PENGELOLAAN SISTEM

REKAM MEDIS

OLEH:

DWI KHARISMA PUTRI (G41171150-GOL B)

SITI NUR FAIDAH (G41171330-GOLB)

JURUSAN KESEHATAN PROGRAM

STUDI REKAM MEDIK TAHUN 2017/2018
 Alur Rekam Medis Rawat Jalan

1. Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Rawat Jalan

2. Apabila Pasien Baru, petugas rekam medis harus melakukan :
a. Menanyakan identitas pasien lengkap untuk dicatat pada formulir rekam
medis rawat jalan, KIB, diberi nomor RM dan KIUP.
b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa kembali
bila datang berobat berikutnya.
c. Menyimpan KIUP sesuai huruf abjad (alfabetik)
d. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan untuk mengarahkan
pasien ke poliklinik yang sesuai.
e. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa :
 Tempelkan pada formulir rekam medis rawat jalan.
 Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya, guna
mengarahkan pasien menuju poliklinik yang sesuai.
3. Apabila Pasien Lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya), petugas rekam
medis harus melakukan :
a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b. Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya
pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk
dicari di KIUP.
d. Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP
pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
4. Berkas Rakam Medis Pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas Rekam
Medis yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas Rekam Medis.
5. Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan poliklinik
antara Iain : tanggal kunjungan, nama pasien, nomor rekam medis, jenis
kunjungan, tindakan/pelayanan yang diberikan, dsb.
6. Mempersilahkan pasien membayar di loket pembayaran.
7. Pelayanan pasien asuransi kesehatan / ASKES/ ASKIN/ JAMKESMAS/
JAMSOSKES/ JAMSOSTEK/ PERUSAHAAN/ UMUM disesuaikan dengan
peraturan dan prosedur.
8. Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, diagnosis,
terapi yang ada relavansinya dangan penyakitnya pada Rekam Medis
9. Petugas dipoliklinik (perawat/bidan) membuat laporan harian pasien rawat jalan.
10. Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai dilaksanakan,
petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas Rekam Medis pasien rawat jalan
berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan, ke Instalasi Rekam Medis paling
Iambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja.
11. Petugas Instalasi Rekam Medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis
dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
12. Petugas instalasi rekam medis mengolah rekam medis yang sudah Iengkap.
13. Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk
membuat Iaporan dan statistik rumah sakit.
14. Berkas Rekam Medis pasien disimpan berdasarkan nomor rekam medisnya
(apabila menganut sistem desantralisasi) rekam medis pasien rawat jalan di
simpan secara terpisah pada tempat penerimaan pasien rawat jalan.
 Alur Rekam Medis Pasien Rawat Inap

1. Setiap pasien yang membawa surat permintaan rawat inap dari dokter poliklinik.
Instalasi gawat darurat, menghubungi tempat penerimaan pasien rawat inap,
sedang pasien rujukan dari pelayanan kesehatan lainnya terlebih dahulu diperiksa
oleh dokter rumah sakit bersangkutan.
2. Apabila tempat tidur di ruang rawat inap yang disediakan masih tersedia, petugas
menerima pasien mencatat dalam buku register penerimaan pasien rawat inap :
Nama, Nomor RM, Identitas dan Data sosial Iainnya. Serta menyiapkan/mengisi
data Identitas Pasien pada Lembaran masuk (RM).
3. Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi, pada saat
pasien mendaftar untuk dirawat petugas Iangsung mengentri data-data pasien
meliputi nomor rekam medis, no registrasi, no kamar perawatan dan data-data
penunjang Iainnya.
4. Petugas penerimaan pasien rawat inap mengirimkan berkas rekam medis bersama-
sama dengan pasiennya ke ruang rawat inap yang dimaksud.
5. Pasien diterima oleh petugas di ruang rawat inap dan dicatat pada buku register.
6. Dokter yang bertugas mencatat tentang riwayat penyakit, hasil pemeriksaan fisik,
terapi serta semua tindakan yang diberikan kepada pasien pada Iembaran-
Iembaran rekam medis dan menanda tanganinya.
7. Perawat mencatat pengamatan mereka terhadap pasien dan pertolongan perawatan
yang mereka berikan kepada pasien ke dalam catatan Perawat dan membubuhkan
tanda tangannya, serta mengisi lembaran grafik tentang suhu, nadi, dan
pernapasan seorang pasien.
8. Selama di ruang rawat inap, perawat menambah lembaran-Iembaran rekam medis
sesuai dengan pelayanan kebutuhan pelayanan yang diberikan kapada pasien.
9. Perawat berkewajiban membuat sensus harian yang memberikan gambaran mutasi
pasien mulai jam 00.00 sampai dengan jam 24.00.
10. Petugas ruangan memeriksa kelengkapan berkas rekam medis pasien, sebelum
diserahkan ke Instalasi Rekam Medis.
11. Setelah pasien kaluar dari rumah sakit berkas rekam medis pasien segera
dikembalikan ke Instalasi rekam medis paling Iambat 24 Jam setelah pasien
keluar, secara Iangkap dan benar.
12. Petugas instalasi rekam medis mengolah berkas rekam medis yang sudah Iengkap,
melewati proses-proses analisa, pengkodean, hingga penyimpanan kembali berkas
rekam medis yang kemudian diperoleh data hasil pengolahan yang dalam bentuk
Iaporan statistik rumah sakit.
13. Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi sensus harian setiap akhir
bulan untuk bahan Iaporan rumah sakit.
14. Instalasi rekam medis menyimpan berkas·berkas rekam medis pasien menurut
nomor RM nya (apabila menganut sistem sentralisasi, berkas rekam medis pasien
rawat jalan dan pasien rawat inap untuk tiap-tiap pasien disatukan).
15. Petugas instalasi rekam medis mengeluarkan barkas rekam medis, apabila ada
permintaan baik untuk keperluan pasien berobat ulang atau keperluan Iain.
16. Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan formulir peminjaman rekam
medis.
17. Formulir peminjaman rekam medis dibuat rangkap 3 (tiga), satu copy ditempel
pada rekam medis, satu copy diletakkan pada rak penyimpanan sebagai tanda
keluar, dan satu copy sebagai arsip yang meminta.
18. Berkas Rekam Medis yang dipinjam terlebih dahulu dicatat pada buku ekspedisi,
yang meliputi No. Rekam Medis, Nama Pasien, Nama Petugas Rekam Medis
yang mengambilkan, Ruangan Peminjam, Nama Jelas Peminjam, Tanggal Pinjam,
Tanggal Kembali, Tanda Tangan Peminjam, Nama Petugas Rakam Medis yang
mengecak kembalinya Rekam Medis yang dipinjam.
19. Apabila berkas rekam medis yang dipinjam sudah kembali, dan sudah dicek ke
dalam buku ekspedisi peminjaman Rekam Medis maka catatan Rekam Medis
yang dipinjam yang ditulis didalam buku ekspedisi dicoret dan ditulis nama jelas
serta ditanda tangani oleh petugas yang mengkoreksi Rekam Medis kembali.