalam pengetikan dokumen. Penggunaan fitur-fitur ini
akan memaksimalkan kreatifitas pengguna dalam pembuatan dokumen karena penghematan
waktu dan sumber daya selama pengetikan. Akan banyak “pengeluaran” tak terduga jika Anda
masih bertahan memperlakukan aplikasi pengolah kata ini sebagai “mesin tik” elektronik dan
memanfaatkannya “secara manual”.

Jadi, mulailah bijaksana menggunakan aplikasi pengolah kata Anda, dan selamat mengetik
skripsi/tugas akhir Anda.

PS:

Tulisan/dokumen ini dapat dimanfaatkan oleh siapa saja yang sedang membuat tugas akhir,
termasuk mahasiswa bimbingan saya dan teman-teman saya yang sedang menyusun tugas
akhirnya.

Jakarta, 2006

Yuliazmi

18