2.

1 Komputer sebagai Bagian dari Sistem Fisik

Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai suatu elemen dalam sistem
produksi fisik. Ada tiga cara dalam menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik ini,
yaitu Computer-Aided Design (CAD), Computer-Aided Manufacturing (CAM), dan Robotik.
1. Computer-Aided Design (CAD)
Computer-Aided Design (CAD), yang saat ini sering disebut Computer-Aided
Engineering (CAE) melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan
produk yang akan dimanufaktur. CAD pertama kali digunakan dalam industri dirgantara
dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk
merancang segala sesuatu dari struktur rumit hingga bagian-bagian terkecil.
2. Computer-Aided Manufacturing (CAM)
Saat ini, pabrik-pabrik besar telah menerapkan teknologi CAM. Computer-Aided
Manufacturing (CAM) adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Komputer
berperan sebagai pengendali atas beberapa mesin produksi sehingga produksi dapat
berjalan lebih cepat dan presisi yang lebih tinggi daripada jika pekerja manusia yang
mengendalikan.
3. Robotik
Robotik melibatkan penggunaan robot industrial (Industrial Robots – IR), alat yang
secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Robotik
memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang
tinggi.

2.2 Komputer sebagai Bagian dari Sistem Informasi

Ada beberapa pendekatan dalam pengelolaan proses manufaktur, antara lain:
1. Sistem Titik Pemesanan Kembali
Pendekatan paling sederhana adalah pendekatan reaktif, yaitu menunggu
hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu
pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai
pemicu disebut titik pemesanan kembali (Reorder Point– ROP), dan sistem yang
mendasarkan keputusan pembelian pada titik pemesanan kembali disebut sistem titik
pemesanan kembali.
Seorang manajer manufaktur tidak perlu menebak untuk menentukan ROP.
ROP dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:
R = LU + S
1
 Dimana : R = titik pemesanan kembali
L = lead time pemasok
U = tingkat pemakaian (jumlah unit yang terjual per hari)
S = tingkat safety stock (dalam unit)

Gambar Titik Pemesanan Kembali Tanpa dan Dengan Safety Stock

2. Material Requirements Planning (MRP)

Material Requirements Planning (MRP) adalah suatu strategi material
proaktif. Maksudnya, MRP melihat ke masa depan dan mengidentifikasi material
yang akan diperlukan, jumlahnya, dan tanggal diperlukannya.
Komponen-komponen utama dalam sistem MRP antara lain:
a. Sistem penjadwalan produksi, menggunakan empat file data dalam menyiapkan
master production schedule. Data input mencakup file pesanan pelenggan, file
ramalan penjualan, file persedian barang jadi, dan file kapasitas produksi.
Sedangkan master production schedule memproyeksikan produksi cukup jauh ke
depan untuk mengakomodasi proses produksi.
b. Sistem material requirements planning menentukan berapa banyak material yang
diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan. File bill of
2
 materialdigunakan untuk menguraikan bill of material untuk tiap jenis barang
yang dijadwalkan untuk diproduksi. Dan file persediaan bahan baku digunakan
untuk menentukan material mana yang telah dimiliki.
c. Sistem material requirements planning bekerja berhubungan dengan system
capacity requirements planning untuk memastikan bahwa produksi terjadwal itu
sesuai dengan kapasitas pabrik. Output utama yang dihasilkan adalah jadwal
pesanan terencana (planned order schedule), yang mendaftarkan jumlah
kebutuhan tiap material berdasarkan periode waktu. Sedangkan output lainnya
mencakup perubahan pesanan terencana, laporan perkecualian, laporan kinerja,
dan laporan perencanaan.
d. Sistem pelepasan pesanan (order release system) menggunakan jadwal pesanan
terencana untuk input dan mencetak suatu laporan pelepasan pesanan.

3. Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Manufacturing Resource Planning (MRP II) merupakan pengembangan
konsep MRP di luar area manufaktur sehingga dapat meliputi seluruh perusahaan.
Sistem MRP II mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang
berhubungan dengan manajemen material. MRP II dapat bertukar data dengan
subsistem informasi akuntansi yang terlibat dalam arus material (pemasukan pesanan,
penagihan, piutang dagang, pembelian, penerimaan, hutang dagang, dan buku besar).

3
 Adapun beberapa manfaat MRP II, antara lain yaitu penggunaan sumber daya yang
lebih efisien, perencanaan prioritas yang lebih baik, pelayanan pelanggan yang
meningkat, semangat kerja pegawai meningkat, dan informasi manajemen yang lebih
baik.

4. Pendekatan Just-In-Time
Pendekatan ini menjaga arus material melalui pabrik hingga minimum dengan
menjadwalkan material agar tiba di stasiun kerja tepat pada waktunya (just in time).
Just-In-Time mencoba untuk meminimumkan biaya persediaan dengan memproduksi
pada jumlah yang lebih sedikit. Dan waktu adalah kunci dari sistem ini. Pasokan
bahan baku mulai memasuki jalur perakitan. Pekerja pertama menyelesaikan langkah
produksi pertama dan menyisihkan barang itu. Pekerja selanjutnya memungut barang
tersebut dan melakukan langkah kedua. Proses ini terus berlanjut dari satu langkah
produksi ke yang lain. Jika seorang pekerja siap untuk barang selanjutnya, ia memberi
tanda pada pekerja sebelumnya.
Just-In-Time tidak sesuai untuk situasi yang sangat bervariasi dalam volume
produksi yang disebabkan oleh perubahan-perubahan dalam permintaan pelanggan.

2. 3 Model Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur terdiri dari tiga susbsistem input dan empat subsistem
output.

4
1. Subsistem Input
a. Sistem Informasi Akuntansi
Tugas pengumpulan data yang menjelaskan operasi produksi paling baik
dilaksanakan dengan menggunakan terminal pengumpulan data. Pegawai produksi
memasukkan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media (bar
codes documents, dokumen dengan tanda pensil, dan kartu plastic dengan garis-
garis catatan). Gambar di bawah ini menunjukkan dua belas terminal
pengumpulan data yang terletak di seluruh pabrik.

5
 Terminal 1, digunakan untuk mencatat data penerimaan bahan baku yang
masuk. Bahan baku tersebut kemudian diperiksa kualitasnya, dan hasilnya dicatat
pada Terminal 2. Setelah lulus pemeriksaan kualitas, bahan baku dimasukkan ke
gudang bahan baku dan datanya dicatat pada Terminal 3. Sedangkan Terminal 4
sampai 10 digunakan untuk permulaan dan penyelesaian tiap tahan dari proses
produksi. Ketika barang jadi selesai, barang tersebut dimasukkan ke dalam gudang
bahan jadi, dan datanya dicatat pada Terminal 11. Dan jika barang akan dikirim ke
pelanggan, barang tersebut akan dimasukkan ke area pengiriman dan datanya
dicatat pada Terminal 12.
Penggunaan terminal yang digambarkan dalam gambar di atas disebut
pelaporan kerja, karena menyediakan data yang menjelaskan pelaporan mengenai
arus material, pemanfaatan mesin, dan penggunaan sumber daya manusia.

b. Susbsistem Industrial Engineering

Merupakan analsis system yang terlatih khusu yang mempelajari operasi
manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Industrial Engineering

6
 mengkhususkan diri dalam ranangan dan operasi system fisik tetapi juga
memahami system konseptual. Dan bagian penting dari kerja IE melibatkan
pengaturan standar produksi yang dilakukan dengan cara mempelajari proses
produksi untuk menentukan berapa lama waktu yang harus dihabiskan.

c. Subsistem Intelejen Manufaktur

Subsistem intelejen manufaktur membuat manajemen manufaktur tetap
mengetahui perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerjaan, material
dan mesin.
Informasi Pekerja
Manajer manufaktur sangat memperhatikan serikat pekerja yang
mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Jika para pekerja memilih untuk
berserikat, suatu kontrak menjelaskan harapan dan kewajiban baik perusahaan
maupun serikat. Informasi yang menjelaskan kinerja actual dari kedua pihak harus
dikumpulkan sehingga manajemen dapat memastikan bahwa syarat-syarat dalam
kontrak terpenuhi.
Informasi Pemasok
Sebagian besar departemen pembelian memiliki beberapa pembelian yang
mengkhususkan diri dalam memperoleh material kelas tertentu. Pemilihan
pemasok terbaik merupakan elemen kunci dalam menapai efisiensi dan kualitas
produksi.

2. Subsistem Output
a. Subsistem Produksi
Manajemen manufaktur menggunakan subsistem produksi terutama untuk
mengelola proses produksi harian. Kegunaan lain adalah untuk membantu dalam
pembangunan fasilitas produksi baru. Subsistem produksi juga dapat membantu
manajemen dalam membuat keputusan lokasi.

b. Subsistem Persediaan
Manajemen manufaktur selalu bertanggung jawab atas persediaan bahan
baku dan barang dalam proses. Tingkat persediaan bahan perusahaan sangat
penting karena menggambarkan investasi yang besar. Uang yang tertanam dalam
persediaan tidak dapat digunakan untuk hal-hal yang lain, melainkan untuk
7
 pengeluaran biaya pemeliharaan dan biaya pembelian. Biaya pemeliharaan
biasanya dinyatakan sebagai persentase biaya tahunan dari barang, dan biaya
tersebut mencakup faktor-faktor seperti kerusakan, pencurian, keusangan, pajak,
dan asuransi. Sedangkan biaya pembelian diperlukan saat material dipesan (biaya
telepon, biaya sekretaris, biaya formulir pesanan pembelian, dan sebagainya).

c. Subsistem Kualitas
Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal
berhubungandengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun
pemilihan supplier. Banyakhal lain yang bukan definisi mutlak kualitas namun
perlu masuk dalam unsur kualitasseperti proses perawatan.
Proses yang perlu didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol
proses (ProcessControl), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi
(Specification) baik produk jadimaupun material. Masih banyak hal lain yang
perlu didokumentasi, namun secarakeseluruhan, tiga proses ini dapat
mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan.
Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas karena gangguan proses
yangterbesar di lantai produksi adalah karena masalah perawatan mesin. Proses
perawatan iniberhubungan dengan umur ekonomis mesin, sekaligus berhubungan
dengan lamanyaperawatan yang dilakukan. Informasi mengenai proses perawatan
akan sangatmendukung penjadualan produksi, sehingga tidak terlalu banyak
preemption(penghentianproses) dalam setiap stasiun kerja.

d. Subsistem Biaya
Subsistem biaya dapat berisi program-program yang menyiapkan laporan
periodic maupun khusus. Laporan periodik dapat dicetak dan dibagikan, atau
dapat disimpan di dalam bentuk yang telah disusun sebelumnya dalam database
untuk diambil nanti.

2.4 Penggunaan Sistem Informasi Manufaktur oleh Manajer

Sistem informasi manufaktur digunakan baik dalam penciptaan maupun dalam operasi
sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan, manajer di area
manufaktur, dan manajer di area lain.

8
 Para eksekutif, termasuk wakil presiden direktur manufaktur, menerima informasi
dari semua subsistem output. Superintendent pabrik juga menggunakan ikhtisar output
yang menjelaskan seluruh operasi.
Manajer dalam pemasaran dan keuangan juga menggunakan output itu. Pemasaran
tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas, dan penyediaan karena factor-faktor
tersebut mempengaruhi penjualan produk. Manajer keuangan memiliki perhatian khusus
pada subsistem persediaan, karena digunakan dalam menentukan investasipersediaan, dan
pada subsistem produksi, karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai
konstruksi atau perluasan pabrik.

9
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada
dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya
pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan
dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi
kepuasannya.

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem

informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
Sedangkan Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer
yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna
mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support
System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry
Simamoraadalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,
menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya
manusia, aktivitas- aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.

FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia merupakan departemen atau divisi yang bertanggung jawab
terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atas kegiatan-kegiatan
yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan,
pelatihan, manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia
adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor produksi lainnya.
Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi. Tidaklah demikian dengan
sumber daya lainnya.

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

10
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu
mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang
sesuai.
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya
manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang
dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan
yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu
diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah
kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-
lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga
kerja dan sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai,
karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan
sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan
yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga
spesifikasi pekerjaan / job specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat
dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu
dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat
hidup atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar
dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal
memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil
kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja /
interview dan proses seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai
pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan
suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli
di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan

11
 begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting
mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and
protection.
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari
organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan
disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan
eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat
menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat
menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu
diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan
tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal
dari waktu ke waktu.
f. Jenjang karir.
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan. Hal
ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam
suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja
mereka. Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang
karir yang pasti bagi para karyawannya.

2. Pendidikan dan Pelatihan.

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan
keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data.
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber
(informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/ umum, SDM menyimpan
database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk
memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan Kegiatan Manajemen Data:
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.

12
 d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)
h. Penyimpanan kuesioner/hasil lab
i. Pedoman clening data
j. Cleaning data
k. Data siap analisis (back up)

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan.
Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan
pegawai yang berhak.

FUNGSI SISTEM INFORMASI SDM

Sistem informasi sumber daya manusia berguna untuk:

1. Perencanaan SDM : membantu untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi
2. Perekrutan : mempermudah dalam pengambilan keputusan rekrutmen karyawan
3. Sosialisasi : membantu SDM beradaptasi dengan kondisi/lingkungan baru perusahaan

13
 4. Pelatihan/ pengembangan SDM : merefleksikan kebutuhan untuk meningkatkan
kinerja SDM dan mengidentifikasi kebutuhan kemampuan dan untuk menentukan
klasifikasi tertentu
5. Penilaian kinerja : untuk dapat membandingkan antara kinerja secara individu/
organisasi dengan standar yang telah ditentukan
Ada pun kegunaan lain dari sistem informasi SDM, yakni:

1. Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yang diproyeksikan
2. Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan akan pensiun, atau akan
diberhentikan \menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang
mempunyai tingakat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah
yang tinggi, yang melebihi kadar normal
3. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll
4. Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi, latihan, dan pengembangan
5. Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi
6. Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi tentang pembayaran pada
karyawan
7. Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seeperti perputaran
karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang paling produktif guna
mencapai calon-calon baru
8. Penialian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan
karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

EVOLUSI SISTEM INFORMANSI SUMBER DAYA MANUSIA

1. TAHAP AWAL
Sistem personalia pada awalnya menempatkan data pegawai dalam map yang
ditempatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh
mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan
dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched
Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
2. PENGARUH PERATURAN PEMERINTAH
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan
pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational

14
 Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang
diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk
menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh
mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang
meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer. Manajemen puncak perusahaan
mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia
berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru
dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan
pemakai di bagian dumber daya manusia.
3. PENGARUH DARI KOMPUTER MIKRO
Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya.
Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan
untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral
perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro
bahkan mainframe mereka sendiri.

MODEL SISTEM INFORMASI SDM (Sumber Daya Manusia)

Definisi sistem informasi SDM ( Sumber Daya Manusia)

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah sistem yang mendukung proses
pengambilan keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi
yang disediakan merupakan informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam sebuah
organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan
pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi mengenai
pemberhentian pegawai.

Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sebuah bentuk interaksi atau
pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi.
Ssistem ini menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu disiplin yang

15
utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas - aktivitas
manajemen sumber daya manusia seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum
dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Secara keseluruhan sistem perencanaan
sumber daya perusahaan bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi -
aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan
masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem.
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari
subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area
fungsional lain.

Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
a. Sistem Informasi Data Personil
Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang
berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis
kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.
b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya : penelitian
suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.
c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia
(SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data

16
 ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan
sebagainya.

2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a. Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat
pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di
lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat
kerja, serta pemerintahan.
b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada
komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus
seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-
lain.

3. Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil
perusahaan, yang meliputi :
a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk
mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan
organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.
b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran
pelamaran dan pencarian internal.
c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi,
keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.
d. Subsistem Kompesasi
17
 Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa
terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi
peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.
e. Subsistem benefit
Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang
karyawan dan masa kerjanya.

Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama
dalam organisasi antara lain :

1. Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya
manusia digabungkan menjadi Satu supaya lebih strategis dan berhubungan dengan
perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber
daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem
penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia,
catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan
penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis
dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai
data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan
pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada
mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

Kelebihan

1. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani, masalah

mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab
pihak ahli sistem informasi.
2. Cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di
bidangnya.
3. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem
informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan

18
 sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya
sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
4. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan
kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi
tergantung jenis program yang dibeli.
Kekurangan

1. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan
tersebut.
2. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena
pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan
umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
3. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan
perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi
biaya tambahan yang dibayarkan.

STATUS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MASA KINI

Berdasarkan sumber system survey tahun 1990-1991 menyatakan bahwa di 242

(47,2%)perusahaan, eksekutif menilai HRIS seperti system fungsional lain. Ini merupakan
situasiyang baik, dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi di
225perusahaan HRIS dianggap kurang bernilai dibandingkan system lain.Dikarenakan HRIS
relative terlambat bergabung dengan computer. HRIS dapat menjadi areafungsional
berpotensi terbesar dalam menerapkan computer untuk pemecahan masalah.

HRIS serupa dengan system informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi
perhatianmanajer di seluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat pada sumber
dayakeuangan mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.Pada
gambar diatas mengidentifikasi para pemakai HRIS. Direktur SDM menggunakaninformasi
dari semua subsistem output, seperti halnya eksikutif lain, manajer EEO/AA didalam SDM,
dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDMmemiliki perhatian

19
khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya.Contohnya, manajer
perencanaan SDM secara khusus tertarik pada subsistem angkatan kerja.Dua manajer di luar
SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansiberkepentingan khusus
karena dampak dari program kompensasi dan benefit pada statuskeuangan perusahaan.
Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingankhusus dalam subsistem
kompensasi.

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA OLEH

MANAJER

Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu

otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber
daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang
sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari
pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak
organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian
sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia
lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi
perhatian manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya manajer berminat pada sumber daya
uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka. Direktur SDM
menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer
EEO/AA didalam SDM, dan manajer lain diseluruh perusahaan.

Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang
berhubungan dengan operasinya. Contohnya, manajer perencanaan SDM secara khusus
tertarik pada subsistem perencanaan angkatan kerja. Dua manajer diluar SDM juga memiliki
khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program
kompensasi dan benefit pada status keuangan perusahaan. Manajer bagian gaji pada
departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap hari, para
manajer diseluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.

20
 Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya
eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan.
Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang
berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan
khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program
konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada
departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.

1. KEGAGALAN SISTEM INFORMASI

Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum
penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang
dahulu. Hal ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah
menginvestasikan banyak uang dan jam kerja dalam proyek sistem informasi perusahaan
tersebut. Namun kegagalan sistem informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi
menyerah sepenuhnya. Organisasi tersebut dapat mencoba lagi.

Menurut Stonehill dan Moffet (2004), Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan

kegagalan dengan mengambil langkah-langkah sebagai berikut.

a. Orang-orang yang bertangung jawab atas penerapan sistem harus mengerti akan
kerumitan organisasi itu. Karena sistem informasi perusahaan mencangkup
berbagai fungsi bisnis, para anggota harus memahami berbagai proses bisnis
yang berinteraksi dengan mereka selain memahami proses mereka sendiri.
b. Manajemen puncak harus menyadari bahwa spesialisasi didalam perusahaan
yang memberi nilai tambah yang besar mungkin bukan kandidat untuk
disertakan dalam sistem informasi perusahaan. Contohnya, jika organisasi
mengunakan insentif yang inovatif untuk mempekerjakan dan mempertahankan
staf penjualan, maka organisasi itu mungkin tidak mau menggunakan segmen
sumber daya manusia dari suatu sistem informasi perusahaan. Jika pegawai
penjualan merupakan komponen unik untuk mencapai keunggulan kompetitif,
membelengu mereka dengan aplikasi sumber daya manusia ERP yang
terstandarisasi bisa membuat aset penting itu pergi dari organisasi.

21
 c. Manajemen puncak harus mencapai konsensus untuk sistem informasi
perusahaan jauh sebelum penerapan dimulai, dukungan ini penting bagi
penerapan yang berhasil.

2. MASALAH POKOK SISTEM INFORMASI

Masalah-masalahyang menyebabkan kegagalan sistem informasi bukan hanya karena
faktor teknikal dari sistem informasi tetapi juga disebabkan oleh fator yang bersifat non
teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
a. Desain
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya,
dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan organisasi
memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat dengan
komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika
seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen
akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi,
partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi
berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain
kembali organisasi.
b. Data
Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi
yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak
ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang dipersyaratkan
dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak
cocok.
c. Biaya
Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan pengoperasiannya
memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam sistem yang lain
memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem tersebut. Dalam kasus
semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-
mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tetapi juga
harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.
d. Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat
waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan
22
 informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering
mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan tidak dapat memenuhi
jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara operasional
dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.

3. MENGUKUR KESUKSESAN SISTEM

Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem, akan
tetapi ukuran kesuksesan sistem yang paling penting menurut Laudon (2012) meliputi:

a. Penggunaan Sistem Level Tinggi

Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling
terhadap pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor parameter seperti volume
transaksi online.
b. Kepuasaan Pengguna pada Sistem
Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner atau
interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang
akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan
jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap
manajer terhadap bagaimana informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini
para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan terhadap
performance pekerjaan mereka.
c. Perilaku Menguntungkan dari Fungsi Sistem
Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari
sistem informasi.
d. Tercapainya Tujuan Sistem
Tujuan yang dicapai.tingkat di mana sistem dapat mencapai tujuan tertentu,
sebagaimana ditunjukkan dengan peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan
keputusan yang dihasilkan oleh sistem.
e. Pembayaran Finansial
Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan sales dan profit.

23
 Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah
diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Keuntungan dari sebuah sistem
informasi mungkin tidak secara keseluruhan dapat diperhitungkan, terlebih lagi keuntungan
nyata tidak dapat dengan mudah ditunjukkan untuk aplikasi sistem pendukung keputusan
tingkat lanjut.

4. PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, telah membawa setiap orang dapat
melaksanakan berbagai aktivitas dengan akurat, berkualitas dan tepat waktu. Hal ini
menyebabkan informasi dan teknologi tumbuh, berkembang dan mempengaruhi kehidupan
manusia. Akan tetapi jika penggunaan teknologi sistem informasi tidak komprehensif dengan
organisasi maka akan mengakibatkan kegagalan.

Terdapat beberapa faktor yang menjadi ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem.
Faktor-faktor tersebut yaitu :

a. Tingkat penggunaan sistem relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap
pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi
on-line. Semakin tinggi penggunaan sistem informasi tersebut, maka dapat dikatakan
sistem tersebut berhasil diimplementasikan dalam organisasi.

b. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview.
Kepuasan pengguna sistem informasi dalam organisasi akan menunjukkan tingkat
penerimaan sistem tersebut oleh pengguna dalam organisasi dan tingkat efektifitas
sistem tersebut.

c. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari
sistem informasi.

d. Tujuan yang dicapai. Sistem informasi yang baik akan dapat mendukung dan
mengakomodir tujuan persahaan sehingga dapat tercapai dengan cara yang efektif dan
efisien.

e. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan penjualan dan profit. Sistem informasi yang baik dan dapat diterima oleh
seluruh pengguna pada akhirnya akan menimbulkan efisiensi operasionalsehingga
profit perusahaan dapat meningkat. Penerapan sistem informasi manajemen dalam

24
 organisasi bukan merupakan investasi yang murah, dengan adanya sistem informasi
manajemen tersebut, organisasi berharap dapat menurunkan biaya dan meningkatkan
profit.

Dengan menggunakan informasi hasil kuisioner tersebut, maka dapat dirumuskan,

penerapan sistem informasi yang telah dijalankan selama ini oleh organisasi sudah berjalan
dengan sukses atau belum. Sistem informasi manajemen dapat dikatakan berhasil apabila
dapat memberikan keputusan terbaik bagi organisasi dan dapat meningkatkan efisiensi dan
efektifitas operasional organisasi.

Penerapan sistem informasi manajemen dalam organisasi juga dapat mengalami

kegagalan. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan tersebut yaitu :
a. Kurang memperhatikan faktor-faktor kepentingan manusia dalam organisasi. Sistem
informasi manajemen dapat berjalan dengan baik apabila didukung oleh kapabilitas
manusia yang memadai, karena sistem informasi manajemen tidak akan berarti apa-
apa jika tidak ada manusia yang menjalankan operasionalnya. Dengan demikian,
apabila organisasi tidak memperhatikan kepentingan manusia dalam organisasinya,
sudah dipastikan sistem informasi manajemen tidak akan berjalan.

b. Kurang memperhatikan faktor-faktor budaya, perilaku, politik, dan sosial dalam

organisasi.Dalam implementasi sistem informasi manajemen dalam organisasi, perlu
juga memperhatikan faktor budaya, perilaku, politik dan sosial dalam organisasi. Hal
ini agar sistem informasi yang diterapkan dapat diterima dan digunakan oleh seluruh
pegawai baik dari top manajemen hingga pegawai dasar.

c. Kurangnya komitmen manajemen puncak. Hal ini dapat berupa kurangnya dukugan
manajemen puncak terhadap sistem informasi manajemen yang ada.Tidak adanya
dukungan dari manajemen puncak terhadap sistem informasi manajemen yang ada,
maka dapat dipastikan sistem informasi dalam organisasi tersebut tidak akan berjalan
dengan baik, karena salah satu fungsi sistem informasi manajemen adalah untuk
menberikan keputusan terbaik bagi organisai.

d. Kurangnya sumber organisasi (sumber keuangan, teknologi, sumber manusia yang

paham sistem informasi, dll).Penerapan sistem informasi manajemen pastinya akan
membutuhkan biaya investasi yang cukup besar, jika organisasi tersebut memiliki
keterbatasan untuk memenuhinya, maka implementasi sistem informasi manajemen

25
 tidak akan maksimal, bahkan mungkin tidak akan memberikan pengaruh apapun bagi
organisasi.

e. Kurangnya kesadaran manajemen puncak tentang dampak sistem informasi pada

proses organisasi.Sistem informasi manajemen saat ini sudah cukup banyak
digunakan diperusahaan manapun di dunia. Hal tersebut juga sudah terbukti dapat
meningkatkan efisiensi perusahaan, contohnya pada perusahaan Shuttle Express di
Seattle Amerika Serikat yang dapat menekan biaya operasional setelah menerapkan
sistem informasi manajemen. Maka jika tidak ada kesadaran dari menejemen puncak
mengenai dampak sistem informasi dalam organisasi, mustahil penerapan sistem
informasi dalam organisasi tersebut akan berhasil.

f. Kurangnya pengetahuan manajer dan pengguna mengenai sistem informasi.Sistem

informasi manajemen ini memang harus didukung oleh SDM yangkompeten dan
mengerti mengenai sistem informasi agar penerapannya dalam organisasi dapat
berhasil.

Dari berbagai faktor kegagalan tersebut, maka diperlukan suatu perencanaan strategi
yang matang untuk dapat menerapkan sistem informasi manajemen dalam organisasi
sehingga memberikan hasil yang baik bagi organisasi.

5. IMPLEMENTASI KONSEP
Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan terhadap
adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih
para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok untuk kesuksesan inovasinya. Secara
umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan
inovasi dari manajemen.

Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada

strategi inovasi. Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak terdapat dukungan dari
manajemen puncak untuk proyek inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa
dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem
informasi dapat saja gagal.

Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang

menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap
inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang.Studi tentang proses implementasi telah
26
menguji hubungan antara desainer suatu sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap
yang berbeda dalam pengembangan sistem. Studi memfokuskan pada isu seperti:
a. Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi dan
pengguna yang berorientasi pada bisnis atau organisasi.
b. Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan perilaku.
c. Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen.
d. Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem.

6. PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI

Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada
satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang rumus
kesuksesan sistem informasi. Tidak ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil.
Namun begitu, riset telah menemukan bahwa implementasi secara luas dapat ditentukan oleh
faktor-faktor berikut:

A. Peran pengguna dalam proses implementasi.

a. Keterlibatan dan pengaruh pengguna
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunya beberapa hasil
yang positif. Pertama, apabila pengguna terlibat banyak dalam design sistem, pengguna
memiliki kesempatan untuk membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan kebutuhan bisnis
mereka dan banyak kesempatan untuk mengontrol penghasilan. Kedua, pengguna lebih
bereaksi secara positif kepada sistem karena mereka telah menjadi partisipan aktif di dalam
proses perubahan itu sendiri. Namun demikian, pengguna sering berpandangan sempit
terhadap masalah yang perlu pemecahan dan mungkin terlampau tinggi dalam melihat
kesempatan dalam meningkatkan proses bisnis atau cara-cara inovasi dalam menerapkan
teknologi informasi.

b. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancangan sistem informasi

Hubungan antara konsultan dengan klien merupakan bidang masalah dalam upaya
penerapan sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai
perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan
sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan desainer. Perbedaan ini akan
menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah,
dan referensi.

27
 B. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.
Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari
manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh pengguna maupun
staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga akan meyakinkan bahwa proyek
sistem akan menerima cukup dana serta sumber daya lain untuk meraih
kesuksesan.Bagaimanapun juga dukungan manajemen kadang bisa memicu kegagalan sistem.
Kadang-kadang manajemen menjadi terlalu berkomitmen kepada sebuah proyek,
memberikan seluruh perhatian berlebihan ke dalam usaha pengembangan sistem yang dapat
menggagalkan sistem atau yang tidak pernah disetujui.

C. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.

Suatu sistem sangat berbeda dalam hal ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas,
organisasional dan komponen-komponen teknisnya. Beberapa proyek pengembangan sistem
terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat risiko yang
tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasi tiga faktor kunci yang
mempengaruhi tingkat risiko proyek, yaitu:
a. Ukuran proyek
Besarnya suatu proyek diidentifikasikan oleh uang yang dihabiskan, jumlah staf
implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi dan jumlah unit organisasi yang
dipengaruhinya. Makin besar suatu proyek, maka makin besar resiko yang ditimbulkan.

b. Struktur proyek
Beberapa proyek memiliki struktur yang lebih besar daripada yang lainnya.
Kebutuhannya harus jelas dan mudah dilakukan, sehingga output dan prosesnya dapat
didefinisikan dengan mudah. Pengguna mengetahui secara tepat apa yang mereka inginkan
dan apa yang dilakukan sistem. Dalam hal ini hampir tidak ada kemungkinan bagi mereka
untuk mengubah pikiran. Proyek seperti ini memiliki resiko yang lebih rendah dibandingkan
dengan proyek yang kebutuhannya tidak didefinisikan, berubah-ubah dan berubah secara
konstan, di mana output tidak dapat ditetapkan dengan mudah karena mereka mengikuti
perubahan ide pengguna, atau karena pengguna tidak bisa setuju pada apa yang mereka
inginkan.

c. Pengalaman dengan teknologi

Resiko proyek akan meningkat apabila proyek dan staf sistem informasi kekurangan
ahli teknikal yang dibutuhkan. Apabila orang yang terlibat dalam proyek asing dengan

28
hardware atau software sistem, software aplikasi atau Sistem Manajemen Basis Data yang
direncanakan untuk proyek, hal ini akan mengakibatkan terjadi hal-hal berikut :
 Selip waktu tak terduga karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.
 Berbagai masalah teknis jika alat belum sepenuhnya dikuasai.
 Pengeluaran berlebihan dan waktu tambahan karena kurangnya pengalaman
dengankeistimewaan yang tak tercatat dari setiap potongan baru perangkat
keras atau perangkatlunak.

D. Kualitas manajemen dalam proses imlementasi.

Pembangan sistem baru harus hati-hati dikelola dan diatur. Setiap proyek melibatkan
penelitian dan pengembangan. Bagian informasi yang sama dapat ditafsirkan dan
didefinisikan secara berbeda oleh individu yang berbeda. Karena sistem informasi yang
kompleks melibatkan kelompok kepentingan begitu banyak pemain, dan rincian, kadang-
kadang tidak pasti apakah rencana awal untuk sistem benar-benar layak, sehingga
mengakibatkan sistem informasi tidak mudah divisualisasikan.

Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinannya

akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut:
a. Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran.
b. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
c. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari
yang diperkirakan.
d. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

7. RANGSANGAN DAN REKAYASA BISNIS

Melihat dari tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika
muncul tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara
mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Masalah dapat berasal dari
ketidakmampuan manajemen untuk mengidentifikasi masalah kritis untuk dipecahkan melaui
rekayasa, perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan menyeluruh dalam operasi yang
berlangsung terus menerus disamping mendesain kembali proses bisnisnya.

Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya
implementasi dan perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan pada akhirnya
menimbulkan ketakutan untuk berubah. Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh

29
organisasi, mengatasi resistensi para manajer kunci, mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola
karir, akan menimbulkan ancaman yang lebih besar. Masalah dalam rekayasa adalah bagian
dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen.

8. IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dapat diimplementasikan di berbagai bidang.
A. Bidang Pemerintahan
Informasi yang terkait dengan pelaksanaan fungsi dari wewenang pemerintah diproses
oleh suatu sistem informasi yang merupakan kumpulan dari sistem-sistem yang digunakan
untuk:
a) Mengumpulkan informasi
b) Mengklasifikasi informasi
c) Mengolah informasi
d) Menginterpretasikan informasi
e) Mengambil informasi dari tempat penyimpanan
f) Transmisi (penyampaian)
g) Penggunaan informasi

B. Bidang Kesehatan
Teknologi informasi juga diaplikasikan pada bidang medis. Banyak Rumah Sakit
menggunakan sistem informasi untuk menangani transaksi yang berhubungan dengan
karyawan, juru medis, dan pasien. Sistem Informasi terkadang diperluas, tidak hanya pada
pemakaian internal, melainkan juga pemakaian eksternal (pengunjung) agar memudahkan
mencari data pasien yang sedang menginap di rumah sakit.
Aplikasi Sistem Informasi Kesehatan :
a) Sistem Informasi Puskesmas
b) Sistem Informasi Klinik
c) Sistem Informasi Rumah Sakit
d) Sistem Informasi PMI
e) Sistem Informasi Laboratoriun Kesehatan
f) Sistem Informasi Asuransi Kesehatan
g) Sistem Informasi Obat
h) Sistem Informasi Apotek
i) Sistem Informasi Perusahaan Farmasi

30
 j) Sistem Informasi Tenaga Kesehatan (Dokter, Perawat)

C. Bidang Perbankan
Teknologi informasi ikut mewarnai dunia perbankan. Kehadiran sistem online yang
ditangani oleh teknologi komputer dan teknologi komunikasi memungkinkan nasabah
mengambil uang dari kantor cabang dari bank yang sama yang berada di mana saja. Pada
perkembangan selanjutnya, sistem seperti ini juga dilengkapidengan mesin-mesin ATM, yang
memungkinkan nasabah mengambil uang tanpa tergantung oleh jam kerja bank.

D. Bidang Manufaktur
Di bidang industri, komputer telah digunakan untuk mengendalikan mesin-mesin
produksi dengan ketepatan tinggi, misalnya sebuah mesin serbaguna dalam industri logam
sehingga dapat kita jumpai berbagai produk industri logam yang bervariasi dan jika
dibayangkan dikerjakan secara manual akan sangat sulit dikerjakan. Banyak pula industri
garmer yang dilengkapi dengan kendali komputer, misalnya melakukan pewarnaan, membuat
bordir, dan sebagainya.
Selain itu, industri modern saat ini juga memanfaatkan robot. Robot tersebut secara
otomatis melakukan kerja-kerja tertentu dalam sebuah industri yang dikontrol oleh komputer
yang tidak mungkin dikerjakan oleh manusia.

E. Bidang Transportasi
Intelligent Transportation System (ITS) teknologi menyediakan alat yang signifikan
untuk meningkatkan efisiensi dan keselamatan transportasi. Dasar dari aplikasi ITS
didasarkan pada transportasi sensor lingkungan, efektif komunikasi, perangkat lunak
komputer, dan pengolahan informasi perangkat keras.
ITS menggunakan berbagai teknologi maju dan aplikasi untuk meningkatkan
transportasi keselamatan, menyediakan informasi perjalanan ke pengguna sistem serta lebih
efektif dalam mengelola sistem transportasi. Rencana strategi ITS: 1997-2017 menyatakan
bahwa tujuan ITS untuk:
a) Meningkatkan produktivitas dari sistem pengguna transportasi
b) Meningkatkan keselamatan
c) Meningkatkan efisiensi sistem transportasi
d) Meningkatkan mobilitas dan aksesibilitas
e) Meningkatkan antarmoda koneksi

31
 f) Mempromosikan tanggung jawab lingkungan dan mengurangi penggunaan
energi.

Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap

pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
A. Analisis: Waktu, uang dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan
masalah. Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit
bahkan tidak ada. Penempatan staf pada proyek tidak tepat. Beberapa requirement
didapatkan dari dokumentasi sistem yang tidak mencukupi. Pengguna menolak
menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek. Analisis proyek tidak dapat
mewawancarai pengguna secara baik.
B. Desain: Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk aktifitas
desain. Sistem di desain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini. Perubahan yang
drastis dalam prosedur-prosedur atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa
dampak organisasi. Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup.
C. Pemrograman: Jumlah waktu dan uang yang diisyaratkan untuk pengembangan
software adalah terlampau rendah. Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak
lengkap. Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara
logis, terlalu banyak waktu terbuang dalam penulisan kode. Programmer tidak
menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik
yang berorientasi pada objek. Program tidak didokumentasikan secara cukup. Sumber
daya yang diperlukan tidak dijadwalkan.
D. Pengujian: Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih rendah. Tim
proyek tidak mengembangan rencana tes secara terorganisasi. Pengguna tidak terlibat
didalam testing secara cukup. Tim implementasi tidak mengembangkan tes
penerimaan yang cocok untuk manajemen review.
E. Konversi: Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk konversi data
yang dianggarkan tidak cukup. Tidak semua individual yang akan menggunakan
sistem dilibatkan sampai konversi dimulai. Dokumentasi sistem dan pengguna tidak
cukup. Evaluasi kinerja tidak dilakukan. Persediaan untuk perbaikan sistem tidak
cukup.

9. MENGELOLA PENERAPAN SISTEM INFORMASI

32
 Tidaklah semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol atau
direncanakan (Ginzberg, 1978). Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem
dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi
dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan
kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi
juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat
pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.

Pelaksanaan dapat ditingkatkan dengan penyesuaian strategi manajemen proyek dengan

tingkat resiko yang melekat pada masing-masing proyek. Jika sebuah proyek pengembangan
sistem diganti dalam kategori resiko yang tepat, maka tingkat resiko dapat diprediksi
sebelumnya dan strategi yang dikembangkan tersebut dapat digunakan untuk melawan faktor
resiko yang tinggi (McFarlan, 1981).

33