El uso de los
audivisuales en la
presentación
Manu Marañón
Formador y coach
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación
ÍNDICE
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Guía práctica Los audiovisuales en la presentación
I. Comunica visualmente
1. Un buen apoyo y complemento. Funciones
- Destacan la esencia del contenido.
- Ordenan y enriquecen la presentación.
- Atraen la atención.
“Un buen audiovisual - Permiten recordar y memorizar más lo dicho.
da un valor añadido: lo
que se escucha más lo - Ilustran la exposición.
que se ve.” - Transmiten imagen de profesionalidad.
- Aclaran y refuerzan mensajes y datos complejos.
- Resaltan puntos clave, enfatizando lo esencial.
- Sintetizan, recapitulan y concluyen.
“Una presentación es
un taburete de 3 patas: - Dan seguridad a quién habla.
mensaje, historia visual “Antes de decidirnos por el uso de un audiovisual, quien habla,
y expresión.” debe tener en cuenta sus necesidades
Jim Endicott expresivas, y las condiciones ambientales y técnicas.”
Vamos a centrarnos sobretodo, en el audiovisual
más utilizado, es decir la diapositiva de Power Point,
Prezi... Las reflexiones y recomendaciones del uso de
los audiovisuales en este documento, se refieren a
la presentación con un auditorio que escucha a un
presentador/a una intervención en público.
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- Es más difícil para la audiencia procesar la información cuando “Los apoyos visuales
se le presenta a la vez en forma oral y escrita. no están pensados para
- El Power Point no es una herramienta para crear documentos. incluir párrafos completos,
sino titulares que resuman
- Quién presenta un “diapositimento”, diapositiva-documento, tiene o refuercen las palabras.”
tendencia a leer, y el resultado es aturullado, incomprensible,
ilegible y poco atractivo.
- Atraen la atención
- Estamos obligando a la audiencia a buscar la aguja portadora de
la información, en el pajar de nuestras palabras, tablas y gráficos
con excesivo texto.
- Ante la “tortura” audiovisual, la audiencia se pierde y se da por
vencida.
Son tres cosas distintas con objetivos distintos:
- La diapositiva, o el refuerzo visual de mi intervención. Lo que la
audiencia ve.
- El esquema-guión, que me servirán de mapa y guía. Las notas
que veré solo yo.
- El documento o material, que se entrega al público y se llevará
a casa.
Algunas charlas regulares las han salvado unas buenas ayudas
visuales y charlas excelentes se han malogrado por un inadecuado
uso de las mismas. Pueden servir de apoyo ó suponer un obstáculo.
Las transparencias no están para servirte a ti sino para servir a la
audiencia. Abandona el uso del Power Point como una muleta en la
que apoyarte y transfórmalo en una herramienta de amplificación de
tu mensaje.
“Mucho cuidado con las intervenciones en apariencia muy
profesionales, con excelentes ayudas visuales, pero al mismo tiempo
muy frías y distantes.”
“El diseño es necesario
porque ayuda a
II. Fundamentos de diseño a contemplar organizarla información
y a mostrarla con más
El atractivo visual de una presentación influye en su capacidad claridad.El diseño
persuasiva. Las transparencias que son fáciles de procesar generan no es en ningún
más sentimientos positivos. caso decoración.”
Los 4 principios básicos del diseño (Robin Williams):
1. Proximidad “Diseñar diapositivas consiste en
2. Alineación proporcionar apoyos al presentador, en vez
de ú nicamente crear imágenes bonitas.”
3. Repetición
Nancy Duarte
4. Contraste
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“Aprendamos a ver
el espacio vacío y a El propósito básico del principio de proximidad es organizar la
utilizarlo de forma que información. Acercar ó alejar las cosas con el fin de conseguir,
aporte mayor claridad.” un aspecto más organizado. Los elementos relacionados, deben
agruparse. No forcemos a la audiencia a pensar... No les hagamos
Garr Reynolds
“pensar” s oluciones incorrectas.
Nuestra mente agrupa los elementos similares en una unidad visual.
Los elementos conectados por líneas se perciben como formando
parte del mismo grupo. Los elementos encerrados por un borde se
ven como parte del mismo grupo.
El uso inteligente del espacio vacío permite conseguir el equilibrio
y claridad adecuados. Proporciona elegancia y claridad. Proporciona
“El espacio vacío a un diseño el aire necesario y permite respirar a los elementos
proporciona armonía y positivos.El espacio vacío puede ser de cualquier color.
equilibrio. Provee el aire El espacio vacío o en blanco, destaca los elementos positivos y
para que respiren los su relación. La simplicidad es preferible a la complejidad. Evitar la
elementos de la sensación global de confusión y abarrotamiento.
transparencia. El
Entre diseños de funcionalidad equivalente debería seleccionarse
espacio vacío es fértil.”
el más simple. Es fundamental practicar y trabajar el ejercicio
Gonzalo Alvarez de eliminación y simplificación. Los clipart de relleno no aportan
informacióny restan profesionalidad.
“El espacio en blanco es como relajar
la vista. Es un espacio tan importante
en la diapositiva como el titular,
los destacados o los diagramas. La
densidad es un fracaso del diseño.”
Nancy Duarte
2. Alineación
No ubiques nada en la transparencia arbitrariamente. Los elementos
de la transparencia deben tener conexión visual entre sí. Que
parezcan unidos, conectados e interrelacionados. Aunque no estén
juntos físicamente se deben percibir como una unidad. La alineación
correctasuministra ese vínculo.
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3. Repetición
“Cada transparencia individual y cada presentación deberían sentirse
como parte de un todo unificado.”
Garr Reynolds
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4. Contraste
Contraste significa diferencia. Tenemos que hacer que los elementos
que no sean iguales parezcan claramente diferentes. Destacar
contrastes es una de las mejores formas de añadir interés y dotarle
de sentido a tu diseño. La diferencia está en oponer tamaño, forma,
tono o color, orientación y posición.
El contraste entre dos elementos, se crea cuando son verdaderamente
diferentes. El contraste ayuda a crear jerarquías y a organizar la
“Sin contraste estás información en la presentación.
muerto.”
Paul Rand
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1. Las fuentes
“La tipografía es una
voz que va más allá de
la mera sintaxis.”
Ban Comic Sans
Manifiesto
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3. El título
“El título es el elemento más importante porque dirige todas
las decisiones que tomarás sobre el resto de la transparencia”
“Las presentaciones deben Bruce Gabrielle
ser sencillas y respaldar
Si al primer golpe de vista la transparencia no orienta rápidamente,
la comunicación,en lugar
los asistentes se desorientan. Diseña transparencias que orienten con
de ser la comunicación.”
rapidez.
Nancy Duarte
Usa frases completas
Utiliza las palabras clave como título. A la vez resulta recomendable
usar la frase completa con sujeto y predicado. ¿Porqué?:
L as palabras clave, identifican el tema, la frase completa añade
una perspectiva específica sobre él.
Reorientan inmediatamente a la audiencia y al ponente.
Permite centrarte en el mensaje principal
Veamos un ejemplo: Es lo mismo “N.º contratos enero–agosto” que
“En agosto se alcanzó el mayor n.º de contratos de la historia”.
Titula con el mensaje clave que deseas comunicar. Te ayudará a
centrarte en la idea central y a excluir lo demás. Un buen título,
una buena afirmación, te ayudará a seleccionar la evidencia y/o la
ilustraciónmás adecuada para apoyarlo.
“Pregúntate si tu mensaje se puede procesar de forma efectiva en
sólo 3 segundos. Las presentaciones son un medio que se basa en
el vistazo, más parecido a un cartel publicitario que a cualquier otro
medio.”
Nancy Duarte
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4. El medio es el mensaje
“El valor de una transparencia Asegúrate que el
no viene determinado por la títuloresponde a la
cantidad de información que pregunta:¿Qué estas
contiene, sino por la claridad tratandode contar con
con que comunica su mensaje.” esta transparencia?
Nancy Duarte
Buena imagen y un breve men-
saje. Las imágenes refuerzan
emocionalmente el contenido, apelando a la cabeza y al corazón.
Cuando texto e imagen se complementan y refuerzan se dispara la
comprensióny el recuerdo.
El mensaje, el tipo de letra y la ubicación afectan totalmente al
sentido de la fotografía. Del mismo modo que la historia de una imagen
cambia acompañándola de textos diferentes, distintas imágenes
pueden cambiar radicalmente el sentido de un mismo texto.
El texto sobre el espacio en blanco
“¿Cuál es el mensaje?
Pon el texto sobre el espacio en blanco de la imagen. Asegura ¿Por qué es importante?
el contraste entre texto e imagen. Si no es posible recurre a una ¿Si mi audiencia
formade otro color que contraste. Y puede ser opaca o permitir un recordara una sola cosa
grado de transparencia variable. Sea cual sea úsalo en el resto de ¿Cuál debería ser esta?”
diapositivasde la presentación (ppio repetición).
5. L as tablas comunican información cuantitativa de forma
compacta
Mostrar datos y estadísticas durante una presentación de forma
cautivante y comprensible es siempre tarea difícil. Los números suelen
estar reñidos con la asimilación visual.
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Según Nancy Duarte, las 5 reglas para presentar datos con claridad
son:
1. D
í la verdad. Lo más importante es la credibilidad. Ten a mano
el informe de datos completo
2. V
ete al grano. Para comunicar los datos de manera eficaz,
primero determina las conclusiones a las que quieres llegar.
“Ser fieles a un ¿Qué quiero que recuerden de estos datos? De mismos datos
principiopor encima de se pueden sacar diferentes conclusiones
todos: la claridad. Cada 3. U
tiliza la herramienta adecuada. Los gráficos más habituales
dato debe transmitir en las comunicaciones de datos son los gráficos de líneas, de
un mensaje claro.” barras y circulares.
Gonzalo Alvarez Los gráficos circulares sólo funcionan para mostrar grandes
diferencias en la proporción, sobretodo porcentajes y deben
tener pocas secciones. La suma debe dar 100.
Los gráficos de barras son
visualmente más precisos
que los circulares y permiten
exponer grupos de datos más
amplios.
“Dí la verdad, vete al grano, utiliza
la herramienta adecuada, resalta lo
importante, hazlo fácil.”
Nancy Duarte
4. R
esalta lo importante. El propósito de las diapositivas no es
exponer todos los datos, sino comunicar conclusiones o ideas.
Piense en un gráfico de datos en 3 capas: a) Fondo. La capa
del fondo proporciona el contexto, la escala y las referencias
de datos. b) Datos. El gráfico tiene que mostrar un contraste
suficiente. c)Énfasis. El énfasis diferencia el mensaje primordial
del general. El mensaje debe ser un aspecto de los datos que se
enfatiza o una conclusión de los mismos.
5. H
ázlo fácil. Guárdate la decoración para Navidad. Ante todo
sencillez y evitar ornamentos innecesarios, que sólo sirven para
confundir y distraer.
“A veces lo mejor es que Las tablas y los gráficos constituyen las 2 formas principales de
no haya un gráfico y es estructurar y comunicar visualmente información cuantitativa. Ninguno
suficiente un mensaje de los dos medios es superior al otro: simplemente son diferentes, cada
clave ó que el mensaje uno con sus fortalezas y debilidades y con distintas aplicaciones. A veces
es sólo una cifra.” si sólo pretendemos informar de 1 o 2 números, el lenguaje escritolo
comunicará con eficacia. En una transparencia el público no puede
examinar los datos de cerca, por ello la insistencia en la claridad.
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a. Tablas:
Los datos se expresan en forma de texto. Los datos se disponen en
filas y columnas. Sus ventajas:
F uncionan mejor cuando el objetivo es mostrar valores individuales
exactos o cuando es crítico mostrar con precisión valores
cuantitativos
demás de para mostrar información cuantitativa sirven para
A
comparar características entre dos o más entidades.
Las tablas no deben incluir demasiada información. Tu objetivo es
c omunicar el mensaje, no abrumar a la gente. Utiliza la tabla de números
solamente cuando los valores sean relevantes. Organizay formatea la
tabla para enfatizarlo. Elimina filas y columnas innecesarias.
En tablas complejas incluye totales y sumarios o líneas horizontales
o verticales para ayudar a guiar la vista.
b. Gráficos:
“Las tablas superan en general a los
gráficos al informar sobre pequeños
conjuntos de datos de 20 números
o menos. El poder especial de los
gráficosaparece en la representación
de grandes conjuntos de datos.”
Edward Tufte
“En un documento
impreso debes mostrar
todos los detalles, en
una transparencia sólo
los relevantes.”
Paul Rand
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2. H
erramienta. Determina si utilizar una tabla, un gráfico o
ambas.
Un gráfico no siempre es la mejor opción para presentar datos.
Quieres facilitar la búsqueda y comparación de valores
¿
individuales?¿Es necesario el valor exacto de las cantidades?
En tal caso utiliza la tabla
Tu mensaje está contenido en la forma de los datos:
¿
patrones, tendencias, comparaciones de varios valores? En
tal caso utiliza un gráfico.
Necesitas ambas cosas? Utiliza ambos. El gráfico permitirá
¿
de un vistazo captar la forma de los datos y la tabla encontrar
los valores exactos.
3. Relación. Determina el tipo de relación entre los datos
Si te has decidido por un gráfico, tienes 4
formas básicas de codificar visualmente valores
cuantitativos:
Puntos: cuadrados, círculos, triángulos,...
L íneas: Con o sin puntos para marcar los
“Hay que mostrar datos valores
sólo si nos ayudan Barras: Horizontales o verticales
a ilustrarnuestras
reas: Formas 2D que codifican el valor en función de su
A
conclusiones.”
área, como los gráficos circulares.
Nancy Duarte
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BIBLIOGRAFÍA
REYNOLDS, GARR. Presentación Zen. Ed. Pearson Educación.
DUARTE, NANCY. Slide:ology. Ed. Conecta.
ALVAREZ MARAÑÓN, GONZALO. El arte de presentar. Ed. Gestión 2000.
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Manu Marañón
Empresa:
— Asociación de Empresas de Durangaldea (DEE-AED)
— Debegesa. Sociedad para el Desarrollo Económico de Debabarrena
— Grupoi68, Layde Steel
Colegios Profesionales:
— Abogados de Alava, Bizkaia y Gipúzkoa. Consejo Vasco de la Abogacía.
— Ingenieros Industriales de Alava y Navarra.
— Ingenieros Técnicos Industriales de Bizkaia y Navarra.
Universidades.
—U niversidad de Deusto. Facultad de Derecho. Asociación Antiguos Alumnos.
Master en Abogacía y Práctica Jurídica.
—U PV-EHU. Facultad de Derecho. Master en Abogacía.
— UNED Bergara. Universidad a Distancia.
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Tef.: 650 470 251
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