UNIDAD
Control de personal
BLOQUE 1 GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS HUMANOS
46
1.1 ¿Cuál es la relación que existe entre el control del personal y el absentismo la
boral?
UT3. Control de personal
PARA...
• Valorar los procesos de comunicación en el control de personal, a fin
de con- seguir una comunicación eficiente.
• Recoger y tratar datos sobre el control presencial y otras
incidencias que se puedan dar en la empresa, con el objetivo de
realizar cálculos y estadísticas
de forma que se puedan emitir informes de control. 47
• Realizar el seguimiento de control de presencia, con el fin de
aumentar la eficiencia de la empresa.
• Realizar periódicamente copias de seguridad de las bases de
datos de empleados, a fin de mantener los datos actualizados.
SEGUIREMOS ESTE PLAN:
1. Control de personal y absentismo
1.1. Objetivos del control de personal
1.2. El absentismo laboral
1.2. EL ABSENTISMO
HUMANOS
LABORAL
Aunque ciertamente están relacionados, los términos incidencias y
absentismo no significan exactamente lo mismo.
INCIDENCIAS Y TIPOS DE INCIDENCIAS
Existen dos tipos de incidencias en el control del personal: retrasos
y ausencias.
• Los retrasos son faltas de puntualidad en el cumplimiento del hora
rio personal de cada trabajador.
• Las ausencias son los períodos en los que los trabajadores faltan al
trabajo. Para clasificarlas, se usa el criterio del conocimiento previo:
• Presentismo. La persona
A partir de su definición, se pueden establecer las condiciones para que está en su puesto de traba jo
las incidencias (ausencias y retrasos) sean consideradas absentismo: pero no rinde, no trabaja.
Puede ser debido a agota
• Debe existir una ausencia física del trabajador. La presencia en el miento, carga emocional, fal
trabajo sin cumplir las obligaciones propias del puesto no se puede ta de motivación, angustia...
considerar absentismo. El presentismo no es un ele
mento nuevo (leer el perió
• Debe ser durante la jornada y el horario legal del trabajador. Las
dico, llamar por teléfono a
vacaciones o la negativa a realizar horas extras no se pueden con familiares o amigos, tomar
siderar absentismo. cafés, salir para fumar...),
aunque actualmente aprove
UT3. Control de personal
• No es necesario que sean jornadas de trabajo completas. Los retra
cha las nuevas tecnologías
sos según el horario de trabajo se consideran absentismo. (jugar con el ordenador, na
• No es necesario que la causa sea injustificada. La ausencia del vegar por páginas de Inter
net sin relación con el traba
pues to de trabajo por enfermedad o permiso por exámenes se jo, usar el correo electrónico
considera absentismo. para comunicaciones parti
culares, chatear...).
CAUSAS DEL ABSENTISMO LABORAL
Las causas del absentismo laboral son muy variadas. No obstante, es 49
conveniente definir una serie de grupos de causas para poder tratar los
datos, de forma que las conclusiones que se obtengan sirvan de base a
la toma de decisiones para reducir el absentismo.
Las causas más comunes de absentismo laboral son:
TIPOS DE
ABSENTISMO
• Accidente de trabajo o enfermedad profesional
• Accidente o enfermedad comunes
Retribuido • Maternidad, paternidad y cuidado de hijos
• Permisos y licencias legales
• Otros motivos
• Sanciones laborales
No retribuido • Conflictos laborales
• Cuestiones personales
CUESTIONE
ción del desempeño y el cumplimiento de la 9.9 Lee el artículo «Cómo combatir el absentis
disciplina, en el proceso de control de ★ mo laboral» en www.laboris.net/static/em_
personal. @ rrhh_absentismo.aspx, donde se habla del
absentismo presencial. ¿Qué opinión te me
3.3 Razona si puede considerarse ausencia del
rece? Señala sus diferencias con los tipos
trabajo: a) un retraso de 30 minutos; b) el
de absentismo estudiados en la unidad. De
tiempo libre que le corresponde a las madres
acuerdo con la definición de absentismo, ¿es
para dedicarlo a la lactancia de sus hijos.
correcto el término absentismo presencial?
HUMANOS
administrativa del
PERSONAL
• Modelos de recogida de datos
absentismo
DEL
Medición • Índices de absentismo
del • Proceso para el tratamiento estadístico de los datos
absentismo
• Informes
Informes de
HUMANOS
• Valoración económica del absentismo
control
2.1. EL CONTROL DE
PRESENCIA
El control de presencia se refiere a distintos dispositivos que permiten
saber a la empresa qué trabajadores se encuentran en sus instalacio
nes y en qué momento han entrado o salido.
Estos sistemas de control de presencia son imprescindibles en empre
sas con muchos trabajadores o grandes instalaciones y, en muchos
casos, añaden el objetivo de la seguridad al del control de personal, ya
que no permiten que personas no autorizadas entren en las instalacio
nes y se muevan libremente por ellas.
Los sistemas de control de presencia suelen constar de un reloj (que
indica la fecha y hora de cada entrada y salida), un sistema de identi
ficación (que no puede ser transferido a otra persona para evitar frau
Véase SUPUESTO 1.
des —actualmente se utilizan medios que leen la huella digital—), un
sistema de memoria y un registro de todos los datos.
HERRAMIENTAS DE CONTROL DE PRESENCIA
En la Las más utilizadas son de dos tipos:
oficina
• Control horario. Herramientas situadas a la entrada de las empre
El control del desempeño de sas que controlan a todas las personas que entran y salen, reflejando
los trabajadores, entendido las horas de entrada y salida. Se utilizan para detectar las ausencias
como la evaluación del logro
o faltas de puntualidad de los trabajadores.
de objetivos de la empresa, se
realiza en tres niveles: indivi • Control de acceso. Herramientas situadas en las instalaciones de la
dual, por equipos de trabajo y
empresa que señalan el lugar en el que se encuentra cada uno de los
general de la empresa.
trabajadores.
¿Sabías
que...?
Los relojes de control horario
actuales transmiten los datos
automáticamente al ordena
dor, de forma que permiten
obtener fácilmente estadísti
52 cas para analizar comporta
mientos colectivos, determina HERRAMIENTAS DE CONTROL DE ACCESO
das tendencias, productividad,
clima laboral... HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Detector Mecanismo electrónico digital que detecta la presencia de
GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS
Los objetivos de control son determinados por el Departamento de
1. Definición de Recursos Humanos. Entre ellos, siempre debe estar presente el control de las
objetivos incidencias del personal.
En función de los objetivos y del tamaño de la empresa, existen diferentes ne-
2. Determinación de
cesidades de obtención de datos. Las más habituales son: entradas/salidas y
las necesidades de
estancia en el puesto de trabajo.
datos
4. Elección de la En función de las necesidades y los recursos, se explora el mercado para de-
tectar las herramientas adecuadas.
herramienta
2.2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL
ABSENTISMO
El absentismo laboral es un fenómeno que genera gran cantidad de in Expediente personal. Con
formación en la empresa. La gestión administrativa de esa información junto de los documentos que
es una de las tareas más importantes del Departamento de Recursos reflejan el historial del traba
Humanos. jador en la empresa (contrato
de trabajo, nóminas, partes de
La forma en que se desarrolla el proceso administrativo no es siempre baja...).
igual, pues cada empresa organiza sus procesos de gestión como cree
conveniente. Además, depende de que la ausencia sea prevista o im
prevista:
Proceso para ausencia prevista Proceso para ausencia imprevista
UT3. Control de personal
al departamen- to en el que el trabajador ausente presta
sus servicios para que se organice la tarea teniendo en
3. Registro y archivo de la información. El cuenta este hecho.
Departamento de Recursos Humanos introduce en la base
de datos del perso- nal la incidencia y archiva la
información en el expediente del trabajador. 3. Requerimiento del justificante. El Departamento de
Recursos Hu- manos requiere al trabajador absentista que
justifique su ausen- cia documentalmente (baja médica...), si
4. Requerimiento del justificante. El Departamento de no lo ha hecho aún.
Recur- sos Humanos pide al trabajador que entregue el
justificante de la ausencia (certificado médico,
certificado de exa- men...) y, una vez recibido, lo 4. Comprobación del justificante. En el caso de que el trabaja- 53
archiva en el expediente personal del trabajador. dor justifique la ausencia, el Departamento de Recursos
Hu- manos analizará los documentos y los archivará en
el expe- diente personal del trabajador.
DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
HUMANOS
Ficha resumen del Forma parte del expediente personal del trabajador e incluye un resumen de los datos
expediente personal más importantes, incluido el índice de absentismo.
Diario de asistencia Listado en el que consta el nombre de todos y cada uno de los trabajadores junto a sus
horas de entrada y salida. Este documento lo crea el reloj del control horario.
Diario Listado en el que consta el nombre de los trabajadores que han presentado incidencias
de incidencias ese día (ausencias, retrasos, salidas imprevistas...). Se elabora a partir de los datos
obtenidos del diario de asistencia.
Resumen mensual Resumen del listado de incidencias en el que figura el nombre de los trabajadores que
de incidencias han tenido incidencias con los datos de cada una de ellas.
Comunicación Si la incidencia es prevista (visita médica, obligación legal, licencias y permisos...), el traba
de incidencias jador debe presentar al departamento esta comunicación con antelación. En ella
constará el tiempo de ausencia y el motivo de la incidencia. Estas comunicaciones se
archivan en el expediente del trabajador.
Véase SUPUESTO 2.
2.3. MEDICIÓN DEL
ABSENTISMO
Medir el absentismo es una de las tareas de gestión de control más im
portantes, ya que permite a la empresa comparar sus datos de absen
tismo con los de años anteriores, con el resto de las empresas del sec
tor, de la zona geográfica... Por otra parte, la medición del absentismo
posibilita el cálculo de su valor económico.
Para medir el absentismo, se suelen utilizar los siguientes índices esta
dísticos, que representan el valor relativo del absentismo respecto al
total de las horas de trabajo que hay previstas en la empresa:
PROCESO PARA EL TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LOS DATOS
54 Como hemos visto, con el fin de obtener resultados útiles para su
interpre tación y tomar las decisiones más adecuadas a partir de ellos,
es nece sario tratar estadísticamente los datos. El proceso podría ser el
siguiente:
1. Organización de los datos. Clasificamos los datos según las variables
GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS
2.4. INFORMES DE
CONTROL
Con los resultados de la medición del absentismo, el Departamento de
Recursos Humanos debe confeccionar los informes de control de per-
sonal. Existen distintos tipos, pero los más habituales son:
TIPO DESCRIPCIÓN
Informe Un informe por cada uno de los trabajadores que presenten incidencias. Contiene una descripción de
individual las incidencias que ha tenido el trabajador en un período de tiempo. Se incorpora a su expediente
personal.
Informe
mensual Se elabora todos los meses. Consiste en un resumen de las incidencias habidas durante el mes, al
que se le incorporan los datos estadísticos correspondientes. Este informe se puede elaborar por
centros de trabajo, departamentos o secciones, pero en cualquier caso es preciso emitir uno de toda
la empresa.
Suele elaborarse mediante una hoja de cálculo en la que se muestran los datos numéricos, las
formas de cálculo y los gráficos explicativos de los resultados. Por otra parte, suele comparar los
datos del mes con los del mes anterior y los del mismo período del año anterior.
TIPO DESCRIPCIÓN
Informe Se elabora al final del ejercicio económico y contiene la consolidación de todos los informes mensua
anual les, además de la valoración económica de las incidencias.
Este informe se redacta con un procesador de textos, ya que incluye valoraciones y
recomendaciones. Las hojas de cálculo con los datos y gráficos suelen presentarse como
documentación adjunta al informe.
Véase SUPUESTO 4.
VALORACIÓN ECONÓMICA DEL ABSENTISMO
La pérdida de horas de trabajo o, lo que es lo mismo, el absentismo En la
laboral tiene un coste económico para la empresa. oficina
Determinar este coste económico es importante, ya que permitirá tener Como veremos en la unidad
datos fiables para tomar decisiones sobre las políticas de recursos 8, el absentismo puede tener
humanos y de producción que tengan como finalidad aumentar la pro consecuencias para el tra-
UT3. Control de personal
bajador:
ductividad y la competitividad de la empresa.
• El absentismo personal por
Sin embargo, el cálculo del valor económico del absentismo es com causas imputables al traba
plejo, porque, si bien existen unos costes directos fáciles de medir, jador puede ser un motivo
existen otros costes indirectos y muy difíciles de calcular, especialmen de despido disciplinario por
te aquellos que representan valores intangibles de la empresa. parte del empresario.
• El Estatuto de los Trabaja
dores permite extinguir el
EJEMPLO
Un trabajador con 15 años de experiencia está de baja laboral por contrato de trabajo de aque
enferme llos que hayan faltado al tra 55
dad común. El convenio colectivo de aplicación dice que el salario de los bajo, aun de modo justifi
3 primeros días de enfermedad, que no cubre la Seguridad Social, lo abo cado, pero intermitente, en
nará la empresa. Además, ésta se ve obligada a contratar a un un porcentaje que alcance el
trabajador con sólo 1 año de experiencia para sustituirlo. 20 % de las jornadas hábiles
en 2 meses consecutivos o
HUMANOS
trabaja.
• Costes indirectos:
— Contratación del trabajador sustituto. Es fácil de calcular.
— Coste de la falta de experiencia del trabajador sustituto. Es muy
difícil de calcular.
38.
35 La maternidad es una situación especial de
20 Indica por qué es necesario definir indicado
23. ★ absentismo por ausencia prevista. En el apar
res estadísticos en el control de personal y @ tado de Trámites y gestiones de la web de
cuáles son los más comunes. la Seguridad Social, www.seg-social.es, se
explica el procedimiento administrativo de la
21 Señala la utilidad de los distintos informes de
24.
control de personal que se realizan en una solicitud de la prestación por maternidad.
empresa. Analízalo e indica los trámites relacionados
con la gestión del absentismo por parte de la
HUMANOS
SUPUESTOS PRÁCTICOS
3. Recogida de información. Para ello, utilizará las
trabajadores dedicada a la fabricación de bombillas y herra mientas adecuadas para el control horario y
otro material eléctrico, pretende implantar un sistema para el control de acceso.
RESUELTOS
de control de personal para detectar las faltas de asis
4. Análisis de la información. Para establecer los índi
tencia y puntualidad de sus empleados.
ces de absentismo que proporcionen información
— ¿Qué proceso debe seguir? estadística sobre la relación entre horas de trabajo y
horas perdidas.
5. Valoración de los resultados. Emitiendo informes
SOLUCIÓN
periódicos tanto de cada trabajador como de la em
El proceso que debe seguir es el siguiente: presa en general.
6. Propuesta de medidas de mejora. Proponer un pro
1. Establecimiento de objetivos. Conocer las faltas de
grama de disminución del absentismo, como alguna
asistencia y puntualidad de los empleados.
técnica de motivación que mejore las expectativas
2. Necesidad de información. Definir los datos que de los trabajadores y el ambiente laboral en la em
nece presa.
sita: hora de entrada y salida de todos los empleados.
UT3. Control de personal
SUPUESTO 2 RECOGIDA DE DATOS
HUMANOS
jadores es de 8 horas dia — Hallamos el índice de absentismo total:
rias y el número de días la
Total horas perdidas 390 1 925
borables al año es de 260. IAT 5 –––––––––––––––––––– ? 100 5 ––––––––––– ? 100 5
Sabemos también que se Total horas trabajo 260 ? 8 ? 45
han perdido 390 horas por 1 315
absentismo no retribuido, y 5 –––––––– ? 100 5
1,40 %
925 horas por absentismo 93 600
retribuido. El índice de absentismo retribuido:
— Calcula los índices de ab Total horas retribuidas perdidas 925
IAR 5 ––––––––––––––––––––––––––––– ? 100 5 –––––––––– ? 100
sentismo total, retribuido 5
y no retribuido. Total horas trabajo 260 ? 8 ? 45
925
5 –––––––– ? 100 5
0,99 %
93 600
Y el índice de absentismo no retribuido:
Total horas no retribuidas perdidas 390
IANR 5 –––––––––––––––––––––––––––––––– ? 100 5 –––––––––– ? 100
5
Total horas trabajo 260 ? 8 ? 45
390
5 –––––––– ? 100 5
0,42 %
93 600
SUPUESTO 4 FORMATO DE INFORME
A Carmen Humana le ha llegado el turno de diseñar el formato de los informes mensuales de incidencias. Diseña el
documento con la ayuda de un procesador de textos. No olvides cuidar la presentación.
SOLUCIÓN
El informe debe contener todas las horas perdidas según el tipo de incidencia y por cada uno de los departamentos,
además de la comparación con datos históricos (mes anterior o año anterior). En función de este contenido, Carmen
elabora el siguiente modelo de informe mensual de incidencias:
Informe mensual de incidencias
Mes: ................................... Año: ...................................
SUPUESTO DE SÍNTESIS
SUPUESTOS PRÁCTICOS
1. CONTROL DE
PERSONAL Y
ABSENTISMO
PARA
Además, se ha contratado a varios trabajadores para
cubrir las ausencias previstas con un coste total de
1 980 €. En total se han perdido 1 500 horas por
RESOLVER
1 El análisis de los datos de absentismo del último perío
41.
absen tismo. Calcula el coste por hora del absentismo
de esta empresa y explica el proceso que has seguido
do de la empresa Ferrallas Industriales S. A. indica que para ello.
se han perdido horas debido a enfermedad común, per
misos por matrimonio, causas injustificadas, huelga, 9
49. Federico López trabaja como administrativo en el De
permiso por maternidad, vacaciones y accidentes de partamento de Recursos Humanos de la empresa Ga
trabajo. Señala los tipos de incidencias y de absentismo defe S. L. Una de sus principales funciones es obtener
que se han producido en Ferrallas Industriales S. A. la información necesaria para llevar a cabo la gestión
del absentismo. Describe los documentos que Federico
2
42. Lee el artículo «Condiciones de trabajo y absentismo. Por
utiliza para realizar esta función en su puesto de trabajo.
un debate en profundidad» sobre las causas del ab
@ sentismo laboral en www.porexperiencia.com/articulo. 10
50. En el taller de reparaciones de Juan García la jornada
asp?num502&pag510&titulo5Condiciones-de-tra de trabajo de sus 20 trabajadores es de 8 horas diarias
bajo-y-absentismo.-Por-un-debate-en-profundidad. y el número de días laborables al año es de 260. En
Relaciónalas con las que has estudiado en la unidad. esta empresa se han perdido 90 horas por absentismo
no retribuido y 400 horas por absentismo retribuido.
Calcula los índices de absentismo.
2. GESTIÓN DEL CONTROL DE
UT3. Control de personal
PERSONAL 11
51. La empresa Serrerías Montañeras S. A. tiene 8 centros
★ de trabajo, donde emplea a 179 trabajadores. Todos
3
43. La empresa de producción química Farmaco S. A. em los meses en la oficina central se reciben los infor
mes mensuales de absentismo. A partir de estos in
plea 2 000 trabajadores y tiene unas instalaciones divi
didas en cuatro edificios que precisan de acceso con formes mensuales, se debe elaborar un informe anual.
trolado. Por ello, se quiere implantar un sistema de Elabora con un procesador de textos el índice y la es
control de personal. Señala el proceso que se debe tructura que debe tener el informe anual de absentis
llevar a cabo. mo. A continuación, prepara una presentación de su
contenido con la ayuda del programa adecuado. Sé
4
44. En una fábrica de zapatos en la que trabajan 245 per
minucioso. 59
sonas se pierden horas de trabajo por distintas causas,
tanto previstas como imprevistas. Para cada uno de los
tipos de ausencias se realiza un proceso administrativo SUPUESTO DE SÍNTESIS
diferente. Señala sus similitudes y diferencias a través
de un ejemplo para cada uno de ellos.
12
52. La empresa de servicios de imagen personal Seri
HUMANOS
mún, 200 por accidente de trabajo, 17 por retra
CAUSA HORAS CAUSA HORAS sos injustificados y 140 por permisos retribui
dos (matrimonio y nacimiento de hijos).
Huelga 30 000 Retrasos 500
• Los salarios correspondientes a las horas perdi
Accidentes 18 000 Enfermedad 50 000 das ascienden a la cantidad de 3 200 €.
de trabajo común
• Los gastos de sustitución de los trabajadores
Permisos y licencias 9 000 Maternidad 9 000 han ascendido a 750 €.
Sin justificar 2 600 • La cantidad de prestaciones que ha pagado la
Seguridad Social a los trabajadores es de 1 970 €.
— Calcula los índices de absentismo. a) Indica los tipos de incidencias y de absentismo
que se dan en este caso.
7
47. Utiliza una hoja de cálculo para diseñar una plantilla
de informe mensual de incidencias para la empresa Utilizando una hoja de cálculo:
MQB S. L. que calcule de forma automática los totales, b) Cumplimenta el informe mensual de absentismo.
los porcentajes y las variaciones respecto de períodos
anteriores. c) Calcula los índices de absentismo y represén
talos.
8
48. En la empresa Interportes S. A. el valor de los salarios de
d) Determina el coste por hora del absentismo.
las horas perdidas es de 18 000 €. Para cubrir las tareas
afectadas por el absentismo, se han trabajado 400 ho
ras extraordinarias pagadas a 10 €/hora. Las prestacio
nes de la Seguridad Social recibidas por los trabajado
RESUMEN
CONTROL DE PERSONAL
• Retrasos
Incidencias y tipos
• Ausencias
El absentismo laboral y las incidencias
El absentismo laboral.
• Accidente de trabajo o enfermedad profesional
Toda ausencia del trabajador
• Accidente o enfermedad comunes
de su puesto en las horas de
traba- jo de los días • Maternidad, paternidad y cuidado de hijos
Causas • Permisos y licencias legales
laborables se-
60 gún su contrato de trabajo
del absentismo
• Sanciones laborales
laboral
y • Conflictos laborales
el convenio colectivo de apli- • Cuestiones personales
cación.
• Otros motivos
• Retribuido
Tipos de absentismo
• No retribuido
• Control horario
El control de
presencia • Control de acceso
Proceso
Modelos de recogida de datos
Gestión
• Índices de absentismo
administrativa del Medición
absentismo • Proceso para el tratamiento estadístico
del absentismo
de los datos
• Informes
Informes de control
• Valoración económica del absentismo
EVALUACIÓN
3
UNIDAD
b retribuido y otras dos
1.1 La finalidad
de absentis mo no
del control de a B retribuido.
personal es:
j a
6. a) Evaluar el 6 Dentro del proceso
desempeño. a j de control del
a personal, los índices
b) Hacer de absentismo
cumplir la pertenecen:
m
disciplina.
é p a) A la
c) Conocer
las d o necesidad
incidencias
i r de
sobre la
asisten c información
c
i a . b) A la
m
a . recogida
a
de
d t
e b información
e
l
) .
r
p c) Al análisis de la
n
e información.
r U i
7. s 7 En las empresas
o n d pequeñas se suele
n a a utilizar:
a
d a) El reloj de huella
l
dactilar.
e .
a b) El reloj mecánico
n de fichas.
l f b c) El reloj electrónico
a de tarjetas
e )
magnéticas.
e r
8. m 8 Señala las fases del
p m V proceso de gestión
r de las ausencias
e a
e imprevistas.
s d c
9. a 9 Enumera los
. a a documentos que
d c intervienen en el
2.2 Indica cuáles proceso de gestión de
de las . i ausencias previstas
siguientes c) Una baja por o
ausencias embarazo.
son n
3. imprevistas: 3 Define e
a absentismo con tus
propias palabras. s
)
.
4. 4 Señala cuál de
las siguientes c) Un permiso
U situaciones no personal para
se puede viajar.
n considerar
5. absentismo: 5 Indica dos
a
ejemplos de
a situaciones de
) ab sentismo
tuación: calcular
y describe
horas el coste
entre qué E
de del
personas o
trabajo absentis l
departa
en la mo por
mentos
empres hora, se
circulan.
a, tiene en
t
10 37 160; horas 10. cuenta:
Des retribuidas o
a
crib perdidas, 1 110;
ho ) t
e el
cont ras no retribuidas a
enid perdidas, 231.
l
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c) El total de horas
de tipos de a laborables del año.
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15. 15 Para que el
del control a absentismo
índi no es por faltas
UT3. Control de personal
ce apropia j
justificadas
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abs utilizar a) 3 %. despido, es
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b) 2,5 %.
smo de que el índice
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GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS
a) Informe absentismo
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sigu mensual.
dos meses
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HUMANOS