Anda di halaman 1dari 12

MAKALAH

PERENCANAAN PESANAN BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS

Nama: Moch. Ikomuddin

NIM: 031110341

UNIVERSITAS TERBUKA

POKJAR JEMBER PONDOK PESANTREN NURUL QARNAIN

BALETBARU-SUKOWONO-JEMBER

JEMBER 2018
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadiran Allah SWT, bermohon kiranya
memberikan taufiq, hidayah, rahmat dan karunianya serta kelapangan berfikir dan waktu,
sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini. Dengan judul perencanaan
pesanan bisnis makalah ini dibuat untuk melengkapi tugas inisisasi satu dari dosen
pembimbing mata kuliah “komunikasi bisnis”.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Penulis juga menyadari bahwa mkalah yang disusun masih banyak kekurangan. Oleh
Karena itu kritik dan saran sangat kami butuhkan agar makalah ini lebih sempurna. Atas
kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.

Jember , 17 Oktober 2018

Penyusun

ii
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................... ii

DAFTAR ISI................................................................................................................... iii

ISI BAB I PENDAHULUAN......................................................................................... 1

Latar belakang................................................................................................................ 1

BAB II PEMBAHASAN................................................................................................ 2

A. Proses Komposisi....................................................................................................... 2

B. Menetapkan Tujuan.................................................................................................... 2

C. Analisis Audiens........................................................................................................ 3

D. Menentukan ide pokok............................................................................................... 4

E. Seleksi saluran dan media.......................................................................................... 5

BAB III PENUTUP........................................................................................................ 9

Kesimpulan..................................................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................... 10

iii
BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar belakang
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan
secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-
pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi
secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-
pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada
perencanaan secara tertulus.

1
BAB II
PEMBAHASAN
A. Memahami Proses Komposisi

Komposisi ; berhubungan erat dengan penyusunan kata-kata, kalimat dan


paragraf. Maka penggunaan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, mudah di
mengerti dan mudah dilaksanakan oleh sipenerima yang akan memudahkan pencapaian
tujuan.

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu :


merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hingga melakukan
revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan
bisnis ; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

1. Perencanaan, beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya


adalah maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.
2. Pengorganisasian, organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan
kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan
paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.
3. Revisi, seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang
akan disampaikan, gaya penulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat
pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

B. Menetapkan Tujuan

Tahap pertama dalammerencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan


maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus
menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Mengapa tujuan harus jelas,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu dalam proses
pengambilan keputusan yang antara lain mencakup :
1. Keputusan untuk meneruskan pesan
2. Keputusan untuk menanggapi audiens
3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Tujuan komunikasi bisnis secara umum komunikasi bisnis mempunyaitiga tujuan


yaitu :
1. Informing maksudnya untuk memberi informasi

2
2. Persuading,melakukan komunikasi dengan persuasi
3. Collaborating, melakukan kolaborasi dengan audiens

Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis


Cara menguji tujuan, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan
tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut :
1. Apakah tujuan tersebut realistik
2. Apakah waktunya tepat
3. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan

Menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (penentuan tema pokok).


Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok
pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut.

C. Analisis Audiens

Analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi, yaitu :


mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi
audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat
pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens.
Tujuan dari analisis audiens adalah berupaya untuk memuaskan kebutuhan informasi
bagi audiens, yangmeliputi upaya menemukan apa yang diinginkan oleh audiens,
antisipasi terhadap pertanyaan yang tidak diperkirakan, fokus pada hal yang dianggap
penting oleh audiens.

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang susah.
Penentuan profil audiens akan mudah dilakukan apabila audiens adalah orang-
orang yang sudah dikenal, tetapi akan menjadi sulit apabila audiens adalah orang-
orang yang belum dikenal, dalam kasus ini komunikator perlu melakukan
investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan ukuran serta komposisi audiens
b. Siapa audiens
c. Reaksi audiens

3
d. Tingkat pemahaman audiens
e. Hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi.
Kuncikomunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap
di bawah ini :
a. Cari apa yang diingikan oleh audiens
b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Terdapat kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang sudah
ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya dengan mengatur pesan-pesan
sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi
yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang
baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

D. Menentukan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok
pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun
perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan
tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

1. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan
pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok,
mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
2. Storyteller’s Tour

4
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan
pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi
penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan
dapat ditemukan dengan mudah.
3. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya,
pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok –
kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
4. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu
worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan
diberikan.
5. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan
bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
6. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

E. Seleksi Saluran dan Media yang Tepat

Memilih saluran komunikasi dan media yang tepat untuk digunakan adalah
tahap berikutnya. Dalam bisnis biasanya komunikasi verbal menjadi pilihan utama yang
dibantu dengan komunikasi nonverbal. Dalam komunikasi verbal, ide pokok dari
pesan-pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan (oral) atau
tertulis.
1. Komunikasi lisan, salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah
kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya
yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah
informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka.
2. Komunikasi tertulis, salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah penulis
mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan
mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan
kompleks dan dibutuhkan catatan permanen untuk referensi.

5
Kapan komunikasi lisan lebih tepat dipilih dan digunakan dibandingkan dengan
komunikasi tertulis? Atau sebaiknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis
tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis audiens dan pada karakteristik dari
komunikasi lisan dan komunikasi tertulis tersebut.

KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI TERTULIS


Respons audiens segera Tidak ingin respons segera
Pesan relatif sederhana Pesan sangat rinci dan rumit
Tidak perlu catatan permanen Perlu catatan permanen
Audiens lebih mudah dikumpulkan Jangkauan audiens luas

Contoh JenisMedia (Alat) Komunikasi


Ketika memilih medium pesan, seimbangkan kebutuhan pengirim pesan dan
kebutuhan penerima pesan dengan menyeleksi medium yang menawarkan keunggulan
paling cocok dengan situasi dan penerima pesan.

Gunakan Media Tertulis Ketika Gunakan Media Lisan Ketika

 Tidak memerlukan umpan balik segera  Menginginkan umpan balik segera


 Pesan bersifat detail, kompleks dan dari penerima pesan
membutuhkan perencanaan yang teliti  Pesan bersifat terus terang dan mudah
 Memerlukan catatan permanen dan dapat dimengerti
diverifikasi  Tidak memerlukan catatan permanen
 Penerima pesan jumlahnya besar dan  Dapat mengumpulkan penerima
secara geografis tersebar dengan nyaman dan ekonomis
 Meminimkumkan distorsi yang dapat  Ingin mendorong terjadinya interaksi
timbulketika pesan disampaikan secara untuk memecahkan suatu problem
lisan dari satu orang ke orang lain atau mencapai suatu keputusan
 Interaksi segera dengan penerima tidak kelompok.
penting atau tidak diinginkan  Ingin Ketika
Gunakan Media Elektronik membaca bahasa tubuh para
 Pesan mempunyai sedikit komponen penerima atau mendengar nada
emosional  Memerlukan informasi yangmereka
cepat
dalam merespon
 Secara fisik terpisah dari
 Pesan
penerima mempunyai komponen
Memilih Medium yang Paling Tepat
 Perbedaan zona waktu emosional
Faktor-faktor yang harusmenjangkau
Harus dipertimbangkan ketika memilih
penerima yang medium yang paling
tepat untuk pesan, yaitu :
1. Kekayaan sebuah media, adalah kemampuan suatu medium untuk :

6
a. Menyampaikan suatu pesan melalui lebih dari satu alat informasi (visual,
verbal, vocal).
b. Memfasilitasi umpan balik
c. Membentuk focus personal.
Medium paling kaya adalah komunikasi langsung dengan bertatap muka,
komunikasi tersebut bersifat personal, memberikan umpan balik segera (verbal dan
non verbal), dan menyampaikan emosi dibelakang sebuah pesan.Gunakan media
yang paling kaya untuk mengirimkan pesan-pesan yang tidak rutin dan kompleks,
memperlakukan secara manusiawi kehadiran Anda diseluruh organisasi,
mengkomunikasikan perhatian pada para karyawan dan mendapatkan komitmen
karyawan pada pencapaian tujuan perusahaan. Gunakan media yang lebih kurus
untuk mengirimkan pesan-pesan rutin yang sederhana.
2. Formalitas sebuah pesan, pilihan anda terhadap media, pilihan terhadap media
mempengaruhi gaya dan formalitas nada pesan.
3. Keterbatasan media, setiap medium mempunyai keterbatasan sendiri-sendiri.
Walaupun komunikasi tatap muka langsung merupakan medium yang paling
sempurna, komunikasi tatap muka merupakan salah satu medium yang paling
terbatas karena orang yang menyampaikan pesan dan penerima pesan harus berada
pada tempat yang sama pada waktu yang sama.
4. Maksud pengiriman, pilihan pada satu media akan mempengaruhi persepsi
penerima tentang maksud yang ingin disampaikan. Bila anda ingin menekankan
formalitas dari pesan maka gunakan media yang lebih formal, seperti memo atau
surat. Jika menekankan kerahasiaan gunakan voice mail daripada faks, kirimkan
surat daripada memo atau sampaikan persoalan tersebut dalam percakapan pribadi
daripada selama rapat.
5. Urgensi dan biaya, bila pesan yang disampaikan adalah pesan yang sangat
mendesak, barangkali anda akan menggunakan telepon atau pesan instan. Tetapi
jangan lupa untuk memperhitungkan biaya terhadap kecepatan waktu.
6. Preferensi penerima, pastikan untuk mempertimbangkan media mana yang
diharapkan atau lebih disukai oleh penerima pesan. Beberapa budaya cendrung
lebih menyukai satu saluran komunikasi tertentu dibandingkan dengan saluran
komunikasi yang lain. Misalnya Amerika, Kanada dan Jerman menekankan pada
pesan-pesan tertulis, sedangkan Jepang menekankan pada pesan-pesan lisan –
barangkali karena budaya Jepang berkonteks tinggi membawa begitu banyak pesan
dalam bentuk isyarat nonverbal dan interpretasi yang tersirat.

7
BAB III

PENUTUP

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan dalam
makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya pengetahuan
kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh, hubungannya dengan makalah inikami
banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang membangun kepada kami
demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca.

Kesimpulan :

Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan


komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan benar,
kami berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan bisnis dan
bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu
memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk
mencapai tujuan dalam berkomunikasi.

DAFTAR PUSTAKA

Bovee Courtland L, Thill Jhon V, (2007) : Komunikasi Bisnis, Edisi Kedelapan, PT. Indeks,
Jakarta.

8
Guffey, Mary Ellen, (2006) : Business Communication, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta.

Hadi, Ido Priyono,(2001) : Tantangan Komunikasi di Tengah Keragaman Budaya Dunia, ..

Purwanto Djoko, (2006) : Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga, Erlangga Jakarta.