2. Anda diposisikan sebagai admin di sebuah kantor jasa advokat/pengacara. Pada saat sedang
bekerja, ada orang yang datang dengan raut muka yang suntuk karena tekanan masalah.
Kebetulan petugas resepsionis sedang meninggalkan tempat untuk ke toilet. Sikap pelayan
yang sebaiknya Anda lakukan adalah ....
a. Mempersilahkan tamu untuk duduk sebentar dan menunggu petugas yang sebenarnya
b. Menyampaikan bahwa petugas sedang ke belakang, mohon untuk ditunggu sebentar
c. Anda ajak masuk ke ruangan Anda dan mengantarkan kepada pihak yang dituju
d. Sambil menunggu, tamu dipersilahkan duduk, tanyakan keperluannya, dan dibantu sesuai
standar
e. Mendiamkan tamu tersebut untuk beberapa saat sambil menunggu petugas yang semestinya
4. Program atau format yang digunakan dalam membuat suatu dokumen dapat dilihat dari
ekstensi nama file. Ekstensi untuk program Ms. PowerPoint adalah ….
a. .ppt
b. .flv
c. .cdr
d. .doc
e. .xls
6. K3 merupakan salah satu alat untuk melindungi tenaga kerja, perusahaan, lingkungan hidup.
Perlindungan tersebut merupakan ..
a. hak dan kewajiban pemerintah
b. kewajiban tenaga kerja terhadap perusahaan
c. kewajiban pemerintah terhadap warga negaranya
d. hak perusahaan sebagai bagian dari pemerintah
e. hak asasi tenaga kerja yang wajib dipenuhi perusahaan
10. Gambar di bawah ini merupakan gambar kegiatan mengkode surat. Sistem kearsipan yang
tepat untuk diterapkan adalah....
a. sistem masalah
b. sistem wilayah
c. sistem tanggal
d. sistem nomor
e. sistem abjad
11. Kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan
baik atau siap untuk dipakai disebut kegiatan ....
a. Perlindungan
b. Penjagaan
c. Pengawasan
d. Pengamanan
e. Pemeliharaan
12. Untuk penyimpanan arsip dengan sistem DDC, dibutuhkan laci sebanyak ....
a. 100 buah
b. 1 buah
c. 10.000 buah
d. 10 buah
e. 1000 buah
14. Bila pimpinan menerima e-mail melalui alamat e-mail kantor, yang harus dilakukan oleh
sekretaris adalah ....
a. memberitahukan hal tersebut kepada pimpinan agar membukanya sendiri
b. membuka, mencetak, mencatat, dan menyerahkannya kepada pimpinan
c. memberitahukan kepada pimpinan dan menunggu perintah selanjutnya
d. membuka, mencetak, dan menyerahkannya kepada bagian penerimaan surat
e. membiarkan saja, karena itu bukan untuk kantor
15. Pengertian recalling dari suatu proses penghimpunan data adalah ....
a. penyimpanan data
b. penyortiran data
c. penduplikasian data
d. Pengambilan kembali data
e. pemutakhiran data
16. Dalam pengolahan dokumen, salah satu fasilitas pada microsoft word yang digunakan untuk
membuat surat massal, seperti surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan dan
sebagainya menggunakan fasilitas...
a. main document
b. mailing list
c. mail merge
d. merge field
e. start mail
17. Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda meliputi langkah-langkah sebagai
berikut :
a. penyortiran, Pembukaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian, pengarahan
b. penerimaan, pembukaan, pencatatan, pengarahan, penyampaian, penyimpanan
c. penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan, penyampaian, penyimpanan
d. penerimaan, penyortiran, pembukaan, pencatatan, penyampaian, penyimpanan
e. penyortiran, pembukaan, pencatatan, pendisposisian, penyampaian, pengarahan
18. Jika suatu perusahaan terdiri dari beberapa bagian dimana letak bagian-bagian tersebut agak
berjauhan padahal setiap harinya harus berkoordinasi, maka media komunikasi yang paling
tepat dan murah adalah ….
a. Telephone
b. Fax
c. Aiphone
d. E-mail
e. Speaker
19. Pendekatan dengan konsep sadar lingkungan dapat dilakukan dengan cara menggunakan 4R.
Penerapan salah satu R yaitu Reuse yang diterapkan di perkantoran adalah ….K3 merupakan
salah satu alat untuk melindungi tenaga kerja, perusahaan, lingkungan hidup. Perlindungan
tersebut merupakan ..
a. membuat air mancur di dinding agar terlihat sejuk
20. Cara mengidentifikasi berbagai percakapan atau panggilan telepon yang bernada mengancam
atau mencurigakan yaitu dengan cara mendengar ucapan penelepon. Penelepon yang
mencurigakan yaitu apabila ....
a. penelepon berbicara dengan nada tinggi
b. penelepon menyebutkan identitas diri
c. penelepon bersikap tenang
d. kata-kata yang digunakan santun
e. penelepon bersikap sabar
22. Dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan oleh sekretaris jika pimpinan akan mengadakan
perjalanan bisnis meliputi dokumen internal dan eksternal. Dokumen internal meliputi ....
a. paspor, visa, yellow card
b. paspor, surat tugas, surat jalan
c. surat keterangan fiskal, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas
d. surat keterangan fiskal, surat tugas, surat jalan
e. surat jalan, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas
25. Sistem pengelolaan dana kas kecil ada dua yaitu imprest fund system dan fluctuation fund
method system. Dibawah ini adalah ciri-ciri imprest fund system ....
a. saldo uang dapat diketahui setiap saat
b. dapat dilakukan pencatatan pengisian kas di tengah periode (tidak harus diawal)
c. total pengeluaran per pos tidak dapat diketahui secara cepat
d. terdapat informasi balance untuk memudahkan melihat jumlah antara debet dan kredit
e. setiap periode diketahui jumlah pengeluaran per pos/rekening, sehingga dapat digunakan
sebagai alat kontrol oleh atasan dalam menggunakan dana.
26. PT Pos Indonesia, dan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa titipan kilat, dalam
mengelola dokumennya lebih cocok menerapkan sistem kearsipan berdasarkan ....
a. Wilayah
28. Perbedaan antara Full Block Style dengan Semi Block style yaitu ..
a. pengetikan semua bagian surat pada Full Block Style di mulai dari kiri, sedangkan pada Semi
Block Style untuk setiap alinea baru masuk 5 spasi.
b. pengetikan semua bagian surat pada Semi Block Style di mulai dari kiri, sedangkan pada Full
Block Style untuk setiap alinea baru masuk 5 spasi.
c. pengetikan semua bagian surat pada Semi Block Style di mulai dari kiri, sedangkan pada Full
Block Style untuk alamat yang dituju di sebelah kanan.
d. pengetikan semua bagian surat pada Full Block Style di mulai dari kiri, sedangkan pada Semi
Block Style untuk setiap alinea baru masuk 7 spasi.
e. pengetikan semua bagian surat pada Semi Block Style di mulai dari kiri, sedangkan pada Full
Block Style untuk setiap alinea baru masuk 7 spasi.
29. Alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari
aslinya dalam jumlah banyak dan lebih cepat menggunakan ….
a. Scanner
b. Mesin Sheet Stensi
c. Risograph
d. Mesin Offset
e. Printer
30. Cara berpenampilan yang baik bagi pegawai kantor laki-laki pada waktu jam kerja sebaiknya
menggunakan
a. tshirt dan sepatu sport
b. hem warna muda dan celana dari kain
c. celana model pensil
d. celana yang casual
e. tshirt dari celana casual
32. Insert Rows Above adalah fasilitas yang digunakan dalam pemformatan tabel berfungsi
untuk….
a. untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel
b. untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel
c. untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel
d. untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel
e. untuk menyisipkan kolom dan baris baru
33. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan bila membeli peralatan kantor yaitu ...
a. Harus yang mahal
b. Harus yang berat
c. Harus yang awet
d. Harus yang ringan
e. Harus yang murah
35. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang
tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud
jika organisasi menerapkan prinsip…
a. pendelegasian wewenang
b. kesatuan perintah
c. koordinasi
d. pembagian kerja
e. tingkat pengawasan
36. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat
yang baik adalah ...
a. singkat, padat, sopan, santun
b. jelas, lugas, menarik, sopan
c. jelas, bermakna, menarik, singkat
d. singkat, jelas, padat, berisi
e. jelas, lengkap, berbobot, sopan
40. Pelaksanaan rerkrutmen pegawai yang di umumkan melalui iklan di media masa,
merupakan pengertian dari …
a. Sumber eksternal
b. Metode terbuka
c. Metode tertutup
42. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima
membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ...
a. menyortir, mengagenda, mendisposisi
b. membuka sampul, mengagenda, mendisposisi
c. menyortir, membuka sampul , mengagenda
d. mengagenda, membaca isi, mendisposisi
e. membuka sampul, membaca surat, mengagenda
43. Berikut terdapat 2 dokumen transaksi pada CV Makmur Jaya yang berupa kwitansi dan nota
kontan
Soal Essay
46. Sebutkan pembagian peralatan kantor berdasarkan bentuk dan penggunaannya!
47. Jelaskan pengertian komunikasi!
48. Jelaskanlah pengertian penilaian kerja pegawai!
49. Perhatikan data dan tabel berikut ini:
== Selamat bekerja ==
49.
50.
- membuat agenda atau jadwal rapat
- mempersiapkan peserta rapat (membuat surat undangan rapat)
- mempersiapkan ruangan dan layout rapat
- membuat daftar acara
- mempersiapkan bahan rapat
- mempersiapkan peralatan rapat