Administrasi Binis Sekolah

Ketika telah diambil keputusan mengenai berapa jumlah uang yang digunakan
untuk membangun sekolah, dari mana sejumlah uang tersebut dikumpulkan, dan
siapa yang membelanjakannya, pada dasarnya masih menyisakan persoalan
mengenai pengelolaan pengeluaran tersebut untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Tiga area kepentingan tersebut merupakan administrasi bisnis sekolah. Ekonomi
mengurusi alokasi finansial dengan distribusinya, namun administrasi bisnis
berurusan dengan fungsi manajemen atau pun eksekusi.

Lebih lanjut, eksekusi mempunyai tiga komponen utama; perencanaan,

implementasi, dan evaluasi. Perencanaan mencakup penyusunan sumber daya
manusia dan modal secara terkoordinasi guna mencapai tujuan-tujuan yang
diharapkan secara sistematis dan tanpa efek samping yang negatif. Implementasi
mensyaratkan bahwa perencanaan perlu ditindaklanjuti langkah demi langkah dan
disesuaikan manakala diperlukan. Evaluasi merupakan proses untuk menentukan
apakah tujuan-tujuan yang disepakati di awal telah tercapai. Kemudian, hasil
evaluasi dapat dipikirkan dalam fase perencanaan selanjutnya.

Gambar 1.1 mengilustrasikan sebuah formulasi proses yang lebih kompleks.

Di sini, porsi perencanaan telah dipecah ke dalam fase-fase yang berbeda: definisi
permasalahan, analisa wilayah masalah, konseptualisasi dan penyusunan rencana,
evaluasi rencana, menspesifikasi rencana, mengimplementasikan rencana, serta
feedback rencana. Fase feedback rencana selanjutnya dapat mendorong adanya
pendefinisian ulang dari permasalahan pendidikan atau pun kemunculan sebuah
persoalan baru. Sebuah model yang tergenerasilasikan ini merupakan sebuah model
yang cocok untuk sebagian besar proses manajemen kependidikan, termasuk
manajemen finansial di dalamnya.

Untuk poin ini, kita telah menguji langkah atau fase dalam proses manajemen,
tanpa mempertimbangkan wilayah isi dari administrasi bisnis sekolah. Untuk alasan
historis dan praktis, administrasi bisnis sekolah telah dikaitkan dengan deskripsi
pekerjaan dari petugas bisnis distrik sekolah lokal. Disebut dengan pengawas
asisten untuk bisnis, pengurus, atau pun jenis pangkat lainnya, para petugas bisnis
sekolah umumnya mempunyai tanggung jawab paling banyak atau di seluruh
wilayah-wilayah berikut ini.

Perencanaan penganggaran dan keuangan, manajemen pembelian dan

persediaan, perencanaan dan pembangunan fasilitas sekolah, hubungan masyarakat,
manajemen personalia, pelatihan dalam jabatan, penanaman dan perawatan
tanaman, transportasi, pelayanan makanan, pelaporan, serta manajemen kantor.

Pernyataan lanjutan perlu dibuat dalam daftar ini, karena hal ini menyebutkan
tanggung jawab dari banyak petugas bisnis sekolah lokal di seluruh wilayah, hal ini
tidak mencakup keseluruhan bidang dalam administrasi sekolah sebagaimana yang
dipahami di sini. Di satu sisi, beberapa hal yang masuk ke dalam daftar, seperti
manajemen kantor dan personalia, mungkin lebih tergantung pada keahlian
hubungan manusia dibandingkan dengan pengetahuan proses pembiayaan.
Sedangkan di sisi yang lain, beberapa fungsi manajemen bisnis dilakukan oleh
kepala sekolah, guru, dan kepala departemen ketika mereka mengisi permintaan
anggaran, memesan persediaan, bertindak sebagai pengawas pendanaan klub
sekolah, atau melibatkan diri mereka sendiri dalam operasional keuangan lainnya.

Senada dengan hal tersebut, para pekerja di agensi pendidikan negeri yang
mengeluarkan dana, menghitung alokasi dana bantuan, dan mengawasi pengeluaran
lokal pada dasarnya sedang melakukan fungsi yang berkaitan dengan administrasi
bisnis sekolah. Oleh karena itu, administrasi bisnis sekolah mempengaruhi
beberapa deskripsi dan posisi pekerjaan. Di sini kita akan membahas fungsi
finansial, dan bukan deskripsi posisi pekerjaan.

Fungsi utama dari administrasi bisnis sekolah di semua level adalah

manajemen pengeluaran. Sebagaimana semua aktifitas manajemen, manajemen
pengeluaran terbagi ke dalam tiga fase: perencanaan, implementasi, dan evaluasi.
Perbedaannya adalah bahwa ketika uang dilibatkan, maka akan terjadi perubahan
tatanama. Perencanaan keuangan disebut dengan penganggaran; implementasi
melibatkan laporan; evaluasi melibatkan audit.

Penganggaran bisa dianggap menjadi fungsi utama karena hal ini melibatkan
keputusan awal dengan yang mana nantinya fase siklus tersebut bergantung.
Anggaran dapat didefinisikan sebagai rencana keuangan di masa mendatang,
biasanya untuk satu tahun namun juga memungkinkan untuk jangka waktu yang
lebih lama atau pun lebih sebentar. Laporan merupakan proses klasifikasi,
pencatatan, dan merangkum transaksi keuangan, serta seringkali mendeskripsikan
aktifitas keorganisasian yang mengikuti terjadinya transaksi tersebut. Audit dapat
didefinisikan sebagai kajian dari transaksi keuangan untuk menjamin akurasi,
kelengkapan, legalitas, dan kemungkinan perbandingan dengan praktek yang dapat
diterima secara umum.

Tugas awalnya adalah untuk meyakinkan bahwa dana diklasifikasikan ke

dalam beberapa kategori yang masuk akal bagi pemahaman pembuatan keputusan.
Kategori atau catatan tersebut berbeda antar sistem di sekolah yang satu dengan
yang lainnya. Tabel 1-11 memuat sekumpulan catatan umum yang komprehensif.
Masing-masing sistem sekolah menggunakan sekumpulan catatan yang lebih
terbatas dibandingkan dengan apa yang ditampilkan di sini, namun gambar tersebut
menunjukkan cakupan kemungkinan yang tersedia.

Dengan melihat heading utama pada tabel 1-11 dari kanan ke kiri, catatan
dana terpisah meyakinkan bahwa uang yang harus diidentifikasi pada fase
implementasi dan evaluasi selaras dengan dana-dana lainnya. Sebagai contoh,
pemerintah federal mungkin membutuhkan dana Nama I dicatat secara terpisah dari
bagian-bagian pendanaan sekolah lainnya. Jika yang terjadi demikian, maka Nama
I uang (pendapatan khusus) tidak akan selaras dengan dana umum, uang yang dapat
digunakan untuk tujuan apa pun. Catatan objek, fungsi, unit operasional dan
program merupakan semu cara yang berbeda untuk mengklasifikasikan
pengeluaran yang sama. Objek didefinisikan sebagai layanan atau komoditas yang
dibeli. Fungsi mendeskripsikan tujuan luas untuk yang mana sebuah layanan atau
dana diperlukan. Unit operasional merupakan bangunan sekolah atau pusat-pusat
biaya lainnya. Program merupakan aktifitas terencana dan prosedur untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Pencatatan sumber dana
mengindikasikan unit pemerintah yang mengalokasikan uang.

Zero-based budgeting dipandang sebagai sebuah perbaikan untuk pendanaan

program. Dengan menggunakan teknik tersebut, setiap petugas administrasi
program akan menyiapkan sejumlah dana dengan beberapa alternatif level
pendanaan yang berbeda. Setiap alternatif akan mempunyai sebuah deskripsi
tertulis yang dilampirkan, yang mengindikasikan bagaimana program tersebut akan
dikembangkan dengan level pendanaan yang lebih tinggi atau diturunkan ke level
pendanaan yang lebih rendah. Secara teori, zero-based budgeting memberikan
cakupan alternatif yang lebih luas bagi para pengambil keputusan dalam mengambil
keputusan yang berkaitan dengan setiap program.

Pelaporan merupakan fungsi implementasi atau eksekusi: membelanjakan

dana sekolah sesuai dengan yang telah direncanakan (sepanjang hal tersebut bisa
dan memungkinkan dalam hal lingkungan yang berubah). Pencatatan tetap
menggunakan basis tunai; transaksi dikenali hanya ketika dana tunai diterima atau
dibayarkan. Basis akrual pencatatan mengenali catatan yang dapat dibayarkan,
catatan yang dapat diterima, dan barang-barang yang akan dibayarkan serta penting
untuk perencanaan pengeluaran. Selanjutnya, proses pencatatan menghubungkan
posisi fiskal distrik sekolah pada waktu tertentu.

Audit, fase terakhir dalam siklus manajemen keuangan, juga mempunyai

beberapa jenis. Salah satu perbedaannya adalah audit kantor dan audit lapangan.
Audit lapangan harus dibatasi untuk mengecek pelaporan dari konsistensi internal.
Audit lapangan menginvestigasi di lapangan untuk menentukan cadangan yang ada
untuk menyertai laporan dan dokumen tertulis. Perbedaan lainnya adalah antara
audit keuangan dan program. Audit program biasanya lebih komprehensif karena
keduanya meninjau langkah-langkah yang sebenarnya diikuti dalam memberikan
layanan bukan sekedar pengeluaran. Perbedaan ketiganya adalah antara audit
internal yang dilakukan oleh anggota sistem sekolah dan audit eksternal yang
dilakukan oleh pemerintah federal, departemen pendidikan negeri, atau firma
pelaporan swasta.

Dengan upaya terbaik, audit dapat melakukan lebih dari sekedar

menghentikan kesalahan keuangan atau pun doublecheck atas kesalahan yang
terjadi. Para auditor dapat menyarankan cara-cara yang diimprovisasi untuk
menjalankan bisnis dan metode terbaik untuk mengkomunikasikan informasi
keuangan pada publik. Ketika proses audit telah selesai, informasi keuangan yang
telah terverifikasi menjadi bagian catatan permanen dan biasanya ditransmisikan ke
level pemerintahan yang lebih tinggi. Untuk tujuan-tujuan perbandingan, data harus
dalam bentuk yang dapat dicocokkan dengan laporan unit pelaporan lainnya. Data
tersebut kemudian menjadi dasar untuk laporan-laporan keuangan sekolah negara
bagian dan federal.

Table 1-12 merangkum tentang uang dan pendidikan. Divisi tiga bagian dari
topik tersebut ditujukan untuk digunakan sebagai sebuah alat untuk mengelola
informasi, namun hal tersebut penting juga untuk merealisasikan bahwa terdapat
adanya situasi saling melengkapi. Tiga tpoik tersebut dapat diisolasikan untuk
pemahaman dan kajian, namun pada dasarnya hal tersebut hampir saling terkait.

Fungsi alokasi, distribusi, dan eksekusi tersebut berada dalam interaksi satu
sama lain secara terus menerus. Yakni, metode untuk meningkatkan dan
membelanjakan uang akan menentukan sejauh mana jumlah total yang
dibelanjakan. Sistem yang mungkin terbaik untuk distribusi dana dapat menjadi
kurang efekti bila dijalankan oleh manajemen yang tidak responsif. Di sisi yang
lain, manajemen responsif seharusnya menghasilkan alokasi yang lebih besar untuk
pendanaan pendidikan.

Tiga area tersebut telah memiliki evolusi dan perkembangan yang cukup
berbeda. Kemajuan pengetahuan di masa mendatang bisa berasal dari penelitian
dan praktek yang saling melengkapi divisi yang berubah-ubah ini.
1. Ekonomi pendidikan (fungsi alokasi): perkembangan konsep modal manusia,
nilai laba atas investasi, biaya-keuntungan, biaya-efektifitas, perencanaan
tenaga manusia.
2. Pendanaan pendidikan (fungsi distribusi): peningkatan penghasilan,
perencanaan pengeluaran, pertimbangan keadilan (siswa, wajib pajak, wilayah
geografis, guru, dan program sekolah).
3. Administrasi bisnis sekolah (fungsi manajemen): penganggaran, pelaporan,
audit.