BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan
pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut
depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk
puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI
No.63/Menkes/SK/II/1981.
Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan,
berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.
Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan
puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat
memperberat beban kerja petugas puskesmas.
2.2 Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan
Tujuan Umum
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil
kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang
selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang
pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih
terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP
ke Dinas Kesehatan.
Tujuan Khusus
Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar,
berkelanjutan, dan teratur.
Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan
menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.
2.3 Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :
Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan
kabupaten/kota
Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan
tenaga kesehatan
Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil
Manfaat pencatatan
Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan
Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa
Bahan proses belajar dan bahan penelitian
Sebagai pertanggung jawaban
Bahan pembuatan laporan
Perencanaan,pelaksanaan, dan evaluasi
Bukti hukum
Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan kegiatan peristiwa khusus
2.4 Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah
melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan
melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap
pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan
data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam
bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan
format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap
tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun
berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan
tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.
2.5 Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan
dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan demografi
Sarana fisik
Ketenagaan
Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu
dan sasaran program
Contoh :
Data Wilayah

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Penduduk Sekolah Jumlah Murid SD Dukun TOMA Kader

L P total UKS Non- Kelas Kelas terlatih Tidak terlatih

Desa UKS I-IV VI terlatih

C
 D

Data Umum dan Sasaran Program

Puskesmas............ kecamatan................. tahun .............

Desa Jumlah Jumlah Jumlah sasaran

Dusun/ posyandu
RW PUS Bumil Bulin Buteki Bayi Balita

Data Tenaga Sasaran

Puskesmas ........... kecamatan .............. tahun ...............
Desa Tenaga Puskesmas

Perawat Bidan Tenaga lain

Pustu Non-pustu Pustu Non- pustu Pustu Non- pustu

D
Data Sarana Lingkungan Fisik
Puskesmas............. kecamatan ................. tahun .................
Desa Air bersih Jamban SPAL
keluarga
PP SA PAH PMA SPT SPT SGL Saring Pasir
DK DL

Keterangan :
PP : Perpipaan
SA : Sumur Artesis
PAH : penampungan air hujan
PMA : penampungan mata air
SPT DK : sumur pompa tangan dangkal
SPT DL : sumur pompa tangan dalam
SGL : sumur gali
SPAL : Sarana pembuangan sampah
2.6 Pengelolaan Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas
pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir
standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam
pencatatan adalah sebagai berikut :
Rekam kesehatan keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu
individun suatu keluarga yang memperoleh pekayanan kesehatan dipuskesmas. Kegunaan
dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga.
Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau
kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko
tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).
Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
Kartu rawat jalan
kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk
mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.
Kartu indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan
perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC
paru dan kusta.
Kartu ibu
Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.
Kartu anak
Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-
promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah
diperoleh balita dan anak sekolah.
KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil
dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil

KMS usia lanjut

KMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik
maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan
evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.
Register
Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar
gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
Ada beberapa jenis register sebagai berikut :
Nomor indeks pengunjung puskesmas
Rawat jalan
Register kunjungan
Register rawat inap
Register KIA dan KB
Register kohort ibu dan balita
Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi
Register penimbangan batita
Register imunisasi
Register gizi
Register kapsul beryodium
Register anak sekolah
Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

2.7 Mekanisme Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loket memegang
peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan
kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal . kemudian pasien disalurkan pada unit
pelayanan yang akan dituju. Apabila diluar gedung pasien dicatat dalam register dengan
pelayanan yang diterima. Mekanisme pencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui
berikut
 2.8 Pengelolaan Pelaporan
Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat
No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari
bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler pelaporan
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.
Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II
Laporan Bulanan
Data Kesakitan (LB 1)
Data obat-obatan (LB 2)
Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

Laporan Sentinel
Berikuta adalah bentuk laporan sentinel.
Laporan bulan sentinel (LB 1S)
Lapotan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31),
penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status
imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu
puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas
kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).
Laporan bulanan sentinel (LB 2S)
Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja.
Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi piskesmas rawat inap. Laporan ini
dilaporkan ke dinas kesehatan DATI I<>
Laporan Tahunan
Laporan tahunan meliputi :
Data dasar puskesmas (LT-1)
Data kepegawaian (LT-2)
Data peralatan (LT-3)
2.9 Alur Laporan
Laporan Dati Iidikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan
Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi
dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :
Laporan Triwulan
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4
Laporan Tahunan
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2
Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3
2.10 Frekuensi Laporan
Laporan Triwulan
Laporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang
dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2009, maka laporan triwulan
berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2009). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di
bawah ini
Kepala Dinas Kesehatan Dati I
Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
Laporan Tahunan
Laporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan
diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini
Kepala Dinas Kesehatan Dati I
Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi
Depkes RI Cq Ditjen Binkesmas
2.11 Mekanisme Pelaporan
Tingkat puskesmas
Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di
puskesmas
Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta
laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.
Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua
rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP
Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang
diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
Tingkat Dati II
Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh
depkes
Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada
pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.
Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik,
bimbingan teknis ke p[uskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.
Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk
dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.
Tingkat Dati I
Pengolahan dan pemanfaatan data SP@TP di dati I mempergunakan perangkat lunak sama
dengan Dati II
Laporan dari dinkes Dati II, diterima oleh dinas kesehatan Dati I dan Kanwil I dalam
bentuk soft file dikompilasi / direkapitulasi.
Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program dati I untuk diolah dan dimanfaatkan
serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.
Tingkat Pusat
Hasil olahan yang dilaksanakan Ditjen Binkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya
triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan
untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Kanwil
Depkes Provinsi.
2.12 Metode Penelitian Dalam Pencatan Dan Pelaporan
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan
menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-
banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas.
2.13 Hasil Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan
Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami
berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para
pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP.
Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta
kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek
sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya
menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi
dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum
nampak.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk
puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI
No.63/Menkes/SK/II/1981. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat
serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan
teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.Ruang lingkup pencatatan
dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan
puskesmas.Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan demografi
Sarana fisik
Ketenagaan
Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung
3.2 Saran
Semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan
ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur. Data dan
informasi yang akurat dan reliable memerlukan dukungan dari sumber daya manusia yang
andal dalam pengolahannya. Oleh karena itu, seharusnya petugas kesehatan diberikan
pengetahuan tentang bagaimana pencatatan dan pelaporan yang sesuai dan baik di puskesmas
dan diberi tahu seberapa pentingnya pencatatan dan pelaporan di puskesmas itu.
Oleh karena itu, Pusdiklat membuat suatu pedoman yang diharapkan dapat digunakan
sebagai acuan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat, agar untuk
selanjutnya dapat pula diperoleh informasi tentang hasil diklat tersebut.
Dengan adanya pedoman ini, maka penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan kegiatan
diklat di bidang kesehatan di tiap tingkat administrasi dapat hendaknya direkam dengan baik,
sehingga informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan pengambilan
keputusan serta kepentingan lainnya