A.

Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas
Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang
menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai
baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru,
ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan
pegawai.

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis

kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari
segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah
dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan
organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:

a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh
suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya
pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit,
dan lain-lain.

b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi,
yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan
itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja,
misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan
selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para
medis di rumahrumah sakit pemerintah.

c. Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka
waktu tertentu.

Page 1
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu
jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan
kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus
ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.
Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara
dengan baik dalam suatu organisasi.

f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh
suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan
formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau
merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang
bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan
tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan
diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk
pekerjaan itu.

h. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan
mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja
yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah
pegawai yang diperlukan.

Page 2
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus
diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun
penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis
kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan
keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus
didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah
disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis
kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang
tersedia.

Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah

yang harus dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil
perekrutan pegawai baru lebih ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana
yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip diatas juga dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-prinsip yang tentunya
dimiliki perusaan sendiri.

B. Sistem penyusunan formasi

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang
ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar
kecilnya beban kerja.Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system
yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban
kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

Metode
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun
demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan
dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih
adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :

 Hasil kerja
 Objek kerja

Page 3
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan

penysunan formasi pegawai

Prinsip Penyusunan Formasi

Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau
promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak
berubah.

C. Faktor-Faktor Penyusunan Formasi

Faktor yang mempengaruhi penempatan formasi diatur dalam pasal 2
peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1976 yang menyatakan bahwa formasi untuk
masing-masing satuan organisasi Negara disusun berdasarkan:
a. Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh
suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya misalnya
pengetikan pemeliharaan arsip, penelitian, dan lain-lain.
b. Sifat pekerjaan yang mempengaruhi penetapan formasi lamanya waktu yang
digunakan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui pekerjaan
pada umumnya dapat dilakukan selama 24 jam terus menerus memerlukan
pegawai yang lebih banyak.
c. Perkiraan beban kerja dan kemampuan Pegawai Negeri sipil dalam jangka waktu
tertentu. Yang dimaksud dengan beban kerja adalah frekwensi rata-rata, masing-
masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja
masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan

Page 4
 perhitungan/pengalaman. Misalnya perkiraan beban kerja pengetikan dan
pengangendaan dapat didasarkan jumlah dan jenis perkara yang terjadi pada
waktu dan daerah tertentu. Apabila sudah dapat diperkirakan beban kerja masing-
masing satuan organisasi, untuk menentukan jumlah pegawai yang diperlukan
ditetapkan perkiraan kapasitas seseorang Pegawai Negeri.
d. Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat berpengaruh dalam menentukan formasi,
misalnya apabila ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat
pekerjaaan harus dikerjakan oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka
harus diangkat pegawai untuk menjalankan pekerjaan itu.
e. Jenjang dan jumlah pangkat pekerjaan yang tersedia, jenjang jumlah dan jabatan
yang tersedia dalam masing-masing satu organisasi harus selalu diperhatikan
dalam menentukan formasi, sehingga dengan demikian dapat dipelihara piramida
kepangkatan dan jabatan yang sehat.
f. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan tugas
pokok mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang diperlukan.
g. kemampuan keuangan negara
dalam menetapkan formasi, faktor kemampuan keuangan negaraadalah faktor
penting yang harus selalu diperhatikan.

D. Analisa Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh
suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis
jabatan meliputi:

1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang
tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-
syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas
tertentu misalnya pendidikan tertentu,

Page 5
 3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan
fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat
yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan
fungsional serta jumlah yang diperlukan.

Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam
penyusunan formasi pegawai, yakni:

1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu
satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam
jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan
pegawai disebut juga dengan Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic,
teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat
sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program
yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang
menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau
sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar
kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

E. Pengadaan Pegawai
Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan
diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat
melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah
kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan
yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang
diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan
bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah

Page 6
diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain
menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus
diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-
prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai
pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik.

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka

pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya
ATAU prosedur pengadaan pegawai sebagai berikut:

1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan

penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian
pekerjaan.
2. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern
maupun ekstern.
3. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran
pekerjaan dan perincian pekerjaan.
4. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
5. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang
masuk.
6. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi
persyaratan).

Page 7
 7. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun
standar kelulusan).
8. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti
tes atau ujian.
9. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes,
dan kesehatan jasmani.
10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon
yang lulus.
11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa
percobaan.
13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass,
wewenang dan tanggung jawab.
18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para
pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.

F. Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut
:
a. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih
belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai
keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

Page 8
e. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan
menggunakan alat dan perantara.
f. Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat
tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan
bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan
secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label
tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian
permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari
sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data
dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat,
karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam
bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah
datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada
back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data
konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang
tempat penyimpanan data.

Page 9
 4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada
penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada
proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang
akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang
fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya
berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan
masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital
yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap
pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung
jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai
autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message
(steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para
pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain
secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi
dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas
seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu
cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam
variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.

Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

1. Biasakan menyimpan dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.

2. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau

sesuai masalahnya.

3. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.

4. Pastikan dokumen ada ditempat aman.

5. Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.

6. Taburkan kamper atau beri butir penyerap air (slice gel) dalamrak/lemari.

7. Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak
lembab/lengket.

Page
10
 8. Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur
dokumen

9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan

memberi penanda ditempatnya.

10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman
denganmenggunakan scanner.

G. Pangkat Dan Jabatan

1. Pengertian Pangkat dan Jabatan Pegawai

Yang dimaksud dengan pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan

tingkat seorang pegawai dalam susunan kepegawaian dan yang digunakan
sebagai dasar penggajian. Oleh karena itu setiap pegawai diangkat dengan
pangkat tertentu.
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas
pengabdian pegawai yang bersangkutan terhadap instansi tertentu. Misalnya
Pegawai Negeri Sipil (PNS) terhadap Negara, Pegawai kantor terhadap
perusahaannya dan lain-lain. kenaikan pangkat ini dimaksudkan agar pegawai
tersebut mampu meningkatkan tingkat produktivitasnya, memiliki motivasi
yang lebih untuk lebih melakukan hal-hal yang bersifat inovatif atau
setidaknya tidak akan melanggar aturan yang ada didalam instansi.
Jabatan adalah sekelompok posisi yang sama dalam suatu organisasi.
Dalam Pegawai Negeri Sipil (PNS) jabatan adalah kedudukan yang
menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang pegawai
negeri sipil dalam kerangka suatu satuan organisasi.

2. Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional

Jabatan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu jabatan structural
dan jabatan fungsional. Jabatan struktural adalah jabatan yang secara tegas
ada dalam struktur organisasi, seperti sekretaris jenderal, direktur, kepala
seksi dan lain-lain. Sedangkan jabatan fungsional adalah jabatan yang ditinjau
dari sudut fungsinya dalam suatu satuan organisasi, misalnya peneliti, dokter
ahli, juru ukur dan lain-lain. jadi jabatan structural terikat dalam tugas yang

Page
11
 sama untuk suatu organisasi, sedangkan jabatan fungsional merupakan
jabatan yang berdasarkan pada fungsi atau tugas khusus masing-masing.

3. Hubungan Pangkat dan Jabatan

Pangkat dan jabatan pegawai sangat berhubungan erat. Dalam
Pegawai Negeri sipil, pangkat diangkat sebagai suatu pangkat dan jabatan
tertentu sesuai dengan kecakapan, pengabdian, dan prestasi kerja menurut
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam instansi yang lain.
pangkat dan jabatan sejalan (berbanding lurus) sesuai dengan tingkat
kemampuan terhadap instansi tempatnya bernaung dan peraturan yang
berlaku.
Dalam penjelasan pasal 17 ayat 2 UPK 1974, dikatakan bahwa dalam
pelaksanaan system karier dan system prestasi kerja harus ada kaitan antara
pangkat dengan jabatan, atau perlu adanya pengaturan jenjang kepangkatan
setiap jabatan. Pangkat pegawai negeri sipil yang diangkat dalam suatu
jabatan harus sesuai dengan pangkat yang diterapkan untuk jabatan itu.
Dalam jabatan structural, pegawai negeri sipil yang berpangkat lebih rendah
tidak dapat membawahi langsung pegawai negeri sipil yang berpangkat lebih
tinggi.
Selanjutnya hendaknya dibedakan pula antara pengertian pangkat
dengan golongan. Golongan menunjukkan ruang gaji. Pengangkatan pertama
menjadi pegawai ditetapkan sebagai calon pegawai negeri sipil dalam masa
percobaan dan kepadanya diberikan gaji pokok menurut golongan ruang gaji
yang sesuai dengan pangkat yang akan diberikan kepada yang bersangkutan.
Jadi golongan menunjukkan ruang gaji yang dipergunakan sebagai dasar
dalam menentukan gaji pokok.
Pangkat dan jabatan dapat dijelaskan dengan contoh sebagai berikut :
Pangkat
Golongan/ruang I/a - Juru Muda
Golongan/ruang I/d - Juru Tingkat I
Golongan/ruang II/a - Pengatur Muda, dan sebagainya.

Jabatan
Kepala - Kepala Seksi

Page
12
 - Kepala Bagian
- Kepala Biro
- Kepala Kantor Wilayah
- Kepala Dinas
Direktur
Direktur Jenderal

4. Kenaikan Pangkat Pilihan ·

Landasan Hukum
Ketentuan yang mengatur kenaikan pangkat pilihan dapat ditemukan dalam :
o Pasal 18 UPK 1974
o Pasal 9 sampai dengan pasal 12 peraturan pemerintah nomor 3 tahun 1980
tentang pengangkatan dalam pangkat pegawai negeri sipil.

Pengertian Kenaikan Pangkat Piliahan

Menurut penjelasan pasal 18 ayat 1 UPK 1974, yang dimaksud dengan
kenaikan pangkat pilihan adalah kenaikan pangkat yang membutuhkan
pemenuhan syarat-syarat yang ditentukan dan jabatan. Jadi, walaupun
seorang pegawai negeri sipil telah memenuhi syarat-syarat umum untuk
kenaikan pangkat, jika jabatannya belum memadai untuk pangkat itu, ia
belum dapat memperoleh kenaikan pangkat pilihan.
Pasal 9 peraturan pemerintah nomor 8 tahun 1980 merumuskan
kenaikan pangkat pilhan sebagai kenaikan pangkat yang diberikan kepada
pegawai negeri sipil yang memangku jabatan structural dan jabatan
fungsional tertentu dan telah memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan.
Dari rumusan tersebut dapat dikatakan bahwa kenaikan pangkat pilihan
hanya dapat diberika kepada pegawai yang memangku jabatan fungsional
dan structural tertentu. Jabatan fungsional yang dimaksud ditetapkan lebih
lanjut oleh menteri yang bertanggungjawab dalam bidang penertiban dan
penyempurnaan aparatur Negara dengan memperhatikan usul menteri, jaksa
agung, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi Negara, pimpinan
lembaga pemerintah non-departemen atau gubernur yang bersangkutan dan
setelah mendengar pertimbangan kepala badan administrasi kepegawaian
Negara.

Page
13
Syarat Kenaikan pangkat Pilihan
Pangkat pegawai negeri sipil dapat dinaikkan setiap kali setingkat lebih
tinggi apabila :
1. Empat tahun
a. Pegawai yang bersangkutan telah empat tahun dalam pangkat yang
sama
b. Setiap unsur dalam DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam dua
tahun terakhir.
2. Lima tahun
a. Pegawai yang bersangkutan telah lima tahun dalam pangkat yang
sama
b. Setiap unsur DP3 rata-rata bernilai baik, dengan ketentuan tidak ada
unsur penilaian yang bernilai kurang
3. Enam tahun
a. Pegawai yang bersangkutan telah enam tahun dalam pangkat yang
sama.
b. Setiap unsur dalam DP3 rata-rata cukup, dengan ketentuan tidak ada
unsur penilaian yang bernilai kurang.

Untuk syarat-syarat kenaikan pangkat pilihan yang masih dibawah

pangkat terendah dari suatu jenjang jabatan ditentukan sebagai berikut :
1. Dua Tahun
a. Pegawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya telah dua tahun
dalam pangkat yang sama
b. Pengawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya telah satu tahun
memangku jabatan.
c. Setiap unsur dalam DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam dua
tahun terakhir.
2. Tiga Tahun
a. Pegawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya telah tiga tahun
dalam pangkat.
b. Pegawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya telah satu tahun
memangku jabatan.

Page
14
 c. Setiap unsur dalam DP3 rata-rata bernilai baik dalam dua tahun
terakhir dengan ketentuan tidak ada unsur DP3 yang bernilai kurang.

Perlu diketahui bahwa kenaikan pangkat pilihan maksimum masih di

bawah pangkat terendah dari suatu jenjang jabatan sebanyak-banyaknya
tiga kali selama menjadi pegawai negeri sipil.
Kenaikan pangkat pilihan untuk pegawai negeri sipil yang memangku
jabatan fungsional ditentukan sebagai berikut :
1. Dua tahun
a. Pegawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya telah dua tahun
dalam pangkat yang dimilikinya.
b. Pegawai yang bersangkutan telah memenuhi angka kredit yang telah
ditentukan.
c. Setiap unsur dalam DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik selama dua
tahun terakhir.
2. Tiga tahun
a. Pegawai yang bersangkutan sekurang-kurangnya tiga tahun dalam
pangkat yang dimilikinya.
b. Pegawai yang bersangkutan telah memenuhi angka kredit yang
ditentukan.
c. Setiap unsur dalam DP3 rata-rata bernilai baik selama dua tahun
terakhir,dengan ketentuan tidak ada unsur penilaian yang bernilai
kurang.

Kenaikan Pangkat Pilihan bukan hak Pegawai

Kenaikan pangkat dan pilihan bukan merupakan hak pegawai,
melainkan kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada seorang
pegawai negeri sipil atas prestasi kerjanya. Pegawai negeri sipil yang telah
menunjukkan prestasi kerja yang tinggilah yang mungkin mendapat kenaikan
pangkat pilihan.

5. Kenaikan Pangkat Reguler

Landasan Hukum
Ketentuan yang mengatur kenaikan pangkat regular adalah :

Page
15
1. Pasal 18 UPK 1974
2. Pasasl 7 dan pasal 8 peraturan Pemerintah nomor 3 tahun 1980.

Pengertian Kenaikan Pangkat Reguler

Kenaikan pangkat regular adalah kenaikan pangkat yang diberikan
kepada pegawai yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan tanpa
memperhatikan jabatan yang dipangkunya.
Kenaikan pangkat regular bagi pegawai negeri sipil diatur sebagai
berikut :
a. Kenaikan pangkat regular pegawai yang memiliki surat tanda tamat belajar
sekolah dasar adalah sampai dengan pangkat pengatur muda golongan
ruang II/a.
b. Kenaikan pangkat regular pegawai yang memiliki surat tanda tamat belajar
sekolah menengah kejuruan tingkat pertama 3 tahun dan surat tanda tamat
belajar sekolah menengah kejuruan tingkat pertama 4 tahun sampai
dengan pangkat pengatur tingkat I golongan ruang II/d.
c. Kenaikan pangkat regular pegawai yang memiliki surat tanda tamat belajar
sekolah menengah umum tingkat pertama adalah sampai dengan pangkat
pengatur golongan ruang II/e.
d. Kenaikan pangkat regular pegawai yang memiliki surat tanda tamat sekolah
menengah umum tingkat atas, surat tanda tamat belajar sekolah mengenah
kejuruan tingkat atas non guru 3 tahun, izajah diploma I, surat tanda tamat
belajar sekolah menengah kejuruan tingkat ast non guru 4 tahun, surat
tanda tamat belajar kejuruan tingkat atas guru 3 tahun dan akta I adalah
sampai dengan tingkat I golongan ruang III/a.
e. Kenaikan pangkat regular pegawai yang memiliki izajah sarana muda dan
izajah diploma II adalah sampai dengan pangkat penata muda tingkatt U
golongan ruang III/b.
f. Kenaikan pangkat regular pegawai yang mempunyai izajah sekolah guru
pendidikan luar biasa, ijazah diploma II Politeknik, dan akta III adalah
sampai dengan pangkat penata golongan ruang III/c
g. Ijazah sarjana, ijazah dokter, apoteker adalah sampai dengan pangkat
penata golongan ruang III/d.

Page
16
 h. Ijazah pascasarjana, Spesialis I, dan akta IV adalah sampai dengan
pangkat Pembina golongan ruang IV/a.
i. Ijazah/gelar doctor, ijazah spesialis II dan akta V adalah sampai dengan
pangkat Pembina tingkat I golongan ruang IV/b.

Syarat-Syarat Kenaikan Pangkat regular

Kenaikan pangkat regular dapat diberikan setiap kali setingkat lebih
tinggi apabila pegawai negeri sipil yang bersangkutan :
a. Empat tahun :
a. Pegawai yang bersangkutan telah empat tahun dalam pangkat yang
dimilikinya.
b. Setiap unsur DP3 sekurang-kurangnya bernilai baik.
b. Lima Tahun :
a. Pegawai yang bersangkutan telah lima tahun dalam pangkat yang
dimilikinya.
b. Setiap unsur DP3 sekurang-kurangnya bernilai cukup.

Kenaikan Pangkat regular adalah hak Pegawai

Kenaikan pangkat regular merupakan hak pegawai, oleh sebab itu
apabila seorang pegawai telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan pada
dasarnya pangkat pegawai tersebut harus dinaikkan, kecuali apabila ada
alasan yang sah untuk menundanya.

6. Kenaikan Pangkat Anumerta

Landasan Hukum
Ketentuan yang mengatur pemberian kenaikan pangkat anumerta
dapat ditemukan dalam :
1) Pasal 19 ayat 6 UPK 1974
2) Pasal 19 sampai dengan pasal 25 peraturan pemerintah nomor 3 tahun
1980.

Pengertian Kenaikan Pangkat Anumerta

Kenaikan pangkat anumerta adalah kenaikan pangkat setingkat lebih
tinggi yang diberikan oleh pemerintah sebagai penghargaan kepada pegawai

Page
17
negeri sipil yang tewas dalam pengabdian dan atas jasa-jasanya kepada
Negara dan bangsa.

Yang dimaksud dengan tewas adalah :

a. Meninggal dunia dalam dan karena tugas kewajibannya.
b. Meninggal dunia dalam keadaan lain yang berhubungan dengan dinasnya,
sehingga kematian itu disamakan dengan meninggal dunia dalam dank
arena menjalankan tugas dan kewajibannya.
c. Meninggal dunia langsung karena luka atau cacat jasmani atau cacat rohani
yang didapat dalam dank arena menjalankan tugas dan kewajibannya. d.
Meninggal dunia karena perbuatan anasir yang tidak bertanggungjawab
ataupun sebagai akibat tindakan terhadap anasir itu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Hal-hal penting yang perlu diperhatikan sehubungan dengan
pemberian kenaikan pangkat anumerta adalah sebagai berikut :
a. Pegawai negeri sipil yang tewas dinaikkan pangkatnya setingkat lebih
tinggi.
b. Kenaikan pangkat anumerta mulai berlaku pada tanggal tewasnya pegawai
negeri sipil yang bersangkutan.
c. Keputusan kenaikan pangkat anumerta diusahakan sebelum pegawai
negeri sipil yang tewas tersebut dikebumikan.
d. Agar pelaksanaan pemberian kenaikan pangkat anumerta tepat pada
waktunya, pejabat yang berwenang dapat mengeluarkan keputusan
sementara.
e. Apabila tempat kedudukan pejabat yang berwenang jauh sehingga tidak
memungkinkan pemberian kenaikan pangkat tepat pada waktunya,
keputusan sementara diberikan oleh gubernur atau bupati/walikota yang
bersangkutan.
f. Keputusan sementara tentang pemberian kenaikan pangkat anumerta
tersebut dilaporkan kepada pejabat yang berwenang disertai dengan
bahan-bahan sebagai dasar pertimbangan pengeluaran keputusan
sementara.

Page
18
g. Laporan tersebut dikirim dalam waktu tujuh hari sejak mulai berlakunya
keputusan sementara.
h. Kenaikan pangkat anumerta membawa akibat dalam bidang keuangan,
yaitu kenaikan gaji pokok yang dengan sendirinya merupakan dasar dalam
pemberian pension untuk menetapkan pension pokok bagi janda/duda
pegawai negeri sipil yang tewas tersebut. Akan tetapi keputusan sementara
tentang pemberian kenaikan pangkat anumerta tidak membawa akibat
keuangan. Akibat keuangan dari keputusan semenara baru timbul sesudah
keputusan yang tetap (defenitif) dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

Prosedur Penetapan Keputusan Tetap

Apabila terdapat alasan-alasan yang cukup untuk memberikan
kenaikan pangkat anumerta, pejabat yang berwenang menyampaikan usul
tersebut kepada :
1. Kepala BAKN bagi pegawai negeri sipil golongan ruang IV/a ke bawah
2. Presiden bagi pegawai negeri sipil golongan ruang IV/b keatas.

Apabila ternyata pegawai yang diusulkan kenaikan pangkatnya

memenuhi persyaratan, keputusan sementara tentang pemberian kenaikan
pangkat anumerta :
1. Ditetapkan menjadi keputusan (defenitif) oleh pejabat yang berwenang
setelah mendapat persetujuan dari kepala BAKN, bagi pegawai negeri sipil
golongan IV/a kebawah.
2. Ditetapkan menjadi keputusan tetap (defenitif) dengan keputusan presiden
bagi pegawai negeri sipil golongan ruang IV/b ke atas.

Perlu diketahui bahwa apabila pegawai yang bersangkutan tidak

memenuhi syarat-syarat untuk memberi kenaikan pangkat anumerta,
keputusan sementara tentang kenaikan pangkat tersebut tidak dapat
ditetapkan jadi keputusan tetap (defenitif), dengan ketentuan bahwa
keputusan sementara tersebut tidak perlu dicabut/dibatalkan.

Page
19
7. Pengangkatan dalam Jabatan
Landasan Hukum
Ketentuan yang mengatur pengangkatan dalam jabatan pegawai negeri
sipil dapat ditemukan dalam :
1. Pasal 17 UPK 1974
2. Pasal 19 sampai dengan pasal 22 UPK 1974

Hal-hal yang perlu diketahui

1. Pegawai negeri sipil diangkat dalam suatu pangkat dan jabatan tertentu
sesuai dengan kecakapan, pengabdian dan prestasi kerjanya menurut
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam rangka pelaksanaan
system karier dan system prestasi kerja harus ada kaitan antara
kepangkatan dengan jabatan, atau dengan perkataan lain perlu ada
pengaturan jenjang kepangkatan pada setiap jabatan. Pangkat pegawai
negeri sipil yang diangkat dalam suatu jabatan harus sesuai dengan
pangkat yang ditentukan untuk jabatan itu.
2. Prinsip pokok penempatan dalam jabatan adalah menempatkan dalam
jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat
(the right man on the right side). Dalam system pembinaan karier yang
sehat selalu ada kaitan yang erat antara jabatan dan pangkat, artinya
seorang pegawai negeri sipil yang ditunjuk menduduki sesuatu jabatan
harusnya memiliki pangkat yang sesuai dengan jabatan itu. 3. Dalam upaya
menjamin objektivitas dalam mempertimbangkan dan menetapkan
kenaikan pangkat dan pengangkatan dalam jabatan, perlu diadakan daftar
penilaian pelaksanaan pekerjaan (condiute staat) dan daftar urut
kepangkatan (ranglyst).
4. Demi kelancaran pelaksanaan tugas, pegawai negeri sipil yang memangku
jabatan tertentu yang dalam menjalankan tugasnya dilapangan perlu
dengan segera dikenali oleh masyrakat umum, tanda pengenal perlu
segera ditetapkan, umpamanya pejabat bea cukai, imigrasi dan lain-lain.
tanda pengenal itu dapat berupa seragam dan atau tanda lain yang
diperlukan.
5. Untuk kepentingan pelaksanaan tugas kedinasan dan sebagai salah satu
usaha untuk memperluas pengalaman dan mengembangkan bakti, perlu

Page
20
 diadakan perpindahan jabatan dan perpindahan wilayah kerja bagi pegawai
negeri sipil terutama bagi mereka yang menjabat pimpinan dengan tidak
merugikan hak kepegawaiannya.

H. Unsur-Unsur Yang Dinilai

Unsur-unsur yang dinilai dalam DP3 meliputi:
1. Kesetiaan
Dalam arti sempit kesetiaan adalah ketaatan, dan pengabdian kepada
Pancasila, UUD 1945, Negara dan pemerintah. Sedangkan dalam arti yang
luas yang dimaksud dengan kesetiaan adalah tekad dan kesanggupan
mentaati, melaksanakan, dan mengamalkan sesuatu dengan disertai penuh
dengan kesadaran dan tanggungjawab. Tekad dan kesanggupan tersebut
harus dibuktikan dalam sikap dan tingkah laku sehari-hari serta dalam
pelaksanaan tugas. Pada umumnya yang dimaksud dengan pengabdian
adalah penyumbangan pikiran dan tenaga secara iklas dengan
mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan golongan dan pribadi.
2. Prestasi Kerja
Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Pada umumnya
prestasi seorang pegawai dipengaruhi oleh kecakapan, keterampilan,
pengalaman dan kesungguhan pegawai yang bersangkutan
3. Tanggung Jawab
Tanggung jawab adalah kesanggupan seorang pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya
dan tepat pada waktunya serta berani memikul resiko atas keputusan yang
diambilnya atau tindakan yang diakuinya.
4. Ketaatan
Ketaatan adalah kesanggupan seorang pegawai untuk menaati segala
peraturan perundang-undangan dan peraturan kedinasan yang berlaku,
menaati perintah yang diberikan oleh atasan yang berwenang, serta
kesanggupan untuk tidak melanggar larangan yang ditentukan.
5. Kejujuran

Page
21
 Pada umumnya yang dimaksud dengan kejujuran adalah ketulusan hati
seorang pegawai dalam melaksanakan tugas dan kemampuan untuk tidak
menyalahgunakan wewenang yang diberikan kepadanya.
6. Kerja Sama
Yang dimaksud dengan kerjasama adalah kemampuan seseorang
pegawai untuk bekerja bersama-sama dengan orang lain dalam
menyelesaikan suatu tugas yang ditentukan, sehingga tercapai daya guna
dan hasil guna yang sebesar-besarnya sesuai dengan target yang
dutentukan.
7. Prakarsa
Prakarsa adalah kemampuan seorang pegawai untuk mengambil
keputusan, langkah-langkah atau melaksanakan suatu tindakan yang
diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok tanpa menunggu perintah dari
atasan.
8. Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan seorang pegawai untuk
meyakinkan orang lain sehingga dapat dikerahkan secara maksimal untuk
pelaksanaan tugas pokok. Dapat juga dikatakan, kepemimpinan adalah
kemampuan seseorang pegawai negeri sipil untuk mempengaruhi orang lain
sehingga orang tersebut memiliki kemauan dan semangat kerja dalam
melaksanakan tugasnya.

I. Pejabat Penilai
Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yang dinilai, dengan ketentuan
sebagai berikut:

1. Serendah-rendahnya Kepala Urusan atau pejabat lain yangsetingkat

dengan itu, kecuali ditentukan lain oleh Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan
Kesekretariatan, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Pimpinan Lembaga
Pemerintah Non Departemen, dan Gubernur dalam lingkungan masing-
masing.
2. Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi PNS
yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali untuk suatu mutasi
kepegawaian maka pejabat penilai dapat melakukan penilaian

Page
22
 pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang
ditinggalkan leh pejabat yang lama.
3. Pejabat peniaia berkewajiban melakukan penilaian terhadap PNS yang secara
langsung berada di awahnya.
4. Penilaian dilakukan pada bulan Desember tiap-tiap tahun, jangka waktu
penilaian mulai bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun
yang bersangkutan

Berikut ini daftar pejabat penilai di lingkungan PNS

Page
23
Page
24
Page
25
Ketentuan Bagi CPNS

1. DP-3 hanya dibuat dalam tahun yang bersangkutan apabila sampai

dengan Desember telah 6 bulan menjadi CPNS.
2. Apabila belum 6 bulan menjadi CPNS, P-3 dilakukan dalam tahun berikutnya.
3. CPNS yang akan diangkat menjadi PNS, P-3 dilakukan sekurang-
kurangnya 1 tahun menjadi CPNS terhitung mulai secara nyata melaksanakan
tugasnya sesuai dengan ketentuan Peraturan pemerintah Nomor 6 Tahun

Page
26
 1976 Pasal 12 jo Peraturan pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 Pasal 14,
sehingga tidak usah lagi dibuat DP-3 nya pada Desember tahun yang
bersangkutan.

Kewajiban Pejabat Penilai

1. Melakukan P-3 terhadap PNS yang berada di bawahnya

2. Mengisi dan memelihara buku catatan penilaian yang memuat catatan
tingkah laku/perbuatan/tindakan PNS yang menonjol baik yang positif atau
negatif selama 5 tahun. Buku catatan -3 PNS yang diangkat menjadi Pejabat
Negara, sedang menjalankan tugas belajar diperbantukan/dipekerjakan pada
perusahaan milik negara, organisasi profesi, badan swasta yang
ditentukan, negara sahabat atau badan internasional tetap dipelihara oleh
Pejabat Penilai dari instansi induk dengan menggunakan bahan-bahan dari
pimpinan yang besangkutan di mana PNS tersebut bekerja atau
tugasbelajar.

J.Tata Cara Penilaian

Penilai P3 dilakukan dengan mengisi format penilaian yang sudah ada
lampirannya yakni lampiran peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1979. Nilai
dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

No Sebutan (huruf) Angka

1 Amat baik 91-100
2 Baik 76-90
3 Cukup 61-75
4 Cukup 51-60
5 Kurang 50 kebawah

Setelah melakukan penilaian kemudian selanjutnya hasil penilaian tersebut

dituangkan dalam DP3, DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat
penilai diberikan secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai.
Apabila tempat bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan,
maka DP-3 dikirimkan kepada PNS yang dinilai.

Page
27
 PNS yang dinilai wajib mencantumkan tanggal penerimaan DP-3 yang
dikirimkan kepadanya pada ruangan yang disediakan. Apabila PNS yang
dinilai menyetujui penilaian terhadap dirinya, ia menendatangani DP-3
tersebut pada tempat yang disediakan, kemudian mengembalikan DP-3
tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari
terhitung mulai ia menerima DP-3 itu. DP-3 yang telah ditandatangani oleh
PNS yang dinilai diteruskan oleh pejabat penilai kepada
atasan pejabat penilai dalam waktu sesingkat mungkin untuk mendapatkan
pengesahan.

Seperti inilah contoh Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri

Sipil.

Page
28
Page
29
Page
30
Page
31
Page
32
K. Atasan Pejabat Penilai
Atasan pejabat penilai adalah atasan langsung dari pejabat penilai. Atasan
pejabat penilai berkewajiban memeriksa DP3 yang disampaikan kepadanya,
memeriksa keberatan pegawai dan tanggapan pejabat penilai, dan apabila
keberatan tersebut cukup beralasan, atasan pejabat penilai dapat mengubah nilai
yang dibuat oleh pejabat peniali. Perubahan yang dibuat oleh atasan pejabat
penilai tidak dapat diganggu gugat. DP3 baru berlaku setelah disahkan oleh
atasan pejabat penilai.

L. Sifat Dan Kegunaan DP3 (SKP)

1. SIFAT DP-3
Sifat DP-3 adalah rahasia:
- Harus disimpan dan dipelihara dengan baik
- Hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai atasan,
pejabat penilai, atasan dari atasan pejabat penilai (sampai yang tertinggi)
dan atau pejabat lain yang karena tugas atau jabatannya mengharuskan ia
mengetahui DP-3.
2. PENGGUNAAN DP-3
a. Dp-3 digunakan sebagai bahan dalam melaksanakan pembinaan atau
pengembangan karis PNS antara lain: dalam mempertimbangkan kenaikan
pangkat, penempatan dalam jabatan, pemindahan dan lain-lain.
b. Nilai dalam DP-3 digunakan sebagai bahan pertimbanan untuk
menetapkan suatu mutasi kepegawaian dalam tahun berikutnya kecuali ada
perbuatan tercela yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan yang dapat
mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.

M. Cara Penyimpanan DP3 (SKP)

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan disimpan dan dipelihara dengan baik
oleh pejabat yang diserahi menangani urusan kepegawaian selama kurun waktu
5 (lima) tahun, umpamanya Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang dibuat
pada akhir tahun:
1. 1981 disimpan sampai dengan akhir tahun 1986

Page
33
 2. 1982 disimpan sampai dengan akhir tahun 1987
3. Dan seterusnya
4. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan yang telah lebih dari 5 tahun tidak
digunakan lagi
5. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan bagi PNS ;
6. Yang berpangkat Pembina golongan ruang IV/a keatas dibuat dalam 2 (dua)
rangkap yaitu;
a) 1 rangkap untuk arsip instansi yang bersangkutan
b) 1 rangkap dikirim kepada Kepala Badan Administrasi Kepegawaian
Negara
7. Yang berpangkat Penata Tingkat I golongan ruang III/d kebawah dibuat 1
rangkap.
8. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dapat dibuat melebihi jumlah
rangkap sebagai tersebut diatas sesuai dengan ketentuan dari menteri, jaksa
Agung, pimpinan Kesekretariatan Lembaga tertinggi Negara, Pimpinan
Lembaga Pemerintah Non departemen, dan Gubernur kepala Daerah Tingkat
I yang bersangkutan.

N. Pembuatan Duk
Daftar Urut Kepangkatan adalah suatu daftar yang memuat nama Pegawai
Negeri Sipil dari suatu satuan organisasi Negara yang disusun menurut tingkatan
kepangkatan. Daftar Urut Kepangkatan dapat berfungsi sebagai salah satu
bahan obyektif untuk melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil
berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja, oleh karena itu Daftar
Urut Kepangkatan perlu dibuat dan dipelihara secara terus-menerus.

Apabila ada lowongan, maka Pegawai Negeri Sipil yang menduduki Daftar
Urut Kepangkatan yang lebih tinggi, wajib dipertimbangkan lebih dahulu
untuk mengisi lowongan tersebut. Tetapi apabila ia tidak mungkin diangkat
untuk mengisilowongan itukarena tidak memenuhi syarat-syarat lainnya, seperti
syarat-syarat kecakapan, kepemimpinan, pengalaman, dan lain-lain, maka
haruslah diberitahukan kepadanya, sehingga ia dapat berusaha untuk mengisi
kekurangannya itu untuk masa mendatang.

Page
34
Pembuatan Daftar Urut Kepangkatan

 Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi

Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I, Bupati/Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat
II, dan pejabat lain yang ditetentukan oleh Presiden, membuat dan
memelihara Daftar Urut Kepangkatan dalam lingkungannya masing-
masing.
 Setiap Kepala/Pimpinan satuan organisasi Negara serendah rendahnya
pejabat yang memangku jabatan eselon V atau jabatan lain yang
dipersamakan dengan itu, harus membuat Daftar Urut Kepangkatan
dalam lingkungannya masing-masing, sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan oleh pimpinan instansi yang bersangkutan.
 Yang dimasukkan dalam Daftar Urut Kepangkatan hanya Pegawai
Negeri Sipil saja, tidak termasuk calon Pegawai Negeri Sipil.
 Dengan memperhatikan jumlah pegawai yang dikelola dan untuk
kepentingan pembinaan karier, pembuatan Daftar Urut Kepangkatan dapat
diatur sebagai berikut: (1) Pada tingkat Departemen, Kejaksaan Agung,
dan Pemerintah Daerah Tingkat I disusun Daftar Urut Kepangkatan mulai
golongan ruang IV/e sampai dengan golongan ruang IV/a. (2) Pada tingak
Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Lembaga Pemerintah
Non Departemen, Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat
Jenderal, Badan, universitas/Institut Negeri, Pemerintah Daerah Tingkat II,
dan instansi lain yang ditentukan oleh Presiden serta instansi lain yang
setingkat dengan itu disusun Daftar Urut Kepangkatan mulai dari
golongan ruang yang tertinggi sampai dengan golongan ruang III/a. (3)
Pada tingkat satuan organisasi lainna, seperti Direktorat, Biro,
Kantor Wilayah Tingkat Propinsi, Dinas Daerah, dan lain-lain disusun
Daftar Urut Kepangkatan mulai golongan ruang yang tertinggi
sampai dengan golongan ruang I/a.
 Pembuatan Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil di lingkungan
Departemen Pertahanan Keamanan diatur tersendiri oleh Menteri
Pertahanan Keamanan.

Page
35
  Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan hal-hal sebagaimana
dimaksud dalam huruf b dan d di atas, diatur oleh Menteri, Jaksa
Agung, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara,
Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Gubernur Kepala
Daerah Tingkat I, Bupati/Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat ii, dan
pejabat lain yang bersangkutan.
 Daftar Urut Kepangkatan segenap Pegawai Negeri Sipil , baik Pegawai
Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Daerah golongan ruang
IV/e sampai dengan golongan ruang IV/a, disusun secara Nasional oleh
Badan Administrasi Kepegawaian Negara. Untuk ini, maka masing-masing
Departemen, Kejaksaan Agung, Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi
Negara, Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pemerintah Daerah
Tingkat I, Pemerintah Daerah tingkat II, dan Instansi lain yang ditentukan
oleh Presiden, mengirimkan kepada Badan Administrasi Kepegawaian
Negara Daftar Urut Kepangkatan dari Pegawai Negeri Sipil golongan ruang
IV/e sampai dengan golongan ruang IV/a dalam lingkungannya masing-
masing.
 Daftar Urut Kepangkatan dibuat setiap tahun, yaitu harus sudah selesai
dibuat pada setiap akhir bulan Desember.
 Untuk kepentingan penyusunan Daftar Urut Kepangkatan secara Nasional,
maka Daftar Urut Kepangkatan golongan IV/e sampai dengan golongan
ruang IV/a dari masing-masing Departemen, Kejaksaan Agung,
Kesekretariatan Lembaga tertinggi/Tinggi Negara, Lembaga Pemerintah
Non Departemen, Pemerintah Daerah Tingkat I, Pemerintah Daerah
Tingkat II, dan instansi lain yang ditentukan oleh Presiden, harus sudah
disampaikan kepada Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara
selambat-lambatnya pada akhir bulan Maret.

O. Nomor Urut Pada DUK

Dalam Daftar Urut Kepangkatan tidak boleh ada 2 (dua) nama Pegawai
Negeri Sipil yang sama nomor urutnya, maka untuk menentukan nomor urut
yang tepat dalam satu Daftar Urut Kepangkatan diadakan ukuran secara
berturut-turut sebagai berikut:

Page
36
 Pangkat;
 Jabatan;
 Masa kerja;
 Latihan jabatan;
 Pendidikan; dan
 Usia.

Berikut ini penjelasan dari pembuatan nomor urut pada daftar urut kepangkatan
diatas.
 Pangkat
Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat lebih tinggi, dicantumkan
dalam nomor urut yanglebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Apabila
ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama,
umpamanya Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b, maka dari antara
mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam
nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.

Umpamanya:
Pada Direktorat Perbendaharaan Negara terdapat tiga orang
Pegawai Negeri Sipil bernama Amat, Bindu, dan Cirus yang berpangkat
sama , yaitu Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b, tetapi Amat
diangkat dalam golongan ruang IV/b terhitung mulai tanggal 1-10-1977,
sedangkan Bindu terhitung mulai tanggal 1-10-1977, dan Cirus terhitung
mulai tanggal 1-4-1978. Dalam hal yang sedemikian susunan nama
mereka pada Daftar Urut Kepangkatan Direktorat Perbendaharaan
Negara, dimuat dari nama Amat, kemudian Bindu, dan seterusnya Cirus.

 Jabatan
Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil
yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu
yang sama pula, maka dari antara mereka yang memangku jabatan
yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam
Daftar Urut Kepangkatan.

Page
37
 Umpamanya:
Pada Sekretariat Jenderal Departemen Agama terdapat dua orang
Pegawai Negeri Sipil bernama Abdul kadir dan Abu Bakar yang
berpangkat sama , yaitu Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c
masing-masing terhitung mulai tanggal 1 April 1978. Jabatan Abdul
Kadir adalah Kepala Biro sedang Jabatan Abu Bakar adalah Kepala
Bagian. Dalam hal yang sedemikian , maka Abdul Kadir dicantumkan
dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.

Apabila tingkat jabatan sama juga, maka dari antara mereka yang
lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang sama tingkatnya itu,
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut
Kepangkatan.

Umpamanya :
Pada BiroPerencanaan Sekretariat Jenderal Departemen Dalam negeri
terdapat tiga orang Pegawai Negeri sipil bernama Daud, Eman, dan Firman
berpangkat sama , yaitu Pembina tingkat I golongan ruang IV/b terhitung
mulai tanggal 1 Oktober 1976. Jabatan Daud adalah kepala Bagian A
terhitung mulai tanggal 1Januari 1977 jabatanEman adalah Kepala Bagian B
terhitung mulai tanggal 1 April 1977, sedang jabatan Firman adalah
kepala Bagian C terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1977. Dalam hal
yang sedemikian susunan ketiga Pegawai Negeri Sipil tersebut di atas
dalam Daftar Urut Kepangkatan Biro Perencanaan, yang teratas adalah
Daud, kemudian Eman, barulah Firman.

Tingkat jabatan sebagai dasar penyusunan Daftar Urut

Kepangkatan, adalah : (a) Jabatan struktural adalah sebagai tersebut
dalam Keputusan Presiden Nomor 15 Tahun 1977 dengan segala
tambahan dan perubahannya.

 Masa Kerja
Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang
berpangkat sama sebagaimana dimaksud dalam huruf b, dan memangku

Page
38
 jabatan yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf c, maka dari
antara mereka yang memiliki masa kerja sebagai Pegawai Negeri Sipil
yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam
Daftar Urut Kepangkatan.

Umpamanya:
Pada Biro Kepegawaian SETWILDA Tingkat I Jawa Barat terdapat
dua orang Pegawai Negeri Sipil bernama Gino dan Husein yang
berpangkat sama yaitu Penata Tingkat I golongan ruang III/d terhitung
mulai 1 Oktober 1977 dengan jabatan yang sama tingkatnya yaitu
masing-masing Kepala bagian sejak 1 April 1978. Gino diangkat menjadi
Pegawai Negeri Sipil sejak tanggal 1 Mei 1963, sedangkan Husein
diangkat sejak 1 januari 1965. Dlaam hal yang sedemikian nama Gino
dicantumkan lebih tinggi dari pada Husein dalam Daftar Urut
Kepangkatan pada Biro Kepegawaian SETWILDA Tingkat I Jawa Barat,
karena masa kerja Gino lebih banyak dari Husein.

Masa kerja yang diperhitungkan dalam Daftar Urut Kepangkatan,

adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji.

 Latihan Jabatan
Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang
berpangkat sama sebagaimana dimaksud dalam huruf b, memangku
jabatan yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf c dan memiliki
masa kerja yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf d, maka
dari antara mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang
ditentukan , dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam
Daftar Urut Kepangkatan. Apabila jenis dan tingkat latihan jabatan sama,
maka dari antara mereka yang lebih dahulu lulus dicantumkan dalam
nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.

Umpamanya :
Pada Inspektorat jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
terdapat 4 orang Pegawai Negeri Sipil bernama Ismail, Jakub, Kasim,

Page
39
 dan Leman yang berpangkat sama yaitu Pembina Utama Muda golongan
ruang IV/c terhitung mulai tanggal 1 Oktober 19978, dengan jabatan
yang sama yaitu Inspektur sejak 1 Mei 1976, masuk Pegawai Negeri
Sipil sejak 1 Juli 1955. Ismail mengikuti pendidikan SESPA LAN pada
tahun 1976. Jakub mengikuti SESPA LAN pada tahun 1977, Kasim juga
mengikuti pendidikan SESPA LAN tahun 1977 tetapi tidak lulus,
sedangkan Leman belum pernah mengikuti pendidikan latihan jabatan.
Dalam hal yang sedemikian urutan nama Pegawai Negeri Sipil tersebut
pada Daftar Urut Kepangkatan Inspektorat Jenderal Pendidikan dan
Kebudayaan dimulai dengan nama Ismail, kemudian menyusul Jakub,
Kasim dan seterusnya Leman.

Tingkat latihan jabatan yang digunakan sebagai dasar dalam

Daftar Urut Kepangkatan adalah sebagaimana dimaksud dalam lampiran
III Surat Edaran ini.

 Pendidikan
Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang
berpangkat sama sebagaimana dimaksud dalam huruf b, memangku
jabatan yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf c, memiliki masa
kerja yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf d, dan lulus dari
latihan jabatan yang sama sebagaimana dimaksuid dalam huruf e, maka
dari antara mereka yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi
dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut
Kepangkatan. Apabila tingkat pendidikan sama, maka dari antara mereka
yang lebih dahulu lulus dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi
dalam Daftar Urut Kepangkatan.
Umpamanya :
Pada Direktorat Jenderal Pemerintahan Umum dan Otonomi
Daerah Departemen Dalam negeri terdapat 3 orang Pegawai Negeri Sipil
bernama Tina, Mochtar, J. Napitupulu, mereka memiliki pangkat yang
sama, yaitu Penata golongan ruang III/c terhitung mulai 1 Oktober 1978,
dengan jabatan yang sama yaitu Kepala Seksi sejak 1 Januari 1979,
ketiga-tiganya diangkat menjadi calon Pegawai Negeri Sipil sejak 1 April

Page
40
 1969, sama-sama diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil sejak 1 Mei
1970, sama-sama mengikuti dan lulus Kursus Perencanaan tahun 1975.
Tina memperoleh gelar Sarjana Hukum tahun 1967, Mochtar memperoleh
gelar Sarjana Ekonomi tahun 1966, sedangkan J. Napitupulu memperoleh
gelar Sarjana Sosial tahun 1968. Dalam hal yang sedemikian urutan
nama ketiga Pegawai Negeri Sipil tersebut di atas dalam Daftar Urut
Kepangkatan Direktorat Jenderal Pemerintahan Umum dan Otonomi
Daerah yang teratas adalah Mochtar, kemudian Tina, dan seterusnya j.
Napitupulu.

Tingkat Ijazah/Akta/Diploma/STTB yang diperoleh dari suatu

pendidikan yang dignakan seabgai dasar dalam Daftar Urut Kepangkatan,
adalahseabgaimana dimaksuddalam lampiran IV Surat Edaran ini.

 Usia
Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang
berpangkat sama sebagaimana dimaksud dalam huruf b, memangku
jabatan yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf c, memiliki masa
kerja yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf d, lulus dari
latihan jabatan yang sama sebagaimana dimaksuid dalam huruf e, dan
lulus dari pendidikan yang sama sebagaimana dimaksud dalam huruf f,
maka dari antara mereka yang berusia lebih tinggi dicantumkan dalam
nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.

Umpamanya :
Pada Biro Keuangan Sekretariat Jenderal Departemen Sosial
terdapat 2 orang Pegawai Negeri Sipil bernama Oberlin dan Poernomo
dengan pangkat yang sama Penata Muda tingkat I golongan ruang III/d
terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1978, Jabatan kepala Sub Bagian
sejak 1 Mei 1966, dua-duanya memperoleh Sarjana Ekonomi pada
tahun 1965, belum pernah mengalami latihan jabatan. Operlin lahir
tanggal 9 Juli 1935, sedangkan Poernomo lahir tanggal 5 Mei 1973.
Dalam hal yang sedemikian urutan nama mereka dalam Daftar Urut
Kepangkatan Biro Keuangan Sekretariat Jenderal Departemen Sosial

Page
41
 dimulai dengan nama Oberlin karena dia lebih tua usia dari pada
Poernomo.

P. Keberatan Atas Nomor Dalam DUK

Daftar Urut Kepangkatan yang telah ditetapkan , diumumkan dengan
cara sedemikian rupa sehingga Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan
dapat dengan mudah membacanya. Namun bila terdapat keberatan terhadap
nomor urut tersebut dapat mencermati hal berikut ini.

1. Apabila ada Pegawai Negeri Sipil yang berkeberatan atas nomor urut
dalam Daftar Urut Kepangkatan, maka Pegawai Negeri Sipil yang
bersangkutan berhak mengajukan keberatan secara tertulis kepada
Pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan yang bersangkutan melalui
hirarki.
2. Keberatan sebagaimana dimaksud dalam huruf a di atas, harus sudah
diajukan dalam jangka waktu 30 (tiga Puluh) hari terhitung mulai
diumumkan Daftar Urut Kepangkatan. Keberatan yang diajukan melebihi
jangka waktu 30 (tiga puluh) hari tidak dipertimbangkan.
3. Pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan wajib mempertimbangkan
dengan seksama keberatan ang diajukan olehPegawai Negeri Sipil dalam
lingkungannya masing-masing.
4. Apabila keberatan yang diajukan mempunyai dasar-dasar yang kuat,
maka Pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan menetapkan Perubahan
nomor urut dalam Daftar Urut Kepangkatan sebagaimana mestinya dan
memberitahukan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan.
5. Apabila keberatan yang diajukan tidak mempunyai dasar-dasar yang
kuat, maka Pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan menolak
keberatan tersebut secara tertulis.
6. Perubahan nomor urut atau penolakan atas keberatan sebagaimana
dimaksud di atas, harus sudah ditetapkan dan diberitahukan oleh Pejabat
Pembuat Daftar Urut Kepangkatan kepada Pegawai Negeri Sipil yang
bersangkutan dalam jangka waktu 14 (empat belas) hari terhitung mulai
tanggal ia menerima surat keberatan tersebut.

Page
42
7. Apabila Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan merasa tidak puas atas
penolakan keberatan yang diajukan , maka ia dapat mengajukan
keberatan banding secara tertulis kepada Atasan Pejabat Pembuat Daftar
Urut Kepangkatan melalui hirarki disertai dengan alasan-alasan yang
lengkap.
8. Keberatan tersebut harus sudah diajukan dalam jangka waktu 14 (empat
belas) hari terhitung mulai ia menerima penolakan atas keberatan
tersebut. Keberatan yang diajukan melebihi jangka waktu 14 (empat
belas) hari tidak dipertimbangkan.
9. Keberatan atas nomor urut Daftar Urut Kepangkatan diajukan melalui
hirarki, oleh sebab itu keberatan tersebut dikirim kepada Atasan Pembuat
Daftar Urut Kepangkatan melalui Pejabat Pembuat Daftar Urut
Kepangkatan. Pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan wajib
mempelajari dengan seksama keberatan Pegawai Negeri Sipil yang
bersangkutan dan membuat tangapan terakhir atas keberatan itu.
10. Tanggapan yang dimaksud disampaikan kepada Atasan Pejabat
Pembuat Daftar Urut Kepangkatan bersama-sama dengan surat
keberatan dari Pegawai Negeri Sipil yangbersangkutan.
11. Atasan pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan yang menerima
keberatan atas nomor urut dalam Daftar Urut Kepangkatan, wajib
mempertimbangkan dengan seksama keberatan tersebut.
12. Apabila terdapat alasan-alasan yang kuat, maka Atasan Pejabat
pembuat Daftar Urut epangkatan menetapkan perubahan nomor urut dalam
Daftar Urut Kepangkatan yang bersangkutan, dan memberitahukannya
secara tertulis kepada pejabat pembuat Daftar Urut Kepangkatan dan
Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan.
13. Apabila tidak terdapat alasan-alasan yang kuat, maka Atasan Pejabat
pembuat Daftar Urut Kepangkatan menolak keberatan tersebut dan
memberitahukannya secara tertulis kepada Pejabat pembuat Daftar Urut
Kepangkatan dan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan secara tertulis.
14. Perubahan nomor urut atau penolakan atas keberatan sebagaimana
dimaksud di atas, harus sudah ditetapkan dan diberitahukan oleh Atasan
pejabat Pembuat Daftar Urut Kepangkatan epada Pejabat Pembuat Daftar
Urut Kepangkatan dan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan dalam

Page
43
 jangka waktu 14 (emapt belas) hari terhitung mulai tanggal ia menerima
surat keberatan tersebut.
15. Terhadap perubahan nomor urut dalam Daftar Urut Kepangkatan atau
penolakan atas keberatan yang ditetapkan oleh Atasa pejabat Pembuat
Daftar Urut Kepangkatantidak dapat diajukan keberatan.
16. Terhadap Daftar Urut Kepangkatan yang ditanda tangani sendiri oleh
Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/Tinggi
Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, dan Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I, tidak dapat diajukan keberatan.

Q. Perubahan Dan Penghapusan No Urut Serta Penggunaan DUK

Perubahan
1. Setiap mutasi Kepegawaian yang mengakibatkan perubahan nomor urut
dalam Daftar Urut Kepangkatan, umpamanya kenaikan pangkat,
penurunan pangkat, pengangkatan dalam jabatan, pengangkatan menjadi
Pegawai Negeri Sipil, pemindahan , pemberhentian, meninggal dunia,
dan lain-lain dicatat dalam Daftar Urut Kepangkatan yang bersangkutan.
2. Untuk memudahkan pemeliharaan Daftar Urut Kepangkatan, maka
perubahan-perubahan karena mutasi Kepegawaian, pencatatannya cukup
dengan menuliskan jenis mutasi Kepegawaian dan tanggal berlakunya
pada lajur yang disediakan.

Penghapusan
1. Nama Pegawai Negeri Sipil dihapuskan dari Daftar Urut Kepangkatan
oleh karena : (1) Diberhentikan sebagai Pegawai Negeri Sipil; (2) Meninggal
dunia; (3) Pindah instansi.
2. Penghapusan nama tersebut dilakukan pada waktu penyusunan Daftar
Urut Kepangkatan untuk tahun berikutnya.

Umpamanya :
Pada Departemen Perindustrian seorang Pegawai Negeri Sipil bernama
Amat diberhentikan sebagai Pegawai Negeri Sipil pada akhir bulan Maret
1979, dalam hal yang sedemikian, nama Amat dihapuskan dari Daftar
Urut Kepangkatan dalam tahun 1980 yang disusun pada akhir tahun 1979.

Page
44
R. Pengertian Dan Jenis-Jenis Cuti
Cuti Pegawai Negeri Sipil, selanjutnya disingkat dengan cuti. Cuti adalah
keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu.

Jenis-jenis Cuti PNS :

1. cuti tahunan;
2. cuti besar;
3. cuti sakit;
4. cuti bersalin;
5. cuti karena alasan penting; dan
6. cuti di luar tanggungan Negara.

 Cuti tahunan

1. Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekarang-kurangnya 1 (satu) tahun

secara terus-menerus berhak atas cuti tahunan.
2. Lamanya cuti tahunan adalah 12 (dua belas) hari kerja.
3. Cuti tahunan tidak dapat dipecah-pecah hingga jangka waktu yang kurang
dari 3 (tiga) hari kerja.
4. Untuk mendapatkan cuti tahunan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan
mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang
memberikan cuti.
5. Cuti tahunan diberikan secara tertulis oleh pejabat yang berwenang
memberikan cuti.
6. Cuti tahunan yang akan dijalankan di tempat yang sulit perhubungannya,
maka jangka waktu cuti tahunan tersebut dapat ditambah untuk paling lama
14 (empat belas) hari.
7. Cuti tahunan yang tidak diambil dalam tahun yang bersangkutan, dapat
diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 18 (delapan belas) hari
kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.
8. Cuti tahunan yang tidak diambil lebih dari 2 (dua) tahun berturut-turut, dapat
diambil dalam tahun berikutnya untuk paling lama 24 (dua puluh empat)
hari kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.

Page
45
 9. Cuti tahunan dapat ditangguhkan pelaksanaannya oleh pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk paling lama 1 (satu) tahun, apabila
kepentingan dinas mendesak.
10. Cuti tahunan yang ditangguhkan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
dapat diambil dalam tahun berikutnya selama 24 (dua puluh empat) hari
kerja termasuk cuti tahunan dalam tahun yang sedang berjalan.
11. Pegawai Negeri Sipil yang menjadi guru pada sekolah dan dosen pada
perguruan tinggi yang mendapat liburan menurut peraturan perundang-
undangan yang berlaku, tidak berhak atas cuti tahunan.

 Cuti Besar
1. Pegawai Negeri Sipil yang telah bekerja sekurang-kurangnya 6 (enam)
tahun secara terus-menerus berhak atas cuti besar yang lamanya 3 (tiga)
bulan.
2. Pegawai Negeri Sipil yang menjalani cuti besar tidak berhak lagi atas cuti
tahunannya dalam tahun yang bersangkutan.
3. Untuk mendapatkan cuti besar, Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan
mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat yang berwenang
memberikan cuti.
4. Cuti besar diberikan secara tertulis oleh pejabat yang berwenang
memberikan cuti.
5. Cuti besar diberikan secara tertulis oleh pejabat yang berwenang
memberikan cuti.
6. Cuti besar dapat ditangguhkan pelaksanaannya oleh pejabat yang
berwenang untuk paling lama 2 (dua) tahun, apabila kepentingan dinas
mendesak.
7. Selama menjalankan cuti besar, Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan
menerima penghasilan penuh.

 Cuti sakit

1. Pegawai Negeri Sipil yang sakit selama 1 (satu) atau 2 (dua) hari berhak
atas cuti sakit, dengan ketentuan, bahwa ia harus memberitahukan kepada
atasannya.

Page
46
 2. Pegawai Negeri Sipil yang sakit lebih dari 2 (dua) hari sampai dengan 14
(empat belas) hari berhak atas cuti sakit, dengan ketentuan bahwa Pegawai
Negeri Sipil yang bersangkutan harus mengajukan permintaan secara
tertulis kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti dengan
melampirkan surat keterangan dokter.
3. Pegawai Negeri Sipil yang menderita sakit lebih dari 14 (empat belas) Hari
berhak cuti sakit, dengan ketentuan bahwa Pegawai Negeri Sipil yang
bersangkutan harus mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat
yang berwenang memberikan cuti dengan melampirkan surat keterangan
dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan.
4. Surat keterangan dokter sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) antara lain
menyatakan tentang perlunya diberikan cuti, lamanya cuti dan keterangan
lain yang dipandang perlu.
5. Cuti sakit sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diberikan untuk waktu
paling lama 1 (satu) tahun.
6. Jangka waktu cuti sakit sebagaimana dimaksud dalam ayat (5) dapat
ditambah untuk paling lama 6 (enam) bulan apabila dipandang perlu
berdasarkan surat keterangan dokter yang ditunjuk oleh Menteri
Kesehatan.
7. Pegawai Negeri Sipil yang tidak sembuh dari penyakitnya dalam jangka
Waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (5) dan atau ayat (6), harus Diuji
kembali kesehatannya oleh dokter yang ditunjuk oleh Menteri Kesehatan.
8. Apabila berdasarkan hasil pengujian kesehatan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (7) Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan belum sembuh dari
penyakitnya, maka ia diberhentikan dengan hormat dari jabatannya karena
sakit dengan mendapat uang tunggu berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

S. Pengobatan Perawatan Dan Rehabilitasi Tunjangan Cacat (PP No. 12/1981)

 Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mengalami kecelakaan karena dinas

sehingga yang bersangkutan menderita sakit, menderita cacat atau bahkan
meninggal dunia sudah selayaknya menperoleh pengobatan, perawatan, dan
rehabilitasi.

Page
47
  Sedangkan bagi mereka yang karena kecelakaan dinas tersebut
mengakibatkan tidak bisa bekerja lagi dalam semua jabatan negeri, perlu
diberikan penghargaan dalam bentuk tunjangan cacat disamping pensiun
yang berhak diterimanya, sehingga ia tetap dapat hidup layak.
 Sedangkan yang meninggal dunia diberikan penghargaan kenaikan pangkat
anumerta dan uang duka tewas.

T. Uang Duka Dan Biaya (PP No.12/1981)

1. Uang Duka Tewas

1) kepada isteri/ suami PNS yang TEWAS diberikan uang duka tewas sebe sar 6
kali penghasilan sebulan serendah rendahnya Rp.500.000 apabila
meninggalkan lebih dari seorang isteri yang sah, diberikan kepada isteri
pertama(isteri yang paling lama dikawininya tanpa terputus oleh perceraian).
2) apabila tidak meninggalkan isteri/suami, uang duka tewas diberikan kepada
anaknya.
3) apabila tidak meninggalkan isteri/suami ataupun anak, uang duka tewas
diberikan kepada orang tuanya.
4) apabila tidak meninggalkan isteri/ suami,anak ataupun orang tua maka uang
duka tewas diberikan kepada ahli waris lainnya .

PNS YANG DINYATAKAN TEWAS

 MD dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya;

 MD dalam keadaan lain yang ada hubungannya dengan dinasnya ;
 MD yang langsung diakibatkan oleh LUKA / CACAT JASMANI / ROHANI
yang didapat dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya ;
 MD karena perbuatan anasir yang tidak bertanggung jawab ataupun
sebagai akibat tindakan terhadap anasir itu.

2. Biaya pemakaman PNS yang tewas ditanggung oleh negara

Biaya pemakaman yang ditanggung negara adalah

 peti jenazah dan perlengkapannya;

Page
48
  tanah pemakaman dan biaya ditempat pemakaman ;
 angkutan jenazah dari tempat meninggal kekediaman dan atau
 tempat pemakaman serta biaya persiapan pemakaman angkutan dan
penginapan bagi isteri/suami yang sah dan anak yang sah.

apabila tidak mempunyai isteri/suami/anak yang sah, maka yang ditanggung

adalah biaya angkutan dan penginapan sebanyak banyaknya 3 orang dan
penginapan diberikan untuk paling lama 10 hari

3. Uang Duka Wafat

1) isteri/ suami PNS yang WAFAT diberikan uang duka wafat sebesar 3 kali
penghasilan sebulan serendah rendahnya Rp.100.000,- apabila
meninggalkan lebih dari seorang isteri yang sah, diberikan kepada isteri
pertama (isteri yang paling lama dikawininya tanpa terputus oleh perceraian
2) apabila tidak meninggalkan isteri/suami,uang duka wafat diberikan kepada
anaknya.
3) apabila tidak meninggalkan isteri/suami ataupun anak, uang duka wafat
diberikan kepada orang tuanya
4) apabila tidak meninggalkan isteri/suami,anak ataupun orang tua maka uang
duka wafat diberikan kepada ahli waris lainnya

U. Prosedur Pendidikan Dan Pelatihan

Prosedur pendidikan dan pelatihan antara lain :

1. Penyusunan rencana jumlah peserta pendidikan dan pelatihan.

2. Koordinasi dengan Badan Diklat Propinsi dan atau lembaga lain yang terkait
tentang rencana pelaksanaan pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri Sipil
di Kabupaten.
3. Permintaan peserta pendidikan dan pelatihan kepada Satuan Kerja Perangkat
Daerah.
4. Usulan nama-nama peserta pendidikan dan pelatihan oleh Kepala Satuan
Kerja Perangkat Daerah kepada Bupati melalui Badan Kepegawaian Daerah.

Page
49
 5. Penerbitan Surat Perintah untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan oleh
Badan Kepegawaian Daerah dan disampaikan kepada masing-masing Kepala
Satuan Kerja Perangkat Daerah.
6. Pemanggilan peserta pendidikan dan pelatihan oleh Badan Kepegawaian
Daerah.
7. Pengiriman peserta pendidikan dan pelatihan.
8. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
9. Laporan hasil pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kepada Bupati melalui
Badan Kepegawaian Daerah.
10. Pengembalian peserta pendidikan dan pelatihan kepada Satuan Kerja
Perangkat Daerah masing-masing.

V. Penggolongan Diklat PNS

Diklat PNS terdiri dari 2 jenis:

- Diklat prajabatan

- Diklat dalam jabatan

1. Diklat Prajabatan

Diklat prajabatan merupakan diklat yang dipersyaratkan dalam

pengangkatan CPNS menjadi PNS. Setiap CPNS untuk diangkat menjadi PNS
wajib mengikuti dan lulus diklat prajabatan CPNS wajib diikut sertakan dalam
diklat prajabatan selambat-lambatnya 2 tahun setelah pengangkatannya sebagai
CPNS.

Diklat prajabatan dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dalam

rangka pembentukan wawasan kebangsaan, Kepribadian dan etika PNS,
disamping pengetahuan dasar tentang system penyelenggaraan pemerintah
Negara, Bidang tugas dan budaya organisasinya agar mampu melaksanakan
tugas dan peranannya sebagai pelayan masyarakat.

Diklat prajabatan terdiri dari:

 Diklat Prajabatan Golongan I untuk CPNS berijazah SLTP kebawah;

 Diklat Prajabatan Golongan II untuk CPNS berijazah SLTA sampai D-III;

Page
50
 Diklat Prajabatan Golongan III untuk CPNS berijazahDiploma IV/S-1

2. Diklat Dalam Jabatan

Diklat dalam jabatan terdiri dari

a. Diklat Kepemimpinan

Pendidikan dan Pelatihan kepemimpinan atau disingkat Diklatpim

dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan aparatur
pemerintah yang sesuai dengan jenjang jabatan struktural yang diemban.

Kompetensi dalam Pendidikan dan pelatihan kepemimpinan ini

merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi bagi PNS yangdiangkat dalam
jabatan struktural dalam rangka memenuhi kompetensi jabatannya disamping
syaratsyarat lain yang ditentukan.

Oleh karena diklat ini ditujukan bagi mereka yang akan/sudah menduduki
jabatan struktural, maka keikutsertaan PNS dalam diklat kepemimpinan
sifatnya selektif dan siikuti atas dasar penugasan, dan bukan merupakan
fasilitas yang bersifat terbuka dan dapat diminta sebagai hak.

Hal ini disebabkan jabatan pada dasarnya merupakan penugasan dan bukan
sesuatu yang dapat diminta.

Pendidikan dan Pelatihan kepemimpinan terdiri dari empat jenjang yaitu:

 Diklatpim Tingkat IV, yang dipersyaratkan untuk jabatan eselon IV;

 Diklatpim Tingkat III, yang dipersyaratkan untuk jabatan eselon III;
 Diklatpim Tingkat II, yang dipersyaratkan untuk jabatan eselon II;
 Diklatpim Tingkat I, yang dipersyaratkan untuk jabatan eselon I;

Meskipun Diklatpim berjenjang, namun keikutsertaan PNS dalam Diklat

kepemimpinan tingkat tertentu tidak dipersyaratkan mengikuti Diklatpim tingkat
dibawahnya.

Page
51
b. Diklat fungsional

Diklat Fungsional merupakan diklat yang dilaksanakan untuk mencapai

persyaratan kompetensi yang sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan
fungsional masing-masing Jenis dari jenjang diklat fungsional untuk masing-
masing jabatan fungsional tersebut ditetapkan oleh instansi pembina jabatan
fungsional yang bersangkutan.

Jenis dan jenjang diklat fungsional:

1. Diklat fungsional keahlian yaitu diklat yang memberikan pengetahuan dan

keahlian fungsional tertentu yang berhubungan langsung dengan
pelaksanaan tugas jabatan fungsional keahlian yang bersangkutan;
2. Diklat fungsional keterampilan yaitu diklat yang memberikan pengetahuan
dan keterampilan fungsional tertentu.

c. Diklat teknis
Diklat Teknis merupakan diklat yang dilaksanakan untuk mencapai
persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaantugas PNS.
Kompetensi teknis yang dimaksud adalah kemampuan PNS dalam
bidangbidang teknis tertentu untuk pelaksanaan tugas masing-masing.

Jenis dan jenjang diklat teknis :

1. Diklat teknis bidang umum/administrasi dan manajemen yaitu diklat yang

memberikan keterampilan dan/atau penguasaan pengetahuan di bidang
pelayanan teknis yang bersifat umum dan di bidang administrasi dan
manajemen dalam menunjang tugas pokok instansi yang bersangkutan;
2. Diklat teknis bidang substantif yaitu diklat yang memberikan keterampilan
dan/atau penguasaan pengetahuan teknis yang berhubungan secara
langsung dengan pelaksanaan tugas pokok instansi yang bersangkutan.

Bagi PNS yang belum memenuhi persyaratan kompetensi jabatan perlu

mengikuti Diklat teknis yang bekaitan dengan persyaratan kompetensi jabatan
masing-masing.

Page
52
W. Latihan Prajabatan Dan Latihan Dalam Jabatan

1. Diklat Prajabatan

 Calon peserta Diklat Prajabatan ditetapkan oleh Bupati.

 Calon Pegawai Negeri Sipil wajib diikutsertakan mengikuti Diklat Prajabatan
selambat-lambatnya 2 (dua) tahun terhitung mulai tanggal ditetapkan
sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.

2. Diklat dalam Jabatan

i. Diklat Kepemimpinan Tingkat IV

1. Pangkat/golongan ruang serendah-rendahnya Penata Muda III/a dan telah

atau dipersiapkan untuk menduduki jabatan struktural eselon IV.
2. Pendidikan serendah-rendahnya Sarjana Muda, Diploma Tiga (D-III) atau
yang sederajat.
3. Usia maksimal 40 (empat puluh) tahun pada saat pendaftaran seleksi bagi
yang belum menduduki jabatan.

ii. Diklat Kepemimpinan Tingkat III

1. Pangkat/golongan ruang serendah-rendahnya Penata III/c dan telah atau

dipersiapkan untuk menduduki jabatan struktural eselon III.
2. Pendidikan serendah-rendahnya Strata Satu (S-1) atau yang sederajat.
3. Usia maksimal 45 (empat puluh lima) tahun pada saat pendaftaran seleksi
bagi yang belum menduduki jabatan.

iii. Diklat Kepemimpinan Tingkat II

1. Pangkat/golongan ruang serendah-rendahnya Pembina IV/a dan telah atau

dipersiapkan untuk menduduki jabatan struktural eselon II;
2. Pendidikan serendah-rendahnya Strata Satu (S-I) atau yang sederajat;
3. Usia maksimal 50 (lima puluh) tahun pada saat pendaftaran seleksi bagi
yang belum menduduki jabatan.
4. Persyaratan Diklat Teknis ditetapkan dengan memperhatikan ketentuan-
ketentuan yang termuat dalam Surat Keputusan Kepala Lembaga

Page
53
 Administrasi Negara Nomor 7 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum
Pembinaan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Teknis.
5. Persyaratan Diklat Fungsional ditetapkan dengan memperhatikan ketentuan-
ketentuan yang termuat dalam Surat Keputusan Kepala Lembaga
Administrasi Negara Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum
Pembinaan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Fungsional.
6. Peserta yang baru menyelesaikan satu jenis diklat, dapat diusulkan
mengikuti diklat paling cepat 2 (dua) bulan terhitung sejak tanggal penutupan
diklat yang diikuti sebelumnya.

Page
54